Giáo trình Office 2013 nâng cao: Phần 1 - Trần Duy Thanh

Phần 1 của giáo trình Office 2013 nâng cao cung cấp cho học viên những nội dung về: Microsoft Word nâng cao; Microsoft Excel nâng cao; chia sẻ và bảo quản dữ liệu; định dạng dữ liệu; trình diễn dữ liệu; làm việc với macros và forms;... Mời các bạn cùng tham khảo!

TRẦN DUY THANH GIÁO TRÌNH OFFICE 2013 NÂNG CAO Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao MỤC LỤC MICROSOFT WORD (NC) 1.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Dữ Liệu 1.1.1 Cấu Hình Tùy Chọn Trong Word 1.1.2 Thiết Lập Chế Độ Bảo Vệ Tài Liệu 15 1.1.3 Thiết Lập Kiểu Mẫu Cho Tài Liệu 20 1.2 Định Dạng Dữ Liệu 24 1.2.1 Thiết lập font chữ đoạn văn nâng cao 24 1.2.2 Chia cột cho đoạn văn 30 1.2.3 Cơng thức tốn học 32 1.2.4 Tạo bảng biểu biểu đồ 33 1.2.5 Cách xây dựng nội dung tái sử dụng tài liệu 44 1.2.6 Sử dụng hộp văn liên kết chọn lựa 50 1.3 Theo Dõi Và Tham Khảo Tài Liệu 55 1.3.1 Kiểm tra, so sánh, kết hợp tài liệu 55 1.3.2 Tạo trang tài liệu tham khảo 61 1.3.3 Tạo bảng tác giả tài liệu 65 1.3.4 Tạo bảng mục cho tài liệu 67 1.4 Thực Hiện Chức Năng Trộn Thư 75 1.4.1 Thiết lập chức trộn thƣ 75 1.4.2 Thực chức trộn thƣ 76 1.4.3 Tạo thƣ trộn sử dụng từ danh sách 82 1.4.4 Tạo nhãn bao thƣ 85 1.5 Quản lý Macros Forms 89 1.5.1 Thiết lập thao tác với macros 89 1.5.2 Thiết lập thao tác với lựa chọn macros 92 1.5.3 Tạo forms 92 1.5.4 Thao tác với forms 95 MICROSOFT EXCEL (NC) 98 2.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Tài Liệu 98 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao 2.1.1 Thiết lập lựa chọn hiệu chỉnh liệu 98 2.1.2 Thiết lập bảo mật chia sẻ tài liệu 103 2.1.3 Chia sẻ Bảo quản tài liệu 106 2.2 Thao Tác Với Công Thức Và Hàm 110 2.2.1 Kiểm tra công thức 110 2.2.2 Định dạng có điều kiện ( Conditionnal Formatting ) 124 2.2.3 Thao tác lựa chọn cho công thức 131 2.2.4 Công thức thống kê 132 2.2.5 Công thức mảng 137 2.2.6 Sử dụng hàm xây dựng sẵn 142 2.2.7 Các hàm chuỗi 142 2.2.8 Các hàm ngày (Date & Time) 144 2.2.9 Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference) 146 2.2.10 Các hàm thông tin (ISfunction) .148 2.2.11 Các hàm Cơ sở liệu 149 2.2.12 Các lệnh xử lý liệu 149 2.3 Trình diễn liệu 154 2.3.1 Thao tác với PivotTables 154 2.3.2 Thống kê chức Consolidate .155 2.3.3 Thao tác với PivotCharts 158 2.3.4 Biểu đồ nâng cao .159 2.3.5 Tính Sparkline 165 2.3.6 Phân tích độ nhạy ( What – If Analysis ) 166 2.3.7 Sử dụng liệu liên kết 170 2.4 Làm Việc Với Macros Và Forms 177 2.4.1 Tạo thực macros 177 2.4.2 Thao tác với form controls 185 SỬ DỤNG INTERNET 197 3.1 Giới thiệu Internet 197 3.2 Một số khái niệm .197 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao 3.3 Các dịch vụ thông dụng Internet 198 3.4 Trình duyệt web .199 3.4.1 Các trình duyệt thơng dụng .199 3.4.2 Sử dụng trình duyệt 200 3.5 Tìm kiếm thơng tin Internet 201 3.6 Dịch vụ Email 202 3.7 Dịch vụ Office Online .205 3.8 Dịch vụ chia thông tin trực tuyến 207 3.9 Dịch vụ Online Calendar 207 3.10 Google Form 208 AN TỒN THƠNG TIN 216 BÀI TẬP PHẦN WINWORD .234 BÀI TẬP WINWORD 234 BÀI TẬP WINWORD 235 BÀI TẬP WINWORD 236 BÀI TẬP WINWORD 237 BÀI TẬP WINWORD 237 BÀI TẬP WINWORD 238 BÀI TẬP WINWORD 240 BÀI TẬP WINWORD 241 BÀI TẬP WINWORD 242 BÀI TẬP WINWORD 10 244 BÀI TẬP WINWORD 11 244 BÀI TẬP WINWORD 12 246 BÀI TẬP TỔNG HỢP .248 BÀI TẬP ÔN TẬP .249 PHẦN EXCEL .251 BÀI TẬP EXCEL 251 BÀI TẬP EXCEL 252 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao BÀI TẬP EXCEL 252 BÀI TẬP EXCEL 253 BÀI TẬP EXCEL 255 BÀI TẬP EXCEL 256 BÀI TẬP EXCEL 257 BÀI TẬP EXCEL 258 BÀI TẬP EXCEL 259 BÀI TẬP EXCEL 10 260 BÀI TẬP EXCEL 11 262 BÀI TẬP EXCEL 12 263 BÀI TẬP EXCEL 13 263 BÀI TẬP EXCEL 14 264 BÀI TẬP EXCEL 15 266 BÀI TẬP EXCEL 16 266 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao MICROSOFT WORD (NC) 1.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Dữ Liệu Chƣơng giúp ngƣời học nâng cao kỹ chia sẻ bảo quản liệu, biết cách tùy chỉnh Ribbon Quick Access Tool Bar, tạo kiểu mẫu cho tài liệu Cuối chƣơng giáo trình cung cấp số cách làm danh thiếp, mẫu đơn xin việc ngân hàng Cụ thể ngƣời học đƣợc tìm hiểu kỹ nội dung: Cấu hình tùy chọn Word Thiết lập chế độ bảo vệ tài liệu Thiết lập kiểu mẫu cho tài liệu 1.1.1 Cấu Hình Tùy Chọn Trong Word General Để định dạng liệu cách nhanh chóng: Thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… bôi đen đoạn văn đó, word cung cấp công cụ thu nhỏ để hỗ trợ làm điều (hình 1.0): Hình 1.0 Mặc định cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ đƣợc hỗ trợ, nhƣng số trƣờng hợp nhƣ cơng cụ thu nhỏ khơng hiển thị ta mở hình Word Option lên để thiết lập, giáo trình hƣớng dẫn cách: - Cách 1: Vào Tab File / chọn mục Options - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F+T Màn hình Word Options hiển thị nhƣ bên dƣới (hình 1.1): Hình 1.1 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Ta tick vào chọn lựa ―Show Mini Toolbar on selection‖ tab General nhấn nút OK Display Trong q trình soản thảo văn khơng tránh khỏi sai sót kỹ thuật, Word cung cấp cho cách nhìn tổng thể kỹ thuật soạn thảo để sửa chữa lỗi kỹ thuật cách xác: Hình 1.2 Tại trang Display, ta tick vào ―Show All formatting marks‖, ta chọn biểu tƣợng trực tiếp hình soạn thảo: Hình 1.3 Hình 1.4 ví dụ cho biết kỹ thuật đƣợc sử dụng trình soạn thảo: Hình 1.4 Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Proofing Một tính tuyệt vời Office chức kiểm tra tả ngữ pháp, giúp tăng tốc độ soạn thảo ngƣời sử dụng nhiều Trong Office 2013 tải cơng cụ kiểm sốt lỗi Tiếng Việt địa chỉ: http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=35400 Trong trang Proofing hình Word Options, ta quan sát mục ―When correcting spelling and grammar in Word‖ Mục cho phép chọn kiểu kiểm sốt lỗi: tả, ngữ pháp Muốn chọn kiểm tra tả ta tick vào mục có chữ ―spelling‖, muốn kiểm tra ngữ pháp ta tick vào mục có chữ ―gammar‖ , sau chọn lựa xong nhấn nút OK để lƣu thiết lập (hình 1.5) Hình 1.5 Những từ sai tả đƣợc gạch chân màu đỏ, sai ngữ pháp gạch chân màu xanh Để chỉnh sửa từ bị sai này, ta bấm chuột phải vào từ Word đƣa đề nghị để thay đổi cho phù hợp (hình 1.6): Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 1.6 Nhƣ ta thấy, từ ―thera‖ bị sai tả, word gợi ý số từ thay cho từ sai Trong trƣờng hợp ta chọn ―there” Để có thêm nhiều lựa chọn, ta chọn mục ―Spelling…‖ cửa sổ trên: Hình 1.7 Ở hình 1.7, nhƣ muốn từ chối thay đổi ta chọn Ignore Once (từ chối thay đổi từ xem xét) Ignore All (từ chối thay đổi từ tài liệu), để chấp nhận thay đổi ta chọn Change (thay đổi từ xem xét) Change All (thay đổi từ) Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Save Một chức quan trọng hữu dụng chức tự động lƣu trữ tài liệu Word Ngƣời sử dụng lƣu tài liệu trình soạn thảo, điều nguy hiểm máy tính bị tắt bất ngờ (hƣ máy, cúp điện…) làm hết liệu Để Word tự động lƣu tài liệu soạn thảo: Ta tick vào mục ―Save AutoRecover Information every‖, mục cho phép ta ấn định số phút tự động lƣu, 10 phút Nếu bạn muốn tự động lƣu sau phút bạn nhập số vào (hình 1.8): Hình 1.8 Mục ―AutoRecover file location‖ nơi Word tự động lƣu tài liệu nhƣ tài liệu chƣa đƣợc ta lƣu, mục ―Default file location‖ nơi lƣu trữ mặc định ta chọn chức lƣu tài liệu Cả mục ta thay đổi vị trí lƣu trữ cách nhấn vào nút ―Browse…‖ Một số trƣờng hợp tài liệu phải sử dụng Font chữ đặc biệt mà máy tính khác khơng có, ta chép tài liệu qua máy tính khác chắn Font chữ bị khơng đọc đƣợc liệu Do để máy tính khác đọc đƣợc ta tick vào mục ―Embed fonts in the file‖, chức nhúng Font chữ ta sử dụng vào Trang Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Giáo trình Office 2013 nâng cao Vậy để sử dụng Macro bạn cần gõ tổ hợp phím tắt vùa gán Macro đƣợc thực thi Gán biểu tƣợng Ribbon - Trên Tab File  Options  Customize Ribbon Macro ( Choose commands from ) Hình 2.4.10 - Chọn New Tab để thêm lệnh Macro vào Tab Trang 182 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Hình 2.4.11 - Gán Macro vào Tab vừa tạo Hình 2.4.12 Trang 183 Giáo trình Office 2013 nâng cao Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 2.4.13 Chọn OK để hồn thành Hình 2.4.14 Gán Macro Quick Access Toolbar - Trên Tab File  Options  Quick Access Toolbar Macro ( Choose commands from ) Hình 2.4.15 - Chọn Macro mà bạn muốn hiển thị  Add Trang 184 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Giáo trình Office 2013 nâng cao Bạn thay đổi biểu tƣợng cách chọn Modify  Chọn biểu tƣợng  OK Hình 2.4.16 - Kết biểu tƣợng Macro đƣợc hiển thị Quick Access Toolbar Hình 2.4.17 2.4.2 Thao tác với form controls Controls nói chung điều khiển giao diện ngƣời dùng Windows, ta nhìn thấy Form đó, nhƣ là: Label, Textbox, Button, Combo, Listbox, Treeview, ListView, Nếu controls đƣợc tạo từ thƣ viện dll/ocx bên ứng dụng, gọi ActiveX Controls, chúng có sẵn ứng dụng nói controls Trong Excel có nhóm: - Forms: controls nằm có sẵn Excel coi Controls Trang 185 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Giáo trình Office 2013 nâng cao Userform: controls nằm form (chúng có "Control Toolbox") đƣợc coi ActiveX Controls thƣ viện FM20.DLL, thƣ viện khác *.OCX - Để làm việc với Form Controls, bạn cần thực số tùy chọn sau: Hình 2.4.18 Trong thẻ Developer, bạn chọn nút Insert (không phải thẻ Insert giao diện), lựa chọn đối tƣợng để chèn vào Các đối tƣợng đƣợc chọn đối tƣợng nằm phần Form Controls Mỗi biểu tƣợng tƣơng ứng với việc chèn đối tƣợng vào trang tính Hình 2.4.19 Spin Button – điều khiển giá trị tính Đây đối tƣợng tƣơng đối dễ sử dụng Với Spin Button, ngƣời dùng bấm vào để thay đổi giá trị tăng giảm tính cách bấm vào nút mũi tên Trang 186 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao tam giác lên xuống Biểu tƣợng Spin Botton hình chữ nhật có hai tam giác hƣớng phần đáy phần Form Controls Hình 2.4.20 Ví dụ: Bạn cần tính tiền hàng tháng phải nộp ngân hàng vay: Hình 2.4.21 Lãi suất thay đổi theo thời gian, bạn dùng snip control để tăng giảm lãi suất Bƣớc Vào Tab Developer  Insert  nơi bạn muốn Snip Button  Vẽ biểu tƣợng Snip vào Hình 2.4.22 Trang 187 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Bƣớc Thiết lập thuộc tính liệu cho Snip Control, R_Click lên biểu tƣợng Format Control Hình 2.4.23 Bƣớc Hình 2.4.24 Click OK để hoàn thành Scroll Bar – điểu khiển giá trị tính qua trƣợt Tƣơng tự nhƣ Spin Button, đối tƣợng giúp cho bạn điển khiển giá trị tính Điều khác biệt Scroll Bar Spin Button Scroll Bar có trƣợt hai mũi tên tam giác, bạn sử dụng thay trƣợc để kéo qua lại để điều chỉnh giá trị thay bấm vào nút mũi tên nhƣ Spin Button Cả hai đối tƣợng Spin Button Scroll Bar cho phép tuỳ chỉnh giá trị từ đến 30000 Ta thiết kế Scroll Bar theo ví dụ trên: Trang 188 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Bƣớc Vào Tab Developer  Insert  Giáo trình Office 2013 nâng cao Scroll Bar  Vẽ biểu tƣợng vào nơi bạn muốn Hình 2.4.25 Bƣớc Thiết lập thuộc tính liên kết liệu cho Scroll Bar Hình 2.4.26 Bƣớc Chọn OK để hồn thành Cơng tụ Scroll Bar giống nhƣ cuộn cửa sổ Bạn dùng Scroll Bar để chọn số từ dãy giá trị Nhấp chuột vào mũi tên (ở hai đầu) rê hộp cuộn (cái nút hình vuông Scroll Bar) thay đổi giá trị Giá trị kết trả liên kết Bạn tạo cuộn ngang cuộn dọc Trang 189 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Option Button Option button (các nút tùy chọn) công cụ điều khiển thƣờng xuất với nhóm gồm hai nhiều lựa chọn, ngƣời sử dụng kích hoạt đƣợc lựa chọn nhóm (nghĩa đƣợc phép chọn tùy chọn nhiều tùy chọn), tuỳ chọn gán giá trị cho Các Option Button phải đƣợc đƣa vào vùng xác định (chỉ cho phép chọn Option Button vùng đó) Để tạo vùng xác định chứa Option Button, bạn chọn biểu tƣợng Group Box (hình vng có chữ ―xyz‖ phía trên) nút Insert Các bƣớc thiết kế Option Button: Bƣớc Vào Tab Developer  Insert  vào nơi bạn muốn Option button  Vẽ biểu tƣợng Hình 2.4.27 Bƣớc Để chỉnh sửa lại chữ tên lựa chọn, bạn bấm chuột phải vào Option Button tƣơng ứng, chọn Edit Text nhập vào Để tuỳ chỉnh chức Option Button, bạn bấm chuột phải vào Option Button chọn Format Control Trang 190 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 2.4.28 Bƣớc Trong thẻ Control hộp thoại ra, bạn chọn tuỳ chọn Checked Unchecked tƣơng ứng với việc Option Button có đƣợc chọn làm mặc định sẵn hay không, phần Cell link bạn chọn ô liên kết đến Option Button Khi Option Button vùng xác định đƣợc lựa chọn vị trí ô liên kết Option Button khác vùng xác định đƣợc ấn định với liên kết Hình 2.4.29 Ơ liên kết nhận giá trị trả số, tƣơng ứng với thứ tự bạn tạo Option Button vùng xác định Ví dụ, ngƣời dùng chọn tuỳ chọn đƣợc bạn tạo đầu tiên, ô liên kết nhận giá trị 1, ngƣời dùng chọn tuỳ chọn thứ hai, ô liên kết nhận giá trị 2… Với cách hoạt động này, bạn sử dùng hàm IF Excel kết hợp với Option Button để áp dụng nhiều việc Bạn đặt điều kiện, liên kết nhận giá trị 1, 2, 3… kết đƣợc hiển thị tƣơng ứng Dƣới ví dụ: Hình 2.4.30 Check Box Trang 191 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Các Check Box (hộp kiểm) cho phép bạn đƣa tùy chọn mà ngƣời dùng bật tắt (chọn hay không chọn) Giống nhƣ Option Button, Excel vẽ Check Box với trạng thái mặc định không đƣợc chọn Nếu bạn muốn Check Box cụ thể xuất với trạng thái ban đầu đƣợc chọn, bạn dùng hộp thoại Format Control để kích hoạt tùy chọn Checked nhƣ nói trƣớc Bƣớc Vào Tab Developer  Insert  tƣợng vào nơi bạn muốn Check Box  Vẽ biểu Hình 2.4.31 Bƣớc Sau tạo Check Box, bạn bấm chuột phải vào Check Box, chọn Format Control chọn thẻ Control Các tuỳ chọn Checked, Unchecked Mixed tƣơng ứng với tuỳ chọn mặc định Check Box đƣợc chọn, khơng đƣợc chọn khơng xác định Ơ liên kết đƣợc lựa chọn phần Cell link Hình 2.4.32 Trang 192 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 2.4.33 Hình 2.4.34 List Box & Combo Box Công cụ List Box tạo danh sách mà từ ngƣời dùng chọn mục Các mục danh sách đƣợc định nghĩa giá trị dãy ô đƣợc xác định bảng tính, giá trị trả ô liên kết số thứ tự mục đƣợc chọn danh sách Combo Box tƣơng tự nhƣ List Box, khác công cụ lần mục danh sách, muốn xem mục khác bạn phải nhấn cho mở List Box Combo Box khác với cơng cụ điều khiển khác, bạn phải xác định dãy chứa mục xuất danh sách Những bƣớc sau hƣớng dẫn bạn cách làm điều đó: Bƣớc Chọn Tab Developer  Insert  )  Vẽ biểu tƣợng vào nơi bạn muốn Trang 193 Combo Box ( List Box Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 2.4.35 Bƣớc Sau tạo Combo Box ( List Box ), bạn bấm chuột phải , chọn Format Control chọn thẻ Control Thiết lập tùy chọn: Hình 2.4.36 Bƣớc Chọn OK hoàn thành Trang 194 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2013 nâng cao Hình 2.4.37 Hình 2.4.38 Ví dụ : Sau tạo xong Combo Box cho loại kỳ hạn, bạn thiết lập cơng thức vào Số tháng dựa vào tính Thanh tốn tiền hàng tháng phải trả Hình 2.4.39 Khi bạn thay đổi giá trị cách chọn Combo Box giá trị liên quan thay đổi theo Trang 195 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Hình 2.4.40 Trang 196 Giáo trình Office 2013 nâng cao ... .19 7 Trang Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2 013 nâng cao 3.3 Các dịch vụ thông dụng Internet 19 8 3.4 Trình duy? ??t web .19 9 3.4 .1 Các trình duy? ??t... Viên 11 23594 11 23584 11 23574 11 23564 Tên Sinh Viên Phạm Thị Xuân Diệu Nguyễn Văn Hùng Trần Duy Thanh Nguyễn Thị Cẩm Hƣơng Trang 33 Điểm Trung Bình 9 Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình. .. Trang 17 Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) Giáo trình Office 2 013 nâng cao  Bƣớc 1: Vào tab File/ chọn Info/ chọn Protect Document/ chọn Restrict Editing (xem hình 1. 31) : Hình 1. 31 Sau