1. MICROSOFT WORD (NC)
1.2. Định Dạng Dữ Liệu
1.2.5. Cách xây dựng nội dung tái sử dụng trong tài liệu
Ta biết rằng trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ, những định dạng ta thƣờng xuyên sử dụng đi sử dụng lại. Nếu nhƣ phải viết lặp lại thì rất mất thời gian vì vậy Word cung cấp cho ta chức năng xây dựng nội dung tái sử dụng, chẳng hạn: Building Block, Autotext, Header & Footer…
Building Block
Cho phép ta tạo ra và chuẩn hóa các trang bìa, tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, và các bảng biểu, đây là tính năng mạnh mẽ cho phép tái sử dụng nội dung.
Hiệu chỉnh Building Block có sẵn
Vào tab Insert/chọn Quick Parts (nhóm lệnh Text)/chọn Building Blocks Organizer:
Hình 1.69 – Màn hình Building Blocks Organizer (ví dụ trang bìa) - Insert: Cho phép chèn Building Block đang chọn vào tài liệu (ở hình 1.69 nếu ta
chọn Insert thì trang bìa Grid nhƣ trên sẽ đƣợc chèn trực tiếp vào tài liệu). - Delete: Cho phép xóa Building Block đang chọn.
Chọn Yes để xóa, chọn No để hủy thao tác xóa. - Edit Properties: Cho phép hiệu chỉnh
Building Block đang chọn.
- Name: Đặt tên cho Building Block (tên
tùy ý mang tính gợi nhớ)
- Gallery: Chọn các bộ sƣu tập đƣợc
định nghĩa trong Microsoft Word - Category: Chọn các danh mục thuộc
Gallery, ta có thể tạo tên mới (bấm vào danh sách kéo xuống dƣới cùng rồi chọn New Category)
- Description: Nhập mơ tả cho Building
Hình 1.70 – Đƣa định dạng vào Quick Part Gallery
Nhập thông tin cho định dạng ở hình 1.70
Sau khi bấm Ok để lƣu vào Quick Parts Gallery, ở bất kỳ tài liệu nào ta cũng có thể chèn đƣợc định dạng này, bằng cách: Vào Tab Insert/ chọn Quick Parts/ chọn MauGiayMoi nhƣ hình dƣới. Hoặc ta chọn Building Blocks Organizer (trong màn hình này ta chọn MauGiayMoi rồi nhấn Insert).
Chức năng Autotext
Trong quá trình soạn thảo văn bản, có những cụm từ ta thƣờng viết lặp lại rất quen thuộc, để giảm thiểu thời gian gõ lại, Word cung cấp chức năng Autotext để cải thiện tốc độ soạn thảo. Ví dụ ta thƣờng gõ cụm từ ―cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam‖, hay ―Trƣờng đại học Công Nghệ Đồng Nai‖, hay ―Công ty trách nhiệm hữu hạn‖… là những cụm từ mà ta lặp lại nhiều lần, nếu phải viết lại nhƣ vậy thì rất mất thời gian. Đó là lý do ta cần biết Autotext:
- Bôi đen cụm từ muốn làm Autotext, ví dụ ―Trƣờng Đại Học Cơng Nghệ Đồng Nai‖
- Vào Insert/Quick Parts/ Autotext/ chọn Save Selection to Autotext Gallery
- Cụ thể:
Đặt tên là dhdn rồi bấm Ok Sử dụng Autotext đã lƣu
Sau khi lƣu Autotext, mỗi lần soạn văn bản mà có chƣa cụm từ giống nhƣ ta đặt trong mục name (ví dụ trên là dhdn) thì Word sẽ gợi ý cho ta cụm văn bản đó bằng
cách nhấn phím Enter hoặc gõ phím F3, nhƣ vậy sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian. Xóa Autotext đã lƣu
Tƣơng tự nhƣ Building Block đã hƣớng dẫn ở trên: Ta vào Building block Oganizer, chọn tên Autotext đã đặt rồi nhấn nút Delete.
Chức năng Header & Footer
Chức năng này vô cùng quan trọng và hữu ích mà Word đã cung cấp cho ngƣời soạn thảo văn bản. Trong tất cả các văn bản thì tiêu đề đầu trang (Header) và tiêu đề cuối trang (Footer) là phải có. Ví dụ Đầu mỗi trang ta ghi ―Giáo Trình Tin Học B – Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin – ĐH Công Nghệ Đồng Nai‖, cuối mỗi trang ta có ghi số trang.
Cách làm: Có rất nhiều cách làm, có thể vào tab Insert/ chọn Header hoặc Footer. Nhƣng cách đơn giản và nhanh nhất đó là bấm chuột phải vào đầu trang rồi chọn Edit Header hoặc bấm chuột phải vào cuối trang chọn Edit Footer.
Trong màn hình Header của tại liệu, ta định dạng giống nhƣ soạn thảo văn bản bình thƣờng. Mặc định Header có 3 tab căn lề (lề trái, lề giữa, lề phải). Muốn thoát khỏi chế độ này ta bấm vào nút Close Header and Footer ở góc phải màn hình trong cơng cụ Header & Footer Tools.
Ví dụ: Footer cho tài liệu – chèn số trang
Khi ta định dạng Header và Footer cho một trang bất kỳ trong một tài liệu nào đó, thì tồn bộ các trang khác sẽ có Header và Footer giống nhƣ trang này (thơng thƣờng ta sử dụng tính năng này của Header và Footer).
Tuy nhiên trong một số trƣờng hợp đặc biệt, ta phải phân vùng tài liệu, ứng với mỗi vùng khác nhau thì có Header và Footer khác nhau, vậy ta phải làm nhƣ thế nào? Ví dụ: Luận văn tốt nghiệp của ta có 3 phần, mỗi phần phải làm 3 Header và 3 Footer khác nhau? Để làm đƣợc yêu cầu này, ta thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Di chuyển con trỏ văn bản vào dòng đầu tiên của trang bất kỳ muốn bắt đầu
phần vùng: Vào Page Layout / Breaks/ chọn Next Page
Trƣớc khi tiến hành chỉnh sửa Header và Footer cho phân vùng mới, bắt buộc ta phải bỏ Link to Previous ở cả header và footer (bỏ tô màu vàng đi). Nếu nhƣ ta khơng bỏ Link
to Previous thì nó sẽ ảnh hƣởng tới các phân vùng khác khi ta tiến hành thay đổi.
Ta làm tƣơng tự cho các phân vùng khác, khó khăn nhất là hiệu chỉnh số trang, nếu muốn phân vùng nào thì số trang đánh dấu từ số 1 ta làm nhƣ sau:
- Chọn Format Page Numbers... trong lệnh Page number
- Chuyển qua Start at là 1 rồi bấm OK (mặc định là Continue from previous section)
Nhƣ vậy ta đã biết cách sử dụng Header và Footer ở trƣờng hợp cơ bản và nâng cao (phân theo các vùng khác nhau).