Giáo trình office 2013 cơ bản phần 2

Giáo Trình Office 2013 CHƯƠNG MICROSOFT EXCEL 5.1 Giới thiệu Microsoft Excel Excel phần mềm lập bảng tính nằm Office Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính tốn, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất liệu từ sở liệu khác - Lập đồ thị thống kê sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa cơng việc thường nhật - Và nhiều tính ứng dụng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen ý nghĩa chúng: - Workbook: file liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(cịn gọi sheet): bảng tính, số dịng worksheet 1,048,576 số cột là16,384 - Chart sheet: sheet chứa đồ thị - Ribbon: Nhóm lệnh menu truyền thống thành cụm lệnh để dễ dàng truy cập hình Có nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW 5.1.1 Các thành phần cửa sổ Excel Trang 150 Giáo Trình Office 2013 5.1.2 Các kiểu liệu cách nhập Các kiểu liệu Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải - Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập liệu  enter - Nhập ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa ô liệu với tốn tử hàm (hàm trình bày phần sau) Các lưu ý: - Kiểu ký tự Kiểu số c Kiểu ngày Nếu nhập số mà khơng cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text  OK - Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập - Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, không Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM - Để nhập nội dung cho nhiều ô  chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn a Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội dung Trang 151 Giáo Trình Office 2013 - Xóa nội dung: chọn cần xóa nội dung  nhấn Delete Cách xóa liệu, định dạng cịn - Để xóa định dạng: chọn cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:  Clear All: xóa tất nội dung định dạng  Clear Formats: xóa định dạng  Clear Contents: xóa nội dung  Clear Comments: xóa thích  Clear Hyperlinks: xóa liên kết liệu c Cơng cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn Các dạng AutoFill Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị nhập trước Chức đơi gây phiền tối cho người dùng trường hợp khơng muốn lặp lại tự động Để bật tắt chức này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn (bật) bỏ chọn(tắt) checkbox Enable AutoComplete for cell values o Bật tắt Fill handle: fill handle chức tự động cài đặt Excel cho phép người dùng chép công thức , liệu cho dòng, cột cách tự động Tuy nhiên, tắt chức cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop  Điền liệu cho dòng/cột liền kề: chức cho phép người dùng chép liệu sang cột dịng kế liệu có cách nhanh chóng Thực hiện: chọn cột/dịng (trống) liền kề liệu, chọn biểu tượng tương ứng tab Home EditingFill  chọn vị trí để điền liệu: Down/Right/Up/Left  Trường hợp muốn tạo dãy liệu tự động, dùng Series Thực hiện: Trang 152 Giáo Trình Office 2013  Chọn ô dãy nhập giá trị dãy GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 4, 5, 6, 9:00 10:00, 11:00, 12:00, Mon Tue, Wed, Thu, Monday Tuesday, Wednesday, Thursday, Jan Feb, Mar, Apr, Jan, Apr Jul, Oct, Jan, Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08, 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct, 2007, 2008 2009, 2010, 2011, 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3,  Home EditingFillSeriesmàn hình xuất  Linear : tạo dãy tính tốn cách cộng thêm giá trị vào cho tính Step value  Growth: tạo dãy tính tốn cách nhân giá trị cho tính với giá trị Step value Trang 153 Giáo Trình Office 2013  Date: tạo dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định Step Value đơn vị Date unit  AutoFill: tạo dãy liệu giống cách di chuyển ký hiệu Fill handle bảng tính o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm chuỗi ký tự định dạng khác: chức cho phép người dùng nhập dãy giá trị theo thứ tự tăng dần dãy giá trị biết trước Bảng sau cho gợi ý giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng 5.2 Quản lý worksheet 5.2.1 Các thao tác worksheet a Thêm worksheet - Click Insert Worksheet button bên phải worksheet hành - Hoặc R_Click tên sheet, chọn Insert  xuất hộp thoại Insert  chọn Worksheet b Xóa worksheet - R_Click tab worksheet cần xóa  Delete c Đổi tên worksheet - R_Click worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên  enter - Hoặc double_click worksheetgõ tên mớienter d Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, hình xuất Thực trình tự thao tác từ đến hình nhấn OK - Nếu muốn di chuyển worksheet thực thao tác nhấn OK Trang 154 Giáo Trình Office 2013 Chọn tên tập tin chứa worksheet sau copy Mặc định tên workbook hành Chọn vị trí đặt worksheet Chọn Create a copy muốn tạo bảng copy một tập tin e Quản lý nội dung bảng tính - Chọn tồn nội dung bảng tính: click chọn góc bảng tính (bên trái cột A phía dịng 1) - Chọn dịng/cột: click tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dịng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới dòng hay cạnh trái/phải cột double click f Tìm thay liệu - Click Find & Select nhóm Editing tab Home - Chọn Find Replace, hộp thoại xuất 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay Trang 155 Giáo Trình Office 2013 5.2.2 In Worksheet hay Workbook Một workbook chứa nhiều worksheets liệu riêng lẻ Chúng ta in tất hay phần worksheet, hay worksheet chọn tất worksheet có nội dung thời điểm Mặc định, Excel in Worksheet hành Để thực lệnh in, chọn File  Print nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất Thực theo hướng dẫn sau: Trang 156 Giáo Trình Office 2013 - Thực chọn thơng số hình nhấn nút Print - Trường hợp muốn thiết lập thêm định dạng khác cho trang in cho xuất header/footer hay tiêu đề trang, v v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh 5.2.3 Thiết lập tùy chọn Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, hình xuất Trang 157 Giáo Trình Office 2013 o Tab Page:  Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang)  Scaling: xác định tỉ lệ trang in Ta nén nội dung in vào một/một số trang thu nhỏ hay phóng to tài liệu in o Tab Margin:  Nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu) Trang 158 Giáo Trình Office 2013 o Tab Header/Footer: Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin cuối trang Tùy chỉnh Header Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer Trang 159 Giáo Trình Office 2013  Hiện theo học nghiệp vụ Thư Ký Giám Đốc - để nâng cao hiệu xử lý cơng việc  Tham gia hoạt động tình nguyện - Chiến Sĩ Mùa Hè Xanh xuất sắc năm 2001 NGƯỜI THAM KHẢO Ms Phone: < xxxxxxxxxx> Email: Mr Phone: < xxxxxxxxxx> Email: Trang 245 Giáo Trình Office 2013 PHẦN EXCEL BÀI TẬP Nội dung: Thực hành thao tác Sheet: Thêm, đổi tên sheet, copy & paste, điền liệu tự động, định dạng sheet, table Sử dụng địa tương đối, tuyệt đối Nhập bảng tính Sheet1, sau đổi tên Sheet thành GP Dùng Autofill để điền liệu tự động cho số thứ tự (STT) Tháng Dùng Format table để định dạng bảng Định dạng cột tổng bán hàng, chi phí bán lợi nhuận đơn vị tiền tệ $, có dấu phân cách hàng nghìn Nhập cơng thức cho lợi nhuận (E2) = Tổng bán hàng – Chi phí bán Sao chép cơng thức sang dịng cịn lại Tạo thêm sheet khác kế sheet GP Đặt tên Comm Nhập liệu định dạng Sheet Comm mẫu sau (cột AI, dòng 110) : Copy vùng liệu từ B1 đến C9 sheet GP vào ô A3 Sheet Comm chọn chế độ chép Transpose Khi đó, bảng tính Comm có dạng sau : Trang 246 Giáo Trình Office 2013 Tính tiền hoa hồng ô B9,B10 với tỉ lệ hoa hồng tương ứng B6, B7 Sau chép cơng thức B9,B10 sang cịn lại từ C9,C10  I9,I10 10 Tạo thêm sheet thứ có tên Sales Sao chép liệu Tháng Sheet GP sang sheet Sales đặt vị trí hình 11 Chọn B4 Sheet Sales, tạo liên kết liệu đến ô C2 sheet GP Sau chép công thức cho cịn lại cột B sheet Sales 12 Tính Tổng bán hàng cho tất tháng B12 Tính tỉ lệ cho tháng = tổng bán hàng tháng/giá trị ô B12 13 Trở lại Sheet GP, tạo liên kết liệu để lấy liệu từ cột C sheet Sales sang cột F sheet GP Trang 247 Giáo Trình Office 2013 BÀI TẬP Nội dung chính: thực hành sử dụng dạng địa định dạng liệu Lập công thức để điền giá trị cho cột thành tiền Lập công thức tính thuế cho tháng F4, sau chép cơng thức sang tháng 2, 3 Tính tổng tiền cho dịng tổng cộng BÀI TẬP Nội dung chính: sử dụng hàm IF, ROUND, MIN, MAX, AVG Điểm trung bình (ĐIỂM TB) tính theo công thức: =(Điểm LT + Điểm TH *2) / Làm tròn số lẻ Kết quả: ĐIỂM TB>=5 đậu, ngược lại rớt Xếp loại sau: Trang 248 Giáo Trình Office 2013 - Nếu < Điểm TB < Yếu - Nếu