Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel edu vn) Giáo Trình Office 2013 cơ bản Trang 152 CHƢƠNG 5 MICROSOFT EXCEL 5 1 Giới thiệu Microsoft Excel Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Micro[.]
Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) CHƢƠNG Giáo Trình Office 2013 MICROSOFT EXCEL 5.1 Giới thiệu Microsoft Excel Excel phần mềm lập bảng tính nằm Office Microsoft Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính tốn, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất liệu từ sở liệu khác - Lập đồ thị thống kê sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa cơng việc thường nhật - Và nhiều tính ứng dụng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen ý nghĩa chúng: - Workbook: file liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(cịn gọi sheet): bảng tính, số dòng worksheet 1,048,576 số cột là16,384 - Chart sheet: sheet chứa đồ thị - Ribbon: Nhóm lệnh menu truyền thống thành cụm lệnh để dễ dàng truy cập hình Có nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW 5.1.1 Các thành phần cửa sổ Excel Trang 152 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) 5.1.2 Các kiểu liệu cách nhập Các kiểu liệu Các kiểu liệu thường dùng Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng Mặc định, nhập liệu Excel, kiểu ký tự tự động gióng hàng trái, kiểu số kiểu ngày gióng hàng phải - Nhập liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập nhập liệu enter - Nhập ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký hiệuInsert - Nhập liệu công thức: bắt đầu dấu = +, theo sau địa ô liệu với tốn tử hàm (hàm trình bày phần sau) Các lƣu ý: - Kiểu ký tự Kiểu số c Kiểu ngày Nếu nhập số mà không cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước nhập: vào Home Number Text OK - Nhập ngày thời gian: cần định dạng mặc định Control Panel Regional and Language Options trước nhập - Khi nhập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, khơng Excel tự hiểu AM Ví dụ 6:30 AM 5:15 PM - Để nhập nội dung cho nhiều ô chọn ô nhập liệu ô đầu tiênnhấn a Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh nhấn F2nhập nội dung Trang 153 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Xóa nội dung: chọn cần xóa nội dung nhấn Delete Cách xóa liệu, định dạng cịn - Để xóa định dạng: chọn cần xóa nội dung Home Clear chọn tùy chọn: Clear All: xóa tất nội dung định dạng Clear Formats: xóa định dạng Clear Contents: xóa nội dung Clear Comments: xóa thích Clear Hyperlinks: xóa liên kết liệu c Cơng cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn Các dạng AutoFill Excel gồm: o Tự động lặp lại giá trị nhập trước Chức đơi gây phiền toái cho người dùng trường hợp không muốn lặp lại tự động Để bật tắt chức này, ta thực hiện: File tab Options Advancedchọn (bật) bỏ chọn(tắt) checkbox Enable AutoComplete for cell values o Bật tắt Fill handle: fill handle chức tự động cài đặt Excel cho phép người dùng chép công thức , liệu cho dòng, cột cách tự động Tuy nhiên, tắt chức cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop Điền liệu cho dòng/cột liền kề: chức cho phép người dùng chép liệu sang cột dịng kế liệu có cách nhanh chóng Thực hiện: chọn cột/dịng (trống) liền kề liệu, chọn biểu tượng tương ứng tab Home EditingFill chọn vị trí để điền liệu: Down/Right/Up/Left Trang 154 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Trường hợp muốn tạo dãy liệu tự động, dùng GIÁ TRỊ NHẬP VÀO GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 4, 5, 6, 9:00 10:00, 11:00, 12:00, Mon Tue, Wed, Thu, Series Thực hiện: Chọn ô dãy nhập giá trị dãy Home EditingFillSeriesmàn hình xuất Trang 155 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Monday Tuesday, Wednesday, Thursday, Jan Feb, Mar, Apr, Jan, Apr Jul, Oct, Jan, Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08, 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct, 2007, 2008 2009, 2010, 2011, 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3, Linear : tạo dãy tính tốn cách cộng thêm giá trị vào cho tính Step value Growth: tạo dãy tính tốn cách nhân giá trị cho tính với giá trị Step value Date: tạo dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định Step Value đơn vị Date unit AutoFill: tạo dãy liệu giống cách di chuyển ký hiệu Fill handle bảng tính o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm chuỗi ký tự định dạng khác: chức cho phép người dùng nhập dãy giá trị theo thứ tự tăng dần dãy giá trị biết trước Bảng sau cho gợi ý giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng 5.2 Quản lý worksheet 5.2.1 Các thao tác worksheet a Thêm worksheet Trang 156 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Click Insert Worksheet button bên phải worksheet hành - Hoặc R_Click tên sheet, chọn Insert xuất hộp thoại Insert chọn Worksheet b Xóa worksheet - R_Click tab worksheet cần xóa Delete c Đổi tên worksheet - R_Click worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên enter - Hoặc double_click worksheetgõ tên mớienter d Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, hình xuất Thực trình tự thao tác từ đến hình nhấn OK - Nếu muốn di chuyển worksheet thực thao tác nhấn OK Chọn tên tập tin chứa worksheet sau copy Mặc định tên workbook hành Chọn vị trí đặt worksheet Chọn Create a copy muốn tạo bảng copy một tập tin e Quản lý nội dung bảng tính - Chọn tồn nội dung bảng tính: click chọn góc bảng tính (bên trái cột A phía dịng 1) - Chọn dòng/cột: click tên dòng(vd: 1) /tên cột muốn chọn (vd: A) - Thay đổi độ rộng dòng/cột vừa khít với nội dung: đưa chuột vào cạnh trên/dưới dòng hay cạnh trái/phải cột double click Trang 157 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 f Tìm thay liệu - Click Find & Select nhóm Editing tab Home - Chọn Find Replace, hộp thoại xuất 1.Nhập nội dung cần tìm 2.Nhập nội dung cần thay 5.2.2 In Worksheet hay Workbook Một workbook chứa nhiều worksheets liệu riêng lẻ Chúng ta in tất hay phần worksheet, hay worksheet chọn tất worksheet có nội dung thời điểm Mặc định, Excel in Worksheet hành Để thực lệnh in, chọn File Print nhấn Ctrl + P, hộp thoại xuất Thực theo hướng dẫn sau: Trang 158 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Thực chọn thơng số hình nhấn nút Print - Trường hợp muốn thiết lập thêm định dạng khác cho trang in cho xuất header/footer hay tiêu đề trang, v v., ta click chọn Page Setup để tùy chỉnh 5.2.3 Thiết lập tùy chọn Page Setup - Ribbon Page Layout Page Setup, hình xuất Trang 159 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 o Tab Page: Orientation: chọn Portrait (trang thẳng đứng)/ chọn Landscape(trang nằm ngang) Scaling: xác định tỉ lệ trang in Ta nén nội dung in vào một/một số trang thu nhỏ hay phóng to tài liệu in o Tab Margin: Nhập giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu) Trang 160 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 o Tab Header/Footer: Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin cuối trang Tùy chỉnh Header Footer, ta vào Custom Header hay Custom Footer Trang 161 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Các ký hiệu cửa sổ Custom ý nghĩa mô tả bảng sau: Biểu tƣợng Chức Ký hiệu Format text Định dạng nội dung cho Header/Footer &[Page] Hiển thị số trang &[Pages] Hiển thị tổng số trang &[Date] Hiển thị ngày tháng năm &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Chèn hình ảnh online - Different Odd & Even Pages: đặt nội dung header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ - Different First Page: đặt nội dung header/ footer trang khác với header/ footer trang lại tài liệu - Scale With Document: kích thước chữ header/ footer tăng giảm theo tài liệu tài liệu sử dụng chức in có sử dụng tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ - Align With Page Margins: lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu o Tab Sheet: Trang 162 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Print area: quét vùng cần in - Print titles: chọn nội dung tiêu đề lặp lại cho trang o Rows to repeat at top: dòng lặp lại o Columns to repeat at left: cột lặp lại bên trái - Gridlines: lựa chọn muốn in đường lưới cho bảng tính - Page order: chọn thứ tự in nội dung trang 5.3 Thao tác Cell 5.3.1 Các thao tác cell a Di chuyển ô - Lên cell phía trên: nhấn phím mũi tên lên ( Up Arrow key) - Xuống cell phía dưới: nhấn phím mũi tên xuống (Down Arrow key) - Di chuyển sang bên trái: nhấn phím mũi tên trái (Left Arrow key) - Di chuyển sang ô bên phải: nhấn phím mũi tên phải (Right Arrow key) nhấn phím Tab b Di chuyển hình hiển thị - Di chuyển lên hình trên: Page Up Trang 163 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Di chuyển xuống hình dưới: Page Down - Di chuyển sang trái/phải: Alt-Page Page Up or Alt-Page Down - Di chuyển đến vị trí dịng hành : nhấn Home - Di chuyển đến vị trí worksheet : nhấn Ctrl + Home c Xóa cell hay nhiều cell - Chọn nhiều cell cần xóa R_Click Delete, hình xuất hiện, chọn lựa chọn sau: Shift cells left: sau xóa liệu dịch chuyển sang trái Shift cells up: sau xóa liệu dịch chuyển lên Entire row: xóa ln dịng chứa cell/các cells muốn xóa Entire column: xóa ln cột chứa cell/các cells muốn xóa d Thêm vào cell/row/column - Chọn vị trí cần thêm, R_ClickInsert, hình xuất hiện, chọn tùy chọn sau: Shift cells right: đẩy liệu có từ vị trí chọn sang phải Shift cells down: đẩy ô liệu xuống phía Entire row: thêm vào dòng Entire column: thêm vào cột 5.3.2 Sao chép liệu cell hay nhiều cell - Chọn cell/các cell cần chép liệu - Nhấn Ctr+C R_Click, chọn Copy - Di chuyển đến vị trí cần đặt liệu, nhấn Ctrl-V trường hợp không thực tùy chọn, Excel copy công thức/nội dung/định dạng chép Trang 164 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) đến vị trí Thơng thường, làm việc với liệu Excel liên quan đến địa cell nên không nên nhấn Ctrl-V mà thực R_click chọn tùy chọn sau : Chọn biểu tượng chép tương ứng click Paste Special, hình Paste Special xuất - All: tương ứng với Ctrl-V, chép tất - Values: chép giá trị - Formulas: chép cơng thức - Transpose: chép hốn chuyển liệu dòng thành cột ngược lại - Formats: chép định dạng - Sao chép liên kết - Formulas and number formats: chép công thức định dạng - All except borders: chép tất không chép border - All using Source Theme: giữ nguyên độ rộng cột - Keep Source Formatting: chép giữ nguyên định dạng - Value and Number formats: chép giá trị giữ định dạng số - Picture: chép hình ảnh Trang 165 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) - Giáo Trình Office 2013 Link Picture: liên kết hình ảnh - None: khơng kèm theo việc tính tốn liệu dán vào - Add: cộng giá trị vùng nguồn vào tương ứng vùng đích - Subtract: mang giá trị vùng đích trừ ô tương ứng vùng nguồn - Multiply: mang gia trị vùng đích nhân với ô tương ứng vùng nguồn - Divide: mang gia trị vùng đích chia với ô tương ứng vùng nguồn 5.3.3 Merge /Split Cells - Gộp (merge) nhiều cells thành cell o Chọn ô cần merge, Ribbon Home chọn Merge & Center o Muốn bỏ merge, chọn lại ô vừa merge, vào Ribbon Home chọn UnMerge Cells (Split Cells) 5.3.4 Ẩn/hiện dòng cột - R_Click dòng/cột cần ẩn (hide) Hide - Để trở lại dòng/cột ẩn R_Click dòng/cột bất kỳUnhide 5.4 Định dạng chế độ xem bảng tính 5.4.1 Định dạng chung Các tính định dạng Excel bố trí tương tự Ms Word 2013 Khi cần định dạng, ta việc chọn liệu cần định dạng nhấn vào biểu tượng tương ứng Nhóm định dạng font chữ Nhóm canh lề/gióng hàng Định dạng số 5.4.2 Định dạng Cell/Worksheet Để định dạng phức tạp với kiểu liệu tương ứng bảng tính, ta thực cách: Trang 166 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Chọn cell/vùng liệu/bảng tính cần định dạng - Chọn Home nhóm Cells Format Format Cells R_Click, chọn Format Cells a Định dạng hiển thị liệu Chọn tab Number, mục Category: - General: hiển thị định dạng giá trị ô hành theo định dạng chọn - Number: định dạng kiểu số - Currency: định dạng tiền tệ - Accounting: định dạng ký hiệu tiền tệ - Date: định dạng kiểu ngày tháng - Time: định dạng kiểu - Percentage: định dạng tỉ lệ phần trăm (%) - Fraction:hiển thị số dạng phân số - Scientific: hiển thị số dạng E+n Ví dụ số 10987654321 định dạng hiển thị 1.10E+10 Trang 167 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 - Text: định dạng liệu dạng văn - Special:định dạng số theo số trường hợp đặc biệt như: mã bưu điện, số điện thoại, số bảo hiểm… - Custom: tùy chỉnh định dạng người dùng thiết lập b Định dạng vị trí văn Chọn tab Alignment - Text alignment: o Horizontal: chọn vị trí chữ theo chiều ngang (left, center, right, justify…) o Vertical: chọn vị trí chữ theo chiều dọc (top, bottom, center,…) - Text control: o Wrap text: nội dung xuống hàng cell tùy thuộc vào độ rộng ô độ dài nội dung o Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ để tất nội dung ô vừa với độ rộng cột o Merge cells: nối ô chọn thành ô o Right-to-left Text: lựa chọn trình tự đọc canh lề o Orientation: nhập giá trị góc quay Degrees để xoay chữ c Định dạng font chữ Trang 168 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 Giống định dạng font Ribbon - Font: chọn kiểu Font cho ô - Font style: chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm…của Font chữ - Size : kích thước font chữ - Underline : chọn dạng gạch chân văn - Color: chọn màu cho văn - Normal font: chọn Excel loại bỏ font chọn trở bình thường - Effects Strikethrough: gạch ngang văn - Superscript: tạo văn số - Subscript: tạo văn số - Preview: xem trước định dạng d Định dạng đường viền - Line: chọn kiểu kích cỡ đường kẻ, sau chọn biểu tượng mục Border để kẻ - Presets: chọn không kẻ đường bao (None)/kẻ đường bao ngoài(Outline)/đường bao trong(inside) - Color: Chọn màu cho đường kẻ - Border: chọn biểu tượng tương ứng để kẻ/không kẻ đường bao cho ô e Tô màu cho cell - Background Color: chọn màu cho ô Fill Effects cung cấp hiệu ứng tô màu - More Colors: bổ sung thêm màu công cụ pha chế màu - Pattern Color: mẫu màu - Pattern Style: kiểu mẫu tô ô Dùng Sample để xem trước kết 5.4.3 Định dạng liệu có điều kiện Định dạng liệu có điều kiện dùng để định dạng (tơ sáng) vùng giá trị theo điều kiện mà khơng cần thực việc rút trích hay lọc liệu Thực hiện: quét chọn dòng/cột liệu cần đánh giá, chọn Home nhóm Styles chọn Conditional Formatting, hộp thoại xuất hiện, có nhóm chính: - Nhóm Highlight Cells Rules: làm bật theo điều kiện o Greater Than (lớn hơn) Trang 169 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 2013 o Less Than (nhỏ hơn) o Equal To (bằng) o Between (giữa giá trị) o Text that Contains (ơ chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), o A Date Occurring (theo quãng thời gian), o Duplicate Values (ơ liệu trùng nhau) Ví dụ: - Nhóm Top/Bottom Rules:gồm điều kiện o Top 10 Items: đánh dấu 10 có giá trị lớn o Top 10%: đánh dấu 10% có giá trị lớn o Bottom 10 Items: đánh dấu 10 ô có giá trị nhỏ o Bottom 10%: đánh dấu 10% có giá trị nhỏ o Above Average: có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng o Below Average: có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng - Kiểu đánh giá mức độ hiển thị o Data Bars: lựa chọn cho phép nhận diện mức độ liệu nhập vào nhiều hay o Color Scales: tơ màu liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ hiển thị liệu từ thấp đến trung bình đến cao o Icon Sets: thiết lập biểu tượng trước ô liệu để trực quan bảng tính 5.4.4 Thao tác nhiều cửa sổ Workbook a Freeze Split - Khi thao tác danh sách dài hay tính tốn cần nhiều tham chiếu, ta sử dụng tính Split để chia cửa sổ bảng tính o Đặt nháy vị trí cần chia bảng tính Trang 170 Giáo Trình Office 2013 Ths Trần Duy Thanh(thanhtd@uel.edu.vn) o Chọn View WindowSplit mặc định bảng tính chia làm vùng o Bỏ chia, cần double click vào rãnh chia bảng tính - Khi bảng tính có số cột/dịng hiển thị vượt hình xem/nhập liệu, dùng chức FreePane để giữ cố định số cột/dịng để xem/nhập liệu cột/dòng lại Thực hiện: o Chọn cột/dòng cần cố định o Chọn View FreePanes: cố định dòng phía cột bên trái Freeze Top Row: cố định dòng Freeze First Column: cố định cột o Nếu muốn bỏ chức này, vào View UnFreePanes b Hiển thị nhiều cửa sổ - Mở workbook thành cửa sổ thứ 2: View tabWindow New Window - Sắp xếp cửa sổ cần xem: o Nhóm Windowchọn Arrange All o Hộp thoại Arrange Windows click Tiled, Horizontal, Vertical, or Cascade o Chọn Windows of active workbook để chọn xem workbook hành o Click OK 5.4.5 Các chế độ xem workbooks a Các tùy chọn xem Normal View Trang 171 Page Layout Page Break View ... chia bảng tính Trang 170 Giáo Trình Office 20 13 Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) o Chọn View WindowSplit mặc định bảng tính chia làm vùng o Bỏ chia, cần double click vào rãnh chia bảng... tương ứng với giá trị mở rộng 5 .2 Quản lý worksheet 5 .2. 1 Các thao tác worksheet a Thêm worksheet Trang 156 Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 20 13 - Click Insert Worksheet... Định dạng số 5.4 .2 Định dạng Cell/Worksheet Để định dạng phức tạp với kiểu liệu tương ứng bảng tính, ta thực cách: Trang 166 Ths Trần Duy Thanh( thanhtd@uel.edu.vn) Giáo Trình Office 20 13 - Chọn cell/vùng