Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài
Vật liệu là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, ảnh hưởng lớn đến chi phí và giá thành sản phẩm Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu chỉ tham gia một lần và sẽ bị biến đổi thành sản phẩm cuối cùng, do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục và có lãi, doanh nghiệp cần tiết kiệm và quản lý hiệu quả chi phí vật liệu Việc hạch toán và quản lý chính xác vật liệu, đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, là vô cùng cần thiết để đảm bảo giá thành sản phẩm hợp lý.
Dựa trên nhận thức từ kiến thức học tại trường và kinh nghiệm thực tế qua quá trình thực tập tại Công ty CP Kinh doanh Nhà và Xây dựng Hải Dương, tôi đã tiến hành nghiên cứu sâu về đề tài “Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty”.
Cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương” làm khóa luận tốt nghiệp.
Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Mục tiêu lý luận của đề tài là hệ thống hóa các văn bản pháp quy liên quan đến kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan và sâu sắc về các lý luận cơ bản trong lĩnh vực này.
+) Khảo sát thực trạng kế toán NVL tại công ty, tìm hiểu sự vận dụng chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán tại công ty.
Bài viết này đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu (NVL) xây dựng tại Công ty Cổ phần Kinh doanh Nhà và Xây dựng Hải Dương, nhằm làm rõ những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình kế toán Qua phân tích, chúng tôi nhận thấy rằng hệ thống kế toán hiện tại giúp quản lý hiệu quả nguồn nguyên vật liệu, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
+) Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán NVL nói chung và kế toán NVL xây dựng tại Công ty nói riêng.
Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu thứ cấp là những thông tin được thu thập từ các nguồn có sẵn như sách, báo, tạp chí và internet, đặc biệt là từ các phòng ban trong công ty.
Số liệu sơ cấp: Là số liệu thu được thông qua quan sát thực tiễn hoạt động kinh doanh của công ty.
Phương pháp xử lý số liệu
Sau khi thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp, bước tiếp theo là sắp xếp chúng thành một hệ thống phù hợp với đề tài nghiên cứu và xử lý thông qua phần mềm Excel.
Phương pháp phân tích số liệu
Phương pháp thống kê kinh tế giúp tổng hợp và hệ thống hóa số liệu thông qua phân tổ và phân tích Công ty có thể áp dụng phương pháp này để phục vụ các mục đích khác nhau, đặc biệt trong quá trình quản lý nhập - xuất nguyên vật liệu (NVL) nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất Việc phân tích và đánh giá tình hình hạch toán NVL sẽ cung cấp cơ sở để đưa ra các giải pháp phù hợp, nâng cao hiệu quả tổ chức hạch toán NVL cho công ty.
Phương pháp so sánh giúp phân tích sự biến động của các chỉ tiêu như doanh thu và chi phí của công ty qua các năm Qua đó, có thể đánh giá khách quan tình hình hoạt động của công ty, từ đó đưa ra kết luận, kiến nghị và định hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phương pháp chuyên môn kế toán
Phương pháp chứng từ là công cụ quan trọng để xác định sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cung cấp minh chứng cho các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu Nó cũng đóng vai trò là căn cứ thiết yếu để ghi sổ kế toán một cách chính xác.
Phương pháp đối ứng tài khoản: Tài khoản đối ứng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL.
Phương pháp tính giá là cách sử dụng thước đo giá trị để thể hiện các tài sản và nguyên vật liệu (NVL) ở những mức giá khác nhau Điều này giúp phản ánh và cung cấp thông tin quan trọng về tài sản và NVL, từ đó hỗ trợ việc đưa ra giải pháp phù hợp tại các thời điểm khác nhau.
Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán giúp tổng quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của công ty, đồng thời thể hiện các mối quan hệ giữa nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu.
Phương pháp chuyên gia
Là phương pháp lấy ý kiến của giáo viên hướng dẫn, của cán bộ quản lý trong công ty để phục vụ cho đề tài.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH NHÀ VÀ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG
Cơ sở lý luận của kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Theo Mác định nghĩa rằng đối tượng lao động bao gồm tất cả các vật thiên nhiên xung quanh mà con người có thể tác động để tạo ra của cải vật chất cho doanh nghiệp Nguyên vật liệu, dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò chủ yếu trong việc cấu thành sản phẩm cuối cùng và là đầu vào thiết yếu trong quy trình sản xuất, thường gắn liền với các doanh nghiệp sản xuất.
Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho bao gồm tài sản giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, cũng như nguyên liệu, vật liệu, và công cụ sử dụng trong quá trình sản xuất Do đó, nguyên vật liệu (NVL) là một phần quan trọng trong hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng trong tư liệu sản xuất, bao gồm các đối tượng lao động đã được con người tác động Vật liệu, được hiểu là những nguyên liệu đã qua chế biến, được phân chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu Sự phân loại này không dựa trên đặc tính vật lý hay hóa học, mà dựa vào vai trò của chúng trong cấu thành sản phẩm.
Trong thi công xây dựng, chi phí sản xuất ngành xây lắp chủ yếu liên quan đến nguyên liệu, máy móc và thiết bị thi công Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đóng vai trò là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm công trình Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu được tiêu hao hoàn toàn và giá trị của nó được chuyển vào chi phí sản xuất trong kỳ.
1.1.2 Yêu cầu quản lý kế toán nguyên vật liệu xây dựng trong Doanh nghiệp xây lắp
Do đặc thù của ngành xây lắp, các sản phẩm thường có giá trị lớn và thời gian thi công kéo dài Mỗi loại sản phẩm yêu cầu nhiều nguyên vật liệu khác nhau tùy thuộc vào kỹ thuật thiết kế Vì vậy, việc quản lý và theo dõi nguyên vật liệu chi tiết cho từng công trình là rất cần thiết.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây lắp, vì vậy doanh nghiệp cần quản lý và hạch toán chặt chẽ từ khâu thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng Việc này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.
Khâu thu mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp thường tập trung vào việc lựa chọn các nhà cung cấp uy tín và quen thuộc Để tối ưu hóa tốc độ thi công và giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào, bao gồm cả chi phí vận chuyển, doanh nghiệp cần thực hiện thu mua gần với địa điểm công trình Đồng thời, việc kiểm soát chặt chẽ về số lượng và giá cả vật liệu là rất quan trọng để giảm thiểu chi phí thu mua đến mức tối đa.
Khâu bảo quản nguyên vật liệu trong thi công công trình là rất quan trọng, bởi các vật liệu như xi măng, sắt thép và nhựa đường dễ bị hư hỏng Do đó, cần quản lý chặt chẽ quá trình vận chuyển và bảo quản để tránh thất thoát và hao hụt chất lượng Kho dự trữ nguyên vật liệu cần được giữ khô thoáng, và thủ kho phải thường xuyên kiểm kê định kỳ để đảm bảo mọi thứ được quản lý hiệu quả.
Kho dự trữ của công ty được đặt ngay tại công trình, với các vật tư chủ yếu như đất, đá và nhựa đường, nên thiết kế kho rất đơn giản Hầu hết vật tư được sử dụng ngay khi đưa về công trình, chỉ khi nào còn dư mới được nhập kho, vì vậy lượng vật tư tồn kho không nhiều Các đội thi công dựa vào kế hoạch định mức và tiến độ thực tế để đưa ra quyết định mua sắm vật tư hợp lý.
Công ty cần dự trữ một số loại vật tư thiết yếu tại khu trạm trộn để đảm bảo sử dụng thường xuyên và liên tục, bao gồm xi măng, đá, nhựa đường và dầu.
Khâu sử dụng nguyên vật liệu trong xây dựng cần được xác định dựa trên yêu cầu kỹ thuật thiết kế của công trình Để đảm bảo tính chính xác, cần xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo dự toán Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, phản ánh tình hình xuất dùng, cũng như phân tích và đánh giá nguyên vật liệu theo kế hoạch đã đề ra.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH NHÀ VÀ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
Công ty Cổ phần Kinh doanh Nhà và Xây dựng Hải Dương được thành lập từ việc chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước, cụ thể là Công ty Kinh doanh Nhà Hải Dương, theo quyết định số 985/QĐ-UBND ngày 17/03/2004 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Hải Dương.
Công ty Cổ Phần được Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Hải Dương cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 040300183 vào ngày 22/07/2004, với các lần thay đổi sau: lần 1 vào ngày 31/05/2006 và lần 4 vào ngày 15/11/2011 Ngoài ra, Công ty cũng nhận Giấy chứng nhận đăng ký Mã số thuế số 0800289831 từ Cục thuế tỉnh Hải Dương vào ngày 01/09/2004.
Tên Công ty: Công ty Cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương.
Tên viết tắt: KDN&XDHD.CTCP
Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại số 12, phố Nguyễn Du, phường Trần Hưng Đạo, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương, Việt Nam Để biết thêm thông tin, quý khách có thể liên hệ qua điện thoại 0320.38852504 hoặc gửi email đến haibuco@gmail.com Thông tin chi tiết cũng có thể được tìm thấy trên website www.kinhdoanhnhahaiduong.com.vn.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty: Kinh doanh nhà thuộc sở hữu nhà nước và thi công xây lắp.
Vốn điều lệ: 6.325.000.000 đồng Vốn pháp định: 6.000.000.000 đồng
- Kinh doanh và phát triển nhà.
- Quản lý quỹ nhà thuộc sở hữu Nhà nước (theo ủy quyền của UBND tỉnh Hải Dương).
- Môi giới, tư vấn về nhà, đất ở; San lấp mặt bằng.
- Khảo sát, thiết kế, lập dự toán các công trình do công ty quản lý thi công.
- Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng.
- Tư vấn lập dự toán đầu tư xây dựng và báo cáo kinh tế kỹ thuật.
- Thẩm tra thiết kế kỹ thuật thi công.
- Thẩm định dự toán và tổng dự toán.
- Lập hồ sơ mời thầu và đánh giá phân tích hồ sơ dự thầu xây lắp công trình.
Giám sát thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị cho các công trình bao gồm dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, đường dây tải điện, trạm biến áp đến 35kV, cùng với hệ thống cấp thoát nước là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình Việc này không chỉ giúp kiểm soát các yếu tố kỹ thuật mà còn đảm bảo an toàn trong quá trình thi công.
- Tư vấn lập quyết toán, hợp đồng kinh tế.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
Hội đồng quản trị là những người điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ và nội dung công việc, đồng thời chịu trách nhiệm trước cổ đông về hiệu quả hoạt động của Công ty.
Ban giám đốc của công ty bao gồm 5 thành viên: 1 giám đốc và 4 phó giám đốc Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và có nghĩa vụ pháp lý trước nhà nước về các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, giám đốc còn trực tiếp quản lý công tác tài chính - kế toán, lập kế hoạch, thi đua khen thưởng, và là người ký kết cũng như thanh lý các hợp đồng kinh tế và hợp đồng lao động, đồng thời giữ chức vụ chủ tịch các hội đồng.
Bốn phó giám đốc, mỗi người trực tiếp điều hành một bộ phận, phòng ban trong công ty:
Bài viết đề cập đến cơ cấu tổ chức với ba phó giám đốc đảm nhiệm các vị trí quan trọng: một phó giám đốc phụ trách và điều hành phòng tổ chức hành chính, một phó giám đốc phụ trách và điều hành phòng quản lý nhà, cùng một phó giám đốc phụ trách thi công tại các công trình.
Phó giám đốc phụ trách điều hành phòng dự án, trong khi giám đốc trực tiếp quản lý phòng tài vụ Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng là cần thiết và tất cả đều chịu sự quản lý của giám đốc.
Dưới đây là các phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về nhân sự, tổ chức và quản lý hành chính tổng hợp Nhiệm vụ bao gồm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nhân viên, cũng như thực hiện các chế độ chính sách phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty.
Phòng Tài vụ - Kế toán chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán của công ty Nhiệm vụ chính bao gồm giám sát tình hình tài chính, lập báo cáo và xây dựng kế hoạch cho các hoạt động kế toán - tài chính của doanh nghiệp.
Phòng quản lý nhà là bộ phận chuyên trách của Công ty, có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong các lĩnh vực quản lý nhà ở cho thuê và thực hiện bán nhà cho người thuê theo Nghị định 61/CP của Chính phủ cũng như đề án bán nhà của tỉnh.
Phòng dự án đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty quản lý và điều hành tất cả các dự án mà công ty làm chủ đầu tư Các dự án này bao gồm quy hoạch các khu chung cư, quy hoạch dân cư và các nhà ở bán cho dân.
Các đội xây dựng được thành lập trực thuộc công ty và được ban Giám đốc bổ nhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của các phòng ban chức năng Những đội này có nhiệm vụ thực hiện chức năng hạch toán và quản lý nội bộ hiệu quả.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
SƠ ĐỒ 2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Hội đồng quản trị - Ban giám đốc BAN GIÁM ĐỐC
Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các đội xây dựng Đội xây dựng số 1, số 2, số 3 và số 4 đều có nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Sự phối hợp chặt chẽ giữa các đội xây dựng và Ban giám đốc là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu của dự án.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính
Phòng dự án Phòng dự án
2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
(1) Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Là doanh nghiệp hạch toán độc lập, công ty phải tuân thủ đầy đủ các quy định về chế độ kế toán do nhà nước ban hành trong quá trình thực hiện hạch toán kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và quản lý, phòng kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán:
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH NHÀ VÀ XÂY DỰNG HẢI DƯƠNG
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
3.1.1 Những kết quả đã đạt được Chế độ ghi chép ban đầu Đối với công tác hạch toán từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ cụ thể:
Công ty đã quy định rõ ràng về các tài liệu liên quan đến quản lý kho, bao gồm phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư và hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, theo chế độ đã ban hành.
Công ty đã thiết lập một kho tại mỗi đội công trình để thuận tiện cho việc thu mua và bảo quản vật liệu Các kho này được đặt ngay tại công trình, giúp dễ dàng xuất vật liệu cho thi công, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu.
Kế toán chi tiết NVL
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo thẻ song song, phù hợp với đặc điểm vật liệu và ngành xây dựng, nhằm quản lý hiệu quả các chứng từ nhập xuất ít ỏi.
Kế toán tổng hợp NVL
Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán công ty sử dụng theo đúng chế độ
Hiện nay, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các nghiệp vụ kế toán, giúp giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhânQuản lý NVL
Công ty chưa thực hiện phân loại nguyên vật liệu (NVL) và hiện đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính Mỗi loại NVL được hạch toán với mã vật tư riêng biệt, tuy nhiên, Công ty vẫn chưa lập sổ danh điểm vật tư để quản lý hiệu quả hơn.
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hệ thống chứng từ trong kế toán nguyên vật liệu của công ty gặp khó khăn trong việc luân chuyển, ảnh hưởng đến tốc độ kế toán Nguyên nhân chính là do trình độ kế toán viên không đồng đều và việc đưa chứng từ vào lưu chuyển chưa được coi trọng, dẫn đến các chứng từ phát sinh ở thời điểm khác nhau nhưng lại được xử lý cùng lúc.
Quản lý chi phí NVL
Nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất, do đó cần được theo dõi chặt chẽ Hiện nay, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu tại công ty chỉ phản ánh cho từng công trình, điều này làm giảm khả năng tổng hợp thông tin nhanh chóng cho cấp quản lý.
Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) là nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC Tuy nhiên, việc thiếu sự kiểm tra và giám sát giữa thủ kho và kế toán, cùng với việc địa bàn thi công xa công ty, dẫn đến chậm trễ trong việc lưu chuyển chứng từ, khiến công việc thường bị dồn vào cuối tháng Trong tháng, thủ kho đáp ứng nhu cầu xây dựng nhưng thường chỉ ghi các phiếu xuất gửi lên công ty vào cuối tháng, làm cho việc quản lý kinh tế tập trung ở đội, và các phiếu nhập kho, xuất kho gửi về phòng kế toán trở nên mang tính hình thức hơn là nội dung.
Việc ghi chép hạch toán chi tiết tại thẻ kho chưa tuân thủ hệ thống ngày tháng, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu Nhiều loại nguyên vật liệu (NVL) phụ được ghi chung trên một tờ sổ, làm tăng khả năng sai sót Kế toán dựa vào chứng từ sổ chi tiết để xuất kho, nhưng thông tin chỉ được thể hiện trên một số phiếu xuất tồn kho, gây ra sự không chính xác Một số vật liệu bị xuất vượt quá nhu cầu, trong khi những vật liệu khác chưa sử dụng vẫn tồn đọng trong kho, dẫn đến sự không khớp giữa sổ sách và thực tế.
Kế toán tổng hợp NVL
Hiện nay, kế toán tổng hợp của công ty vẫn gặp khó khăn trong việc hạch toán đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập xuất vật liệu Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu, kế toán cần ghi chép cẩn thận để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Khi xuất nguyên vật liệu, công cụ phục vụ thi công, quản lý đội kế toán xác định định khoản như sau để ghi sổ :
Theo quy định về tài khoản 152(153), vật liệu tồn kho chưa sử dụng hết sẽ được ghi nhận là xuất kho và hạch toán vào các tài khoản 621, 627 trong kỳ kế toán tiếp theo.
Việc hạch toán như vậy không phản ánh đứng bản chất của hàng tồn kho, xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ hạch toán chưa chính xác.
Công ty không thực hiện đánh giá và lập dự phòng giảm giá NVL
Các đề xuất, kiến nghị về kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại Công ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
Mở sổ danh điểm vật tư (Phụ lục 3.1)
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận hiện nay diễn ra chậm, gây khó khăn trong công việc Công ty nên quy định việc nộp chứng từ cho bộ phận kế toán 24 lần mỗi tháng thay vì chỉ 1 lần, nhằm tránh tình trạng dồn việc Đồng thời, công ty cần nâng cao trình độ đồng đều cho các kế toán viên để giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong việc phản ánh đúng thời điểm phát sinh.
Quản lý chi phí nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Để dễ dàng đối chiếu sổ sách và xác định chi phí nguyên vật liệu cho các mục đích khác nhau, công ty cần lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Việc này giúp tổng hợp thông tin một cách rõ ràng và chính xác hơn, từ đó hỗ trợ trong quá trình ra quyết định.
Cơ sở dữ liệu để xây dựng bảng phân bổ nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ xuất kho nguyên vật liệu Những chứng từ này được thu thập và phân loại riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng cụ thể.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu bao gồm các cột dọc thể hiện các loại vật liệu được sử dụng trong kỳ, trong khi các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng những vật liệu đó.
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ được ghi nhận theo giá thành thực tế, thể hiện qua bảng phân bổ nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng Thông tin này là cơ sở để ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và cũng được sử dụng để tính toán giá thành công trình.
Mẫu biểu bảng phân bổ được xây dựng (Phụ lục 3.2)
Kế toán chi tiết NVL
Kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) cần đề nghị thủ kho thực hiện kiểm kê kho để xác định số lượng xuất thực và tồn kho Sau đó, lập báo cáo tồn kho, trong đó chỉ ghi số lượng và tách riêng số lượng NVL nhập (tồn) do sử dụng không hết để báo cáo lên công ty Kế toán sẽ căn cứ vào giá thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật tư, giúp thuận tiện hơn trong việc đối chiếu với kế toán.
Việc lập báo cáo tồn kho rất đơn giản đối với các loại vật liệu có thể cân đong, đo đếm, chẳng hạn như xi măng, sắt thép, gạch và các loại vật liệu đơn lẻ khác.
Kế toán tổng hợp NVL
Khi xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu xuất kho, kế toán hạch toán:
Trong tháng, nếu không sử dụng hết nguyên vật liệu, kế toán sẽ phối hợp với thủ kho để hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác vào chi phí sản xuất Điều này giúp xác định số nguyên vật liệu xuất dùng không hết còn lại cuối kỳ tại mỗi công trình sản xuất thông qua báo cáo tồn kho Kế toán sẽ tiến hành hạch toán theo quy định.
Việc ghi chép chính xác giúp đảm bảo tính xác thực và thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, từ đó nâng cao hiệu quả chức năng của kế toán.
Lập dự phòng giảm giá NVL
Giá nguyên vật liệu (NVL) trên thị trường thường xuyên biến động, và chi phí vật liệu lớn có thể làm tăng đáng kể giá thành sản phẩm Do đó, công ty cần lập dự phòng để giảm giá NVL, nhằm bù đắp cho chi phí tăng cao và bảo vệ kết quả kinh doanh trong kỳ.
Để lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu (NVL), cần tính toán riêng cho từng loại NVL Mức dự phòng được xác định bằng cách lấy chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện và giá gốc của NVL.
Khi nguyên vật liệu (NVL) bị ứ đọng và mất phẩm chất, không thể sử dụng trong sản xuất và cần thanh lý, giá trị thị trường sẽ thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán Do đó, cần lập dự phòng giảm giá cho số NVL này để xác định mức lập dự phòng hợp lý.
Khi giá nguyên vật liệu (NVL) trên thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán, nhưng giá bán sản phẩm từ NVL đó không thay đổi, thì không cần lập dự phòng cho NVL này.
Dự phòng giảm giá HTK được phản ánh trên TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá HTK đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) cần lập vào cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch này sẽ được ghi nhận.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (HTK) cần lập vào cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập vào cuối kỳ kế toán trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch sẽ được ghi nhận.
Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Điều kiện thực hiện
Việc áp dụng các giải pháp nghiên cứu vào thực tiễn là mục tiêu quan trọng trong khoa học Để thực hiện hiệu quả, cần có sự nỗ lực không chỉ từ phòng kế toán mà còn từ toàn bộ Công ty Dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành, Công ty cần xây dựng chính sách kế toán tổng thể và chính sách riêng cho hàng tồn kho (HTK) nhằm đảm bảo tính toán và hạch toán chính xác giá trị HTK và chi phí liên quan, phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch phát sinh.
Công ty cần liên tục cập nhật thông tin mới và tuân thủ quy định của BTC Đội ngũ cán bộ nhân viên cần có chuyên môn vững, hiểu biết về quản lý tài chính và nhiệt huyết với nghề Đặc biệt, lãnh đạo phải có trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và luôn là tấm gương mẫu mực trong mọi hoạt động.
Công ty cần mở rộng mối quan hệ với các đối tác để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho nhu cầu nguyên vật liệu, từ đó nâng cao uy tín và nhận được sự hỗ trợ từ họ Đồng thời, việc tăng cường năng lực sản xuất thông qua sửa chữa và thay thế thiết bị cũ, cũng như áp dụng công nghệ tiên tiến, là cần thiết để thực hiện phương châm “đi tắt đón đầu” Cuối cùng, công ty cần xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hợp lý và hệ thống kho bảo quản hiệu quả để tối ưu hóa chức năng dự trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Giám đốc cần nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu (NVL) vì họ là người lãnh đạo quá trình này Để đảm bảo hiệu quả cao trong việc thực hiện các giải pháp, giám đốc phải tạo điều kiện thuận lợi cả về vật chất lẫn tinh thần, bao gồm việc cung cấp kinh phí và động viên, khích lệ nhân viên.
Kế toán trưởng đóng vai trò then chốt trong việc triển khai các giải pháp kế toán, chịu trách nhiệm về mọi quyết định liên quan đến chính sách kế toán và tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng phụ trách Những việc mà Kế toán trưởng cần làm:
- Quy định phương án mã hóa vật tư từ phòng kế toán tới các kho, các đội xây lắp.
Sự thống nhất này giúp cho việc hạch toán vật tư dễ dàng, gọn nhẹ hơn, khi cần có thể kiểm kê bất cứ lúc nào.
Quy định rõ ràng về trách nhiệm ghi chép thông tin liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp của các chứng từ này Điều này cũng bao gồm việc xác định trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác kế toán.
- Nghiên cứu về nội dung, kết cấu, nguyên tắc hạch toán các TK 152 chi tiết, TK
159 để sử dụng các tài khoản này trong hạch toán.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác kế toán, doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thay đổi chính sách kế toán Đồng thời, việc hướng dẫn kế toán viên trong việc ghi sổ kế toán cũng rất quan trọng, cùng với việc phân công lao động rõ ràng, hợp lý và phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
Sự ổn định của các chính sách và chuẩn mực kế toán là yếu tố quan trọng để Công ty thực hiện các giải pháp hiệu quả Để có thể thay đổi và tối ưu hóa lợi ích, các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính cần duy trì tính ổn định trong một khoảng thời gian nhất định, giúp Công ty có đủ thời gian để điều chỉnh và đảm bảo rằng lợi ích thu được tương xứng với chi phí đầu tư.
