5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp: 3 phần
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán
2.1.2. Đặc điểm tổchức quảnlý tại công ty cổ phần kinhdoanh nhà và xây
Hội đồng quản trị: Là những người điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách
nhiệm trước cổ đông về nội dung và nhiệm vụ hoạt động của Công ty.
Ban giám đốc gồm 5 thành viên: 1 giám đốc và 4 phó giám đốc. Giám đốc Cơng ty là người điều hành cao nhất, phụ trách chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước về các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, trực tiếp phụ trách cơng tác tài chính – kế tốn, kế hoạch, thi đua khen thưởng, là người trực tiếp ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, chủ tịch các hội đồng. Bốn phó giám đốc, mỗi người trực tiếp điều hành một bộ phận, phịng ban trong cơng ty: 1 phó giám đốc phụ trách, điều hành phịng tổ chức hành chính, 1 phó giám đốc phụ trách, điều hành phịng quản lý nhà, 1 phó giám đốc phụ trách thi cơng tại các cơng trình, 1 phó giám đốc phụ trách, điều hành phịng dự án, giám đốc là người trực tiếp quản lý phịng tài vụ. Các phịng có quan hệ chặt chẽ với nhau và chịu sự quản lý của Giám đốc. Dưới đây là các phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Phịng tổ chức hành chính: Phụ trách các vấn đề về nhân sự, tổ chức, và hành
chính tổng hợp, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên trong công ty để phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty.
Phịng Tài vụ - Kế tốn: Phụ trách toàn bộ các vấn đề có liên quan đến cơng tác tài
chính và kế tốn của cơng ty. Giám sát tình hình tài chính, lập các báo cáo, kế hoạch về kế tốn – tài chính của cơng ty.
Phịng quản lý nhà: Phòng quản lý nhà là phịng nghiệp vụ của Cơng ty có chức
năng tham mưu giúp Giám đốc Công ty trong một số lĩnh vực: Làm nhiệm vụ quản lý nhà ở cho thuê; Thực hiện công tác bán nhà cho người đang thuê theo NDD61/CP của chính phủ và đề án bán nhà của tỉnh.
Phịng dự án: giúp giám đốc công ty quản lý và điều hành tất cả các dự án do Công
ty làm chủ đầu tư bao gồm: Các khu quy hoạch nhà chung cư, quy hoạch dân cư và nhà bán cho dân.
Các đội xây dựng: trực thuộc công ty, được công ty cho phép thành lập do ban Giám
đốc bổ nhiệm nhằm thực hiện và đáp ứng yêu cầu của các phòng ban chức năng trên, thực hiện chức năng hạch toán quản lí nội bộ.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
SƠ ĐỒ 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Hội đồng quản trị - Ban giám đốc BAN GIÁM ĐỐC Hội đồng quản trị - Ban giám đốc BAN GIÁM ĐỐC Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Đội xây dựng số 4 Phịng tổ chức hành chính Phịng tổ chức hành chính Phịng Tài vụ - Kế tốn Phịng Tài vụ - Kế tốn Phịng quản lý nhà Phịng quản lý nhà Phịng dự án Phịng dự án
2.1.3. Đặc điểm tổ chức kế tốn tại cơng ty cổ phần kinh doanh nhà và xây dựng Hải Dương
(1) Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Là một doanh nghiệp hạch toán độc lập nên việc hạch tốn kế tốn tại cơng ty cũng phải thực hiện đầy đủ các qui định của chế độ kế toán do nhà nước ban hành.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và quản lý, phòng kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán:
Kế tốn trưởng: Là người có trách nhiệm hoạch tốn chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn
toàn bộ cơng tác kế tốn và những thơng tin kinh tế ở công ty, là người giúp giám đốc về cơng tác kế tốn tài chính.
Kế tốn tiền, thanh toán, TSCĐ, lương, bảo hiểm: Theo dõi chi tiết lập các
chứng từ có liên quan trong phần hành kế tốn và ghi sổ chi tiết các tài khoản : tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng, các khoản phải thu của khách hàng, các khoản phải trả người bán, các khoản phải thuế và phải nộp Nhà nước, các khoản trả phải nộp khác, các khoản vay dài hạn, vay ngắn hạn, các loại vay huy động từ tổ chức, cá nhân khác…
Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của cán bộ CNV trong cơng ty. Có nhiệm vụ chấm cơng, lập bảng thanh tốn lương ở bộ phận văn phòng, bảng tổng hợp lương và bảng kê chứng từ ghi sổ trong phần hành kế tốn mình phụ trách. Sau đó trình kế tốn trưởng cơng ty duyệt. Đồng thời ghi sổ chi tiết TK 334 - Phải trả người lao động; TK 338 - Phải trả phải nộp khác và chi tiết : TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3388.... Đối chiếu với các phần hành kế tốn khác có liên quan.
Kế tốn chi phí, NVLL, CCDC: Là người phụ trách việc theo dõi các nghiệp vụ
nhập xuất nguyên vật liệu theo các chứng từ hợp lý và các đồ cịn tồn trong kho. Cung cấp thơng tin và nguyên, nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá khi cần thiết. Kế toán kho người ghi sổ kế tốn chi tiết ngun, nhiên vật liệu, cơng cụ dụng
cụ, lập bảng phân bổ nguyên nhiên, vật liệu và cơng cụ dụng cụ. Đồng thời kế tốn kho phải lập chứng từ liên quan phần hành mình đảm nhiệm.
Có nhiệm vụ theo dõi tập hợp tất cả các loại chi phí sử dụng trong kỳ chi tiết cho từng cơng trình hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng liên quan để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Kế tốn chi phí ghi sổ chi tiết chi phí và lập thẻ tính giá thành, lập chứng từ có liên quan đến phần hành chi phí mình phụ trách, trình kế tốn trưởng để duyệt.
Nhân viên kế toán đội: Tập hợp chứng từ ban đầu lập bảng phân bổ chi tiết cho
từng cơng trình và nộp về phịng tài vụ trước ngày 10 của tháng sau. - Báo cáo nhập – xuất vật tư, tồn kho vật tư cuối tháng
- Báo cáo quỹ tiền mặt: Đội là đơn vị hạch tốn chi phí thực tế: Nguyên vật liệu, nhân cơng, máy thi cơng và chi phí quản lý nội bộ đội (lương đội trưởng, phó, kế tốn, cán bộ kỹ thuật, thủ kho bảo vệ và một số chi phí khác phục vụ thi cơng).
Thủ quỹ công ty: Thu chi theo lệnh của thủ trưởng và kế toán trưởng, thực hiện ghi
sổ quĩ các khoản, ngoài ra phải cùng với kế tốn thực hiện các nghiệp vụ tài chính tại ngân hàng.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty:
SƠ ĐỒ 2.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
Kế tốn chi phí, NVLT, CCDC Nhân viên kế toán đội Kế toán trưởng Kế toán tiền, thanh toán, TSCĐ, bảo hiểm Thủ quỹ cơng ty
(2) Các chính sách kế tốn tại Cơng ty
* Niên độ kế toán: được bắt đầu từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm.
*Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng, các đồng ngoại tệ khác đề quy đổi về đồng Việt
Nam theo theo tỷ giá thực tế giao dịch.
*Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
*Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được
xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
*Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai
thường xuyên.
*Phương pháp tính thuế: Cơng ty là đơn vị tính thuế Giá trị gia tăng theo phương
pháp khấu trừ, áp dụng luật thuế GTGT theo đúng qui định của Bộ tài chính.
*Phương pháp tính KHTSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường
thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng kinh tế của TSCĐ.
*Hình thức kế tốn doanh nghiệp áp dụng: Theo hình thức nhật ký chung dùng trên
phần mềm kế toán VIETSUN.
2.1.4. Đặc điểm NVL xây dựng tại công ty cổ phần kinh doanh nhà và xâydựng Hải Dương dựng Hải Dương
(1) Đặc điểm NVL
Để xây dựng các cơng trình lớn, cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Có các loại nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng, thép, gạch...
Có những loại nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế được đưa vào sử dụng như: sỏi, cát, đá. Có những nguyên vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp như: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốp pha...
Ngoài việc thu mua vận chuyển bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc điẻm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý, hoặc bến bãi vật liệu xây dựng trong địa bàn thi công, để vận chuyển nhanh chóng và giảm chi phí vận chuyển.
Cơng ty tự đi mua NVL như: xi măng, gạch...có thể đội tự mua, theo nhu cầu về vật tư cho từng cơng trình hạng mục cơng trình tại từng thời kỳ mà nhân viên của đội viết đơn xin mua vật tư và áp tải hàng về tận kho kèm theo các chứng từ.
(2) Phân loại NVL
Phân loại căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu chính: là những ngun vật liệu sau q trình gia cơng, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép, cát xây dựng, đá xây dựng, gạch xây dựng...)
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc chống rỉ...).
- Nhiên liệu: là những thứ dùng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như : than, cửi, dầu, hơi đốt, khí đốt...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, khơng cần lắp, vật kết cấu, cơng cụ, khí cụ...) mà cơng ty mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngồi ( gạch gói vỡ, sắt thép vụn, vỏ bao xi măng...)
Phân loại căn cứ vào mục đích cơng dụng của ngun vật liệu đối với từng quá trình sản xuất kinh doanh:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý đội xây dựng, phục vụ cho bộ phận quản lý...
Phân loại căn cứ vào từng nguồn thu nhập:
- Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất
- Ngun vật liệu th ngồi gia cơng, chế biến - Nguyên vật liệu có được từ các nguồn khác
Phân loại theo nhóm nguyên vật liệu:
- Cát xây dựng: bao gồm: cát vàng xây dựng, cát đen hoặc gọi cát nền cho san lấp, cát vàng mờ. Đặc điểm: ít bị tác động yếu tố thời tiết. Cát xây dựng công ty mua chủ yếu được đưa ngay về tại cơng trình đang thi cơng để thi cơng và quản lý. Đặc biệt cát xây dựng được mua về từng cơng trình dựa trên kế hoạch thi cơng và tiến độ thi cơng của cơng trình. Cơng ty khơng có bãi để cát, đá xây dựng. Vì vậy định mức dự trữ cát xây dựng cơng ty là rất ít. Chỉ chiếm 4% đến 7% cát xây dựng sử dụng trong tháng trước đó.
- Đá xây dựng: bao gồm: đá 05 x 1, đá 1 x2, đá 2x4, đá trắng…được mua và đưa về kho trực tiếp tại cơng trình đang thi cơng. Định mức dự trữ đá xây dựng chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ khoảng 4% đá xây dựng sử dụng trong tháng trước đó.
- Xi măng xây dựng: Bao gồm: Xi măng Hoàng Thạch PCB 30, Xi măng Hoàng Thạch PCB40, xi măng Phúc Sơn, xi măng Hải Dương, xi măng Hoàng Mai, và xi măng trắng. Đặc điểm của xi măng: Bị tác động trực tiếp của yếu tố thời tiết. Xi măng gặp nước rất dễ bị đơng đặc. Vì vậy việc bảo quản rất được coi trọng và
định mức dự trữ xi măng của công ty thường rất nhỏ chỉ chiếm 3% đến 5% xi măng sử dụng trong tháng trước đó.
- Gạch xây dựng: ít bị tác động của thời tiết. Gạch được mua đưa về tại kho của công ty. Định mức dự trữ chiếm khoảng 10% đến 12% gạch sử dụng trong tháng trước đó. Tỷ lệ này có thể tăng hoặc giảm căn cứ vào kế hoạch và tiến độ thi cơng cơng trình.
- Gạch lát nền: Có nhiều loại khác nhau. Căn cứ vào dự tốn cơng trình, đến giai đoạn sử dụng gạch lát nền cơng ty mới có kế hoạch mua gạch lát nền. Cơng ty khơng mua dự trữ gạch lát nền.
- Gạch ốp tường: có nhiều loại. Công ty không mua dự trữ gạch ốp tường mà chỉ có kế hoạch mua đủ cho cơng trình có sử dụng gạch.
- Gỗ: chủ yếu là các loại gỗ cốp pha. Do đặc điểm của gỗ không thể để tồn kho quá lâu nên công ty không mua dự trữ gỗ.
- Thiết bị điện: có nhiều loại như: các loại dây điện, các loại bóng đèn, các loại cáp, các loại quạt… Xong mỗi cơng trình sử dụng các loại thiết bị điện khơng giống nhau. Vì vây, thiết bị điện công ty không mua dự trữ.
- Thiết bị nước: có nhiều loại, mỗi cơng trình có thiết bị nước khác nhau, cơng ty không mua dự trữ thiết bị nước, mà chỉ mua cho từng cơng trình cơng trình khi cần.
- Thép xây dựng: chịu tác động của yếu tố thời tiết, dễ bị ơxy hố. Vì vậy cơng tác bảo quản NVL rất được coi trọng. Mức dự trữ thép của công ty căn cứ vào từng thời kỳ. Mức dự trữ thép chiếm khoảng 5% - 7% khối lượng thép sử dụng tháng trước đó.
(3) Tính giá NVL
Tính giá ngun vật liệu nhập kho
Giá trị Trị giá mua Các chi phí Thuế Các khoản thực tế = ghi trên hóa đơn + liên quan thu mua, + nhập + chiết khấu NVL của người bán vận chuyển, bốc dỡ khẩu giảm giá mua vào (Chưa thuế GTGT) (Chưa thuế GTGT) ( nếu có) (nếu có)
Tính giá ngun vật liệu xuất kho
Đặc điểm ngành xây dựng sử dụng các loại vật tư mua về nhập kho mà không thể quản lý theo từng lần nhập về số lượng như cát, đá… Vì sau mỗi lần nhập kho, NVL đã bị trộn lẫn số mới và số cũ nên hiện nay Cty đang áp dụng phương pháp tính giá bình qn cả kỳ dự trữ cho NVL xuất kho.
Đơn giá bình quân NVL xuất
=
Giá trị NVL tồn kho đầu
kỳ + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Tổng số lượng NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho X
Đơn giá bình quân NVL xuất kho
2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần kinhdoanh nhà và xây dựng Hải Dương doanh nhà và xây dựng Hải Dương
2.2.1. Chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu cần phải lập chứng từ kế tốn một cách chính xác, kịp thời đầy đủ theo đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ số 15/2006/BTC ban hành ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính. Các chứng từ kế tốn về ngun vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT) (Phụ lục 2.5, Phụ lục 2.6) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) (Phụ lục 2.7, Phụ lục 2.8) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT) (Phụ lục 2.16)