Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Tại Việt Nam, doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chiếm 90% trong tổng số gần 300.000 doanh nghiệp, cho thấy vai trò quan trọng của họ trong nền kinh tế Tuy nhiên, cơn bão tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu đã đẩy nhiều DNNVV vào khủng hoảng và phá sản, một phần do thiếu minh bạch tài chính trong việc tiếp cận nguồn vốn vay Nguyên nhân chính là chế độ và chuẩn mực kế toán chưa được hướng dẫn cụ thể và dễ hiểu cho DNNVV, cùng với việc thiếu thống nhất trong hình thức kế toán Hệ thống lý luận về kế toán bán hàng hiện tại cũng gặp khó khăn do sự áp dụng khác nhau giữa các doanh nghiệp, dẫn đến khó khăn trong kiểm tra và kiểm soát Do đó, cần làm rõ các quy định hiện có và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng để phù hợp hơn với thực tiễn kinh doanh đang thay đổi.
Nhiều doanh nghiệp, trong đó có Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nông Sản An Thịnh, không tuân thủ đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành Đội ngũ kế toán tại công ty còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc hạch toán một số nghiệp vụ không chính xác Ngoài ra, chính sách và phương thức bán hàng còn nhiều bất cập, trong khi kế toán quản trị về bán hàng chưa được phát huy hiệu quả.
Dựa trên những yêu cầu lý luận và khảo sát thực tế tại công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh, hoạt động kế toán bán hàng tại đây vẫn còn một số hạn chế trong tổ chức hạch toán và xây dựng bộ máy kế toán Điều này đòi hỏi cần có sự hoàn thiện để phù hợp hơn với các quy định chung.
Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Đề tài nghiên cứu tập trung vào lý luận và thực tiễn tổ chức công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp Nội dung nghiên cứu sẽ phân tích các khía cạnh liên quan đến quy trình kế toán bán hàng, từ đó đưa ra những giải pháp cải thiện hiệu quả công tác này.
Nghiên cứu quy trình kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm các phương thức bán hàng khác nhau, thời điểm ghi nhận doanh thu, và các chứng từ cũng như tài khoản cần thiết trong kế toán bán hàng Ngoài ra, việc sử dụng các sổ sách kế toán cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Bài viết sẽ nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh, bao gồm các nhân tố ảnh hưởng đến kế toán nghiệp vụ bán hàng Đặc biệt, sẽ phân tích tình hình kế toán đối với mặt hàng dừa Xiêm và các tồn tại hiện có trong quy trình kế toán bán hàng của công ty Cuối cùng, bài viết sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mỗi đề tài nghiên cứu đều hướng tới một mục tiêu cụ thể Với nghiên cứu này, tôi hy vọng sẽ đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty TNHH xuất nhập khẩu Nông sản.
An Thịnh đã có cái nhìn sâu sắc về công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng Đề tài thực tập này không chỉ đánh giá tính khoa học và hợp lý của quy trình kế toán hiện tại, mà còn xem xét sự tuân thủ theo chế độ mà Bộ Tài chính ban hành Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện những điểm còn hạn chế trong hệ thống kế toán của công ty Đề tài này còn cung cấp cho Bộ Tài chính cái nhìn thực tế về việc áp dụng chế độ kế toán hiện hành và nghiệp vụ kế toán bán hàng, từ đó kiểm nghiệm tính phù hợp của chế độ kế toán với thực tế hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Trong quá trình thực tập tại công ty, đề tài nghiên cứu này đã giúp em tích lũy những kiến thức thực tiễn về việc áp dụng chế độ kế toán vào hoạt động kinh doanh.
DN cụ thể và hoàn thiện thêm cho em những kiến thức về nghiệp vụ kế toán bán hàng trong DNTM.
Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán về nghiệp vụ bán hàng trong
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại quy định trong chuẩn mực kế toán (VAS)
Theo chuẩn mực kế toán số 01, được ban hành theo quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002, có liên quan đến 6 chuẩn mực kế toán đợt 2, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán cụ thể theo một khuôn mẫu thống nhất Chuẩn mực này thiết lập các nguyên tắc cơ bản cho hoạt động kế toán.
- Tài sản là nguồn lực do DN kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.
- Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của DN phát sinh từ các giao dịch đã qua mà DN phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
- Vốn chủ sở hữu là giá trị vốn của DN, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản trừ Nợ phải trả.
Lợi nhuận là chỉ số quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận bao gồm doanh thu, thu nhập khác và chi phí Những chỉ tiêu này phản ánh rõ nét tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh thu và thu nhập khác là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường và các hoạt động khác Những khoản thu này góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, không bao gồm vốn góp từ cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Chi phí là tổng hợp các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán, bao gồm tiền chi ra, giảm trừ tài sản hoặc phát sinh nợ, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu Tuy nhiên, chi phí không bao gồm các khoản góp vốn từ cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Theo chuẩn mực kế toán số 14 về “Doanh thu và thu nhập khác”, được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định các nguyên tắc và phương pháp kế toán liên quan đến doanh thu và thu nhập khác.
Thời điểm ghi nhận doanh thu
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
Doanh nghiệp hiện nay không còn giữ quyền quản lý và kiểm soát hàng hoá như trước, mà phải đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến quyền sở hữu hàng hoá dưới nhiều hình thức khác nhau.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tài sản hoạt động bình thường, điều này không được bao gồm trong các điều khoản bảo hành thông thường.
+ Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng hoá đó.
+ Khi hàng hoá được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành.
Khi người mua có quyền huỷ bỏ giao dịch mua hàng theo các điều khoản trong hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét khả năng hàng hóa có thể bị trả lại hay không.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ cần quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam Việc quy đổi này phải dựa trên tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Doanh thu phát sinh từ giao dịch và sự kiện được xác định dựa trên thoả thuận giữa doanh nghiệp và bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Giá trị doanh thu được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản thu được hoặc sẽ thu được, sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Doanh thu thuần của doanh nghiệp trong kỳ kế toán có thể thấp hơn doanh thu ghi nhận ban đầu do các yếu tố như chiết khấu thương mại, giảm giá cho khách hàng hoặc hàng hóa bị trả lại vì không đạt yêu cầu Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, dựa trên doanh thu và dịch vụ thực tế đã thực hiện.
Theo chuẩn mực số 02: “Hàng tồn kho” được ban hành theo quyết định
149/2001/QĐ-BTC, ngày 31/12/2001. Áp dụng trong kế toán bán hàng thì có 4 phươmg pháp xác định giá vốn hàng bán.
Phương pháp tính giá đích danh yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ nguồn gốc của từng đơn vị hàng hóa xuất bán, dựa trên các hóa đơn giá của những lần mua tương ứng để tính toán giá vốn hàng bán Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định và dễ dàng nhận diện.
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng hóa xuất bán dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng hóa mua trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo kỳ hoặc ngay sau khi nhập lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước, xuất trước quy định rằng hàng hóa mua trước sẽ được xuất bán trước Do đó, giá vốn của hàng hóa xuất bán sẽ được tính dựa trên giá của hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua sau sẽ được xuất trước Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính dựa trên giá của lô hàng nhập gần nhất.
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại theo chế độ kế toán hiện hành (Quyết định 48/2006/QĐ/BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)
- Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT (Bảng 2.1) là chứng từ quan trọng ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, giúp theo dõi và giám sát số lượng, chất lượng, và trị giá hàng hóa xuất bán Trên hóa đơn cần ghi rõ các thông tin như số hóa đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, và tổng cộng.
Hóa đơn này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao cho khách hàng, Liên 3: Nội bộ
Phiếu xuất kho (Bảng 2.2) là chứng từ quan trọng mà kế toán công ty sử dụng để theo dõi số lượng vật tư và hàng hóa xuất bán từ kho Chứng từ này không chỉ giúp thủ kho ghi chép vào thẻ kho mà còn là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết hoặc lập chứng từ vận chuyển hàng hóa.
Thủ kho lập phiếu xuất kho do phòng cung ứng với hai liên Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày tháng năm và ký vào các liên, một liên được giao cho người vận chuyển cùng hàng hóa, trong khi liên còn lại được dùng để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Hóa đơn bán hàng (Bảng 2.7) được sử dụng trong hình thức bán lẻ và chỉ được lập khi khách hàng yêu cầu Vào cuối ngày, nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp thông tin bằng cách lập bảng kê bán lẻ hoặc báo cáo bán hàng.
Sau khi khách hàng hoàn tất thanh toán, kế toán lập phiếu thu gồm 2 liên, ghi rõ nội dung và ký tên Phiếu thu sau đó được chuyển cho kế toán trưởng để duyệt và gửi cho thủ quỹ thực hiện thủ tục nhập quỹ.
Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Giấy báo Có là thông báo từ Ngân hàng gửi đến Doanh Nghiệp, thông báo về số tiền hiện có trong tài khoản của Doanh Nghiệp khi có các giao dịch kinh tế liên quan đến số tiền gửi này.
- Hóa đơn giảm giá, chiết khấu….
TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ khối lượng hàng hóa đã được xác định là bán ra trong kỳ kế toán.
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
+ TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm.
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 521, hay “Các khoản giảm trừ doanh thu”, được sử dụng để ghi nhận toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng, và số tiền này được tính vào doanh thu hoạt động kinh doanh TK 521 bao gồm 3 tài khoản cấp 3.
Chiết khấu thương mại (TK 5211) là khoản giảm giá dành cho người mua khi họ mua hàng với số lượng lớn, và khoản này được ghi rõ trên hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ liên quan khác.
+ TK 5212: “Hàng bán bị trả lại”: phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại.
TK 5213: “Giảm giá hàng bán” ghi nhận các khoản giảm giá hàng hóa so với giá bán được nêu trong hợp đồng giá trị gia tăng (HĐ GTGT) hoặc giá bán thông thường trong kỳ.
Giá vốn hàng bán (TK 632) phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, cũng như giá thành sản xuất của các sản phẩm xây lắp mà doanh nghiệp xây lắp đã bán trong kỳ.
TK 156 phản ánh giá trị hiện tại và sự biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa trong doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại kho, quầy hàng và hàng hóa bất động sản.
TK 157, hay còn gọi là “Hàng gửi đi bán”, phản ánh giá trị của hàng hóa và thành phẩm đã được gửi hoặc chuyển đến khách hàng Nó bao gồm các mặt hàng, thành phẩm được gửi đến đại lý hoặc theo hình thức ký gửi.
Trị giá dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
1.5.2.3 Vận dụng tài khoản kế toán một số nghiệp vụ cụ thể.
Phương thức bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, nhằm mục đích tiêu thụ hoặc gia công chế biến hàng hóa trước khi bán ra Phương thức này bao gồm hai hình thức chính.
Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho là hình thức kinh doanh trong đó hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Đây là một cách thức hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho và tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm Bán buôn qua kho không chỉ đảm bảo chất lượng hàng hóa mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận và vận chuyển.
Trong phương thức này có 2 hình thức:
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ MẶT HÀNG DỪA XIÊM TẠI CÔNG TY TNHH XNK NÔNG SẢN AN THỊNH
Phương pháp hệ nghiên cứu về kế toán bán hàng
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Để nghiên cứu đề tài này em sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu: phương pháp tổng hợp số liệu và phương pháp phỏng vấn.
Các phương pháp nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác về tình hình hoạt động của công ty và thực trạng bộ máy kế toán Chúng giúp xác định những ưu điểm và hạn chế mà kế toán gặp phải, từ đó phản ánh thực tế hoạt động của công ty Dựa trên những thông tin này, các phương pháp nghiên cứu cho phép đề xuất các giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán, hướng tới việc hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán trong công ty.
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng để tìm hiểu những đặc điểm nổi bật về hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời tập trung vào các khía cạnh cụ thể của công tác kế toán bán hàng Điều này giúp xác định rõ ràng quy trình và thực tiễn trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Mục đích của phương pháp này là phỏng vấn trực tiếp các đối tượng liên quan đến đề tài nghiên cứu, nhằm hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của công ty và công tác quản lý kế toán bán hàng.
Bước 1: Lập kế hoạch phỏng vấn.
Xây dựng kế hoạch phỏng vấn bao gồm các vấn đề sau:
Để đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp với đề tài nghiên cứu về kế toán bán hàng, người được phỏng vấn cần phải có liên quan trực tiếp đến công việc này Vì vậy, đối tượng phỏng vấn sẽ là kế toán trưởng và kế toán tổng hợp.
* Địa điểm phỏng vấn: Tại phòng kế toán tài chính
* Yêu cầu và nội dung câu hỏi phỏng vấn:
Yêu cầu của câu hỏi phỏng vấn:
Câu hỏi phỏng vấn cần phải liên quan chặt chẽ đến các vấn đề nghiên cứu trong đề tài kế toán bán hàng, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán mặt hàng dừa Xiêm Việc này sẽ giúp thu thập thông tin chính xác và sâu sắc, phục vụ cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh trong ngành hàng này.
+ Câu hỏi phải phù hợp với đối tượng được phòng vấn.
+ Câu hỏi đặt ra phải dễ hiểu tránh gây khó khăn cho đối tượng được phỏng vấn.
Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn xem phụ lục số 14.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn.
Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cần khéo léo đặt ra các câu hỏi gợi mở để thu thập thông tin một cách hiệu quả Sau khi hoàn thành phỏng vấn, việc ghi chép và viết báo cáo về các thông tin thu thập được là rất quan trọng.
Yêu cầu của báo cáo: Lựa chọn các thông tin phù hợp với mục đích nghiên cứu của đề tài.
Kết quả thu thập cho thấy thông tin về kế toán bán hàng tại công ty, đặc biệt là liên quan đến mặt hàng dừa Xiêm Nghiên cứu tập trung vào cách thức ghi nhận doanh thu, quy trình xác định giá gốc và cách xác định giá bán sản phẩm.
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Để thực hiện phân tích dữ liệu thu thập được thì đòi hỏi phải thu thập một lượng thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và phù hợp với mục đích, yêu cầu về nội dung, phạm vi của đối tượng cần phân tích.
Sau khi thực hiện quan sát, điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn trực tiếp các nhân viên kế toán tại công ty, chúng tôi sẽ áp dụng phương pháp tổng hợp để phân tích dữ liệu thu thập được.
Qua quan sát sẽ tổng hợp thành khái quát thành quy trình hạch toán tại công ty như sau:
Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ Định khoản Ghi vào sổ NKC và các loại sổ có liên quan
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Kết quả phỏng vấn sẽ cung cấp ý kiến đánh giá từ các kế toán trong công ty Dựa trên những thông tin và ý kiến này, chúng tôi sẽ tổng hợp để xác định các vấn đề quan trọng và cần thiết, góp phần vào kết quả cuối cùng của quá trình phỏng vấn.
2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng trong DNTM.
2.2.1 Tình hình trong nước về vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, nền kinh tế trong và ngoài nước đã ổn định và phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty, từ đó ảnh hưởng tích cực đến phòng kế toán và kế toán bán hàng Tuy nhiên, khủng hoảng kinh tế toàn cầu vào năm 2008 và đầu năm 2009 đã tác động tiêu cực đến tình hình kinh doanh của công ty Để đạt được tốc độ tăng trưởng bền vững, công ty đã nỗ lực không ngừng nhằm đảm bảo doanh thu bán hàng và lợi nhuận tiếp tục tăng trưởng.
2.2.2 Sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường.
Nền kinh tế hiện nay đang thay đổi nhanh chóng, chủ yếu nhờ vào sự phát triển của khoa học công nghệ, dẫn đến sự xuất hiện của nhiều phương thức bán hàng mới như bán hàng qua điện thoại và đặt hàng trực tuyến, cùng với các hình thức thanh toán nhanh chóng qua thẻ Những nghiệp vụ mới này đã ảnh hưởng đáng kể đến kế toán bán hàng trong các công ty Tuy nhiên, chế độ kế toán ban hành từ năm 2006 và các chuẩn mực hướng dẫn từ 2001, 2002 đã không kịp thời cập nhật để phù hợp với thực tế hiện tại, đặc biệt là khi có nhiều thay đổi trong chính sách thuế và báo cáo tài chính từ nhà nước.
Chế độ chuẩn mực kế toán hiện hành thiếu sự rõ ràng cho từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể và không có hệ thống kế toán tiêu chuẩn, điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến công tác kế toán tại các công ty.
Công ty TNHH Nông Sản An Thịnh, một doanh nghiệp nhỏ và vừa, cho thấy sự tập trung quyền lực vào giám đốc, người nắm giữ toàn quyền chỉ đạo, kể cả trong lĩnh vực kế toán Điều này dẫn đến tình trạng các kế toán viên thường phải tuân theo chỉ đạo của giám đốc, mặc dù họ nhận thức được rằng những chỉ thị này có thể vi phạm các quy định và chuẩn mực kế toán.
Thực trạng quy trình kế toán tiêu thụ sản phẩm dừa Xiêm tại Công ty
2.3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh
Công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh, có địa chỉ tại Lô N3A, khu Tái Định Cư X2B, phường Yên Sở, Quận Hoàng Mai, Hà Nội, được thành lập vào ngày 1 tháng 8 năm 2000 với vốn góp ban đầu là 2 tỷ đồng.
Công ty chúng tôi, từ khi thành lập, đã chuyên cung cấp rau, củ, quả tươi sạch cho thị trường nội địa và quốc tế với sản phẩm đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi người Sản phẩm được phân phối rộng rãi tại các siêu thị, cửa hàng ăn uống và đại lý ở Hà Nội Tuy nhiên, sản phẩm dừa Xiêm ban đầu không thu hút được sự chú ý của người tiêu dùng do sự cạnh tranh từ nhiều loại nước giải khát khác Để nâng cao nhận thức về dừa, công ty đã tích cực quảng bá các lợi ích của nó như thực phẩm bổ dưỡng, giúp làm đẹp, chăm sóc tóc, và duy trì sức khỏe, cũng như hỗ trợ chức năng khớp.
- Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Công ty là một DN hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động kinh doanh của mình.
Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, công ty liên tục điều chỉnh các phương thức kinh doanh và tìm kiếm nguồn hàng cũng như thị trường tiêu thụ mới, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Chức năng của công ty là kinh doanh các sản phẩm rau, củ, quả tươi và sạch.
- Tổ chức tốt việc mua bán hàng hoá.
- Tổ chức các mạng lưới bán buôn, bán lẻ sản phẩm.
- Tổ chức tốt công tác bảo quản các sản phẩm, đảm bảo lưu thông sản phẩm thường xuyên, liên tục và ổn định trên thị trường.
- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh.
- Thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với nhà nước thông qua nộp thuế vào ngân sách nhà nước, tuân thủ các luật lệ chính sách của Nhà nước.
2.3.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH XNK Nông sản An Thịnh
2.3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH XNK Nông sản An Thịnh.
Chức năng các phòng ban như sau:
- Giám đốc: Phụ trách quản lý, giám sát chung mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Phó giám đốc là người đại diện cho giám đốc trong việc xử lý các công việc nội bộ của công ty Đồng thời, phó giám đốc đóng vai trò là trợ thủ đắc lực, hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý và đề xuất các chính sách nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Phòng Kinh tế Kế hoạch - Tiếp thị đảm nhận việc nghiên cứu nhu cầu của khách hàng liên quan đến mặt hàng và chất lượng sản phẩm Đồng thời, phòng cũng thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của thị trường.
Phòng vật tư hàng hoá
Phòng tổ chức hành chính nhân sự
Phòng tài chính kế toán
Phó giám đốc nghiên cứu mở rộng thị trường có nhiệm vụ xây dựng định mức dự trữ phù hợp với từng thời kỳ trong năm, kiểm tra tình hình dự trữ sản phẩm để tránh tình trạng dư thừa Vị trí này cũng tiếp nhận và xử lý thông tin về tiêu thụ sản phẩm, giải quyết khiếu nại của khách hàng và tổ chức các hoạt động bán hàng Ngoài ra, phó giám đốc còn tham mưu xây dựng cơ chế, chính sách, thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh và giám sát việc bán hàng tại các cửa hàng, đại lý Đặc biệt, việc phát triển mối quan hệ với các đối tác để mở rộng mạng lưới tiêu thụ và đẩy mạnh hoạt động tiếp thị, quảng cáo sản phẩm cũng là một phần quan trọng trong công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán tài chính cho hoạt động kinh doanh của Công ty, tổng hợp kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, phòng cũng phân tích hoạt động kinh doanh để kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của Công ty, đồng thời tư vấn cho ban Giám đốc các giải pháp tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phòng tổ chức hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy nhân sự và tuyển dụng nhân viên để đảm bảo nguồn lực cho hoạt động liên tục của công ty Ngoài ra, phòng còn xây dựng chính sách về tiền lương, khen thưởng và kỷ luật, đồng thời quản lý và giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn và chính sách liên quan đến lao động Họ cũng chịu trách nhiệm hoạch định phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Phòng vật tư, hàng hoá: Có trách nhiệm quản lý và bảo quản các mặt hàng, cung ứng các vật tư, thiết bị cần thiết cho doanh nghiệp.
2.3.2.2 Chính sách kế toán của công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh.
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên Excel và ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung, tuân thủ chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 14/09/2006.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12, với kỳ kế toán được tính theo tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, và việc chuyển đổi các đồng tiền khác sang VNĐ được thực hiện theo nguyên tắc tỷ giá thực tế.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước – xuất trước Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
2.3.3 Thực trạng quy trình kế toán tiêu thụ sản phẩm dừa Xiêm tại công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh
Công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng, bao gồm bán buôn giao hàng trực tiếp, bán hàng qua đại lý và bán lẻ Các hình thức thanh toán được sử dụng là thanh toán trực tiếp và thanh toán chậm.
Khi thực hiện các giao dịch bán hàng và thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ phù hợp để phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ và thanh toán Việc luân chuyển chứng từ, kiểm tra và ghi chép sổ sách phải được thực hiện một cách hợp lý, đồng thời chứng từ cần được lưu trữ khoa học và an toàn Để hạch toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra, doanh nghiệp sử dụng các hóa đơn GTGT và các chứng từ gốc khác, trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển gốc của phòng kinh doanh Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Sau khi hoàn tất thủ tục bán hàng, phòng kinh doanh chuyển bộ chứng từ cho phòng kế toán Kế toán tiêu thụ hàng hóa có trách nhiệm ghi chép số liệu từ hóa đơn bán hàng vào sổ chi tiết và các bảng kê, sau đó cập nhật vào sổ cái của các tài khoản liên quan.
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về, phiếu nhập kho và phiếu nhập kho hàng trả lại Việc giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại sẽ tác động đến các tài khoản liên quan như doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra, phải thu khách hàng và giá vốn hàng bán.
Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng được thực hiện dựa trên hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu và giấy báo có Kế toán sẽ cập nhật các thông tin này vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu, cùng với các bảng kê và nhật ký chung liên quan.
Khi quá trình mua hàng hoàn tất, kế toán phải hạch toán giá vốn hàng bán.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ MẶT HÀNG DỪA XIÊM TẠI CÔNG TY TNHH XNK NÔNG SẢN AN THỊNH
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ mặt hàng dừa Xiêm tại Công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh Đã được thành lập hoạt động sau nhiều năm, công ty đã không ngừng đổi mới về hệ thống quản lý mà ngay cả bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường.
Sau thời gian thực tập tại công ty, mặc dù khả năng còn hạn chế, nhưng với kiến thức từ trường, tôi xin đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán chung và kế toán bán hàng tại đây.
3.1.1.1 Đánh giá việc tuân thủ VAS của công ty.
Công ty áp dụng chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước, đảm bảo mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Hợp đồng và chứng từ cần được quản lý chặt chẽ về số lượng, nguyên tắc ghi chép và các yêu cầu liên quan Chứng từ là cơ sở quan trọng để thực hiện hạch toán, do đó cần được đánh giá theo trình tự thời gian và thường xuyên kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng với các chứng từ gốc Việc kiểm tra này giúp phân loại và tổng hợp thông tin tài chính hiệu quả Luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ hạn chế tình trạng ghi chép trùng lặp hoặc thiếu sót.
Kế toán phản ánh các nghiệp vụ và sử dụng các tài khoản tương đói với chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
3.1.1.2 Những mặt còn hạn chế trong việc hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng của công ty.
Công ty hiện đang sử dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và thực hiện lập sổ cùng các bảng biểu trên Excel Mặc dù phương pháp này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật Hơn nữa, doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán máy, điều này dẫn đến khối lượng công việc kế toán vẫn còn lớn.
Công ty cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, giúp hạn chế thời gian chiếm dụng vốn Hiện tại, công ty gặp khó khăn với các khoản phải thu quá hạn do phần lớn khách hàng thanh toán chậm, chỉ một số ít thanh toán ngay Việc nhắc nhở khách hàng về quá hạn thanh toán chủ yếu được thực hiện qua điện thoại, dẫn đến nhiều khoản phải thu quá hạn và gây thiệt hại cho công ty Do đó, công ty cần có biện pháp xử lý hiệu quả hơn đối với các tài khoản phải thu.
Hiện nay, nhiều công ty đang gặp phải tình trạng hàng tồn kho bị giảm giá do biến động giá cả trên thị trường, trong khi kế toán không áp dụng tài khoản dự phòng Tình trạng này ảnh hưởng đến độ chính xác trong việc xác định kết quả tiêu thụ Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng qua điện thoại và ký gửi đại lý, nhưng việc tiếp nhận đơn hàng qua điện thoại chưa hiệu quả do chỉ có một kế toán bán hàng tiếp nhận, dẫn đến nhầm lẫn giữa các khách hàng và hàng hóa, gây ra tình trạng khách hàng trả lại hàng Đối với hình thức ký gửi đại lý, công ty không có nhân viên giám sát thường xuyên, khiến một số đại lý tự ý tăng giá sản phẩm, làm giảm uy tín của công ty Hiện tại, công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị, kế toán bán hàng chỉ thực hiện nhập số liệu và cung cấp báo cáo, mà chưa thực hiện dự toán hay phân tích tình hình tiêu thụ hàng hóa.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty
3.1.2 Các phát hiện qua nghiên cứu kế toán tiêu thụ sản phẩm dừa Xiêm tại công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh
Nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán dừa Xiêm tại Công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh cho thấy công ty đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kế toán bán hàng Công ty thực hiện hiệu quả quy trình luân chuyển chứng từ và quản lý hàng hóa cả về giá trị lẫn hiện vật Đồng thời, công ty cũng đảm bảo cung cấp kịp thời các báo cáo về bán hàng, nhập xuất tồn hàng hóa theo yêu cầu của giám đốc và phòng kinh doanh.
Công ty đang đối mặt với một số hạn chế trong việc hạch toán theo chế độ kế toán 48/2006/QĐ-BTC và các thông tư hướng dẫn, đặc biệt là việc ghi nhận doanh thu từ hàng bán có sản phẩm khuyến mại chưa chính xác Theo VAS 14, công ty đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu, nhưng lại ghi nhận doanh thu bằng 0 Hơn nữa, kế toán quản trị chưa được áp dụng hiệu quả, cùng với phương thức bán hàng còn nhiều bất cập, dẫn đến thiệt hại về tài sản và uy tín của công ty đối với khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác kế toán, công ty cần triển khai các biện pháp hoàn thiện hệ thống kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng.
3.2 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty.
Dựa trên việc phân tích những thành công và thách thức trong hoạt động kế toán bán hàng tại công ty TNHH XNK Nông Sản An Thịnh, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của kế toán bán hàng, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với thực tiễn hoạt động của công ty.
Để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và luân chuyển chứng từ, việc sử dụng chứng từ một cách hợp lý và đúng đắn là vô cùng quan trọng.
Theo quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 thì hàng khuyến mãi đủ tiêu chuẩn để ghi nhận DT.
Việc hạch toán doanh thu (DT) bằng 0 đối với hàng hóa dùng cho khuyến mãi là không đúng quy định và không phản ánh chính xác doanh thu bán hàng của công ty Do đó, công ty cần tiến hành sửa đổi để đảm bảo sự phù hợp với các quy định hiện hành.
Theo Thông tư số 30/2008/TT-BTC, khi lập hóa đơn cho hàng khuyến mại, cần ghi rõ tên và số lượng hàng hóa, đồng thời ghi chú là hàng khuyến mại không phải tính thuế GTGT, không ghi dòng thuế GTGT mà gạch chéo Số tiền trên hóa đơn sẽ là giá xuất kho của hàng hóa.
Căn cứ vào HĐ GTGT lập cho hàng khuyến mãi, kế toán:
Nợ TK 642(6421): Chi phí bán hàng
Có TK 511: DT theo giá vốn hàng khuyến mãi Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, phản ánh giá vốn hàng khuyến mãi.
Đối với hình thức bán hàng đại lý, thủ kho cần lập bảng tổng hợp hàng bán trong tháng kế toán Dựa trên bảng tổng hợp này, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng (HĐ GTGT) cho số hàng đã bán, làm cơ sở để hạch toán doanh thu, giá vốn, và tính thuế GTGT đầu ra cho các mặt hàng bán đại lý.
Giải pháp về sổ sách kế toán:
Công ty hiện đang sử dụng nhật ký chung trên Excel để thực hiện báo cáo bán hàng và lập báo cáo tài chính cuối niên độ Tuy nhiên, các sổ sách cần thiết không được in ra mà được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính.
Như vậy là kế toán tại công ty chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong công tác kế toán.
Việc lưu trữ dữ liệu kế toán trên máy tính có thể gặp rủi ro mất mát, do đó, kế toán cần dựa vào chứng từ để phục hồi thông tin, điều này có thể phức tạp và thiếu sót Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty nên in các sổ kế toán quan trọng vào cuối mỗi quý hoặc năm Các sổ cần lưu giữ bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiết hàng hóa và Sổ Cái của các tài khoản 511, 632, 156.
Giải pháp về áp dụng chính sách bán hàng
Hiện tại, công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm, dẫn đến việc khách hàng thường chờ đến hạn hoặc thậm chí quá hạn mới thanh toán Điều này gây ra tình trạng thiếu vốn cho công ty, ảnh hưởng đến khả năng quay vòng lưu chuyển hàng hóa.
Vì vậy công ty nên áp dụng chính sách chiết khầu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả tiền hàng sớm hơn.
Nếu công ty quy định hạn thanh toán là 30 ngày, khách hàng sẽ nhận được chiết khấu 1% nếu thanh toán sớm trong vòng 5 ngày kể từ ngày mua hàng.
Số chiết khấu thanh toán đó sẽ hạch toán vào TK 635 “Chi phí tài chính”
Khi phát sinh chiết khấu thanh toán cho khách hàng do thanh toán trước hạn phải thanh toán theo thỏa thuận, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 635: Chi phí tài chính.
Có TK 111, 112: Số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Hoặc, nếu tính luôn khi khách hàng thanh toán:
Nợ Tk 111, 112: Số Tiền thực nhận.
Nợ TK 635: Chi phí tài chính.
Có TK 131: Phải thu khách hàng.
Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính, xác đinh kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 635: Chi phí tài chính phát sinh trong kỳ.
Giải pháp đối với hàng tồn kho bị giảm giá
Để giảm thiểu thiệt hại và tăng cường khả năng chủ động tài chính trước các tác động từ thị trường, như sự giảm giá hàng hóa, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp lập dự phòng Việc này không chỉ giúp giảm bớt rủi ro mà còn mang lại quyền lợi tài chính cho doanh nghiệp.
Cuối niên độ, kế toán cần kiểm kê hàng tồn kho để phát hiện sự chênh lệch giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và giá thực tế trên thị trường Nếu giá thực tế thấp hơn giá trị sổ sách, kế toán phải lập dự phòng để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ * Mức giá của hàng tồn kho.
Sử dụng TK 1593: “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Cuối niên độ kế toán, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối niên độ kế toán, cần tính toán mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo và so sánh với số dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước.
