TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Xác lập và tuyên bố trong đề tài
Đề tài nghiên cứu này sẽ tập trung vào quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Hàn Quốc của công ty TNHH Volex, dựa trên khung kết cấu quy định của một chuyên đề tốt nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Công ty TNHH Volex đang tập trung hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển, với các mục tiêu nghiên cứu được xác định là những yếu tố nền tảng quan trọng.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Phân tích thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Hàn Quốc của công ty TNHH Volex
Để hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Hàn Quốc của công ty TNHH Volex, cần đề xuất các giải pháp và kiến nghị cụ thể Trước hết, công ty nên cải tiến quy trình đóng gói và vận chuyển nhằm giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình giao hàng Thứ hai, việc thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác vận tải sẽ giúp tối ưu hóa thời gian giao hàng và chi phí Cuối cùng, cần tăng cường đào tạo nhân viên về quy trình xuất khẩu và các quy định của thị trường Hàn Quốc để đảm bảo tuân thủ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu của công ty TNHH Volex sang thị trường Hàn Quốc thông qua phương thức vận chuyển đường biển.
- Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập và tổng hợp số liệu của công ty trong khoảng thời gian năm 2008 đến năm 2010.
Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu của đề tài
1.5.1 Khái niệm và những đặc điểm cơ bản, phân loại của giao nhận trong hoạt động ngoại thương
1.5.1.1 Khái niệm về giao nhận trong hoạt động ngoại thương
Giao nhận là quy trình vận tải hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận, bao gồm các công việc như bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải dọc đường, dỡ hàng khỏi tàu và giao hàng cho người nhận Thực chất, giao nhận tổ chức quá trình chuyên chở và xử lý các thủ tục liên quan, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Dịch vụ giao nhận, theo quy tắc của FIATA, bao gồm mọi loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam (23-5-1997), giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ liên quan, nhằm giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
1.5.1.2 Những đặc điểm cơ bản của hoạt động giao nhận
Quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra giữa các quốc gia khác nhau, nơi hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua thông qua các phương tiện vận tải Giao nhận không tạo ra sản phẩm mới mà chỉ thay đổi vị trí không gian của hàng hóa mà không làm thay đổi bản chất của nó.
Hoạt động giao nhận hàng hóa luôn gắn liền với vận tải, vì người bán ở các quốc gia khác nhau Do đó, phương tiện vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển hàng hóa từ địa điểm gửi đến địa điểm nhận.
Hoạt động giao nhận bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài, bao gồm cả những yếu tố khách quan và chủ quan Sự hiệu quả của quá trình này còn phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ chuyên môn của người thực hiện giao nhận.
Hoạt động giao nhận hàng hóa thường phụ thuộc vào tính chất thời vụ của xuất nhập khẩu Do đó, sự biến động trong hoạt động xuất nhập khẩu cũng dẫn đến sự thay đổi trong hoạt động giao nhận, cho thấy tính thời vụ của cả hai lĩnh vực này.
Mang tính thụ động, quy trình này phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định từ nhà vận chuyển, cũng như các ràng buộc pháp lý và tập quán của cả nước xuất khẩu, nhập khẩu và nước thứ ba.
1.5.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận
Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
- Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế.
- Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá trong phạm vi quốc gia.
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:
- Giao nhận thuần tuý: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần tuý việc gởi hàng đi hoặc nhận hàng đến.
Giao nhận tổng hợp là hoạt động bao gồm nhiều dịch vụ, không chỉ dừng lại ở giao nhận thuần túy mà còn mở rộng ra xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn và quản lý kho tàng.
Căn cứ vào phương thức vận tải:
- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường biển
- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sông
- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt
- Giao nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không
- Giao nhận hàng chuyên chở bằng ô tô
- Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp bằng nhiều phương thức vận tải khác nhau.
Căn cứ vào tính chất giao nhận:
- Giao nhận riêng: là hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự tổ chức không sử dụng dịch vụ của người giao nhận.
- Giao nhận chuyên nghiệp: là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự uỷ thác của khách hàng.
1.5.2 Nội dung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu 1.5.2.1 Quy trình giao hàng bằng đường biển đối với hàng xuất khẩu trong các container
1.5.2.1.1Nếu gửi hàng nguyên ( FCL- Full Container Load)
FCL (Full Container Load) là hình thức vận chuyển hàng hóa bằng nguyên container, trong đó người gửi và nhận hàng có trách nhiệm đóng gói và dỡ hàng khỏi container Khi người gửi có khối lượng hàng hóa đồng nhất đủ để lấp đầy một hoặc nhiều container, họ sẽ thuê container để gửi hàng Các bước thực hiện quy trình gửi hàng nguyên container bao gồm việc chuẩn bị hàng hóa, thuê container, đóng gói và dỡ hàng.
Chủ hàng hoặc người gửi hàng cần ủy thác việc điền thông tin vào booking note và cung cấp cho đại diện của hãng tàu để xin chữ ký, kèm theo bảng danh mục hàng hóa xuất khẩu.
- Sau khi kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn.
- Chủ hàng lấy container rỗng về kho riêng của mình, đóng hàng vào, kiểm nghiệm, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan và niêm phong cặp chì.
-Giao cho tàu tại bãi container (Container yard), trước khi hết thời hạn qui định của từng chuyến tàu và lấy Mate’ Receipt.
- Sau khi hàng đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn.
1.5.2.1.2 Nếu gửi hàng lẻ (LCL- Less than container load)
LCL là hình thức vận chuyển hàng hóa trong đó nhiều lô hàng được đóng chung trong một container, và người gom hàng sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng và dỡ hàng Khi số lượng hàng hóa không đủ để lấp đầy một container, chủ hàng có thể lựa chọn gửi hàng theo phương thức hàng lẻ Các bước thực hiện gửi hàng lẻ bao gồm việc chuẩn bị hàng hóa, chọn đơn vị vận chuyển, và thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng được giao an toàn và đúng thời gian.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở tại ICD qui định và lấy vận đơn.
- Người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng các lô hàng lẻ đó vào container sau khi đã kiểm tra hải quan và niêm phong cặp chì.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
1.5.2.2 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng Đối với loại hàng này việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau đó cảng mới tiến hành giao cho tàu.
1.5.2.2.1 Giao hàng xuất khẩu cho cảng
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng.
- Trước khi giao hàng cho cảng phải giao cho cảng các giấy tờ như:
+ Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất khẩu (nếu có) + Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng
- Giao hàng vào kho, bãi cảng
1.5.2.2.2 Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu
- Trước khi giao hàng cho tàu thì chủ hàng phải:
+ Làm các kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR.
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng.
- Tổ chức xếp và giao hàng lên tàu như sau:
Trước khi xếp hàng lên tàu, chủ hàng cần tổ chức vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, và sắp xếp xe, công nhân cùng người áp tải nếu cần thiết.
Việc bốc dỡ và giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng, dưới sự giám sát của đại diện hải quan Hàng hóa sẽ được xếp lên tàu một cách cẩn thận để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG PHÍCH CẮM ĐIỆN XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VOLEX
Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu : 1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp qua phiếu điều tra trắc nghiệm được áp dụng để khảo sát thực trạng tại công ty TNHH Volex, dựa trên phản hồi từ các nhân viên trong công ty.
Phiếu điều tra tập trung vào trực trạng công tác quản trị giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc của công ty.
- Phương pháp phân tích dữ liệu:
Phương pháp phân tích dữ liệu gồm phương pháp phân tích, thống kê và tổng hợp.
2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phiếu phỏng vấn chuyên gia
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện thông qua phiếu phỏng vấn chuyên gia, nhằm khảo sát thực trạng tại công ty TNHH Volex Nghiên cứu dựa trên những câu trả lời từ các chuyên gia phụ trách các hoạt động liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Bài phỏng vấn tập trung vào đánh giá của ban lãnh đạo công ty về quy trình giao hàng xuất khẩu phích cắm điện sang thị trường Hàn Quốc, nhằm cải thiện hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Danh sách đối tượng tham gia phỏng vấn:
- Vũ Đình Đông: Giám đốc
- Trần Đăng Lưu: Trưởng phòng kinh doanh
- Nguyễn Kim Phương: Trưởng phòng xuất nhập khẩu
2.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 2.1.2.1 Mục đích
Áp dụng phương pháp tiếp cận thông tin từ các nghiên cứu có sẵn giúp người nghiên cứu tham khảo và hiểu rõ hơn về vấn đề đang được nghiên cứu.
- Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm 2008, 2009, 2010.
- Tài liệu tham khảo tại thư viện:
- Nguồn dữ liệu trên internet:
Website của Hiệp hội giao nhận – kho vận Việt Nam: www.vla.info.vn Website của Tạp chí Vietnam Logistics Review: www.vlr.vn
Website Văn hóa doanh nhân Việt Nam: www.vhdn.vn
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên cứu
2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH Volex 2.2.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Volex Việt Nam Tên viết tắt: Volex
Tên tiếng Anh: Volex Cable Assembly(Vietnam) Co.,Ltd
Biểu tượng của công ty : Người đại diện: Vũ Đình Đông Chức vụ : Tổng giám đốc
Trụ sở : Lô D- 5B, khu công nghiệp Thăng Long, Đông Anh, TP Hà
Trụ sở chính : Dornoch House, Kelvin Close, Birchwood Science Park, Warrington, WA3 7JX, England
Tài khoản số : 002-025666-041 Tại ngân hàng HSBC chi nhánh Hà NộiGiấy phép đầu tư số: 24/GP-KCN-HN cấp ngày 09 tháng 08 năm 2001
2.2.1.2 Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
2.2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm truyền dẫn phục vụ cho thiết bị điện tử, bao gồm công nghệ cáp quang, công nghệ phát sóng Viba và phích cắm điện Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty gồm cáp sợi quang treo hình số 8, phích cắm điện chôn trực tiếp, cáp sợi quang ADSL và các phụ kiện cáp quang.
Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu, tọa lạc trong khu công nghiệp Chúng tôi cam kết sản xuất hàng hóa với 80% phục vụ cho xuất khẩu, đồng thời đáp ứng một phần nhu cầu tiêu thụ trong nước.
2.2.2 Môi trường bên trong 2.2.2.1 Nguồn nhân lực của công ty:
Công ty có tổng số 425 cán bộ công nhân viên được chia thành các phòng ban:
- Phòng Tài Chính Kế Toán: 03 người
- Phòng Hành Chính Nhân Sự: 04 người
- Phòng Quản Lý Chất Lượng: 05 người
- Phòng Xuất Nhập Khẩu: 11 người
Tất cả nhân viên trong công ty cùng nhau hình thành một nền văn hóa chung, mang đậm bản sắc riêng, giúp họ cảm thấy tự hào và cống hiến hết mình cho mục tiêu chung Điều này tạo ra sự khác biệt nổi bật so với các công ty khác trên thị trường.
Công ty Volex chú trọng yếu tố con người, thể hiện qua kỹ năng giao tiếp, nghiệp vụ chuyên môn, trách nhiệm trong công việc và tinh thần xây dựng doanh nghiệp Tất cả cán bộ công nhân viên đều nhận thức rằng văn hóa doanh nghiệp không chỉ là mục tiêu mà còn là động lực, góp phần quan trọng vào sự thành công và hội nhập của công ty trên thị trường khu vực và toàn cầu.
2.2.2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu
Năm tài chính của công ty theo quy định của Anh bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 năm trước đến 31 tháng 3 năm sau Trong khi đó, năm tài chính ở Việt Nam trùng với năm dương lịch Ví dụ, số liệu năm 2007 sẽ được tính từ ngày 1 tháng 4 năm 2007 đến ngày 31 tháng 3 năm 2008.
Bảng 1: Kim ngạch xuất khẩu của công ty từ năm 2007 đến năm 2010 (Nguồn
Phòng Kế Toán- công ty TNHH Volex)
Sản lượng xuất khẩu Kim ngạch xuất khẩu
Giá trị (Ngàn USD) Tốc độ tăng (%)
Dựa vào bảng số liệu kim ngạch xuất khẩu, có thể nhận thấy rằng sản lượng và giá trị hàng xuất khẩu của công ty đã có sự biến động qua các năm.
2007 so với năm 2006 chỉ tăng lên 13,43%, đến năm 2008 sản lượng giảm nhẹ 2.72
Cuộc khủng hoảng tài chính kinh tế Mỹ đã ảnh hưởng sâu rộng đến thị trường toàn cầu, không chỉ làm giảm sút các hoạt động tài chính mà còn tác động mạnh mẽ đến sản xuất Trong số các sản phẩm của công ty, thiết bị truyền dẫn và phích cắm điện, sản phẩm phích cắm điện chiếm tới 45% tổng giá trị xuất khẩu.
2.2.3 Môi trường bên ngoài công ty:
2.2.3.1 Môi trường pháp luật trong nước và quốc tế
Trước thách thức hội nhập, nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, phải đối mặt với những yếu tố pháp lý chưa hoàn thiện Hệ thống pháp luật hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của dịch vụ giao nhận hàng, cùng với cơ chế quản lý phức tạp từ các cơ quan chức năng, đã ảnh hưởng đến quyền lợi của các doanh nghiệp Điều này tạo ra rào cản lớn khi ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực này, trong khi các quy định pháp lý còn lỏng lẻo Công ty TNHH Volex Việt Nam cần thận trọng trong hoạt động xuất khẩu và giao hàng bằng đường biển, vì họ thường không nhận được sự bảo vệ đầy đủ từ pháp luật trước các hành vi cạnh tranh không lành mạnh từ các đối thủ.
Vào năm 2010, Việt Nam ghi nhận mức tăng trưởng GDP ấn tượng đạt 6,78% trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế toàn cầu, đồng thời trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Điều này đã thu hút nhiều nhà đầu tư vào thị trường Việt Nam, dẫn đến việc mở rộng các nhà máy sản xuất trong các khu công nghiệp Hơn nữa, với việc giảm dần hàng rào thuế quan giữa các quốc gia thành viên, hoạt động xuất khẩu của Việt Nam đã có sự bùng nổ mạnh mẽ trong ba năm qua.
Áp lực cạnh tranh trong nền kinh tế khiến các nhà lãnh đạo công ty chú trọng hơn đến việc giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh Giải pháp cho bài toán này nằm ở hiệu quả của logistics, dẫn đến sự tăng trưởng mạnh mẽ của thị trường logistics trong nước với mức tăng hàng năm khoảng 20 - 25% (theo Bộ Giao Thông Vận Tải năm 2008) Điều này cũng thúc đẩy công ty Volex hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.2.3.3 Vấn đề hạ tầng logistics
Chuỗi cung ứng và hạ tầng logistics tại Việt Nam hiện còn yếu kém, dẫn đến chi phí dịch vụ cao và giá thành sản phẩm tăng, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc cạnh tranh Hệ thống giao thông vận tải, bao gồm đường sắt, đường bộ, đường hàng không, đường sông và đường biển, đóng vai trò quan trọng trong phát triển dịch vụ logistics Tuy nhiên, cơ sở hạ tầng giao thông của Việt Nam vẫn chưa đồng bộ và còn nhiều hạn chế Hiện nay, Việt Nam có 26 sân bay, 3.200 km đường sắt quốc gia, 17.300 km quốc lộ, và 49 bến cảng với 217 cầu cảng, cho thấy tiềm năng lớn trong lĩnh vực logistics Nhận thức được điều này, Việt Nam đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống cảng biển và trang thiết bị hiện đại, nhưng việc đầu tư vẫn chưa thực sự hiệu quả do thiếu sự phối hợp.
Năng lực cung cấp dịch vụ logistics "trọn gói" của các công ty logistics Việt Nam còn hạn chế, với không một nhà cung cấp nào có khả năng vận chuyển xuyên suốt toàn quốc và kết nối thị trường quốc tế với chi phí cạnh tranh Hiện tại, hoạt động logistics chỉ đáp ứng khoảng 25% thị phần nhu cầu trong nước, dẫn đến chi phí dịch vụ logistics cao, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả logistics và hoạt động giao nhận hàng hóa của các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty Volex.
Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex
Kết quả điều tra tại công ty TNHH Volex cho thấy ban lãnh đạo đặc biệt chú trọng đến quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc.
Sau khi phát 10 phiếu điều tra và phỏng vấn chuyên gia, tôi đã rút ra những kết luận quan trọng về quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Những kết quả này giúp xác định thực trạng hiện tại của quy trình và những thách thức cần khắc phục để nâng cao hiệu quả giao hàng.
Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex cụ thể tại các khâu như sau như sau:
Khi nhận đơn đặt hàng từ đối tác Hàn Quốc, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất và thông báo cho phòng xuất nhập khẩu về ngày hàng đi để thực hiện thủ tục hải quan Sản phẩm phích cắm điện sẽ trải qua quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, bao gồm kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất bởi IPQA (In Process Quality Assurance) Cuối cùng, sau khi sản phẩm hoàn thành và được đóng gói vào thùng carton, OQA (Outgoing Quality Assurance) sẽ thực hiện kiểm tra lần cuối trước khi chuyển vào kho.
Theo đánh giá của các chuyên gia, không có ai cho rằng khâu này thực hiện tốt, với tỷ lệ 0/10 Trong khi đó, 5/10 chuyên gia cho rằng khâu này ở mức tốt, 4/10 đánh giá đạt yêu cầu, và chỉ 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót cần khắc phục.
Trong quá trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, có thể xảy ra nhiều sai sót, đặc biệt là trong việc xác định kế hoạch sản xuất Những sai sót này có thể dẫn đến tình trạng sản xuất không hợp lý, gây chậm trễ trong việc cung cấp hàng hóa theo kế hoạch xuất khẩu hoặc thừa hàng, từ đó làm tăng chi phí sản xuất và bảo quản Hơn nữa, việc xác định kế hoạch sản xuất không chính xác cũng có thể ảnh hưởng đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu, dẫn đến sai lệch về thời gian, số lượng và chủng loại, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất sản phẩm xuất khẩu.
2.3.2 Tổ chức chuyên chở và ký hợp đồng vận tải
Công ty Volex hợp tác với công ty TNHH Kho vận Danko để thực hiện dịch vụ Forwarder Đối với hàng lẻ, Volex thường lựa chọn hãng tàu Nippon Express (Việt Nam) và thông báo cho Danko về thời gian lấy hàng để vận chuyển đến kho Quang Minh, giúp sắp xếp lịch trình vận chuyển phù hợp với tình hình sản xuất Đối với hàng nguyên, Volex sử dụng dịch vụ của hãng tàu NYK Line (Việt Nam) và liên hệ để sắp xếp thời gian mượn container rỗng về kho đóng hàng Khi đã có lịch trình hợp lý, Volex sẽ thông báo cho Danko về thời gian mượn container để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Với 10 phiếu điều tra có 5 phiếu cho là thực sự tốt , có 3/10 cho rằng tốt,1/10 cho rằng đạt yêu cầu, còn 1/10 cho rằng vẫn còn những thiếu sót Ở khâu này, theo bà Nguyễn Kim Phượng, công ty tiến hành giao hàng theo điều kiện CFR giúp công ty có thể thuận lợi trong việc liên lạc với hãng tàu để giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng Tuy nhiên thì việc liên lạc ngày, giờ mượn vỏ container lên đóng hàng thông qua Forwarder, lên còn dẫn đến tình trạng vỏ container đến quá sớm hàng hóa chưa chuẩn bị xong, và muộn dẫn đến bị nhỡ tàu. Ở đây công ty còn có hạn chế là chưa linh hoạt trong so sánh cước, uy tín của các hãng tàu
2.3.2.1 Phương thức thuê tàu áp dụng tại công ty Đối với hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hàng là CFR thì quyền thuê tàu vận tải thuộc về công ty Để thực hiện công tác này một cách thuận lợi và hiệu quả, công ty đã lựa chọn phương thức thuê tàu chợ thông qua hai hãng tàu là NYK Line (Việt Nam) và Nippon Express (Việt Nam) Phương thức thuê tàu chợ công ty áp dụng không đòi hỏi hai bên phải tiến hành kí kết hợp đồng chuyên chở mà chỉ tuân theo những điều khoản đã quy định sẵn trong B/L của hãng tàu nên không yêu cầu cao về trình độ nghiệp vụ của nhân viên thực hiện công tác thuê tàu.
Phương thức thuê tàu chợ phù hợp với nhu cầu vận chuyển của công ty do địa điểm cảng đến tại Hàn Quốc cố định và thủ tục nhanh chóng, giúp công ty chủ động trong việc gửi hàng nhờ vào lịch trình tàu đã biết Tuy nhiên, công ty phải chấp nhận các điều kiện chuyên chở in sẵn trong vận đơn mà không thể thương lượng Việc sử dụng hãng tàu truyền thống dẫn đến chi phí vận tải cao hơn so với các hãng tàu khác Sự phụ thuộc vào các hãng tàu lớn và thiếu hiểu biết về thị trường vận tải khiến công ty thiếu linh hoạt trong việc lựa chọn, không tận dụng được lợi thế cạnh tranh về giá cước và các điều kiện chuyên chở.
2.3.2.2 Trình tự thực hiện công tác thuê tàu chuyên chở tại công ty:
Việc thuê tàu được thực hiện theo trình tự các công việc sau:
Bảng 2: Quy trình thuê tàu chuyên chở tại công ty
Hàng tháng, NYK Line (Việt Nam) và Nippon Express (Việt Nam) gửi lịch trình tàu chạy cho công ty, từ đó phòng kế hoạch thông báo cho phòng xuất nhập khẩu về các chuyến hàng trong tuần và ngày hoàn thành sản xuất Đối với hàng lẻ, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gửi booking note kèm packing list qua email cho hãng tàu và nhận booking confirmation Sau đó, họ thông báo cho kho về kế hoạch đóng hàng và cho Danko về việc chuyển hàng lên kho Quang Minh Đối với hàng nguyên, sau khi nhận kế hoạch, nhân viên xuất nhập khẩu gửi booking note về số lượng và thời gian cho NYK Line và nhận lại booking confirmation Cuối cùng, họ thông báo cho kho về kế hoạch hàng đi và cho Danko về việc mượn vỏ container.
Công ty Volex thực hiện công tác chuyên chở một cách đơn giản nhờ vào mối quan hệ thân thiết với hãng tàu quen thuộc, giúp tiết kiệm thời gian và nhận được ưu đãi về giá cả Việc hiểu rõ các điều khoản chuyên chở của hãng tàu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao hàng Mặc dù có thể xảy ra sai sót trong việc booking về số lượng, thời gian và địa điểm cảng đi, nhưng nhờ quy trình đơn giản, những sai sót này ít khi xảy ra, đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả.
2.3.3 Làm thủ tục hải quan và các chứng từ xuất khẩu:
Công ty hiện đang thực hiện khai báo hải quan điện tử tại Chi cục Hải Quan Bắc Thăng Long, mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp Thay vì phải đến từng chi cục Hải Quan cửa khẩu, doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo qua hệ thống mạng điện tử Nhân viên phòng xuất nhập khẩu tiến hành khai báo trên hệ thống hải quan điện tử và nhận được tờ khai sau khi hoàn tất.
Liên hệ với các hãng tàu được phê duyệt để chuyển tờ khai cho nhân viên Danko thực hiện thủ tục thông quan Đồng thời, cần kiểm tra hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng bên ngoài phù hợp với mã hàng đã được công ty khai báo.
Theo đánh giá, công việc khai báo hải quan có 30% phiếu cho rằng được thực hiện rất tốt, 30% cho rằng làm tốt, và 20% đạt yêu cầu Tuy nhiên, vẫn còn 20% chuyên gia cho rằng công việc này chưa đạt yêu cầu do tình trạng chậm nộp thuế, khai báo không chính xác hoặc thiếu sót thông tin Những vấn đề này khiến thủ tục hải quan chưa hoàn thành, dẫn đến hàng hóa không được giao lên tàu kịp thời, làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả giao hàng.
2.3.4 Đóng hàng vào container Đến ngày giao hàng, nhân viên công ty Danko sẽ mượn vỏ container tại cảng rồi đưa về kho của công ty để đóng hàng Nhân viên kho kiểm tra container, và tổ chức xếp hàng vào container Thông thường, hàng hoá của công ty được đóng vào thùng carton, ràng dây buộc cẩn thận, bên ngoài thùng có ghi loại hàng, chất lượng, số lượng Việc bốc xếp hàng vào container ở kho của công ty thì do nhân viên của công ty thực hiện Còn đối với trường hợp giao hàng tại bãi container của cảng, công việc này có thể do nhân viên của công ty hoặc nhân viên của cảng thực hiện.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG PHÍCH CẮM ĐIỆN XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1 Những thành tựu đạt được
Công tác giao hàng phích cắm điện xuất khẩu hiện đã được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hoàn chỉnh, với ít vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Hoạt động giao nhận đơn giản, thuận tiện giúp cho quá trình giao hàng ít xảy ra tranh chấp, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho công ty.
- Việc giao dịch với các hãng tàu được thực hiện trực tiếp không phải thông qua môi giới, giảm được một phần lớn chi phí vận tải.
Công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị trường, từ đó tạo ra sự tin tưởng từ khách hàng, góp phần thuận lợi cho việc mở rộng thị trường.
Công tác tổ chức cán bộ tại công ty được thực hiện với đội ngũ CBCNNV trẻ, nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao, phần lớn được đào tạo tại các trường Đại học Đội ngũ này không chỉ có tác phong làm việc nghiêm túc mà còn sở hữu mối quan hệ rộng rãi, năng động và nhiệt tình, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại
Dựa trên phân tích từ phiếu điều tra và phỏng vấn chuyên sâu, quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang Hàn Quốc của công ty vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện Cần có các giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu và giảm chi phí.
Khâu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu hiện vẫn gặp một số sai sót, đặc biệt là trong việc xác định kế hoạch sản xuất Những sai sót này dẫn đến tình trạng sản xuất không hợp lý, gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp hàng hóa theo kế hoạch xuất khẩu, hoặc thừa hàng hóa, từ đó làm tăng chi phí sản xuất và bảo quản Hơn nữa, việc xác định kế hoạch sản xuất không chính xác còn ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu, khiến thời gian, số lượng và chủng loại không phù hợp, ảnh hưởng tiêu cực đến sản xuất hàng hóa xuất khẩu.
Công ty chưa thể linh hoạt trong việc so sánh giá cước và chi phí giữa các hãng tàu, dẫn đến sự phụ thuộc vào các hãng quen thuộc Điều này đã khiến chi phí thuê tàu trở nên cao hơn.
Thủ tục hải quan hiện nay vẫn gặp một số vướng mắc và sai sót, cần được cải thiện Tình trạng chậm nộp thuế và khai báo không chính xác, cùng với những thiếu sót do sự bất cẩn của nhân lực công ty, dẫn đến hàng hóa bị chậm thông quan và phải lưu tại cảng, gây tốn kém thêm chi phí cho doanh nghiệp.
Khi giao hàng tại kho công ty, việc xếp hàng thiếu trật tự và không phân chia rõ ràng từng mặt hàng có thể dẫn đến sự xáo trộn trong kho, gây ra tổn thất.
Hiện nay, việc xếp hàng vào container tại công ty gặp nhiều hạn chế, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và chưa tối ưu hóa không gian trong container Hệ quả là có thể xảy ra tổn thất do xếp hàng không đúng cách, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Do đó, công ty cần cải thiện quy trình này để duy trì sự tin tưởng từ khách hàng và bảo vệ uy tín của mình.
Một số đề xuất, và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty
3.2.1 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc bằng đường biển của công ty TNHH Volex 3.2.1.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị hàng hóa
Công ty cần điều chỉnh và giám sát chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất và mô hình tổ chức sản xuất Việc xây dựng kế hoạch sản xuất hợp lý, cùng với việc tăng cường kỷ luật trong quá trình sản xuất, sẽ giúp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đầu vào đầy đủ Đồng thời, hàng hóa sản xuất ra sẽ đáp ứng đúng và đủ về số lượng, thời gian, phù hợp với yêu cầu xuất khẩu.
3.2.1.2 Hoàn thiện công tác thuê tàu
Trong tất cả các hợp đồng, công ty nên giữ quyền thuê tàu để tăng cường tính chủ động trong nghiệp vụ giao hàng Việc trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu giúp công ty dễ dàng liên lạc và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh Ngoài ra, công ty còn có khả năng lựa chọn phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện và khối lượng hàng hóa cần giao.
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho các hợp đồng, và đây là một lựa chọn hợp lý mà công ty nên duy trì do những lợi ích lớn mà nó mang lại Phương thức này cho phép công ty chọn hãng tàu có giá cước thấp và uy tín nhờ vào sự cạnh tranh giữa các hãng tàu trên thị trường Các hãng tàu thường xuyên gửi thông báo về bảng giá cước và lịch trình tàu chạy mới nhất, giúp công ty dễ dàng so sánh và lựa chọn hãng tàu phù hợp với nhu cầu giao hàng Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng cường sự chủ động trong quá trình giao hàng nhờ vào việc định trước thời gian giao hàng.
Công ty hiện đang hợp tác chặt chẽ với NYK Line để thuê tàu, nhờ vào lịch trình phù hợp với các cảng giao hàng cần thiết và mối quan hệ lâu dài, tạo uy tín cho việc ký hợp đồng Tuy nhiên, trong tương lai, công ty cũng nên mở rộng tìm hiểu và hợp tác với các hãng tàu khác trên thị trường để đa dạng hóa lựa chọn.
Việc đa dạng hóa lựa chọn hãng tàu không chỉ giúp công ty đáp ứng nhanh chóng các hợp đồng xuất khẩu mà còn tạo lợi thế cạnh tranh về cước phí vận tải và các điều kiện chuyên chở, giảm thiểu sự phụ thuộc vào một hãng tàu duy nhất.
3.2.1.3 Hoàn thiện công tác khai báo hồ sơ Hải Quan
Công ty cần làm việc chặt chẽ với hải quan để hiểu rõ các yêu cầu cần thiết Nếu thủ tục hải quan chưa hoàn tất, hàng hóa sẽ không được giao lên tàu, dẫn đến việc tăng chi phí lưu kho và lưu bãi, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả giao nhận.
Để thực hiện công việc lập chứng từ khai báo Hải Quan, cán bộ cần phải cẩn thận, chính xác và linh hoạt trong việc giải quyết các vướng mắc phát sinh Việc nắm bắt kịp thời các sửa đổi trong thủ tục là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó rút ngắn thời gian giao hàng Đồng thời, việc nộp thuế đúng hạn cho nhà nước cũng cần được chú trọng để tránh tình trạng bị treo thuế, gây gia tăng chi phí cho công ty.
3.2.1.4 Hoàn thiện công tác đóng gói hàng vào container
Trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, container và hàng hóa thường bị ảnh hưởng bởi các lực tác động từ bên ngoài Để giảm thiểu rủi ro cho container và hàng hóa, công nhân cần lưu ý một số điểm quan trọng khi xếp hàng vào container.
Việc đảm bảo an toàn trong vận chuyển container chủ yếu phụ thuộc vào việc xếp hàng chính xác và phân bổ trọng lượng đều Công nhân cần chú ý phân phối hàng hóa trên sàn container sao cho trọng tâm nằm ở giữa Sau khi hoàn tất việc xếp hàng, cần chằng buộc hàng hóa cẩn thận để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Cần sắp xếp hàng hóa trong container một cách hợp lý để tối ưu hóa không gian sử dụng, đồng thời đảm bảo độ thông thoáng cần thiết, nhằm tránh thiệt hại cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
3.2.1.5 Hoàn thiện lập chứng từ sau khi giao hàng:
Trong quá trình xuất khẩu, việc lập chứng từ là yếu tố quan trọng từ thủ tục thông quan đến thanh toán hàng hóa Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn dễ xảy ra sai sót, đặc biệt khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (L/C), có thể dẫn đến việc giao hàng chậm hoặc bị từ chối thanh toán Để hạn chế sai sót và đảm bảo ngân hàng chấp nhận thanh toán nhanh chóng, công ty cần chú ý đến các yêu cầu cụ thể khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán, góp phần vào thành công của hoạt động giao nhận.
Trong quá trình lập chứng từ, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi, đặc biệt khi thực hiện thanh toán qua L/C Công ty thường gặp phải một số lỗi phổ biến và cần nắm rõ các phương pháp khắc phục để đảm bảo tính chính xác trong chứng từ.
3.2.1.5.1 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) :
Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong giao dịch hàng hoá và thanh toán Để hạn chế sai sót khi lập hoá đơn thương mại, công ty cần chú ý đến các mục như ngày lập hoá đơn, mô tả hàng hoá, trị giá hoá đơn và số bản hoá đơn xuất trình.
Hóa đơn thương mại được công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi giao hàng, nhưng điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc ghi ngày lập hóa đơn Nhân viên giao nhận thường hoàn thành bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng, dẫn đến khả năng ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng, tức là sau ngày ký B/L Để tránh sai sót này, công ty cần đảm bảo rằng ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L.
