Hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất khẩu sang thị trường hàn quốc bằng đường biển của công ty TNHH volex

MỞ ĐẦU Trong xu hướng hội nhập toàn cầu nay, vận tải quốc tế ngày thể rõ vai trò tiền đề, điều kiện tiên đời phát triển thương mại quốc tế Với ưu số quốc gia có tới 3260 km bờ biển thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế đường biển, Việt Nam ngày trọng phát triển hoạt động Trong trình thực tập làm việc công ty TNHH Volex, với mong muốn góp phần vào phát triển cơng ty, em chọn đề tài: “Hồn Thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex” Để làm rõ vấn đề có hướng giải pháp cho cơng ty, em xin trình bày chuyên đề với kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài Chương trình bày tính cấp thiết đề tài, đối tượng nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Chương 2: Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển cơng ty TNHH Volex Chương trình bày phương pháp nghiên cứu, thu thập liệu thực trạng quy trình giao hàng cơng ty Chương 3: Các kết luận đề xuất số giải pháp hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex Chương nhận định thành công, bất cập doanh nghiệp Đưa kiến nghị giải pháp cho công ty để thực tốt quy trình giao hàng, với kiến nghị với quan chức để doanh nghiệp thuận lợi vấn đề LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LỜI CẢM ƠN Lời em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Th.s Lê Thị Thuần – Bộ môn quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, trường Đại học Thương Mại, người tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ em trình thực chuyên đề tốt nghiệp Em xin gửi lời biết ơn tới thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại trang bị cho em kiến thức quý báu giúp em tự tin trình thực tập tốt nghiệp làm việc sau Xin chân thành cảm ơn tập thể cán công ty trách nhiệm hữu hạn Volex cho em hội thực tập quý công ty Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt tới anh chị phòng Xuất nhập công ty trách nhiệm hữu hạn Volex thời gian qua hướng dẫn giúp đỡ em q trình thực tập hồn thành báo cáo chuyên đề tốt nghiệp Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp hoàn thành, khả năng, thời gian, kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi sai sót khuyết điểm Em mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung thầy cô giáo để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 10 năm 2011 Sinh viên thực Đoàn Thanh Tùng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1: Kim ngạch xuất công ty từ năm 2007 đến năm 2010…… 16 Bảng 2: Quy trình thuê tàu chuyên chở công ty……………………….… 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ Viết Tắt Nghĩa Tiếng Anh TNHH Trách nhiệm hữu hạn TMQT Thương mại quốc tế FIATA FCL LCL Less load B/L Bill of Lading ICD Inland Deport IPQA In Process Assurance Quality Kiểm tra chất lượng qua trình sản xuất OQA Outgoing Assurance Quality Kiểm tra chất lượng đầu International Federration of Freight Forwarders Association Full Container Load than Nghĩa Tiếng Việt Liên đoàn Hiệp hội Giao nhận kho vận Quốc tế Gửi hàng nguyên container container Gửi hàng lẻ Vận đơn đường biển Container Cảng nội địa LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Kinh tế giới phát triển điều kiện bối cảnh mới, với hai xu hướng bao trùm toàn cầu hóa kinh tế tri thức Theo hai xu hướng đó, kinh tế giới biến đổi cách sâu sắc tồn diện, trình độ công nghệ, cấu sản phẩm lẫn thể chế kinh tế Đây điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế quốc gia giới giai đoạn tới Quá trình tồn cầu hóa biến quốc gia trở thành mắt xích chuỗi cung ứng liên tục tồn cầu Các quốc gia khơng cịn phát triển cách riêng biệt mà phát triển, hợp tác, chun mơn hóa lao động để khai thác lợi cạnh tranh quốc gia cách hiệu Trước xu vận động phát triển đó, Việt Nam quốc gia khơng muốn đứng ngồi sẵn sàng để trở thành mắt xích quan trọng q trình tồn cầu hóa Với việc trở thành thành viên thứ 150 tổ chức Thương Mại giới WTO vào cuối năm 2006 sau 10 năm đàm phán gia nhập, Việt Nam khẳng định tâm muốn tham gia cách bình đẳng vào sân chơi kinh tế toàn cầu Với chủ trương đẩy mạnh khuyến khích xuất khẩu, lấy xuất nguồn thu ngoại tệ phát triển đất nước, nhiên năm vừa qua Việt Nam quốc gia có tỷ lệ xuất thấp nhập Có nhiều nguyên nhân dẫn tới tình trạng giá trị sản phẩm xuất thấp, nguyên vật liệu không tự sản xuất được, người tiêu dùng ưa chuộng sản phẩm ngoại nhập… Đó nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan đến từ doanh nghiệp quy trình giao hàng xuất thiếu hiểu biết kinh nghiệm, yếu cơng tác quản lý từ giảm lợi ích kinh tế thu Được may mắn có hội thực tập công ty TNHH Volex Việt Nam, thuộc Tập đồn Volex, cơng ty đa quốc gia hàng đầu thiết kế, sản xuất cung cấp thiết bị truyền dẫn cho thiết bị điện, điện tử cáp, em tiếp xúc với anh chị nhân viên giàu kinh nghiệm công ty hoạt động xuất nhập khẩu,với mong muốn tìm hiểu tìm giải pháp giúp hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu, với thực tiễn tham gia thực tập công ty, phạm vi nghiên cứu chuyên đề tốt nghiệp em xin chọn đề tài nghiên cứu: “ Hoàn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex” 1.2 Xác lập tuyên bố đề tài Với khung kết cấu quy định chuyên đề tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu tập trung vào quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Với mục tiêu hướng tới hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex, nên mục tiêu nghiên cứu đề sau vừa mang tính chất nhân tố tảng: - Hệ thống hóa sở lý luận quy trình giao hàng xuất đường biển - Phân tích thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex - Đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Đề tài giới hạn nghiên cứu hoạt động quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex - Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập tổng hợp số liệu công ty khoảng thời gian năm 2008 đến năm 2010 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung nghiên cứu đề tài 1.5.1 Khái niệm đặc điểm bản, phân loại giao nhận hoạt động ngoại thương 1.5.1.1 Khái niệm giao nhận hoạt động ngoại thương Giao nhận tập hợp nghiệp vụ liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com việc thực hàng loạt cơng việc liên quan đến q trình chun chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá dọc đường, dỡ hàng khỏi tàu giao hàng cho người nhận…Như giao nhận thực chất tổ chức trình chuyên chở giải thủ tục liên quan đến q trình chun chở Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui tắc mẫu FIATA (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập - PGS.TS Hoàng Văn Châu) dịch vụ giao nhận: “là loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ tư vấn có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ có liên quan đến hàng hóa” Theo điều 163 Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì: “giao nhận hàng hố hành vi thương mại theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải hay người giao nhận khác” 1.5.1.2 Những đặc điểm hoạt động giao nhận - Điểm đầu điểm cuối trình giao nhận nằm quốc gia khác Hàng hố thơng qua q trình giao nhận chuyển từ tay người bán sang tay người mua phương tiện vận tải.Vậy giao nhận không tạo sản phẩm vật chất tác động làm cho đối tượng thay đổi vị trí mặt khơng gian khơng thay đổi đối tượng - Hoạt động giao nhận đôi với hoạt động vận tải Chính người bán quốc gia khác nhau, phương tiện vận tải cơng cụ khơng thể thiếu q trình di chuyển hàng hố từ nơi gởi đến nơi nhận hàng - Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng yếu tố bên ngoài, khách quan chủ quan Phụ thuộc vào sở vật chất trình độ người giao nhận Nên hoạt đơng giao nhận mang tính thời vụ phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập Mà hoạt động xuất nhập mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận mang tính thời vụ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Mang tính thụ động: Do phụ thuộc vào nhu cầu khách hàng, quy định người vận chuyển, ràng buộc pháp luật, tập quán nước người xuất khẩu, nhập khẩu, nước thứ ba 1.5.1.3 Phân loại hoạt động giao nhận Căn vào phạm vi hoạt động: - Giao nhận quốc tế: hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế - Giao nhận nội địa: hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá phạm vi quốc gia Căn vào nghiệp vụ kinh doanh: - Giao nhận tuý: hoạt động giao nhận bao gồm tuý việc gởi hàng nhận hàng đến - Giao nhận tổng hợp: hoạt động giao nhận ngồi giao nhận t cịn bao gồm xếp dỡ, bảo quản hàng hoá, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng Căn vào phương thức vận tải: - Giao nhận hàng chuyên chở đường biển - Giao nhận hàng chuyên chở đường sông - Giao nhận hàng chuyên chở đường sắt - Giao nhận hàng chuyên chở đường hàng không - Giao nhận hàng chuyên chở ô tô - Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp nhiều phương thức vận tải khác Căn vào tính chất giao nhận: - Giao nhận riêng: hoạt động giao nhận người xuất nhập tự tổ chức không sử dụng dịch vụ người giao nhận - Giao nhận chuyên nghiệp: hoạt động giao nhận tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo uỷ thác khách hàng 1.5.2 Nội dung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất 1.5.2.1 Quy trình giao hàng đường biển hàng xuất container 1.5.2.1.1 Nếu gửi hàng nguyên ( FCL- Full Container Load) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com FCL xếp hàng nguyên container, người gửi hàng người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng dỡ hàng khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng đủ để chứa đầy container nhiều container, người ta thuê nhiều container để gửi hàng Các bước gửi hàng nguyên sau: - Chủ hàng người gửi chủ hàng ủy thác điền vào booking note đưa cho đại diện hãng tàu để xin kí với bảng danh mục hàng hóa xuất - Sau kí booking note, hãng tàu cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn - Chủ hàng lấy container rỗng kho riêng mình, đóng hàng vào, kiểm nghiệm, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan niêm phong cặp chì -Giao cho tàu bãi container (Container yard), trước hết thời hạn qui định chuyến tàu lấy Mate’ Receipt - Sau hàng xếp lên tàu mang MR để đổi lấy vận đơn 1.5.2.1.2 Nếu gửi hàng lẻ (LCL- Less than container load) LCL lơ hàng đóng chung container mà người gom hàng (người chuyên chở người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng dỡ hàng vào – container Khi gửi hàng, hàng không đủ để đóng nguyên container, chủ hàng gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ Các bước gửi hàng lẻ sau: - Chủ hàng người chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở ICD qui định lấy vận đơn - Người chun chở người gom hàng đóng lơ hàng lẻ vào container sau kiểm tra hải quan niêm phong cặp chì - Người chuyên chở xếp container lên tàu vận chuyển đến nơi đến 1.5.2.2 Đối với hàng xuất phải lưu kho bãi cảng Đối với loại hàng việc giao hàng gồm bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau cảng tiến hành giao cho tàu 1.5.2.2.1 Giao hàng xuất cho cảng - Chủ hàng người chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Trước giao hàng cho cảng phải giao cho cảng giấy tờ như: + Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất (nếu có) + Thơng báo xếp hàng hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng - Giao hàng vào kho, bãi cảng 1.5.2.2.2 Cảng giao hàng xuất cho tàu - Trước giao hàng cho tàu chủ hàng phải: + Làm kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp giao hàng lên tàu sau: + Trước xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, cơng nhân người áp tải cần + Tiến hành bốc giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm Hàng giao dịch cho tàu giám sát đại diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report xếp xong tàu ghi vào Final Report Phía tàu có nhân viên kiểm đếm hàng ghi kết vào Tally Sheet Việc kiểm đếm hàng có thuê nhân viên kiểm kiện + Khi giao nhận xong lơ tồn tàu cảng phải lấy biên lai thuyền phó để sở lập vận đơn đường biển - Lập chứng từ toán Căn vào hợp đồng mua bán L/C, nhân viên giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết tập hợp thành chứng từ để xuất trình cho ngân hàng tốn tiền hàng Nếu tốn L/C chứng từ toán phải phù hợp cách máy móc với L/C phải xuất trình thời hạn hiệu lực L/C - Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa cần - Thanh tốn chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ (nếu có) 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Công ty chưa linh hoạt việc so sánh giá cước chi phí hãng tàu, lệ thuộc vào hãng tàu quen Dẫn đến thuê tàu với chi phí cao - Thủ tục hải quan số vướng mắc, sai sót, cần hồn thiện Tồn tình trạng chậm nộp thuế, hay khai báo chưa xác cịn nhiều thiếu sót mà nguyên nhân bất cẩn từ phía nhân lực cơng ty Do mà hàng hóa chậm thơng quan, phải lưu cảng khiến cho công ty phải tốn thêm khoản chi phí - Khi tiến hành giao hàng kho công ty, việc xếp hàng kho công ty khơng có trật tự, khơng có phân chia rõ ràng mặt hàng đóng địa điểm nào, nên gây xáo trộn hàng kho gây tổn thất - Hiện việc xếp hàng vào container cơng ty cịn mắc phải hạn chế Việc xếp hàng vào container nhiều thời gian việc tận dụng khoảng trống container chưa công ty áp dụng cách triệt để Và xảy tổn thất cơng việc xếp hàng vào container không cách gây thiệt hại đến hàng hóa q vận chuyển Do cơng ty cần chấn chỉnh hoạt động để đảm bảo tin tưởng từ phía khách hàng giữ uy tín cho cơng ty 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex 3.2.1 Một số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển cơng ty TNHH Volex 3.2.1.1 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị hàng hóa Cơng ty cần có điều chỉnh, giám sát kế hoạch sản xuất với mơ hình tổ chức sản xuất, có kế hoạch sản xuất hợp lý, tăng cường kỷ luật sản xuất Từ đảm bảo đủ nguồn nguyên vật liệu đầu vào, hàng hóa sản xuất đúng, đủ số lượng, thời gian phù hợp theo yêu cầu xuất 3.2.1.2 Hồn thiện cơng tác th tàu Trong tất hợp đồng công ty nên dành quyền thuê tàu, có lợi cho cơng ty, công ty chủ động nghiệp vụ giao hàng cơng ty người trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng tàu giúp cho công ty thuận lợi việc liên lạc để giải vấn đề nảy sinh cách nhanh chóng Đồng 28 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thời cơng ty lựa chọn phương thức thuê tàu phù hợp với điều kiện khối lượng hàng hóa mà cơng ty cần giao Hiện công ty áp dụng phương thức thuê tàu chợ cho hợp đồng phù hợp cơng ty nên trì hình thức lợi ích mà phương thức mang lại lớn Với phương thức thuê tàu chợ công ty chọn hãng tàu với giá cước thấp, uy tín nhờ cạnh tranh hãng tàu thị trường thuê tàu Các hãng tàu cạnh tranh nên gửi thông báo bảng giá cước lịch trình tàu chạy đến cơng ty Theo cơng ty so sánh hãng tàu với lựa chọn hãng tàu phù hợp, có lịch trình chạy cảng mà cơng ty cần giao hàng, với giá cước thấp giúp giảm chi phí cho cơng ty Hơn cơng ty chủ động trình giao hàng nhờ định trước thời gian giao hàng Hiện công ty thường xuyên thuê tàu hãng NYK Line lịch trình hãng qua cảng mà cơng ty cần giao hàng công ty hợp tác lâu năm nên có uy tín, giúp cho việc ký hợp đồng dễ dàng Bên cạnh thời gian tới cơng ty nên tìm hiểu hợp tác với hãng tàu khác thị trường Với việc lựa chọn thêm hãng tàu khác giúp công ty đáp ứng kịp thời với hợp đồng xuất khẩu, ngồi giúp cơng ty giành lợi so sánh cước phí vận tải, hay điều kiện chuyên chở khác so với việc lệ thuộc vào hãng tàu quen 3.2.1.3 Hồn thiện cơng tác khai báo hồ sơ Hải Quan Công ty cần phối hợp chặt chẽ với hải quan để nắm bắt yêu cầu hải quan Nếu thủ tục hải quan chưa hồn thành hàng hóa chưa giao lên tàu dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi tăng lên làm giảm hiệu công tác giao nhận Khi thực cơng việc địi hỏi cán lập chứng từ khai báo Hải Quan cơng ty phải cẩn thận, xác có nhanh nhạy, linh hoạt để giải vướng mắc phát sinh Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời sửa đổi vấn đề làm thủ tục, có làm tốt cơng việc Từ tạo điều kiện rút ngắn thời gian giúp cho việc giao hàng nhanh chóng Đồng thời cần ý nộp thuế cho nhà nước hạn để tránh tình trạng bị treo thuế khiến gia tăng chi phí khác 29 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.2.1.4 Hồn thiện cơng tác đóng gói hàng vào container Trong trình bốc dỡ vận chuyển, container hàng hố khơng tránh khỏi phải gánh chịu lực tác động từ bên ngồi Do để tránh rủi ro xảy container hàng hoá, xếp hàng vào container, công nhân thực việc chất xếp cần lưu ý điểm sau: - Việc vận chuyển container có an tồn hay khơng tuỳ thuộc chủ yếu vào việc xếp hàng xác, bất di bất dịch việc phân trọng lượng Vì thế, cơng nhân cần phải lưu ý phân bổ hàng mặt sàn cho trọng tâm hàng phải đặt container Sau xếp hàng xong, công nhân cần chằng buộc hàng hoá cẩn thận để vận chuyển - Mặc khác cần xếp hàng cho tận dụng tối đa khoảng trống container mà đảm bảo độ thơng thống container tránh khơng để thiệt hại đến hàng hóa container 3.2.1.5 Hồn thiện lập chứng từ sau giao hàng: Trong trình thực hợp đồng xuất nói chung cơng tác giao nhận hàng xuất nói riêng, việc lập chứng từ đóng vai trị quan trọng xun suốt khâu làm thủ tục thông quan xuất cho hàng hóa hồn thành chứng từ toán nhận tiền hàng từ ngân hàng Tuy nhiên thực tế khâu quan trọng lại khâu dễ mắc sai sót, đặc biệt hàng xuất toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Điều dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng cho người mua bị người mua từ chối tốn tốn chậm Vì thế, thiết lập chứng từ đặc biệt chứng từ toán, công ty cần phải quan tâm đến yêu cầu sau để hạn chế sai sót ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng, góp phần tạo nên thành công hoạt động giao nhận cơng ty Trong q trình thiết lập chứng từ việc mắc phải sai sót, lỗi nhỏ điều khó tránh khỏi Trên thực tế thiết lập chứng từ phương thức tốn L/C cơng ty dễ mắc sai sót thường gặp phải cách khắc phục là: 3.2.1.5.1 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại chứng từ quan trọng chứng từ hàng hoá khâu tốn Do đó, lập hố đơn thương mại, 30 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com công ty cần ý đến mục thường sai sót sau để hạn chế bất hợp lệ lập chứng từ ngày lập hóa đơn, mơ tả hóa đơn, trị giá hóa đơn, số hóa đơn xuất trình: -Ngày lập hố đơn: Hóa đơn thương mại cơng ty lập xuất trình cho người mua sau giao hàng Điều dễ dẫn đến sai sót cho cơng ty sau giao hàng xong nhân viên giao nhận cơng ty bắt đầu hồn thành chứng từ tốn nên dễ ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng, tức sau ngày ký B/L Để tránh sai sót lập hóa đơn cơng ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước với ngày ký B/L -Trị giá hóa đơn: Hóa đơn thương mại sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng ghi hóa đơn Do trị giá hàng xuất ghi hóa đơn phải không vượt số tiền hợp đồng L/C cho phép Điều có nghĩa giao hàng phần khơng cho phép tổng giá trị hóa đơn phải nằm dung sai cho phép thư tín dụng Ngược lại, người mua chấp nhận việc giao hàng phần trị giá hố đơn nhỏ trị giá L/C, cơng ty giao hàng lần cuối tổng giá trị tất lần giao hàng nhỏ trị giá L/C 5% không bị giảm Tuy nhiên, L/C có từ: vào khoảng, khoảng chừng từ ngữ tương tự khác dùng để nói số tiền phải hiểu số dung sai cho phép không 10% - Số hố đơn xuất trình: Số hố đơn xuất trình phải số mà hợp đồng L/C yêu cầu phải có gốc có dấu “ORIGINAL”, khơng chứng từ xuất trình coi không hợp lệ Tuy nhiên, việc khắc phục sai sót khơng có khó khăn, cần trước gửi chứng từ toán cho ngân hàng, công ty nên xem lại quy định hợp đồng L/C để chuẩn bị số lượng hóa đơn gốc phụ (bản photo) cho đầy đủ 3.2.1.5.2 Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói chứng từ hàng hóa liệt kê mặt hàng, loại hàng số lượng loại đóng container định Phiếu công ty lập đóng hàng xuất vào container Phiếu đóng gói chứng từ cần thiết cho cơng ty tiến hành làm thủ tục thông quan xuất cho hàng hóa, có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa 31 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan công tác giao nhận hàng dễ dàng nhanh chóng Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà công ty thường gặp phải lập hối phiếu tổng số số lượng hàng hóa kể chi tiết packing list không với số lượng hàng hóa ghi hóa đơn khơng phù hợp với số lượng hàng giao thực tế Chính làm cho thời gian kiểm hố hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cơng ty Do vậy, lập phiếu đóng gói cơng ty cần phải ý khơng tạo khác biệt nội dung phiếu đóng gói hóa đơn thương mại cần phải trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp 3.2.1.5.3 Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) Vận đơn đường biển chứng từ quan trọng buôn bán quốc tế Nó ví “linh hồn” chứng từ khơng thể thiếu q trình tốn, bảo hiểm khiếu nại đòi bồi thường tổn thất trình vận chuyển Hơn nữa, vận đơn đường biển chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa ghi vận đơn nghĩa người cầm chứng từ nhận hàng từ tàu biển Vì chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận am hiểu để tránh bất hợp lệ dễ xảy chứng từ Vận đơn, danh nghĩa người vận tải cấp Nhưng thực tế tiến hành công tác giao nhận chứng từ lại giao cho cơng ty chuẩn bị sẵn sở mẫu chứng từ hãng tàu cấp Sau công ty giao container CY đại lý hãng tàu xem xét ghi (nếu cần) vào vận đơn Do vậy, lập vận đơn công ty thường mắc phải sai sót khơng nắm vững cách lập chứng từ Để tránh bất hợp lệ công ty thường gặp lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu khâu lập chứng từ sau giao hàng nhân viên lập chứng từ cần phải lưu ý vấn đề sau: Trước hết, chuẩn bị điền thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà sử dụng thuộc mẫu vận đơn Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực bước cơng ty bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất có nhiều khách hàng thị trường khác Vì thế, lần giao hàng cơng ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau, khơng cẩn thận dễ sử dụng nhầm mẫu vận đơn hãng 32 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tàu mà công ty giao dịch Do công ty cần phải lưu ý mẫu vận đơn hãng tàu dùng cho tàu thuộc hãng Tóm lại, việc thiết lập chứng từ toán sau giao hàng nghiệp vụ phức tạp, dễ mắc sai sót Do đó, q trình lập chứng từ công ty cần phải ý đến bất hợp lệ thường gặp cách khắc phục để hạn chế rủi ro ngân hàng gây khó khăn chí từ chối tốn tiền hàng cho cơng ty Ngồi ra, sau hồn thành chứng từ tốn, ngồi việc xuất trình cho ngân hàng gửi trực tiếp cho người mua, công ty cần phải lưu giữ chứng từ cẩn thận hồ sơ lưu máy tính để làm tài liệu tham khảo cần thiết làm chứng hoạt động giao nhận hàng xuất công ty 3.2.1.6 Một số đề xuất khác - Công ty cần phải xác định nhân tố nguồn lực cán yếu tố quan trọng định thắng lợi công ty, nên cần trọng xếp đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán - Cơng ty vay vốn cơng ty mẹ, điều động vốn có để đầu tư xây dựng kho, xưởng đảm bảo đủ lực sản xuất 3.2.2 Một số kiến nghị quan quản lý nhà nước 3.2.2.1 Kiến nghị với ngành hải quan Cần đại hóa ngành hải quan, cắt giảm số thủ tục hành giấy tờ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp cắt giảm phần chi phi thời gian Hiện việc áp dụng khai báo hải quan điện tử doanh nghiệp áp dụng giảm tiếp xúc doanh nghiệp công chức hải quan Việc khai báo hải quan điện tử giúp trình khai báo nhanh gọn tránh tình trạng phải xếp hàng q lâu, giảm tình trạng tham ơ, chi phí lại cho doanh nghiệp giải số lượng hồ sơ thời gian Tuy nhiên việc áp dụng khai báo hải quan điện tử, theo Thứ trưởng Bộ tài Đỗ Hồng Anh Tuấn hội thảo gần nhìn nhận thiếu đồng sách phục vụ cho việc triển khai hải quan điện tử khiến doanh nghiệp gặp khơng khó khăn q trình xuất nhập hàng hóa (Trích theo Thời Báo Kinh Tế Sài Gịn) Do đó, Bộ tài cần rà sốt thủ tục hành khơng đồng hải quan điện tử với loại thủ tục khác thuộc 33 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thẩm quyền bộ, đồng thời kiến nghị quan liên quan xử lý sớm trường hợp nằm thẩm quyền kỳ vọng giúp tháo gỡ khó khăn, giúp doanh nghiệp tận dụng tốt tiện ích hải quan điện tử Cần hồn thiện hệ thống máy tính nối mạng quan hải quan Xây dựng trung tâm tự động hóa có hệ thống trang bị thiết bị máy tính thiết bị phụ trợ có khả tiếp nhận xử lý giao dịch điện tử phát sinh từ khâu tiếp nhận lược khai, khai báo hải quan, tính thuế, thu thuế, giải phóng hàng, giám sát cảng kho 3.2.2.2 Kiến nghị với giao thông vận tải Trước tình trạng giao thơng vận tải Việt Nam nay, Bộ giao thơng vận tải cần có chiến lược thích hợp để pháp triển ngành giao thông vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất nhập Theo đánh giá sơ hạ tầng giao thơng vận tải nước ta nói chung, mạng phân tích Oxford Analytica ngày 16/7/2007 cho “Nhịp độ tăng trưởng kinh tế ổn định Việt Nam thập kỷ qua ấn tượng.Tuy nhiên, nhược điểm hệ thống sở hạ tầng cản trở pháp triển kinh tế” Do vậy, Bộ giao thông vận tải nên đề xuất với Nhà nước tạo điều kiện tốt để phát triển ngành giao thông vận tải phục vụ cho hoạt động vận tải hàng hóa xuất nhập như: Khơng nên đầu tư dàn trải nhiều cơng trình cảng biển nhỏ bé mà Nhà nước nên đầu tư vào cơng trình cảng biển lớn, cảng nước sâu, cảng biển đạt tiêu chuẩn quốc tế 3.2.2.3 Kiến nghị với nhà nước Khi nhà nước đưa dự luật ban hành luật Hải Quan, luật thuế thu nhập doanh nghiệp, luật thuế giá trị gia tăng… nên đảm bảo tính khả thi sau ban hành, chung khó lịng đạt mục tiêu chung sách khuyến khích đầu tư nước ngồi Ở nước giới có Hiệp hội chủ hàng ( Shipper Council) để làm đối tác với hãng tàu biển nhằm xây dựng hình thành biểu giá cước phụ phí hợp lý có lợi chấp nhận Chúng ta chưa có hiệp hội này, Bộ Thương Mại nên chủ động nghiên cứu phối hợp với doanh nghiệp xuất nhập sớm hình thành hiệp hội để làm đối tượng đàm phán 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thương lượng với hãng tàu biển nước nhằm kiềm chế giá cước phụ phí đường biển hợp lý có lợi cho chủ hàng chủ tàu 35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com KẾT LUẬN Trên sở mục tiêu ban đầu đặt Chương I, đề tài chun đề tốt nghiệp: “Quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển cơng ty TNHH Volex” hồn thành nội dung sau: - Tại chương I, đề tài xác định rõ tính cấp thiết đề tài, xác lập tuyên bố vấn đề đề tài, mục tiêu phạm vi nghiên cứu đề tài Và thiết lập khung lý thuyết để nghiên cứu bao gồm: +Khái niệm đặc điểm giao nhận hoạt động ngoại thương + Nội dung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất - Tại chương II, đề tài sử dụng kết hợp hai phương pháp thu thập liệu phương pháp thu thập liệu sơ cấp (thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm phiếu vấn chuyên gia) phương pháp thu thập liệu thứ cấp (thông qua ba nguồn nguồn nội công ty, thư viện trường ĐHTM qua Internet) Tiếp theo, từ liệu thu qua phiếu điều tra trắc nghiệm đến phân tích, tổng hợp liệu thu từ phiếu vấn chuyên gia liệu thứ cấp để phân tích đánh giá thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển - Tại chương III, đề tài hoàn thành nội dung sau: + Đánh giá quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển Từ đó, rút thành cơng, hạn chế + Từ đưa số đề xuât với cơng ty nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển + Một số kiến nghị với ngành hải quan, giao thông vận tải Nhà Nước Trên nội dung giải đề tài Do hạn chế thời gian thực tập kinh nghiệm thân nên chun đề cịn nhiều thiếu sót Kính mong q thầy độc giả nhiệt tình đóng góp ý kiến để chuyên đề hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 36 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Đào Thị Bích Hịa, PGS.TS Dỗn Kế Bơn, PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh, TS Đồn Thi Mão, Giáo trình Kỹ Thuật Thương Mại Quốc Tế, Nhà xuất thống kê – 2006 Hoàng Thị Phương Biên - K43E3, Hồn thiện nghiệp vu giao nhận hàng hóa xuất nhập đường container công ty TNHH Royal Cargo Công ty TNHH Volex, Báo cáo tổng kết công tác sản xuất kinh doanh năm 2007, 2008, 2009, 2010 Website Hiệp hội giao nhận – kho vận Việt Nam: www.vla.info.vn Website Tạp chí Vietnam Logistics Review: www.vlr.vn Website Văn hóa doanh nhân Việt Nam: www.vhdn.vn 37 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ Lục 1: Trường Đại học Thương Mại CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM (Đề tài: Quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex ) Sinh viên thực hiện: Đồn Thanh Tùng Lớp hành : K43E3 Kính gửi: Ông (Bà) Trường Đại Học Thương Mại xin trân trọng cảm ơn quý công ty tiếp nhận sinh viên năm cuối trường đến thực tập tốt nghiệp quý công ty tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên hoàn thành tốt giai đoạn thực tập tổng hợp ban đầu Trên sở thông tin thu thập xử lý qua giai đoạn thực tập tổng hợp, sinh viên lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp Để giúp cho trình nghiên cứu chuyên đề sinh viên bám sát tình hình đáp ứng yêu cầu thực tế q cơng ty, kính đề nghị Ơng (Bà) vui lịng cho biết số thơng tin sau: A PHẦN THÔNG TIN CÁ NHÂN: Họ tên: Lĩnh vực chuyên môn: Thâm niên công tác: Chức vụ: 5.Số ĐT: 6.E-mail: 38 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com B Phần trắc nghiêm Xin Ơng( Bà) cho biết quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển khâu sau mức độ hồn thành nghiệp vụ nào? Mức độ tác động tương đương với mức điểm sau : Rất tốt (4); Tốt (3); Đạt u cầu (2); Cịn thiếu sót (1), Các tiêu Mức độ Chuẩn bị hàng hóa Tổ chức chuyên chở ký hợp đồng vận tải Làm thủ tục Hải Quan chứng từ xuất Đóng gói hàng vào container Giao nhận hàng với hãng tàu lấy B/L Thông báo cho người mua kết giao hàng Thanh toàn cước phi chi phí khác Giám sát q trình vận chuyển ghi nhận tổn thất có ( khiếu nại) Hồn thành chứng chứng từ toán C Phần câu hỏi cá nhân   1 Ơng (Bà) cho biết : Trong cơng tác quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển gặp hạn chế ? Ơng (Bà) có gợi ý  gì cho sinh viên để giải hạn chế  nêu ở trên?       Xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của Ông (Bà)!  39 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ Lục 2: CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA Câu 1: Theo ông (bà) cơng ty có cần bổ sung thêm nhân viên vào phận xuất nhập khổng ? Câu 2: Ông (bà) vui lịng cho số rủi ro mà cơng ty gặp phải cơng tác quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển? Câu 3: Khi xảy rủi ro cơng ty thường làm để khắc phục hậu xảy ? Câu 4: Ông (bà) vui lịng cho biết thành cơng hạn chế cịn tồn cơng ty cơng tác quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển? Câu 5: Theo ông (bà), khâu cơng tác quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển, khâu quan trọng nhất? Vì sao?   MỤC LỤC 40 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÓM LƯỢC LỜI CẢM ƠN Danh sơ đồ, bảng biểu : Danh mục từ viết tắt: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tình cấp thiết đề tài nghiên cứu 1.2 Xác lập tuyên bố đề tài 1.3 Mục tiêu nghiên cứu: 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung nghiên cứu đề tài 1.5.1 Khái niệm đặc điểm bản, phân loại giao nhận hoạt động ngoại thương : 1.5.2 Nội dung nghiên cứu quy trình giao hàng xuất CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG PHÍCH CẮM ĐIỆN XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VOLEX .13 2.1 Phương pháp nghiên cứu thu thập liệu : 2.1.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp : 13 2.1.2 Phương pháp thu thập liệu thứ cấp: .14 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình ảnh hưởng nhân tố môi trường đến vấn đề nghiên cứu: 14 2.2.1 Tổng quan công ty TNHH Volex .14 2.2.2 Môi trường bên .15 2.2.3 Môi trường bên ngồi cơng ty .16 2.3 Thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex 18 2.3.1 Chuẩn bị hàng hóa 19 2.3.2 Tổ chức chuyên chở ký hợp đồng vận tải ………………………………… 19 2.3.3 Làm thủ tục hải quan chứng từ xuất ………… …… ………… 21 2.3.4 Đóng hàng vào container………………………………………………………… 22 41 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.3.5 Giao hàng với hãng tàu lấy B/L………… ………………………………… 22 2.3.6 Thông báo cho người mua kết giao hàng……………………………… 23 2.3.7 Thanh tốn cước phí chi phí khác……… ………………………………… 24 2.3.8 Giám sát trình vận chuyển ghi nhận tổn thất có khiếu nại …… 24 2.3.9 Hồn thành chứng từ tốn……………………………………….…… 25 CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG PHÍCH CẮM ĐIỆN XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VOLEX 27 3.1 Các kết luận phát qua nghiên cứu : 27 3.1.1 Những thành tựu đạt .27 3.1.2 Những vấn đề tồn 27 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex 27 3.2.1 Một số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex 28 3.2.2 Một số kiến nghị quan quản lý nhà nước 33 KẾT LUẬN : .36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 Phụ Lục .38 Phụ Lục 40 42 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex 3.2.1 Một số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển công ty TNHH Volex. .. trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường Hàn Quốc đường biển - Tại chương III, đề tài hoàn thành nội dung sau: + Đánh giá quy trình giao hàng phích cắm điện xuất sang thị trường. .. thống hóa sở lý luận quy trình giao hàng xuất đường biển - Phân tích thực trạng quy trình giao hàng phích cắm điện xuất đường biển sang thị trường Hàn Quốc công ty TNHH Volex - Đề xuất giải pháp,