HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH LI ÊN VẬN QUỐC TẾ
Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Liên vận Quốc Tế
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, nhiều ngành nghề và hình thức kinh doanh mới ra đời để đáp ứng nhu cầu xã hội Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, với tiền thân là "cảng Hải Phòng", được thành lập theo quyết định số 694/QĐ-TCCB của Bộ trưởng Giao thông vận tải, là một trong những doanh nghiệp tiêu biểu trong xu hướng này.
Bắt đầu từ năm 1993, Công ty Liên Vận Quốc Tế được thành lập theo quyết định số 463/QĐ-TCCB ngày 23/3/93 của Bộ Giao Thông Vận Tải, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực vận tải Trải qua hơn 30 năm phát triển, công ty đã không ngừng mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, khẳng định vị thế trong ngành vận tải quốc tế.
Trong suốt 15 năm hình thành và phát triển, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và thử thách, thậm chí có lúc đứng trước nguy cơ phá sản Tuy nhiên, nhờ vào lòng nhiệt huyết của đội ngũ trẻ, công ty đã không ngừng nỗ lực tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường và tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp uy tín toàn cầu Với mục tiêu và chiến lược rõ ràng, công ty đã đạt được những bước phát triển vững mạnh, thành lập nhiều chi nhánh không chỉ tại Hải Phòng mà còn mở rộng ra Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Quá trình phát triển của công ty có thể chia thành ba giai đoạn chính.
Giai đoạn 1993-1998 đánh dấu sự chuyển mình của nền kinh tế Việt Nam từ mô hình kinh tế tập trung sang cơ chế thị trường Tuy nhiên, do thiếu chuẩn bị về nhân lực và tri thức quản lý, nhiều công ty gặp khó khăn trong việc tiếp cận thị trường, đầu tư đổi mới công nghệ và áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả, dẫn đến kết quả không đạt yêu cầu và một số năm không hoàn thành kế hoạch đề ra.
Giai đoạn 1999-2004, dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và quyết tâm đổi mới, công ty Liên Vận Quốc Tế đã từng bước thoát khỏi tình trạng yếu kém, đạt được nhiều thành tựu quan trọng Công ty đã tổ chức lại bộ máy điều hành một cách hệ thống, bố trí cán bộ có năng lực vào các phòng ban chủ chốt, tạo ra cơ cấu tổ chức vững mạnh Sự kiện toàn này đã tạo ra sự ổn định, niềm tin và hứng khởi trong nội bộ, từ đó công ty tập trung vào quản lý các khâu quan trọng như Kinh doanh, Vật tư và Tài chính kế toán, quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp.
Trong thời gian gần đây, công ty Liên Vận Quốc Tế đã mở rộng đội tàu của mình bằng cách mua hoặc chuyển nhượng tài sản, góp phần nâng cao chất lượng tàu và nhanh chóng tăng tổng trọng tải so với những năm trước.
Từ năm 2005 đến nay, Công ty Liên Vận Quốc Tế đã chú trọng vào việc phát triển đội tàu, tập trung vào khả năng tài chính và nhịp độ đầu tư để không ảnh hưởng đến sản xuất Công ty đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong mua bán tàu, đảm bảo các giao dịch diễn ra thận trọng và kỹ lưỡng, giúp các tàu mua về đạt chất lượng cao và hoạt động hiệu quả Đầu tư đúng hướng không chỉ tăng cường số lượng tàu mà còn trẻ hóa đội tàu Ngoài ra, công ty luôn coi trọng nguồn vốn con người, xem đây là yếu tố quyết định cho sự thành bại, và nỗ lực hoàn thành tốt công tác tổ chức cán bộ, bố trí nhân tài hợp lý.
Hơn 15 năm qua, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã phấn đấu không ngừng để tồn tại ổn định và phát triển Qua mỗi giai đoạn công ty đã vượt qua nhiều khó khăn để từng bước khẳng định bản lĩnh và vị thế của mình trong ngành vận tải biển công ty cũng đã chuẩn bị nội lực để đón nhận những thử thách và cơ hội mới, sẵn sàng hoà nhập, không ngừng khẳng định uy tín, chất lượng và sự chuyên nghiệp để xứng đáng với sự tin tưởng và yêu mến mà khách hàng đã dành tặng.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã đầu tư vào các phương tiện vận chuyển hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Hiện tại, công ty sở hữu một đội tàu thuyền hoàn chỉnh và kết hợp các phương tiện vận tải với hệ thống kho bãi, tạo thành trung tâm tiếp vận lớn tại Hà Nội, Hải Phòng và Hồ Chí Minh Công ty cung cấp các dịch vụ như tổ chức xếp dỡ, bảo quản, giao nhận hàng hóa theo hợp đồng, cùng với sửa chữa và đóng mới tàu thuyền Nhờ vào vận tải đa phương thức và vận tải container, công ty có khả năng mở rộng dịch vụ đến hầu hết các địa phương trong cả nước, giúp chủ hàng phân phối hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động, công ty cần tuân thủ nghiêm chỉnh các chế độ và nghĩa vụ đối với nhà nước, đồng thời lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm Công ty chú trọng nâng cao chất lượng thuyền viên, không chỉ đáp ứng nhu cầu cho đội tàu mà còn có khả năng làm việc trên tàu nước ngoài, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng Nhằm phát triển kinh doanh vận tải, công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế huy động và sử dụng nguồn lực để tối đa hóa lợi nhuận, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, đồng thời phát triển bền vững Ngoài lợi ích kinh tế, công ty cũng chú trọng đến việc giữ vững trật tự, an toàn xã hội và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng để tạo dựng uy tín trong tương lai.
1.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được phép kinh doanh các ngành nghề sau:
- Kinh doanh kho bãi và nhà xưởng:
Hoạt động kinh doanh kho bãi chủ yếu tập trung vào việc cho thuê kho bãi, đồng thời cung cấp dịch vụ trông giữ và bảo quản hàng hóa Ngoài ra, doanh nghiệp cũng kết hợp dịch vụ giao nhận vận tải theo nhu cầu của khách hàng.
- Đại lý vận tải giao nhận thu gom hàng hóa
- Vận tải quá cảnh, chuyển khẩu, môi giới tầu biển và dịch vụ cảng
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ kinh doanh và đại lý ký gửi, cùng với hoạt động xuất nhập khẩu và ủy thác xuất nhập khẩu các mặt hàng đa dạng như vật tư, trang thiết bị, phương tiện vận tải, dịch vụ xếp dỡ, hàng tiêu dùng, nông sản và lương thực thực phẩm.
Công ty chuyên vận tải biển, chủ yếu tập trung vào việc chở hàng hóa trong và ngoài nước, với nguồn thu chính từ hoạt động này Hàng hóa vận chuyển ổn định, bao gồm xuất khẩu gạo Sài Gòn sang Philippines và nhập khẩu Clinker từ Thái Lan Hiện tại, công ty cũng tham gia vận chuyển than xuất khẩu đi Thái Lan, Malaysia và nhập khẩu phân bón, phôi sắt, cùng các dịch vụ chở thuê khác với đối tác khu vực Châu Á Thái Bình Dương Trước năm 2000, công tác hạch toán kinh tế còn lạc hậu, tàu biển và phương tiện vận tải không hiệu quả Để cải thiện, công ty đã đầu tư mua tàu Nhật Bản và đóng mới sà lan 110 tấn, nhằm đáp ứng nhu cầu vận tải và thay thế tàu cũ.
Trong giai đoạn này công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần tạo nguồn thu ổn định cho công ty.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế là một doanh nghiệp vận tải hàng hóa bằng đường thủy liên quốc tế, hoạt động trong lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt với các đối thủ nước ngoài có uy tín Để duy trì vị thế trên thị trường quốc tế, công ty không ngừng nỗ lực học hỏi và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế hiện nay.
Quá trình hoạt động kinh doanh bao gồm các khâu:
Để tối ưu hóa hoạt động của công ty, việc đầu tiên là tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với điều kiện hiện có Sau khi xác định được nguồn hàng, cần bố trí số lượng tàu và lao động hợp lý, rà soát định mức tiêu thụ nhiên liệu và chọn địa điểm mua nhiên liệu phù hợp với lộ trình khai thác Đồng thời, cần tính toán hành trình chạy tàu để đảm bảo hiệu quả chuyến đi, lựa chọn phương án tối ưu nhất Nếu một số tàu không tìm được nguồn hàng trên tuyến xa, có thể điều chuyển chúng hoạt động trên tuyến gần hơn trong khu vực Đông Nam Á để dễ quản lý Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế cũng cần giảm thiểu chi phí thông qua quản lý phụ tùng vật tư, tiết kiệm nhiên liệu và bảo dưỡng tàu để duy trì tình trạng kỹ thuật an toàn theo tiêu chuẩn đăng kiểm Cuối cùng, việc nâng cao tay nghề và ý thức kỷ luật của đội ngũ thuyền viên là rất quan trọng để hạn chế hư hỏng và nâng cao hiệu quả khai thác.
Đặc điểm tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong công ty, hỗ trợ giám đốc quản lý tài chính và hạch toán kế toán Phòng này cung cấp các báo cáo tài chính, phản ánh tình hình sản xuất và kinh doanh, từ đó tạo cơ sở cho các quyết định quản lý và đầu tư của công ty cũng như các đơn vị liên quan.
Công việc kế toán tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được thực hiện tại phòng kế toán tài chính, bao gồm lập chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung với 4 thành viên, bao gồm 1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 2 kế toán phần hành và 1 thủ quỹ.
Bộ máy kế toán của công ty được mô tả qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán vật tư, hàng hóa
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có vai trò giám sát nhân viên phòng kế toán, tổ chức kiểm toán tài chính và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Họ cũng chịu trách nhiệm bồi dưỡng kỹ năng cho kế toán viên, tổng hợp báo cáo cho lãnh đạo và triển khai nhiệm vụ được giao Ngoài ra, kế toán trưởng còn lập báo cáo tài chính định kỳ, giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch chi tiêu tài chính cho công ty Họ giám sát việc ký kết, thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và tư vấn cho giám đốc về tình hình tài chính Cuối cùng, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về hệ thống sổ sách, chứng từ và báo cáo kế toán của công ty trước giám đốc.
Kế toán vật tư và hàng hoá có nhiệm vụ quản lý tình hình nhập, xuất, và tồn kho, đảm bảo thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian cung cấp được phản ánh chính xác và kịp thời Họ cũng phải tính toán và phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng một cách chính xác Trong quá trình này, kế toán cần mở sổ và ghi chép dữ liệu liên quan đến vật tư, đồng thời lập báo cáo và kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm về độ chính xác và trung thực của các số liệu báo cáo.
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi biến động các khoản vay ngân hàng và công nợ phải thu, phải trả với người mua, người bán Họ cũng xem xét các khoản thanh toán vãng lai và nội bộ, đảm bảo thực hiện các chứng từ thanh toán theo quy định nhà nước Để hoàn thành nhiệm vụ này, kế toán thanh toán cần lập và xử lý chứng từ công nợ, tổ chức luân chuyển chứng từ với các phần hành kế toán liên quan Ngoài ra, họ phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ với từng khách hàng và tổng hợp dữ liệu để hỗ trợ các phần hành kế toán khác, giúp công việc diễn ra liên tục.
Cuối cùng, cần lập báo cáo tổng hợp về tình hình công nợ phải thu và phải trả, đồng thời chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và trung thực của các báo cáo này trước kế toán trưởng và giám đốc.
Thủ quỹ có trách nhiệm thực hiện thu, chi tiền mặt thông qua các chứng từ hợp lý và hợp lệ, đồng thời kiểm tra và bảo quản tiền mặt theo quy định của công ty Thủ quỹ cần tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống định mức tồn quỹ tiền mặt do nhà nước quy định, nhằm tránh lãng phí do tồn quỹ quá nhiều hoặc mất khả năng thanh toán khi tồn quỹ quá ít Ngoài ra, thủ quỹ cũng phải ghi chép sổ sách đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh, thực hiện kiểm kê cuối ngày để ngăn chặn gian lận và sai sót, đồng thời lập báo cáo tổng hợp về thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, chịu trách nhiệm về tính chính xác trước kế toán trưởng và giám đốc.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
1.2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế thực hiện hạch toán kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và được sửa đổi theo thông tư số 161/2007/TT-BTC của Bộ Tài Chính Để phù hợp với tính chất ngành nghề sản xuất, kinh doanh, công ty tổ chức công tác kế toán với những đặc điểm riêng nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quản lý kế toán.
- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến 31/12
- Báo cáo tài chính được lập theo tháng
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là một phương pháp đơn giản, giúp việc hạch toán trở nên dễ dàng và thuận tiện Phương pháp này được nhiều công ty tại Việt Nam áp dụng, cho phép so sánh kết quả giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề, từ đó phát huy những ưu điểm và khắc phục những khó khăn hiện có.
- Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền:
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng Những tài sản này dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt và có thể quy đổi sang các loại tiền tệ khác trong kế toán.
Hàng tồn kho được ghi nhận dựa trên giá gốc, bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho được thực hiện thông qua bình quân gia quyền, áp dụng cho toàn bộ kỳ dự trữ Hàng tồn kho sau đó được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc quản lý tài sản.
Trong đó, giá trị hàng hoá nhập khẩu được xác định bằng giá CIF cộng với các chi phí mua hàng
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc vượt quá giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ đi chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm.
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ được thể hiện theo nguyên giá trừ đi hao mòn luỹ kế.
Nguyên giá TSCĐ bao gồm tất cả các chi phí mà công ty đã chi ra để sở hữu tài sản cố định cho đến khi tài sản đó sẵn sàng đưa vào sử dụng TSCĐ sẽ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng.
Bộ Tài Chính Số năm khấu hao của các loại TSCĐ như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc : 6-10 năm Máy móc, thiết bị : 5-6 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn : 6-8 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý : 3-5 năm
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi hầu hết các rủi ro và lợi ích liên quan đã được hoàn tất, đồng thời bên mua đã chấp nhận thanh toán.
Kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Lao động đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra của cải vật chất và giá trị tinh thần xã hội Năng suất, chất lượng và hiệu quả cao trong lao động là yếu tố quyết định sự phát triển của quốc gia Đây là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định nhất.
Tiền lương là phần thu nhập chính của người lao động, được Nhà nước phân phối dựa trên kết quả lao động mà mỗi cá nhân đóng góp cho xã hội Nó không chỉ là thù lao cho công việc mà còn giúp tái sản xuất sức lao động, bù đắp cho hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh Tiền lương gắn liền với thời gian và hiệu quả lao động của công nhân viên, thể hiện sự công bằng trong phân phối sản phẩm xã hội.
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp cần đảm bảo tái tạo sức lao động và cải thiện cuộc sống cho người lao động thông qua các khoản chi phí khác Theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp phải bao gồm trong chi phí sản xuất kinh doanh các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) được thiết lập nhằm hỗ trợ công nhân viên trong trường hợp tạm thời hoặc vĩnh viễn mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hưu, và các lý do khác Bảo hiểm y tế có vai trò quan trọng trong việc tài trợ cho phòng ngừa, chữa trị bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Kinh phí công đoàn chủ yếu được sử dụng để bảo vệ quyền lợi và chăm sóc cho người lao động Tất cả các khoản trích lập này, cùng với tiền lương, cấu thành chi phí lao động trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
1.3.1 Kế toán số lượng, thời gian, và kết quả lao động tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
1.3.1.1 Kế toán số lượng lao động tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Lao động là nguồn lực quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh hiện nay, ảnh hưởng trực tiếp đến sức cạnh tranh trên thị trường Nhân lực có kỹ năng tốt và kinh nghiệm dày dạn sẽ góp phần tăng lợi nhuận, vì họ sẽ gắn bó lâu dài, nỗ lực hơn và thu hút khách hàng hiệu quả Nhận thức được điều này, doanh nghiệp đã và đang xây dựng các chính sách và cơ cấu hợp lý để phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên, đáp ứng yêu cầu của thị trường.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển đa phương thức chủ yếu là vận tải biển, áp dụng chính sách thuê mướn và tuyển dụng nhân viên linh hoạt Khi ký hợp đồng lao động, hình thức lao động được điều chỉnh phù hợp với đặc thù của ngành vận tải.
Hợp đồng lao động ngắn hạn: từ 1-3 tháng đối với công nhân viên sử dụng theo thời vụ
Hợp đồng lao động dài hạn: từ 6 tháng - 1 năm
Hợp đồng lao động không thời hạn: đối với những cán bộ công nhân ký hợp đồng trước 1998
Hình thức ký kết hợp đồng: ký bằng văn bản có mẫu theo Bộ luật lao động
Thủ tục ký hợp đồng lao động bắt đầu bằng việc công ty xem xét hồ sơ của người lao động Nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động với ứng viên.
Nội dung thỏa thuận lao động bao gồm công việc, địa điểm, thời gian làm việc và nghỉ ngơi, hệ số lương cơ bản, mức tiền lương, thời hạn hợp đồng, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi của công ty Người lao động cần cam kết thực hiện các nghĩa vụ với công ty Trước khi ký hợp đồng lao động, cán bộ công nhân viên phải trải qua thời gian thử việc 2 tháng, trong khi cán bộ quản lý chỉ cần thử việc 1 tháng.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế chú trọng đến nguồn lao động sẵn có, thường xuyên cập nhật và phân loại nhân sự theo các tiêu chí phù hợp Hiện tại, công ty áp dụng hai phương pháp phân loại lao động: phân loại theo công việc và phân loại theo trình độ.
Phân loại theo công việc:
Xếp dỡ hàng hoá: 97 người
Sửa chữa phương tiện thiết bị: 23 người
Các hoạt động khác: 172 người
Phân loại theo trình độ:
Trình độ trên Đại học: 1 người
Trình độ ĐH-CĐ: 66 người
Trình độ Trung học chuyên nghiệp: 34 người
Công nhân kỹ thuật: 117 người
Chưa qua đào tạo: 95 người
Bảng 1.2 Cơ cấu lao động phân theo giới tính, tuổi, thâm niên công tác và chuyên môn trình độ đã được đào tạo
TT Trình độ chuyên môn
Nguồn từ phòng tổ chức hành chính
Theo bảng số liệu, tỷ lệ người có trình độ Đại học - Cao đẳng chỉ chiếm 21,7%, trong khi đó, số người có trình độ Trung cấp - Sơ cấp là 9,9% Đặc biệt, công nhân kỹ thuật chiếm 37,7%, còn cán bộ công nhân viên chưa qua đào tạo chiếm 30,7% Điều này cho thấy tỷ lệ người có trình độ chuyên môn qua đào tạo còn thấp, với chỉ 1 người có trình độ trên Đại học Ngoài ra, do đặc thù công việc, số lao động nữ chỉ chiếm khoảng 1/3 tổng số cán bộ công nhân viên Về thâm niên nghề, 17,9% người có thâm niên dưới 2 năm, 20,8% từ 2-5 năm, 40,2% từ 5-10 năm và 21,1% từ 10 năm trở lên Đối với độ tuổi, 28,8% cán bộ công nhân viên dưới 30 tuổi, trong khi 54,3% ở độ tuổi từ 30-50.
Cơ cấu phân loại lao động giúp giảm chi phí và tiết kiệm tiền lương cho công nhân viên, nhưng để nâng cao năng suất và chất lượng trong sản xuất kinh doanh, cần cải thiện trình độ chuyên môn kỹ thuật của người lao động Theo cách phân loại lao động trong công ty, những người có trình độ chuyên môn và trách nhiệm tương đương sẽ nhận mức lương tương đương Đối với bộ phận sửa chữa phương tiện và thiết bị, tiền lương phụ thuộc vào số ngày công thực tế và tay nghề, trong khi đó, công nhân trong lĩnh vực này thường nhận lương cao hơn so với công nhân xếp dỡ hàng hóa và vận tải do yêu cầu tay nghề và năng lực làm việc cao hơn.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế có cơ cấu lao động đa dạng với nhiều nhóm lao động phân theo các tiêu chí khác nhau, điều này ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán các khoản phải trả công nhân viên Việc phân loại lao động giúp theo dõi nghĩa vụ và trách nhiệm của công nhân viên một cách thuận tiện, từ đó đảm bảo công tác trả lương và đóng góp vào các quỹ bảo hiểm chính xác Nếu phân loại không đúng, sẽ dẫn đến nguy cơ trả lương nhầm, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của công nhân viên Do đó, cần rà soát lại toàn bộ số lượng công nhân viên để tránh tình trạng thống kê thiếu.
1.3.1.2 Kế toán thời gian lao động tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Hàng ngày, cán bộ đi làm việc bảo đảm đủ 8 giờ theo quy định:
Thời gian làm việc của nhân viên rất quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với khung giờ sáng từ 8 giờ đến 12 giờ và chiều từ 1 giờ đến 5 giờ Để theo dõi và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, doanh nghiệp sử dụng “Bảng chấm công” để ghi nhận thời gian lao động Nhân viên sẽ chấm công theo các ký hiệu quy định và ghi số giờ thực hiện công việc bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng ban, do người phụ trách bộ phận phối hợp với phòng tổ chức hành chính thực hiện Họ căn cứ vào tình hình thực hiện công việc để chấm công cho từng cá nhân theo các ký hiệu quy định Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công, sau đó chuyển kèm các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH và phiếu báo làm thêm giờ về bộ phận kế toán Tại đây, bảng chấm công sẽ được kiểm tra, đối chiếu để tính lương và BHXH, đồng thời cập nhật sổ sách theo dõi.
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ phép và các trường hợp ngừng việc, từ đó làm căn cứ tính lương và bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý lao động, bảng chấm công cần được treo công khai tại nơi làm việc, giúp công nhân dễ dàng kiểm tra và giám sát việc chấm công hàng ngày, đồng thời tham gia ý kiến vào quản lý và sử dụng thời gian lao động.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN QUỐC TẾ
Đánh giá về thực trạng kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
2.1.1 Những thuận lợi trong công tác hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Công tác kế toán của công ty được tổ chức một cách đơn giản nhưng cẩn thận, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong Chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Chế độ này rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp công ty duy trì tính chính xác trong hạch toán Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên cập nhật và điều chỉnh các quy định kế toán để phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.
Tại phòng kế toán tài chính của công ty, mọi công việc tổng hợp chứng từ được thực hiện hiệu quả nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin Hệ thống máy vi tính được trang bị giúp cập nhật thông tin kịp thời và nâng cao độ chính xác của số liệu kế toán Số liệu hàng ngày được cập nhật đầy đủ và vào cuối tháng, kế toán in các báo cáo và đối chiếu với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác trước khi lưu trữ Phòng kế toán tài chính thực hiện tốt các nghiệp vụ kế toán, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, phòng cũng xây dựng hệ thống sổ hạch toán và phương pháp ghi chép khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, giúp tổ chức công tác kế toán quản trị và tài chính một cách rõ ràng Việc sử dụng công cụ kế toán hiệu quả và lưu giữ số liệu chính xác trên máy tính cho phép bộ phận kế toán nhanh chóng cập nhật và cân đối thông tin, đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý của công ty.
Các phần hành kế toán chủ yếu đều có quy định cụ thể nhằm đảm bảo tuân thủ chế độ và phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.
Công ty đã thiết lập một hệ thống quản lý lao động chặt chẽ thông qua sổ danh sách lao động, cho phép theo dõi kịp thời sự thay đổi nhân sự và lập kế hoạch phân công, phát triển và tuyển dụng lao động phù hợp với quy mô hiện tại Đội ngũ công nhân dày dạn kinh nghiệm đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất, nhưng để mở rộng quy mô hoạt động, công ty cần tiếp tục tuyển dụng thêm nhân sự và nâng cao trình độ cán bộ thông qua các lớp đào tạo Sự phân bổ lao động giữa các bộ phận cũng hợp lý, với số lượng lao động trực tiếp luôn lớn hơn lao động gián tiếp, trong khi việc tuyển chọn lao động nam được ưu tiên nhằm đảm bảo hoàn thành tốt các hợp đồng với khách hàng.
Việc giám sát thời gian và thái độ làm việc của nhân viên trong công ty được giao cho những cá nhân tin cậy và có trách nhiệm Những người này theo dõi chặt chẽ các nhân viên trong phạm vi quản lý, ghi chép đầy đủ vào bảng chấm công làm căn cứ xác định tiền lương Nhân viên xin nghỉ phải có giấy phép và được nghỉ chỉ khi có sự đồng ý của quản lý.
Bên cạnh các khoản lương chính theo quy định, công ty cũng có quy định về nhiều khoản lương phụ khác rất có lợi cho người lao động:
Khoản trợ cấp độc hại là rất quan trọng cho những người lao động phải tiếp xúc trực tiếp với các yếu tố độc hại trong công việc của họ.
Công ty đã tính và trích đầy đủ cho tất cả những nhân viên thuộc diện được nhận trợ cấp theo quy định
Những cá nhân đảm nhiệm vai trò trong công ty sẽ nhận được phụ cấp trách nhiệm, đây không chỉ là quyền lợi mà còn là một điều khoản bắt buộc, khuyến khích họ tận tâm với nhiệm vụ được giao.
Phụ cấp kiêm nhiệm được áp dụng cho các cá nhân đang đảm nhiệm chức danh lãnh đạo tại cơ quan, đơn vị, với mức phụ cấp là 10% lương hiện tại cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) Trong trường hợp một người kiêm nhiệm nhiều chức danh lãnh đạo, chỉ được nhận một mức phụ cấp duy nhất.
Công ty đã thực hiện hiệu quả việc trích lập các quỹ từ lương cho người lao động như BHXH, BHYT và KPCĐ, đảm bảo chế độ chăm sóc tốt nhất cho nhân viên khi gặp khó khăn hoặc bệnh tật Quỹ KPCĐ được sử dụng hợp lý cho các hoạt động tham quan, vui chơi, lễ Tết và thăm hỏi nhân viên ốm Công ty cũng nộp đúng hạn các khoản BHXH và BHYT cho cơ quan quản lý mà không cần nhắc nhở Điều này cho thấy quy trình tính lương và các khoản trích theo lương của công ty hợp lý và gắn liền với kết quả lao động của nhân viên.
Công ty đã thiết lập một hệ thống trả lương hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý và tuân thủ đầy đủ các chế độ chính sách về tiền lương Việc phân phối quỹ lương được thực hiện công khai, minh bạch, gắn liền với năng suất và chất lượng lao động, đảm bảo thu nhập hợp lý cho người lao động Hệ thống này không chỉ tạo động lực cho sản xuất kinh doanh mà còn nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, góp phần phát triển bền vững của công ty.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế hiện đang áp dụng một công thức tính lương cho cán bộ, công nhân viên hợp lý, bao gồm cả lương cứng và lương mềm Khoản lương mềm này phản ánh sự khác biệt giữa nhân viên lâu năm có trình độ và những người mới vào nghề Việc xây dựng phương pháp tính lương này yêu cầu sự đồng thuận từ tất cả các cấp trong doanh nghiệp, thể hiện sự thống nhất trong tổ chức.
2.1.2 Những khó khăn còn tồn tại trong công tác hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương
Mặc dù kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý.
Về tổ chức công tác kế toán và các phần hành
Bộ máy kế toán quy mô nhỏ dễ gặp khó khăn trong việc xử lý khối lượng công việc lớn vào cuối kỳ, dẫn đến việc khó lấy số liệu Phòng kế toán tài chính hiện nay phải xử lý một khối lượng công việc lớn, thường xuyên bị chồng chéo, khiến một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, làm giảm tính chuyên môn và ảnh hưởng đến chất lượng công việc Mặc dù công ty sử dụng máy tính, nhưng quy trình kế toán vẫn mang tính thủ công, chưa đạt hiệu quả kinh tế cao Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà công ty áp dụng tạo ra sự ghi chép phức tạp và chồng chéo.
Việc mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mà không hạch toán chi tiết và sử dụng ngay lập tức gây khó khăn trong công tác kiểm tra và quản lý Hơn nữa, một số công cụ dụng cụ tồn kho ít được kiểm tra định kỳ, dẫn đến việc khó đánh giá chất lượng và số lượng của chúng.
Công ty hiện có cơ cấu lao động đa dạng, nhưng chất lượng lao động chưa cao, với chỉ một người có trình độ trên đại học và tỷ lệ cán bộ chưa qua đào tạo vẫn còn thấp Việc ưu tiên tuyển dụng con em nhân viên đã góp phần làm thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng Hơn nữa, công ty không lập kế hoạch tuyển dụng từ đầu năm, dẫn đến các phương án tuyển dụng diễn ra gấp gáp, gây khó khăn trong việc tìm kiếm nhân lực chất lượng cao và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
2.2.1 Định hướng phát triển nguồn nhân lực trong chiến lược kinh doanh của công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế và sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương.
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp dịch vụ vận tải, đặc biệt tại Việt Nam sau khi gia nhập WTO Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã ghi nhận sự tăng trưởng nhanh chóng, với lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng hơn 50% so với năm 2006 Tuy nhiên, sự phát triển này đã dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực Để đảm bảo cạnh tranh, công ty đang đầu tư vào con người thông qua đào tạo chuyên môn, đặc biệt trong lĩnh vực thủ tục hải quan Ngoài ra, công ty cũng xây dựng kế hoạch cử nhân viên tham quan, học hỏi ở nước ngoài và áp dụng chính sách đãi ngộ xứng đáng cho nhân viên giỏi Công ty chú trọng đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có, thu hút lao động có trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành, am hiểu ngoại ngữ và kiến thức địa lý, ngoại thương Đặc biệt, công ty còn có chương trình hỗ trợ sinh viên thực tập, tạo điều kiện học tập và làm việc tốt nhất nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao.
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến năng suất lao động và trách nhiệm của người lao động Tiền lương không chỉ là một phần của giá thành sản phẩm mà còn phản ánh chính xác tình hình chi phí của công ty, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn Việc tính toán và trả lương hợp lý tạo sự gắn kết giữa người lao động và công ty, khuyến khích họ nâng cao trình độ và trách nhiệm trong công việc Hơn nữa, tính lương chính xác còn là cơ sở để các cơ quan chức năng đánh giá hoạt động của công ty và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, nhưng vẫn còn nhiều bất cập trong thực tiễn Trong bối cảnh cạnh tranh và biến đổi xã hội nhanh chóng, việc tìm ra giải pháp cho kế toán tiền lương trở nên cấp bách và cần thiết để đồng hành cùng các kế hoạch phát triển của công ty trong tương lai.
2.2.2 Phương hướng và yêu cầu hoàn thiện
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các sản phẩm, ngành nghề và dịch vụ vận chuyển ngày càng trở nên khốc liệt Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thách thức trong quá trình hình thành và phát triển, các doanh nghiệp vẫn phải nỗ lực để tồn tại và phát triển.
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân thông qua những thành tích ấn tượng trong nhiều năm qua Việc hoàn thiện kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố cần thiết cho sự phát triển bền vững của công ty Trong bối cảnh hội nhập, công ty nỗ lực tìm kiếm cơ hội phát triển và giảm thiểu thiệt hại từ quá trình này Để đạt được mục tiêu này, công ty cần tuân thủ các quy định và chế độ chung, đồng thời linh hoạt áp dụng vào thực tiễn của mình Quá trình hoàn thiện sẽ hiệu quả khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
Công ty cần tuân thủ các chế độ kế toán và quy định tài chính hiện hành để đảm bảo sự phát triển bền vững Việc tuân thủ này không chỉ giúp công ty định hướng đúng đắn trong quá trình phát triển mà còn cung cấp thông tin trung thực, chính xác, hỗ trợ nhà đầu tư trong việc đưa ra quyết định đầu tư.
Các giải pháp được đề xuất cần phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, cấu trúc quản lý và cách tổ chức phân công lao động của công ty Để đạt hiệu quả cao, các giải pháp này cần nhận được sự đồng thuận từ đa số cán bộ công nhân viên, tránh tình trạng chỉ phục vụ lợi ích cá nhân.
Các giải pháp cần được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng điều kiện và môi trường cụ thể Việc thực hiện một cách máy móc, rập khuôn sẽ không mang lại hiệu quả bền vững.
Để phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của xã hội, cần thực hiện những thay đổi từng bước Việc tránh bảo thủ và trì trệ trong việc tiếp thu cái mới là rất quan trọng, nhằm ngăn chặn những yếu tố lỗi thời và không phù hợp trở thành rào cản trong quá trình phát triển.
Các giải pháp được đề xuất cần đảm bảo tính hiệu quả, khả thi và chi phí hợp lý so với lợi ích đạt được Điều này có nghĩa là giải pháp phải có khả năng thực hiện và mang lại hiệu quả thực tế, không chỉ tồn tại trên lý thuyết mà cần được áp dụng vào cuộc sống.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững, việc đưa ra các giải pháp cần tập trung vào quyền lợi của người lao động và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho họ Khi tiền lương phản ánh đúng khả năng và năng suất lao động, nó sẽ trở thành động lực thúc đẩy hiệu suất làm việc Người lao động sẽ cống hiến hết mình, mang lại sự sáng tạo và hiệu quả kinh tế cao hơn.
2.2.3 Các giải pháp hoàn thiện
Để khắc phục những bất cập và đáp ứng yêu cầu hoàn thiện kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
Công ty cần tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán để tránh tình trạng một người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ kế toán, gây chồng chéo trong công việc Đồng thời, cần tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán.
Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo và chuyên đề để cập nhật những thay đổi trong chế độ và phương pháp làm việc mới, nhằm nâng cao tính khoa học và hiệu quả trong công việc.
