1.3. Kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH
1.3.3. Cách thức xây dựng tổng quỹ lương và hình thức thanh tốn lương tại công
công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
1.3.3.1. Cách thức xây dựng tổng quỹ lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Quỹ tiền lương là số tiền được trích ra từ hoạt động kinh doanh của cơng ty dùng vào mục đích chi trả tiền lương phù hợp với số lượng và chất lượng lao động trong phạm vi công ty phụ trách. Quỹ tiền lương được tính tốn một cách cụ thể dựa theo quy định của pháp luật hiện hành. Cơng ty có thể chọn lựa nhiệm vụ năm kế hoạch bằng các chỉ tiêu sau đây để xây dựng đơn giá tiền lương.
Tổng sản phẩm bằng hiện vật Tổng doanh thu
Tổng thu trừ tổng chi Lợi nhuận
Đối với đơn vị mình, Cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đã chọn hình thức xây dựng đơn giá tiền lương theo tổng doanh thu, cụ thể như sau:
Quỹ lương = Doanh thu x Đơn giá tiền lương (1)
Mỗi năm công ty tiến hành xây dựng lại đơn giá tiền lương 1 lần. Đơn giá tiền lương phụ thuộc rất lớn vào tổng doanh thu đạt được trong năm của cơng ty và tình hình năng suất lao động. Theo quy định, thì mức tăng đơn giá tiền lương không được phép vượt quá mức tăng của năng suất lao động trong công ty.
Theo công thức (1), đơn giá tiền lương được xác định dựa trên công thức cụ thể sau:
{LĐđb x TLmin DN x ( HCB + HPC ) + V đt } x 12 tháng + Vttlđ
ĐGTLTH = (2) DT
( Trong đó tử số của cơng thức trên chính là Quỹ lương ) Trong đó:
ĐGTLTH: Đơn giá tiền lương tổng hợp
LĐđb: Lao động định biên
TLminDN: Tiền lương tối thiểu công ty áp dụng
HCB: Hệ số lương cấp bậc
HPC: Hệ số phụ cấp
Vđt: Tiền lương của cán bộ đoàn thể
Vttlđ: Tiền lương tính thêm khi làm đêm
DT: Tổng doanh thu của cơng ty
Ví dụ: Giải trình xây dựng đơn giá tiền lương theo doanh thu năm 2008:
Tiền lương tối thiểu mà công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế áp dụng:
TLminDN = TLmin x ( 1 + Kđc )
Trong đó:
TLminDN: Tiền lương tối thiểu công ty Liên Vận Quốc Tế áp dụng TLmin : Mức lương tối thiểu chung do nhà nước quy định
Kđc: Hệ số điều chỉnh tăng thêm TLminDN = 540.000 x ( 1+ 1,5 )
= 1.350.000 đ
Như vậy: 540.000 đ TLminDN 1.350.000 đ Công ty đã áp dụng TLminDN = 620.000
Tính quỹ tiền lương năm 2008 Được tính cụ thể theo 3 khu vực sau:
Quỹ tiền lương khu vực có định mức:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức lao động, xác định được công nhân trực tiếp bốc xếp là 108 công nhân, công nhân xếp dỡ cơ giới là 47 cơng nhân. Bên cạnh đó hệ số lương cấp bậc bình quân là 3,0 đối với công nhân xếp dỡ thô sơ và đối với công nhân xếp dỡ cơ giới là 3,67. Hệ số các khoản phụ cấp được tính trong đơn giá là 0,14.
Tiền lương kế hoạch khu vực bốc xếp là ( VKH ):
VKHTS = LĐđb x TLmin x ( HCB + HPC ) x 12 = 108 x 620.000 x ( 3,0 + 0,14 ) x 12 = 2.523.052.800 đ VKHCG = LĐđb x TLminDN x ( HCB + HPC ) x 12 = 47 x 620.000 x ( 3,67 + 0,14 ) x 12 = 1.332.280.800 đ VKH = 2.523.052.800 + 1.332.280.800 = 3.855.333.600 đ
Quỹ tiền lương của khu vực chưa có định mức: a) quỹ tiền lương của cán bộ quản lý:
Trong đó lao động định biên: 32 người; hệ số cấp bậc bình quân: HCB = 3,849; hệ số phụ cấp : HPC = 0,0876.
Tiền lương kế hoạch lao động quản lý:
VKH = LĐđb x TLmin DN x ( HCB + HPC ) x 12
= 32 x 620.000 x ( 3,849 + 0,0876 ) x 12 = 937.255.728 đ
b) Quỹ tiền lương công nhân phục vụ:
Trong đó lao động định biên 69 người, hệ số lương cơ bản bình quân HCB = 2,876; Hệ số phụ cấp HPC = 0,0436
Quỹ lương kế hoạch của bộ phận phục vụ:
VKH = LĐđb x TLminDN x ( HCB + HPC ) x 12 = 69 x 620.000 x ( 2,876 + 0,0436 ) x 12 = 1.498.805.856 đ
c) Quỹ tiền lương công nhân phục vụ cho thuê thiết bị, kho bãi
Trong đó lao động định biên : LĐđb = 57 người; hệ số lương cấp bậc bình quân HCB = 3,08; hệ số phụ cấp HPC = 0,13
Quỹ tiền lương của bộ phận công nhân phục vụ cho thuê thiết bị, kho bãi
VKH = LĐ đb x TLminDN x ( HCB + HPC ) x 12
= 57 x 620.000 x ( 3,08 + 0,13 ) x 12 = 1.361.296.800 đ
Tổng hợp lại ta có VKH1 ( quỹ tiền lương của khu vực không định mức ): VKH1 = 937.255.728 + 1.498.805.856 + 1.361.296.800
= 3.797.358.384 đ
Quỹ tiền lương bổ sung ( Vbs): chỉ tính với cơng nhân trực tiếp bốc xếp Số ngày được tính bổ sung là 42 ngày/ năm
Trong đó: nghỉ ngày lễ tết: 08 ngày Nghỉ phép năm: 16 ngày
Nghỉ việc riêng: 02 ngày Hội họp + học tập: 03 ngày Lao động cơng ích 13 ngày
Vbs = { LĐKH x TLmin x ( HCB + HPC ) x Tbs }/ 22
155 x 620.000 x ( 3,227 + 0,14 ) x 42 Vbs =
22 = 617.722.064 đ
Xác định quỹ tiền lương của năm 2008:
Vc = VKH + VKH1 + Vbs
= 3.855.333.600 + 3.797.358.384 + 617.722.064
= 8.270.414.048 đ Đơn giá tiền lương áp dụng là:
Doanh thu trong năm 2008 là:16.550.236.251 đ
VC 8.270.414.048 Đơn giá tiền lương 2008 = =
DT 16.550.236.251 = 501,415 ( đ/ 1000DT )
1.3.3.2. Cách thức thanh tốn lương tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế.
Hiện nay công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế áp dụng 2 chế độ trả lương cơ bản phổ biến là chế độ trả lương theo thời gian và chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm hay công việc bảo đảm tiêu chuẩn quy định do công nhân làm ra. Tương ứng với 2 chế độ trả lương là 2 hình thức tiền lương cơ bản:
Hình thức tiền lương sản phẩm: Tiền lương trả theo sản phẩm là tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào đơn giá sản phẩm, số lượng và chất lượng sản phẩm mà họ đã sản xuất theo những điều kiện tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định của công ty. Tiền lương theo sản phẩm trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
Có 2 hình thức trả lương đang được áp dụng tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế Trả lương theo cấp bậc: HCB x TLmin x n x K LCB = 22 Trong đó:
TLmin: Tiền lương tối thiểu theo tháng quy định
n: Số công thực tế thực hiện được trong tháng
K : Tỷ lệ được tính thêm trong tháng
Ví dụ: Cơng nhân Nguyễn Văn Minh có bậc lương là 1,77 thực hiện được 25
công trong tháng, tỷ lệ được tính thêm trong tháng là 1. Lương thực nhận được của công nhân Nguyễn Văn Minh: 1,77 x 540.000 x 1 x 25/22 = 1.086.136 đ
Trả lương khốn:
Cơng ty sẽ áp dụng mức khoán linh hoạt theo kết quả kinh doanh. Tỷ lệ công ty áp dụng sẽ được xác định trong khoảng từ 1% - 2%. Dựa trên tổng số cơng của bộ phận đó sẽ tính ra được số tiền của một cơng và tính ra được lương khốn cho một cơng nhân lao động.
DT/đơn vị tính x h x MTH
LK = x công của cá nhân Cơng trong bộ phận
Trong đó:
DT/ đơn vị tính: Doanh thu trên một đơn vị tính đối với từng loại mặt
hàng ( ví dụ: DT/m3, DT/ tấn )
h : Tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá bán
MTH: Khối lượng thực hiện trong kỳ tính tốn
Ví dụ: Trong tháng hai cơng ty áp dụng giá bán của bộ phận bán vật liệu xây
dựng là DT/m3 = 240.000 đ. Tỷ lệ được tính là 2%. Trong tháng 11 bộ phận
bán hàng bán được 2000 m3. Tổng số công của bộ phận bán vật liệu thực hiện được trong tháng là 350 công.
Công nhân Trần Anh Phi trong tháng làm được 21 công. Vậy lương trong tháng của cơng nhân này sẽ được tính như sau:
240.000 x 2% x 2000
LK = x 21 = 822.857 đ
Hình thức tiền lương thời gian: Hình thức tiền lương thời gian được tính lương cho người lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo chuyên môn, kỹ thuật. Tiền lương thời gian áp dụng trả cho khối gián tiếp ( lao động quản lý và nhân viên phục vụ )
Công thức: LTG = T1i + T2i (5) Trong đó:
TLCB x số ngày công thực tế
T1i = + PC( nếu có ) + Nghỉ theo QĐ( nếu có ) 22
T2i = ( H1 + H2 ) x k x n
Trong đó: H1 : Thâm niên, kinh nghiệm cơng
H2: Bằng cấp chuyên môn được đào tạo, thời gian thực tế ra trường đi làm
k : Hệ số hồn thành cơng việc của từng tháng
n: Số ngày cơng thực tế đi làm
Ví dụ: Tính lương thời gian tháng 11/2008 của nhân viên phịng kế tốn
Kế toán trưởng Nguyễn Lan Hà với hệ số bậc lương là 4,99 khơng có phụ cấp và trong tháng 11 được chấm 21 công. Điểm số thâm niên là 8, bằng cấp chuyên môn là 3, hệ số hồn thành cơng việc trong tháng được chấm là 1, số tiền ở mức 1 điểm là 15.609 đ.
{620.000 x ( 4,99 + 0 ) } x 21
LTG = + ( 8 + 3 ) x 21 x 15.609
. 22 = 6.198.879 đ
1.3.4. Chu trình cơng tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Trước hết bộ phận sản xuất - kinh doanh có trách nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhân viên đã làm trong tháng. Đồng thời trưởng bộ phận và nhân viên cùng đánh giá mức độ hồn thành cơng việc mà nhân viên đã làm được
Quỹ lương được hình thành từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Trên cơ sở cơng ty làm ăn có lãi, quỹ lương sẽ được trích một phần trên cơ sở doanh thu. Dựa vào cơng thức tính quỹ lương, phịng Tổ chức hành chính sẽ tiến hành tính ra tổng quỹ lương phải trả trong năm. Nếu chi trả cịn thừa thì theo quyết định cũ sẽ đưa vào làm quỹ lương bổ sung. Nếu chi trả thiếu thì tiến hành xin giám đốc phê chuẩn bổ sung quỹ lương để tiến hành chi trả.
Việc quản lý quỹ lương được thực hiện bởi phịng Tổ chức hành chính có trách nhiệm quản lý tiền lương, tiền thưởng trong quỹ lương. Căn cứ xác nhận sản lượng, doanh thu của phòng kinh doanh được giám đốc phê duyệt, phịng Tổ chức hành chính trình giám đốc duyệt quỹ lương theo sản phẩm , thời gian, tiền thưởng cho các đơn vị, phòng ban.
Phịng kế tốn lập bảng thanh tốn lương, kế tốn trưởng kiểm tra độ chính xác của các số liệu. Sau khi kiểm tra xong, kế toán trưởng duyệt và chuyển sang kế toán thanh toán để lập phiếu chi và kế toán thanh toán lại chuyển phiếu chi cùng bảng thanh toán tiền lương cho thủ quỹ để thanh toán tiền lương cho cán bộ cơng nhân viên. Bảng thanh tốn lương cùng các chứng từ gốc được phịng kế tốn làm cơ sở để trả tiền lương cho nhân viên và hạch toán tiền lương.
Tại phịng kế tốn, bảng tính lương được sử dụng để kế tốn viên trả lương sau khi thủ quỹ tiến hành xuất quỹ cho nhân viên còn các chứng từ gốc để ghi sổ sách theo dõi
Chu trình cơng tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế được biểu hiện qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.4 Quy trình tổ chức tiền lương tại Cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Bước 1: Phịng Tổ chức hành chính tính ra quỹ tiền lương
Bước 2: Trình giám đốc duyệt
Bước 3: Phòng tổ chức hành chính tính ra mức lương
Bước 4: Phịng kế tốn tài chính lập bảng thanh tốn lương
Bước 5: Thủ quỹ tiến hành xuất quỹ để trả lương
Bước 6: Phịng kế tốn tiến hành trả lương
Mẫu số: 02-LĐTL Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế Bảng 1.5 Bảng thanh tốn tiền lương
Bộ phận: Phịng kế tốn tài chính
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 11 năm 2008 Họ Và Tên Lương cấp bậc T1i T2i Tổng số Tạm ứng Các khoản phải trừ Thực lĩnh Lương thời gian Lễ, phép,
chế độ
PC TN
công Tiền Tiền Ký BHYT BHXH Cộng
công Tiền công Tiền Nguyễn Lan
Hà 2.593.200 21 2.593.200 21 3.605.679 6.198.879 62000 309.944 371.944 5.826.935
Lê Văn Tuấn 2.302.200 21 2.302.200 21 2.786.207 5.088.407 51000 254.420 305.420 4.782.987
Đào Thị Trang 1.177.700 21 1.177.700 21 2.294.523 3.472.223 35.000 173.611 208.611 3.263.612 Trần Thị Liên 1.384.900 21 1.384.900 21 3.263.218 4.648.118 47.000 232.406 279.406 4.368.712 Cộng 7.458.000 7.458.000 11.949.627 19.407.627 195.000 970.381 1.165.381 18.242.246 Ngày 30 tháng 11 năm 2008
Kế toán thanh toán Phịng Nhân chính Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Bảng 1.6 Bảng thanh toán tiền ăn ca
Công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Đơn vị: Phịng kế tốn tài chính BẢNG THANH TOÁN TIỀN ĂN CA Tháng 11 năm 2008
STT Họ và tên Ngày công thực tế Thành tiền Ký nhận
1 Nguyễn Lan Hà 21 252.000 Hà
2 Lê Văn Tuấn 21 252.000 Tuấn
3 Đào Thị Trang 21 252.000 Trang
4 Trần Thị Liên 21 252.000 Liên
Cộng 84 1.008.000
Viết bằng chữ: một triệu khơng trăm linh tám nghìn đồng
Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Kế toán thanh toán Phịng Nhân chính Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
1.3.5. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 334 “phải trả công nhân viên”. Dùng để phản ánh các khoản thanh tốn với cơng nhân viên trong công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu tài khoản 334 như sau:
Nợ 334 Có - Các khoản khấu trừ - Các khoản phải trả CNV vào thu nhập của CNV tại công ty trong kỳ tại công ty
- Các khoản đã trả CNV tại công ty
Dư Nợ ( nếu có ): Số trả Dư có: số cịn phải trả thừa phải thu hồi CNV
Tài khoản 338 “ phải trả phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đồn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí cơng đồn, BHXH, bảo hiểm y tế, doanh thu nhận trước của khách hàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của tồ án ( tiền ni con khi ly dị, ni con ngồi giá thú, án phí …) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ, các khoản thu hộ, giữ hộ. Kết cấu tài khoản 338 như sau: Nợ 338 (2,3,4) Có
- Các khoản đã - Các khoản trích tính ra thanh toán trong trong kỳ của công ty kỳ của công ty
Dư có: số cịn phải nộp cho cơ quan BH, CĐ
1.3.6. Nội dung, phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế lương tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
Phương pháp kế tốn đang áp dụng tại cơng ty TNHH Liên Vận Quốc Tế đối với một số nghiệp vụ phổ biến:
Hàng tháng phịng kế tốn tính ra tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính tiền lương phải trả người lao động:
Nợ TK622: tiền lương CNV trực tiếp sản xuất Nợ TK642: tiền lương cho khối văn phòng
Có TK334: tổng tiền lương và phụ cấp lương phải trả
Phịng kế tốn tính ra các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định ( 25% ):
Nợ TK334: 6% khấu trừ tổng lương để nộp ( 5% BHXH và 1% BHYT ) Nợ TK622: 19% tính vào chi phí
Nợ TK642: 19% tính vào chi phí
Có TK338: 25% tính trên tổng quỹ lương Phịng kế tốn tính ra số tiền ăn ca phải trả CNV:
Nợ TK622,642: số tiền ăn ca tính vào chi phí Có TK334: số tiền ăn ca phải trả cơng nhân viên
Tính ra các khoản khấu trừ vào lương (được phép tính vào chi phí ) Nợ TK334: số tiền khấu trừ vào lương
Có TK141: số tiền tạm ứng thừa Có TK 138: khoản phải thu khác
Tính ra các khoản chi trả trợ cấp BHXH cho CNV: Nợ TK3383: các khoản chi trả trợ cấp BHXH Có TK334: số tiền trợ cấp BHXH phải trả CNV Thanh tốn thu nhập cho cơng nhân viên
Nợ TK334: Phải trả CNV
Có TK111,112: Số tiền phải trả Sơ đồ khái quát:
Sơ đồ 1.5 Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động tại công ty TNHH Liên Vận Quốc Tế
TK 111,112 TK 334 TK 622 Thanh toán thu nhập CNV TL cho CNV trực tiếp SX
TK 138 TK 642 Khấu trừ khoản phải thu khác TL cho CNV khối VP
TK141 TK3383 Khấu trừ khoản tạm ứng thừa BHXH phải trả CNV
Sơ đồ 1.6 Hạch tốn tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ tại cơng ty TNHH