CHỨNG TỪ CHỦ YẾU TRONG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU
I.HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE)
Hợp đồng thương mại (HĐTM) là tài liệu quan trọng trong quy trình thanh toán, yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng theo hóa đơn Hóa đơn cần ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương tiện vận tải.
Hóa đơn là tài liệu quan trọng được sử dụng để yêu cầu thanh toán từ ngân hàng, tính toán chi phí bảo hiểm với công ty bảo hiểm, và cung cấp cho hải quan để xác định thuế.
Ngoài hóa đơn thương mại (commercial invoice) mà ta thường gặp trong thực tế còn có các loại hóa đơn khác như:
Hóa đơn tạm thời (provisional invoice) được sử dụng để thanh toán sơ bộ cho hàng hóa trong các trường hợp như giá hàng mới là giá tạm tính hoặc khi thanh toán từng phần cho hàng hóa.
+Hóa đơn chính thức(final invoice) là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng
+Hóa đơn chi tiết(detailded invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) là một loại chứng từ tương tự như hóa đơn nhưng không được sử dụng để thanh toán, vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho hàng hóa gửi đi triển lãm, gửi bán, hoặc làm đơn chào hàng và thực hiện thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu.
2.Qui định của UCP 500 về hóa đơn thương mại. Điều 37 :Hóa đơn thương mại.
A)Hóa đơn thương mại ( ngoại trừ những qui định khác trong tín dụng).
+Phải xuất hiện trên bề mặt được phát hành bởi người thụ hưởng nêu danh trong tín dụng (ngoại trừ được qui định ở điều 48).
+Phải được làm ra theo tiêu chuẩn của người xin mở L/C(ngoại trừ những qui định ở tiểu khoản 48 (h)).
Ngân hàng có quyền từ chối các hóa đơn thương mại vượt quá tín dụng cho phép, trừ khi có quy định khác Tuy nhiên, nếu ngân hàng được ủy quyền thanh toán và chấp nhận hối phiếu hoặc chiết khấu các hóa đơn, quyết định của ngân hàng sẽ ràng buộc tất cả các bên liên quan, miễn là ngân hàng chưa thực hiện thanh toán hoặc chịu trách nhiệm cho số tiền vượt quá tín dụng cho phép.
Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại cần phải phù hợp với mô tả trong tín dụng Trong các chứng từ khác, hàng hóa có thể được mô tả theo các điều khoản chung nhưng không được mâu thuẫn với mô tả trong tín dụng.
3.Những điểm cần lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại.
Người lập hóa đơn cần phải là người thụ hưởng được chỉ định trong thư tín dụng (L/C) Cần xác định xem hóa đơn có được lập cho người mua, tức là người mở L/C hay không Ngoài ra, tên hàng hóa trên hóa đơn phải khớp với tên hàng được ghi trong L/C để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
+Số lượng hàng giao là bao nhiêu? Có vượt quá quy định của L/C không?
+Giá đơn vị trong hóa đơn có nêu điều kiện cơ sở giao hàng,loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C ?
+Tổng trị giá hóa đơn là bao nhiêu? Có vượt quá giá trị của L/C không?
+Hóa đơn không cần phải ký,nhưng nếu L/C yêu cầu ký thì hóa đơn có được ký không?
+Các chi tiết khác về nơi bốc hàng,nơi dỡ hàng ,phương thức thanh toán…có phù hợp với quy định L/C không?
+Số bản của hóa đơn có đúng như yêu cầu của người mua được ghi trong L/C không?
+Số hiệu của hóa đơn và ngày lập hóa đơn có đươc đề cập không?
II.VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN (B/L:BILL OF LADING).
1.Bản chất ,công dụng,phân loại vận đơn đường biển.
-Vận đơn đường biển là chứng từ do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển
- Vận đơn đường biển có 3 chức năng sau:
+Là 1 biên lai của người chuyên chở xác nhận họ đã nhận hàng để chở.
+Là 1 bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của 1 hợp đồng vận tải đường biển.
B/L là chứng từ sở hữu hàng hóa, xác định người nhận hàng tại cảng đích, đồng thời cho phép việc mua bán hàng hóa thông qua việc chuyển nhượng B/L.
-Nếu xét theo dấu hiệu ghi trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa hay không,thì vận đơn được chia làm 2 loại:
+Vận đơn hoàn hảo(clean B/L) là vận đơn không có thêm điều khoản hay ghi chú về tình trạng khiếm khuyết của hàng hóa hoặc bao bì.
+Vận đơn không hoàn hảo(unclean B/L) là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi hững ghi chú xấu về tình trạng hàng hóa hoặc bao bì.
-Nếu xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hay chưa thì vận đơn có 2 loại:
+Vận đơn đã xếp hàng(shipped on board B/L) nghĩa là vận đơn được cấp khi hàng hóa đã được xếp trên tàu.
Vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L) là loại vận đơn được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, và không ghi rõ ngày tháng xếp hàng Sau khi hàng hóa đã được xếp xuống tàu, người gửi hàng có quyền đổi lấy vận đơn đã xếp hàng.
-Nếu xét theo dấu hiệu quy định người nhận hàng sẽ có các loại vận đơn sau:
+Vận đơn theo lệnh(B/L to order)là B/L theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của của người gửi hàng,ngân hàng hoặc người nhận hàng.
Vận đơn đích danh (B/L to a named person) hay còn gọi là Straight B/L, là loại vận đơn trong đó ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nhận hàng Do đó, hàng hóa chỉ được giao cho người có tên được chỉ định trên vận đơn này.
Vận đơn xuất trình (bearer B/L), còn gọi là vận đơn vô danh, là loại vận đơn không ghi rõ tên người nhận hàng hay theo lệnh của ai Người chuyên chở sẽ giao hàng cho người cầm vận đơn và xuất trình cho họ Loại vận đơn này thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay.
-Nếu xét theo dấu hiệu hàng hóa được chuyển bằng 1 hay nhiều tàu thì có các loại vận đơn:
Vận đơn đi thẳng (direct B/L) là loại vận đơn được cấp cho hàng hóa được vận chuyển bằng tàu từ cảng xếp hàng đến cảng đích, nghĩa là tàu sẽ chở hàng hóa trực tiếp từ cảng này đến cảng khác mà không dừng lại.
Vận đơn suốt (through B/L) là loại vận đơn được sử dụng khi hàng hóa được vận chuyển giữa các cảng bằng nhiều tàu thuộc các chủ khác nhau Người cấp vận đơn suốt có trách nhiệm đối với hàng hóa trong toàn bộ hành trình từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ cuối cùng.
+Vận đơn địa hạt (local B/L) là B/L do các tàu tham gia chuyên chở cấp ,loại B/L này chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng hóa mà thôi.
Ngoài các loại vận đơn cơ bản, còn tồn tại nhiều loại vận đơn khác như vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (charter party B/L), vận đơn hỗn hợp (combined B/L) và vận đơn rút gọn (short B/L) Những loại vận đơn này đáp ứng các nhu cầu vận chuyển đa dạng trong thực tế.
Theo quy định của UCP 500, Điều 23 nêu rõ về vận đơn đường biển/hàng hải Cụ thể, nếu tín dụng yêu cầu vận đơn đường biển cho việc chuyển hàng từ cảng đến cảng, ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ miễn là các chứng từ này được nêu danh, trừ khi có quy định khác trong tín dụng.
QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI
KHẨU, NHẬP KHẨU THƯƠNG MẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1171/QĐ-TCHQ ngày 15/06/2009)
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện và đăng ký tờ khai Hải quan, kiểm tra hồ sơ và thông quan lô hàng miễn kiểm tra:
Công việc của bước này gồm:
1 Tiếp nhận hồ sơ hải quan từ người khai hải quan theo quy định tại Điều 11 Thông tư 79/2009/TT-BTC.
2 Nhập mã số thuế, kiểm tra điều kiện đăng ký Tờ khai (cưỡng chế, vi phạm, chính sách mặt hàng):
Nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra tình trạng cưỡng chế thủ tục, xác minh ân hạn thuế và phát hiện vi phạm, nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Trong trường hợp hệ thống thông báo cưỡng chế, nếu doanh nghiệp có hồ sơ chứng minh đã nộp thuế hoặc thanh khoản, công chức kiểm tra sẽ báo cáo với Lãnh đạo Chi cục để được chấp nhận Hồ sơ sẽ được lưu kèm và các bước tiếp theo sẽ được thực hiện.
2.2 Kiểm tra chính sách mặt hàng bao gồm các yếu tố như giấy phép và điều kiện xuất nhập khẩu 2.3 Xử lý kết quả kiểm tra điều kiện đăng ký Tờ khai: a Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cần trả lại hồ sơ và thông báo lý do cho người khai hải quan bằng Phiếu yêu cầu nghiệp vụ; b Nếu hồ sơ đủ điều kiện, tiến hành các bước công việc tiếp theo.
3 Nhập thông tin khai trên Tờ khai hoặc khai qua mạng, hệ thống sẽ tự động cấp số
Tờ khai và phân luồng hồ sơ
3.1 Nhập thông tin trên Tờ khai vào hệ thống hoặc tiếp nhận dữ liệu do người khai hải quan khai qua mạng;
3.2 Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trong hệ thống với hồ sơ hải quan (trường hợp khai báo qua mạng);
Hệ thống tự động cấp số tờ khai và phân luồng hồ sơ cần chấp nhận và lưu trữ dữ liệu, từ đó tạo cơ sở để khai thác thông tin về trị giá, mã số, xuất xứ và các thông tin liên quan khác từ cơ sở dữ liệu.
4.1 Ghi số, ký hiệu loại hình, mã Chi cục Hải quan (do hệ thống cấp) và ghi ngày, tháng, năm đăng ký trên tờ khai.
4.2 Ký, đóng dấu công chức vào ô “Cán bộ đăng ký tờ khai”.
5 In Lệnh hình thức mức độ kiểm tra
Lệnh chỉ in 01 bản sử dụng trong nội bộ hải quan và lưu cùng hồ sơ Hình thức, mức độ kiểm tra hải quan bao gồm:
Hồ sơ Hải quan bao gồm việc kiểm tra sơ bộ để đảm bảo chủ hàng tuân thủ đầy đủ pháp luật hải quan và thuế Bên cạnh đó, cần thực hiện kiểm tra chi tiết hồ sơ của các chủ hàng khác để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong quá trình thông quan.
Theo quy định tại Điều 30 Luật Hải quan, hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế theo các khoản 1 và 2, cùng với điểm a, khoản 2 Điều 11 Nghị định 154/2005/NĐ-CP và Quyết định 48/2008/QD-BTC Ngược lại, hàng hóa thuộc khoản 3 và 4 Điều 30 sẽ phải trải qua kiểm tra thực tế, theo điểm b, khoản 2 Điều 11 Nghị định 154/2005/NĐ-CP và Quyết định 48/2008/QD-BTC Cụ thể, kiểm tra thực tế được chia thành hai mức: Mức 1 là kiểm tra tỷ lệ và Mức 2 là kiểm tra toàn bộ.
6 Kiểm tra hồ sơ hải quan:
Kiểm tra sơ bộ hoặc kiểm tra chi tiết được thực hiện theo hình thức và mức độ ghi trên Lệnh cùng các thông tin có sẵn tại thời điểm kiểm tra Cụ thể, nội dung kiểm tra tuân theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 10 Nghị định 154/2005/NĐ-CP, bao gồm việc kiểm tra các tiêu chí khai báo trên tờ khai, kiểm tra sơ bộ nội dung khai hải quan, và đảm bảo đủ số lượng, chủng loại các chứng từ kèm theo tờ khai.
Khi phát hiện sai phạm, cần kiểm tra hồ sơ theo quy định Thực hiện kiểm tra chi tiết theo Điều 10 Nghị định 154/2005/NĐ-CP, bao gồm kiểm tra nội dung khai hải quan, số lượng và chủng loại giấy tờ, tính đồng bộ giữa các chứng từ Cần kiểm tra tên hàng, mã số hàng hóa, xuất xứ hàng hóa, trị giá tính thuế và số thuế phải nộp, đồng thời tham vấn giá khi cần thiết và giải quyết các thủ tục miễn hoặc giảm thuế nếu có.
Ghi chép kết quả kiểm tra và đề xuất xử lý hồ sơ vào Lệnh bao gồm việc đề xuất xử lý khai bổ sung khi có yêu cầu từ người khai hải quan trước khi Lãnh đạo Chi cục duyệt miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Ngoài ra, cần đề xuất hình thức và mức độ kiểm tra hải quan, trong đó chấp nhận hình thức và mức độ kiểm tra hồ sơ do hệ thống xác định nếu không có thông tin khác, đồng thời đề xuất cụ thể mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa trong trường hợp hệ thống yêu cầu kiểm tra thực tế.
- Mức 1: theo tỷ lệ 5% hoặc 10% tuỳ theo tính chất, quy cách đóng gói,
Mức 2 trong quy trình kiểm tra yêu cầu kiểm tra toàn bộ Nếu có thông tin khác, cần đề xuất Lãnh đạo Chi cục thay đổi quyết định về hình thức và mức độ kiểm tra, với lý do rõ ràng được ghi cụ thể trong Lệnh kiểm tra Các đề xuất cần hoàn chỉnh hồ sơ, cho phép nợ chứng từ, trưng cầu phân tích, giám định hàng hóa, tham vấn giá, ấn định thuế, lập Biên bản chứng nhận hoặc Biên bản vi phạm hành chính về hải quan, và cuối cùng là đề xuất thông quan hoặc giao cho chủ hàng bảo quản.
6.3 Ghi kết quả kiểm tra và ý kiến đề xuất vào Lệnh.
7 Duyệt hoặc quyết định thay đổi hình thức kiểm tra thực tế và duyệt kết quả kiểm tra hồ sơ hải quan
Lãnh đạo Chi cục căn cứ vào hồ sơ hải quan và các thông tin liên quan tại thời điểm đăng ký tờ khai để xem xét đề xuất của công chức tiếp nhận hồ sơ Họ có trách nhiệm duyệt hoặc điều chỉnh hình thức và mức độ kiểm tra hàng hóa, cũng như xác nhận kết quả kiểm tra hồ sơ Đồng thời, cần ghi rõ hình thức và mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa trên Lệnh và tờ khai hải quan.
8 Nhập thông tin trên Lệnh vào hệ thống và xử lý kết quả kiểm tra sau khi được Lãnh đạo Chi cục duyệt, chỉ đạo
8.1 Thực hiện nội dung đã được Lãnh đạo Chi cục duyệt, có ý kiến chỉ đạo ghi trên Lệnh;
Nếu có sự thay đổi về số thuế, cần ghi chú vào phần kiểm tra thuế và ký tên, đóng dấu của công chức trên tờ khai Đối với hồ sơ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, hãy chờ kết quả từ bước 2 trước khi ghi phần kiểm tra thuế vào tờ khai.
8.3 Đánh giá kết quả kiểm tra nội dung tại mục 5 của Lệnh.
Nhập kết quả kiểm tra và ý kiến đề xuất của công chức, cùng với kết quả duyệt và quyết định về hình thức, mức độ kiểm tra Ghi chú ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Chi cục và nội dung chi tiết đánh giá kết quả kiểm tra vào Lệnh và tờ khai trong hệ thống.
Xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan và chuyển hồ sơ miễn kiểm tra thực tế sang Bước 3, hoặc nếu hồ sơ cần kiểm tra thực tế, thì chuyển sang Bước 2.
9.1 Ký, đóng dấu công chức vào ô “Xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan” đối với hồ sơ miễn kiểm tra thực tế hàng hoá được thông quan
9.2 Chuyển hồ sơ phải kiểm tra thực tế hàng hoá (đã kiểm tra chi tiết hồ sơ) sang Bước 2.
Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hoá và thông quan lô hàng phải kiểm tra thực tế:
1 Đề xuất xử lý việc khai bổ sung khi người khai hải quan có yêu cầu trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá
Tiếp nhận và kiểm tra nội dung khai bổ sung liên quan đến hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, sau đó đề xuất việc chấp nhận hoặc không chấp nhận nội dung này Cuối cùng, ghi vào Lệnh việc và trình Lãnh đạo Chi cục để xem xét và phê duyệt.