Luận văn Nâng cao chất lượng xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội nghiên cứu thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu và đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội.
Trang 1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO _ BỘ VĂN HOÁ - THÊ THAO & DU LỊCH TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOL
NGUYEN ANH HONG
3 CAO CHAT LUQNG XU Li NOI DUNG TAI LIEU
TẠI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN TRUONG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI Chuyên ngành: Khoa học Thông tin-Thư 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo
HÀ NỘI, 2013
Trang 2
- Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội với sự quan tâm giúp đỡ, đóng
góp ý kiến và tạo điều kiện thuận lợi của Cô giáo hướng dẫn, các thày giáo,
cô giáo, cán bộ khoa Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Ban
Giám đốc và đồng nghiệp tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại hoc
Sư phạm Hà Nội, cùng với sự động viên khuyến khích của người thân trong gia đình
Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô giáo hướng dẫn,
TS Nguyễn Thu Thảo đã trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn
Xin chân thành cảm ơn các thày giáo, cô giáo và cán bộ Phòng Đảo tạo Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Ban giám đốc Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả bạn bè, đồng nghiệp, những
người đã giúp tơi hồn thành số liệu, chia sẻ kinh nghiệm cũng như sự nhiệt
tình giúp đỡ đề tôi thực hiện tốt dé tai
Cuối cùng, tôi rất cảm ơn những người thân trong gia đình đã luôn động viên, khuyến khích và bên cạnh tôi trong suốt hai năm học vừa qua
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2013
Trang 3MỤC LI
MỞ ĐÀU 7
CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC XỬ Li NOI DUNG TAI LIEU VOI TRUNG TÂM
THONG TIN - THU VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 12 1.1 Những vấn đề chung về xử lí nội dung tài liệu 12 1.1.1 Các khái niệm 12
1.1.2 Các công đoạn của xử lí nội dung tài liệu 12
1.1.3 Các yếu tổ ảnh hưởng đến chất lượng xử lí nội dung tài liệu 15
1.1.4 Các tiêu chỉ đánh giá chất lượng công tác xử lí nội dung tài liệu 19 1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 1.2.1 Trường Đại học Sie pham Ha No 2 1.2.2.Trung tam Thông tin - Thư viện 24
1.23 Đặc điểm nguôn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Trường
DHSP Ha Noi 27
1.3 Người dùng tin va nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 31
1.3.1 Người dùng tin 31
1.3.2 Nhu cau tin 33
1.2.3 Đặc điểm và vai trò của xử lí nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin
thự viện 34
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI
'TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 37
2.1 Phân loại tài liệu 37
2.1.1 Công cụ phân loại 37 2.1.2 Qui trình phân loại tài liệu 4I 2.1.2 Chất lượng kết quả phân loại tài liệu 49
2.2 Định từ khóa sỊ
2.2.1 Qui trình định từ khoá 5s
2.2.2 Chất lượng kết quả định từ khoá 60
Trang 42.4.1 Nguôn nhân lực 3.4.2 Các qui định nội bộ 2.4.3 Các công cụ trợ giúp 2.4.4 Phương thức tổ chức và quản lí công việc 2.5 Nhận xét chung 2.3.1 Vẻ kiến thức của cán bộ xử lí 2.5.2 Vé phuong thức tổ chức và quản lí công việc 2.5.3 Vé các công cụ trợ giúp 2.5.3 Các yếu tổ khác N mm 8m b5 ƒ—ĐÐ=e §
(CHUONG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHAT LUQNG XU Li NOI DUNG TAI LIEU
TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
HA NOL
3.1 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ xử lí 3.1.1 Trong phân loại
3.1.2 Trong định từ khoá
3.1.3 Trong làm tóm tắt
3.2 Đào tạo các kĩ năng khác
3.3 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên
3.4 Xây dựng và hồn thiện cơng cụ phục vụ công tác xử lí nội dung tài liệu 3.4.1 Xây dựng từ điễn từ khoá,
3.4.2 Thiết lập các qui định nội bộ trong XLNDTL 3.5 Các giải pháp khác
3.5.1 Hiệu đính kết quả xử lí nội dung tài liệu
3.5.2 Cải tiến phương thức quản lí và tổ chức công việc
Trang 5BPL CBXL CDS/ISIS CNTT CSDL DDC DHSP KHPL KHTN KHXH LAN LC LCC MARC NCKH NCT NDT TCVN XLNDTL XLTL DANH MỤC CÁC TU VIET TAT Bảng phân loại Cán bộ xử lí
‘Computer Documentation System/Intrreted Set of Information System Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Dewey Decimal Classification Dai hoc Su pham
Kí hiệu phân loại Khoa học tự nhiên Khoa học xã hội
Local Area Network (Mạng cục bộ) Library of Congress
Library of Congress Classification Machine Readable Cataloguing Nghién ctru khoa hoc
Nhu cau tin
Người dùng tin Tiêu chuẩn Việt Nam 'Xử lí nội dung tải liệu
Xử lí
Trang 6
Bang 1.1 Bang 1.2 Bang 1.3 Bang 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bang 2.4 Bang 2.5 Bang 2.6 Bang 2.7 Bang 2.8 Bang 2.9
Số liệu tài liệu theo chuyên ngành
Tinh hinh sử dụng tài liệu của các nhóm NDT
Tinh hình sử dụng nội dung tài liệu nhóm học sinh, sinh viên Các lớp chính của BPL DDC
Kết quả quá trình phân loại Chất lượng phân loại tài liệu
Danh sách các tài liệu phân loại không đạt yêu cầu
Kết quả quá trình định từ khoá Chất lượng định từ khoá
Danh sách các tài liệu định từ khố khơng đạt yêu cầu
Trang 7MO DAU
1 TINH CAP THIET CUA DE TAL
Công tác xử lí nội dung tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tin là mắt xích
quan trọng đề tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng Sản phẩm của công tác xử lí tài liệu là cầu nối giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin, xử lí tài
liệu (XLTL) có chính xác thì NDT mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Bởi vậy công tác xử lí thông tin, trong đó việc xử lí nội dung tài liệu (XLNDTL) luôn được các cơ quan thông tin coi là
một trong những nhiệm vụ quan trọng
Là một trường đại học sư phạm đầu ngành, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (ĐHSP Hà Nội) với nhiệm vụ và chức trách quan trọng trong đào tạo đội
ngũ giáo việc cấp III đa ngành ở toàn miền Bắc cùng với việc đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ, các nhà nghiên cứu khoa học trong cả nước với khối lượng lớn, cung cấp thông tin cho các đối tượng người dùng tin tại Trung tâm vô cùng đa dạng
đòi hỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội phải luôn đổi mới, cập nhật những kiến thức nghiệp vụ thư viện trong công tác xử lí thông tin
sao cho ngày càng đáp ứng tốt hơn cho công tác tìm kiếm thông tin phục vụ các
đối tượng người dùng tin này Việc XLNDTL không chỉ đòi hỏi làm đúng mà
phải chính xác, nếu không tài liệu coi như mất khả năng sử dụng, không đến
được với NDT, hoặc gây khó khăn trong việc tìm tin
Để hướng tới chất lượng thông tin tốt là vấn đề đang đặt ra đòi hỏi Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội cần có những giải pháp thiết
thực trong công tác XLNDTL Trong nhiều năm qua, cán bộ Trung tâm đã không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức nghiệp vụ phù hợp với tình hình phát triển mới, dần chuyển đổi thư viện từ hình thức bán hiện đại sang thư viện
Trang 8Với việc áp dụng phần mềm này, một số công đoạn, qui trình trong công tác XUNDTL đã có sự thay đôi Công cụ tra cứu truyền thống dần được chuyên
đổi bằng công cụ tra cứu hiện đại, việc tạo lập thêm các điểm truy cập cho tài liệu phục vụ công tác tra cứu dễ dàng, nhanh chóng cũng đã được triển khai
'Việc ứng dụng những thành tựu công nghệ hiện đại đặt ra cho công tác XLTL nói chung và công tác XLNDTL nói riêng tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội những yêu cầu mới Tuy nhiên, kể từ khi áp
dụng phần mềm mới và thống nhất sử dụng một BPL, tại Trung tâm chưa triển khai bất kì một đề tài nghiên cứu nào về công tác XLNDTL để đánh giá thực trạng, ưu điểm cũng như hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLNDTL Đây là vấn đề thiết thực phù hợp với nhiệm vụ và chiến lược phát triển của Trung tâm Với ý nghĩa đó, tác giả đã quyết định chọn dé tai "Nang cao chat lượng xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tìn - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình
2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Là đề tài được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, công tác XLNDTL chưa phải là mới Theo hướng nghiên cứu của đề tài, trong nước đã có một số công trình nghiên cứu mang tính ứng dụng, điều tra thực tiễn tại một số thư
viện, cụ thể như:
- Công tác xử lí tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (thực trạng và giải pháp), của tác giả Trần Thị Quý (2001);
Trang 9- Công tác xử lí nội dung thông tin tai Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: Thực trạng và giải pháp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Ngần (2011);
'Và gần đây nhất là luận văn cao học của tác giả Vũ Xuân Bản nghiên cứu
công tác xử lí nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2;
Ngoài ra, còn có một số bài viết liên quan đến đề tài của các tác giả Võ
Lý Hòa, Nguyễn Lan Hương,Vũ Dương Thúy Ngà, Nguyễn Hữu Viêm đăng trên các tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Thông tin tư liệu, tạp chí Thư viện Việt Nam,
Cac công trình nghiên cứu trên đã đưa ra một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL như việc kiểm soát tính nhất quán trong qui
trình phân loại, qui trình định từ khóa bằng cách áp dụng chuẩn hóa các công cu trong XLTL đó là: BPL, phương tiện kiểm soát từ khóa, từ điển tham chỉ
, mục lục công vụ cũng như việc đảo tạo đội ngũ cán bộ, đội ngũ cộng tác viên Một số luận văn cũng đã đưa thêm các phương pháp trong tổ chức công việc, trao đổi kinh nghiệm, học hỏi đồng nghiệp như luận văn của tác giả Vũ Xuân Bản, một số cải tiến trong công việc như bổ sung các công cụ tra cứu, hoàn thiện bảng tham chiếu tự động, áp dụng các công nghệ trong tìm
kiếm thông tỉn trong luận văn của tác giá Đinh Thúy Quỳnh
Tại Trung tâm Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội
đã có một số đề tài nghiên cứu cập đến một vài khía cạnh khác nhau như:
“Tăng cường nguồn lực thông tin trong hoạt động Thông tin Thư viện” của tác giả Nguyễn Thị Thuận; “Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin” của tác giá Nguyễn Thị Minh Ngọc; “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Trang; “Tổ chức phục vụ bạn đọc” của tác giả Lê Thu Hà; “Nghiên cứu nhu cầu tin và đảm bảo thông tin” của tác giả
Trang 10Tuy nhiên, cho đến nay chưa có một công trình nghiên cứu nào đề cập đến công tác XLTL nói chung và XLNDTL nói riêng Với mong muốn
nâng cao chất lượng XLNDTL đóng góp cho sự nghiệp phát triển thư viện nói
chung và tạo nền tảng cho việc thiết lập hệ thống liên kết thư viện trung tâm
với các thư viện nhánh tại trường ĐHSP Hà Nội nói riêng trong tương lai, tôi
đã chọn đề tài “Nâng cao chất lượng xử lí nội dung tài liệu tại Trung tâm
Thông tìn - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”
3 DOI TUQNG VA PHAM VI NGHIEN CUU
Đối tượng nghiên cứu: Công tác xử lí nội dung tài liệu tai Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội
Phạm vi nghiên cứu:
~ Công tác XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà
Nội từ năm 2005 đến nay, khi bắt đầu sử dụng phần mềm Libol 5.5, và
sử dụng Bảng phân loại DDC 14 rút gọn
4 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục đích: Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường DHSP Hà Nội
Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề thực hiện mục đích nghiên cứu trên, luận văn
sẽ giải quyết các nhiệm vụ sau đây:
- Hệ thống hóa các vấn đề lí luận về XLNDTL,
- Tìm hiểu đặc điểm, yêu cầu của công tác XLNDTL tại Trung tâm “Thông tin Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội ;
~ Khảo sát hiện trạng chất lượng XLNDTL tại Trung tâm nói trên;
~ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung
tâm nói trên;
5 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Cơ sở phương pháp luận: Dựa trên các văn kiện, chính sách của Đảng và
Trang 11
-11-
Phương pháp nghiên cứu: Các vân đề của luận văn được giải quyết
trên cơ sở vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau ~ Phân tích và tổng hợp
- Thống kê;
~ Phỏng vấn;
~ Điều tra bằng phiếu;
6 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN
- Góp phần hoàn thiện lí luận về công tác XLNDTL
~ Làm rõ thực trạng chất lượng công tác XLNDTL tại Trung tâm, phân
tích các mặt mạnh, yếu và nguyên nhân của nó;
- Dong góp các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác
XLNDTL tai Trung tam;
- Luan van cé thé lam tài liệu tham khảo cho những người quan tâm tới
vấn đề XLNDTL, những người trực tiếp làm công tác XLNDTL cũng như các
cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện nói chung và các cán bộ làm công tác quản lí hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin
- Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội nói riêng
7 KET CAU CUA LUAN VAN
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
cấu trúc của luận văn gồm 3 chương
Chương Ï: Công tác xử lí nội dung t ~ Thư viện Trường ĐHSP Hà Nộ
Chương 2: Thực trạng công tác xử lí nội dung tài
Trang 12CHUONG I
ÁC XỬ LÍ NỘI DUNG TÀI LIỆU VỚI TRUNG TÂM
TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI TH 'hững vấn đề chung về xử lí nội dung tài 1.1.1 Các khái niệm -X lí tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu
bao gồm hai giai đoạn: giai đoạn xử lí hình thức (xử lí kỹ thuật) và giai đoạn xử lí nội dung tài liệu
~Xứ lí nội dung tài liệu (XLNDTL) là một khâu co bản trong dây chuyền ê hiện hoạt động thông tỉn tư liệu Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và lê mục
nội dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn tư liệu (kí hiệu phân loại,
chủ đề, từ khoá) giúp người dùng tin (NDT) có thé tìm lại được các thông tin đã được lưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện
~Xứ lí tài liệu nhằm đạt được hai mục tiêu chính
Thứ nhắt, trợ giúp quản trị các nguồn tin, cụ thể biến thông tin thành dang thức dễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao
„ định chỉ mục (phân loại, định từ khoá, định chủ đề) và làm tóm tắt nội dung tài liệu
Để đạt được mục tiêu này cần tiến hành các phương thức: biên mục mô
Thứ hai, trợ giúp sử dụng thông tin và ra quyết định, cụ thê biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng khắc phục vấn đề bùng nổ, trùng lặp và tản mạn thông tin, giảm độ nhiễu tin từ đó làm gia tăng giá trị của thông tin Để đạt được mục tiêu này, cần sử dụng các phương thức: làm tông luận, tư vấn, địch tài liệt tóm tắt và tóm lược, biên tập [14, tr.2] 1.1.2 Các công đoạn của xử lí nội dung t
XLNDTL bao gồm các công đoạn phân loại, định từ khóa, tóm tắt và
Trang 13-13-
tế công tác XLNDTL tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội, nghiên cứu dựa trên các công đoạn phân loại, định từ khóa và tóm tắt tài
liệu Từ những nghiên cứu đó, đề xuất những giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác XLNDTL đồng thời đáp ứng tối đa nhu cầu NDT bằng việc ra
đời sản phẩm, dịch vụ thông tin mới đáp ứng nhiệm vụ phục vụ đào tạo theo phương thức tín chỉ
* Phân loại tài liệu là sự qui kết các tài liệu thành nhóm theo các dấu hiệu nào đó như lĩnh vực tri thức, vấn đề, đối tượng hoặc theo dấu hiệu hình thức
Để phân loại tài liệu người ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các hệ thống phân loại (bảng phân loại) Hệ thống phân loại là một loại ngôn ngữ tư liệu
gồm các đơn vị từ vựng được mã hoá nhờ kí hiệu số và/hoặc chữ, và được trình bày trong mối quan hệ phân cấp có qui ước chặt chẽ [14, tr.12]
Trên thế giới có nhiều BPL khác nhau sử dụng tại các Thư viện và cơ
quan thông tin Các BPL được sử dụng rộng rãi nhất là LCC (Library of 'Congress Classification), BPL 19 lớp, DDC (Dewey Decimal Classification) và
BBK Ở Việt Nam hiện nay, DDC là xu hướng phổ biến trong sự lựa chọn
cơng cụ kiểm sốt trong công tác phân loại
* Định từ khoá tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể
hiện nội dung đó bằng ngơn ngữ từ khố nhằm mục định phục vụ công tác lưu
trữ và tim tin theo phương thức tự động hoá [14, tr.14]
Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc
lập với nhau
Trang 14là một trong những công đoạn phức tạp nhất bởi nó xuất phát từ tính phức tạp của
ngôn ngữ và tính đa dạng của nội dung tài liệu Chất lượng của việc định từ khóa
có ảnh hưởng lớn đến việc phản ánh nội dung tài liệu có đầy đủ hay không cũng như ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ thông tin của cơ quan thông tin thư viện
Có hai loại từ khoá: từ khoá tự do và từ khoá kiểm soát Từ khoá tự do là từ khoá được người xử lí thông tin đặt ra theo đúng nguyên tắc chung, nhưng khơng được kiểm sốt theo một phương tiện kiểm soát nào Từ khoá kiểm soát là từ khoá
tự do được kiểm soát bằng một phương tiện kiểm soát được chấp nhận
Hiện nay ở Việt Nam có một số phương tiện kiểm soát từ khoá được
chấp nhận Đó là phương tiện kiểm soát từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt
'Nam biên soạn và phương tiện kiểm soát từ khố khoa học cơng nghệ do Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn
* Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất [14, tr.31]
Công dụng của bai tom tắt là trợ giúp chọn lọc thông tin trong quá trình
tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin, thay thế tài liệu gốc trong một số trường hợp đặc biệt, tài liệu gốc viết bằng tiếng hiếm, tài liệu hạn chế truy cập, tài liệu tham khảo phụ trợ
Để tóm tắt được nội dung cơ bản của tài liệu, đòi hỏi người cán bộ phải
tiến hành đọc các phần lời nói đầu, lời giới thiệu, lời tựa, phần mục lục, phụ lục đối với một số tài liệu phải đọc cả phần chính văn tài liệu
Khi lựa chọn thông tin nên định hướng mạnh vào nhiệm vụ cụ thể của
hệ thống (theo yêu cầu của hệ thống và dạng tài liệu cụ thể) Các mức độ chọn lọc thông tin bao gồm:
- Mite 1 - Chi đề chính, bao gồm các đặc trưng nội dung và mối quan hệ
Trang 15-15-
- Mức 2 - Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh);
~ Mức 3 - Các chủ đề triển khai nội dung với 2 mức nhỏ: Thông tin định
tính (kết luận và kiến nghị chính của từng chủ đề nhánh và tồn bộ cơng trình)
: Thơng tin định lượng (Các sự kiện và số liệu quan trọng),
Việc trình bày thông tin đã được chọn lọc đòi hỏi cán bộ xử lí phải có các kĩ năng sử dụng ngôn từ một cách khoa học và hợp lí để các bài tóm tắt vừa
đảm bảo ngắn gọn, cô đọng mà vẫn đầy đủ thông tin, phản ánh đúng nội dung
tài liệu
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lí nội dung tài liệu * Kiến thức của cán bộ xử lí về tiêu chuẩn của ngành
Cán bộ trực tiếp tham gia công tác XLNDTL là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng sản phẩm thông tin Kiến thức về các tiêu chuẩn của ngành và kĩ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp của họ tạo nên chất lượng công tác XLTL Chính vì vậy, đây là vấn đề cốt lõi mà luận văn muốn đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và tìm hướng khắc phục, giải quyết
Kiến thức của cán bộ xử lí về các tiêu chuẩn của ngành không chỉ được trau dồi trên ghế nhà trường mà trong suốt quá trình làm việc Trước hết, nền
tảng kiến thức cơ bản phải vững vàng Ví dụ trong phân loại, định từ khóa hay
làm tóm tắt phải nắm vững qui trình Khi nắm vững các bước không được làm tắt, làm âu
Kiến thức chuyên môn phải được cập nhật trong quá trình làm việc để phủ hợp với tình hình phát triển và tiêu chí của ngành không chỉ trong nước mà còn trên phạm vi khu vực và thế giới Cụ thể là sự thay đổi các chuẩn biên
mục, chuẩn khác liên quan đến ngành như cách viết tắt, qui tắc chính tả, ;
cập nhật các ấn bản mới của BPL mà cơ quan đang sử dụng; cách sử dụng
ngôn ngữ; kiến thức về các ngành khoa học mới cũng như lựa chọn công cụ
Trang 16Cán bộ XLTL đạt tiêu chuẩn phải đảm bảo các yêu cầu sau
- Đạo đức nghề nghiệp;
- Kĩ năng sử dụng các tài liệu tra cứu;
~ Kinh nghiệm làm việc với tài liệu khoa học;
~ Kiến thức về các ngành khoa học liên quan đến nội dung tài liệu cần xử lí; - Kiến thức về hệ thống tìm tin;
~ Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, tư duy logic va sáng tạo; - Kiến thức về ngôn ngữ: văn bản, văn phong và thuật ngữ khoa học, đặc biệt luôn cập nhật thuật ngữ chuyên dụng;
~ Ngoại ngữ liên quan;
~ Phương pháp luận xử lí thông tin [14, tr 3]
* Phương tiện kiểm soát từ vựng
Phương tiện kiểm soát từ vựng là công cụ quan trọng trong công tác XLNDTL Đó là BPL, các khung đề mục chủ đề và các phương tiện kiểm soát từ khoá
Trong quá trình định chỉ mục tài liệu, sau khi phân tích được chủ đề của tài liệu, tìm ra đối tượng nghiên cứu, các phương diện nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu, người cán bộ định chỉ mục phải tiến hành công việc
tiếp theo là dịch thành phần đó sang các dạng ngôn ngữ tư liệu Tuy nhiên, mỗi một cơ quan thông tin khác nhau có quyền lựa chọn các cơng cụ kiểm
sốt từ vựng khác nhau sao cho phủ hợp với đặc thù hoạt động và NDT của
cơ quan mình Việc lựa chọn phương tiện phù hợp có ý nghĩa quyết định đến
chất lượng và hiệu quả của công tác XLNDTL Ví như một cơ quan thông tin chuyên ngành khi sử dụng phương tiện kiểm soát từ khóa đa ngành sẽ chỉ thỏa mãn độ rộng mà không thỏa mãn độ sâu khi định từ khóa
Đối với việc lựa chọn BPL lại phải xét ở góc độ khác, theo Anie Bethery và Jean Piaget - nhà phân loại học đã nhận xét “Hầu như không thể
Trang 17-17-
nhà chuyên môn và người dùng, dù là DDC, UDC hay LCC” (theo http://leaf-vn.org) Chính vì vậy, khi lựa chọn BPL, cơ quan thông tin phải xét đến các tổ chức hoạt động của mình, trong việc tổ chức kho mở,
kí hiệu phân loại đồng nhất bằng số sẽ thuận lợi hơn kí hiệu phân loại kết hợp cả chữ và số Đồng thời, cơ quan đó cũng phải xét đến hệ thống thư
viện cùng ngành cũng như chính sách thư viện trong nước để lựa chọn
BPL phù hợp, tránh việc thay đổi quá nhiều gây tốn kém thời gian, công
sức cũng như tài chính
“Trong làm tóm tắt hay định từ khóa nên tham chiếu các tiêu chuẩn, các qui định trong nước Ví dụ TCVN 4524:2009 - Tư liệu Bài tóm tắt cho xuất
bản phẩm và tư liệu hay TCVN 5453:2009 - Thông tin và tư liệu Từ vựng, ISO 5963:1985 ~ Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ dé va lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục vv [htip://vietnamlib.net]; Đặc biệt trong bài tóm tắt ngoài tiêu chuẩn, qui định chung, phải đảm bảo tiêu chí chung của một văn
bản khoa học, làm theo văn phong khoa học: ngắn gọn, súc tích, đủ ý, nhất quán trong trình bày Điều này đòi hỏi cán bộ xử lí phải có kiến thức nhất định về ngôn ngữ
* Phương tiện kĩ thuật
Bao gồm các máy móc, trang thiết bị hỗ trợ quá trình XLTL rút ngắn
thời gian, công sức của cán bộ xử lí, đem lại hiệu quả cao hơn trong công
việc Phương tiện kĩ thuật ở đây được đề cập đến chủ yếu là hệ thống máy
tính, mạng Internet
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào trong công tác thư
viện nói chung và trong công tác XLTL nói riêng, cần đáp ứng các yêu cầu về
Trang 18cho các cấp độ khác nhau Hay trong trình bày bản tóm tắt, trường 520 cũng bao gồm các trường con và các chỉ thị Ví dụ: Trường con
SaNội dung bài tóm tắt (KL): Thông tin được chọn ở mức 1
$bPhụ chú mở rộng (KL): Thông tin bổ sung được chọn ở mức 2 hoặc 3
Công nghệ mạng Internet cũng tạo điều kiện cho các cơ quan thông tin
có thể tham khảo kết quả XLNDTL lẫn nhau Nhờ việc áp dụng công nghệ
tìm kiếm đa luồng, cán bộ xử lí (CBXL) có thê so sánh, đối chiếu và lựa chọn kết quả XLNDTL tối ưu Nhờ đó, việc XLTL tiết kiệm được thời gian, công
sức cũng như CBXL có cơ hội giao lưu, học hỏi, nâng cao trình độ Bên cạnh
đó, mạng Internet còn có tác dụng cung cấp cho CBXL tài liệu hệ thống các phương tiện tra cứu rất tiện lợi như các từ điển trực tuyến, các bách khoa thư trực tuyến tránh quá trình tra cứu mắt thời gian bằng các công cụ tra cứu
thủ công
* Nguôn lực thông tin
Nguồn lực thông tin hay vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự hình thành của một thư viện Nguồn lực thông tin cũng là yếu tố quyết định đến phương thức và chất lượng của công tác mô tả nội dung tài liệu
Căn cứ vào thành phần, nội dung của nguồn lực thông tin, mức độ tông
hợp hay chuyên sâu về nội dung, người cán bộ sẽ đưa ra các kĩ năng xử lí từ vựng, hoặc lựa chọn các công cụ kiểm soát cho phù hợp Ví dụ, trong quá
trình sử dụng BPL DDC, đối với nguồn tài liệu mang tính chất tông hợp chúng ta có thê sử dụng DDC 14, nhưng đối với nguồn tài liệu có nội dung chuyên sâu (ví dụ như về y học, về khai thác mỏ, về luật, ) thì BPL đó sẽ không còn phù hợp Trong công tác định từ khoá, đối với nguồn tài liệu
Trang 19-19-
Công nghệ Quốc gia Thậm chí với những chuyên ngành đặc thù, Thư viện
nhất thiết phải nghiên cứu một phương tiện kiểm soát từ khoá theo chuyên
ngành đặc thù đó * Người dùng tin
NDT là yếu tố qui định đến nhiệm vụ trực tiếp của cơ quan thư viện
thông tin Căn cứ vào nhu cầu tin, căn cứ vào trình độ của họ mà cơ quan thông tin đặt ra các chính sách bổ sung thông tin, phát triển các dịch vụ thông tin phù hợp và như vậy cũng có nghĩa là NDT cũng có ảnh hưởng tới các phương thức và chất lượng của XLNDTL
Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội, đối tượng
NDT cũng rất đa dạng Có những đối tượng cần thông tin chuyên sâu, chỉ tiết, tuy nhiên cũng có những đối tượng chỉ cần những thông tin khái quát Ví dụ
những giảng viên, học viên, các nhà nghiên cứu giáo dục ở các viện (Viên Nghiên cứu sư phạm, Viện Khoa học xã hội, ), ở một số khoa cơ bản nghiên
cứu về chuyên ngành sâu, XLNDTL cũng phải chỉ tiết thì đối tượng NDT này mới tìm thấy tài liệu mình cần, còn đối tượng NDT nghiên cứu mang tính
khái quát như sinh viên thậm chí học viên, giảng viên ở một số chuyên ngành đại cương (Hoá học đại cương, Vật lí đại cương ), XUNDTL cũng chỉ cần
mang tính khái quát
Vì vậy, hiểu NDT và phân loại đối tượng NDT cũng thuận lợi hơn trong việc tổ chức các phương thức XLNDTL sao cho phủ hợp
+1
* Doi với việc phân loại và định từ khóa
Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử Ií nội dung tài liệu
Việc phân loại và định từ khoá (sau đây gọi là định chỉ mục tài liệu),
cho tới nay, được thực hiện chủ yếu bằng tư duy người xử lí Vì vậy kết quả, chất lượng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộ xử lí Có thể xây dựng
Trang 20đánh giá Dựa trên các tiêu chí về đặc điểm, chất lượng của việc định chỉ mục phải đảm bảo các tính chất sau:
~ Tính khách quan: Nhằm mục tiêu trợ giúp tìm tin, các đặc trưng nội dung thông tin trong tài liệu gốc phải được trình bày theo đúng với tư tưởng của nó,
không được biến đổi theo ý kiến chủ quan của người phân tích, không có bất kì sắc thái đánh giá nào đối với tài liệu gốc
~ Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục tương ứng với một khái niệm, mỗi tài liệu được gán bởi một tập hợp chỉ mục và tương ứng với một khái niệm Kết quả xử lí cùng một tài liệu bởi những người khác nhau phải giống nhau Để đạt được kết quả, phải loại trừ tính chủ quan trong khi định chỉ mục Để loại trừ
tính chủ quan, cẩn có phương pháp và phương tiện thống nhất
~ Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm của đặc trưng nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả Trong trường hợp mức độ chính xác cao nhất không được đảm bảo, nên mở
rộng khái niệm ở mức cao hơn gần nhất Mức độ chính xác của việc định chỉ
mục được xác định bởi:
+ Nhiệm vụ của hệ thống cụ thề, phục vụ cho diện người dùng nào, đề tài gì được ưu tiên (Những vấn đề thuộc nhiệm vụ của hệ thống được ưu tiên ở độ chính xác cao, những vấn đề ngoại vi liên quan sử dụng mức độ chính xác hạn chế)
+ Khả năng của các phương tiện được sử dụng trong hệ thống (Khả
năng ngữ nghĩa của các phương tiện ngôn ngữ tư liệu, khả năng của phần mềm, các qui định và qui trình định chỉ mục
+ Trình độ của người định chỉ mục
Trang 21-21-
Để đạt được tối đa mục tiêu chung, mọi hệ thống đều có qui định khống chế nào đó về độ sâu và độ rộng của việc mô tả Tắt cả các đặc trưng nội dung tài
liệu phù hợp với qui định của hệ thống phải được chọn đầy đủ
Hệ số chính xác và hệ số đầy đủ được đánh thông qua mô tả và thông qua
tìm tin như sau:
~ Hệ số chính xác qua mô tả
Kex =Nex/Nem 100%, trong đó
Kex - hệ số chính xác
Nex - số lượng chỉ mục chính xác Nem - tổng số chỉ mục trong kết quả ~ Hệ số đây đủ qua mô tả
Kdd = Nat/Mat 100% , trong đó
Kđđ - hệ số đầy đủ
Nat - số lượng đặc trưng được chọn Mắt - tổng số các đặc trưng nội dung ~ Hệ số chính xác thông qua tìm tin
Kextt = Nextt/Nr 100%, trong đó
Kextt - hệ số chính xác thông qua tìm tin Nextt - số lượng các biêu ghi tìm ra Nr - tổng số các biểu ghi tìm ra ~ Hệ số đây đủ thông qua tìm tin
Kđátt = Nex/Nex 100%, trong đó
Kddtt - hệ số đầy đủ thông qua tìm tin
Nex - số lượng biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin
Nex - tông số các biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL [14, tr.5] * Đối với việc trình bày thông tin trong bản tóm tắt
Trang 22- Sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học: từ ngữ đúng đắn, thông dụng,
câu văn ngắn gọn rõ ràng, cú pháp hạn chế và đồng nhất; - Hình thức trình bày nhất quán, viết tắt đúng cách; - Tiết kiệm;
~ Khách quan (không có nhận xét của người làm tóm tắt nội dung tài liệu gốc); 1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội
1.2.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Tiền thân của Trường ĐHSP Hà Nội là trường Sư phạm cao cấp được
thành lập ngày 10 tháng 11 năm 1951 theo Nghị định 276 của Bộ quốc gia giáo dục Năm 1956, trên cơ sở hợp nhất của 2 trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Đại học Sư phạm Khoa học, Trường ĐHSP Hà Nội chính thức được thành lập
Năm 1967, do hoàn cảnh của cuộc chiến tranh, Hội đồng Chính phủ quyết định
chia trường Đại học Sư phạm ra thành 03 trường: Trường ĐHSP Hà Nội 1, Trường ĐHSP Hà Nội 2 và Trường ĐHSP Ngoại ngữ Hà Nội
Đến năm 1975 đã sáp nhập 2 trường là trường ĐHSP Hà Nội 1 và 'ĐHSP Hà Nội 2 thành trường ĐHSP Hà Nội 1
Ngày 10.2.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, Trường ĐHSP Hà Nội 1 là một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội
Theo Nghị định 201/QĐ - TTg ngày 12/10/1999 của Thủ tướng chính phủ, Trường ĐHSP Hà Nội tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội để xây dựng và tiếp tục trở thành ĐHSP Hà Nội trọng điểm của cả nước
Trường ĐHSP Hà Nội có các chức năng sau
~ Làm nòng cốt trong việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội
ngũ cán bộ giáo viên ngành giáo dục, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn chương trình, tổ chức nghiên cứu khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, đặc biệt nghiên cứu những dự án, những chương trình khoa học, giải
Trang 23-23-
- Tu vấn cho các cấp quản lí về xây dựng chiến lược, chính sách giáo dục, đào tạo đội ngũ giáo viên, về các vấn để quan trọng như công nghệ đào
tạo, đổi mới nội dung, phương pháp, cải cách giáo dục
~ Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt về giáo dục nói chung, đào tạo giáo viên và giáo dục phổ thông nói riêng
Hiện nay, Trường có 23 khoa đào tạo và 2 bộ môn trực thuộc đào tạo các ngành học cơ bản sau: Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học, Địa lí, Lịch sử, Ngữ văn, Giáo dục chính trị, Giáo dục đặc biệt, Giáo dục mầm non,
Giáo dục quốc phòng, Giáo dục thể chất, Giáo dục tiêu học, Quản lí giáo
dục, Tâm lí giáo dục, Sư phạm nghệ thuật, Sư phạm kĩ thuật, Sư phạm Tiếng Anh, Nga, Trung, Pháp, Ở bậc đảo tạo đại học, cao đẳng, Trường có 42 chương trình đào tạo hệ chính qui, trong đó có 8 chương trình đảo tạo
chất lượng cao và liên kết nước ngoài; 22 chương trình đào tạo không chính
qui Ở bậc sau đại học có 49 chương trình đào tạo thạc sĩ, 41 chương trình
đào tạo tiến sĩ và một số chương trình đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ liên kết với
nước ngoài Trường là cơ sé dao tạo sau đại học đầu tiên ở Việt Nam
Trường ĐHSP Hà Nội là một trong những trường đại học có tiềm năng
cơ sở vật chất và thiết bị lớn nhất trong hệ thống các trường đại học Với hệ
thống giảng đường, phòng thí nghiệm, thực hành, phòng nghiệp vụ, thư viện, sân vận động, nhà thì đấu đa năng, trường chuyên, trường thực hành, các phương tiện kĩ thuật ngày càng hiện đại, cảnh quan và môi trường sư phạm
ngày càng đổi mới góp phần quan trọng nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên
cứu khoa học (NCKH) của Trường sư phạm đầu ngành và trọng điểm
Trang 24tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu của quốc gia, là nơi tập trung các
chuyên gia, giảng viên trình độ cao, các chương trình đào tạo liên kết
quốc tế có uy tín trên thế giới, cơ sở vật chất, trang thiết bị với các dịch
vụ hoàn hảo
Nhiệm vụ của nhà trường trong những năm tiếp theo là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nhân tài cho hệ thống giáo dục quốc dân
và toàn xã hội, nghiên cứu khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng thuộc các
lĩnh vực KHTN, Xã hội và Nhân văn, giáo dục đạt trình độ tiên tiến, cung cấp
dịch vụ giáo dục và khoa học công nghệ [18] 1.2.2.Trung tâm Thông tin - Thư viện
Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội nay là Trung tâm Thông tin - Thư viện được hình thành ngay từ khi Trường được thành lập Từ khi mới thành lập Trung tâm đã ứng dụng (CNTT) vào công tác quản lí nguồn tài liệu
bằng việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS Đặc biệt từ đầu năm 2005 đến này, với nguồn vốn từ dự án giáo dục đại học, Trung tâm đã sử dụng phần
mềm Libol 5.5 của Công ty Công nghệ Tin học Tỉnh Vân vào trong công tác quản lí tài liệu và quản lí NDT trực tuyến Cùng với đó là việc áp dụng
các tiêu chuẩn quốc tế vào công tác biên mục Đến nay Trung tâm đã xây
dựng được một CSDL thư mục với hơn 83.000 biểu ghi các loại, quản lí tích hợp các dạng tài liệu bao gồm: sách chuyên khảo, bài trích tạp chí,
luận án, luận văn, luận án, kỉ yếu, đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ và
sinh viên trong trường Toàn bộ các biểu ghi được áp dụng theo đúng các
Trang 25-25-
Từ đó tạo điều điều kiện cho việc quản lí và khai thác nguồn tài liệu đạt hiệu
qua cao
* Chức năng, nhiệm vụ
Trung tâm có chức năng nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lí, cung cấp
tài liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và ứng dụng tiến
bộ khoa học công nghệ Tổ chức tốt các hình thức phục vụ bạn đọc để cán bộ, giảng viên, sinh viên khai thác một cách có hiệu quả vốn tài liệu, góp phần phục vụ công tác đào tạo và NCKH của Trường ĐHSP Hà Nội
Bên cạnh việc cung cấp thông tin tài liệu về các ngành khoa học tự
nhiên (KHTN), khoa học xã hội (KHXH), khoa học ứng dụng, trong cơ
cấu nguồn lực thông tin tại Trung tâm còn có một số lượng lớn các tài liệu về khoa học giáo dục, về phương pháp giảng dạy tiên tiến nhất
*Đối tượng phục vụ
Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh trong toàn trường, sinh viên các hệ đào tạo tại chức, từ xa, chuyên tu trong trường và một số
lượng tương đối lớn NDT là bạn đọc ngoài trường
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tô chức của Trung tâm ngoài Ban Giám đốc, Trung tâm được chia
thành các bộ phận tương ứng với các tổ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: - Xử lí nghiệp vụ
~ Phục vụ bạn đọc (phục vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà)
~ Tra tìm và truy cập thông tin
Bộ phận XLTL được bố trí tại tầng 1 thuộc toà nhà 4 tầng để
lợi cho việc bổ sung và phân phối tài liệu tới các phòng phục vụ Phòng 'Nghiệp vụ có các nhiệm vụ cơ bản
-_ Bồ sung và phân phối tài liệu
Trang 26~_ Tổ chức hệ thống tra cứu
- _ Biên soạn ấn phẩm thông tin (Thư mục thông báo sách mới) - _ Tổ chức giảng dạy “Hướng dẫn sử dụng thư viện”
* Ha tang cơ sở công nghệ thông tin
Xuất phát từ thư viện truyền thống nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn tài liệu (VTL), ngày nay Trung tâm đã được đầu tư một cơ ngơi khang trang với toà nhà bồn tầng khép kín có tông diện tích sử dụng hơn 5000 m2
Hàng năm Trung tâm được nhà trường đầu tư khoảng l tỉ - 1,2 tỉ
đồng để bổ sung tài liệu sách, báo, tạp chí, và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị Trang thiết bị sử dụng tại Trung tâm như bàn ghế, tủ phích
mục lục đều được trang bị mới chuyên dụng cho hoạt động của một thư
viện Năm 2004, Trung tâm đã ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt
động thông tin thư viện và cơ sở hạ tằng ở Trung tâm được thể hiện ở những hạng mục như sau:
«Hệ thống mạng: Đường truyền Internet với hệ thống mạng LAN tốc độ cao, bằng hệ thống mạng diện rộng sử dụng cho toàn trường Phần mềm Libol
5.5 được sử dụng để quản lí tự động hóa toàn bộ hoạt động của Trung tâm
© Hệ thống máy tính: Gồm 4 máy chủ và 175 máy trạm đều được nối mạng nhằm phục vụ cho cán bộ làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu, được bố
trí như sau: 95 máy ở phỏng Internet, 20 máy ở phòng đa phương tiện, 25 máy dành cho bạn đọc tra cứu tại các phòng phục vụ, 35 máy dành cho cán bộ làm việc
Phòng nghiệp vụ đã được Ban giám đốc đầu tư các trang thiết bị hiện đại, bao gồm: Trang bị hệ thống phần mềm quản trị thư viện Về phần cứng,
Trang 27-27-
Cầu hình máy tính như vậy là tương đối mạnh, có khả năng xử lí tốt và tốc độ tính toán cao cũng như tạo khả năng lưu trữ biểu ghi đủ lớn Hệ thống máy tính này vừa là nơi ứng dụng các phần mềm xử lí thông tin, lưu trữ CSDL, vừa là mắt xích quan trọng của hệ thống mạng trong Trung tâm
* Nguôn nhân lực
Hiện nay đội ngũ cán bộ của Trung tâm là 33 người, đa phần là các cán bộ có trình độ đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện và Tin học, trong số đó 09 thạc sĩ thư viện, 02 thạc sĩ công nghệ thông tin 5 cử nhân ngoại ngữ, tin học, 17 cử nhân ngành thư viện Hiện Tổ Nghiệp vụ có 10 cán bộ: 04 cán bộ là Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin - Thư viện, 04 cán bộ là cử nhân chuyên
ngành, 01 cán bộ ngoại ngữ, 01 cán bộ công nghệ thông tin Hầu hết cán bộ
có trình độ chuyên môn, tuy nhiên việc cập nhật kiến thức mới để ứng dụng
vào thực tế công việc còn nhiều hạn chế
Dé khắc phục điều này, hàng năm Trung tâm thường xuyên ưu tiên cử cán bộ làm công tác XLTL tham gia các lớp học ngắn hạn về lĩnh vực thư
viện do các đơn vị lớn tổ chức như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Vụ thư viện, Cục Khoa học và
Công nghệ Quốc gia, vv
1.2.1 Đặc điễm nguôn lực thông tín tại Trung tâm Thông tin -Thư viên
Trường ĐHSP Hà Nội
Để đảm bảo chức chức năng thu thập, lưu trữ, bảo quản các nguồn tin
nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của đông đảo NDT trong các lĩnh vực học
tập, nghiên cứu khoa học, giảng dạy và quản lí trong ngành giáo dục Bởi vậy trọng tâm chính trong chính sách phát triển nguồn tin của Trung tâm là bổ sung các loại hình tài liệu trong nước và nước ngoài thuộc tắt cả các lĩnh vực
Trang 28Thông tin là sản phẩm của thời đại, của nền văn hóa tri thức Tuy nhiên, để thông tin trở thành nguồn lực phụ thuộc vào phương thức thu
thập, tổ chức và phô biến nguồn tin vì vậy cơ quan thông tin là đầu mối quan trọng trong việc hiểu và kết nối với người sử dụng thông tin từ đó biến thông tin trở thành nguồn lực
Sau nhiều nghiên cứu về đặc thù sử dụng thông tin và điều tra nhu cầu tin, Trung tâm ngày nay đã xây dựng được một nguồn lực thông tin khá đa dạng phong phú và tương đối phù hợp với các nhóm đối tượng NDT
trong trường Số lượng tài liệu theo nội dung cân đối với lượng NDT Các nguồn tài liệu này đã được xây dựng CSDL trên phần mềm Libol 5.5, trợ giúp NDT tra cứu thông tin từ xa Theo thống kê nguồn tài liệu tại thời điểm tháng 3 năm 2013, có thể nhận thấy một số chuyên ngành cơ bản của
trường được ưu tiên bổ sung lượng tài liệu tương đối lớn Văn học và nghiên cứu lí luận văn học là chuyên ngành có số lượng tên tài liệu lớn
nhất, chiếm 13% tổng CSDL hiện có tương đương với 11072 biểu ghi
Hiện khoa Ngữ văn là khoa có số lượng giảng viên, học viên và sinh viên
lớn nhất trong trường, đây cũng là đối tượng NDT sir dung thư viện cao
nhất do đặc thù chuyên ngành Lịch sử địa lí, giáo dục học và toán học
cũng được đầu tư lượng tài liệu lớn chiếm 6% bởi đây là những chuyên ngành chiếm ưu thế trong trường Nghiên cứu ngôn ngữ và tài liệu về phương pháp giảng dạy chiếm tới 5-6% do đặc trưng những tài liệu này rất cần thiết cho NDT ở tắt cả các khoa trong trường Một số khoa cơ bản như Hoá học, Vật lí, Triết học tài liệu chiếm 3-4% tông số CSDL CNTT và
quốc phòng là hai ngành mới tại trường bởi vậy lượng tài liệu hiện có còn
Trang 29-34 - Bang 1.3: inh hình sử dụng nội dung tài u nhóm học sinh, sinh viên Nhu cau tin Tong so tài liệu sử dụng
'Chuyên ngành Số lượng Tile My
[Văn học và nghiên cứu văn học 28305 4
Lich sử, địa lí, khảo cô học 13430 20
IKhoa học giáo dục(Mẫm non, Tiêu học,.) 2248 3
[Toán học 408] 6
(Ngôn ngữ học (Việt, Anh, Pháp,Nga ) 3814 6
[Triết học, Tam li Logic 4956 7 Hod hoe 1837 3 Vat li 1991 3 (Sinh học 1733 3 IKi thuật và KH ứng dụng 1120 2 (Giáo dục quốc phòng 1144 2 INghệ thuật & Thể chất 414 1 Quan Ti giáo dục 685 T 'Công nghệ thông tin 799 1 Tong 66617 100%
1.2.3 Đặc điểm và vai trò của xử lí nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thu viện
Trang 30đó phải kể đến công tác XLNDTL Xử lí nội dung tài liệu đóng vai trò quan
trọng đối với hoạt động của Trung tâm
Công tác XLNDTL tại Trung tâm được tiến hành với các phương thức
cơ bản bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khoá tài liệu và tóm tắt nội dung
tài liệu Kết quả của quá trình XLNDTL sẽ được sử dụng vào việc tổ chức
quản trị nguồn lực thông tin của Trung tâm với các công việc cụ thể sau:
- Tổ chức sắp xắp hệ thống các kho mở của tài liệu theo kí hiệu phân loại (kết quả của quá trình phân loại) Hiện nay Trung tâm đang tiến hành mở:
rộng tổ chức phương thức phòng đọc tự chọn đối với các phòng phục vụ tại
“Trung tâm, trong đó các tài liệu trên giá được sắp xếp theo chỉ số DDC Với việc sắp xếp và phân chia kho tài liệu thành các lĩnh vực tri thức theo hệ thống BPL DDC, Trung tâm đã tạo điều kiện để NDT tiếp cận tới nguồn tài
liệu tại các kho theo các lĩnh vực mà họ quan tâm
- Tổ chức bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại, tạo điều kiện để NDT tiếp cận tới nguồn lực thông tin của Trung tâm theo nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác theo nội dung Với việc sử dụng ứng dụng phần mềm Libol trong việc quản trị nguồn lực thông tin của Trung tâm, NDT có thể tìm kiếm tài liệu theo hệ thống các từ khoá (kết quả của quá trình định từ khoá), theo kí hiệu phân loại song song với việc tìm kiếm theo các dấu hiệu hình thức (tác giả,
tên tài liệu, ) Bên cạnh đó Trung tâm vẫn duy trì hệ thống mục lục phân
loại truyền thống
- Giới thiệu nguỗn tin tới NDT bằng các sản phm và dịch vụ thông tin
đa dạng như: CSDL, các bản Thư mục thông báo sách mới, tổ chức các buổi nói chuyện theo chuyên đề, triển lăm giới thiệu sách mới để NDT hiểu rồ hơn nguồn tin tại Trung tâm cũng như kích thích NCT của họ Kí hiệ
phân loại
cũng như các bản tóm tắt hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ trong việc phân chia tài
liệu theo chuyên đề và giúp NDT hiểu được nội dung cơ bản của tài liệu mà
Trang 31-36 -
Với đặc thù là trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đặc điểm của công tác XLNDTL cũng hết sức đa dạng Trường đào tạo đa lĩnh vực, tuy nhiên có những chuyên ngành chỉ đòi hỏi XLNDTL ở mức khái quát, nhưng có những chuyên ngành lại đòi hỏi XLNDTL ở mức độ sâu Một số khoa lớn trong trường có những bộ môn chuyên ngành hẹp như khoa Văn, khoa Tốn, Lý,
Hố, nếu khơng xử lí nội dung sâu thì NDT cần thông tin chỉ tiết sẽ không
tìm thấy tài liệu Vì vậy, việc hiểu và phân loại NDT và thông qua XLNDTL để thoả mãn NCT cũng là nhiệm vụ cốt lõi trong hoạt động của Trung tâm
Như vậy để hoạt động của mình được thực hiện một cách khoa học và đạt hiệu quả, Trung tâm Thông tỉn - Thư viện Trường ĐHSP Hà Nội phải tiến
hành củng cố và nâng cao chất lượng công tác XLNDTL, trong đó việc
nghiên cứu đặc điểm NDT và NCT; áp dụng các phương pháp xử lí khoa học
và tiên tiến nhất; chuẩn hoá các qui trình vào trong từng phương thức thực
hiện trong đó công tác phân loại tài liệu, định từ khoá tài liệu và làm tóm tắt
Trang 32CHƯƠNG 2
THUC TRANG CONG TÁC XU Li NOI DUNG TAI LI TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU’ VIEN
TRUONG DAI HOC SU’ PHAM HA NOI
Phụ thuộc vào điều kiện và nhiệm vụ mà mỗi một cơ quan thông tin đưa ra các phương thức XLNDTL sao cho phù hợp đáp ứng nhu cầu NDT Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường DHSP Hà Nội hiện nay đang tiến
hành XLNDTL dựa trên các các công đoạn: phân loại tài liệu; định từ khoá; tóm tắt tài liệu Công tác XLNDTL đòi hỏi cán bộ xử lí (CBXL) phải có khả năng chuyển tải nội dung tài liệu gốc dưới các hình thức KHPL, ngôn ngữ từ
khoá, bài tóm tắt tương đương, trợ giúp NDT dễ dàng và tiết kiệm thời gian tra tìm tài liệu, mang lại hiệu quả và lợi ích tối ưu trong việc sử dụng nguồn
tin của cơ quan thông tin Như vậy, việc chuyển tải nội dung tài liệu gốc có
chính xác hay không phụ thuộc vào CBXL (yếu tố quyết định); tuy nhiên để
thực hiện được nhiệm vụ này CBXL cần rất nhiều các yếu tố phụ trợ khác nhau, trong đó công cụ và qui trình chuẩn là yếu tố cơ bản Thực trạng về con người về qui trình về công cụ được trình bày dưới đây trong công tác
XLNDTL tại Trung tâm với mục đích chỉ rõ những hạn chế nhằm khắc phục và nâng cao chất lượng XLNDTL tại Trung tâm để thực hiện tốt hơn nhiệm
vụ phục vụ NDT tại trường ĐHSP Hà Nội trong giai đoạn mới là nhiệm vụ
trọng tâm mà luận văn muốn giải quyết
2.1 Phân loại
gu
2.1.1 Công cụ phân loại
Từ khi thành lập đến đầu năm 2008, Trung tâm đã sử dụng qua 2 bảng
phân loại là BPL 19 lớp do Thư viện Quốc gia biên soạn ứng dụng cho các Thư viện tổng hợp năm 1991 sử dụng phân loại cho các kho tải liệu dạng đóng và
Trang 33-38 -
'Với mục tiêu phục vụ tối đa NCT, Trung tâm đã quyết định mở rộng phạm vi tổ chức kho mở đối với tài liệu tham khảo, BPL Dewey cấp 1 không đủ đáp ứng việc tô chức kho mở với khối lượng tài liệu lớn, cấu tạo BPL 19 lớp bao gồm cả
chữ và số không thích hợp trong việc tổ chức kho mở Trung tâm bước đầu tìm hiểu, nghiên cứu ứng dụng một số bản dịch từ BPL DDC 21
Ngày 18/06/2006, Thư viện Quốc gia Việt Nam chính thức công bố BPL DDC 14 phiên bản tiếng Việt và ngày 01/06/2007 Bộ Văn hóa Thẻ thao
và Du lịch khuyến cáo tất cả các thư viện chuyển sang sử dụng BPL này Sau
một thời gian chuẩn bị, năm 2009 Trung tâm đã chính thức chuyển sang sử dụng BPL DDC ấn bản 14 (bản dịch rút gọn)
BPL thập phân DDC (Dewey decimal classification) được nhà thư viện
học người Mỹ Melvil Dewey nghiên cứu ra năm 1873 và xuất bản lần đầu tiên năm 1876, được bồ sung và cập nhật thường xuyên, đến năm 2003, ấn
bản DDC 22 được phát hành Hiện nay DDC được sử dụng tại 200.000 thr
viện trên hơn 135 nước trên thế giới
Trang 34vẫn còn những hạn chế nhất định, đôi khi có những kết quả phân loại chưa
thực sự phù hợp với nội dung tài liệu (biểu hiện rõ nhất là hiện nay DDC 22 có 07 bảng trợ kí hiệu trong khi đó DDC 14 chỉ có 04 bảng trợ kí hiệu bởi vậy
khi kết hợp với các bảng phụ vẫn còn thiếu một số nội dung cơ bản)
~ Một số nội dung hướng dẫn trong bảng chính còn chung chung và chưa sâu vì vậy khó khăn cho việc phân loại các tài liệu chỉ tiết
~ DDC 14 rút gọn lần đầu tiên được dịch ra tiếng Việt vì vậy chưa đủ thời
gian để thử nghiệm và chỉnh sửa cho phù hợp với đời sống văn hoá, lịch sử, địa lí, ngôn ngữ và những đặc thù của Việt Nam
- Có những KHPL quá dài, không thuận lợi khi viết kí hiệu trên gáy tài
liệu và tô chức các hệ thống mục lục phân loại truyền thống
2.1.2 Qui trình phân loại tài liệu
Qui trình phân loại tài liệu bao gồm các bước sau
~ Phân tích chủ đề (nội dung tài liệu); xác định các đặc trưng nội dung: đối
tượng nghiên cứu và các phương diện nghiên cứu;
- Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại [14, tr.13]
Về cơ bản, qui trình phân loại tài liệu bao gồm hai bước trên Tuy nhiên trong thực tiễn, qui trình đó có sự cải biến theo tình hình thực tế và phụ
thuộc vào trình độ của CBXL Ngày nay với sự hỗ trợ của hệ thống mạng Internet, trước khi tiến hành XLTL, các cán bộ của Trung tâm thường tìm trong CSDL của các thư viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại không Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu có sẵn đó hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình Các CSDL mà cán bộ Trung
tâm thường tham khảo bao gồm: Thư viện Quốc hội Mỹ (Website:
Trang 35-42-
viện khác khi phân loại tài liệu Họ cho rằng đó là lựa chọn tốt nhất đề có kết quả phân loại trong thời gian ngắn nhất
Tuy nhiên, họ cũng cho rằng khơng thể hồn tồn phụ thuộc vào kết quả xử lí của các thư viện lớn, bởi không chắc chắn được sự chính xác và
phù hợp của ngôn ngữ phân loại tham khảo Có thể Trung tâm sử dụng BPL DDC 14, tuy nhiên trong bản tham khảo lại là KHPL của BPL DDC
22, như vậy KHPL sẽ không đồng nhất, hoặc còn phụ thuộc vào nhiều yếu
tố như trình độ của CBXL Trong phân loại mặc dù phải đảm bảo tính khách quan, tuy nhiên không tránh khỏi những phán đoán chủ quan của
CBXL Bởi vậy việc thực hiện đầy đủ các yêu cầu về qui trình phân loại vẫn là yếu tố đầu tiên mà Trung tâm quan tâm Việc tận dụng những kết
quả của thư viện lớn hoặc là để tham khảo, hoặc sử dụng khi có sự tương
đồng về công cụ cũng như đối tượng xử lí Qua quá trình phân loại và rút
kinh nghiệm, hiện Trung tâm áp dụng các bước sau khi tiến hành công tác phân loại tài liệu
- Khao sat su ton tại của CSDL trên Website của một số Thư viện (Thư
viện Quốc hội Mỹ - với tài liệu tiếng Anh; Thư viện Đại học Quốc gia, Thư viện Quốc gia Việt Nam - với tài liệu tiếng Việt)
~ Nếu tổn tại tài liệu giống nhau, sử dụng lại và chỉnh sửa cho phù hợp
với yêu cầu và công cụ phân loại của Trung tâm (ưu tiên mục tiêu hướng tới NDT) Vi dụ một tài liệu về phương pháp và tiêu chí đảo tạo giáo viên ngành
y Về cơ bản yếu tố chính của tài liệu về “Y học”; phương pháp đào tạo giáo viên là yếu tố phụ Tuy nhiên, xét dưới góc độ NDT tại Trường ĐHSP Hà Nội, cũng rất cần về “Phương pháp và tiêu chí đào tạo giáo viên nói chung”
theo DDC 14 cé thể đưa về KHPL 371.2 (đào tạo giáo viên nói chung),
- Nếu tổn tại tài liệu tương tự, CBXL tham khảo và xác định lại đối
Trang 361í Việc tham khảo đôi khi rất có ích và cần thiết với CBXL khi còn băn khoăn
trong việc xác định nội dung tài liệu hoặc khi tài liệu có nhiều đối tượng nghiên cứu mà CBXL cần phải phân định đối tượng nghiên cứu nào là chính
Tuy nhiên, không hữu dụng khi CBXL không bao quát và quyết định sai hoặc không phù hợp với đối tượng NDT của Trung tâm Sau khi đã xác định được nội dung tài liệu, CBXL sử dụng công cụ phân loại dịch sang ngôn ngữ phân loại
~ Nếu các CSDL không tổn tại tài liệu đang xử lí, bắt đầu lại qui trình phân
loại (theo 3 bước)
“Trong quá trình phân loại những tài liệu mới CBXL thường thống nhất và bàn luận với nhau, đặc biệt với những tài liệu có nội dung sâu Nếu quá tầm kiểm soát CBXL thường tham khảo chuyên gia Tuy nắm bắt được những nguyên tắc nhất định trong phân loại tài liệu, kết quả phân loại tài liệu tại “Trung tâm vẫn còn những hạn chế nhất định Những hạn chế có thê kẻ đến đó
là, KHPL hoặc chưa chính xác, hoặc chưa đầy đủ hoặc sai hoàn toàn với nội
dung tài liệu Đề tìm ra nguyên nhân dẫn đến hạn chế này tác giả luận văn đã sử dụng phương pháp phỏng vấn CBXL để khảo sát chất lượng phân loại tài liệu tại Trung tâm ở thời điểm hiện tại Số CBXL tham gia phỏng vấn là 06
người, trong đó 04 cán bộ chuyên xử lí tài liệu sách, luận án, luận văn, đề tài 'NCKH, 02 cán bộ chuyên xử lí tạp chí, bài trích tạp chí Các CBXL này làm việc độc lập, không có sự chuyên môn hóa trong các khâu xử lí Tài liệu tác
giả tiến hành khảo sát được chọn lựa cân đối theo chuyên ngành, nội dung tài
liệu từ dễ đến khó Danh sách các tài liệu được dùng để khảo sát quy trình phân loại của CBXL gồm 15 tài liệu dưới đây:
1 An tồn thơng tin trong thương mại điện tử
2 Ân dụ ý niệm của phạm trù đồ uống trong tiếng Việt 3 Địa danh làng xã Việt Nam đầu thế ki XIX
Trang 37-44 -
Hệ chữ ký số và xác thực văn bằng
ˆ Including student with speacial needs: A practicle guide for classroom
teachers
7 Kham chữ trên non: Tiểu thuyết
$ Kĩ năng học tập hợp tác của sinh viên
9 Lễ tục trong gia đình người Việt
10 Người Êđê, Gia Rai ở Tây Nguyên trước năm 1975 11 Nghệ thuật múa rối nước ở Việt Nam
12 Sử dụng sơ đồ tư duy trong giảng dạy tiếng Anh 13 Trầm tích Tây Sơn Thượng
14 Triết lí giáo dục thế giới và Việt Nam 15 Từ điển Tiếng Việt
Khảo sát về qui trình phân loại tài liệu với 06 CBXL, kết quả cho thấy, qui trình XLTL vẫn chưa được CBXL thực hiện đồng bộ, đầy đủ, thậm chí số ít
cán bộ còn bỏ qua giai đoạn Cụ thể khảo sát thực hiện qui trình từng bước như sau:
Bước 1: Phân tích chi dé
Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục
đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó Để xác định nội dung của tài
liệu CBXL cần tìm hiểu thông qua nhan đề tài liệu, phụ đề, mục lục, lời nói đầu, phần chính văn tài liệu và lĩnh vực mà tác giả của tài liệu nghiên cứu Tuy nhiên, trong số 06 cán bộ được hỏi, có 03/06 cán bộ cho rằng để hiểu được nội dung của tài liệu thì cần phải căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề mục lục,
lời nói đầu, chính văn tài liệu và lĩnh vực nghiên cứu của tác giả; 01 cán bộ
cho rằng không cần quan tâm đến phụ đề tài liệu, 01 cán bộ không quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu của tác giả và 01 cán bộ còn lại cho rằng không cần
Trang 38Sau khi tìm hiểu nội dung tài liệu, chọn lọc các yếu tố đặc trưng của tài liệu là khâu cơ bản Các yếu tố đặc trưng đó bao gồm việc xác định các đối
tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu Trong đó đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khác quan (sự vật, hiện tượng khách quan), được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong tài liệu Các đối tượng nghiên cứu đó có thể là: các sự vật cụ thể, các khái niệm trừu tượng, các hoạt động và hiện
tượng, Đối tượng nghiên cứu bao gồm đối tượng nghiên cứu bậc 1 và đối tượng
nghiên cứu bậc 2 Phương diện nghiên cứu là các góc độ nghiên cứu (phương
diện nội dung), các yếu tố thời gian, địa lí được đề cập đến, hình thức của tài
liệu Trong 06 cán bộ được hỏi, có 04 cán bộ cho rằng trong việc lựa chọn các
đặc trưng của tài liệu cần phải quan tâm đến đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu được đề cập đến trong tài liệu 01 cán bộ cho rằng chỉ cần quan tâm đến đối tượng nghiên cứu, 01 cán bộ cho rằng chỉ cần quan tâm đến phương
diện nghiên cứu Khảo sát 15 tài liệu nêu trên với 06 CBXL về việc xác định đối
tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu), kết quả cho thấy một số CBXL
xác định đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu hoặc vẫn còn sai hoặc bỏ qua phương diện nghiên cứu Cụ thể qua khảo sát: 03/06 CBXL xác định đúng đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu, 01 CBXL xác định sai đối tượng nghiên cứu và 02 CBXL bỏ qua phương diện nghiên cứu
Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Bước 2 bao gồm các công đoạn + Qui kết vào ngành khoa học; + Tìm vị trí chính xác nhất;
+ Gan ki higu của bảng phân loại + Gan cae trợ kí hiệu
Trang 39-46 -
hiệu phân loại nào vừa hợp lí vừa đúng nguyên tắc rất quan trọng Trong cuốn
“Lam DEWEYDECIMAL Classification” tác giả Mary Mortimer đã hệ thống hoá 24 nguyên tắc phân loại của bảng phân loại Dewey:
Nguyên tắc phân loại chung gồm (7 nguyên tắc: - Phan loại tài liệu vào vị trí hữu dụng nhất
~ Phân loại tài liệu theo mục đích, ý định của tác giả đề cập trong tài liệu ~ Phân loại theo môn loại sau đó theo hình thức của tài liệu (trừ tác phẩm văn học) - Phân loại theo ngôn ngữ gốc của tài liệu sau đó đến thể loại, rồi mới đến chủ đề (t - Phân loại tài liệu vào kí hiệu cụ thê ¡ với tác phẩm van hoc)
ất phản ánh nội dung tài liệu
- Tai liệu có hai hoặc hơn hai môn loại thì phân loại theo môn loại nào được đề cập nhiều nhất - Tai liệu có hai môn loại như nhau phân loại tài liệu vào môn loại có vị trí sắp xếp trước trong BPL Nhóm nguyên tắc phân loại đối với tài liệu nhiều hơn 01 chi dé gdm 12 nguyên tắc
- Tai liệu có hai lĩnh vực cùng môn loại phân loại vào mục cấp trên - Tai liệu có ba hoặc hơn ba môn loại đều là sự chia nhỏ của một môn loại mà không có sự nhắn mạnh vào một môn loại nhỏ nào thì phân loại cho môn loại lớn
- Tài liệu có ba hoặc nhiều hơn ba môn loại khác nhau phân loại vào
mục tổng quát
- Tai liệu là tiểu sử, nhật kí và hồi kí hoặc có thể phân loại cụ thể theo môn loại tài liệu hoặc phân loại vào mục tiểu sử tổng quát
- Phan loại theo phân loại sau đó đến vị trí địa lí
- Khi tài liệu có sự chia nhỏ môn loại và phải lựa chọn giữa môn loại và
Trang 40Khảo sát về vấn đề gán các trợ kí hiệu 02/06 CBXL cho rằng việc kết
hợp kí hiệu chính với các trợ kí hiệu trong BPL DDC 14 phức tạp vì vậy họ
khó khăn trong việc thiết lập KHPL bảng chính với bảng phụ Một số khác lại
cho rằng, do kí hiệu phân loại quá dài nên bỏ qua các trợ kí hiệu Dưới đây là bảng thống kê kết quả phân loại 15 tài liệu của 06 CBXL Các tài liệu này được phát cho cả 06 CBXL phân loại, các cán bộ này phân loại độc lập, không có sự tham khảo và bàn luận lẫn nhau Thống kê sau phân loại, tác giả
đã tông hợp và đưa ra kết quả phân loại của CBXL
Kết quả cho thấy 06/15 tài liệu có kết quả phân loại sai và không chính
xác, trong đó 03 tài liệu có KHPL không chính xác; 03 tài liệu có kết quả phân loại sai hoàn toàn; các tài liệu còn lại (09/15 tài liệu) phân tích đúng nội
dung, xác định đầy đủ các đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu, vì vậy có kết quả phân loại chính xác
Các tài liệu có kết quả sai và không chính xác bao gồm tài liệu: 01, 03,
02, 09, 10,11 Qua phỏng vấn CBXL, phân tích cụ thể từng lỗi sai ở mỗi tài
liệu, tác giả có một số tông kết như sau:
- Đối với tài liệu 01, CBXL nhận định sai đối tượng nghiên cứu, họ xác định đối tượng nghiên cứu ở tài liệu này là “An toàn thông tin”, vì vậy họ kết
luận đây là tài liệu về tin học (005.8: An toàn dữ liệu)
-_ Đối với tài liệu 03, CBXL xác định đúng đối tượng nghiên cứu và
phương diện nghiên cứu, tuy nhiên khi kết hợp giữa bảng chính với bảng phụ
tác giả kết hợp sai kí hiệu, cách kết hợp này đã được hướng dẫn cụ thể trong bảng, tuy nhiên do chưa nắm vững cấu trúc BPL nên dẫn đến kết quả kí hiệu
không chính xác
- Đối với tài liệu 08, CBXL không quan tâm đến phương diện nghiên
cứu (phương diện nội dung) của tài liệu, chỉ quan tâm đến đối tượng nghiên cứu là “Kĩ năng học tập” nên đưa về kí hiệu chung về kĩ năng học tập, không