Luận văn Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội nghiên cứu trình bày những vấn đề chung về bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa và trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư Phạm Hà Nội; đồng thời, phân tích thực trạng và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa tại đây.
Trang 1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HÓA, THẺ THAO DU LICH
TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOI
DƯƠNG THỊ TUYẾT NHUNG
BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TỰ DONG HOA TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Người hướng dẫn khoa học : PGS TS Nguyễn Thị Lan Thanh
Nam,2015
Trang 2LOI CAM DOAN
Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chính tác giả dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh Các kết quả nghiên cứu và các kết luận trong luận văn này là trung thực, không sao
chép từ bất kỳ một nguồn nào và dưới bắt kỳ hình thức nào Việc tham khảo
các nguồn tài liệu đã được thực hiện trích dẫn và ghi nguồn tài liệu tham khảo
đúng quy định
Hà Nội, thắng 9 năm 2015
Tác giả luận văn
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC 3
DANH MỤC CÁC TU VIET TAT 5 DANH MUC CAC BANG SO LIEU 6
MO DAU 10
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐÈ CHUNG VE BQ MAY TRA CUU THONG TIN_TỰ DONG HOA VA TRUNG TAM THONG TIN —- THU VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
SU PHAM HA NOI 17
1.1 Những vấn đề chung về bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 17
1.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 7 1.1.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 19
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 21
1.2 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội và Trung tâm Thông tin - Thư viện 24 1.2.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 24 1.2.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện 27
1.3 Vai trò và yêu cầu đối với Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 38
13.1 Vai trò 38
1.3.2 Yêu cầu 39
Tiểu kết 39
Chương 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TỰ ĐỘNG HÓA
TẠI TRUNG TÂM THONG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHAM HANOI 40 2.1 Cơ sở dữ liệu 40 2.1.1 Các loại cơ sở dữ liệu 40 2.1.2 Cầu trúc dữ liệu 4 2.1.3 Quy trình tổ chức dữ liệu 46 2.2 Ha ting công nghệ thông tin 56 2.2.1 Phần cứng 56 2.2.2 Phần mềm 57
2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy tra cứu tin tự động hóa tại Trung tâm
Trang 42.4.3 Tinh cập nhật 76 2.4.4 Tính thuận tiện/ dễ sử dụng 76 2.4.5 Tính hiện dai 71 2.4.6 Tinh kinh tế 71 2.5 Nhận xét chung 78 2.5.1 Ưu điểm 78 2.5.2 Hạn chế 79 2.5.3 Nguyên nhân 80 Tiểu kết 80
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN TỰ ĐỌNG HÓA TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRUONG ĐẠI HỌC SƯ PHAM HÀ NỘI 82
3.1 Hoàn thiện cơ sở dữ liệu 82
3.1.1 Đa dạng cơ sở dữ liệu 82
3.1.2 Nâng cao chất lượng xử lý thông tin 8 3.1.3 Cải tiến quy trình tổ chức dữ liệu _., 3.2 Hoàn thiện cơ sở hạ tằng thông tin 89
3.2.1 Nâng cấp phần mềm 89
3.2.2 Hoàn thiện phần cứng 90
3.3 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện và tăng cường đào tạo người dùng tin 92
3.3.1 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện 92
Trang 5Chữ viết tắt BMTCTT CBTV CD-ROM CDS/ISIS CNTT CSDL DDC ĐHSPHN DKCB ISBD LAN MARC2I MTĐT NCKH NCT NDT OPAC TT-TV DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TÁT Chữ viết đầy đủ Bộ máy tra cứu thông tin Cán bộ thư viện
Compact Disk Read Only Memory
Computer Documetation System/Interreted Set of
Information System Công nghệ thông tin Cơ sở dữ liệu
Dewey Dicimal Classification Đại học Sư phạm Hà Nội Đăng kí cá biệt
International Standard Bibliographic Description Local Area Network (Mang cuc bd)
Machine Readable Cataloguing 21 Máy tính điện tử
Nghiên cứu khoa học
Nhu cau tin
Người dùng tin
Online Public Access Catalog
Trang 6DANH MUC CAC BANG SO LIEU
STT Nội dung Trang
1 | Bãng I.I: Tï lệ người dùng tin sử dụng thư viện 33 2 | Bang 1.2: Tình hình sử dụng tài liệu của nhóm người dùng tin | 34
là sinh viên, học sinh qua các năm 2012-2014
3 [Bảng 2.1: Các loại cơ sở dữ liệu thư mục (tính đến 15/6/2015) | 38 4ˆ [Bảng 2.2: Tình hình sử dụng công cụ tra cứu 36 5 [Băng 2.3: Tỉ lệ người dùng tin sử dụng các chức năng tìmtin | "63 trên OPAC 6 | Bang 2.4: Tỉ lệ người dùng tin sử dụng các toán tử tìm tin trên |_ 64 OPAC 7 [Băng 2.5: Tỉ lệ cán bộ thư viện sử dụng các chức năng timtin | 64 trên OPAC § [Băng 2.6: Tỉ lệ cán bộ thư viện sử dụng các toán từ tìm tin trên | 64 OPAC
9 [Băng 2.7: Trình độ cán bộ thư viện 66
10 | Bang 2.8: So liệu tài liệu theo chuyên ngành 67 II | Bảng 2.9: Tính đây đủ của bộ máy tra cứu tin tự động hóa 72 12 | Bảng 2.10: Tính chính xác của bộ máy tra cứu tin tự động hóa | 73 13 | Bảng 2.11: Tính cập nhật của bộ máy tra cứu tin tự động hóa | 74 14 | Bảng 2.12: Tỉnh thuận tiện của bộ máy tra cứu tin tự động hóa |_ 74
Trang 8DANH MỤC CÁC BIEU ĐỎ
STT Nội dung Trang
1 | Biểu đồ I.I: Thống kê thẻ thư viện 30 2 [Biểu đỗ 1.2: Tỉ lệ người dùng tin sử dụng thư viện 33 3 [Biểu đỗ L3: Tình hình sử dụng tài liệu của nhóm người dùng | 35
tin là sinh viên, học sinh qua các năm 2012-2014
4ˆ [Biểu đỗ 2.1: Tỉ lệ các loại cơ sở dữ liệu thư mục 38 5 [Biễu đỗ 2.2: Tï lệ người dùng tin sử dụng các chức năng tìm | 63
tin trên OPAC
6 [Biểu đỗ 23: Tỉ lệ cán bộ thư viện sử dụng các chức toán tử 65 tìm tin trên OPAC
7 [Biễu đỗ 2.4: Trình độ cán bộ 66
8 [Biễu đỗ 2.5: Tï lệ cán bộ thư viện chuyên ngành 66
Trang 9DANH MỤC HÌNH ẢNH
STT Nội dung Trang
1 |Hinh 2.1: Giao diện Libol 5.5 35
2 _ [Hình 2.2: Chức năng tìm đơn giản 38
3 [Hình 2.3: Kết qua tìm đơn giản 38
4 | Hinh 2.4: Thong tin chỉ tiết mot ân pham 39
3 | Hinh 2.5: Chire ning tìm chỉ tiết 39
6 | Hinh 2.6 Két qua tìm chỉ tiết 60
7_| inh 2.7- Chite ning tim nang cao 2
8 | Hinh 2.8: Két qua tim nâng cao 62
Trang 10MO BAU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trong đó
có CNTT tạo ra những thay đổi lớn trong mọi lĩnh vực của đời sống con người Thông tin trở thành nguồn lực quan trọng đối với tất cả các quốc gia trên thế
giới, đồng thời đóng vai trò trực tiếp tạo ra của cải vật chất cho xã hội Muốn
phát triển kinh tế - xã hội, tắt cả các quốc gia trên thế giới cần xây dựng cho
mình một nguồn lực thông tin vững mạnh dé đây mạnh các hoạt động khai
thác, sử dụng và tạo ra các nguồn thông tin có chất lượng cao Trong đó, nguồn thông tin khoa học và công nghệ đặc biệt có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của
NDT trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước
Đứng trước bối cảnh đó, thư viện và các trung tâm thông tin cũng đóng
một vai trò hết sức quan trọng trong việc cung cấp các thông tin tri thức góp phần thúc day đất nước phát triển
Thư viện được coi là trường đại học thứ hai của mỗi người, là nơi lưu
trữ và phô biến những tri thức tiềm tàng của nhân loại Thư viện thường xuyên thay đổi về chất và lượng để theo kịp xu thế vận động phát triển
không ngừng của xã hội cũng như việc thỏa mãn nhu cầu thông tin ngày
càng cao của bạn đọc Nhu cầu được cung cấp thông tin nhanh, chính xác, có
chọn lọc và nhu cầu giao lưu hợp tác giữa các thư viện trong và ngoài nước
đòi hỏi các thư viện và trung tâm thông tin cần phải đổi mới không ngừng cách thức tô chức hoạt động, phương thức phục vụ cũng như cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng ngày càng cao, chính xác và kịp
thời tới NDT Trong đó, BMTCTT được coi là cầu nói giữa tài liệu và NDT
Trang 11cứu, cán bộ quản lý, giảng dạy, sinh viên, học viên sau đại học và một bộ phận là bạn đọc ngoài trường
Trường ĐHSPHN là một trong những trường đại học có cơ sở vật chất
và trang thiết bị lớn nhất trong hệ thống các trường đại học của cả nước
Trường có hệ thống giảng đường, phòng thí nghiệm, thực hành, phòng nghiệp vụ, thư viện, sân vận động, nhà thi đấu đa năng, trường chuyên, trường thực hành, các phương tiện kĩ thuật ngày càng hiện đại, cảnh quan và môi trường sư
phạm ngày càng đổi mới góp phần quan trọng nâng cao chất lượng đào tạo và NCKH của Trường sư phạm đầu ngành và trọng điểm
Trong giai đoạn hiện nay, mục tiêu của Trường đề ra là sẽ xây dựng Trường ĐHSPHN trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, có uy tín
trong khu vực và thế giới Vì thế, NCT của NDT rất lớn
Thêm vào đó, việc chuyển đổi từ phương thức đào tạo niên chế sang
tín chỉ trong những năm gần đây đòi hỏi NDT phải không ngừng học tập, sáng tạo Việc tự học trong bối cảnh đảo tạo mới này đóng vai trò quan
trọng NDT sẽ cần đến nhiều tài liệu/ thông tin để tự trau đồi, mở mang kiến
thức đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu Vai trò của thư viện từ đó được
nâng cao hơn trước
Cần phải khẳng định rằng: Cùng với các hoạt động nghiệp vụ của thư
viện, BMTCTT đã và đang phục vụ đắc lực cho công tác dao tao, giáo dục học tập, NCKH, Đặc biệt, trong những năm gần đây, hoạt động tra cứu thông tin ở Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN đã có những bước chuyển
đổi từ thủ công truyền thống sang tự động hóa nhằm đáp ứng tốt hơn NCT cho NDT Việc chuyển đôi này là tất yếu Tuy nhiên, BMTCTT tự động hóa
chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của NDT Nguyên nhân chủ yếu là do bộ máy này chưa đảm bảo các tiêu chí đánh giá hiệu quả
BMTCTT tự động hóa chưa đảm bảo tính hiện đại Chất lượng cung cấp
Trang 12triển khai nhưng chưa trực tiếp đưa vào phục vu ban doc tự khai thác Bên cạnh đó, ộ phận cán bộ còn hạn chế về CNTT và cơ sở vật chất chưa
đầy đủ Tất cả những lí do trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
BMTCTT tự động hóa của thư viện, làm cho hiệu quả khai thác BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN chưa cao
Xuất phát từ lí do trên, cùng với mong muốn tìm kiếm những giải pháp
khả thi nhằm nâng cao hiệu quả BMTCTT tự động hóa, đáp ứng kịp thời, có
chất lượng về NCT tại Trung tâm TT - TV trường ĐHSPHN, tôi chọn đề tài:
“Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình
2 Tình hình nghiên cứu
Đã có một số công trình khoa học nghiên cứu, khảo sát về BMTCTT tự
động hóa trong thời gian gần đây:
- “Bộ máy tra cứu tin hiện đại tại Viện nghiên cứu Châu (Âu - Thực trạng và giải pháp” (2009) của tác giả Phùng Bích Hảo Luận văn trình bày thực trạng tổ chức bộ máy tra cứu tin hiện đại, từ đó nêu các giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại
- “Bộ máy tra cứu tin hiện đại của Thư viện Đại học Ngoại thương” (2014) của tác giả Nguyễn Đăng Khá Luận văn giới thiệu về Thư viện Đại học Ngoại thương, nêu thực trạng hoạt động của bộ máy tra cứu tin hiện đại
và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện bộ máy này
Một số công trình khảo sát, nghiên cứu toàn bộ bộ máy tra cứu tin: - "Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thông tin Khoa học Công an - Ưiện Chiến lược và Khoa học Công an” (2010) của tác giả Nguyễn Thị Minh Thu
Trang 13= “BG méy tra cttu tin tại Thư viện Hà Nội thực trạng và giải pháp” (2013) của tác giả Bùi Thị Linh
- “Tổ chức và khai thác hệ thống tra cứu thông tin tại Thư viện Đại học Y
Ha Noi” (2007) ciia tac giả Vương Ngọc Mai
~ “Khảo sát bộ máy tra citu tin tại thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (2004) của tác giả Nguyễn Thị Thu Thủy, v v
Các đề tài viết về bộ máy tra cứu ở trên chưa chú trọng đến việc nghiên cứu cơ sở lý luận về vấn đề được đề cập, chỉ tập trung thể hiện cấu trúc, đặc
điểm của bộ máy tra cứu tại thư viện của họ, nêu thực trạng hoạt động của bộ
máy tra cứu, từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu Ngoài ra còn một số bài báo, tạp chí viết về đề tài này của các tác giả
'Võ Quang Uẩn, Nguyễn Thị Hạnh, được đăng tải trên các báo, tạp chí như: Tạp chí Thư viện Việt Nam, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, Đồng thời đây
cũng là đề tài được nhiều nhà thư viện học quan tâm nghiên cứu và trình bày
trong các cuộc hội nghị, hội thảo chuyên ngành TT - TV
Trong phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN, tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc đã có công trình: “Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” (2002) Trong
công trình này, tác giả đã khảo sát, đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm
hoàn thiện bộ máy tra cứu tại Trung tâm TT - TV trường ĐHSPHN Đây là đề
tài gần với đề tài mà tác giả hiện tại đang nghiên cứu Tuy nhiên, gần 15 năm
trôi qua, hoạt động BMTCTT tại Trung tâm đã có rất nhiều thay đổi Việc
khai thác thông tin hiện nay hầu như hoàn toàn được thực hiện trên máy tính thông qua hệ thống CSDL Vì thế, việc nghiên cứu, khảo sát BMTCTT tự
động hóa tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN là việc làm hết sức cần
Trang 14
Khi chọn dé tài này, tác giả luận văn sẽ kế thừa những thành quả
nghiên cứu của các tác giả đi trước và những kinh nghiệm của bản thân để
làm rõ thực trạng hoạt động của BMTCTT tự động hóa, trên cơ sở đó, đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đắi trợng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 3.2 Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Thời gian: Từ năm 2004 đến nay (Mốc thời gian Trung tâm bắt đầu sử
dụng phần mềm Libol 5.5 để quản lý toàn bộ hoạt động của đơn vị)
4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Mục tiêu
Khảo sát và đánh giá thực trạng BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm
TT - TV Truong ĐHSPHN; đề xuất những giải pháp khả thi nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của BMTCTT tự động hóa, đáp ứng NCT của NDT trong giai đoạn hiện nay
4.2 Nhiệm vụ
+ Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về BMTCTT tự động hóa
+ Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm TT - TV trường ĐHSPHN
+ Nhận xét, đánh giá về hiệu quả BMTCTT tự động hóa tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN
+ Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả BMTCTT tự động hóa tại
Trang 15Luận văn vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin và tư
tưởng Hồ Chí Minh, các đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trên các
lĩnh vực chính trị, văn hóa, khoa học - công nghệ và thông tin - thư viện
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu + Phương pháp quan sát
+ Phương pháp so sánh
+ Phương pháp điều tra xã hội học (phiếu hỏi) + Phương pháp thông kê số liệu
6 Đóng góp của đề tài
6.1 Ý nghĩa lý luận của đề tài
+ Khẳng định vai trò, nhiệm vụ và tầm quan trọng của BMTCTT tự
động hóa trong các thư viện và trung tâm thông tin
+ Góp phần hoàn thiện lý luận về BMTCTT tự động hóa trong hoạt
động thông tỉn thư viện
6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
+ Luận văn khẳng định rõ vai trò của Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN, cũng như hoạt động của BMTCTT tự động hóa trong việc nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên Trường ĐHSPHN
+ Những kết quả nghiên cứu, các giải pháp và khuyến nghị của luận văn có thê được xem xét và ứng dụng trong các hoạt động, cũng như nhằm nâng cao
chất lượng phục vụ bạn đọc, NDT tại Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN + Là tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến hoạt động của BMTCTT tự động hóa
7 Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,
Trang 16Chương 1: Những vấn dé chung về bộ máy tra cứu thông tin tự động,
hóa và Trung tâm Thông tỉn - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu thông tin tự
Trang 17Chuong 1
NHUNG VAN DE CHUNG VE BO MAY TRA CUU THONG TIN
TỰ G HÓA VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRUONG DAI HQC SU PHAM HA NOT
1.1 Những vấn đề chung về bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa
1.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu thông tìn tự động hóa
Để hiểu rõ khái niệm BMTCTT tự động hóa cần làm sáng tỏ các khái
niệm liên quan sau:
~ Tra cứu thông tin
Hiện nay, ở Việt Nam cũng như trên thế giới thuật ngữ tra cứu tin/ tra
cứu thông tin, tìm tin vẫn chưa có sự thống nhất Tuy nhiên, việc sử dụng
thuật ngữ có khác nhau nhưng cùng chỉ một mục đích là quá trình tim tin/ tra cứu thông tin/ tài liệu nhằm đáp ứng NCT cua NDT
Khái niệm tra cứu thông tin được nhiều tác giả đề cập đến Sau đây là
một số định nghĩa:
* Tra cứu tin/ tra cứu thông tin là tập hợp các công đoạn kỹ thuật và lôgic
với mục đích cuối cùng là tìm được các tài liệu (bản văn), thông tin về chúng, hoặc những sự kiện, dữ kiện riêng biệt về vần đề mà NDT cần thiết
* Tra cứu tin/ tra cứu thông tin là tập hợp các công đoạn có mục đích,
nhằm cung cấp cho người dùng tin những chỉ dẫn hoặc trả lời câu hỏi đột xuất
hay thường xuyên của họ [8, tr.17]
* Tra cứu tin: là quá trình tìm kiếm và đáp ứng yêu cầu thông tin cho
người sử dụng [26.tr.24]
* Tìm tin là một quá trình bao gồm những hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu
Trang 18* Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu với
những yếu tố đặc trưng của tài liệu nằm trong hệ thống, nhằm xác định sự
tương hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa chọn các
tài liệu/ thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu [8, tr 1]
* Tìm tin là thuật ngữ chung để chỉ tìm tài liệu hay nguồn của tài
liệu, cũng như những thông tin về dữ liệu và sự kiện mà tài liệu đó cung cấp
[18, tr.263]
Như vậy, tra cứu thông tin là một thuật ngữ chung dùng để phản ánh
quá trình tra cứu dữ liệu hoặc các nguồn tin, trong đó có cả các số liệu, dữ
kiện [§.tr.1§]
~ Tra cứu thông tin tự động hóa
Tra cứu thông tin tự động hóa còn được gọi là tìm tin tự động hóa Tím tin tự động hóa là quá trình sử dụng máy tính điện tử và /hoặc mạng máy tính để tìm các thông tin máy tính đọc được, được lưu trữ trên bộ nhớ của máy
tính hoặc các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác và thường được tô chức
dưới hình thức cơ sở dữ liệu [8, tr.24] - Bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra tìm
và cung cấp các tài liệu/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề tài
bao quát của cơ quan thông tin — thư viện, đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin [8, tr.92]
~ Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa
Từ những vấn đề đã trình bày ở trên, có thể hiểu BMTCTT tự động hóa
là tập hợp các công cụ và phương tiện hiện đại giúp tra tìm và cung cấp tài liệu/ thông tin đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin
Đối chiếu với tình hình thực tế của Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN,
trong phạm vi luận văn, tác giả nhìn nhận BMTCTT tự động hóa hiện nay tại
đơn vị được cấu thành từ hai bộ phận sau:
Trang 19* Hạ tầng công nghệ thông tin: - Phần cứng
- Phần mềm
1.1.2 Tiêu chí đánh giá chất lượng bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa
Mục đích của việc tô chức BMTCTT tự động hóa là nhằm giúp cho
việc tra cứu thông tin được nhanh chóng, thuận tiện, giúp cho cả CBTV cũng
như NDT rút ngắn được thời gian, công sức trong việc tìm kiếm thông tin
Nhưng quan trọng hơn, các thông tin tìm được phải đảm bảo được độ chính
xác, đầy đủ Đặc biệt, bộ máy này sẽ còn đạt được chất lượng cao hơn nếu tạo ra được hiệu quả kinh tế
Bởi vậy, chất lượng của BMTCTT tự động hóa có thể được đánh giá
bằng các tiêu chí sau: Tính đầy đủ
BMTCTT tự động hóa cần phản ánh đầy đủ vốn tài liệu có trong thư
viện hoặc cơ quan thông tin, không chỉ ở dạng sách mà cả những tài liệu nghe nhìn, bài báo, tạp chí, luận án, luận văn, đề tài, hay toàn bộ những tài liệu có trong thư viện hoặc cơ quan thông tin Những thông tin về các dạng tài liệu đó phải được phản ánh một cách đầy đủ
Hệ số đầy đủ được đánh giá thông qua tìm tin như sau:
Kđdtt = NextƯNex.100%, trong đó
Kđđtt - hệ số đầy đủ thông qua tìm tin
Next - số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin Nex - tông số biểu ghi đáp ứng yêu cầu tin trong CSDL [21]
Như vậy, tính đầy đủ được xác định là tỉ lệ giữa số tài liệu thích hợp
Trang 20Tính chính xác
BMTCTT tự động hóa phản ánh chính xác nội dung thông tin được đề
cập trong tài liệu liên quan đến đối tượng tìm kiếm có trong thư viện
Hệ số chính xác được đánh giá thông qua tim tin: Kextt = NextUNr.100%, trong đó
'Kextt - hệ số chính xác thông qua tìm tin
Next - số lượng các biểu ghi tìm ra đáp ứng yêu cầu tin Nr - tổng số các biểu ghi tìm ra [21]
Nhu vay, tinh chính xác của BMTCTT tự động hóa được xác định là ti
lệ giữa số tài liệu thích hợp với một yêu cầu tin và tổng số tài liệu tìm được
Tính cập nhật
BMTCTT tự động hóa phải được cập nhật thường xuyên Cần phải loại ra khỏi bộ máy những thông tin, tài liệu lỗi thời, ít được sử dụng và bổ sung vào đó những thông tin mới phủ hợp với đối tượng NDT của thư viện
Tính thuận tiện/dễ sử dụng
BMTCTT tự động hóa phải được tổ chức một cách khoa học, rõ rang,
đễ hiểu, dễ sử dụng, hiệu quả tìm kiếm cao
Tính hiện đại
BMTCTT tự động hóa cần phải đảm bảo tính hiện đại về trang thiết bị,
cấu trúc thông tin Đồng thời cũng phải có sự hướng dẫn sử dụng một cách
khoa học, rõ ràng, giúp NDT nâng cao được năng lực và hiệu quả của công tác tra cứu
Tiêu chí này khá trừu tượng, khó đo được bằng một đại lượng cụ thể, vì
vậy chỉ có thê nhận dạng qua phân tích, tổng hợp và khái quát hóa thực tiễn
Trang 21BMTCTT tự động hóa cần mang lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị, trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho đơn vị
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa
Để BMTCTT tự động hóa hoạt động hiệu quả, chúng ta cần xem xét
tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến bộ máy này bao gồm: các yếu tố chủ quan (nguồn nhân lực, nguồn lực thông tin) và các yếu tố khách quan (nhu cầu tra
cứu tin, công nghệ, kinh phí) * Yếu tố chủ quan Nguôn nhân lực Đã từ lâu, CBTV thường được biết tới với tư cách là người làm việc trong một tòa nhà thư viện, thực hiện các công việc như bô sung, tô chức, bảo
quản tài liệu in ấn cũng như hỗ trợ người đọc trong việc định vị thông tin ho
cần Trong những thập kỉ cuối của thế kỷ XX, hình ảnh người CBTV đã thay đổi rất nhiều dưới tác động của những cải tiến mới trong lĩnh vực thông tin và truyền thông Ở nhiều thư viện, những bộ sưu tập tài liệu giấy đã nhường chỗ
cho các bộ sưu tập được kết nối mạng, lưu trữ trên máy tính và NDT có thể
tra tìm được các CSDL thư mục, các mục lục truy cập công cộng trực tuyến
(viết tắt là OPAC), giúp họ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức Có thể thấy rằng, trong bối cảnh CNTT và internet hiện nay, vai trò hoa
tiêu trên biển thông tin (vai trò trung gian giữa thông tin và NDT) của CBTV
càng trở nên vô cùng cần thiết, giúp NDT khai thác được nguồn thông tin, tài
liệu tốt nhất có trong thư viện CBTV là chiếc cầu nói giữa NDT với thư viện và
tài liệu, hướng dẫn cho các đối tượng NDT sử dụng thư viện có hiệu quả Thêm
vào đó, họ cũng có vai trò mới là người trung gian tìm kiếm thông tin; là người
hỗ trợ và đào tạo NDT; là người nghiên cứu; là người thiết kế giao diện; là người
Trang 22là nguồn nhân lực không thẻ thiếu trong bất kỳ thư viện nào, cho dù đó là thư
viện truyền thống hay thư viện hiện đại, thư viện điện tử, thư viện số
Trong kỉ nguyên internet và nội dung số, CBTV sẽ vẫn tiếp tục là người lựa chọn các nguồn thông tin thích hợp, xây dựng BMTCTT truyền thống và tự động hóa, cung cấp truy cập tới các nguồn thông tin đó, hướng, dẫn và hỗ trợ NDT trong việc hiểu các nguồn thông tin, bảo quản cả phương
tiện và thông tin chứa đựng trong đó
Nguôn lực thông tin
Khái niệm nguồn lực thông tin hiện nay ở Việt Nam vẫn chưa được
hiểu và định nghĩa một cách thống nhất
Một số tác giả cho rằng nguồn lực thông tin tương đương như vốn tài
liệu trong các cơ quan thông tin, thư viện Một số khác lại đưa ra quan niệm
NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm các thành
phần khác nhau như nguồn nhân lực, nguồn kinh phí và cơ sở vật chất, Theo tác giả luận văn thì nguồn lực thông tin bao gồm toàn bộ vốn tài liệu mà thư viện sở hữu hoặc thư viện có thể tiếp cận đáp ứng NCT của NDT Cụ thể bao gồm: sách, báo, tạp chí, khóa luận, luận văn, luận án, đề tài NCKH, tồn
tại dưới các hình thức vật lý khác nhau và được kiểm sốt
Nguồn lực thơng tin phong phú hay nghèo nàn có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng của bộ máy tra cứu nói chung, BMTCTT tự động hóa nói
riêng và sẽ quyết định việc đáp ứng hay không đáp ứng NCT của NDT
* Yếu tố khách quan
Nhu cau tra cteu tin
Nhu cầu tra cứu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tra tìm, tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì và phát triển các hoạt động
Trang 23Khi nhu cầu tra cứu tin này sinh, NDT sẽ tìm cách thỏa mãn nhu cầu của mình Họ tìm đến các công cụ tra cứu của thư viện (bao gồm cả công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại) đẻ thực hiện hành vi tra cứu
thông tin Chính vì vậy, có thể nói nhu cầu tra cứu tin là yếu tố thúc đẩy, ảnh
hưởng lớn đến BMTCTT tự động hóa tại các thư viện và trung tâm thông tin Công nghệ
Bách khoa toàn thư Britannica có viết: “Một trong những lý do khiến
con người vươn lên đề trở thành sinh vật nỗi trội nhất trên trái đất có thể được
quy cho khả năng bam sinh truyền thông thông tin để lưu trữ, truy hồi và sử
dụng trí thức để cho mỗi thế hệ tiếp nói không cần học lại những bài học của
quá khứ để hành động một cách có hiệu quả trong hiện tại” Con người đã vận
dụng khả năng bẩm sinh truyền thông thông tin này đề tiến hành những bước nhảy vọt quan trọng trong bước tiến hóa dé nang cao đời sống và nhận thức
của mình đến một mức tột đỉnh như ngày hôm nay
Trong dòng chảy thời đại ấy, CBTV nói riêng, cơ quan thông TT-TV
nói chung luôn phải thay đổi, phải làm mới mình để theo kịp sự tiến bộ của
khoa học Yêu cầu đặt ra phải biết sử dụng công nghệ mới
Công nghệ mới trong ngành TT-TV được biết đó là CNTT Công nghệ
mới chỉ phối hoạt động cung cấp thông tin cho người sử dụng Như vậy, công nghệ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến BMTCTT tự động hóa
Kinh phí
Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện đòi hỏi phải có một nguồn
kinh phí rất lớn Kinh phí là yếu tố sống còn đảm bảo cho các thư viện phát
triển Tắt cả các hoạt của thư viện từ bỗ sung, mua phần mềm, MTĐT, các thiết bị điện tử, đều cần đến kinh phí
Là một bộ phận của thư viện, BMTCTT tự động hóa cũng chịu ảnh
Trang 24quả cao, các thư viện cần được duy trì nguồn kinh phí từ ngân sách (kinh phí thường niên) và bổ sung thêm nguồn kinh phí ngoài ngân sách (từ các Dự án)
1.2 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội và Trung tâm Thông tin - Thư viện
1.2.1 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Trường ĐHSPHN được thành lập ngày 11 tháng 10 năm 1951 theo Nghị định 276 của Bộ Quốc gia Giáo dục Ngày 10/12/1993 theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, trường ĐHSPHN I là một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội Theo Quyết định 201/QĐTTg ngày 12/10/1999 của
Thủ tướng Chính phủ, trường Đại học Sư phạm tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội thành Trường Đại học Sư phạm Hà Nội [29, tr.8]
Trường DHSPHN là trường trọng điểm, đầu ngành trong hệ thống các
trường sư phạm, là trung tâm lớn về đào tạo giáo viên và NCKH, nơi đã tạo
nên nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học ưu tú và danh tiếng cho đất nước
Trên đại thể, chúng ta có thể chia mấy giai đoạn chủ yếu trong lịch sử
hơn 60 năm của Trường ĐHSPHN, gắn với lịch sử dân tộc: - Giai đoạn 1951-1965: Giai đoạn xây dựng và phát triển - Giai đoạn 1966-1975: Giai đoạn chống Mĩ, cứu nước
- Giai đoạn 1976-1999: Giai đoạn xây dựng trường Sư phạm trọng điểm,
chuẩn mực và mười năm đầu của thời kỳ đổi mới
- Giai đoạn 1999 đến nay: Giai đoạn tiếp tục xây dựng Trường
ĐHSPHN trọng điểm, hiện đại, năng động và hội nhập [30.tr.12] Trường ĐHSPHN có các chức năng sau:
- Lam nòng cốt trong việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình đi
ngũ cán bộ giáo viên ngành giáo dục, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn chương trình, tổ chức NCKH cơ bản và khoa học giáo dục, đặc biệt
Trang 25- Tư vấn cho các cấp quản lý về xây dựng chiến lược, chính sách giáo
dục, đào tạo đội ngũ giáo viên, về các vấn đề quan trọng như công nghệ đào
tạo, đổi mới nội dung, phương pháp, cải cách giáo dục
- Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt về giáo dục nói chung đảo tạo giáo
viên và giáo dục phô thông nói riêng
Lịch sử hơn 60 năm xây dựng và phát triển của Trường ĐHSPHN là
những trang sử hào hùng Trên con đường phát triển quanh co và đầy chông gai
của lịch sử, Trường ĐHSPHN đã luôn đồng hành với sự nghiệp giáo dục đại học của chế độ mới, với sự nghiệp đào tạo giáo viên, với sự nghiệp giáo dục chung của cả nước Ban Đại học Văn khoa Hà Nội, tiền thân của Nhà trường đã ra đời trong những ngày chính quyền dân chủ nhân dân còn trứng nước, trong
hoàn cảnh đất nước lúc bấy giờ (năm 1945) có tới 90% dân số mù chữ Từ
những bước đặt nền móng đầu tiên, cho đến hôm nay đã có được một tầm vóc
của ĐHSPHN, con chim đầu đàn của ngành sư phạm Việt Nam, một trường đại
học trọng điểm, một trung tâm khoa học lớn của cả nước
Suốt quá trình xây dựng và phát triển, Nhà trường đã quán triệt quan điểm, đường lối giáo dục của Đảng vào việc xây dựng mô hình phát triển của
mình, triển khai các nhiệm vụ phù hợp với hoàn cảnh cụ thể và đặc điểm của Trường Trong đó, chất lượng đào tạo luôn được đặt lên hàng đầu Đào tạo đại học chất lượng cao, chuyển dần trọng tâm sang đào tạo sau đại học lại là các
bước đi tiếp theo trong quá trình hồn thiện mơ hình đào tạo của Nhà trường
Là một trường đại học trọng điểm, đồng thời là đại học sư phạm trọng, điểm, Nhà trường luôn giữ vững chất lượng đào tạo sinh viên Sự tín nhiệm của
các địa phương, các trường phô thông, và cả các trường đại học và cao ding
nh
trong cả nước đối với Nhà trường về năng lực của các sinh viên ra trường,
mô phạm rất dễ nhận ra của các cựu sinh viên cũng như sự trưởng thành của rất
đông cựu sinh viên của trường trên con đường nghề nghiệp, dù là trên lĩnh vực giáo dục hay trên các lĩnh vực khác, đã là sự quảng bá rộng rãi, dù thầm lặng,
Trang 26biết ơn sự tín nhiệm đó Muốn giữ vững và đạt được sự tín nhiệm cao hơn nữa,
Nhà trường luôn phải đổi mới công tác đảo tạo, cả ở bậc đảo tạo cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, cả ở hệ đảo tạo chính quy và không chính quy; phải minh bạch với
xã hội không chỉ các điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo, mà còn chính chất
lượng đào tạo, thể hiện ở năng lực của sinh viên và học viên tốt nghiệp, ở khả
năng phát triển sau này của họ [30,tr.121]
Bên cạnh đó, công tác tổ chức cán bộ, công tác xây dựng cơ sở vật chất - kĩ thuật, hợp tác quốc tế về khoa học và đào tạo cũng được trường đặc biệt
chú trọng, Cơ cấu tổ chức của Trường được hình thành và điều chỉnh từ kinh nghiệm thực tiễn quản lí của Nhà trường và từ sự học hỏi kinh nghiệm trong
và ngoài nước, nhằm mục tiêu đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng tốt với
những thay đổi Công tác xây dựng cơ sở vật chất - kĩ thuật có vai trò ngày càng quan trọng trong nền giáo dục đại học hiện đại Với hệ thống giảng
đường, phòng thí nghiệm, thực hành, phòng nghiệp vụ, thư viện, sân vận
động, nhà thi đấu đa năng, các phường tiện kĩ thuật hiện đại, chất lượng đào
tạo và NCKH ngày càng đạt được nâng cao Hợp tác quốc tế về khoa học và đào tạo đã đem đến nguồn sinh lực mới cho Nhà trường ngay từ những ngày
đầu xây dựng mô hình ĐHSPHN hoàn chỉnh
Lịch sử không lặp lại Những gì đã đi qua, những gì đã đạt được đều
thuộc về lịch sử, kết tinh thành truyền thống Sự phát triển liên tục của lịch sử
đang tiếp tục định hình Trường ĐHSPHN trong những thập kỉ tới Trân trong
những giá trị và những thành tựu mà các thế hệ thầy và trò Truong DHSPHN đã làm nên trong 60 năm qua, tìm hiểu những bài học kinh nghiệm ẩn dang sau những gì ghi chép được, chúng ta hiểu được rằng: những thế hệ giảng viên và sinh viên hôm nay đang thừa hưởng một gia tài lớn Hãy nêu cao truyền thồng,
Trang 271.2.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện 1.2.2.1 Quả trình hình thành và phát trién
Từ sau Nghị quyết Trung ương số 02 về công tác giáo dục (1997) và Nghị quyết Trung ương số 05 (1998) về công tác Văn hóa của Ban chấp hành
Trung ương Đảng khóa VII tới nay, sự nghiệp văn hóa, giáo dục nước nhà đã
bước vào thời kỳ phát triển mới rất đáng mừng Trong đó, mạng lưới Thư
viện các trường Đại học, Cao đẳng (gọi chung là đại học) và mạng lưới Thư
viện, thành phó (gọi chung là tỉnh) đã có nhiều bước phát triển vượt bậc cả về
số lượng và chất lượng, về cơ sở vật chất và nội dung hoạt động,
Trung tâm Thông tỉn - Thư viện Trường ĐHSPHN ra đời vào ngày I1 tháng 10 năm 1951 cùng với sự ra đời của Trường ĐHSPHN
Thư viện là đơn vị phục vụ đào tạo trực thuộc Ban Giám hiệu Nhà
trường Gắn liền với hơn 60 năm lịch sử của Trường, Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN ngày nay đã được đầu tư với cơ ngơi khang trang gồm tòa
nhà 04 tầng khép kín với diện tích sử dụng 5000 mỶ, đội ngũ cán bộ đa số
được đào tạo theo đúng chuyên ngành, có năng lực đáp ứng cơ bản yêu cầu hoạt động của Thư viện
1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ * Chức năng,
Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN thực hiện 4 chức năng cơ bản, bao gồm: chức năng văn hóa, chức năng thông tin, chức năng giáo dục và
chức năng giải trí Qua đó, Trung tâm TT-TV tiến hành thu thập, bổ sung, xử
lý, thông báo nhằm cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ
bản, khoa học giáo dục và ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và NCKH của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong và
ngoài trường ĐHSPHN
Trang 28-Tham muu va lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho Ban Giám hiệu về
công tác thông tin tu liệu phục vụ học tập, giảng dạy, NCKH và học tập trong
từng giai đoạn phát triển của Nhà trường
-Thu thập, bổ sung và trao đôi, phân tích xử lý các tài liệu, thông tin cần thiết, tiến hành xử lý tiền máy, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý,
tìm tin truyền thống và hiện đại nhằm cung cấp những thông tin cần thiết
phục vụ nhu cầu tra cứu tìm tin của NDT
-Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản nguồn tư liệu của trường bao gồm các loại hình ấn phẩm và vật mang tin
-Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống va
hiện đại nhằm phục vụ và phô biến thông tin
- Phổ biến và trang bị những kiến thức cơ bản về cấu trúc và phương,
pháp tim tin cho NDT
- Thu nhận lưu chiêu những ấn phẩm do Nhà trường xuất bản, các luận
văn Thạc sĩ, các luận án Tiến sĩ được bảo vệ tại trường và các cán bộ Nhà trường bảo vệ tại các cơ sở đảo tạo khác
- Nghiên cứu các vấn đề về khoa học TT - TV, ứng dụng thành tựu
khoa học kỹ thuật mới vào việc xử lý và phục vụ nhu cầu thông tin của NDT
~ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tô chức xử lý, cung,
cấp thông tin và tài liệu cho cán bộ Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN
- Xây dựng quy chế hoạt động và các nội quy của Trung tâm nhằm quản lý tốt vốn tài liệu
~ Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đôi và chia sẻ nguồn lực
thông tin với các tô chức thông tin, các tô chức khoa học, các trường đại học
trong và ngoài nước Tham gia hoạt động trong Liên hiệp thư viện các trường
Đại học, Liên hiệp thư viện Việt Nam và các Hiệp hội thư viện quốc tế
Trang 29nghiên cứu, học viện cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường Từ
đó có thể tô chức và ngày càng hoàn thiện hoạt động tạo điều kiện để cung
cấp thông tin một cách chính xác, phù hợp với NCT của NDT
Để hoàn thành được những nhiệm vụ đã đề ra, Trung tâm TT - TV
Trường ĐHSPHN luôn chú trọng 5 yêu cầu cơ bản sau:
- Dam bao đáp ứng day đủ nhu cầu thông tin của đội ngũ giảng viên và sinh viên trong Nhà trường Mọi hoạt động của thư viện luôn phải gắn liền
với nội dung, mục tiêu, chương trình đào tạo của Nhà trường, có như vậy mới
đáp ứng được một cách tốt nhất NCT của NDT tại Trường ĐHSPHN
- Xây dựng vn tài liệu đủ lớn về chất lượng, phong phú về chủng loại, đạt chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của đội ngũ giảng viên
và sinh viên, chủ động tìm cách đa dạng hóa, phát triển các nguồn tin và các
kênh thu thập tài liệu, thông tin một cách có hiệu quả, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị, thiết thực phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên, sinh viên toàn trường
- Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN cần có những biện pháp dé day
mạnh và phát triển công tác thông tin về khoa học cơ bản và khoa học giáo dục,
nhằm cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu và thông tin cho các đối tượng,
NDT của Trường, phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ đào tạo và NCKH của Nhà
trường, đồng thời góp phần thúc đây sự phát triển của nền giáo dục nước nhà Đặc biệt giúp NDT kịp thời nắm bắt những công nghệ tiên tiến, những thành tựu
khoa học mới của thế giới phục vụ cho công tác giảng dạy và NCKH của họ
- Đảm bảo cung cấp thông tin cho NDT một cách đầy đủ, chính xác đúng đối tượng Điều tra, đánh giá đúng NCT và nhu cầu tra cứu thông tin của
cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường Từ đó có hướng tổ chức và ngày càng hoàn thiện bộ
máy tra cứu tạo điều kiện để cung cấp thông tin tư liệu một cách chính xác,
Trang 30Từ những nhiệm vụ và yêu cầu trên, Trung tâm TT - TV Trường
DHSPHN can phải có những biện pháp tích cực nhằm đổi mới hoạt động của
mình một cách toàn diện, lấy việc đáp ứng NCT làm mục tiêu và động lực để
phát triển Muốn làm được điều đó, CBTV đòi hỏi phải có đầy đủ năng lực và
trình độ cao Đồng thời, Trung tâm phải có một nguồn lực thông tin đủ mạnh
để giải quyết tốt các vần đề đặt ra trong thời kỳ hiện nay
1.2.2.3 Cơ cầu tổ chức và hoạt động
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN được bố trí
quản lý trực tuyến tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận dưới sự chỉ
đạo chung của Giám đốc, chỉ đạo trực tiếp từng mảng cụ thê của 03 Phó Giám đốc Hiện tại, cơ cấu của Trung tâm được chia thành các bộ phận tương ứng
với các nhóm phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: ~ Xử lý chuyên môn, nghiệp vụ
~ Phục vụ bạn đọc (Phục vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà) ~ Tra cứu tin và truy cập thông tin
* Trách nhiệm cụ thê:
- Ban Giám đốc gồm:
+ Giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động của Trung tâm
+ Phó Giám đốc: gồm 03 người, trong đó 01 Phó Giám đóc phụ trách
chuyên môn nghiệp vụ, 01 Phó giám đốc phụ trách phục vụ bạn đọc và 01
Phó giám đốc phụ trách cơ sở vật chất của đơn vị
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin - Thư viện
Trang 31- Nhóm phòng nghiệp vụ: Thực hiện việc nghiên cứu thu thập, chọn
lựa, bổ sung, xử lý tài liệu và xây dựng các hệ thống tra cứu tìm tin truyền
thống và hiện đại Ngoài ra, đây là nơi tiến hành làm thủ tục cần thiết cho bạn
đọc khi mới nhập học như: Xây dựng hồ sơ bạn đọc của Trung tâm, làm thủ tục nhận và thanh toán tiền cược sách của sinh viên khi nhập học và trước khi tốt nghiệp ra trường, xử lý các vi phạm nội quy của bạn đọc và thanh toán ra trường cho bạn đọc
Nhóm phòng nghiệp vụ bao gồm 3 phòng: phòng bổ sung, phòng biên mục và phòng cấp thẻ, được bố trí tại các phòng 103, 104 - tầng I của
Trung tâm
- Nhóm phòng mượn: Là nơi tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu và phục
Trang 32- Nhóm phòng đọc: Là nơi tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài liệu và cung
cấp cho NDT những tài liệu cần thiết để đọc tại chỗ
Nhóm phòng đọc gồm: Phòng đọc sách, Phòng đọc luận án, đề tài, báo,
tap chí được tổ chức theo 2 hình thức kho đóng và kho mở
Phòng đọc sách tông hợp (kho đóng): Diện tích 4000wỶ với 300 chỗ ngài Phòng đọc sách tra cứu (kho mở): Diện tích 260mẺ với 120 chỗ ngồi
Phòng đọc báo, tạp chí, luận án, đề tài (kho đóng): Diện tích 350m” với
250 chỗ ngồi
Phòng đọc báo, tạp chí (kho mở): Diện tích 110mỂ với 80 chỗ ngồi
- Nhóm phòng tin học: Phục vụ NDT sử dụng, khai thác Internet và hệ
thống thiết bị đa phương tiện với nguồn tài liệu điện tử
Nhóm phòng tin học gồm: 01 phòng máy chủ (diện tích 50mẺ với 04
máy chủ hoạt động 24/24), 02 phòng internet(tổng diện tích 180m” gồm 70
máy tính nối mạng internet và mạng LAN) và 01 phòng multimedia (tổng
diện tích 50m được trang bị 15 máy tính nối mạng internet và mạng LAN, 10
dai Cassette, 06 tivi va 06 dau Video với đầy đủ tai nghe)
Các phòng ban chức năng trên là các bộ phận hữu cơ tạo sự hoạt động liên tục của Trung tâm Mỗi một phòng thực hiện một nhiệm vụ độc lập, tuy nhiên luôn hỗ trợ nhau và tạo nên một dây chuyền thông tin tư liệu khép kín
1.2.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu câu tin
NDT là thành phần không thể thiếu trong bắt kỳ hoạt độ
quan thông tin - thư viện nào NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng
g của một cơ
cho toàn bộ hoạt động thông tin của một cơ quan TT - TV Nắm vững nhu cầu
thông tin, đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính xác nhu cầu thông tin của NDT là
một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và trung tâm TT - TV các trường đại học nói riêng
Trường đại học là một trong những cái nôi đào tạo ra những nhân tài cho
Trang 33giảng dạy, học tập và NCKH là hoạt động chủ đạo đóng vai trò quan trong trong
mỗi trường đại học Đây không chỉ là quá trình tiếp nhận thông tin một chiều mà là quá trình sáng tạo, chuyển giao tri thức theo nhiều chiều hướng khác nhau
Củng với những yêu cầu đổi mới giáo dục nói chung, đổi mới nội dung phương pháp giảng dạy nói riêng, đòi hỏi người học phải chủ động hơn, sáng tạo hơn
trong cách tiếp cận thông tin, tri thức, khuyến khích người học phải thường
xuyên đọc tài liệu, nghiên cứu kỹ những vấn đề mà mình đã đọc
NDT 6 Trung tim là toàn thể cán bộ quản lý, giảng viên, cán bộ NCKH, nghiên cứu sinh, học viên cao học, học sinh phổ thông chuyên, sinh viên các hệ đào tạo trong trường và 1 lượng lớn NDT là bạn đọc ngoài trường Thông qua
các biện pháp: thống kê số thẻ, trao đổi mạn đàm, phân tích phiếu yêu cầu và đặc
biệt là điều tra bằng phiếu hỏi, đã xác định được thành phần NDT
Mỗi nhóm NDT đều có sở thích, NCT khác nhau song đều có điểm
chung: họ vừa là người khai thác sử dụng, vừa là người cung cấp thông tin
Để thỏa mãn nhu cầu thông tin ngày càng cao của họ, Trung tâm cần phát
triển nhiều dịch vụ nhằm đem lại hiệu quả cao cho NDT
Hiện nay, Trung tâm quản lý 12.779 thẻ, trong đó có phân loại gồm các loại thẻ sau:
+ Cán bộ, giảng viên : 392 thẻ (chiếm 3%)
+ Học viên cao học, nghiên cứu sinh: 2947 thẻ (chiếm 23%) + Sinh viên: 8315 thẻ (chiếm 65%),
+ Học sinh: 1125 thẻ (chiếm 9%)
Trang 343% |@CH, NCS nsv HS
Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu công tác và địa vị xã hội có thẻ tạm chia
NDT trong Trường thành các nhóm sau:
~ Nhóm NDT là cán bộ trong trường (lãnh đạo, quản lý và giảng day) ~ Nhóm NDT là học viên cao học, nghiên cứu sinh
~ Nhóm NDT là sinh viên và học sinh (trong và ngoài trường)
Nhóm 1: NDT là cán bộ trong trường (lãnh đạo, quản lý và giảng dạy),
gồm Ban Giám hiệu Nhà trường, cán bộ lãnh đạo Đảng, Chính quyền, đoàn
thể, trưởng khoa, trưởng phòng, trưởng ban, trưởng bộ môn và các giảng viên
NDT nhóm này chiếm 3% trên tổng số NDT tương đương với 392
người Họ vừa làm công tác quản lí vừa tham gia NCKH và đồng thời tham
gia công tác giảng dạy ở nhiều nơi
Để phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, họ có nhiệm vụ nghiên cứu,
nắm vững thông tin, những biến đổi phức tạp về đối tượng bị quản lý và môi trường quản lý để có những đối sách thích hợp Họ vừa là chủ thẻ, vừa là khách thể của thông tin trong Trường NDT nhóm này cần thông tin để ra quyết định chỉ đạo và điều hành công việc Yêu cầu thông tin cho họ phải có tầm bao quát
rộng, mang tính tông kết, dự báo trên các lĩnh vực khoa học đặc biệt là khoa
học quản lý, khoa học giáo dục, các văn bản chỉ thị của Đảng, Nhà nước Do
Trang 35chính xác cao và có tính logic, đồng thời do tính chất của hoạt động quản lý, người quản lý cần nhiều dạng thông tin bé sung cho nhau Quỹ thời gian có
hạn, nhưng khối lượng công việc rất lớn khiến cho họ có xu hướng thích sử
dụng các thông tin đã được xử lý, đánh giá ở mức độ sâu Thông tin dưới dạng
điện tử, các loại ấn phẩm định kỳ, thông tin phục vụ lãnh đạo, thông tin chuyên
đề được họ quan tâm sử dụng Đây là loại thông tin có khả năng cập nhật cao,
cho phép họ có thể theo dõi sát tình hình biến động của môi trường xã hội Để đảm bảo ra quyết định quản lý kịp thời, phát huy hiệu lực, họ cần những thông,
tin mới nhất, có tính thời sự cao Do yêu cầu công việc, nhóm NDT này cần thu thập nhiều thông tin trên diện rộng thuộc nhiều lĩnh vực, vượt ra ngoài phạm vi
quốc gia với nhiều loại ngôn ngữ khác nhau
Để phục vụ cho công tác giảng dạy, họ cần tiếp cận thông tin (nghiên cứu viết các đề tài khoa học, soạn giáo trình, ) và là người chuyền giao thông,
tin thông qua công tác giảng dạy Họ cần thông tin vừa sâu, vừa rộng Họ có khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo Ngoài tài liệu tiếng Việt, họ còn
thường xuyên có nhu cầu tham khảo tài liệu tiếng nước ngoài Tài liệu chuyên mơn nước ngồi có vai trò rất quan trọng, làm cơ sở để nghiên cứu cải cách và đổi mới phương pháp giảng dạy trong nhà trường phổ thông và đại học
Nguồn thông tin - tư liệu nước ngoài cũng là những tài nguyên giúp cho việc
biên soạn giáo trình, chuẩn bị cho các bài giảng hoặc các đề tài NCKH
Trước yêu cầu về nâng cao chất lượng giáo dục, người giảng viên phải
tìm và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan đến môn học
để sinh viên có thể tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng
tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu Do vậy, nhóm NDT này luôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo
tại Thư viện Thông tin nhóm NDT này cần là những thông tin về khoa học,
giáo dục thuộc các lĩnh vực chuyên môn đảo tạo Bên cạnh đó, các tài liệu ở phòng tra cứu như từ điển, bách khoa thư, các sách tra cứu, niên giám, cũng
Trang 36tai liệu phi ấn phẩm (băng hình, băng tiếng, đĩa CD-ROM, các CSDL), coi đó
là những tài liệu tham khảo có giá trị với họ
Nhóm 2: NDT là học viên cao học, nghiên cứu sinh
Nhóm đối tượng chiếm 23 % tương đương với 2947 người sử dụng thư viện Nhóm NDT này bao gồm sinh viên vừa tốt nghiệp, hoặc giáo viên ở các
trường phổ thông, trường đại học, các cơ quan giáo dục đào tạo có nhu cầu
nâng cao trình độ Họ cần sử dụng các tài liệu trong mục đích nghiên cứu của họ (khóa luận, luận văn, bài tập, bài thị,
NCT của nhóm này đa dạng, nhiều lĩnh vực phục vụ cho công tác học
tập và nghiên cứu của họ Với đặc trưng nghiên cứu, thông tin hồi có hoặc thông tin cập nhật họ đều có nhu cầu sử dụng,
Nhóm 3: NDT là sinh viên và học sinh
Đây là nhóm NDT đông nhất (chiếm khoảng 74 %) và có nhu cầu thông tin đa dạng Trình độ học vấn của nhóm này thấp hơn so với nhóm 1 va
nhóm 2, nhưng là nhóm thường xuyên sử dụng Thư viện hơn cả Tỷ lệ sinh
viên thường xuyên sử dụng thư viện lên đến 81.5 % và học sinh là 72.7 %, Bảng 1.1: Tỉ lệ người dùng tin sử dụng thư viện R ^ Không sắm khả
Thuong xuyén| Hiém khi
Đối tượng NDT thường xuyên
Trang 3790 80 70 60 ys OCB, GV 30 @CH, NCS 20 osv 10 OHS Thường Không Hiếm khi xuyên thường xuyên Chúng ta không thể phủ nhận một điều rằng việc học trên giảng đường
là chưa thể đáp ứng đủ nhu cầu học hỏi của mọi sinh viên và học sinh, vì thế việc đến thư viện để trau đôi kiến thức là rất quan trọng và cần thiết Sinh
viên sẽ cần đến những tài liên quan đến nhiều lĩnh vực tự nhiên, xã hội, CNTT, lịch sử, chuyên ngành, để phục vụ nhu cầu hiểu biết và yêu cầu học
tập theo chương trình đào tạo của Nhà trường Như vậy nhu cầu thông tin
của họ gắn với chương trình học tập hàng năm Họ thường cần những tài
liệu phục vụ cho quá trình ôn thi các môn, viết khóa luận tốt nghiệp, luận văn hoặc dé tài NCKH mà họ tham gia Đặc điểm NCT của họ rất đa dang,
bao quát mọi lĩnh vực, từ khoa học tự nhiên tới khoa học xã hội và khoa học
ứng dụng Họ cần những thông tin cụ thể, chỉ tiết và đầy đủ, thiết thực cho
học tập và nghiên cứu Trong bat ky thời điểm nào, nhóm NDT này luôn
chiếm ưu thế tại thư viện Đặc biệt, trong vài năm trở lại đây, cùng với điều kiện thuận lợi hơn về cơ sở vật chất cũng như những yêu cầu đổi mới về nội
Trang 38lên đáng kể về số lượng, theo đó việc sử dụng tài liệu của nhóm này cũng
ngày càng tăng
Tổng kết tình hình sử dụng tài liệu của nhóm này từ 2012 đến 2014 thu được kết quả thể hiện qua bảng sau:
Bảng 1.2: Tình hình sử dụng tài liệu của nhóm người dùng tin là sinh viên, học sinh qua các năm 2012 — 2014 Năm Tong số tài liệu sử dụng 2012 66617 2013 68228 2014 70116
Biểu đồ 1.3: Tình hình sử dụng tài liệu của nhóm người dùng tin là sinh viên, học sinh qua các năm 2012 ~ 2014 71000 70000 69000 68000 67000 8=Năm 66000 65000 64000 2012 2013 2014 1.3 Vai trò và yêu cầu đối với Bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa 1.3.1 Vai trò
Dé khai thác vốn tài liệu thư viện một cách hiệu quả, mỗi thư viện cần
phải xây dựng cho mình một bộ máy tra cứu hoàn chỉnh Bộ máy tra cứu là
Trang 39thông tin — thư viện, là nền tảng của hoạt động phục vụ tra cứu tin cũng như việc biên soạn các bản thư mục và nhiều hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác của thư viện Bởi thế, bộ máy tra cứu nói chung, BMTCTT tự động hóa
nói riêng có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một thư viện nào
Nhờ có bộ máy tra cứu nói chung, BMTCTT tự động hóa nói riêng, NDT có thể tìm được các tài liệu phù hợp với NCT một cách nhanh chóng,
đầy đủ, chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ NDT của các
co quan TT - TV
Bên cạnh đó, bộ máy này còn có tác động tích cực đối với ngay cả bản
thân CBTV BMTCTT tự động hóa giúp CBTV quản lý, nắm bắt vốn tài liệu
hiện có trong thư viện Đồng thời, nó chính là phương tiện để CBTV khai thác nguồn tài liệu để trả lời NDT, giới thiệu vốn tài liệu của thư viện tới họ, và phục
vụ tài liệu phù hợp với yêu cầu tin cụ thể của NDT được chính xác hơn
1.3.2 Yêu cầu
Nhằm thực hiện tốt vai trò trên, BMTCTT tự động hóa phải đảm bảo
yêu cầu:
+ Đa dạng các loại hình CSDL
+ Đa dạng các điểm truy cập
+ Hiện đại về trang thiết bị và cấu trúc thông tin
+ Phù hợp với nhu cầu và tập quán sử dụng thông tin của NDT
Tiểu kết
BMTCTT tự động hóa là tập hợp các công cụ và phương tiện hiện đại giúp tra tìm và cung cấp tài liệu/ thông tin đáp ứng NCT của NDT
Để đánh giá được chất lượng của BMTCTT tự động hóa, việc xác định các tiêu chí đánh giá là vô cùng cần thiết Bên cạnh đó, quá trình xem xét,
Trang 40BMTCTT tự động hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thỏa
mãn nhu cầu tra cứu thông tin của NDT, giúp NDT có thể tìm được các tài
liệu đầy đủ, chính xác một cách nhanh chóng, thuận tiện đáp ứng nhu cầu học
tập, nghiên cứu của họ
NDT tại Trường ĐHSPHN là những người có học vấn cao, hiểu biết
rộng Đề phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin ngày càng cao của họ, Trung tâm
luôn phải liên tục đổi mới về mọi mặt, trong đó có việc hoàn thiện BMTCTT
tự động hóa
Chương 2
THUC TRANG BO MAY TRA CUU THONG TIN TU DONG HOA
TAI TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN
TRUONG DAI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI
2.1 Cơ sở dữ liệu
2.1.1 Các loại cơ sở dữ liệu
CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được
lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý
theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu
được dễ dàng và nhanh chóng [18, tr.235]
Trung tâm TT - TV Trường ĐHSPHN căn cứ vào bản chất thông tin được lưu giữ để phân loại CSDL Hiện tại, Trung tâm mới chỉ xây dựng được CSDL thư mục và CSDL toàn văn, chưa có CSDL dữ kiện
2.1.1.1 Cơ sở dữ liệu thư mục
Dữ liệu trong CSDL thư mục là tin tức về bản thân tài liệu Chúng chứa
các thông tin cấp hai, tức là các dữ liệu thư mục và các dữ liệu bổ sung, chứ
không phải là văn liệu gốc CSDL được trình bày tương tự như trong ấn phẩm thư mục hay trong tạp chí tóm tắt Nó bao gồm các dữ liệu thư mục (tác giả,