Luận văn Tổ chức và quản lý trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội Nghiên cứu thực trạng tổ chức, quản lý và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Trang 1PHẠM PHƯƠNG HẢO
TO CHUC VA QUAN LY
TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN TRUONG DAI HQC SU PHAM HA NOI
LUAN VAN THAC SI KHOA HQC THU VIEN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VŨ VĂN NHẬT
Trang 2Ban chủ nhiệm khoa Sau đại học trường Đại học Văn hỏa Hà Nội, đã trực tiếp giảng day,
tư vấn, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, nghiên cứu Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thây PGS.TS Vũ Văn Nhật, người đã ân tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ tôi về khoa học trong suốt quá trình nghiên cứu hoàn thành luận văn
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại hoc Sit phạm Hà Nội, các đồng nghiệp đã tạo diéu kiện thuận lợi cho tôi học tập, nghiên cứu khoa học, cung cắp số liệu, tham gia ý kiến giúp đỡ tơi hồn thành luận văn , luận văn Tuy bản thân hết sức cổ gắng, nhưng do hạn chế trong quá trình nghiên cứt lia các nhà khoa
không tránh khỏi những thiếu sót Tôi mong nhận được sự chỉ dẫn, góp ý
học, quỷ thây giáo, cô giáo, các bạn đồng nghiệp và những ai quan tâm đến luận văn này,
để luận văn được hoàn thiện hơn Xin chan thành cảm ơn!
Hà Nội, thắng 05 năm 2012 Tác giả
Trang 3Họ và tên: Phạm Phương Hảo Học viên khóa: 2010 - 2012
Chuyên ngành: Khoa học Thư viện Số trang: 105 tr
Nơi công tác: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư Phạm Hà Nội Đề tài luận văn: TỔ chức và quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Su Pham Hà Nội 'Năm bảo vệ: 2012 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Văn Nhật TÓM TÁT
Luận văn nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý hoạt động tại ‘Trung tim Théng tin - Thư viện, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Luận văn tập trung giải quyết các vấn đề sau: 7rưng râm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội và những vẫn đề cơ bản về tổ chức và quản lý; Thực
trạng tổ chức và quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Si phạm Hà Nội;
¡hững giải pháp nâng cao hiệu quả tô chức và quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Si phạm Hà Nội
Trang 47 Dai học Sư phạm Hà Nội 8 Dang Ki cd biệt 9 Hoe sinh - sinh viên 10 Khoa học kĩ thuật TT Khoa học tự nhiên 12 Khoa học xã hội
13 | MARC21 Machine Readable Catalogue 21
1 [NCT Nhu cfu tin
15 |TTTL in tư liệu
16 —[TTTV in thr vign
7 [Viv Von tài liệu
Trang 5TT-TV
Bang 2: Thong kê số lượng tài liệu truyền thống Bang 3: Số lượng các loại CSDL
Bảng 4: Tình hình đến và sử dụng vốn tài liệu của ban doc tai Trung
tâm TT-TV qua các năm 2008 - 2011
Biểu đồ 1: Cơ cấu độ tuổi của cán bộ tại Trung tâm
Biểu đồ 2: Trình độ chuyên môn của cán bộ tại Trung tâm Biểu đồ 3: Ti lệ các loại hình tài liệu truyền thống
Biểu đồ 4: Tỉ lệ các loại CSDL
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Trang 6CHƯƠNG 1: TRUNG TAM THONG TIN - THU VIEN TRUONG DAI HOC SU PHAM
HANOI VA NHUNG VAN DE CO BAN VE TO CHUC VA QUAN LY
1.1 Tổng quan về Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Dai hoc Sư phạm Hà
1.1.1 Khái quát về trường Đại học Sư Phạm Hà Nội
1.12 Khái quát về Trung tâm TT-TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội
1.13 Trung tâm TT-TV trường Đại học Sư Phạm Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục 1.2 Những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý trong thư viện 12.1 Khái n m tổ chức và quản lý 1.2.2 Mối quan hệ giữa tổ chức và quản lý
1.2.3 Vai trò tổ chức va quản lý trong hoạt động thư viện đại học
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẦN LÝ TRUNG TAM THONG TIN THU VIEN TRUONG DAI HQC SU PHAM HA NOI 2.1 Tổ chức và quản lý nguồn nhân lực, vật lực
2.1.1 Cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý 2.1.2 Quản lý nguồn nhân lực
2.1.3 Quản lý cơ sở vật chất, ngân sách
2.2 Tổ chức và quản lý hoạt động chuyên môn
2.2.1 Tổ chức và quản lý thực hiện quy trình kỹ thuật 2.2.2 Té chức và quản lý các nguồn lực thông tin 2.2.3 Tổ chức và quản lý các dịch vụ thông tin
2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tỉn trong quản lý hoạt động TT-TV
2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý Trung tâm Thông tỉn thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội
2.3.1 Điểm mạnh
2.3.2 Điểm yếu
2.3.3 Nguyên nhân của các điểm yếu
Trang 7
3.1 Đổi mới cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý 68
3.2 Nâng cao trình độ cán bộ quản lý 74
3.3 Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực và cơ sở vật chất T1
3.4 Đẩy mạnh thực hiện hoàn thiện quy trình kỹ thuật 85
3.5 Nâng cao chất lượng quản lý nguồn lực thông tin 87 3.6 Tăng cường phối hợp tổ chức các dịch vụ thông tin 90
3.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 9
KẾT LUẬN, 99
TÀI LIỆU THAM KH
PHY LUC TU LIEU
102
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm vừa qua, sự phát triển của khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tìn đã tác động ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động thư viện nói chung và hoạt động của các thư viện đại học nói riêng, Các thư viện và trung tâm thông tỉn đã từng bước
chuyển từ quản lý thư viện sang quản lý thông tin và hướng tới quản lý trí thức Với sự hỗ
trợ của công nghệ thông tin, phương thức tổ chức quản lý hoạt động của các thư viện đã thay đổi, và hiện đại hóa thư viện đã trở thành xu hướng tắt yếu để các thư viện Việt Nam
có thể hòa nhập với cộng đồng thư viện trên thé giới
Năm 2006 Việt Nam chính thức gia nhập của WTO (Tổ chức Thương mại Thế
giới) việc trở thành thành viên của WTO mở ra cơ hội mới cho Việt Nam, mở rộng thị
trường, thu hút đầu tư, tranh thủ công nghệ để phát triển Nhưng bên cạnh những thuận lợi
đó,
ối mặt với nhiề
Việt Nam cũng phải thách thức, xuất phát từ những yếu kém nội tại, những bất cập so với yêu cầu mở cửa hội nhập Riêng đối với giáo dục đại học, có hai
lớn đó a hi
nhập và nâng cao năng lực cạnh tranh, lúc này giáo dục đại học phải
Trang 8
đại học phải đối đầu với những thách thức mới và đòi hỏi phải tìm được giải pháp và hướng di đúng để khẳng định vai trò của mình va đáp ứng yêu cầu đổi mới của giáo dục
Muốn đổi mới nội dung, chương trình, phương pháp giảng dạy và học tập, cần phải
có sự thay đổi mang tính hệ thống từ các cấp quản lý giáo dục, đội ngũ giảng viên và sinh
viên, cơ sở vật chất, trong đó cần thiết phải xây dựng các thư viện nhà trường trở thành
“Giảng đường thứ hai" cho sinh viên Người cán bộ thông tin thu viện không chỉ là người giữ sách, không chỉ là người trông coi thiết bị thư viện, mà phải là những cán bộ có chuyên
môn, có bản lĩnh và có lương tâm, nghiệp vụ, để trở thành những trợ giảng đắc lực cho đội
ngũ giảng viên và là người định hướng cho học sinh, sinh viên trong việc tìm kiếm thông, tin Việc đảo tạo theo tin chi đôi hỏi sinh viên phải thường xuyên tham khảo tai liệu của
thư viện, lấy thư viện làm giảng đường Muốn vậy, phải đưa các thư viện vào hoạt động
phục vụ theo mô hình thư viện mở, thư viện thân thiện, lấy người đọc làm trung tâm, thư
viện tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo và có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng
dao tao
“Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội (Trung tâm TT- TV trường ĐHSPHN) là một bộ phận cấu thành của trường Đại học Sư phạm Hà Nội, có
chức năng phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo, góp phần nâng cao chất
lượng giảng day va học tập của cán bộ, sinh viên trong toàn trường
Trong những năm gần đây dưới tác động của chuyển đổi cơ chế và sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), Trung tâm đã có những biển đổi tích cực cả về lượng và chất Trung tâm đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị các
thiết bị hiện đại, tăng cường bổ sung các tài liệu điện tử Thư viện cũng đã có nhiều cán bộ tham gia các lớp ngắn hạn và dài hạn trong và ngoài nước để nâng cao trình độ đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ góp phần quan trọng trong việc thực hiện tốt mục tiêu
đào tạo của Nhà trường
Nhưng thực tế cho thấy, hiện đại hóa công tác thư viện không chỉ đơn thuẫn là xây
dựng trụ sở với trang thiết bị hiện đại, có tài liệu điện tử phong phú mà điều quan trọng là vấn đề vận hành tổ chức quản lý và phương thức phục vụ người đọc, người dùng tin có thực sự khoa học và hiệu quả hay không Để thúc đây tiến trình hiện đại hóa công tác
Trang 9
và quản lý hoạt đông phủ hợp hơn và để Trung tâm Thông tin -Thư viện thực sự trở thành “Giảng đường thứ haf" của học sinh, sinh viên đặc biệt trong việc chuyển đổi từ đảo tạo theo niên chế sang đảo tạo tín chỉ thì nhu liệu phục vụ cho học tập, nghiên cứu trở nên cấp thiết Với lý do khách quan và chủ quan trên mà tôi lựa chọn đề tài: *Tỗ chức và quản lý
‘Trung tim Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành khoa học thư viện của mình
2 Tình hình nghiên cứu:
Trong những năm qua, vấn đề nghiên cứu liên quan tới công tác tổ chức, quản lý
thư viện đã được các tác giả đề cập đến ở những khía cạnh và mức độ khác nhau Trong, những công trình nghiên cứu về tổ chức,quản lý thư viện có các công trình nghiên cứu Luận văn thạc sĩ thư viện của tác giả Trương Thị Hiền (2006) về *Tổ chức quản lý hoạt động của hệ thống thư viện trường phổ thông trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa”; luận văn của tác giả Lê Thị Hạnh (2005) về “Hoạt động tổ chức, quản lý thư viện trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thơng tin” Ngồi các luận văn còn có các bài báo, kỷ yếu Hội thảo khoa học, bài tap chi da vi tày như: Bài viết của tác giả về vấn
Bùi Thi Dung trong Kỷ yếu - Hội thảo khoa học (12/2010) về “Chiến lược đỗi mới tổ chức,
quan lý của Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân đến năm 2015”, hay:
bài của tác giả Quách Hải Đường trong Kỷ yếu - Hội thảo khoa học(12/2010) về "Một vải giải pháp đổi mới tổ chức, quản lý hoạt động thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội phục vụ công tác đảo tạo tín chỉ”
Các công trình nghiên cứu khoa học và bài viết trên đã có nhiều đóng góp quan
trọng vào việc làm rõ tình hình về tổ chức và quản ly thư viện nói chung, thư viên trường Đại học nói riêng,
Hiện nay, nghiên cứu về Trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐHSP Hà Nội đã
có rất nhiều bài viết như: “Tăng cường nguồn lực thông tin” của tác giả Nguyễn Thị Thuận;
Trang 10đọc” của tác giả Lê Thu Hà Nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ toàn
diện, một cách hệ thống về tổ chức và quản lý Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu:
'Tổ chức va quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà vi nghiên cứu: 'Tổ chức va quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Sư phạm Ha từ 2005 đến nay 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu:
Khao sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý hoạt động tại Trung tâm Thông tin
~ Thư viện (TT-TV), đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, nguyên nhân Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện góp phần
nâng cao chất lượng giáo dục của trường ĐHSP Hà Nội "Nhiệm vụ nghiên cứu:
~ Một số vấn đề cơ bản tổ chức và quản lý hoạt động thư viện
~ Khảo sát, đánh giá thực trang công tác tổ chức và quản lý hoạt động tại Trung tâm 'TT-TV trường Đại học Sư phạm Hà Nội chic va qi phap nang cao hi@u qu ly Trung tam phữm Hà Nỗi
5 Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu đề tải luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp
sau
“Phương pháp luận:
Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác Lênin
và tư tưởng Hồ Chí Minh, các quan điểm chỉ đạo, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đảo tạo và công tác thư viện
Phương pháp cụ thể:
~ Quan sát: Quan sắt trực tiếp tại Trung tâm TT- TV trường ĐHSP Hà Nội
hỏi: phiếu được phát ra cho 100 đối tượng độc giả của
Trang 11
thu bộ Trung tâm, 20 cán bộ giảng dạy trong trường, 30 sinh viên), số pl phiếu (tỉ lệ 95%) ~ Thống kê cho xử lý số su điều tra thu thập được từ pl ~ Phân tích tổng hợp, so sánh, nghiên cứu tài liệu
6 Ý nghĩa của luận văn:
- Ý nghĩa tj luận khoa học: Luận văn làm rõ khái niệm, vai trò của công tác tổ chức và quản lý hoạt động thư viện nói chung và Trung tâm TT- TV trường ĐHSP Hà Nội nói riêng
~ Ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đưa ra được những giải pháp cụ thể, khả thi cho công tác tổ chức và quản lý hoạt động tại Trung tâm; góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo và
nghiên cứu khoa học ở trường ĐHSP Hà Nội
7 Kết cấu của luận văn: Ng luận văn ¡ phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, cấu trúc của 3 chương: Chương 1 Trung tâm TT-TV Trường ĐHSP Hà Nội và những vấn đề cơ bản chức và quản lý Chương 2 Thực trạng tổ chức va quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện trường 'ĐHSP Hà Nội
Trang 12CHUONG I
TRUNG TAM THONG TIN THU VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SU’ PHAM HA NOI VA NHUNG VAN DE CO BAN VE
TO CHUC VA QUAN LY
1.1 Tổng quan về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Sư phạm
Hà Nội
1.1.1 Khái quát về trường Đại học Sư phạm Hà Nội
Trường ĐHSP Hà Nội là trường trọng điểm, đầu ngành trong hệ thống các trường
sư phạm, là cái nôi đảo tạo giáo viên và nghiên cứu khoa học lớn của cả nước, nơi đây đã
tạo ra nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học ưu tú và danh tiếng cho đất nước
‘Truong được thành lập ngày 11/10/1951 theo quyết định số 276 của Bộ Quốc gia
Giáo dục, ngày 10/12/1993 theo Nghị định 97/CP của Chính phủ Năm 1956, trên cơ sở hợp
nhất của 2 trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Đại học Sư phạm Khoa học, trường ĐHSP'
Hà Nội chính thức được thành lập
Năm 1967, do hoàn cảnh của cuộc chiến tranh, Hội đồng Chính phủ quyết định
chia trường Đại học Sư phạm ra thành 03 trường: Trường ĐHSP Hà Nội 1, Trường ĐHSP Hà Nội 2 và Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội Đến năm 1975 đã sáp nhập 2 trường là trường ĐHSP Hà Nội 1 và ĐHSP Hà Nội 2 thành trường ĐHSP Hà Nội |
Ngày 10.2.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, Trường ĐHSP Hà Nội 1 là một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội
Theo Nghị định 201/QĐ-TTg ngày 12 tháng 10 năm 1999 của Thủ tướng chính phủ, trường ĐISP Hà Nội tách khỏi ĐHQG Hà Nội để tiếp tục xây dựng thành trường
'ĐHSP trọng điểm của cả nước
Trường ĐHSP Hà Nội có các chức năng sau:
~ Làm nòng cốt trong việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán
bộ giáo viên ngành giáo dục, xây dựng chương trình đảo tạo, biên soạn chương trình, tổ chức nghiên cứu khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, đặc biệt nghiên cứu những dự
án, những chương trình khoa học, giải quyết những vấn để lớn của ngành
~ Tư vấn cho các cấp quản lí về xây dựng chiến lược, chính sách giáo dục, đào tạo đội ngũ giáo viên, về các vấn đề quan trọng như công nghệ đào tạo, đổi mới nội
Trang 13~ Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt về giáo dục nói chung, đảo tạo giáo viên và giáo dục phổ thông nói riêng
Từ những chức năng trên, nhiệm vụ cơ bản đặt ra cho trường ĐIISP Hà Nội là:
~ Đào tạo giáo viên các cấp học từ mầm non đến đại học, các chuyên gia giáo
dục, quản
giáo dục, các cán bộ nghiên cứu khoa học cơ bản, khoa học giáo dục có
đến Tiền sĩ
th độ đại học và sau đại học, từ Thạc
- Bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm cho các giáo viên các trường trung học chuyên
nghiệp, cao đẳng và đại học
~ Phát huy vai trò của trường trọng điểm đầu ngành trong hệ thống các trường đại hoc và cao đẳng sư phạm của cả nước thông qua việc nghiên cứu, đề xuất, triển khai các chủ trương, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng giáo dục phổ thông, giáo dục mầm non,
đảo tạo giáo viên
~ Nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và các lĩnh vực khác nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước [22, tr30]
'Nghị quyết Hội nghị lần thứ 2 BCH TW khoá VIII của Đảng cộng sản Việt Nam
đã ghi: “Xây dựng một số trường Đại học Sư phạm trọng điểm để vừa đào tạo giáo viên
có chất lượng cao vừa nghiên cứu khoa học giáo dục đạt trình độ tiên tiến”, là "máy cái”
Jam nòng cốt, làm động lực thúc đẩy sự phát triển hệ thống sư phạm, hệ thống phổ thông trong cả nước, góp phần giải quyết các vấn đề then chốt của nền giáo dục quốc dân Đó
cũng chính là định hướng cơ bản và là chức năng chủ yếu trong hoạt động đảo tạo của trường ĐIISP Hà Nội
Tinh đến năm học 2010-2011, Trường có 23 khoa đảo tạo va 2 bộ môn trực thuộc, bao gồm các khoa: Toán tin, Công nghệ thông tin, Vật lí, Hóa học, Sinh học, Sư phạm Kĩ thuật, Ngữ văn, Lịch sử, Địa lí, Việt Nam học, Giáo dục Chính trị, Tâm lí giáo dục, Quản
lí giáo dục, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Mầm non, Thể chất, Quốc phòng, Sư phạm Âm nhạc - Mĩ thuật, Tiếng Anh, Tiếng Pháp; các bộ môn tiếng Nga và bộ môn tiếng Trung
Trang 14Ở bậc đào tạo đại học, cao đẳng, Trường có 42 chương trình đảo tạo hệ chính
quy, trong đó có 8 chương trình đảo tạo chất lượng cao và liên kết nước ngoài; 22 chương trình dao tạo không chính quy(đào tạo tại chức và đảo tao từ xa) Ở bậc sau đại học có 49 chương trình đào tạo thạc , 42 chương trình đảo tao ti
sĩ và một số chương trình đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ liên kết với nước ngoài Trường là cơ sở:
đảo tạo sau đại học đầu tiên ở Việt Nam
Hiện nay, Trường có hơn 1.335 cán bộ, công chức, viên chức, trong đó có gần
800 giảng viên Hơn 1/3 số giảng viên có học vị Tiến sĩ và Tiến sĩ khoa học, số còn lại đều đã có bằng Thạc sĩ chuyên ngành
Đến nay, Trường đã đào tạo được hơn 81.500 cử nhân khoa học, hơn 9.829 thạc sĩ và 875 tiến sĩ, Trường còn là một trung tâm nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học ế NCCB cap Nha nước; 02 chương trình nghiên cứu cắp Nhà nước; 02 chương trình nghiên cứu giáo dục của ngành Chỉ tinh tir nam 2000 nay, Trường đã có I01 đề 60 đề tài trọng điểm cấp Bộ; 500 đề tài cấp Bộ; 8 nhiệm vụ cấp Bộ về mí trường, an toàn vệ sinh lao động, giáo dục biển hải đảo; 6 dự án sản xuất thử nghiệm cấp Bộ; 929 đẻ tài cấp Trường
Nhiều cán bộ của trường đã trở thành những nhà khoa học tầm cỡ quốc gia, quốc tế, nhiều người đã vinh dự được nhận Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng khoa học
Nha nude, giải thưởng quốc tế, giải thưởng Nhân tài đất Việt
Trường ĐHSP Hà Nội cũng là trường có thành tích cao trong công tác sinh viên nghiên cứu khoa học Từ năm 2000 trở lại đây đã có 7.044 công trình NCKH của sinh
viên, Trường liên tục có nhiều sinh viên đạt giải cao trong nghiên cứu khoa học cấp Bộ (Tính đến năm 2010, đã có 16 Giải Nhất NCKH cấp Bộ, 22 Giải Nhì, 21 Giải Ba, 62 Gi
Khuyến khích và 08 giải thưởng Sáng tạo KHCN Việt Nam VIFOTEC) Một giải nhất cấp Bộ đạt giải Nhất VIFOTEC Trường là một trong 7 trường đại học trong cả nước được Thủ
tướng Chính phủ tặng Bằng khen vẻ thành tích sinh viên nghiên cứu khoa học
Trường ĐHSP Hà Nội có quan hệ hợp tác với hơn 100 trường đại học và tổ chức
Trang 15nghiệp vu, thư viên, sân vận động, nhà thi đấu đa năng, trường chuyên, trường thực hành, các phương tiện kĩ thuật ngày cảng hiện đại, cảnh quan và môi trường sư phạm ngày
càng đổi mới góp phần quan trọng nâng cao chất lượng đào tạo và NCKH của Trường sư:
phạm đầu ngành và trọng điểm
“Trong giai đoạn hiện nay, mục tiêu của Trường đề ra là sẽ xây dựng Trường ĐHSP Hà 'Nội trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, có uy tín trong khu vực và thế giới Trường, phát triển theo hướng đại học nghiên cứu quy mô lớn với trên 35.000 sinh viên, là một trong
những trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học hàng đầu của quốc gia, là nơi tập trung các chuyên gia, giảng viên trình độ cao, các chương trình đào tạo liên kết quốc tế có uy tín trên thế giới, cơ sở vật chat, trang thiết bị với các dịch vụ hoàn hảo
Nhiệm vụ của nhà trường trong những năm tiếp theo là đảo tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nhân tài cho hệ thống giáo dục quốc dân và toàn xã hội,
nghiên cứu khoa học cơ bản, khoa học ứng dụng thuộc các lĩnh vực Khoa học tự nhiên,
Xã hội và Nhân văn, giáo dục đạt trình độ tiên tiến, cung cấp dịch vụ giáo dục và khoa
học công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập
quốc tế
ên trường Đại học Sư
Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư
phạm Hà Nội
Cùng với sự ra đời của trường ĐHSPHN, đồng thời để đáp ứng nhu cầu đào tạo và
nghiên cứu khoa học, Thư viện trường được thành lập
Ngày 10.12.1993, theo Nghị định 97/CP của Chính phủ, trường ĐHISPHN là một
trường thành viên của Đại học Quốc gia Hà Nội, thời điểm này, Thư viện trường là một
"Phòng phục vụ bạn đọc trong Trung tâm Thông tin Thư viện của ĐHQGHN
Ngày 12.10.1999, theo Quyết định số 201/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trường được tách ra khỏi ĐHQGHN và mang tên là trường Đại học Sư phạm Hà Nội Thư viện lúc này được gọi là Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHSPHN( gọi tắt là Trung tâm TT - TV)
Trang 16Trai qua 60 năm, cùng với sự phát triển và không ngừng lớn mạnh về mọi mặt của
nhà trường, Trung tâm Thông tin Thư viện đã có nhiều cải tiến trong công tác tổ chức hoạt
động, thoả mãn nhu cầu ngày cảng cao về thông tin tài liệu, đáp ứng yêu cầu học tập, giảng day, nghiên cứu của đông đảo cán bộ, giảng viên và sinh viên, phục vụ hiệu quả mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường Đại học Sư phạm Hà Nội qua từng giai đoạn phát triển
* Chức năng của Trung tam TT-TV
Trung tâm Thông tin Thư viện có các chức năng: Văn hóa, giáo dục, thông tin và liệu về các lĩnh giải trí thông qua vii sung, xử lí, cung cấp t nghiên cứu, thu thập, vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ Tổ
chức tốt các hình thức phục vụ bạn đọc để cán bộ, giảng viên, sinh viên khai thác một
cách có hiệu quả vốn tư liệu, góp phần phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
của trường ĐHSP Hà Nội trong giai đoạn mới * Nhiệm vụ của Trung tâm TT-T
Để hoàn thành chức năng trên, Trung tâm phải làm tốt những nhiệm vụ cụ thể
sau
~ Tham mưu, lập kế hoạch dài hạn, ngắn hạn cho Ban Giám hiệu về công tác TT-
TL, nâng cắp bổ sung các phương tiện, tải liệu trên cơ sở kế hoạch đào tạo, nghiên cứu khoa học đã được duyệt phù hợp với từng giai đoạn phát triển của trường
~ Thu thập, bổ sung, trao đổi và xử lí tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm tin của bạn đọc
~ Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản tốt nguồn tải liệu của trường ~ Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm tin theo phương pháp truyền thống và hiện đại, làm tốt công tác phục vụ và phổ biến thông tin ~ Thu nhận đầy đủ tài liệu nộp lưu chiễu từ Nhà xuất bản ĐHSP Hà Nội, các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các kỉ yếu hội nghị, hội thảo, các đề tài nghiên cứu khoa học các cấp
~ Nghiên cứu các vấn đề về khoa học TT-TV, ứng dụng những thành tựu khoa học
Trang 17~ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của
đội ngũ cán bộ thư viện và trang bị kĩ năng khai thác thông tin cho đông đảo Bạn đọc của trường
~ Xây dựng quy chế hoạt động và các nội quy của Trung tâm nhằm quản lý tốt
VIL
~ Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi kinh nghiệm và chia sẻ
nguồn lực thông tin với các trường đại học, các tổ chức, các cơ quan thông tin trong và ngoài nước
Để thực hiện được tốt những chức năng và nhiệm vụ như trên, đòi hỏi Trung tim
Thông tin Thư viện trường ĐHSPHN phải có một lực lượng cán bộ đông đảo, có trình độ
cao về mọi mặt, giải quyết tốt những vấn đề đặt ra trong thời kỳ hiện nay 1
Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội
trong giai đoạn đỗi mới giáo dục
Với Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ được
ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Bộ ín chỉ để được công nhận Giáo dục và Đào tạo quy định 120 tin el t nghiệp Dai hoc 4 năm là trên
Để tiếp thu được một tín chỉ, sinh viên phải dành ít nhất 30 giờ chuẩn bị cá nhân Điều đó có nghĩa sinh viên không phải là một mẫu người thụ động lên lớp nghe giảng, ghi
nhớ và thuật lại những điều đã lĩnh hội trong các kỳ thỉ Sinh viên phải là người chủ động trong việc hoc hoi của mình, tự sưu tằm, tự tìm hiểu vin đề trước giờ nghe giả
tự, thảo luận
trong lớp, thực hành tại cơ sở Thời lượng chuẩn bị cá nhân này phải gắp đôi hay gấp ba thời
lượng nghe giảng hay thảo luận trong lớp
'Các kỹ năng đọc sách, thảo luận nhóm, thuyết trình, trình chiếu powerpoit, làm bài
‘hei
tập lớn, bài tập nhỏ với mục
cùng là hoàn thành nội dung của một môn học, theo tác giả, kỹ năng tự học, tự đọc và nghiên cứu tài liệu, tìm tồi, khám phá những nội dung để
đưa ra kết luận cuối cùng của vấn đề (trên cơ sở hướng dẫn, gợi ý của giáo viên) là một quá trình hết sức quan trọng của người học
"Để người học có thể là người chủ động phát biểu trao đổi góp ý cho bài học, tham gia lệc tích
Trang 18luỹ kiến thức, thông tin luôn là yếu tố hàng đầu trong quá trình học tập và điều này càng cần
hơn bao giờ hết trong phương thức đảo tạo theo tín chỉ
Là một bộ phận của cộng đồng học tập, Trung tâm phải tạo nên sự thay đổi trong mỗi
sinh viên, ¡ người học như những đối tác toàn diện trong quá trình học, cung cấp nhi:
khả năng lựa chọn cách thức, nội dung, phương pháp học tập Để tham gia mạnh mẽ vào công đồng học tập, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường phải xác định chuẩn bị cho minh
những tiền đề, điều kiện tốt nhất để có thể đáp ứng được tối đa nhu cầu thông tin tài liệu của
bạn đọc
‘Trung tâm phải là một trong những địa chỉ khai thác thông tỉa, tải liệu phục vụ cho việc tự học, tự nghiên cứu của người học một cách đắc lực, hữu hiệu nhất Đây là nơi cung
cấp thông tin quan trọng nhất trong nhà trường, là điểm kết nối giữa nguồn thông tin của xã
hội và nhu cầu thông tin của sinh viên, là môi trường rèn luyện và phát huy năng lực độc lập
trong việc khám phá và tư duy sáng tạo của sinh viên và hơn nữa có thể góp phần cải tiến nội
dung, chương trình giảng dạy bằng cách chuyển hoá những kiến thức được tiếp nhận, ghi
nhớ, lập lại và được đánh giá qua các bài thỉ cuối học kỳ thông qua bài giảng của thầy trong lớp và thông qua những điều trình bảy đóng khuôn trong sách giáo khoa, giáo trình thành
những vấn đề được nêu ra để nghiên cứu, thảo luận, so sánh, phê bình, đánh giá để đưa ra nhận định cuối cùng
Sách giáo khoa và giáo trình chỉ là cái khung cơ bản của nội dung, chương trình đào tạo, tài liệu vô vàn trong Trung tâm mới thực sự đóng góp cho những tư duy, tr thức được đặt
cứu, thảo luận, so sánh, phê bình, đánh giá
thành lễ đem ra nghỉ
nhận định riêng cho người học
Nguồn tài liệu của Trung tâm có thể giúp cán bộ Trung tâm trả lời sinh viên những
câu hỏi từ đơn giản hay giải đáp một vấn đề cụ thể đến việc hỗ trợ các nhà nghiên cứu, cán
bộ giảng dạy và sinh viên truy tìm tài liệu để trả lời cho một câu hỏi có tỉnh nghiên cứu, nhu cầu thông tin rộng và phức tạp
‘Trung tâm đã đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập và phát triển dich vụ thông
tin, phục vụ cho đổi mới phương pháp và nội dung đảo tạo, góp phần nâng cao chất lượng
giảng day, học tập và nghiên cứu khoa học Đặc biệt, ứng dụng CNTT trong các thư viện Đại học nói chung và Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Hà Nội nói riêng nhằm tạo ra các
Trang 19
quả tối ưu trong việc lưu trữ, bảo quản, khai thác và chia sẻ thông tin, góp phần nâng cao
hiệu quả phục vụ của người dùng tỉn trong các thư viện trường đại học hiện nay 1.2 Những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý trong thư viện
„ Khái niệm tổ chức va quan ly
'Tỗ chức và quản lý là một trong những loại hình lao động quan trọng nhất trong các hoạt động của con người Tổ chức và quản lý đúng tức là con người đã nhận thức được quy
luật, vận dụng theo quy luật và sẽ đạt được những thành công to lớn Nghiên cứu vi
chức, quản lý sẽ giúp cho con người có được những kiến thức cơ bản nhất, chung nhất đối
với các hoạt động tổ chức và quản lý
* Khái niệm về tổ chức và tổ chức thư viện:
Trong khoa học quản lý, cấu trúc tổ chức được đề cập đến cách thức một tổ chức phải ứng xử trong việc phân công, bố trí và phối hợp các hoạt động của mình như thế nào Nói cách khác, cấu trúc tổ chức là một hệ thống chính thức các quan hệ công tác kể cả về: hai phía phân chia và kết hợp các công việc, các hoạt động trong một tổ chức “Công tác tổ chức là quá trình lập ra một hệ thông chính thức gôm các vai trò nhiệm vụ mà con người
có thể thực hiện, sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt được các
mục tiêu của tổ chức” [T, tr.114]
Đặc trưng của tổ chức bao gồm các tiêu chí chủ yếu: + Lý tưởng, sử mệnh, mục tiêu của tổ chức + Qui mô của tổ chức
+ Cơ cấu thiết chế của tổ chức
+ Nội dung công việc của tổ chức
+ Điều kiện tồn tại và phát triển của tổ chức
inh tổ chức được thiết kế
Các tổ chức có thể được phân loại khác nhau mà mỗi loại
cấu trúc và vận hành khác nhau Trước hết, có thé chia ra tổ chức vĩ mô và tổ chức vi mô,
liên quan đến hệ thống tổ chức và tổ chức cơ sở Theo tính chất của mục tiêu, người ta chia
ra các loại tổ chức sự nghiệp, tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý nhà nước, tổ
chức đoàn thể
Ngày nay, với sự thay đổi không ngừng của môi trường, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin, các quan niệm tổ chức mới ra đời Để đạt được hiệu quả cao, tổ chức
Trang 20theo sản phẩm) sang kiểu cấu trúc hiện đại (cấu trúc ma trận, cấu trúc mạng, cấu trúc theo
nhóm ) Kiểu tổ chức mới linh hoạt hơn và dễ thích ứng với thay đổi môi trường bên
ngoài
'Tỗ chức thư viện và trung tâm thông tin là thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho
thư viện hoặc trung tâm thông tin đó để nó ; là bố trí, sắp xếp nguồn lực
tại và phat tri
như: t liêu, máy móc trang thiết bị, con người, của thư viện hoặc trung tâm thông tin
một cách hợp lý nhất để nó hoạt động đạt hiệu quả cao nhất [1, tr.6]
* Khái niệm về quản lý và quản lý thư viện
'Ở mỗi góc nhìn khác nhau, quan điểm khác nhau, các tác giả đã đưa ra những khái
niệm khác nhau về quản lý:
“Theo góc độ tổ chức thì quản lý là cai quan, cl
hành, điều khiển, chỉ huy
huy, lãnh đạo, kiểm tra Dưới góc
độ điều khiến học thì quản lý là
‘Theo quan điểm điều khiển học: Quản lý là chức năng của những hệ có tổ chức với bản chất khác nhau: Sinh học, xã hội học, kỹ thuật Nó bảo toàn cấu trúc các hệ, duy trì
chế độ hoạt động Quản lý là một tác động hợp qui luật khách quan làm cho hệ vận động, vận hành và phát triển
Theo quan điểm lý thuyết hệ thống: Quản lý là phương thức tác động có chủ định
của chủ thể quản lý lên hệ thống, bao gồm hệ các qui tắc, các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở các cấp trong hệ thống, nhằm duy trì tính trội hợp lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm đạt tới mục tiêu
Theo quan điểm của C.Mác: Ông coi quản lý là chức năng đặc biệt, được sinh ra
từ tính chất xã hội hoá lao động, Người viết: “ Bất kỳ một lao động xã hội hay cộng đồng, nào, được tiền hành trên qui mô tương đối lớn cũng đều cần có sự quản lý, nó xác lập mối quan hệ hài hoà giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất (Khác với sự vận động của từng bộ phận độc lập trong nên sản xuất ấy) Một nghệ sĩ chơi đàn, chỉ phải điều khiển chính mình, nhưng,
một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng”[23, tr.342]
“Theo Harold Kootz : " Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm Mục tiêu của nhà quản lý là
hình thành một môi trường mà con người có thé dat được các mục đích của nó với thời
gian, tiền bạc, vật chất và sự bắt mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thì quản lý là
Trang 21~ FW Taylor (Mỹ, 1856 - 1915) - người được xem là cha đẻ của thuyết “Quản lý
khoa học”, định nghĩa "Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó
khiến họ hồn thành cơng việc tốt nhất và rẻ nhất [§, tr.1 14]
Ở nước ta, tác giả Trần Kiểm lại cho rằng: “Quản lý là những tác động có định
hướng, có kế hoạch của chủ thể quản lý: tượng bị quản lý trong tổ chức để vận hành tổ chức, nhằm đạt mục đích nhất định” [29, tr.I 15]
n
- Theo tác giả Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “Hoạt động quan lý là tác động có định hướng,
có chủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ
chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức [21, tr 115]
Tir dé ta có thể hiểu quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng, dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để đạt tới mục đích của người quản
„ phù hợp với qui luật khách quan
* Quá trình quản lý có 5 nhóm chúc năng là: Hoạch định, tỗ chức, nhân sự, lãnh đạo và
kiểm tra
+ Hoạch định: là lập kế hoạch, là khởi điểm của một quá trình quản lý Đây là quá trình
vạch ra mục tiêu và quyết định phương thức đạt được mục tiêu
+ Tổ chức: là quá trình phân công và phối hợp các nhiệm vụ, nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu đã vạch Một phần quan trọng trong việc phối hợp các nguồn nhân lực là
phân công các công việc và nhiệm vụ khác nhau cho các thành viên trong tổ chức
+ Nhân sự: chức năng này bao gồm tuyển dụng, huấn luyện, lương bồng và đãi ngộ nhân sự để đạt được mục tiêu của tổ chức Nguồn nhân lực bao giờ cũng có giá trị nhất trong tô chức Thực hiện tốt chức năng nhân sự đảm bảo cho nhân viên nỗ lực đóng
góp vì mục đích chung của tổ chức, mang lại thành công cho tổ chức
+ Lãnh đạo: là quá trình tác động, gây ảnh hưởng đến các thành viên trong tổ chức, để công việc họ làm hướng tới mục tiêu chung đã đề ra Vấn đề quan trọng là cần phải truyền đạt và thuyết phục về các mục tiêu cho họ và thúc đẩy họ đạt được các mục tiêu bằng nhiều các biện pháp khác nhau
+ Kiểm tra: là quán trình thiết lập và thực hiện các cơ chế thích hợp để đảm bảo đạt
được các mục tiêu của tổ chức Một phần quan trọng của tra là đánh giá sự tiến bộ của
trình thực thi và điều chỉnh khi cần thi
Trang 22
dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu thông qua hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, sử
dụng vốn tài liệu, trang thiết bi thích hợp, lãnh đạo và
1 Mối quan hệ giữa tổ chức và quản lý
Công tác tổ chức có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, ngành nghề Hiệu quả công việc phụ thuộc vào việc tổ chức Công tác tổ chức cũng quyết định sự thành công
trong quản lý
Chức năng tổ chức có mối liên hệ mật thiết với chức năng hoạch định Đầu tiên
nhà quản ly lập kế hoạch dé dat ra các mục tiêu của tổ chức sau đó nhà quản lý tổ chức để
cung cắp một cấu trúc cho phép tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược Ngày nay, các nhà quản lý trong các tổ chức có lợi nhuận hay phi lợi nhuận đều chú ý đến chức năng tổ chức
‘nite là chìa khóa mở ra sự thành công
'Như vậy, tổ chức và quản lý luôn di liền với nhau, không thể có quản lý nếu không
có tổ chức, nếu thiếu quản lý thì tổ sẽ chức không hoạt động được hoặc có hoạt động mang tính chất hình thức Nói về mối quan hệ giữa tổ chức và quản lý, thường có 3 quan điểm
sau
+ Phạm trù tổ chức trùm lên phạm trù quản lý với hàm ý có tổ chức thì mới có quản
ý
+ Hai phạm trù này tích hợp với nhau, lồng ghép vào nhau
+ Tổ chức là bộ phận, song là bộ phận quan trọng, then chốt của quản lý
'Về mặt lý luận, hai lĩnh vực này có có hai ngành khoa học tương ứng là khoa học tổ chức và khoa học quản lý Tuy nhiên, về mặt thực tiễn, vấn đề tổ chức va van dé quan ly trong công việc, trong từng hoạt động cụ thể luôn luôn bỗ sung lẫn nhau, chuyển hóa lẫn nhau, gắn kết với nhau
Nói đến quản lý là phải nói tới công tác tổ chức: xây dựng tổ chức, điều phối tổ
chức, phát triển tổ chức , nếu không thì quản lý không có mục tiêu Ngược lại, nói đến tổ
chức là phải nói đến quản lý, quản lý con người, tiền của, phương tiện của tổ chức
1.2.3 Vai trò tổ chức và quản lý thư viện trường đại học
Tổ chức và quản lý có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi
tổ chức Thư viện từng bước tiếp nhận và ứng dụng theo các nguyên tắc tổ chức, quản lý từ
Trang 23
hay phi lợi nhuận, đều phải hoạt động cung cấp sản phẩm cho khách hàng, cung cấp dịch
vụ thích hợp và hiệu quả, mang lại cho người lao động và người sử dụng lao động cảm
giác hạnh phúc và lòng tự trọng, duy trì môi trường lành mạnh va hap dẫn Một thư viện
được tổ chức và quản lý sẽ dễ dàng đạt được các mục tiêu nói trên hơn là một thư viện tổ
chức, quản lý kém
"Thư viện đại học là trung tâm thông tin văn hóa, khoa học kỹ thuật của trường đại học, thư viện đại học có chức năng tổ chức, xây dung va quản lý vốn tư liệu văn hóa khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học cho cán bộ và học sinh, sinh viên trong toàn trường _ Ngoài chức năng đảm bảo và phục vụ thông tin, tu u, sách báo cho công tác đảo tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường như các cơ quan thông tin - thư viện khác, thư viện trường đại học còn như là một cơ quan văn hóa giáo duc cho sinh viên Boi |, day 1a môi trường tốt nhất cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu trong quá ih học đại học Việc học tập, nghiên cứu tại thư viện giúp sinh viên có thói quen làm
việc với sách báo, thông tin để biển quá trình đảo tạo thành quá trình tự đảo tạo
'Thư viện còn có nhiệm vụ lưu giữ các kết quả nghiên cứu khoa học, đảo tạo của cán bộ và sinh viên trường đại học Như, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, ngoải ra còn có cả
khoá luận sinh viên Do vậy, thư viện trường đại học có vai trò như một nơi lưu chiễu tài
u của nhà trường, đánh dấu quá trình phát triển của nhà trường dưới góc độ các thành qua dao tao và nghiên cứu khoa học còn lưu giữ được thông qua tài liệu
Công tác tổ chức và quản lý đồng một vai trò rất quan trọng trong thư viện trường,
đại học, cụ thể là:
- Định hướng thư viện đại học là một Trung tâm thông tin khoa học phục vụ đảo tạo, khoa học và công nghệ trong trường đại học và trong hệ thống giáo dục Việt Nam
~ Hoạch định ra mục tiêu, phương hướng hoạt động của thư viện nhằm nâng cao chất
lượng nghiên cứu, giảng đạy và học tập trong trường đại học
~ Xây dựng một tô chức nhân sự phù hợp, khoa học nhằm phát huy tốt nhất khả năng
của từng cán bộ nhân viên thư viện để thư viện hoạt động có hiệu quả, tạo ra môi trường
phù hợp cho sinh viên, và giảng viên tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng và
Trang 24- Công tác tổ chức, quản lý phủ hợp sẽ thiết lập một dây chuyển xử lý thông tin nhanh
chóng và có hiệu quả, tạo ra một hệ thống lưu trữ, tìm kiếm và đáp ứng nhu cầu thông tin
của cán bộ và giáo viên, học sinh sinh viên trong trường đại học
~ Công tác tổ chức và quản lý tốt còn giúp thư viện sử dụng hợp lý các nguồn lực của thư viện, gìn giữ và khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và trang thiết bị
có trong thư viện, tạo ra các sản phẩm thông tỉn có giá trị cao với giá thành thấp
Như vậy, mục đích cuối cùng của tổ chức và quản lý trung tâm TT- TV là làm thế nào phục vụ tốt nhất, nhu cầu người dùng tin, bảo quản tốt vốn tài liệu và các trang thiết
bị, nhằm không ngừng làm giảm nhẹ sức lao động cho cán bộ Thông tin -Thư viện
'Những nội dung trên đã khái quát được lịch sử và quá trình hình thành, phát triển của
trường ĐHSPHN và Trung tâm Thông tin - Thư viện trường qua từng thời kỳ lịch sử Đồng
thời trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức và quản lý, từ đó cung cấp cho ta những tr thức cần thiết nhất về tổ chức, quản lý nói chung và tổ chức, quản lý Trung tâm Thông tin - ‘Thu viện nói riêng, giúp cho ta nắm được nguyên lý cơ bản về tổ chức và quản lý trong
Trang 25CHƯƠNG2
THUC TRANG TO CHUC VA QUAN LÝ
TRUNG TAM THONG TIN THU'VIEN TRUONG DAI HQC SU’ PHAM HA NOI
2.1 Tổ chức và quản lý nguồn nhân lực, vật lực 2.1.1 Cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý
Bất kỳ một tổ chức nào cũng phải có một cơ cấu chính thức chỉ ra thẩm quyền Tổ chức càng phát triển lớn mạnh thì càng tăng sự phức tạp về cấu trúc, cơ cấu tổ chức quan
ý chỉ ra cách thức mà các hoạt động khác nhau trong tổ chức liên hệ vi
trách nhiệm ở đâu, thông tin trong tổ chức truyền đạt như thế nào Trên thế giớ
nghiệm tổ chức, quản lý cho ta nhiều mô hình tổ chức, phổ biến nhất là mô hình đơn giản, môh truyền thống và mô hình phối hợp
Nhiều bộ phận có thể được thành lập bên trong thư viện dựa trên nhiề nhau như thế nào, về kinh h theo kit yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất của thư viện, số lượng và loại hình tải liệt ố lượng nhân viên Trong thư viện lớn thường có bộ phân kỹ thuật nghiệt p vụ; bộ phận phục vụ; bộ phận quản lý mạng và tài liệu điện tử; bộ phận hành chính và quản lý
Cũng như những thư viện truyền thống khác, cơ cấu của Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Hà Nội được bồ trí phân cấp tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi một bộ phận
dưới chỉ dao chung của Ban giám đốc, Trung tâm được chia thành các bộ phận tương ứng
với các tổ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
~ Xử lí nghiệp vụ
~ Phục vụ bạn đọc (phục vụ đọc tại chỗ và mượn vẻ nhà)
- Tra tìm và truy cập thông tin,
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV trường ĐHSP Hà Nội được giới thiệu ở
hình L
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT - TV Trường ĐHSP Hà Nội
Trang 26* Ban giám đắc:
Ban Giám đốc Trung tâm TT-TV gồm có 01 giám đốc và 03 phó giám đốc phụ trách
các mảng công việc khác nhau:
~_ Giám đốc: Phụ trách, chịu trách nhiệm chính vẻ tổ chức và hoạt động tại Trung tâm
đối với Nhà trường
~ _01 phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ và đào tạo
~ 01 phó giám đốc phụ trách công tác phục vụ ban đọc
- 01 phé giám đốc phụ trách công tác cơ sở vật chất và mạng thông tỉn
Giám đốc là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về toàn bộ
hoạt động của Trung tâm Tham mưu với ban giám hiệu nhà trường, hoạch định chiến lược phát triển sự nghiệp đào tạo, giáo dục của nhà trường, là người trực tiếp lãnh đạo một số công tác cụ thể, xây dựng chủ chương, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện, phân công
kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ, đánh giá cán bộ
Phó giám đốc: Giúp giám dé
trong công tác lãnh đạo Trung tâm, được phân công
đảm nhiệm công việc cụ Khi vắng mặt, giám đốc có thể ủy quyền cho một trong các phó giám đốc điều hành và giải quyết công việc của Trung tâm Tham mưu với giám đốc về công tác nghiệp vụ và đào tạo, công tác phục vu ban đọc, về cơ sở vật chất, về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), để
hiệu quả
Trang 27
* Các phòng chức năn,
Ngoài Ban giám đốc là bốn phòng chức năng với 04 tổ trưởng và 04 Tổ phó Xây dựng, thực hiện kế hoạch công tác đã được giám đốc phê duyệt và thực hiện nhiệm vụ
được giáo, quản lý, đôn đốc cán bộ trong tổ thực hiện nhiệm vụ được giao
Tuy nhiên, chức danh tổ trưởng, tổ phó là do Ban giám đốc chỉ định, không phải là chức danh pháp lý do hiệu trưởng bổ nhiệm Nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ trưởng, tổ phó
chỉ là sự phân công trong nội bộ Trung tâm nhằm giúp cho ban giám đốc Trung tâm trong
công tác tổ chức, quản lý Trung tâm * Lịch lầm việc cũa Trung tâm:
"Để tạo điều kiện cho ban đọc sử dụng tải liệu có hiệu quả, Trung tâm đã tổ chức kho sách theo hai phương thức phục vụ kho đóng và kho mở, được bố phân tán tại các phòng từ
tầng 2 đến tầng 4, tài liệu trong kho được sắp xếp hợp lý
“Thời gian làm việc của Trung tâm như sau: Sáng: 7 giờ 30 — 11 giờ 30
Chiều: 13 giờ 30-— l6 giờ 30
Tối: 16 giờ 30 ~ 21 giờ 30
Trung tâm mở cửa các ngày trong tuần (trừ tối thứ 7 và tối chủ nhật) Có thể nói, lịch
lâm việc của Trung tâm luôn kín do nhu cầu đọc ngày cảng tăng * Nhigm vu cu thé ctia các phòng chức năng
+ Tổ nghiệp vụ (Hệ thống các phòng nghiệp vụ) bao gồm:
- Phòng bỗ sung - trao đôi
- Phòng biên mục xử lí nghiệp vụ
- Phòng làm thẻ, quản lí bạn đọc trong suốt quá trình sử dụng tải liệu tại Trung tâm
Đây là nơi tiếp nhận tài liệu và thực hiện chu trình đường đi của tài liệu của
Trung tâm Chu trình này gồm các quá trình sau: đặt mua hoặc tiếp nhận các nguồn
tài liệu như biếu tặng, tải trợ, trao đổi giữa các thư viện và các hình thức khác, cũng như thực hiện các chu trình xử lý kỹ thuật vốn tài liệu của Trung tâm theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện
+ Tổ mượn (Hệ thống các phòng mượn) Phục vụ việc cho bạn đọc mượn tài liệu về nhà với hai phong chính là:
Trang 28+ Tổ đọc (Hệ thống các phòng đọc) với chức năng phục vụ bạn đọc tài liệu tại chỗ, các phòng cụ thể là:
~ Phòng đọc sách kho đóng,
~ Phòng đọc báo, tạp chí và luận án, luận văn kho đóng ~ Phòng đọc sách tra cứu, tham khảo, lưu chiểu kho mở
~ Phòng đọc báo, tạp chi kho mỡ
+ Tổ tin học (Hệ thống các phòng tin học:
Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động của mạng nội bộ, quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL), bảo trì, bảo dưỡng máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác, hướng dẫn cán bộ và bạn đọc truy cập và khai thác mạng Nghiên cứu và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm với các
phòng cụ thể là:
~ Hai phòng Internet ~ Phòng Multimedia ~ Phòng máy chủ
Hệ thống các phòng chức năng trên là các bộ phận hữu cơ tạo nên hoạt động
liên tục của Trung tâm Mỗi phòng thực hiện một nhiệm vụ độc lập song luôn hỗ trợ
nhau và tạo nên một đây chuyền TT-TL khép kin
"Theo khảo sát điều tra đánh giá tại Trung tâm có 14,7% ý kiến đánh giá về cơ cấu tổ
chức và cơ chế quản lý đã làm tốt, có 53,7% đạt yêu cầu và có 30,5% chưa đạt yêu cẳu Cơ
cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm về bồ trí các phòng ban, nhân vi:
làm việc các tương,
đối hợp lý Tuy nhiên, cơ cấu đội ngũ cán bộ cốt can thi céng kẻnh, chồng chéo 2.1.2 Quản lý nguồn nhân lực
‘hire và quản lý con người thuộc quản lý xã hội là loại quản lý phức tạp nhất
Đồi hỏi người quản lý phải hiểu biết kỹ về các thành viên, dưới quyền quản lý của mình,
về trình độ, khả năng chuyên môn, ngoại ngữ và hoàn cảnh gia đình Từ những hiểu biết đó, dẫn đến những phân công, điều động và chế độ hưởng thụ, đãi ngộ hợp lý, để họ yên
tâm với nghề nghiệp, cống hiến hết khả năng cho công việc
Tổ chức và quản lý nguồn nhân lực là công việc khó khăn, đòi hỏi không những về
chuyên môn mà còn phải hiểu biết tâm lý và có phương pháp sư phạm
'Thông thường, đây là công việc đòi hỏi khắt khe nhất và tốn nhiều thời gian nhất
Trang 29đồng thời tạo cơ hội cho các nhân viên đạt được mục đích riêng của họ là thách thức lớn
nhất đối với các nhà quản lý
Nhận thức rõ yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động, Ban giám đốc Trung tâm đã rất chú trọng đến công tác cán bộ Tuyển chọn cán bộ từ khâu đầu
vào, bảo đảm có trình độ chuyên môn theo yêu cầu của Trung tâm, các cán bộ của Trung
tâm đều phải qua xét tuyển và thi tuyển viên chức cùng với kỳ thi viên chức của các cán
bộ các phòng ban, các khoa của nhà trường,
Hiện nay đội ngũ cán bộ của Trung tâm là 33 người, đa phần là các cán bộ có trình độ đúng chuyên ngành (ngoài ra còn có 08 cán bộ làm công tác vệ sinh và bảo vệ)
* Đặc điểm nguôn nhân lực
~_ Về cán bộ chuyên môn: Trung tâm hiện có 08 đồng chí nam chiếm 24,2%, nữ 25
người chiếm 75,8%
độ tuổi: Tuổi trên 50 và tuổi từ 40 - 50 có 10 người chiếm 30,3%, độ tuổi từ
30 - 40 có 18 người chiếm 54,5%, dưới 30 tuổi 05 chiếm 15,2%
Cán bộ độ tuổi trung niên chiếm 30,3% tổng số cán bộ Trung tâm, đội ngũ cán bộ này có bề dày về kinh nghiệm và nền tảng kiến thức cơ bản vững chắc, truyền đạt kinh nghiệm cho thể hệ sau
Cán bộ có độ tuổi từ 30 - 40 chiếm 54,5% đây là những cán bộ ở độ tuổi sung sức nhất, đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, đội ngũ nảy thường xuyên được đảo tạo về trình
độ chuyên môn, tin học, ngoại ngữ, nắm bắt nhanh chóng những kiến thức mới áp dụng trong thực tiễn công tác Có một đội ngũ ở độ tuổi này chiếm già nửa tổng số cán bộ Trung tâm đây chính là điểm mạnh về nguồn nhân lực của Trung tâm Tuy nhiên, bên cạnh đó
đây cũng là độ tuổi có nhiều cán bộ nữ trong Trung tâm sinh con và nuôi con nhỏ đôi khi cũng gây khó khăn trong công việc của Trung tâm
“Cán bô có độ tuổi dưới 30 tuổi chiếm 15,1%, đây là các cán bộ trẻ, am hiểu về lĩnh vực mới như CNTT, có sức trẻ, nhiệt tình, năng động sáng tạo trong công việc
'Cơ cấu độ tuổi của cán bộ Trung tâm được thể hiện qua biểu đồ sau:
Trang 30
15.2% 30.3% OTrén 40 tudi Từ 30 đến 40 E Dưới 30 54.5% Trình độ đội ngũ cán bộ: Thạc sĩ TT-TV: 07 và Thạc sĩ CNTT: 02 chiếm ti lệ 27.3% Cử nhân TT-TV: 19 chiếm tỉ lệ 57,6% Cử nhân các ngành khác: 04 chiếm ti lệ 12,1% Cao đẳng 01 cán bộ chiếm tỉ lệ 3,0%
Phần lớn tốt nghiệp ngành TT - TV, có trình độ tin học cơ bản, biết sử dụng máy:
tính trong công việc chuyên môn của mình
Tuy nhiên, thực tế trên cho thấy có tới 1/4 (33/8) cán bộ thư viện chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về chuyên ngành TT-TV nên khó đáp ứng được yêu cầu của công việc
Trình độ chuyên môn của cán bộ thư viện được thể hiện qua biểu đỏ
Trang 313.0% 124% 27.3% ta Thạc sĩ TT - TV và CNTT 8 Cử nhân TT -TV 0 Cử nhân chuyên ngành khác 0 Cao đẳng 57.6%
~ Trình độ lý luận chính trị: Hầu hết cán bộ Trung tâm đều có bằng Trung cấp lý
luận chính trị Số Đảng viên của Trung tâm 11 người chiếm tỉ lệ 33,3% cán bộ thư viện
Trung tâm luôn quan tâm đến công tác phát triển đảng viên mới, hàng năm Trung tâm đều
có từ 4 - 5 đoàn viên tích cực trong nhóm tu dưỡng được chỉ bộ và chính quyền và các
đoàn thể giúp đỡ, với mục tiêu trong năm kết nạp từ 1 đến 2 người vào đảng
* Phân công lao động trong Trung tâm cụ thể như sau: + Tổ nghiệp vụ (Hệ thống các phòng nghiệp vụ) 02 Thạc sĩ chuyên ngành TT-TV, 04 cử nhân TT-TV, 02 cử nhân ngoại ngữ tiếng Anh, 01 cử nhân CNTT) ~ Làm công tác bổ sung có 01 cán bộ, : có 09 cán bộ ( trong đó có
~ True tiếp thực hiện xử lí tải liệu có 05 cán bộ (trong số này có 0lcán bộ phụ trách chung có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trước khi cho in phích)
~ Lâm công tác tiếp bạn đọc có 01 cán bộ (vì trong hệ thống phòng nghiệp vụ còn có phòng làm thé)
~ Lâm công tác biên mục có 02 cán bộ (nhập biểu, in phich, in thư mục thông báo tài Tiệu mới hàng tháng),
+ Tổ mượn (Hệ thống các phòng mượn): có 06 cán bộ (trong đó có 05 cán
bộ chuyên ngành thư viện, 01 cao đẳng CNTT)
- Phòng mượn sách giáo trình có 04 cán bộ, phần lớn phục vụ sinh viên mượn tài
Trang 32- Phòng mượn sách tham khảo có 02 cán bộ với nhiệm vụ cho mượn tài liệu in theo giá trị cuốn sách (trừ cán bộ của trường ĐHSPHN) + Tổ đọc (Hệ thống các phòng đọc): có 11 cán bộ làm công tác phục vụ bạn đọc (trong đó 01 Thạc sĩ chuyên ngành TT-TV, 09 cử nhân TT-TV, 01 cử nhân ngoại ngữ 1g Anh) - Phòng đọc sách kho đóng có 04 cán bộ phục vụ bạn đọc - Phòng đọc báo, tạp chí và luận án, luận văn kho đóng có 04 cán bộ phục vụ tắt cả các nhóm bạn đọc - Phòng đọc sách tra cứu, tham khảo, lưu chiểu kho mở có 02 cán bộ phục vụ bạn đọc - Phòng đọc báo, tạp chí kho mở có 01 cán bộ phục vụ bạn đọc + Tổ tin học (Hệ thống các phòng tin học): chuyên ngành CNTT, 01 cử nhân chuyên ngành TT-TV) ó 03 cán bộ (trong đó 02 thạc sĩ -_ Hai phòng Internet có 02 cán bộ ~ Phòng Multimedia có 01 cán bội
~ Phòng máy chủ (do đồng chí Phó giám đốc CSVC phụ trách)
Về công tác tổ chức và quản lý nguồn nhân lực được phân lớn ý kiến đánh giá là đã thực hiện tốt 17,9%, đạt yêu cầu 60,0% và có 22,1% đánh giá chưa thực hiện tốt
Nhìn chung, từ khi
lễn khai ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện từ năm 2004
đến nay, đội ngũ cán bộ, nhân viên Trung tâm đã có những bước chuyển đổi về cả số lượng
và chất lượng Khả năng xử lý, khai thác thông tin tài liệu và ứng dụng CNTT nhanh nhạy, có hiệu quả cao
Tuy nhiên bên cạnh đó còn có một số tồn tại như: đội ngũ cán bộ tại Trung tâm phần lớn hạn chế về ngoại ngoại ngữ, đội ngũ cán bộ trẻ chưa có kinh nghiệm trong công tác nghiệp vụ nên còn thiếu tính cẩn thận, chính xác Chính vì vậy, Trung tâm đã tiền hành khóa đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ của mình bằng nhiều con đường khác nhau
Ban giám đốc thường xuyên cử cán bộ đi học ở các trường đảo tạo về thông tin - thư viện ở trong nước như Đại học Văn hóa Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, cử
cán bộ đi học các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện, cử cán bộ đi học các lớp quan ly
hành chính
Trang 33chuyên viên, Ngoài ra, có 03 đồng chí tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về chuẩn
nghiệp vụ thư viện như tổ chức kho mở, bảng phân loại DDC, biên mục đọc máy
MARC2I, quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, lớp tập huấn về bảo quản tải liệu , do Lí gia Việt Nam và Trung tâm TT-KHCN quốc gia hiệp thư viên đại học, thư viện Q\ tổ chức, Về tổ chức môi trường và điều kiện làm việc cho thấy giám đốc Trung tâm đã nhận
thức đúng đắn được công tác này là một trong những khuynh hướng chính của tổ chức lao động khoa học, bởi kết quả lao động của cán bộ, nhân viên trong Trung tâm phụ thuộc khá
nhiều vào môi trường và điều kiện xung quanh nơi họ làm việc Thực tế cho thấy nơi làm
việc của Trung tâm TT-TV rất thoáng, mát, sạch sẽ, phòng đọc, phòng xử lý nghiệp vu
được trang bị đầy đủ quạt mát, ánh sáng phù hợp, bàn, ghế sạch sẽ, các trang thiết bị được
hợp lý, ảnh hưởng tốt đến sức khoẻ của cán bộ và ban doc Nhat là trong những dịp nóng bức thì Trung tâm TT-TV lại trở thành nơi HS - SV đến tự học rất đông
hè, thời ti
{Với phòng đọc gần 800 chỗ ngồi, có nhiều buổi hết chỗ)
Quin lý việc phân công lao động trong Trung tâm cũng tương đối khoa học và hợp lý Thực tế, khi phân công công việc cho cán bộ thư viện, không phải chia đều công việc cho các thành viên, mà giám đốc đã dựa vào chức năng, nhiệm vụ, năng lực, tính cách của nhân viên mà bồ trí công việc cho hợp lý, đảm bảo hiệu quả công việc
Tuy vậy, việc cải tiến tổ chức định mức lao động chưa được tốt, thực tế cho thấy việc vi phạm nội qui, chấp hành giờ giấc, tính tự giác không cao của một vài nhân viên của ‘Trung tâm vẫn đang tồn tại Mặc dù hàng tháng, mỗi người đều phải báo cáo kết quả các công việc của mình bằng văn bản về cho người quản lý, nhưng kết quả phần lớn vẫn chỉ là những đầu việc, các số liệu vẫn chỉ là hình thức Nguyên nhân việc định mức lao động chưa có, một phần cũng do định mức chưa rõ ràng, cụ thể, vẫn chỉ bằng định tính Vì vậy,
cần phải có biện pháp quản lý việc định mức phù hợp hơn
Đội ngũ cán bộ hiện nay đóng vai trò quyết định cho sự phát triển của Trung tâm
trong nhiệm vụ phục vụ thông tin, tư liệu cho công tác đảo tạo và nghiên cứu khoa học của Dai học Sư phạm Hà Nội Song, để đáp ứng yêu cầu công tác trong một Trung tâm Thông,
Trang 34sắp xếp những cán bộ trẻ, giỏi về nghiệp vụ, ngoại ngữ, công nghệ thông tin với công việc
thích hợp trong bộ máy chung của Trung tâm 2 * Cơ sở vật chất: Quản lý cơ sở vật chất, ngân sách
Công tác tổ chức và quản lý cơ sở vật chất (CSVC) được phần lớn ý kiến đánh giá là
đã thực hiện tốt 16,8%, đạt yêu cầu 65,3% và có 17% đánh giá chưa thực hiện tốt
Công tác quản lý trụ sở, trang thiết bị thư viện là một trong những công việc rất quan
trọng bởi trụ sở, trang thiết bị thư viện là một trong bồn yếu tố cơ bản để thư viện hoạt
động và phát triển Một thư viện muốn nâng cao được năng suất lao động, đảm bảo chất lượng phục vụ tài liệu, thông tin cho bạn đọc và làm tốt công tác bảo quản tài liệu thì vấn đề trụ sở thư viện cũng phải được đảm bảo về mặt diện phủ hợp “Xuất phát từ thư viện truyền thống nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn 'h, kiến trúc, thẩm mỹ và sự b: tài liêu (VTL), ngày nay Trung tâm đã được đầu tư một cơ ngơi khang trang với toà nhà bốn tầng khép kín
Hàng năm Trung tâm được nhà trường đầu tư khoảng hơn | ty đồng để bổ sung tài liệu sách, báo, tạp chí, và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị Trang thiết bị sử dung tai Trung tâm như bản ghế, tủ phích mục lục đều được trang bị mới hoàn toàn theo các thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng Bat dau tir c
năm 2004 Trung tâm
đã bước đầu xây dựng thư viện điện tử cụ thể là đã ứng dụng phần mềm Libol 5.5
trong hoạt động TT-TV và cơ sở ha tằng ở Trung tâm được thể hiện như sau
* Về mặt bằng sử dụng
Trung tâm TT-TV được dành một khu đất rộng 5000m*, xây trụ sở mới, vị trí khá thuận tiện và đẹp mắt với hướng nhìn thoáng, đường ra vào, gần khu ký túc xá của sinh viên, khá thuận tiện cho bạn đọc Bên trong nội thất thư viện các phòng, ban được bố
tương đối hợp lý, với đầy đủ ánh sáng
- Phòng đọc sách kho đóng: Diện tích 400m” có sức chứa 300 chỗ n
- Phòng đọc luận văn, luận án, đọc báo, tạp chí kho đóng: Diện tích 400mẺ với
260 chỗ ngồi
- Phòng đọc sách tra cứu, tham khảo, lưu chiếu kho mở: Diện tích 260mẺ với
Trang 35= Phong doc bao, tạp chí kho mở: Diện tích 110mẺ với 80 chỗ ngồi
Nhìn chung hệ thống phòng đọc của thư viện được xây mới được bố trí tương đối
hợp lý với đường đi của người đọc, từ lúc vào thư viện, tìm chọn tải liệu, làm thủ tục mượn
và ra khỏi thư viện Tuy nhiên, diện tích chỗ ngồi, cũng như diện tích trong kho sử dụng và sắp xếp sách chưa đáp ứng được yêu cầu
Đặc biệt vào mùa thi, hầu như các phòng đọc đều cháy chỗ ngồi, thiếu tủ gửi đồ
cho sinh viên, điều này dẫn tới những hạn chế về chất lượng phục vụ, đòi hỏi cần nâng cấp,
đầu tư mở rộng diện tích phòng đọc, tận dụng những không gian thừa vào việc đáp ứng đủ
nhu cầu sử dụng thư viện của bạn đọc * Vé ha ting co sé công nghệ thông tin
Hạ tầng cơ sở thông tin gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng dây là cơ sở vật chất không thể thiếu được của một thư viện hiện đại
Hệ thông mạng:
Đường truyền Internet với hệ thống mạng LAN tốc độ cao, băng thông rộng sử dụng cho toàn trường Thư viện sử dụng phần mềm Libol 5.5 để quản lý tự động hóa
toàn bộ hoạt động của Trung tâm
Hệ thống máy tính:
Gồm 4 máy chủ và 175 máy trạm đều được nối mạng nhằm phục vụ cho cán bộ
làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu, được bố trí như sau: 95 máy ở phòng Internet, 20 máy ở phòng đa phương tiện, 25 máy dành cho bạn đọc tra cứu tại các phòng phục vụ, 35 máy dành cho cán bộ làm việc
Các thiết bị ngoại vi:
- Hệ thống máy in gồm: 08 máy in HP 4200N, 04 may in HN 1200PCL, 02 máy in thé, 02 máy in mã số, mã vạch - Hệ thống máy quét gồm: 04 máy quét khổ A4 HP3770, 04 máy quét khổ A3 Microtek ~ Hệ thống máy photocopy gồm: 01 máy siêu tốc, 04 máy chất lượng cao ~ Hệ thống cổng từ gồm 02 cổng ~ Máy đọc và máy khử từ gồm 04 máy au đọc mã số, mã vạch gồm 12 máy
Trang 36- Bộ lưu điện gồm: 10 bộ, 01 máy phát điện - Hệ thống camera theo doi: 16 may
~ 01 hệ thống báo trộm Laze, 01 hệ thống báo trộm cảm ứng
Co sé vat chat, trang thi
bị hàng năm được nhà trường trả chỉ phi cho vige bio
năm đi vào hoạt động đã có những hạng mục xuống cấp
tu sửa lại Tuy nhiên, sau nhỉ như tình trang lún nứt của tòa nhà đã lan rộng, khu vệ sinh thường xuyên bị tắc , một s trang thiết bị hỏng chưa được sửa chữa kịp thời * Ngân sách:
Đối với Trung tâm, ngân sách dành cho Trung tâm do trường cấp hàng năm (đầu năm học) với mức cấp phát gồm: kinh phí bổ sung sách, tài liệu (CD-ROM, dữ liệu số), kinh phí bao tap chi (từ 400 - 600 triệu đồng/năm) và một số hạng mục sửa chữa, mua sắm trang thiết bị (khoảng 800 triệu/năm), Việc xác định mức vốn mua s ích báo và chi phí hoạt động thường xuyên hợp lý do cơ quan chủ quản (Nhà trường) theo kế hoạch hoạt động hàng năm hoặc én định một năm trên cơ sở các chế độ hiện hành và giá cả tại địa phương,
Kinh phí bỗ sung vốn tải liệu của Trung tâm được trích từ ngân sách hoạt động của ‘Nha trường Tùy theo kế hoạch bổ sung hàng năm mà nguồn kinh phí được xét duyệt tăng giảm khác nhau Chính vì nguồn kinh phí xét duyệt lúc tăng lúc giảm này mà hoạt động sung vốn tài liệu của Trung tâm bị động, nó ảnh hưởng đến chất lượng và số lượng ngt
lực thông tin của Trung tâm
Bang 1: Kinh phi bé sung vốn tài liệu tại Trung tâm qua các năm 2008, 2009, 2010, 2011: Năm 2008 2009 2010 2011 Kinh phi bd sung, (Đơn vị: đồng) 435934241 | 659992000 | 350307000 | 425.969.000 Ngoài khoản kinh phí thường xuyên nói trên, hàng năm Nhà trường cung cấp kinh phí cho cán bộ đi bồi dưỡng, tập huắn, đảo tạo chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học và quản lý bạn đọc ‘Trung tim lap kế hoạch dự kiến về yêu cầu trang thiết bị phục vụ cho công tác đầu
Trang 37phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho công tác giáo duc dao tao và nghiên cứu khoa học của nhà trường 2 2 'Tổ chức và quản lý hoạt động chuyên môn
Tổ chức và quản lý thực hiện quy trình kỹ thuật thư viện
Khi nói đến quy trình công nghệ thư viện là toàn bộ các chu trình, thao tác kỹ thuật nhằm đảm bảo các hoạt động của một thư viện, cho dù cơ quan thông tỉn, thư viện đó dang
quản lý ở dạng truyền thống hay hiện đại Đó là các chu trình:
~ Chu trình đường đi của tài liệu ~ Chu trình phục vụ bạn doc (NDT)
~ Chu trình tra cứu
Ở Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN hầu hết các chu trình trên được thực hiện
khép kín trên dây chuyển công nghệ hiện đại - sử dụng máy tính có kết hợp ứng dụng phần mềm tích hợp quan trị thư viện Libol 5.5, công nghệ mã vạch, thanh từ và hệ thống mạng
Tuy nhiên, một số thao tác, công đoạn vẫn phải thực hiện bằng phương pháp thủ công truyền thống
2.2.1.1 Chu trình đường đi cña tài liệu:
Khi ứng dụng CNTT, TT-TV đã sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5 từ cuối năm
2004 vào tắt cả các khâu chu trình hoạt động của TT-TV
Chu trình đường đi của tài
TV Ở bộ phận này có 09 cán bộ Trung tâm (CBTT) đảm nhận 2 module: phân hệ bỗ sung và phân hệ biên mục
iêu được thực hiện tại Phòng xử lí nghiệp vụ của TT- Chu trinh nay được thực hiện các bước như sau:
4, Quy trình bỗ sung tài liệu mới (lập danh mục, duyệt mua sách mới hoặc nguôn tặng, biểu)
~ CBTT phụ trách bổ sung: căn cứ vào danh mục tài liệu do các nhà xuất bản
chuyển tới và nhu cầu tài liệu của bạn đọc(BĐ)
+ Lựa chọn tải liệu
+ Lên danh mục tải liệu mới
Trang 38~ Chuyển danh mục tài liệu đề nghị mua đến các khoa, tổ chuyên môn, ban giám
đốc Trung tâm để thâm định về giá trị khoa học của tài liệu hoặc phát sinh thêm nhu cầu tải Tiệu mới
'Công đoạn này do chính cán bộ bỗ sung được giao phụ trách liên lạc với từng khoa chuyên môn, sẽ chịu trách nhiệm về danh mục tài liệu mới của khoa, tổ chuyên môn đó
~ Sau khi có xác nhận của Ban chủ nhiệm các khoa, hoặc tổ trưởng tổ chuyên môn,
giám đốc Trung tâm trong danh mục tài liệu đề nghị mua, BGH ký duyệt danh mục tài liệu cần mua ~ Phòng tài chính kế toán làm các thủ tục chuyển tiền khi có hoá đơn từ các nhà xuất bản ~ Nghiệm thu, vào sổ tài sản của nhà trường (có sự tham gia của phòng Kế hoạch tài chính)
Quy trình này hiện tại vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ công do TT - TV la
đơn vị trực thuộc của Trường ĐHSPHN, không có chức năng thanh toán trực tiếp mà phải thông qua chủ tải khoản và Phòng tai chính kế toán của nhà trường Thủ tục duyét mua tai liệu còn qua rất nhi:
công đoạn phức tạp, mang nặng thủ tục hành chính, rườm rả Bên cạnh đó, TT-TV cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc, quy trình tài chính mà Trường quy định
Tuy nhiên, quy trình này có thể thực hiện được bằng phương pháp hiện đại nhằm giảm công sức của các CBTT do hệ thống mạng Internet kết nối và phần mềm Libol hỗ trợ giao dịch qua mạng, CBTT có thể giao dịch trực tiếp đến các nhà xuất bản về đặt mua,
duyệt mua, thoả thuận giao nhận tài liệu và phương thức giao dịch, thanh toán, chuyển tiền qua tài khoản khi TT-TV đã nhận đầy dủ tải liệu đặt mua, hoá đơn, chứng từ kèm theo
5,_ Sách nhập vào TT-TV
~ Quy trình nhận, kiểm tra số lượng sách (thiếu, đủ) do các nhà xuất bản chuyển về hoặc nguồn tặng, biếu
~ Phân chia tải liệu theo số lượng đã nhập cho các kho tương ứng (kho đọc, mượn igu?)
~ Vào số đăng kí cá biệt cho từng tài liệu (bằng phương pháp thủ công) Biên mục sơ lược:
bao nhiêu cuồn/tài
Lấy danh mục tài liệu được nhập vào ở phân lập đơn đặt để biên mục sơ lược cho
Trang 39Khi biên mục sơ lược, phải tuân thủ các trường, chuẩn biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21(nhan đề tài liệu, tác giả, năm XB, NXB ), AACR2
+ Gan dang kí cá b
như ghi số ĐKCB trong số ĐKCB);
+ Định chỉ số phân loại cho từng tên tài liệu đã nhập
+ tương ứng với số ĐKCB tiếp theo của từng môn loại (giống
+ In nhãn gáy (theo bảng màu quy định cho từng môn loại, giúp CBTT ở bộ phận phục vụ cũng như BĐ phân biệt các môn loại tải liệu khi sắp xếp tải liệu ở kho mở)
+ In mã vạch cho từng tên tải liệu (theo từng kho hoặc in toàn bộ nhãn của các kho/tên tai liệu) Hoặc lựa chọn kiểu mã vạch muốn in,
~ Thống kê số lượng tài liệu bổ sung theo tháng, quý, năm
~ Thống kê kinh phí bổ sung theo tháng, quý, năm
~ Trong phân hệ bỗ sung có thé: in số báo cáo tổng quát theo tháng, quý, năm hoặc số ĐKCB cho từng môn loại (hiện nay TT-TV trường ĐIISPHN chỉ ứng dụng các thao tác
in số ĐKCB cho Luận văn, luận án) Trong phân hệ biên mục Libol + Biên mục chỉ tiết
iy biéu ghi ở phần mục chờ biên mục sơ lược để biên mục chỉ tiết cho tài liệu đã nhập vào trong phân hệ bổ sung Kiểm tra các trường còn chưa biên mục
để hoàn tất toàn bộ biểu ghi biên mục
+ Hoặc nhập khẩu biểu ghi thư mục từ các TV khác thông qua giao thức kết nối -
chuẩn trao đổi dữ liệu Z39.50 hoặc qua tệp ISO 2709 để sao chép các biểu ghỉ của các thư viện khác: TVQH Mĩ, TVQG Úc, TV Anh, TVQGVN
+ Định từ khoá, xác định cl ›hân loại, chỉ số Cutter cho tải liệu
+ Sửa chữa, nhập mới, xoá hoặc xem các biểu ghỉ đã nhập
+ In danh mục tài liệu mới theo chủ đẻ, môn loại
+ In nhãn gáy, mã vạch cho từng tên tài liệu (theo từng kho hoặc toàn bộ nhãn của các kho/tên tài liệu - giống như trong phân hệ bỗ sung Công đoạn này có thể thấy và thao tác được ở 2 phân hệ (bỗ sung và biên mục) giúp các CBTT linh hoạt khi in nhãn gáy, mã
vạch nêu CBTT bổ sung đi vắng hoặc chưa kịp làm
+ Đóng dấu, dán nhãn gáy, đán mã vạch, băng dính bảo vệ, đán thanh từ vào tải
liệu bằng phương pháp thủ cơng
~ Ngồi ra, trong phân hệ biên mục CBTT có thể thống kê số lượng biểu ghi biên
Trang 40+ Người biên mục
+ Theo tháng, quý, năm nhập biểu ghi
+ Theo dạng tài liệu: Sách, bài trích tạp chí hay luận án, luận văn, đề tài khoa học, e, Sách chuy 'ác kho
'Khi thực hiện xong các quy trình xử lí nghiệp vụ, tài liệu được chuyển về các kho tương ứng và sắp xếp tài liệu lên giá bằng phương pháp thủ công
2.2.1.2 Chu trình tra cứu tài liệu
Hiện nay Trung tâm đã xây dựng được bộ máy tra cứu tương đối đầy đủ
Hệ thống mục lục truyền thống tại Trung tâm gồm: Mục lục chữ cái và Mục lục phân loại Hệ thổ có 77.104 \g mục lục điện tử tại Trung tâm ghỉ
Bạn đọc của Trung tâm vẫn thực hiện song song việc tra cứu mục lục truyền thống
và tra cứu tải liệu trên mục lục điện tử - phân hệ tra cứu OPAC
~ Ngay sau khi dữ liệu sách được nhập vào ở phân hệ bổ sung - phần biên mục sơ lược, 'BÐ có thể thấy thông tin về tình trạng của tài liệu hiện đang bị khoá, chờ xử lí hoặc sẵn sàng phục vụ bạn đọc; số lượng, số ĐKCB của tài liệu
~ Danh mục ấn phẩm mới được hiển thị ngay trên trang tra cứu OPAC ~ Danh mục những ấn phẩm được mượn nhiễu nhất trong 365 ngày
Để BÐ thực hiện các thao tác tim tin trên một cách hiệu quả, hàng năm TT-TV có
mở các khoá học đào tạo BĐ với đối tượng là sinh viên năm thứ nhất - mới vào Trường
(hiện nay đào tạo, hướng dẫn BĐ sử dụng các dịch vụ của TT-TV là môn học bắt buộc đầu năm của sinh mới vào trường), hướng dẫn sử dụng một cách tốt nhất: Cách tìm, lựa chọn
các tài liệu trên giá cũng như hướng dẫn cho họ các kĩ năng tra cứu, tìm tin trên mục lục điện tử (OPAC) của TT-TV
'Ngoài ra, tại các bộ phận phục vụ có "tờ hướng dẫn tra cứu thông tin va cách thức