PHẦN MỞ ĐẦU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số 1 Tên sáng kiến “Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính Văn phòng ở trường Tiểu học” 2 L.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số: ……………………………… Tên sáng kiến: “Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu hoạt động hành Văn phòng trường Tiểu học” Lĩnh vực áp dụng: Trong cơng tác Văn phịng cấp Tiểu học Mơ tả chất sáng kiến 3.1 Tình trạng giải pháp biết Hành văn phịng trường tiểu học tất hoạt động công vụ thường ngày trường học, quản lý loại công văn giấy tờ hành nhà trường; Tổ Văn phịng có nhiệm vụ thực cơng việc hành phục vụ cho cơng tác giảng dạy Trường, nơi thu thập xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, chăm lo lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động nhà trường Tổ gồm phận: kế toán, thủ quỹ, thư viện, văn thư, y tế, bảo vệ, tạp vụ Tuy không trực tiếp giảng dạy học sinh công việc Tổ lại có nhiều tác động đến q trình giảng dạy học tập giáo viên học sinh Những cơng việc có liên quan đến điều hành chung hoạt động nhà trường đảm bảo sở vật chất, tài chính, chuẩn bị điều kiện tốt cho lên lớp giáo viên em học sinh; Trong hoạt động nhà trường Tiểu học, hoạt động hành Tổ Văn phịng hoạt động giữ vai trị khơng thể thiếu việc vận hành góp phần nâng cao chất lượng hoạt động nhà trường Hoạt động hành nhà trường có chất lượng hay khơng, vấn đề phụ thuộc vào việc phối hợp hoạt động phận làm nhiệm vụ tổ Tổ với Ban giám hiệu, thầy cô công tác đơn vị Thực tế cho thấy, hàng năm trường dẫn đầu huyện bên cạnh việc chứng tỏ hoạt động chun mơn trường vững mạnh cịn có phối hợp nhịp nhàng, đồng thành viên không làm công tác giảng dạy; Thế nên, việc tìm giải pháp để nâng cao chất lượng cơng tác hành nhằm nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện trường Tiểu học cần thiết Qua nghiên cứu thực hiện, áp dụng giải pháp sau: Đầu tiên, chữ “tín” phải đặt lên hàng đầu để tập thể giáo viên tôn trọng, tin tưởng tạo môi trường làm việc thân thiện, gần gũi với giáo viên, đồng nghiệp cầu nối vững giáo viên thực nhiệm vụ phân công; Trong q trình làm việc, tăng cường cơng tác phối hợp tự kiểm tra đánh giá với nhiều hình thức, động viên tinh thần khích lệ cố gắng phấn đấu thành viên tổ; Trong việc tổ chức, phối hợp hỗ trợ hoạt động đơn vị, người làm cơng việc hành phải nhạy bén, linh hoạt sáng tạo, kịp thời nắm bắt yêu cầu đổi công việc để tham mưu đến lãnh đạo toàn thể giáo viên xin ý kiến thực hiện; Ln xây dựng tập thể đồn kết thống làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Từ đó, cá nhân có ý thức tự phấn đấu vươn lên, khơng ngừng học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ rèn luyện tác phong làm việc Qua nhiều năm cơng tác tổ văn phịng, thân tơi nhận thấy chất lượng hoạt động cơng tác hành tổ văn phịng có nhiều chuyển biến chưa thật đổi đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Đúc kết lại có ưu điểm hạn chế sau: Ưu điểm: Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đến hoạt động tổ văn phòng, đạo tổ sinh hoạt chuyên môn theo chức nhiệm vụ qui định; Được quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ toàn thể cán giáo viên nhà trường; Hàng năm, tổ văn phòng nỗ lực phấn đấu hồn thành cơng việc phân cơng góp phần khơng nhỏ cho thành cơng phong trào thi đua “Hai tốt” nhà trường; Luôn xây dựng khối đoàn kết thống tập thể, giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ giao Hạn chế: Tổ văn phòng chưa phát huy hết vai trò mình, cịn nể nang, chưa kiên thực nhiệm vụ, lo đầy đủ hồ sơ, chưa tập trung cao vào việc đổi công tác để xây dựng tập thể tổ vững mạnh, kiêm nhiệm công việc ngồi chun; Tổ Văn phịng chưa xây dựng cho tổ nề nếp sinh hoạt nội dung lẫn hình thức, sinh hoạt “qua loa”, dẫn đến không chất lượng; Do đặc thù công việc, phận nhiệm vụ nên cịn gặp nhiều khó khăn việc đánh giá rút kinh nghiệm; Trang thiết bị năm trường thường hư hỏng làm ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc tổ (Máy photo bị lỗi dẫn đến việc photo, chép văn đạo, photo in ấn đề thi gặp nhiều khó khăn,…); Nâng cao chất lượng hoạt động tổ Văn phòng, nhà trường xác định nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Vậy làm để nâng cao chất lượng hoạt động tổ Văn phịng Đó lý để tơi suy nghĩ viết đề tài “Một số kinh nghiệm nâng cao hiệu hoạt động hành Văn phịng trường tiểu học” Với mong muốn đóng góp ý tưởng việc làm cụ thể đơn vị, mong Hội đồng sáng kiến cấp sở nhận xét góp ý cho thân tơi nhằm thực có hiệu đơn vị trường tiểu học 3.2 Nội dung giải pháp đề nghị công nhận sáng kiến: 3.2.1 Mục đích giải pháp Văn phịng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan hệ thống quan hành nhà nước Trong hoạt động nhà trường văn phịng ln giữ vai trị đặc biệt quan trọng Văn phòng nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần bảo đảm điều kiện vật chất cho họat động quan Nhận thức rõ điều đó, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đến việc đổi tổ chức hoạt động hành tổ văn phòng; Nâng cao chất lượng hoạt động tổ văn phịng q trình thực lâu dài, thời điểm có rút kinh nghiệm với nội dung phong phú thiết thực, thực toàn diện, đến phận, áp dụng cho cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn phòng Để thực nhiệm vụ nâng cao chất lượng hoạt động tổ văn phịng, cần có quan tâm, đạo sâu sát cấp quản lý giáo dục; phối hợp tất phận với nhau, tổ văn phòng với tổ chuyên môn trường học ; Thời gian qua, kinh nghiệm tích lũy từ thực tế đơn vị, từ bạn bè đồng nghiệp gần xa, việc tạo động lực giúp cho đội ngũ nhân viên tổ Văn phòng đổi tư duy, cách làm việc để họ có nhận thức tầm quan trọng việc đổi nâng cao chất lượng hoạt động tổ Vậy để nâng cao chất lượng hoạt động tổ phải làm gì? làm cho đạt hiệu quả? Thực đề tài giải pháp hữu hiệu người làm cơng tác văn phịng nói chung, thân chúng tơi nói riêng, sở giúp cho đội ngũ nhân viên nâng cao lực khơng ngừng trao dồi, học hỏi để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ phân cơng, góp phần đưa chất lượng giáo dục nhà trường bước phát triển vững mạnh 3.2.2 Nội dung giải pháp a) Tính giải pháp Đổi cách làm việc, cách hoạt động tập trung vào việc phối hợp, đóng góp ý kiến giúp đỡ, chia sẻ tạo điều kiện cho tổ phát huy lực sáng tạo cơng tác; Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên hành đơn vị Để xứng đáng với danh hiệu trường đạt Chuẩn quốc gia mà cán bộ, giáo viên, nhân viên phấn đạt suốt thời gian qua đơn vị chúng tôi; Tổ chức sinh hoạt chun mơn có hiệu quả, tiếp nhận, xử lý thơng tin cách nhanh chóng phải đảm bảo tính xác tạo niềm tin uy tín tập thể; Từng phận tổ không ngừng trau dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm tạo cho vốn kiến thức sẵn có để phục vụ công tác; Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, tư vấn, rút kinh nghiệm kịp thời qua thời điểm công tác; Hoạt động vào nề nếp, chất lượng cao thật tảng vững cho năm góp phần cho nhà trường hoàn thành nhiệm vụ ngành tạo niềm tin với cấp trên; Phát huy có hiệu phong trào thi đua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao để cá nhân không ngừng phấn đấu b) Sự khác biệt giải pháp so với giải pháp cũ Phối hợp chặt chẽ hoạt động chun mơn tổ văn phịng sở hợp tác tư vấn giúp đỡ tạo điều kiện để phận hồn thành nhiệm vụ phân cơng Khai thác triệt để hạn chế phát huy tối đa mặt mạnh, tạo điều kiện cho thành viên không ngừng học hỏi, cập nhật kiến thức để phục vụ cho cơng tác hành tổ Chính thế, mà tổ văn phịng phải chọn giải pháp phù hợp tạo môi trường làm việc thoải mái, thân thiện phải đảm bảo tính xác hiệu Từng thời điểm cụ thể hóa cơng việc cho sát thực với tình hình thực tế đơn vị, có tổ chức rút kinh nghiệm hạn chế tuyên dương khen thưởng kịp thời; Tích cực, chủ động cơng tác tham mưu cho thủ trưởng mặt hoạt dộng có liên quan nhà trường như: Văn thư, tài chính, thư viện, y tế, bảo vệ sỏ vật chất, vệ sinh…; Qua kinh nghiệm nhiều năm làm công tác tổ Văn phịng nhận đóng góp chân tình quý báu bạn bè đồng nghiệp trước tình hình thực tế đơn vị, thân chắt lọc, vận dụng thực thi giải pháp sau: Thứ Chú trọng công tác phối hợp cơng tác hành trường tiểu học Cơng việc hành địi hỏi cán Văn phịng cần phải trung thực, thận trọng, xác, tỷ mỉ, kịp thời Nhân viên đảm nhiệm công việc hành văn phịng quan trọng họ ví cầu nối, gắn kết ban giám hiệu với tổ chuyên môn, phận với đồng thời họ cần phải phục vụ, quản lý nội tổ mình; Mỗi phận đảm nhiệm công việc khác tất hướng mục đích phục vụ tốt cho giảng dạy học tập, cố gắng hồn thành tốt cơng việc phân cơng Tuy nhiên muốn nâng cao chất lượng hoạt động tổ văn phịng cần phải có phối hợp phận; Phối hợp việc tham mưu, đề xuất với Ban giám hiệu chế, giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác Cung cấp, trao đổi thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu hoạt động nhà trường ví dụ như: Nhân viên Kế toán, nhân viên thư viện phối hợp công tác kiểm kê quản lý tài sản theo phân công cấp Hằng năm, quý thư viện thiết bị kết hợp nhân viên bảo vệ tổ chức kiểm kê sở vật chất, báo kế toán kip thời lập hồ sơ sổ sách, theo dõi tình hình sử dụng loại tài sản có Đưa vào nội dung thi đua để có sở đánh giá cán bộ, cơng chức cuối năm Tổ chức quản lý tài sản đòi hỏi người phụ trách phải nắm vững văn đạo cấp, ngành có liên quan đến cơng tác quản lý tài chính, tài sản Trong trình quản lý tài sản cần ý đến hoạt động, bảo quản điều chuyển lý, tránh tình trạng tài sản bị thất thốt, quản lý khơng chặt; Nhân viên Kế toán, nhân viên y tế - thủ quỹ phối hợp chặt chẻ công tác quản lý quỹ, tham mưu có hiệu Ban giám hiệu việc mua sắm trang bị dụng cụ phục vụ công tác dạy học, sữ dụng nguồn kinh phí ngồi ngân sách Phối hợp thực hoạt động, kế hoạch, định hướng, chủ trương, đường lối phát triển nhà trường Các biện pháp, giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo, công tác chuyên môn, nghiên cứu khoa học công việc liên quan đến hoạt động nhà trường; Phát bất cập trình thực nhiệm vụ, chức năng, kịp thời phản ánh, tham mưu cho Ban giám hiệu sửa đổi, bổ sung Đối với vấn đề không thuộc chức đơn vị vượt khả giải phận phải chủ động phối hợp với báo cáo xin ý kiến Ban giám hiệu xem xét, định Ngoài việc thực tốt nhiệm vụ Tổ văn phịng ln phối hợp tốt với tổ chuyên môn, phấn đấu thực tốt nhiệm vụ trị nhà trường, thể tinh thần đồn kết, trí cơng việc giao Vai trị Tổ Văn phịng thiếu hoạt động chung nhà trường Dù cơng việc thầm lặng tổ văn phịng góp phần khơng nhỏ vào thành tích chung nhà trường Có kết hơm nỗ lực, tâm huyết phấn đấu không ngừng thành viên tổ Thứ hai Bố trí có hiệu vị trí cơng tác, kiêm nhiệm theo chun mơn, trì hoạt động thường xun liên tục văn phòng Hệ thống tổ văn phòng phải tổ chức thích hợp Nhân viên văn phịng kiêm nhiệm nhiều công việc khác để đáp ứng yêu cầu hoạt động đơn vị Việc bố trí cán tổ văn phịng làm cơng tác kiêm nhiệm kế toán kiêm văn thư, Y tế kiêm thủ quỹ, số công tác khác thư ký cơng đồn, thư ký chi bộ, photo in ấn, phụ trách theo dõi sữ dụng nguồn xã hội hóa… nhận quan tâm đặc biệt từ phía lãnh đạo; Khác với hoạt động chuyên môn nhà trường, văn phòng phải hoạt động thường xuyên liên tục, đặc điểm văn phòng xuất phát từ chức phải đảm bảo tiếp nhận thông tin đạo từ cấp trên, ngày lễ, tết, đảm bảo an ninh trật tự, bảo quản sở vật chất Vì vậy, để trì hoạt động văn phịng, cần có phối hợp chặt chẽ phận, cấp quản lý quan, đơn vị; Nâng cao chất lượng hoạt động hành trường tiểu học, phải dựa tảng năm học trước, nhiệm vụ trọng tâm năm học phải phù hợp với điều kiện thực tế trường có tính khả thi cao; Kế hoạch phải có đầu tư, tính dân chủ cao, đồng thuận hội đồng sư phạm thống nhất; nhận phối hợp nhiệt tình phận, đồn thể nhà trường; Cơng tác thực lúc có sơ kết, tổng kết, đánh giá ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân dẫn đến kết quả, nguyên nhân chủ yếu, giải pháp thời gian tới; Tham mưu kịp thời để lãnh đạo quan tâm việc đầu tư xây dựng sở vật chất, phục vụ cho cơng tác hành chuyên môn, công tác dạy học số công tác khác…; Ban giám hiệu tạo điều kiện để nhân viên nâng chuẩn, nhân viên học tập nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ chun mơn; sử dụng tốt máy vi tính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác; có tinh thần đồn kết gắn bó với trường, yêu nghề mến trẻ tận tuỵ cơng việc Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu cơng tác hành văn phịng góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao; Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Thứ ba Thu thập, xữ lý thông tin, rèn luyện kỹ soạn thảo văn Thông tin nguồn, để lãnh đạo đơn vị đưa định điều hành hoạt động nhà trường văn phịng coi “ cổng gác thơng tin” nhà trường, thông tin đến thu nhận chuyển phát văn phịng thơng qua hệ thống vnptioffice.vn; Cơng tác Văn phịng cơng tác thiết yếu, thường xun, liên tục có tính bắt buộc quan, đơn vị Trong vơ số cơng việc thuộc Văn phịng, cơng tác soạn thảo, lập kế hoạch, báo cáo, quản lý văn công tác có vị trí quan trọng hoạt động đơn vị; Thực tế năm học qua, công tác soạn thảo văn góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu công việc lĩnh vực hoạt động nhà trường Đặc biệt sau Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cơng tác soạn thảo văn hành ngày đưa vào nề nếp, phần khắc phục nhược điểm hạn chế trước đây; Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ Văn phòng, đến hầu hết phận chuyên trách: Kế toán, Tổng phụ trách đội, Thư viện, Thiết bị, Phổ cập giáo dục, Y tế, Thủ quỹ có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn thư đến cách ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời; 3.3 Khả áp dụng giải pháp Với biện pháp tiến hành kết đạt trình thực hiện, tơi nhận thấy sáng kiến áp dụng cho tất trường tiểu học ngồi tỉnh Nhưng để có kết cao địi hỏi người thực phải có kế hoạch cụ thể phù hợp với thực tế đơn vị Tuỳ theo điều kiện thực tế: vùng sâu, vùng xa, qui mô lớn, nhỏ, mạnh, điểm yếu trường có điều chỉnh khác nhau, biết phát huy tiềm năng, khắc phục tồn cộng với tâm việc thực đem lại hiệu mong muốn 3.4 Hiệu quả, lợi ích thu dự kiến thu áp dụng giải pháp Qua nhiều năm thực nhiệm vụ tổ Văn phòng, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác hành trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ; Kết rõ rệt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối đảng; sách, pháp luật Nhà nước; quản lý, điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, đạo chuyên mơn, cơng khai tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Từ kết đạt được, áp dụng giải pháp để nâng cao hoạt động chuyên môn tổ Văn phòng đơn vị Qua thời điểm, khai thác triệt để hạn chế phát huy tối đa mặt mạnh thành viên tổ tạo sức mạnh tổng hợp góp phần thành cơng vào việc đổi cơng tác hành Tơi nghĩ thành cơng khơng dừng lại mà cần phải ln sáng tạo, tìm tịi để tạo giải pháp hay để nâng cao hiệu hoạt động tố nhằm góp phần giữ vững nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện nhà trường Rất mong Hội đồng sáng kiến cấp sở nhận xét, đánh giá để thân thấy ưu điểm, tồn tại, nhằm áp dụng có hiệu thời gian tới./ Mỏ Cày Nam, tháng 01 năm 2021 ... hoạt động tổ văn phòng q trình thực lâu dài, thời điểm có rút kinh nghiệm với nội dung phong phú thiết thực, thực toàn diện, đến phận, áp dụng cho cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ văn phòng Để thực... thực nhiệm vụ nâng cao chất lượng hoạt động tổ văn phòng, cần có quan tâm, đạo sâu sát cấp quản lý giáo dục; phối hợp tất phận với nhau, tổ văn phòng với tổ chuyên môn trường học ; Thời gian qua,... cơng việc lĩnh vực hoạt động nhà trường Đặc biệt sau Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01 /201 1/TTBNV ngày 19/01 /201 1 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cơng tác soạn thảo văn hành ngày