Khái niệm, nội dung kinh tế và đặc điểm của Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp
Khái niệm và nội dung kinh tế
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ Đây là yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại, vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu Chi phí này được ghi nhận qua tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.
Nội dung chi phí bán hàng gồm các yếu tố sau:
Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411) bao gồm tất cả các khoản lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói và bảo quản sản phẩm hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến tay người tiêu dùng, cùng với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Chi phí vật liệu bao bì (TK6412) bao gồm các khoản chi cho vật liệu dùng để đóng gói và bảo quản sản phẩm hàng hóa, cũng như vật liệu sửa chữa tài sản cố định trong quá trình bán hàng và nhiên liệu phục vụ vận chuyển sản phẩm.
Chi phí dụng cụ đồ dùng (TK6413) đề cập đến các khoản chi liên quan đến công cụ và dụng cụ dùng để đo lường và tính toán trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TK6414) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ Nó bao gồm các chi phí liên quan đến nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa.
Chi phí bảo hành sản phẩm (TK6415) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc sửa chữa và bảo hành hàng hóa trong thời gian bảo hành Lưu ý rằng chi phí bảo hành cho công trình xây lắp sẽ được hạch toán vào tài khoản TK 627.
Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6417) bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ Những chi phí này có thể là tiền thuê tài sản, kho bãi, bến bãi, chi phí bốc dỡ, vận chuyển, cũng như hoa hồng cho đại lý.
Chi phí bằng tiền khác (TK6418) bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ Những chi phí này có thể bao gồm chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, cũng như chi phí quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, hàng hóa.
Tùy thuộc vào từng hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của các ngành, các đơn vị có thể mở rộng thêm các nội dung chi phí chi tiết hơn trong tài khoản TK641.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các khoản chi liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và một số chi phí chung khác của toàn doanh nghiệp Những chi phí này được ghi nhận qua tài khoản kế toán tương ứng.
642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Nội dung Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các yếu tố sau:
Chi phí nhân viên quản lý (TK6421) bao gồm tiền lương và phụ cấp cho Ban giám đốc cùng nhân viên các phòng ban trong doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí này còn bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) tính trên tiền lương của nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định.
Chi phí vật liệu quản lý (TK6422) bao gồm giá trị thực tế của các loại vật liệu và nhiên liệu được sử dụng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc cũng như các phòng ban nghiệp vụ trong doanh nghiệp Ngoài ra, chi phí này còn áp dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) dùng chung trong toàn công ty.
Chi phí đồ dùng văn phòng (TK6423): chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng trong công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định (TK6424) là khoản chi phí liên quan đến việc khấu hao các tài sản cố định chung của doanh nghiệp, bao gồm văn phòng làm việc, kho bãi, vật kiến trúc và phương tiện truyền dẫn.
Thuế, phí và lệ phí (TK 6425): các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài,
…và các khoản phí lệ phí giao thông cầu phà,…
Chi phí dự phòng (TK 6426): khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6427) bao gồm các khoản chi cho dịch vụ phục vụ chung doanh nghiệp như tiền điện, nước, sửa chữa tài sản cố định, và chi phí mua tài liệu kỹ thuật từ phát minh sáng chế được phân bổ dần Ngoài ra, còn có chi phí trả cho nhà thầu phụ.
Chi phí bằng tiền khác (TK6428) bao gồm các khoản chi phí ngoài những khoản đã đề cập, như chi phí tổ chức hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ và các khoản chi khác liên quan.
Đặc điểm
Hai khoản mục quan trọng trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có mối liên hệ chặt chẽ với các khoản mục tài sản và nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán.
- Nợ phải thu: Chi phí dự phòng phải thu nợ khó đòi.
- Hàng tồn kho: Chi phí mua hàng.
- Tài sản cố định: Chi phí khấu hao Tài sản cố định.
- Nợ phải trả: Lương, thuế, phí, lệ phí…
Vai trò của Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Hai loại chi phí này chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với các khoản mục tài sản và vốn trên Bảng cân đối kế toán, bao gồm nợ phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định và nợ phải trả Hai khoản mục chi phí này chứa nhiều loại chi phí thực tế phát sinh, do đó rất dễ xảy ra nhầm lẫn trong hạch toán Vì vậy, việc phân loại chi phí theo đúng đối tượng và nội dung phát sinh là rất cần thiết.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc xác định thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Do đó, các doanh nghiệp cần hạch toán chính xác theo quy định Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm toán một cách thận trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các khoản chi phí này.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính, do đó, việc kiểm toán chúng trở thành một phần thiết yếu Trong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán viên cần chú trọng đến chi phí này để đảm bảo tính chính xác và phát hiện những sai sót trọng yếu Việc kiểm tra cẩn thận giúp đảm bảo rằng các thông tin tài chính được phản ánh đúng đắn và đầy đủ.
KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Mục tiêu kiểm toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp
Mục tiêu tổng quát của kiểm toán BCTC là xác nhận độ tin cậy của báo cáo tài chính, trong đó kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm thu thập bằng chứng thích hợp để KTV đánh giá tính trung thực và hợp lý của thông tin tài chính liên quan Đồng thời, quá trình này cung cấp tài liệu tham khảo cho các phần hành kiểm toán khác và đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động liên quan đến khoản mục tiền và tương đương tiền trên BCTC.
-Mục tiêu cụ thể: khi kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm toán chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh
Cơ sở dẫn liệu Nội dung
Tất cả các giao dịch liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phải được ghi nhận trong kỳ thực tế phát sinh, không được phép ghi khống các nghiệp vụ.
Để đảm bảo tính chính xác trong kế toán, việc tính toán và đánh giá chi phí bán hàng cùng chi phí quản lý doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành, không để xảy ra sai sót Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến chi phí này cần được phản ánh và theo dõi đầy đủ trên sổ sách kế toán.
Các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ được phân loại chính xác theo các Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành, cùng với quy định riêng của doanh nghiệp Tất cả các nghiệp vụ này cần được hạch toán theo đúng trình tự và phương pháp kế toán, đảm bảo hạch toán đúng kỳ phát sinh.
Đảm bảo rằng các khoản chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) đã được ghi sổ cần phải được tổng hợp đầy đủ và chính xác trên sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp, đồng thời phải phù hợp với số liệu trình bày trong báo cáo tài chính (BCTC).
Căn cức kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Các chính sách, quy định và chế độ do Nhà nước ban hành như:
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12;
- Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 quy định Chế độ Kế toán doanh nghiệp (Phần hướng dẫn hạch toán tài khoản 641, 642,811);
- Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-
CP Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp;
Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật thuế giá trị gia tăng (GTGT) và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP, ban hành ngày 18/12/2013, của Chính phủ, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều liên quan đến Luật thuế GTGT.
- Nghị định 37/2006/NĐ-CP ngày 04/04/2006 của Chính phủ quy định chi tiết
Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại: Mục 3 chương 2 quy định về trình tự, thủ tục đăng ký khuyến mại;
Các nguyên tắc kế toán, quy định về CPBH và CPQLDN:
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu hạch toán chi phí phải được thực hiện một cách đồng nhất giữa các kỳ kế toán Việc áp dụng các phương pháp tính giá, hạch toán, tập hợp và phân bổ chi phí cũng cần phải giữ nguyên trong suốt các kỳ Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào trong các phương pháp này, cần phải trình bày rõ ràng ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần Thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc thận trọng: Đảm bảo thận trọng khi tính toán các khoản chi phí và thu nhập
- Nguyên tắc phù hợp: Hạch toán chi phí phải đúng đối tượng chịu phí, đúng thời kỳ và phù hợp với thu nhập trong kỳ.
- Các văn bản quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Quy định về việc thực hiện các quy định kiểm soát nội bộ đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Các báo cáo, sổ sách có liên quan:
- Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh các kỳ và các báo cáo khác có liên quan.
- Sổ cái và sổ chi tiết TK 641, 642 và các TK liên quan.
Các chứng từ cần thiết cho việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, hóa đơn, chứng từ vận chuyển, giấy đề nghị thanh toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ tiền lương và bảng phân bổ vật liệu.
Các hồ sơ và tài liệu liên quan bao gồm tài liệu về định mức chi phí bảo hiểm (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN), hợp đồng thương mại, phụ lục hợp đồng, cùng biên bản thanh lý hợp đồng.
Các sai sót thường gặp khi kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong quá trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các sai sót mà KTV thường gặp phải như sau:
Chi phí phản ánh trên báo cáo, sổ sách kế toán cao hơn chi phí thực tế phát sinh Nguyên nhân là do:
Kế toán đơn vị phải hạch toán các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ kèm theo, hoặc trường hợp có hóa đơn, chứng từ nhưng không hợp lệ, hợp lý và hợp pháp.
Nhầm lẫn trong việc tính toán và ghi sổ có thể dẫn đến việc chi phí trong báo cáo và sổ sách kế toán tăng lên so với số liệu trên chứng từ kế toán.
Trong kế toán, doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí các khoản chi chưa phát sinh trong kỳ kế toán Chẳng hạn, để giảm bớt lãi thực tế, doanh nghiệp có thể trích trước một khoản chi vào chi phí trong năm hiện tại, mặc dù theo quy định, khoản chi này phải được ghi nhận vào năm sau.
- Nhầm lẫn trong việc phân loại chi phí:
Kế toán cần lưu ý rằng một số khoản chi phí không được tính vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: tiền phạt do vi phạm hợp đồng hoặc pháp luật, chi phí vượt định mức, chi ủng hộ cá nhân, tổ chức khác (trừ những trường hợp hợp pháp được phép tính vào chi phí), và các khoản chi không liên quan đến doanh thu hoặc thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp thường có sự nhầm lẫn trong hạch toán giữa TK 642 và TK
Doanh nghiệp thường hạch toán toàn bộ các khoản chi ăn ca và mua sắm quần áo cho cán bộ công nhân viên vào tài khoản 642 Tuy nhiên, thực tế cần phải phân bổ một phần chi phí này vào tài khoản 627 để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Hạch toán các khoản chi phí thực tế đã phát sinh trong năm vào chi phí, mặc dù những khoản chi này có thể được phân bổ qua nhiều kỳ sản xuất kinh doanh do nội dung, tính chất hoặc quy mô của khoản chi.
- Sai sót trong việc cộng dồn, chuyển sổ theo xu hướng tăng.
Chi phí phản ánh trên báo cáo, sổ sách thấp hơn chi phí thực tế phát sinh, nguyên nhân:
- Kế toán đơn vị quên không hạch toán vào chi phí tuy đã có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ;
Một số khoản chi thực tế đã phát sinh nhưng chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ do hóa đơn, chứng từ bị thất lạc và doanh nghiệp chưa có biện pháp xử lý để có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Một số khoản chi thực tế đã được chi nhưng chưa hoàn thành thủ tục thanh toán, đặc biệt là trong trường hợp tạm ứng Hệ quả là các khoản chi phí trong kỳ này bị ghi thiếu, trong khi chi phí ở kỳ sau lại bị ghi tăng lên.
- Tính toán sai theo hướng sai giảm;
Một số khoản chi phí liên quan đến bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp thường bị hạch toán nhầm sang các tài khoản khác, chủ yếu là tài khoản 627 Việc này có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh Do đó, cần chú ý phân loại chính xác các khoản chi phí để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Một số khoản chi thanh toán tiền điện, nước trong tháng 12 năm nay thường không được hạch toán vào chi phí của kỳ hiện tại, mà thường bị nhầm lẫn sang chi phí của năm sau.
- Chi phí trả cho công ty kiểm toán cần chưa trích trước vào chi phí.
Các sai sót trong hạch toán chi phí thường xảy ra do nhiều nguyên nhân, bao gồm cả sự thiếu hiểu biết và sự cố ý Chủ yếu, những sai sót này xuất phát từ việc nhân viên kế toán chưa nắm rõ các quy định về hạch toán hoặc có trình độ chuyên môn chưa cao Hơn nữa, sự thay đổi liên tục của các quy định và chế độ tài chính, kế toán tại Việt Nam cũng góp phần làm cho nhân viên gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin.
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
Lập kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm toán diễn ra hiệu quả, giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán chủ động trong công việc Điều này cũng hỗ trợ các kiểm toán viên thu thập đầy đủ và chất lượng các bằng chứng kiểm toán cần thiết.
1.3.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là yếu tố then chốt để đảm bảo cuộc kiểm toán diễn ra hiệu quả, giúp kiểm toán viên (KTV) và công ty kiểm toán chủ động trong công việc Điều này hỗ trợ KTV thu thập đầy đủ và chất lượng các bằng chứng kiểm toán Để lập kế hoạch kiểm toán cho khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, KTV thường thực hiện các bước chính sau đây.
Bước đầu tiên trong quá trình kiểm toán là tìm hiểu thông tin cơ bản về khách hàng và xác định các rủi ro tiềm ẩn Mục tiêu chính là nhận diện các rủi ro liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở để định hướng và lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp.
- Thu thập thông tin ban đầu của khách hàng liên quan đến khoản mục Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp Ví dụ:
Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến đặc điểm chi phí bán hàng và chi phí quản lý Mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có những yêu cầu và chi phí riêng, dẫn đến sự khác biệt trong cách thức quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh.
+ Loại hình doanh nghiệp: Ảnh hưởng đến vấn đề quản lý và kiểm soát chi phí.
Kết quả kiểm toán năm trước về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã chỉ ra những vấn đề quan trọng cần được chú trọng trong quá trình kiểm toán hiện tại.
Phương pháp thu thập thông tin phổ biến nhất mà kiểm toán viên áp dụng là giao tiếp với kiểm toán viên tiền nhiệm hoặc những người đã thực hiện kiểm toán cho các khách hàng trong cùng ngành nghề Ngoài ra, họ cũng tiến hành trao đổi trực tiếp với nhân viên và Ban giám đốc của khách hàng để thu thập thông tin cần thiết.
Dựa trên những kiến thức đã có, kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm ẩn liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo tài chính của khách hàng.
Bước 2: Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nhằm xác minh tính hiệu quả của nó, đồng thời làm cơ sở để xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản liên quan đến số dư và nghiệp vụ.
- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát:
Tìm hiểu triết lý kinh doanh và phong cách điều hành của ban quản lý là rất quan trọng Điều này bao gồm việc phân tích quan điểm và đường lối trong chiến lược lâu dài của đơn vị được kiểm toán, cũng như cách thức điều hành có tính chất quan liêu hay tỉ mỉ Bên cạnh đó, cần xem xét tính chủ quan hay duy ý chí trong quyết định, cũng như cơ cấu tổ chức quyền lực của đơn vị.
Cơ chế kiểm soát và kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính ổn định của môi trường kiểm soát Việc tổ chức ủy ban kiểm tra hay kiểm toán nội bộ một cách độc lập sẽ giúp nâng cao hiệu quả của công tác kiểm toán, từ đó đảm bảo sự minh bạch và tin cậy trong hoạt động quản lý.
Thái độ, sự ủng hộ của công nhân viên trong đơn vị hoặc từ các tổ chức đối tác cũng có ảnh hưởng tới môi trường kiểm soát.
- Tìm hiểu về hệ thống kế toán:
Hoạt động kế toán của đơn vị được tổ chức theo hình thức sổ kế toán phù hợp, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Hệ thống kế toán quản trị đã phát triển đáng kể, hỗ trợ cho việc ra quyết định hiệu quả Đơn vị áp dụng chế độ kế toán phù hợp với quy định hiện hành, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Doanh nghiệp cần thiết lập quy định rõ ràng về hạch toán chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN), bao gồm các quy định cụ thể về việc hạch toán lương và thưởng cho bộ phận bán hàng cũng như quản lý Ngoài ra, cần có quy định chi tiết về công tác phí, hoa hồng, chi phí tiếp thị, và các định mức cho chi phí bảo hành, điện, nước, và điện thoại để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Quy định về phê duyệt chứng từ, luân chuyển chứng từ Việc hạch toán CPBH, CPQLDN đi từ chứng từ gốc vào các sổ nào,…
Để nghiên cứu các hoạt động kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm toán viên có thể áp dụng các câu hỏi sau đây.
Doanh nghiệp có thiết lập các quy định về hạch toán chi phí, và chi phí phát sinh có tuân theo các thủ tục đó không.
Các chứng từ chi có theo đúng mẫu nhà nước quy định không và có đầy đủ các chữ ký cần thiết không.
Hệ thống kế toán có theo dõi chi tiết cho từng loại chi phí hay không.
Có phân cấp phê duyệt các loại chi phí không.
Có sự phân tách giữa các phòng ban thực hiện chức năng phê duyệt, ghi sổ không.
Các khoản chi có quy mô lớn có được phê duyệt đầy đủ không và trình tự luân chuyển có tuân theo chế độ không.
Việc phân loại chi phí có được quy định không.
Có thực hiện đối chiếu chi phí trên Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết không…
Dựa trên thông tin thu thập được, kiểm toán viên tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, xem xét cả thiết kế và hoạt động của nó Qua đó, họ xác định mức độ rủi ro kiểm soát của doanh nghiệp, phân loại thành cao, trung bình hoặc thấp.
Bước 3: Tiến hành phân tích chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm nắm bắt tình hình biến động của các khoản chi này Mục tiêu là xác định những sai phạm quan trọng trong các khoản mục chi phí để cải thiện hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Nội dung công việc: Thủ tục phân tích được KTV sử dụng gồm hai loại cơ bản:
Thực hiện kiểm toán
1.3.2.1 Thực hiện khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với CPBH và CPQLDN
KTV đang tiến hành khảo sát về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) nhằm tăng cường sự tin tưởng vào hệ thống này Kết quả khảo sát sẽ hỗ trợ KTV trong việc xác định phạm vi triển khai các thử nghiệm cơ bản.
Tìm hiểu, đánh giá về các chính sách kiểm soát, các quy định về KSNB:
- Mục tiêu: đánh giá về KSNB trên khía cạnh thiết kế (có đảm bảo đầy đủ, phù hợp hay không)
Để thực hiện quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, nhà quản lý cần cung cấp các văn bản quy định liên quan đến chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) Các văn bản này bao gồm quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận hoặc cá nhân trong việc phê duyệt chi tiêu và bảo quản chứng từ, quy trình hoàn thiện chứng từ và hạch toán, định mức chi phí, cũng như chế độ lương và thưởng cho cán bộ, công nhân viên Bên cạnh đó, cần đánh giá mức độ phù hợp của các chính sách này với thực tế doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành.
- Lưu ý: khi đánh giá hệ thống KSNB cần chú ý:
+Sự đầy đủ của các quy định về kiểm soát đối với các khâu, các bước xét duyệt, phân loại và hạch toán chi phí
+Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với đặc điểm của khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khảo sát về sự vận hành của các quy chế KSNB
- Mục tiêu: đánh giá về KSNB trên khía cạnh vận hành (có đảm bảo được áp dụng thường xuyên, liên tục và có hiệu lực)
KTV trực tiếp theo dõi công việc của cá nhân hoặc bộ phận phụ trách kiểm soát, bao gồm các hoạt động như duyệt chi, quy trình luân chuyển chứng từ, và kiểm tra cách lập phiếu thu, phiếu chi.
KTV kiểm tra dấu vết kiểm soát trên chứng từ và sổ sách kế toán, đặc biệt là phê duyệt các khoản chi, như chi phí quảng cáo và hoa hồng cho đại lý, phải đầy đủ và đúng định mức Các khoản chi do nhân viên tự quyết cần được kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính hợp lý và đúng mục đích của số tiền đã chi.
Để đảm bảo tính đầy đủ trong việc ghi sổ các chứng từ liên quan đến chi phí bảo hiểm (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN), cần kiểm tra tính liên tục của các chứng từ đã được ghi sổ Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc đánh số liên tục cho các chứng từ và để lại dấu hiệu xác nhận rằng nghiệp vụ đã được ghi sổ.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc tập hợp và ghi sổ chứng từ, cần xem xét dấu hiệu kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc cộng dồn các chứng từ phát sinh từ chi phí bảo hiểm (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) sẽ giúp kiểm tra độ chính xác của hệ thống Bên cạnh đó, cần tiến hành kiểm tra dấu hiệu của KSNB liên quan đến việc đối chiếu chi phí giữa Sổ cái và Sổ chi tiết.
Việc kiểm tra tính kịp thời trong ghi sổ và cộng sổ chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng Tất cả các chi phí phát sinh cần được ghi sổ ngay lập tức để đảm bảo đáp ứng yêu cầu lập báo cáo của đơn vị.
Phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm là cần thiết để hiểu rõ quy định phân loại chi phí trong doanh nghiệp Đồng thời, việc kiểm tra hệ thống tài khoản và phân loại sổ sách kế toán cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thêm vào đó phải kiểm tra trình tự ghi sổ và dấu hiệu của hệ thống KSNB.
Để xác định tính chính xác và hợp lý của Báo cáo, bạn có thể tham khảo Báo cáo kiểm toán nội bộ Nếu Báo cáo kiểm toán nội bộ đáng tin cậy, điều này sẽ giúp giảm bớt khối lượng các thử nghiệm chi tiết cần thực hiện.
+ KTV đánh giá khía cạnh vận hành của hệ thống KSNB thông qua các thủ tục đã được tiến hành.
Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động KSN B
- Mục tiêu: đánh giá tính hiệu lực của quá trình vận hành các quy chế KSNB
KTV cần kiểm tra tính thường xuyên của các quy chế kiểm soát để đảm bảo chúng được thực hiện nghiêm túc, từ đó nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc đánh giá kết quả khảo sát cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Dựa trên các bằng chứng đã thu thập được từ khảo sát về hoạt động KSNB của
Khi thực hiện kiểm toán đối với khoản mục chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN), kiểm toán viên (KTV) cần đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát liên quan đến các hoạt động của hai khoản mục này Dựa trên đánh giá này, KTV sẽ quyết định phạm vi và nội dung các thủ tục kiểm toán cơ bản một cách phù hợp.
- Nếu hệ thống KSNB được đánh giá là mạnh thì KTV có thể thu hẹp cỡ mẫu kiểm tra chi tiết, thu hẹp phạm vi kiểm toán.
- Nếu hệ thống KSNB được đánh giá là yếu, KTV cần tập trung kiểm tra chi tiết với số lượng mẫu cần kiểm tra nhiều hơn.
1.3.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích đối với CPBH và CPQLDN
Thủ tục phân tích cho phép kiểm toán viên (KTV) đánh giá các biến động tổng thể mà không bị ràng buộc bởi các nghiệp vụ cụ thể, từ đó giúp họ định hướng kiểm toán hiệu quả, thu hẹp phạm vi và tiết kiệm thời gian Sau khi thu thập dữ liệu về các loại chi phí, KTV sẽ tiến hành các thủ tục phân tích cần thiết.
Phân tích các thông tin tài chính
Dựa vào Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan, kiểm toán viên thu thập số liệu để so sánh và xác định tỷ suất, từ đó phân tích sự biến động của thông tin và đưa ra hướng đi cho các cuộc kiểm tra chi tiết tiếp theo.
Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, các kiểm toán viên (KTV) có thể lựa chọn một hoặc nhiều kỹ thuật phân tích phù hợp với mức chi phí và thời gian kiểm toán.
So sánh chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trong kỳ này với kỳ trước hoặc với các số liệu kế hoạch và dự toán đã điều chỉnh dựa trên sản lượng tiêu thụ và doanh thu là rất quan trọng Mọi biến động cần được phân tích kỹ lưỡng để tìm hiểu nguyên nhân cụ thể, từ đó đánh giá tính hợp lý và xem xét những nghi ngờ liên quan đến khả năng sai phạm.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN NHÂN TÂM VIỆT THỰC HIỆN 27 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN NHÂN TÂM VIỆT
Hình thành và phát triển
Công ty TNHH Kiểm toán Nhân Tâm Việt (NTV) được thành lập từ sự hợp nhất giữa Công ty kiểm toán Nhân Việt và Công ty Kiểm toán Tâm Việt theo Hợp đồng hợp nhất số 01/2014/HĐHN ngày 25/6/2014, nhằm mở rộng phát triển kinh doanh và cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn thuế, thẩm định giá chuyên nghiệp trên toàn quốc Sự hợp nhất này kết nối nhiều chuyên gia hàng đầu với kinh nghiệm lâu năm trong ngành Kiểm toán độc lập tại Việt Nam, tạo đà cho sự phát triển mới trên thị trường dựa trên nền tảng thành công của Nhân Việt và Tâm Việt.
NTV được thành lập và điều hành bởi đội ngũ lãnh đạo và kiểm toán viên có trình độ chuyên môn cao, tâm huyết và kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn Chúng tôi phục vụ đa dạng các doanh nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Kiểm toán Nhân Tâm Việt (NTV)
Trụ sở chính: 187 Nguyễn Lương Bằng, P Quang Trung, Q.Đống Đa, Hà Nội
Email: ntv@ntva.com.vn Website: www.ntva.com.vn
Các loại hình dịch vụ của công ty
Công ty Kiểm toán Nhân Tâm Việt cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhờ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có kỹ năng chuyên sâu trong các lĩnh vực kế toán, kiểm toán, thuế và xây dựng cơ bản Dưới đây là một số dịch vụ chi tiết mà công ty đang cung cấp.
Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính
Kiểm toán báo cáo tài chính theo luật định
Kiểm toán báo cáo tài chính cho mục đích thuế và đặc biệt
Soát xét báo cáo tài chính
Dịch vụ tư vấn thuế
Tư vấn quyết toán thuế
Tư vấn lập kế hoạch thuế, lập tờ khai/báo cáo các loại thuế
Tư vấn về hoàn thuế, ưu đãi thuế
Dịch vụ tư vấn khách hàng bao gồm việc giải đáp các tình huống và vướng mắc liên quan đến chính sách thuế, cung cấp văn bản pháp lý, cũng như cập nhật kiến thức thuế mới nhất để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tuân thủ quy định.
Dịch vụ tư vấn tài chính kế toán
Mở, ghi chép sổ kế toán, lập BCTC, báo cáo thuế, báo cáo kế toán quản trị,
Lập BCTC, báo cáo thuế, báo cáo kế toán quản trị,….
Rà soát hệ thống chứng từ kế toán.
Tư vấn xây dựng bộ máy kế toán, hệ thống tài khoản hữu hiệu nhất.
Xây dựng quy trình tác nghiệp kế toán, hệ thống mẫu biểu chứng từ, báo cáo kế toán nội bộ phục vụ cho công tác quản lý.
Bên cạnh các dịch vụ trên NTV còn cung cấp nhóm dịch vụ tư vấn tài chính, tín dụng như:
Hỗ trợ kiến thức về tài chính và quản lý tài chính.
Lập báo cáo đầu tư dự án.
Phân tích tài chính doanh nghiệp.
Lựa chọn nguồn vốn đầu tư, tối ưu hóa cơ cấu vốn để đem lại lợi ích kinh tế tối đa cho quý khách.
Xây dựng quy chế tài chính, quy chế quản lý nội bộ.
Tư vấn về cho thuê tài chính, tín dụng ngân hàng và các dịch vụ ngân hàng.
Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.
Kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của các Ban quản lý.
Kiểm toán xác định giá trị quyết toán công trình.
Dịch vụ kiểm toán dự án
Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án
Kiểm soát tính tuân thủ của dự án
Đánh giá khả năng thực hiện dự án cho thấy NTV đã đạt được những thành tựu ấn tượng, với thị phần ngày càng tăng tại Hà Nội và các chi nhánh khác Thành công này đến từ việc NTV cung cấp dịch vụ chất lượng cao và uy tín nghề nghiệp cho nhiều khách hàng, bao gồm doanh nghiệp hàng đầu thuộc tập đoàn kinh tế Nhà nước, doanh nghiệp mới thành lập, công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty cổ phần, công ty TNHH, cũng như các hợp đồng hợp tác kinh doanh và dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
Các khách hàng chủ yếu của công ty
Công ty TNHH Kiểm toán Nhân Tâm Việt đã hoạt động gần 10 năm, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực khác nhau Đối tượng khách hàng chính của công ty rất đa dạng, phản ánh sự linh hoạt và khả năng phục vụ tốt trong ngành kiểm toán.
- Công ty dịch vụ viễn thông VinaPhone
- Công ty Viễn thông Liên tỉnh (VTN)
- Công ty TNHH MTV Truyền hình cáp Việt Nam
- Công ty phần mềm và truyền thông VASC
- Công ty Cổ phần Xi măng và Khoáng sản Yên Bái
- Công ty cổ phần tu tạo và phát triển nhà (CTP)
- Công ty Cổ phần dịch vụ hàng không sân bay Nội Bài
Tập đoàn Đại Châu cung cấp dịch vụ kiểm toán cho nhiều đơn vị sự nghiệp, bao gồm Bệnh viện Bưu điện, Trường đại học mỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh, Trường cao đẳng Đại Việt và Bệnh viện đa khoa Bưu điện Công ty phục vụ khách hàng từ tất cả các thành phần kinh tế trong nước, đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý của NTV có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của NTV
Hội đồng thành viên: đây là cơ quan quyết định cao nhất của NTV bao gồm các thành viên sau đây:
Bảng 2.1 Danh sách hội đồng thành viên
STT Tên Thành Viên Chức Vụ Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề
1 Bà Lê Thị Hạ Chủ tịch HĐTV- Phó Tổng Giám Đốc
2 Bà Lưu Thị Thùy Anh
Phó chủ tịch HĐTV , kiêm Tổng Giám Đốc 0158-2014-124-1
3 Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh
Phó chủ tịch HĐTV, kiêm phó Tổng Giám Đốc, kiêm Giám Đốc chi nhánh
4 Ông Đào Duy Hưng Thành viên 2017-2014-124-1
5 Ông Võ Công Tuấn Thành viên 0486-2014-124-1
Ban Giám đốc: là bộ phận trực tiếp điều hành mọi hoạt động của NTV Ban Giám đốc bao gồm 7 thành viên sau đây:
Tổng giám đốc của công ty là bà Lưu Thị Thùy Anh, cùng với đội ngũ 6 phó tổng giám đốc, bao gồm bà Nguyễn Thị Hồng Thanh, bà Lê Thị Hạ, ông Đào Duy Hưng, bà Trường Thị Thảo, bà Nguyễn Thị Hạnh và ông Hồ Xuân Hè.
Phòng nghiệp vụ 1 là đơn vị chuyên trách kiểm toán xây dựng cơ bản, có nhiệm vụ chính là thực hiện kiểm toán quyết toán vốn đầu tư Cơ cấu tổ chức của phòng được thiết kế nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ kiểm toán.
+ 1 Giám đốc kiểm toán+ 1 Trưởng phòng+ 1 Phó phòng+ 8 nhân viên
Phòng Nghiệp Vụ 2 chuyên kiểm toán báo cáo tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các báo cáo tài chính Ngoài chức năng kiểm toán, phòng còn cung cấp các dịch vụ khác theo danh mục đăng ký kinh doanh của NTV, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ tài chính.
+ 1 Trường phòng + 1 Phó phòng + 8 nhân viên
Văn phòng: Khối văn phòng có 3 nhân viên thực hiện các chức năng như nhân sự, kế toán, hành chính, quản trị mạng, lái xe, tạp vụ
Phòng tư vấn gồm 3 thành viên: 1 phó tổng giám đốc, 1 manager và 1 nhân viên Nhiệm vụ chính của phòng là cung cấp tư vấn nghiệp vụ cho các bộ phận khác khi có yêu cầu.
Văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, do giám đốc kiểm toán Võ Công Tuấn dẫn dắt, có nhiệm vụ phục vụ khách hàng tại khu vực phía Nam Tuy nhiên, chức năng của văn phòng chưa được thực hiện đầy đủ do thiếu hụt nhân sự.
Văn phòng Thành phố Hải Phòng hiện có một giám đốc và đội ngũ nhân viên chuyên trách phục vụ khách hàng trong khu vực Mặc dù quy mô văn phòng còn hạn chế, nhưng đội ngũ đang nỗ lực phục vụ một lượng khách hàng nhất định trên địa bàn thành phố.
2.1.2 Quy trình chung kiểm toán Báo cáo tài chính của Công ty
Kiểm toán Báo cáo tài chính sẽ bắt đầu ngay khi NTV được khách hàng chọn làm đơn vị thực hiện kiểm toán Quá trình này diễn ra sau khi khách hàng đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu theo yêu cầu của các Kiểm toán viên.
Các bước công việc mà NTV thực hiện khi tiến hành một cuộc kiểm toán được thể hiện qua 5 bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Nghiên cứu hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ được thực hiện trên ba tiêu chí: tính hiện hữu, tính hiệu quả và tính liên tục Hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá dựa trên tính hiệu lực, trong khi hệ thống kế toán được xem xét về sự phù hợp và hiệu quả trên nhiều khía cạnh khác nhau.
- Chế độ Chứng từ kế toán đơn vị áp dụng;
- Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị áp dụng;
- Hệ thống sổ sách kế toán của đơn vị;
- Hệ thống các Báo cáo tài chính và Báo cáo Quản trị;
- Tổ chức công tác kế toán của đơn vị.
Để đạt được mục tiêu kiểm toán một cách tối ưu, bước 2 là thực hiện kiểm toán chi tiết theo Chương trình Kiểm toán và thủ tục kiểm toán đã được ASCO xây dựng, với trình tự công việc được thực hiện một cách có hệ thống.
- Xác định mục tiêu kiểm toán tổng thể và cho từng khoản mục;
- Lập Kế hoạch Kiểm toán và Chương trình Kiểm toán chi tiết;
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cho từng khoản mục;
- Kiểm tra chi tiết từng khoản mục, nghiệp vụ và số dư tài khoản.
Quy trình kiểm toán cho phép kiểm toán viên đánh giá tính trung thực và chính xác của các khoản mục, nghiệp vụ và số dư tài khoản trong Báo cáo tài chính, từ đó cung cấp cơ sở cho các ý kiến kiểm toán và tư vấn nhằm hoàn thiện báo cáo.
Bước 3: Thảo luận với khách hàng về kết quả kiểm toán
Kết quả kiểm toán sẽ được chuyển đến Ban lãnh đạo của đơn vị khách hàng và các bộ phận nghiệp vụ liên quan Mục tiêu của cuộc kiểm toán là đảm bảo tính trung thực, hợp lý và hoàn thiện tối đa.
Bước 4: Tư vấn hoàn thiện hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên quá trình kiểm toán và đánh giá hệ thống kế toán cũng như kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên sẽ phát hành Thư quản lý Thư này nêu rõ những hạn chế và thiếu sót trong hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất các nội dung cần hoàn thiện từ góc độ quản lý, nhằm đảm bảo tính khả thi cao trong việc cải thiện hệ thống của đơn vị.
Bước 5: Phát hành Báo cáo Kiểm toán
Báo cáo Kiểm toán cung cấp ý kiến của Kiểm toán viên về Báo cáo tài chính, bao gồm ba nội dung chính: tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ Tài liệu này sẽ được phát hành đúng thời gian cam kết.
Chương trình kiểm toán khoản mục Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý
Chương trình kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được NTV xây dựng theo mẫu của VACPA và áp dụng trong tất cả các cuộc kiểm toán Chương trình này xác định rõ nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thực hiện cho từng khoản mục và bộ phận cụ thể Kiểm toán viên sẽ linh hoạt áp dụng chương trình kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp dựa trên các đặc điểm riêng của khách hàng.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI KHÁCH HÀNG A DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN NHÂN TÂM VIỆT (NTV) THỰC HIỆN
Để hiểu rõ quy trình kiểm toán Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo tài chính, bài viết này sẽ trình bày về quá trình kiểm toán mà NTV thực hiện cho Công ty Cổ phần A trong năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12/2014.
2.2.1 Khái quát về cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty A
2.2.1.1 Giới thiệu về cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty A
Tổng quan về Công ty A
Công ty A là khách hàng truyền thống, vì vậy thông tin về hoạt động kinh doanh của họ đã được lưu trữ trong hồ sơ pháp lý Điều này rất quan trọng cho quá trình kiểm toán báo cáo tài chính năm nay.
Năm 2014, KTV tập trung thu thập thông tin về các thay đổi trong năm tài chính, bao gồm sự thay đổi trong ban giám đốc, nhân sự kế toán, mở rộng ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động kinh tế và điều chỉnh chính sách.
Một số thông tin cơ bản về Công ty A như sau:
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Địa chỉ: … Thanh Xuân, Hà Nội
Tổng số vốn đầu tư là 100.000.000.000 VND (Một trăm tỷ đồng)
Các lĩnh vực kinh doanh:
+ Sản xuất đồ điện dân dụng + Sản xuất điều hòa không khí
Công ty ABC áp dụng hệ thống kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 244/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính, đảm bảo việc lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ luật kế toán và các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Lý do lựa chọn khác hàng
Công ty A là khách hàng thường niên của NTV, đã được NTV thực hiện kiểm toán BCTC trong nhiều năm Vào năm 2014, dựa trên thư mời kiểm toán từ Công ty A, NTV đã thảo luận và đánh giá ban đầu về các thay đổi trong nhân sự ban giám đốc, kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty A Do đó, NTV đã quyết định tiếp tục duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ.
Chấp nhận và duy trì khách hàng cũ là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá rủi ro hợp đồng Đồng thời, cần thực hiện ký kết hợp đồng kiểm toán cho dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính năm 2014, trong đó rõ ràng xác định nhiệm vụ của các bên, thời gian thực hiện dự kiến và mức phí kiểm toán.
Phân công công việc nhóm kiểm toán, thời gian tiến hành kiểm toán
Sau khi ký hợp đồng kiểm toán với Công ty A, NTV đã tổ chức phân bổ nhân sự cho quá trình kiểm toán Dựa trên các khảo sát ban đầu và yêu cầu về thời gian hoàn thành, chi phí kiểm toán, đội ngũ nhân sự cho nhóm kiểm toán đã được xác định.
Chủ nhiệm kiểm toán: Trần Anh Tâm
Trưởng nhóm: Trương Bình Dương
Kiểm toán viên: Vũ Thị Thiết
Trợ lý kiểm toán: Đặng Trần Hùng
Hoàng Anh Minh Mai Hằng Ly
Thời gian thực hiện kiểm toán
Cuộc kiểm toán năm 2015 sẽ bắt đầu từ ngày 25/02/2015 tại Văn phòng Công ty A và dự kiến hoàn thành trong bốn ngày làm việc Báo cáo kiểm toán dự kiến sẽ được phát hành vào ngày 26/03/2015.
2.2.1.2 Giới thiệu quy trình thực hiện cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty A
Bước 1: Thu thập thông tin sơ bộ về khách hàng và đánh giá rủi ro tiềm tàng
Do Công ty A là khách hàng cũ của NTV nên phần lớn các thông tin sơ bộ về
Công ty A, theo thông tin thu thập từ năm tài chính 2014, không có sự thay đổi nào về ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp và cơ cấu bộ máy quản lý Rủi ro tiềm tàng của công ty được đánh giá ở mức trung bình Chi tiết có thể tham khảo tại Phụ lục 2: Trích GTLV A310 – Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động.
Bước 2: Nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Nghiên cứu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thực hiện trên ba khía cạnh: tính hiện hữu, tính hiệu quả và tính liên tục Hệ thống KSNB được đánh giá dựa trên tính hiệu lực, giúp kiểm toán viên (KTV) xác định các yếu tố rủi ro và gian lận, từ đó lập kế hoạch kiểm toán cũng như xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán Đánh giá chi tiết về hệ thống KSNB tại Công ty A được trình bày tại Phụ lục 3: Trích GTLV A610 – Đánh giá chung về hệ thống KSNB của đơn vị.
Bước 3 trong quy trình kiểm toán là thực hiện kiểm toán chi tiết dựa trên chương trình và thủ tục đã được xây dựng Để đạt được mục tiêu kiểm toán một cách hiệu quả, việc tiến hành kiểm toán chi tiết cần tuân theo trình tự nhất định.
- Xác định mục tiêu kiểm toán tổng thể và cho từng khoản mục;
- Lập kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán chi tiết;
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cho từng khoản mục;
- Kiểm tra chi tiết từng khoản mục, nghiệp vụ và số dư tài khoản.
Bước 4: Thảo luận với khách hàng về kết quả kiểm toán
Kết quả kiểm toán sẽ được chuyển đến Ban lãnh đạo Công ty A và các bộ phận nghiệp vụ liên quan, với mục tiêu đảm bảo tính trung thực, hợp lý và hoàn thiện tối đa trong quá trình kiểm toán.
Bước 5: Tư vấn hoàn thiện hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên quá trình kiểm toán và đánh giá hệ thống kế toán cũng như kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên sẽ phát hành thư quản lý Thư này sẽ chỉ ra những hạn chế và thiếu sót của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất những nội dung cần hoàn thiện từ góc độ quản lý, nhằm đảm bảo tính khả thi cao trong việc cải tiến hệ thống tại Công ty A.
Bước 6: Phát hành Báo cáo Kiểm toán
Báo cáo kiểm toán cung cấp ý kiến của Kiểm toán viên về Báo cáo tài chính, bao gồm ba nội dung chính: tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ Nội dung này sẽ được phát hành đúng thời hạn theo các cam kết đã đặt ra.
2.2.2 Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán BCTC tại Khách hàng A
2.2.2.1 Lập kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán a, Lập kế hoạch:
Lập kế hoạch kiểm toán là quá trình tìm hiểu hoạt động kinh doanh, hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của Công ty A Từ đó, kiểm toán viên (KTV) xây dựng các dự kiến chi tiết về nội dung, phương pháp, lịch trình và phạm vi thủ tục kiểm toán Việc thu thập thông tin khách hàng được thực hiện cho toàn bộ cuộc kiểm toán, được trình bày cụ thể trong giấy tờ làm việc A310 ở Phụ lục 2.
NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
SỰ CẦN THIẾT, YÊU CẦU PHẢI HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
3.1.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán BCTC
Sự phức tạp của môi trường kinh tế dẫn đến việc gia tăng các quy định về quản lý và hạch toán kế toán, làm cho vai trò của kiểm toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Kiểm toán giúp xác minh tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, từ đó cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Khoản mục CPBH và CPQLDN trên Báo cáo kết quả kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc xác định Thuế và Lợi nhuận của doanh nghiệp, điều này thu hút sự quan tâm từ cả doanh nghiệp và các bên liên quan Những chỉ tiêu này không chỉ ảnh hưởng đến các khoản mục khác mà còn tác động gián tiếp đến Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính liên quan Sai sót ở khoản mục này có thể dẫn đến những sai lệch trong nhiều khoản mục khác, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Do đó, việc khắc phục các sai sót trong quy trình kiểm toán BCTC, đặc biệt là kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN, là rất cần thiết.
3.1.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện
Việc hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN trong kiểm toán BCTC cần đảm bảo một số yêu cầu và nguyên tắc như sau:
Trong khuôn khổ kiểm toán, cần tuân thủ nghiêm ngặt Pháp luật về kiểm toán và Chuẩn mực kiểm toán, bất kể quy trình thực hiện nào Đồng thời, quy trình kiểm toán cũng phải phù hợp với điều kiện thực tế của NTV và nhu cầu của khách hàng mà Công ty cung cấp dịch vụ.
Mục tiêu kiểm toán của khoản mục CPBH và CPQLDN là xác nhận tính trung thực hợp lý của thông tin tài chính liên quan đến các khoản mục này, tập trung vào các khía cạnh trọng yếu.
- Các nghiệp vụ liên quan đến CPBH và CPQLDN có thực sự phát sinh.
- Sự đánh giá, tính toán đối với các nghiệp vụ khi ghi sổ có hợp lý và chính xác.
- Sự phân loại, hạch toán các nghiệp vụ về CPBH và CPQLDN có đảm bảo đầy đủ, đúng đắn và đúng kỳ hay không.
- Sự tính toán đánh giá các số liệu có đảm bảo chính xác hay không
Số liệu tổng hợp trên báo cáo tài chính (BCTC) cần phải khớp với các số liệu trên sổ tổng hợp và chi tiết Đồng thời, các thông tin này cũng phải đảm bảo tuân thủ các quy định về lập và trình bày BCTC.
Dựa trên những yêu cầu đã nêu, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình kiểm toán các khoản mục Chi phí bán hàng (CPBH) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) trong kiểm toán Báo cáo tài chính (BCTC).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆT QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CPBH VÀ CPQLDN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN NHÂN TÂM VIỆT THỰC HIỆN
3.2.1 Hoàn thiện quy trình kiểm toán BCTC
Thứ nhất: Giải pháp hoàn thiện thủ tục phân tích, đánh giá thông tin
NTV cần xây dựng chương trình kiểm toán riêng biệt cho từng nhóm khách hàng, phân loại theo lĩnh vực hoạt động và đặc điểm tổ chức quản lý Để nâng cao chất lượng kiểm toán, cần hoàn thiện chương trình kiểm toán với việc tích hợp thủ tục phân tích và đánh giá thông tin xuyên suốt ba giai đoạn của cuộc kiểm toán Thủ tục này không chỉ giúp KTV định hướng nhận định các biến động có rủi ro mà còn mang lại nhiều lợi ích cho quá trình kiểm toán.
Thứ hai: Giải pháp hoàn thiện việc phát hành thư quản lý
NTV cần thiết lập quy chế thống nhất về thư quản lý, bao gồm việc quyết định có lập thư quản lý hay không Nếu có, cần chuẩn bị bản dự thảo để xem xét trước khi phát hành bản chính Thư quản lý nên được soát xét đồng thời với báo cáo kiểm toán hoặc có thể soát xét riêng Cần xác định rõ thời gian phát hành thư quản lý để đảm bảo tính hiệu quả.
NTV nên tập trung đầu tư vào nghiên cứu và phát triển ứng dụng phần mềm kiểm toán, nhằm nâng cao chất lượng và đẩy nhanh tiến độ của các cuộc kiểm toán.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán BCTC
3.1.2.1 Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Thứ nhất: Giải pháp hoàn thiện thủ tục tìm hiểu thông tin bổ sung
NTV cần xây dựng mẫu giấy tờ làm việc cụ thể cho thủ tục tìm hiểu thông tin bổ sung đối với khách hàng lâu năm, nhằm đảm bảo quy trình này được thực hiện đầy đủ và chính xác Việc thiếu giấy tờ làm việc có thể dẫn đến việc thủ tục quan trọng này bị bỏ qua trong quá trình kiểm toán các khoản mục CPBH và CPQLDN Do đó, việc bổ sung mẫu giấy tờ này là cần thiết để nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Thứ hai: Giải pháp hoàn thiện thủ tục đánh giá hệ thống KSNB
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của khách hàng là một phần thiết yếu trong mọi cuộc kiểm toán Để thực hiện công việc này hiệu quả, cần giao cho các kiểm toán viên (KTV) có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm.
Khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm toán viên (KTV) tại NTV thường tìm hiểu quy chế tài liệu về chính sách phỏng vấn kế toán và quan sát việc thực hiện quy chế tại đơn vị Kết quả đánh giá được ghi chép trên các giấy tờ làm việc, giúp KTV hiểu rõ hơn về thiết kế và vận hành hệ thống KSNB Đối với khách hàng cũ, KTV cần thực hiện đầy đủ các thử nghiệm kiểm soát và xem xét hồ sơ kiểm toán các năm trước để đánh giá hệ thống KSNB, nhằm hạn chế rủi ro kiểm soát Để cải thiện quy trình đánh giá KSNB và nâng cao chất lượng kiểm toán, KTV có thể lập các câu hỏi đóng chi tiết, tạo tiền đề cho việc đánh giá hệ thống KSNB tại đơn vị được kiểm toán.
KTV nhận định rằng hoạt động kiểm soát trong đơn vị có thể còn thiếu sót Để đánh giá hiệu quả của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) trong việc kiểm toán các khoản mục Chi Phí Bán Hàng (CPBH) và Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp (CPQLDN), dưới đây là bảng câu hỏi đề xuất.
Bảng 3.1: Các câu hỏi để đánh giá hệ thống KSNB
Câu hỏi Có Không Ghi chú
1 Các chính sách về CPBH, CPQLDN có được quy định thành văn bản không?
2 Hệ thống chứng từ gốc sử dụng trong công tác quản lý CPBH, CPQLDN có đầy đủ không?
3 Sổ sách chứng từ kế toán về CPBH, CPQLDN có được lưu trữ và sử dụng hợp lý không?
4 Có xây dựng định mức chi tiêu không?
5 Có quy định về hoa hồng bán hàng?
6 Quy định về lương bộ phận bán hàng?
7 Có thực hiện đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng, các bộ phận liên quan hay không?
8 Có quy định về quyền hạn phê chuẩn chi phí hay không
9 Có quy định và kiểm tra chặt chẽ về sử dụng tỷ giá ngoại tệ về hạch toán CPBH và CPQLDN hay không?
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần dựa vào thông tin thu thập từ phỏng vấn của kiểm toán viên (KTV) và kết quả từ quy chế hoạt động của khách hàng Đối với khách hàng thường niên, KTV không nên chỉ dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước, mà cần thực hiện đánh giá chi tiết và cẩn thận như với khách hàng mới Việc kết hợp phỏng vấn và quan sát trong quá trình đánh giá KSNB là rất quan trọng, nhằm thu thập thêm bằng chứng thực tế và đầy đủ cho kết quả đánh giá.
Thứ ba: Giải pháp hoàn thiện thủ tục xác định mức rủi ro
Trong quá trình kiểm toán, việc đánh giá rủi ro liên quan đến CPBH và CPQLDN là rất quan trọng, do chúng là các khoản mục chủ chốt trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh KTV cần hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro bằng cách ước tính mức rủi ro kiểm toán để xác định rủi ro phát hiện Đối với từng tài khoản quan trọng, cần xem xét tất cả các yếu tố có thể làm gia tăng rủi ro, bao gồm cả các sự kiện có khả năng dẫn đến gian lận và sai sót trọng yếu trong Báo cáo tài chính KTV có thể sử dụng các câu hỏi phù hợp để đánh giá rủi ro một cách hiệu quả.
Bảng 3.2: Các câu hỏi để đánh giá rủi ro
1 Có tồn tại nghiệp vụ được hạch toán không theo hệ thống không?
2 Có phân cấp phê duyệt các loại chi phí không?
3 Có tồn tại nghiệp vụ bất thường hay nghiệp vụ phức tạp nào không Những loại nghiệp vụ này có thể bao gồm:
- Các nghiệp vụ lạ đối với hoạt động kinh doanh của khách hàng
- Các nghiệp vụ liên quan tới các bên hữu quan với quy mô lớn và bất thường.
- Các nghiệp vụ nghi ngờ đến hoạt động vi phạm pháp luật của khách hàng.
4 Các nghiệp vụ mà thường xảy ra sai phạm trong hạch toán kế toán của khách hàng mà dựa vào hiểu biết của chúng ta về khách hàng có thể nhận ra sai phạm.
5 Có tồn tại các nghiệp vụ theo dự toán và được điều chỉnh cuối năm không.
6 Có được kiểm tra và đối chiếu thường xuyên không.
7 Có các nghiệp vụ đặc trưng theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng không.
8 Có chịu áp lực hay nghi ngờ về tính liêm chính của Ban quản lý không….
Sau khi trả lời tất cả các câu hỏi, kiểm toán viên xác định được các rủi ro chi tiết liên quan Dựa vào những rủi ro này, họ sẽ thiết kế các thủ tục kiểm toán cụ thể cho khoản mục được kiểm tra Việc xác định rủi ro chi tiết có ảnh hưởng lớn đến khối lượng thử nghiệm kiểm toán cần thực hiện.
Để đảm bảo tính khách quan trong quá trình đánh giá, cần xác định mức trọng yếu cho từng khoản mục, giúp KTV có cơ sở vững chắc và tránh tình trạng dựa vào các xét đoán chủ quan khi đưa ra kết luận.
Thứ tư: Giải pháp hoàn thiện phân tích sơ bộ:
NTV nên xây dựng bảng phân tích sơ bộ riêng cho từng khoản mục trong báo cáo tài chính, do KTV thực hiện kiểm toán từng khoản mục Điều này giúp đảm bảo có những nhận xét chi tiết hơn về tình hình biến động của từng khoản mục, từ đó nâng cao chất lượng phân tích tài chính.
3.1.2.2 Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Thứ nhất: Hoàn thiện việc áp dụng thử nghiệm kiểm soát trong kiểm toán khoản muc chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với một số khách hàng lớn, có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì KTV nên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm tiết kiệm thời gian và giá phí của cuộc kiểm toán.
Thử nghiệm kiểm soát được thiết kế để xác minh độ tin cậy của các thủ tục kiểm soát mà khách hàng thực hiện Các thử nghiệm này có thể áp dụng cho chi phí hoạt động, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động này diễn ra hiệu quả và chính xác.
- Bảng 3.3: Thử nghiệm kiểm soát
Mục tiêu kiểm toán Hoạt động kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát
Sự phê chuẩn các khoản chi ở đúng thẩm quyền không, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng không
Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn gồm chứ ký, con dấu…
Các hoá đơn mua hàng (điện, nước, điện thoại) phải được đánh số thứ tự và theo dõi việc vào sổ.
Theo dõi một chuỗi liên tục các hoá đơn, kiểm tra tính đầy đủ của các hóa đơn
Doanh nghiệp có đủ sơ đồ tài khoản.
Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại
- Kiểm tra các thủ tục vào sổ theo đúng sơ đồ tài khoản
- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ
Doanh nghiệp có các quy định ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi thực hiện các khoản chi
- Kiểm tra thủ tục vào sổ và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa được vào sổ hay không.
- Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ
Thứ hai: Hoàn thiện thực hiện thủ tục phân tích trong thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
