1.3 QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
1.3.2.3 Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ
sai sót ngay từ khi ghi chép bởi vì việc xử lý ghi chép nghiệp vụ là khâu vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính đúng đắn, trung thực của thơng tin tài chính.
a, Thực hiện kiểm tra chi tiết:
Đọc lướt sổ chi tiết tài khoản chi phí để nắm được tình hình cơ bản việc hạch tốn các nghiệp vụ có đúng tài khoản, khoản mục chi phí quy định hay khơng.
Chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh từ đầu năm, các mẫu thường chọn là những nghiệp vụ bất thường (về nội dung nghiệp vụ và tài khoản đối ứng, thường phát hiện được thông qua việc đọc lướt sổ chi tiết) và các nghiệp vụ có số tiền lớn, các khoản chi phí có chứa đựng nhiều rủi ro như chi phí văn phịng, chi phí quảng cáo, tiếp khách, các khoản chi phí trích trước…
Mục tiêu và các thủ tục cần thực hiện:
Bảng 1.2 Mục tiêu và các thủ tục cần thực hiện khi kiểm tốn khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Mục tiêu Thủ tục
Sự phát sinh: Đảm bảo cho các
khoản chi phí đã được kế toán đơn vị ghi chép vào hệ thống sổ kế toán của kỳ báo cáo là thực sự phát sinh thực tế tại đơn vị.
- Kiểm tra các khoản đã chi có đủ hóa đơn, chứng từ hay không, những chứng từ đó có được phê duyệt đầy đủ và hợp lý hay khơng. - Những khoản chi phí quảng cáo, hoa hồng… được thể hiện trong hợp đồng thì cần kiểm tra tính phê duyệt đầy đủ của hợp đồng.
- Có thể gửi thư xác nhận đối với các chi phí phát sinh trọng yếu có liên quan đến bên thứ ba.
Đánh giá: Đảm bảo việc đánh
giá chi phí của đơn vị phù hợp với các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận phổ biến.
- Cần xem xét phương pháp khấu hao, phân bổ chi phí, tính lương trả cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp của đươn vị có phù hợp với các quy định hiện hành và được thực hiện nhất quán hay khơng (có thể tham chiếu sang phần hành lương và tài sản cố định).
-Chú ý đối với việc xác định tỷ giá hạch toán của các nghiệp vụ chi phí phát sinh bằng ngoại tệ. - Đặc biệt lưu ý một số định mức đối với chi phí quảng cáo, tiếp khách, chi trang phục cho người lao động…
Tính tốn: Đảm bảo các nghiệp
vụ chi phí phát sinh được tính tốn và ghi chép đúng giá trị.
Xem xét việc tính tốn chi phí của đơn vị, có thể chọn mẫu và tính tốn lại.
Đầy đủ: Đảm bảo các nghiệp vụ
chi phí phát sinh phải được ghi chép và phản ánh đầy đủ vào các sổ kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu số lượng các bút toán ghi sổ với số lượng các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra số thứ tự của nghiệp vụ hạch tốn chi phí ghi trên sổ kế tốn để đảm bảo khơng có nghiệp vụ bị ghi trùng hoặc bỏ sót.
- Tiến hành khảo sát đồng thời hoặc tham chiếu với các chu kỳ hoặc khoản mục khác như tiền, tài sản cố định, lương…để phát hiện các trường hợp ghi trùng hoặc bỏ sót nghiệp vụ nếu có.
Đúng đắn: Đảm bảo việc hạch
tốn các nghiệp vụ chi phí phát sinh chính xác về mặt số liệu, đúng tài khoản và đúng quan hệ đối ứng.
- Kiểm tra việc phân loại và hạch toáncác nghiệp vụ phát sinh trên các sổ kế toán tương ứng (sổ kế toán tổng hợp và chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và sổ cái các tài khoản đối ứng) để xác nhận sự hạch tốn chính xác số liệu và đúng quan hệ đối ứng. - So sánh đối chiếu giữa chứng từ thu, chi tiền với bút toán ghi sổ tương ứng về ngày tháng, số tiền có đảm bảo chính xác từ chứng từ lên sổ khơng. (đối với những khoản chi phí thanh tốn
bằng tiền mặt)
Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế
được phản ánh đúng kỳ mà chúng phát sinh và đủ điều kiện được ghi nhận.
Chọn mẫu một số nghiệp vụ, đặc biệt chú ý đến các nghiệp vụ phát sinh gần trước và sau ngày khóa sổ, đối chiếu với ngày tháng ghi trên hóa đơn chứng từ với ngày tháng ghi sổ các nghiệp vụ để xác định xem chi phí có được hạch tốn đúng kỳ khơng. Có thể đối chiếu đồng thời trên các sổ cái các tài khoản đối ứng.
Phân loại và hạch toán: Các
nghiệp vụ kinh tế có được phân loại và hạch toán đúng đắn khơng.
- Đọc nội dung các khoản chi phí trong các sổ kế toán chi tiết CPBH và CPQLDN để kiểm tra việc phân loại các khoản chi phí có đúng đắn khơng nhằm phát hiện các chi phí khơng được phép hạch toán vào CPBH và CPQLDN và khơng được coi là chi phí hợp lý của của doanh nghiệp theo quy định của luật thuế thu nhập doanh ngiệp.
- Kiểm tra việc phân loại chi phí theo khoản mục, đánh giá việc phân loại này có phù hợp với chính sách, chế độ kế tốn doanh nghiệp hay không?
- Kiểm tra việc ghi nhận các nghiệp vụ vào sổ kế toán tương ứng và xem xét mối quan hệ đối ứng tài khoản trong hạch tốn có đảm bảo chính xác và phù hợp với chế độ kế tốn hay khơng thơng qua việc kiểm tra ghi chép ngay trên chứng từ
Cộng dồn và báo cáo - Kiểm tra việc tính tốn lũy kế phát sinh CPBH và CPQLDN trên từng sổ chi tiết và trên sổ tổng
hợp, để đánh giá tính đầy đủ, chính xác của số liệu cộng dồn.
- KTV cộng lại số liệu lũy kế phát sinh đã kết chuyển của tài khoản CPBH hàng (TK 641), tài khoản CPQLDN (TK 642) và đối chiếu với kết quả của doanh nghiệp.
- Xem xét đánh giá việc trình bày, công bố thông tin CPBH và CPQLDN trên BCTC về tính phù hợp với quy định của chế độ kế toán và sự nhất quán giữa số liệu trên BCTC với số liệu trên sổ kế toán của đơn vị.
b, Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết: Thủ tục kiểm tra chi tiết khơng những chỉ xem
các sai sót về hạch tốn nghiệp vụ mà cịn quan tâm đến hoạt động của hệ thống KSNB, hệ thống thơng tin và có thể về tính khách quan của Ban Giám đốc và năng lực của đội ngũ nhân viên