MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG
Khái niệm và vai trò của kho hàng
1.1.1 Khái niệm Kho hàng là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt qua trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.
Trong lĩnh vực logistics, nhà kho và trung tâm phân phối (DC) thường bị nhầm lẫn, nhưng thực tế chúng có sự khác biệt rõ rệt Nhà kho là nơi lưu trữ tất cả các loại sản phẩm, trong khi trung tâm phân phối chỉ duy trì mức dự trữ tối thiểu cho những mặt hàng có nhu cầu cao Quá trình xử lý hàng hóa tại nhà kho bao gồm bốn bước: nhập kho, lưu trữ, chọn lọc, phân loại và xuất kho, trong khi tại trung tâm phân phối chỉ có hai bước chính là nhập hàng và xuất hàng Nhà kho tập trung vào việc bảo quản và dự trữ, còn trung tâm phân phối chú trọng vào các dịch vụ giá trị gia tăng như phân loại, bao gói, dán nhãn và lắp ráp sản phẩm theo yêu cầu khách hàng Thông tin tại nhà kho được thu thập theo từng đợt, trong khi trung tâm phân phối cập nhật số liệu theo thời điểm.
1.1.2 Chức năng của kho hàng
Sự phát triển của các công ty phân phối hàng hóa đang gia tăng, kéo theo mức độ phức tạp trong quản lý kho ngày càng cao Khi lượng hàng trong kho lớn và đa dạng sản phẩm tăng lên, nhu cầu về không gian kho bãi và nguồn nhân lực quản lý cũng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Nhiều nhà phân phối đã phải chi tiêu lớn cho việc gom hàng và dọn dẹp kho, cũng như quản lý quy trình nhập hàng và chuyển hàng đến địa điểm gom Sự không phù hợp của kho hàng có thể trở thành vấn đề nghiêm trọng nếu không quản lý chính xác hàng hóa.
Kho hàng hiện đại thường có các chức năng sau:
Gom hàng là quá trình tập hợp và sắp xếp các lô hàng hoặc nguyên vật liệu không đủ số lượng thành những lô hàng đủ để sử dụng trong vận chuyển trọn gói container Người gom hàng sẽ chỉnh đốn và tổ chức hợp lý các lô hàng lẻ, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đảm bảo hiệu quả trong việc giao nhận hàng hóa.
Khi hàng hóa và nguyên vật liệu được nhận từ các nguồn hàng nhỏ, kho sẽ đóng vai trò là điểm tập kết, giúp hình thành các lô hàng lớn Việc này mang lại lợi thế về quy mô trong quá trình vận chuyển tới nhà máy và thị trường bằng các phương tiện vận chuyển.
Phối hợp hàng hóa là quá trình tổ chức các mặt hàng kinh doanh để đáp ứng tốt nhất các đơn hàng đa dạng từ khách hàng Kho hàng có nhiệm vụ tách các lô hàng lớn, phối hợp và ghép các loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, từ đó đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho quá trình bán hàng.
Để bảo đảm và lưu giữ hàng hóa, cần phải duy trì nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp Việc tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho là rất quan trọng, đồng thời cần chăm sóc và bảo quản hàng hóa một cách cẩn thận trong kho.
Dưới đây sẽ đi sâu vào một số chức năng chính của kho:
Sử dụng nhà kho để cung ứng và phân phối hàng hóa A.Kho hỗ trợ cho sản xuất
Kho hàng đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất, giúp công ty quản lý và cung cấp nguyên liệu, vật liệu và linh kiện từ nhiều nhà máy khác nhau Việc tối ưu hóa kho hàng không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất mà còn đảm bảo nguồn cung kịp thời cho các quy trình sản xuất.
A, B, C, D được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo đơn hàng/ hợp đòng đã thảo thuận trước, theo các phương thức chuyển toa xe hoặc chuyển toa tàu Hàng được dự trữ tại kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu Kho nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy, nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng tiện lợi Nhờ có kho đảm bảo vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất liên tục, nhịp nhàng Do đó kho đã hỗ trợ đắc lực cho sản xuất phát triển.
B Kho hàng tổng hợp
Nhà cung cấp A Nhà cung cấp B
Nhà cung cấp C Nhà kho Nhà máy
Khách hàng 1 Nhà máy A
Khách hàng 2 Nhà máy B
Kho hàng tổng hợp Nhà máy C
Trường hợp B cho thấy công ty có nhiều nhà cung cấp (A, B, C) với các loại hàng hóa khác nhau Công ty phục vụ nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại có nhu cầu nguyên vật liệu riêng Theo đơn hàng, các nhà cung cấp sẽ giao hàng về kho trung tâm của công ty Tại đây, hàng hóa được phân loại, tổng hợp và gia cố theo yêu cầu của từng đơn hàng Cuối cùng, hàng hóa sẽ được chuyển đến khách hàng tùy thuộc vào từng lô hàng.
Một số khách hàng yêu cầu những lô hàng lớn Hàng hóa sẽ được vận chuyển về kho của công ty, nơi mà chúng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp để tạo thành một lô hàng lớn nhằm phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Nhà máy B Khách hàng 2
Khách hàng 3 Nhà máy C
Khách hàng 3 Khách hàng 2
Kho tách hàngNhà máy
Trường hợp D cho thấy nhu cầu của khách hàng đối với những lô hàng nhỏ Để đáp ứng nhu cầu này, hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nhà máy về kho Tại kho, lô hàng lớn sẽ được tách ra thành những lô hàng nhỏ hơn, với số lượng phù hợp để giao đến tay khách hàng.
1.1.3 Mối quan hệ của quản trị kho hàng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
- Mối quan hệ của quản trị kho với trình độ dịch vụ khách hàng:
Kho là phương thức lưu trữ và bảo quản hàng hóa, giúp cung cấp sản phẩm cho khách hàng với dịch vụ chất lượng cao nhất và chi phí hợp lý nhất.
Kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì liên tục quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, đặc biệt khi nhu cầu tiêu dùng có thể thay đổi theo mùa vụ và có những biến động khó lường Với sự phức tạp trong nguồn cung, việc duy trì hoạt động sản xuất liên tục là cần thiết để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý Do đó, lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp ứng phó với những thay đổi bất thường trong điều kiện kinh doanh, từ đó phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất hiệu quả.
Nội dung quản trị nghiệp vụ kho hàng
1.3.1 Mục tiêu và nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá
Quản trị nghiệp vụ kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa Mục tiêu chính của quản trị nghiệp vụ kho là nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và đảm bảo hàng hóa được quản lý một cách chính xác Bằng cách tập trung vào việc cải thiện quy trình, quản trị kho giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Mục tiêu chính của kho hàng là đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu trong quá trình mua bán hàng hóa Điều này liên quan chặt chẽ đến chức năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho, nhằm tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa.
Mục tiêu chính của việc hợp lý hóa phân bố dự trữ hàng hóa trong kho là tối ưu hóa quản trị dự trữ và sử dụng hiệu quả diện tích cũng như dung tích kho.
Mục tiêu chất lượng hàng hóa bảo quản tập trung vào việc quản lý chất lượng sản phẩm trong lĩnh vực thương mại, chủ yếu diễn ra tại kho hàng.
Các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện các mục tiêu bao gồm: số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hóa, tỷ lệ lô hàng bị trả lại, thời gian trung bình chuẩn bị lô hàng để giao cho khách hàng, tốc độ chu chuyển hàng hóa tại kho, hệ số sử dụng diện tích và dung tích kho, tỷ lệ hao hụt hàng hóa tại kho, và giá thành nghiệp vụ kho.
Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá:
Mỗi nghiệp vụ kho cần được thực hiện với chất lượng tối ưu, thời gian ngắn nhất và chi phí thấp nhất Việc tận dụng hiệu quả năng lực của trang thiết bị kho sẽ giúp giảm thiểu tổng mức chi phí lưu trữ.
Chúng tôi không ngừng cải tiến các thiết bị kỹ thuật cho hoạt động kho, từng bước thay thế lao động thủ công bằng các công cụ và thiết bị hiện đại, nửa cơ giới và cơ giới hóa.
- Bảo đảm tính liên tục, cân đối và thống nhất cho các nghiệp vụ kho
- Giảm dần hao hụt tự nhiên của hàng hoá, đồng thời loại trừ hao hụt vượt định mức.
Tuỳ thuộc vào hàng hoá bảo quản và loại hình kho mà quá trình nghiệp vụ kho khác nhau.
Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua 3 công đoạn nghiệp vụ: Tiếp nhận, bảo quản và phát hàng.
1.3.2 Nội dung nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa a) Nội dung tiếp nhận hàng tại khoTiếp nhận hàng là hệ thống các mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng hàng hoá thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hoá trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hoá theo các văn bản pháp lý qui định
Tiếp nhận hàng hóa là một quy trình quan trọng trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò trung gian giữa mua hàng, vận chuyển và kho bãi Quy trình này thể hiện mối quan hệ kinh tế và pháp lý giữa các đơn vị như nguồn hàng, đơn vị vận chuyển và doanh nghiệp thương mại Do đó, việc tiếp nhận hàng hóa cần tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa.
Việc xác định trách nhiệm vật chất giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng là rất quan trọng, nhằm làm rõ trách nhiệm trong việc thực hiện các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán (nguồn hàng) và người mua (doanh nghiệp thương mại), cũng như đơn vị vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng mua - bán và hợp đồng vận chuyển đã ký kết.
Doanh nghiệp cần phải kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng, đồng thời đánh giá việc thực hiện hợp đồng mua bán và quá trình vận chuyển giữa các bên.
Thông qua việc tiếp nhận hàng hóa, chúng ta có thể thu thập thông tin về mua hàng và vận chuyển Do đó, việc hạch toán nghiệp vụ nhập hàng tại kho cần được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể.
- Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác
Yêu cầu tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận nhằm giải phóng nhanh phương tiện vận tải và đưa hàng hóa vào nơi bảo quản Tuy nhiên, tính kịp thời và nhanh chóng không được ảnh hưởng đến độ chính xác trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Công đoạn tiếp nhận hàng tại kho bao gồm việc tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất lượng và làm chứng từ nhập hàng.
Kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập là quá trình xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa, tập trung vào khía cạnh số lượng.
Chế độ và kỹ thuật tiếp nhận hàng hóa phụ thuộc vào vị trí, phương tiện vận tải, đặc điểm bao bì và tính chất hàng hóa, theo quy định của các văn bản pháp lý Quy trình tiếp nhận hàng hóa thường bao gồm hai bước chính.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
Khái quát về công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang 34 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW I, viết tắt là CPC 1, được thành lập chính thức theo quyết định số 171/BYT-QĐ vào ngày 1 tháng 4 năm 1971 Công ty có tên gọi ban đầu là “Công ty Dược phẩm cấp I” và thuộc Tổng Công ty Dược trực thuộc Bộ Y tế.
Công ty ban đầu mang tên “Công ty Dược phẩm cấp I” và đã trải qua nhiều năm thay đổi do biến động kinh tế và sự phát triển của các hoạt động trong công ty, dẫn đến việc công ty đã có những tên gọi khác nhau.
-Năm 1985, Công ty đổi tên thành “Công ty Dược phẩm Trung ương I” theo quyết định số 534/BYT-QĐ ngày 5/6/1985.
-Ngày 22/4/1993, Bộ Y tế ra Quyết định số 408/BYT – QĐ thành lập lại
“Công ty Dược phẩm Trung ương 1” thuộc Tổng Công ty Dược, Bộ Y tế.
Đến năm 2010, Công ty TNHH Một thành viên Dược phẩm trung ương 1 được thành lập theo quyết định số 45/QĐ-TCTD ngày 29/6/2010, với Nhà nước là chủ sở hữu.
CPC 1, từ những ngày đầu thành lập với quy mô nhỏ, đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực nhập khẩu, phân phối và kinh doanh thuốc Năm 2010, công ty được chuyển đổi thành Công ty TNHH Một thành viên Dược phẩm trung ương 1, tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì và mở rộng thị trường trong và ngoài nước Công ty cũng đã tăng cường phát triển đối tác đầu tư và mở rộng hoạt động liên doanh, liên kết với các công ty nước ngoài Sau hơn 40 năm hoạt động, CPC 1 khẳng định vị thế hàng đầu của mình tại Việt Nam.
Công ty đang mở rộng mạng lưới phân phối với số lượng khách hàng ngày càng tăng Trụ sở chính của công ty nằm tại 356A đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội, cùng với 08 hiệu thuốc trực thuộc tại Hà Nội Ngoài ra, công ty còn có 4 chi nhánh đặt tại trung tâm các vùng miền.
Chúng tôi có các chi nhánh tại TP Bắc Giang, TP Quảng Ninh, TP Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh, trong đó có một hiệu thuốc trực thuộc Ngoài ra, chúng tôi còn sở hữu một hiệu thuốc liên doanh tại TP Vinh.
Công ty chủ yếu cung cấp sản phẩm cho thị trường tiêu thụ bao gồm các bệnh viện công lập và tư nhân, công ty dược phẩm, các xí nghiệp sản xuất nguyên liệu, công ty TNHH, nhà thuốc, phòng khám và trạm y tế trên toàn quốc.
Ngoài ra Công ty còn thực hiện các nghĩa vụ công ích phục vụ cộng đồng theo chính sách của Bộ Y tế.
Công ty chúng tôi hợp tác với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thuốc trong nước cũng như các hãng dược phẩm quốc tế đang hoạt động tại Việt Nam.
Công ty hiện có khoảng 3000 khách hàng, trong đó hơn 600 khách hàng thường xuyên Chúng tôi duy trì mối quan hệ kinh doanh với hơn 60 nhà sản xuất nước ngoài được Bộ Y tế cấp phép Đặc biệt, thị trường các đơn vị điều trị chiếm 30% doanh số bán hàng, bao gồm các bệnh viện trung ương, bệnh viện đa khoa tỉnh, bệnh viện huyện, cũng như các bệnh viện và phòng khám tư nhân Đây là một thị trường rất quan trọng, vì vậy công ty luôn chú trọng đầu tư phát triển.
- Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
- Các nguyên liệu, phụ liệu để sản xuất thuốc, các sản phẩm y tế, bao bì dược phẩm.
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu các thành phẩm thuốc tân dược, đông dược phòng và chữa bệnh cho người.
Chúng tôi chuyên cung cấp và kinh doanh xuất nhập khẩu tinh dầu, hương liệu và dầu động thực vật y tế Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp bông băng gạc, kính mắt, kính thuốc và các loại máy móc thiết bị y tế dược chất lượng cao.
Kinh doanh xuất nhập khẩu hóa mỹ phẩm và sản phẩm dinh dưỡng, cùng với hóa chất các loại, bao gồm hóa chất xét nghiệm và kiểm nghiệm trong y tế Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các loại vắc xin tiêm chủng.
- Kinh doanh xuât nhập khảu nguyên liệu bao bì dược phẩm, phụ liệu các sản phẩm y tế.
- Dịch vụ nhập khẩu ủy thác thuốc.
- Dịch vụ cho thuê văn phòng kho xưởng, dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
Công ty Dược phẩm TW 1 hiện đang kinh doanh hơn 4.000 mặt hàng, bao gồm thuốc thông thường, thuốc thiết yếu và thuốc chuyên khoa Các sản phẩm này được phân loại thành hai nhóm chính: nguyên liệu và thành phẩm Nguyên liệu chủ yếu được nhập khẩu, chiếm tới 80% từ 15 hãng uy tín như Roche, Sanofi (Pháp), Novatis (Thụy Sĩ), Geodeon Richer (Hungari), và Choongvae (Hàn Quốc), đóng góp khoảng 40% doanh số bán Phần còn lại là thành phẩm dược được nhập từ các xí nghiệp trong nước và nước ngoài.
Chi nhánh đóng vai trò quan trọng như một cầu nối giữa Tổng công ty và khách hàng, giúp cung cấp các sản phẩm thiết yếu phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng Qua đó, chi nhánh không chỉ thực hiện giá trị mà còn gia tăng giá trị sử dụng của hàng hóa.
Việc hình thành hàng hóa dự trữ vào thứ Hai không chỉ góp phần bình ổn thị trường mà còn giúp cân bằng cung - cầu giá cả Điều này tạo ra sự kết nối hiệu quả giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng về không gian và thời gian, đồng thời bảo vệ và quản lý chất lượng hàng hóa.
Thứ ba đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới thương mại phân phối bán lẻ, không chỉ giao tiếp với khách hàng mà còn cung cấp thông tin về nguồn hàng thị trường Chi nhánh này phản hồi thông tin từ thị trường đến nhà sản xuất, giúp họ hoàn thiện sản phẩm và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường và người tiêu dùng.
Thực trạng công tác quản trị kho hàng của công ty
2.2.1 Tình hình cơ sỏ vật chất kho
Chi nhánh công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 tại Bắc Giang tọa lạc tại lô 42+43_Nhà 12 đường Hoàng Văn Thụ, TP Bắc Giang, với diện tích mặt bằng 200m2 và 5 tầng Tổng diện tích kho bãi lên tới 1000m2, bao gồm 12 phòng chứa riêng biệt và 5 phòng làm việc.
Thiết bị dùng trong công tác bảo quản:
Bảng 2.9 Thiết bị dùng trong công tác bảo quản:
STT Tên thiết bị Số lượng Công suất thiết bị
1 Kệ inox 40 5 tầng mỗi tầng 5m 2
3 Điều hòa PANASONIC CU/CS-
4 Điều hòa trung tâm MIDEA 2 chiều MFS-28HR/MFS-28HR 2 28000 BTU
6 Máy hút bụi PANASONIC MC-
9 Máy quấn màng PE Pallet
WINPACK 402 1 500W- độ dãn màng
( Nguồn: Cơ sở thiết bị CPC1)
Thiết bị dùng trong công tác vận chuyển:
-2 xe tải nhẹ Vinaxuki 500kg
Cơ sở vật chất kho của chi nhánh được trang bị đầy đủ và đạt tiêu chuẩn GDP, đáp ứng nhu cầu bảo quản và vận chuyển hàng hóa Do kho chuyên bảo quản thuốc, thiết bị của công ty luôn hoạt động hết công suất, vì vậy cần thường xuyên bảo dưỡng Trong thời gian bảo dưỡng, công ty cần có kho dự trữ để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.
2.2.2 Tình hình nhân lực kho hàng
Bảng 2.10 Bảng mô tả công việc chi nhánh :
TT Vị trí công việc Số người Trình độ.
3 Mua hàng 2 DSDH, DSTH
4 Bán hàng 2 DSDH, DSTH
5 Kiểm tra chất lượng hang hóa 2 DSDH, DSTH
7 Giao nhận vận chuyển 3 DSTH
12 Quản lý thiết bị 1 DSTH
13 Thường trực ATLĐ, PCCN 1 DSTH
14 Văn thư lưu trữ 1 Dược tá
15 Theo dõi đào tạo 1 DSDH
Nhân viên kho hàng tại chi nhánh đều là dược sĩ trung học trở lên, có chuyên môn trong ngành nhưng thiếu đào tạo về quản lý kho, dẫn đến một số hạn chế Với chỉ 4 nhân viên, mỗi người phải đảm nhiệm nhiều vị trí, khiến khi hàng hóa chuyển về ồ ạt, công việc trở nên quá tải và chất lượng công việc không được đảm bảo.
2.2.3 Thực trạng quy trình quản trị kho hàng.
Bảng 2.11 Quy trình tiếp nhận và vận chuyển :
Nhân viên giao nhận Kho hội sở
Nhân viên mua hàng/Phụ trách Phòng QLCL, KV, KD
Nhóm kiểm hàng Đ ạt ti êu c h u ẩn
Nhận hàng tại kho chi nhánh
Bảng 2.12 Quy trình nhận hàng:
Bước Trách nhiệm Nhiệm vụ
Chuẩn bị xe đẩy, giá kệ để xếp hàng,vị trí để hàng Nhóm nhận hàng ít nhất phải có 02 người trở lên.
Làm sạch bao bì:
Tùy trường hợp có cách xử lý làm sạch bao bì phù hợp: bằng giẻ khô, máy hút bụi, chổi long…
3 Nhóm nhận hàng Đối chiếu hàng hóa: Đối chiếu giữa hàng với hóa đơn về.
Tên hàng, nồng độ, hàm lượng, số đăng ký.
Số lượng Hàng nhập kho phải có hạn sử dụng tối thiểu 12 tháng.
Nếu ngắn hơn,phải kiểm tra lại thông tin từ nhân viên mua hàng.
Các giấy tờ kèm theo phải kiểm nghiệm.
Ký nhận chứng từ:
Kiểm tra, đối chiếu lại số lượng thực nhận của toàn bộ lô hàng với hóa đơn chứng từ, ký nhận vào hóa đơn:
Nếu đúng, đủ hàng: giữ lại hóa đơn đỏ, giao lại cho người giao nhận hàng hóa đơn xanh.
Không ký vào hóa đơn nếu đơn hàng không đúng, không đủ hàng, đồng thời báo cho người có trách nhiệm để kịp thời giải quyết.
(Nguồn: Quy trình nhận hàng CPC1)
Bảng 2.13 Quy trình kiểm hàng :
Bước Trách nhiệm Nhiệm vụ
Nhóm kiểm hàng phải có ít nhất 2 người.Nhân viên kiểm tra, kiểm soát chất lượng hàng hóa lad DSĐH
Biên bản không phù hợp Băng đảm bảo…
Kiểm hàng Kiểm tra số lượng Kiểm tra 100% số lượng trong vòng 7 ngày làm việc Kiểm nhân hàng hóa
Theo hướng dẫn kiểm tra nhãn hàng hóa Kiểm tra cảm quan
Kiểm tra cảm quan so với phiếu kiểm nghiệm
Số lượng mẫu lấy: 01 hộp.
Nhóm kiểm hàng Thủ kho
Đối với chi nhánh Hồ Chí Minh, cần cập nhật hồ sơ trên BFO, lập phiếu kiểm soát chất lượng hàng hóa và phụ trách kho kiểm tra, ký xác nhận nhập kho Đối với các chi nhánh khác, cũng cần cập nhật trên BFO, in phiếu nhập kho kiêm biên bản kiểm hàng Nhân viên kiểm soát chất lượng hàng hóa sẽ thực hiện kiểm tra lại và ký xác nhận hàng hóa đạt hoặc không đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Sau khi hoàn tất kiểm hàng, hàng hóa cần được bảo quản theo quy định, sắp xếp lên giá hoặc kệ để đảm bảo dễ nhìn và thuận tiện cho việc lấy ra kiểm tra.
Thu dọn vệ sinh khu vực kiểm nhận hàng.
(Nguồn: Quy trình kiểm hàng CPC1)
Chịu trách nhiệm sắp xếp kho:
Thủ kho cần chủ động sắp xếp hàng hóa và vật tư một cách hợp lý và khoa học, đảm bảo những mặt hàng sắp xuất được đặt gần cửa kho và ở khu vực thông thoáng Việc phân loại và sắp xếp hàng hóa theo chủng loại và chất lượng là rất quan trọng Hàng hóa kém chất lượng hoặc không sử dụng nên được để riêng để dễ quản lý.
Để quản lý kho hiệu quả, Thủ kho nên lập sơ đồ kho chi tiết, bao gồm lối đi, các dấu hiệu nhận diện và số thứ tự cho từng vị trí xếp hàng Việc này giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho, đặc biệt khi kho có diện tích rộng và nhiều loại hàng hóa khác nhau.
Thủ kho cần nắm vững thông tin về bảo quản sản phẩm, bao gồm các yếu tố như nhiệt độ, không gian và cách xếp hàng Điều này giúp bố trí hợp lý nhằm duy trì chất lượng sản phẩm ổn định Ngoài ra, thủ kho có thể đề xuất với Ban giám đốc về việc đầu tư thêm trang thiết bị và vật liệu bảo quản.
Hạn chế người ra vào kho, chỉ cho phép những người có trách nhiệm Thủ kho cần tuân thủ quy tắc phòng cháy chữa cháy Trước khi rời kho, thủ kho phải cẩn thận khóa và niêm phong cửa, đồng thời đảm bảo tất cả các công tắc điện đã được chuyển sang chế độ tắt.
Thủ kho cần tuân thủ sự kiểm soát của kế toán kho và phối hợp với Ban kiểm kê để thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định Họ phải thường xuyên đối chiếu số lượng hàng tồn kho với kế toán và báo cáo kịp thời về tình trạng hàng hóa, bao gồm hàng hư hỏng, kém phẩm chất và thiếu hụt, cho các phòng chức năng để có hướng xử lý phù hợp.
2.2.4 Thực trạng chất lượng hàng hóa lưu kho
Hàng hóa tại kho sẽ được kiểm tra định kỳ :
-Định kỳ 1 tháng 1 lần.
-Định kỳ 3 tháng 1 lần.
-Định kỳ 6 tháng 1 lần.
Hoặc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của cơ sở nghành hoặc công ty.
Thuốc nhập kho cần có hạn sử dụng tối thiểu 12 tháng, điều này đảm bảo rằng chất lượng thuốc của các sản phẩm từ công ty luôn được duy trì ở mức cao.
Công ty sử dụng công nghệ BFO để quản lý lượng thuốc, tạo ra quy trình khép kín từ Tổng công ty đến các chi nhánh Mọi thông tin về số lượng hàng hóa còn lại và xuất tại các chi nhánh đều được nhập vào máy tính và chuyển về Tổng công ty.
Chất lượng hàng hóa lưu kho tại CPC chi nhánh Bắc Giang được khách hàng đánh giá cao, với 99% sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng đã cam kết Số lượng sản phẩm không đạt yêu cầu chủ yếu do hao hụt và hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Nhân viên kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa lưu kho Họ có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa, theo dõi hạn sử dụng và điều kiện bảo quản Để quản lý hàng hóa hiệu quả, hồ sơ hàng hóa sẽ được lưu giữ cẩn thận.
Bảng 2.14 Quy trình lưu hồ sơ:
STT Tên hồ sơ Ký mã hiệu
Bộ phận / lưu Thời gian lưu
Hồ sơ hàng hóa bao gồm các tài liệu quan trọng như phiếu nhập kho kiêm biên bản kiểm hàng, giấy báo lô kiêm biên bản giao nhận, phiếu kiểm nghiệm và biên bản không phù hợp (nếu có) Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi chất lượng hàng hóa.
Lưu 2 năm sau khi thuốc hết hạn dùng.
Bảng theo dõi nhiệt độ độ ẩm Giấy chứng nhận hiệu chuẩn nhiệt ẩm kế và biên bản xử lý vi phạm nhiệt độ
3 Báo cáo các hạn dùng ngắn, diễn biến chất lượng và chậm luân chuyển.
4 Sổ theo dõi xử lý côn trùng, nấm mốc,
Phiếu đánh giá độ đồng đều nhiệt độ khu vực bảo quản, Giấy chứng nhận kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị
6 Sổ gốc kiểm kê BM-06/
Kế toán chi nhánh/ 10 năm
(Nguồn: Quy trình lưu hồ sơ CPC1)
2.2.5 Thực trạng chi phí quản trị kho hàng
Bảng 2.15 Bảng chi phí quản trị kho hàng :
Phần chi phí Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chi phí thuê văn phòng 240.000.000 258.000.000 280.000.000
Bảo hiểm hàng lưu kho 150.000.000 150.000.000 150.000.000
Bảo hiểm kho hàng 80.000.000 80.000.000 80.000.000
Chi phí vận chuyển hàng 120.256.852 140.563.845 145.584.632
(Nguồn: Báo cáo tài chính CPC1)
Đánh giá chung về công tác quản trị kho hàng của chi nhánh
Về công tác tổ chức:
Công ty có uy tín trên thị trường với sự nhận diện cao từ khách hàng và thị trường tiêu thụ ổn định Luôn theo dõi biến động thị trường, công ty điều chỉnh kế hoạch hợp lý nhờ vào việc nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng Việc thăm dò và đánh giá chính xác đối tác giúp công ty giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Hệ thống cơ cấu tổ chức rõ ràng, sự phân chia các bộ phận hợp lý với đầy đủ các phòng ban.
Về công tác quản trị hàng tồn kho:
Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm quản lý.
Công ty duy trì mối quan hệ tốt với đối tác, nhà cung cấp và khách hàng cả trong nước và quốc tế, giúp đảm bảo nguồn cung ứng liên tục cho hoạt động kinh doanh mà không gặp tình trạng khan hiếm thuốc Sản phẩm của công ty rất phong phú, với 59 chủng loại đã được đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng.
Công ty sở hữu hệ thống kho bảo quản thuốc đạt tiêu chuẩn, được trang bị đầy đủ thiết bị như tủ bảo quản, kệ thuốc, hệ thống nhiệt, hệ thống làm lạnh và nhiệt kế đo độ ẩm, đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong việc bảo quản dược phẩm.
Công ty đã áp dụng công nghệ vào quản lý kho hàng thông qua hệ thống giám sát và quản lý sản phẩm dựa trên máy tính, giúp tiết kiệm thời gian trong việc xuất nhập hàng hóa và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Vào ngày 24 tháng 12 năm 2008, công ty đã nhận được giấy chứng nhận thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và giấy chứng nhận thực hành tốt phòng kiểm nghiệm thuốc (GLP) từ Cục Quản lý Dược phẩm Việt Nam.
Sản phẩm của công ty hiện đã có mặt tại tất cả 64 tỉnh thành của Việt Nam, được sử dụng rộng rãi tại hầu hết các bệnh viện từ trung ương đến địa phương Ngoài việc phân phối trong nước, công ty còn mở rộng thị trường ra nước ngoài.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Công tác nhập hàng của công ty chủ yếu dựa vào các đơn hàng từ khách hàng truyền thống như công ty Dược Phẩm TW2, các xí nghiệp dược phẩm và khách hàng nước ngoài Tuy nhiên, công ty chưa tận dụng và khai thác triệt để lượng đối tác và khách hàng tiềm năng.
Mặc dù công ty đã đầu tư vào bộ phận marketing và nghiên cứu thị trường, nhưng việc áp dụng các chính sách giá cả và xúc tiến chưa hợp lý đã dẫn đến sự chênh lệch không đáng kể giữa doanh thu và lợi nhuận sau thuế qua các năm.
Hệ thống kho bãi của công ty không nằm gần các cảng, dẫn đến chi phí vận chuyển và thuê kho bãi cao Điều này làm tăng giá vốn hàng bán và ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cạnh tranh trong việc bán và phân phối sản phẩm.
Doanh số mua hàng của công ty chủ yếu dựa vào nhập khẩu, dẫn đến việc thanh toán thường xuyên bằng ngoại tệ Trước sự biến động của nền kinh tế, công ty gặp khó khăn trong việc dự đoán sự thay đổi của đồng ngoại tệ, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Bên cạnh đó, chi phí quản trị kho hàng vẫn đang ở mức cao.
Chi nhánh hiện chưa đạt tiêu chuẩn chuyên nghiệp, thiếu kiến thức về công nghệ hiện đại và dịch vụ hậu mãi hoàn hảo Nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu, thiếu chuyên viên có trình độ để tư vấn phân phối thuốc Công tác tuyên truyền và quảng bá việc sử dụng thuốc chưa được chú trọng đúng mức Ngoài ra, chi nhánh còn phụ thuộc vào nguồn cung ứng thuốc từ công ty, với 80% sản phẩm là hàng nhập khẩu.
Nhân viên tại chi nhánh thường phải đảm nhận nhiều vị trí công việc khác nhau, điều này dẫn đến việc hiệu quả công việc không được đảm bảo khi hàng hóa về dồn dập.
Để bảo quản hàng hóa có yêu cầu nghiêm ngặt, hệ thống máy móc cần hoạt động liên tục 24/24 Do đó, việc bảo trì và sửa chữa máy móc là rất quan trọng, yêu cầu phải có thiết bị thay thế sẵn sàng Ngoài ra, cần có kho dự phòng để đáp ứng kịp thời cho các tình huống bảo dưỡng, máy móc hỏng hóc hoặc khi lô hàng cũ chưa được xuất mà lô hàng mới đã về.
-Hàng hóa trong kho chưa áp dụng công nghệ hiện đại để quản lý một cách nghiêm ngặt.
Nguyên nhân chính của vấn đề là đội ngũ quản trị kho tại chi nhánh thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý hàng tồn kho Điều này dẫn đến việc công tác dự báo hàng tồn kho diễn ra chậm, không theo kịp với bộ phận cung ứng hàng của công ty.
Cơ chế thị trường và biến động kinh tế đã ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động kinh doanh của công ty Từ việc chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước trong cơ chế bao cấp sang hoạt động theo cơ chế thị trường, công ty vẫn chưa kịp thích ứng với những yêu cầu mới trong tác phong làm việc.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
Định hướng và mục tiêu
CPC1 hướng tới tầm nhìn vì sức khỏe và hạnh phúc của cộng đồng, kết hợp hài hòa giữa việc mở rộng kinh doanh mạnh mẽ và thực hiện các nhiệm vụ an sinh xã hội theo chỉ đạo của Bộ Y tế và Chính phủ.
CPC1 tự hào là nhà phân phối thuốc chuyên nghiệp với kênh phân phối mạnh mẽ và hiệu quả Chúng tôi được tin tưởng bởi nhân viên y tế, được yêu mến bởi các nhà thuốc, và mang lại sự hài lòng cho người bệnh.
Chúng tôi cam kết xây dựng một cộng đồng thịnh vượng, nơi sự phát triển kinh doanh đi đôi với sự tiến bộ của toàn thể nhân viên và cộng đồng Chúng tôi tin tưởng rằng văn hóa làm việc, các sáng kiến và ý thức bảo vệ môi trường sẽ góp phần tạo nên những giá trị tốt đẹp cho nhân viên và môi trường xung quanh.
Chúng tôi phát triển khả năng lãnh đạo và sự thận trọng để tạo ra các giải pháp kinh doanh hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng và mở rộng thị trường Điều này được thực hiện bằng cách tối ưu hóa quỹ, nguồn lực, nguyên vật liệu và công nghệ Chúng tôi coi trọng sự thận trọng và hiệu quả chi phí trong văn hóa lãnh đạo nhằm mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng.
Chúng tôi đặt sự đổi mới và sáng tạo lên hàng đầu, học hỏi từ kinh nghiệm cá nhân và thực tiễn toàn cầu để phát triển những giải pháp tốt nhất cho khu vực Qua đó, chúng tôi không ngừng đổi mới và sáng tạo nhằm thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển bền vững trong kinh doanh.
Chúng tôi cam kết đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của khách hàng bằng cách lắng nghe và thấu hiểu yêu cầu của họ Với chất lượng và dịch vụ xuất sắc, chúng tôi luôn phấn đấu để mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng Sự nỗ lực không ngừng của chúng tôi nhằm tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng là ưu tiên hàng đầu.
Chúng tôi cam kết trung thành và đoàn kết trong hoạt động kinh doanh, coi thiện chí và uy tín là nền tảng cốt lõi Chúng tôi luôn duy trì tiêu chí trung thực, đoàn kết, chuyên nghiệp và đạo đức kinh doanh Sự thận trọng và tính bình đẳng trong quan hệ với nhân viên là những giá trị mà chúng tôi luôn đề cao.
Định hướng và mục tiêu của công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang
Theo phương châm “Vì sức khỏe và hạnh phúc cộng đồng”, chi nhánh Bắc Giang của tổng công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 đã xác định định hướng và mục tiêu năm, nhấn mạnh sự kết hợp hài hòa giữa việc phát triển kinh doanh mạnh mẽ và thực hiện các nhiệm vụ an sinh xã hội được giao phó bởi Bộ Y tế và Chính phủ.
-Hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu chủ yếu như sau:
+ Phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng doanh thu ngành hàng đạt bình quân 18%/năm.
+ Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận 20%/năm.
Tập trung vào chỉ đạo công tác Marketing để tìm kiếm thị trường, dự báo nhu cầu và quảng bá thương hiệu Tăng cường tiếp thị và linh hoạt trong việc thực hiện chính sách khách hàng Đẩy mạnh công tác thầu cho các dự án khả thi và chú trọng xử lý các khoản nợ quá hạn.
-Tăng cường công tác kiểm tra – kiểm soát nội bộ.
Để nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh của chi nhánh, cần bố trí sắp xếp cán bộ hợp lý và chuẩn bị cơ sở vật chất đầy đủ.
Chúng tôi luôn nỗ lực đổi mới phong cách giao dịch trong mọi nghiệp vụ, nhằm đảm bảo xử lý công việc một cách nhanh chóng, chính xác và an toàn Đội ngũ của chúng tôi cam kết thực hiện công việc với thái độ văn minh và đầy trách nhiệm.
-Tăng cường các mối quan hệ từ trung ương đến địa phương.
-Phát huy sức mạnh nội lực, xây dựng chi nhánh thành một khối đoàn kết, thống nhất.
-Xây dựng hệ thống nhà thuốc, đại lý theo tiêu chuẩn GDP, GSP của bộ Y Tế.
-Xây dựng đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng và tìm hiểu nhu cầu.
Mục tiêu chiến lược của chúng tôi là trở thành chi nhánh hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh và phân phối thuốc của Tổng công ty, đồng thời nâng cao công tác chăm sóc khách hàng Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng tốt hơn cho khách hàng và cải thiện chất lượng cuộc sống cho công nhân viên.
Một số giải pháp
3.2.1 Giải pháp tổng quan
Giải pháp về nguồn hàng:
Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng hóa, thường vận chuyển bằng đường biển, dẫn đến thời gian giao hàng kéo dài Mỗi lần đặt hàng, công ty phải mua số lượng lớn, gây tốn kém cho việc bảo quản và lưu trữ Tuy nhiên, một số sản phẩm công ty có thể tự sản xuất để giảm chi phí Chính phủ hiện đang khuyến khích "người Việt dùng hàng Việt", tạo cơ hội cho công ty thúc đẩy sản phẩm nội địa Đồng thời, công ty cũng cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí để người dân nhận thức rằng thuốc nội và thuốc ngoại có chất lượng tương đương nhưng giá cả lại rẻ hơn.
Để tăng cường doanh số bán hàng và giảm lượng hàng tồn kho, công ty nên tập trung vào thị trường ngách tại các vùng nông thôn còn kém phát triển, nơi dịch vụ y tế chưa phát triển Việc cung cấp thuốc nội với giá cả hợp lý và chất lượng đảm bảo sẽ giúp thu hút khách hàng Điều này không chỉ gia tăng doanh số mà còn giảm chi phí bảo quản hàng tồn kho hiệu quả.
Để dự báo nhu cầu dược phẩm một cách hiệu quả, công ty cần phân loại thuốc theo độ tuổi như trẻ em, người già, trung niên và thanh thiếu niên Việc này giúp xác định các bệnh thường gặp và liều lượng phù hợp cho từng nhóm Dựa vào tốc độ phát triển dân số, công ty có thể ước lượng tỷ lệ mắc bệnh và từ đó đưa ra lượng tồn kho cần thiết Mối quan hệ lâu dài với các bệnh viện sẽ cung cấp thông tin chính xác, hỗ trợ cho việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Giải pháp về thị trường:
Công ty có thể mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế bằng cách hỗ trợ dược phẩm cho Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), từ đó nâng cao uy tín của quốc gia và công ty trên toàn cầu, đặc biệt là ở các nước thuộc thế giới thứ ba Những quốc gia này thường gặp khó khăn về kinh tế và có tỷ lệ mắc bệnh cao, tạo cơ hội cho công ty xúc tiến hoạt động tại những thị trường tiềm năng này.
Giải pháp cho chi phí hàng tồn kho:
Công ty thường gặp khó khăn trong việc quay vòng vốn do bán thuốc cho bệnh viện, dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa và chi phí lưu kho cao Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và người dân ngày càng sử dụng Internet nhiều hơn, công ty nên xem xét việc mở rộng sang dịch vụ tư vấn và hỗ trợ y tế trực tuyến Điều này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao khả năng quảng bá thương hiệu, đồng thời cải thiện lưu thông hàng hóa và giảm chi phí bảo quản kho.
Giải pháp cho quản trị hàng tồn kho:
Quản trị hàng lưu kho dựa vào kinh nghiệm là cần thiết, nhưng có thể dẫn đến sai sót Do đó, công ty nên áp dụng mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ để cải thiện quy trình Việc áp dụng mô hình này giúp công ty dự báo chính xác lượng hàng cần đặt trong mỗi đơn hàng và thời gian đặt hàng, từ đó tiết kiệm chi phí tối đa và đảm bảo quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.
Công ty có thể nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho bằng cách áp dụng công nghệ mã vạch, từ đó đảm bảo độ chính xác trong việc xuất nhập và theo dõi hàng tồn kho.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, công ty cần chú trọng đào tạo nhân viên có tay nghề chuyên môn cao, vì hiện tại công ty đang thiếu hụt nguồn nhân lực này.
Cần có kế hoạch huấn luyện thường xuyên để nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân và trình dược viên Đối với các nhà quản trị, bên cạnh kiến thức chuyên môn, việc cập nhật kiến thức về thương mại và luật pháp cũng rất quan trọng.
Phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo cùng các trường trung cấp, đại học Y, Dược trên toàn quốc nhằm chủ động đào tạo đội ngũ cán bộ dược có số lượng và chất lượng đáp ứng nhu cầu trong tương lai, đồng thời nâng cao tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học trở lên.
Để khắc phục tình trạng mất cân đối nguồn nhân lực, cần thực hiện đào tạo theo địa chỉ, đặc biệt chú trọng đến các vùng miền núi, vùng sâu, vùng xa, cũng như tuyến huyện và tuyến xã.
3.2.2 Các giải pháp cho vấn đề tồn tại của chi nhánh
Giải pháp 1: Giải pháp về nhân sự
Nhân lực tại chi nhánh hiện nay gặp khó khăn khi một nhân viên phải đảm nhận nhiều vị trí công việc khác nhau Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần tuyển thêm nhân viên nhằm đảm bảo mỗi người sẽ chuyên trách vào một vị trí cụ thể.
Việc tổ chức trong phòng nhân sự cần cải thiện bằng cách phân công công việc rõ ràng cho từng phòng ban, tránh chồng chéo Tình trạng tồn kho cao của mặt hàng bột dầu Johnson cho thấy quy trình nghiên cứu thị trường của công ty, thuộc bộ phận xuất nhập khẩu, không hiệu quả, dẫn đến chi phí lưu trữ lớn trong khi nhu cầu thực tế lại thấp hơn nhiều Do đó, công ty nên thành lập phòng Marketing với các bộ phận nghiên cứu thị trường chuyên sâu, giúp phòng Xuất nhập khẩu có định hướng tốt hơn trong quản lý kho hàng.
VD: Giải quyết vấn đề nhân sự tại chi nhánh Bắc Giang công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1
Cần tuyển thêm nhân sự cho các vị trí như nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận vận chuyển, nhân viên Marketing và nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa Tại các vị trí này, nhân viên phải đảm nhận hai vai trò cùng lúc, trong khi chi nhánh chỉ có 11 nhân viên nhưng có tới 16 vị trí công việc cần được lấp đầy.
Chi nhánh cần tuyển thêm 5 nhân viên cho các vị trí đã đề cập, tuy nhiên, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng để thu hút những ứng viên có năng lực và đam mê với nghề.
-Công tác chuẩn bị gồm có:
+ Đề xuất tuyển thêm người với tổng công ty.
+ Đăng tin tuyển dụng lên wed của tổng công ty, lên các phương tiện truyền thông…
+ Lên kế hoạch thời gian cho những gì cần làm để tuyển ứng viên.
+ Chuẩn bị cho khâu phỏng vấn các ứng viên cho các vị trí công việc cần tuyển.
+ Lên kế hoạch cho chi phí các khâu chuẩn bị và tiền lương cho nhân viên sau khi tuyển dụng…
Giải pháp 2: Quản lý hàng xuất nhập kho
