Thực trạng quy trình quản trị kho hàng

1.4 .2Các nhân tố bên trong

2.2 Thực trạng công tác quản trị kho hàng của công ty

2.2.3. Thực trạng quy trình quản trị kho hàng

Bảng 2.11 Quy trình tiếp nhận và vận chuyển :

Chi nhánh Nhân viên giao nhận Kho hội sở

Nhân viên mua hàng/Phụ trách

Phòng QLCL, KV, KD Nhóm kiểm hàng

Đ ạt ti êu c h u ẩn

Không đạt tiêu chuẩn Nhóm nhận hàng V ận c h u yể n Giao hàng

Nhận hàng tại kho chi nhánh

Bảng 2.12 Quy trình nhận hàng:

Bước Trách

nhiệm Nhiệm vụ

1 Nhóm

nhận hàng

Chuẩn bị:

Chuẩn bị xe đẩy, giá kệ để xếp hàng,vị trí để hàng Nhóm nhận hàng ít nhất phải có 02 người trở lên.

2 Nhóm

nhận hàng

Làm sạch bao bì:

Tùy trường hợp có cách xử lý làm sạch bao bì phù hợp: bằng giẻ khô, máy hút bụi, chổi long…

3 Nhóm

nhận hàng

Đối chiếu hàng hóa:

Đối chiếu giữa hàng với hóa đơn về.

Tên hàng, nồng độ, hàm lượng, số đăng ký. Nơi sản xuất

Số lượng

Hàng nhập kho phải có hạn sử dụng tối thiểu 12 tháng. Nếu ngắn hơn,phải kiểm tra lại thông tin từ nhân viên mua hàng.

Các giấy tờ kèm theo phải kiểm nghiệm.

4 Nhóm

nhận hàng

Ký nhận chứng từ:

Kiểm tra, đối chiếu lại số lượng thực nhận của toàn bộ lô hàng với hóa đơn chứng từ, ký nhận vào hóa đơn:

Nếu đúng, đủ hàng: giữ lại hóa đơn đỏ, giao lại cho người giao nhận hàng hóa đơn xanh.

Không ký vào hóa đơn nếu đơn hàng không đúng, không đủ hàng, đồng thời báo cho người có trách nhiệm để kịp thời giải quyết.

Kiểm hàng

Bảng 2.13 Quy trình kiểm hàng :

Bước Trách

nhiệm Nhiệm vụ

1

Nhóm kiểm hàng

Chuẩn bị:

Nhóm kiểm hàng phải có ít nhất 2 người.Nhân viên kiểm tra, kiểm soát chất lượng hàng hóa lad DSĐH

Biên bản không phù hợp Băng đảm bảo… 2 Nhóm kiểm hàng Kiểm hàng

Kiểm tra số lượng

Kiểm tra 100% số lượng trong vòng 7 ngày làm việc Kiểm nhân hàng hóa

Theo hướng dẫn kiểm tra nhãn hàng hóa Kiểm tra cảm quan

Kiểm tra cảm quan so với phiếu kiểm nghiệm Số lượng mẫu lấy: 01 hộp.

3

Nhóm kiểm hàng Thủ kho

Ghi hồ sơ

Đối với chi nhánh Hồ Chí Minh: cập nhật trên BFO. Lập phiếu kiểm soát chất lượng hàng hóa.Phụ trách kho kiểm tra, ký xác nhận nhập kho.

Đối với các chi nhánh khác: cập nhật trên BFO, In phiếu nhập kho kiêm biên bản kiểm hàng.Nhân viên kiểm soát chất lượng hàng hóa kiểm tra lại, ký xác nhận đạt hay không đạt tiêu chuẩn nhập kho.

4

Nhóm kiểm hàng

Kết thúc kiểm hàng

Hàng kiểm nhận xong phải được bảo quản theo qui định, xếp hàng lên giá, kệ, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, kiểm tra. Thu dọn vệ sinh khu vực kiểm nhận hàng.

(Nguồn: Quy trình kiểm hàng CPC1)

Chịu trách nhiệm sắp xếp kho:

Thủ kho phải chủ động việc sắp xếp hàng hóa, vật tư trong kho một cách hợp lý, khoa học như, bố trí những hàng sắp xuất ở gần cửa kho, khu vực

thơng thống. Phân loại, sắp xếp hàng hóa theo chủng loại, chất lượng. Hàng kém chất lượng, không sử dụng phải để riêng.

Nếu kho rộng, nhiều chuẩn loại hàng, Thủ kho nên lập sơ đồ kho ghi rõ lối đi; đánh dấu; ghi số mỗi vị trí xếp hàng để tiện theo dõi.

Thủ kho cần đọc những thông tin về bảo quản sản phẩm để bố trí hợp lý như nhiệt độ, không gian, cách xếp hàng … và có thể yêu cầu Ban giám đốc đầu tư thêm trang thiết bị, vật liệu để bảo quản nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm ổn định.

Hạn chế người ra vào kho, người không có trách nhiệm không được vào kho. Thủ kho phải tuân thủ quy tắc phòng cháy chữa cháy. Khi rời kho, trước khi khóa cửa cẩn thận và niêm phong cửa, Thủ kho phải đảm bảo các công tắt điện được chuyển sang off.

Thủ kho phải chịu sự kiểm soát của kế toán kho, phối hợp với Ban kiểm kê để kiểm kê định kỳ theo quy định. Thường xuyên đối chiếu số lượng hàng tờn kho với kế tốn; phải báo cáo kịp thời về tình trạng hàng hóa (hàng hư hỏng, kém phẩm chất, thiếu hụt …) về các phòng chức năng để có hướng xử lý.