Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán
Khái niệm
Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp trong việc mua bán và trao đổi khoản vay nợ Nó bao gồm sự cam kết giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền, theo các điều khoản đã được quy định và có hiệu lực trong thời gian vay nợ.
Các nghiệp vụ thanh toán được phân thành hai loại: thứ nhất, các nghiệp vụ sử dụng tiền hoặc hiện vật để xử lý các khoản công nợ phát sinh.
Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ.
Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán
- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng
- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán
Thanh toán đóng vai trò quan trọng trong tình hình tài chính của doanh nghiệp, do đó cần thiết lập các quy định nghiêm ngặt để đảm bảo quy trình này được thực hiện đúng cách Việc giám sát và quản lý thường xuyên là cần thiết nhằm đảm bảo các quy tắc thanh toán được tuân thủ, từ đó bảo vệ sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong suốt quá trình mua sắm vật tư và hàng hóa đầu vào, cũng như trong quá trình tiêu thụ sản phẩm Đối với doanh nghiệp thương mại, những nghiệp vụ này là một phần không thể thiếu trong toàn bộ quy trình kinh doanh, bao gồm cả việc mua hàng và bán hàng.
Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính
Quan hệ thanh toán có mối liên hệ chặt chẽ với dòng tiền vào và ra trong kỳ kinh doanh, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Quản lý tốt quan hệ thanh toán đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu quả công tác tài chính Đảm bảo hoạt động thanh toán linh hoạt, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì khả năng thanh toán và tận dụng các nguồn tài trợ vốn khác nhau Do đó, việc kiểm soát các quan hệ kinh tế này là rất cần thiết.
Hạch toán kế toán cung cấp thông tin chi tiết về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đánh giá khả năng thanh toán các khoản phải trả và thu hồi các khoản phải thu Nhờ vào các số liệu này, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược thu nợ và trả nợ kịp thời, đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản công nợ, từ đó duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với đối tác và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Hạch toán kế toán là công cụ quản lý quan trọng nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán, vì sự tồn tại của các nghiệp vụ này chỉ được thể hiện qua chứng từ và sổ sách, khác với các phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa có thể nhìn thấy trong két và kho của doanh nghiệp.
Phân loại các nghiệp vụ thanh toán
Các nghiệp vụ thanh toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, chúng được chia thành hai loại chính.
+ Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả
Trong mối quan hệ với doanh nghiệp, thanh toán được chia thành hai loại chính: thanh toán nội bộ, bao gồm thanh toán tạm ứng và thanh toán lương, và thanh toán bên ngoài, liên quan đến việc thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng.
Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ.
Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau :
-Thanh toán với người bán -Thanh toán với khách hàng -Thanh toán tạm ứng
- Thanh toán với nhà nước Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ Các nghiệp vụ thanh toán khác
Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và với Nhà nước.
Một số phương thức thanh toán phổ biến ở Việt Nam hiện nay
* Thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ và các giấy tờ có giá trị Khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, bên mua sẽ xuất tiền mặt từ quỹ để trả cho người bán Hình thức thanh toán này thường phù hợp với giao dịch nhỏ và đơn giản, vì thanh toán cho các khoản lớn có thể phức tạp và không an toàn Thông thường, phương thức này được áp dụng khi thanh toán cho công nhân viên hoặc các nhà cung cấp nhỏ.
Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán thông qua việc chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các ngân hàng trung gian Các hình thức cụ thể của thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và ví điện tử.
Séc là chứng từ thanh toán được lập bởi chủ tài khoản trên mẫu in sẵn của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để thanh toán cho đơn vị được ghi trên séc Chủ tài khoản hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc, và séc chỉ được phát hành khi tài khoản ngân hàng có đủ số dư.
Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định mức
Séc chuyển khoản là phương tiện thanh toán và giao dịch hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương Séc này chỉ có giá trị để thực hiện chuyển khoản và không thể dùng để rút tiền mặt, đồng thời có hiệu lực trong khoảng thời gian nhất định.
Séc định mức là loại séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi trả một tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc Người sử dụng có thể thanh toán bằng séc định mức trong cùng hoặc khác địa phương Khi phát hành séc, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành, cần ghi rõ số hạn mức còn lại ở mặt sau của tờ séc, và đơn vị bán phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc khi nhận.
- Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán
Séc bảo chi là loại séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo số tiền ghi trên từng tờ séc Khi phát hành, đơn vị phát hành phải đưa séc đến ngân hàng để được đóng dấu đảm bảo chi Loại séc này chủ yếu được sử dụng để thanh toán giữa các đơn vị mua bán hàng hóa, vật tư trong cùng một địa phương khi chưa có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm thu là phương thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền nhất định từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Uỷ nhiệm chi là một loại giấy uỷ nhiệm mà chủ tài khoản sử dụng để yêu cầu ngân hàng thực hiện việc chuyển một khoản tiền nhất định cho các mục đích như thanh toán cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và các khoản chi khác.
Thanh toán bù trừ là phương thức áp dụng khi hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Theo hình thức này, hai bên cần định kỳ đối chiếu số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán để thực hiện bù trừ Sau khi bù trừ, các bên chỉ cần thanh toán số chênh lệch Việc thanh toán cần được thực hiện dựa trên thỏa thuận và lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C
Khi mua hàng theo hình thức này, bên mua cần mở một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán Sau khi giao hàng hoàn tất, ngân hàng của bên mua sẽ chuyển số tiền thanh toán cho ngân hàng của bên bán Hình thức này thường được áp dụng cho các đơn vị ở các địa phương khác nhau, khi mà hai bên chưa có sự tín nhiệm lẫn nhau.
Hình thức thanh toán này ít phổ biến trong giao dịch nội địa nhưng lại được áp dụng rộng rãi trong thanh toán quốc tế, chủ yếu sử dụng ngoại tệ làm phương tiện thanh toán.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
6.1 Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu :
Nợ phải thu được ghi chép chi tiết theo từng khách hàng và nội dung thanh toán, bao gồm cả từng lần thanh toán Đối tượng phải thu chủ yếu là các khách hàng có mối quan hệ giao dịch với doanh nghiệp liên quan đến sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cung cấp.
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)
Kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ trong hạn, nợ khó đòi và nợ không có khả năng thu hồi để xác định mức trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Đồng thời, việc xử lý các khoản nợ phải thu không đòi được cũng cần được thực hiện một cách hợp lý.
Nợ phải trả cho người bán và người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng Các đối tượng này bao gồm người bán, nhà cung cấp và người nhận thầu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, có mối quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về việc cung cấp vật tư, hàng hóa và dịch vụ Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này cũng phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán, nhà cung cấp và người nhận thầu nhưng chưa nhận hàng hóa hoặc lao vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc)
Các vật tư, hàng hóa và dịch vụ đã nhận và nhập kho nhưng chưa có hóa đơn vào cuối tháng cần được ghi sổ với giá tạm tính Sau khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ người bán, giá trị này sẽ được điều chỉnh về giá thực tế.
6.2 Nguyên tắc hạch toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau :
Đối với các khoản nợ phải thu và phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi chi tiết bằng nguyên tệ và quy đổi sang đồng Việt Nam Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Đối với các khoản nợ phải trả và phải thu bằng vàng, bạc, đá quý, cần ghi chép chi tiết cả về giá trị và hiện vật Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác.
Không được thực hiện việc bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp và khách hàng Thay vào đó, cần căn cứ vào sổ chi tiết để thu thập số liệu chính xác, từ đó lập bảng cân đối kế toán vào cuối kỳ.
Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng là rất quan trọng Cần thường xuyên thực hiện đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc để đảm bảo việc thanh toán diễn ra kịp thời.
Đối với các đối tượng có mối quan hệ giao dịch và mua bán thường xuyên, đặc biệt là những trường hợp có số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu định kỳ các khoản nợ phát sinh là rất quan trọng Vào cuối tháng kế toán, cần xác nhận bằng văn bản số tiền đã thanh toán và số còn phải thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau :
- Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả
- Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng
Ghi chép nợ phải thu và phải trả cần được thực hiện một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác Điều này bao gồm việc phản ánh rõ ràng từng khoản nợ theo từng đối tượng, cũng như thời gian thanh toán tương ứng.
Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình công nợ, bao gồm công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và các khoản phải thu khó đòi, là rất quan trọng để quản lý công nợ hiệu quả Việc này giúp tránh tình trạng dây dưa công nợ và nâng cao hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp.
II - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚIKHÁCH HÀNG VÀ VỚI NHÀ NƯỚC.
HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Nghiệp vụ thanh toán với người bán là một phần quan trọng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá và dịch vụ giữa doanh nghiệp và người bán Nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước Khi doanh nghiệp mua chịu, sẽ phát sinh nợ phải trả, trong khi nếu doanh nghiệp ứng trước, sẽ có khoản phải thu từ người bán.
1.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với người bán :
- Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp
- Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng
Khi mua hàng nhập khẩu và đã nhận hàng nhưng chưa nhận được chứng từ, số nợ tạm thời sẽ được ghi theo giá tạm tính của hàng hóa đã nhận Sau khi nhận được chứng từ, số nợ sẽ được điều chỉnh theo giá thực tế đã thỏa thuận.
- Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán
Các chứng từ liên quan đến mua hàng bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn VAT do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tài sản cố định.
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc…
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ không nằm trong quy định hiện hành để thuận tiện cho công tác thanh toán, nhưng cần phải có văn bản cho phép từ Nhà nước.
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331 Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
- Số phải trả người bán đã trả
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu
- Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng
- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng
- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng
Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán.
Số Dư Có : số tiền còn phải trả cho người bán.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
2 Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép Theo quy định chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ
3 Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với người bán.
Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331
1.3.2 - Hạch toán tổng hợp a) Trường hợp mua chịu :
Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi :
Nợ TK 152, 153,156 : Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương pháp KKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK)
Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng
Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay :
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Bảng tổng hợp chi tiết TK 331
Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Khi doanh nghiệp trả lại vật tư cho người bán và nhận được sự xóa nợ hoặc ghi nhận nợ từ phía người bán, kế toán sẽ ghi nhận số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng vào tài khoản 711.
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 133 : VAT được khấu trừ b) Trường hợp ứng trước tiền mua hàng
Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112 Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :
Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX
Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK
Nợ TK 133 : VAT theo phương pháp khấu trừ
TK 331: Phải trả nhà cung cấp liên quan đến việc thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập và số tiền đã ứng trước Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn trị giá hàng mua đã nhập, doanh nghiệp cần thanh toán số tiền còn thiếu để hoàn tất giao dịch.
Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu
+ Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi :
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập bất thường
Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ
Có TK 721 : thu nhập bất thường
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp để tính VAT sẽ không sử dụng tài khoản 133 để khấu trừ VAT đầu vào Trong trường hợp này, giá trị vật tư và hàng hóa mua vào, cũng như giá trị hàng mua trả lại, sẽ bao gồm cả VAT Ngoài ra, khi thanh toán cho người bán bằng ngoại tệ, cần lưu ý các quy định liên quan.
Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế : Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát sinh
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 : phải trả cho người bán
- Khi thanh toán : + Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán
+ Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Có TK 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái. Đồng thời ghi đơn bên Có TK007
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán :
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Nợ TK 635 :nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả cho người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái Khi thanh toán :
Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán
Có TK 111, 112… số tiền phải trả cho người bán Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007
Cuối kỳ, các khoản phải thu và phải trả bằng ngoại tệ cần được điều chỉnh theo tỷ giá thực tế Nếu có lãi từ việc điều chỉnh, số chênh lệch sẽ được ghi vào tài khoản 515, trong khi nếu có lỗ, số này sẽ được ghi vào tài khoản tương ứng.
TK 635, đầu kỳ kế toán tiếp theo sẽ ghi ngược lại xoá số dư trên TK 635 và TK 515 :
Nợ TK 635 : nếu lỗ về tỷ giá hối đoái
Có TK 331 : phải trả người bán
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 515 : nếu lãi về tỷ giá hối đoái Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại d) Trường hợp bù trừ công nợ :
Khi một tổ chức hoặc cá nhân, chẳng hạn như công ty X, vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp, việc bù trừ công nợ có thể thực hiện nếu được sự đồng ý của cả hai bên.
Dựa trên các chứng từ mua bán và sổ chi tiết phải thu từ khách hàng cũng như phải trả cho người bán của Công ty X, chúng ta có thể xác định chính xác số tiền phải thu và phải trả.
- Trường hợp số phải thu > số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả
- Trường hợp số phải thu < số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu
Trong trường hợp Y là nhà cung cấp và Z là khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện bù trừ công nợ nếu có sự đồng ý của cả hai bên Để tiến hành bù trừ, cần lập biên bản xác nhận có chữ ký của các bên tham gia Dựa vào biên bản này, kế toán sẽ tiến hành ghi chép các thông tin liên quan.
Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán :
Giảm giá, trả lại hàng
112 - TT cho NCC bằng tiền
- Ứng trước tiền cho NCC
- Thanh toán thêm nếu thiếu
- Đã trả theo tỷ giá hạch toán hoặc thực tế
- Trả lại tiền thừa (nếu có)
- Nhận hàng đã ứng trước tiền
2- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG
Quan hệ thanh toán với khách hàng xuất hiện khi doanh nghiệp tiến hành bán vật tư, hàng hóa, tài sản hoặc dịch vụ theo hình thức trả trước Phương thức bán hàng này thường diễn ra trong các giao dịch bán buôn hoặc khi các đại lý của doanh nghiệp thực hiện việc bán hàng.
Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng xảy ra khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức bán chịu, hoặc khi người mua thực hiện thanh toán trước cho hàng hóa.
- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng
Doanh nghiệp cần ghi nhận số tiền giảm giá, chiết khấu hoặc bớt giá mà họ chấp nhận cho khách hàng, cũng như khoản tiền phải trả lại cho khách hàng khi có hàng hóa được trả lại.
- Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gỗc và lãi trả chậm phải thu) đôí với trường hợp bán trả góp.
Ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán theo Các hình thức sổ kế toán
Hình thức Nhật ký chung
Trong môi trường kế toán thủ công, phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ với hình thức kinh doanh đơn giản Điều này thường xảy ra khi trình độ quản lý và kế toán của doanh nghiệp còn thấp, dẫn đến nhu cầu phân công lao động kế toán một cách hợp lý.
Hình thức này cũng áp dụng trong điều kiện kế toán máy, nó phù hợp với mọi loại hình hoạt động, quy mô và trình độ
Các loại sổ sử dụng :
- Sổ Nhật ký Chung : hạch toán cho mọi đối tượng, do kế toán tổng hợp cầm và ghi sổ
- Sổ Nhật ký đặc biệt : mở cho các đối tượng phát sinh nhiều hoác các đối tượng trọng yếu tronh quản lý, có quan hệ đối chiếu thường xuyên
(3) Nộp các khoản thuế khác
(1) Thuế thu nhập cá nhân
VAT của hàng bán ra Phí xăng dầu thu hộ Nhà nước
Nộp phí xăng dầu cho Nhà nước
- Sổ Cái các tài khoản
- Sổ chi tiết các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung :
Hàng ngày, doanh nghiệp cần ghi sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh Nếu có sổ chi tiết, các nghiệp vụ này cũng sẽ được ghi vào sổ chi tiết tương ứng cùng lúc với việc ghi Nhật ký chung.
Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ tiến hành ghi sổ Nhật ký đặc biệt liên quan
Căn cứ vào Nhật ký chung, các sổ Cái tài khoản sẽ được ghi chép Tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, cần tổng hợp từng Nhật ký đặc biệt để ghi sổ Cái, đồng thời loại trừ các nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Nhật ký (nếu có).
Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng
(3) Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối kỳ, cần tổng hợp số liệu từ sổ Cái để lập Bảng Cân đối số phát sinh Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối số phát sinh phải tương đương với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ.
(5) Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng Cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết lập Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc ( Hoá đơn, Phiếu Thu, Phiếu Chi…)
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
NK mua hàng, bán hàng
NK tiền gửi Ngân hàng
2- Hình thức Nhật ký –Sổ cái.
Hằng ngày, người giữ Nhật kí – Sổ cái nhận toàn bộ chứng từ gốc, thực hiện kiểm tra và định khoản, sau đó ghi vào sổ với mỗi chứng từ trên một dòng ở cả hai phần Kế toán có thể lập bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong tháng theo định kỳ, từ đó sử dụng số liệu để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết sau khi ghi vào sổ cái sẽ được sử dụng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ số liệu từ các chứng từ gốc vào Nhật ký - Sổ cái và các sổ chi tiết liên quan, kế toán cần đảm bảo đạt được mối quan hệ cân đối giữa các tài khoản.
Tổng cộng số tiền là tổng số phát sinh, bao gồm cả phát sinh bên Nợ và bên Có của các tài khoản Số dư Nợ cuối kỳ sẽ bằng tổng số dư Có cuối kỳ của các tài khoản.
Lập bảng tổng hợp số liệu từ các sổ và thẻ kế toán chi tiết theo từng tài khoản Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp với số liệu trên sổ cái tương ứng với từng tài khoản.
Sau khi xác nhận số liệu khớp nhau, tiến hành lập báo cáo kế toán dựa trên các số liệu từ sổ cái và các sổ chi tiết.
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
3- Hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế Lập chứng từ ghi sổ cho các chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để láy số hiệu Số hiệu của chứng từ ghi sổ chính là
Sổ quỹ CHỨNG TỪ GỐC Thẻ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là bước quan trọng trong quá trình ghi chép Sau khi hoàn tất đăng ký, số hiệu tổng cộng trên chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để ghi vào sổ Cái của các tài khoản liên quan Vào cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ sổ Cái để tính toán số phát sinh và số dư cuối kỳ của từng tài khoản Dựa trên các số liệu này, kế toán tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo kế toán cần thiết.
Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán rời, được sử dụng để tổ chức và hệ thống hóa các chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế Nó thực chất là việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế dựa trên chứng từ gốc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ cái.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là tài liệu ghi chép theo thời gian, phản ánh đầy đủ các chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng Mục đích của sổ này là để quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ và thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
Sổ cái là công cụ quan trọng trong hạch toán tổng hợp, trong đó mỗi tài khoản được thể hiện trên nhiều trang khác nhau Việc ghi chép vào sổ cái chỉ dựa trên các chứng từ ghi sổ đã được đăng ký qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Bảng cân đối tài khoản là công cụ quan trọng để phản ánh tình hình tài chính đầu kỳ, các phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của tài sản và nguồn vốn Mục đích của bảng này là kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép và cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý Thông qua bảng cân đối tài khoản, các mối quan hệ cân đối giữa tài sản và nguồn vốn được thể hiện rõ ràng.
Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên Nợ “Sổ đăng ký = (hoặc bên Có) của tất cả CTGS” các tài khoản
Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp
Phân tích tình hình thanh toán
Để đánh giá thực trạng tài chính của doanh nghiệp, cần xem xét khả năng thanh toán và tình hình công nợ Doanh nghiệp có tình hình tài chính tốt sẽ có khả năng thanh toán nhanh chóng và ít bị chiếm dụng vốn, từ đó chủ động hơn trong việc quản lý nguồn vốn kinh doanh Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính phản ánh tình trạng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp, trong đó có hai khía cạnh: chiếm dụng vốn từ người khác và bị chiếm dụng vốn Điều này thường xảy ra do thỏa thuận thanh toán trả chậm giữa các bên trong quá trình mua bán hàng hóa Nếu doanh nghiệp có số vốn chiếm dụng lớn hơn số vốn bị chiếm dụng, họ sẽ có thêm nguồn vốn lưu động để phát triển sản xuất kinh doanh Ngược lại, nếu phần bị chiếm dụng nhiều hơn, vốn lưu động sẽ giảm, dẫn đến hiệu quả kinh doanh bị ảnh hưởng tiêu cực.
Phân tích khả năng thanh toán sẽ cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua việc đánh gía, so sánh các chỉ tiêu sau :
( 1 ) Hệ số thanh toán hiện hành
Hệ số thanh toán hiện hành = Tổng tài sản lưu động
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc chi trả các khoản nợ đến hạn Một hệ số cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng thanh toán nợ tốt Thông thường, nếu hệ số này lớn hơn hoặc bằng 1, doanh nghiệp được xem là có khả năng thanh toán nợ ngắn hạn ổn định, cho thấy tình hình tài chính khả quan.
(2) Hệ số thanh toán nhanh
Hệ số thanh toán nhanh = Vốn bằng tiền
Hệ số thanh toán nhanh là chỉ số quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp Nếu hệ số này lớn hơn hoặc bằng 0,5, doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt và tình hình tài chính khả quan Ngược lại, nếu hệ số nhỏ hơn 0,5, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ Tuy nhiên, nếu hệ số thanh toán nhanh quá cao cũng không phải là điều tốt, vì điều này cho thấy doanh nghiệp có quá nhiều vốn bằng tiền, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn giảm.
(3 ) Hệ số thanh toán của vốn lưu động
Hệ số thanh toán của vốn lưu động = Vốn bằng tiền
Tổng tài sản lưu động phản ánh khả năng chuyển đổi tài sản thành tiền Một chỉ tiêu lớn hơn 0,5 có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, trong khi chỉ tiêu nhỏ hơn 0,1 cho thấy sự thiếu hụt tiền mặt để thanh toán Do đó, chỉ số này cần được duy trì ở mức hợp lý để đảm bảo tính thanh khoản của doanh nghiệp.
Bên cạnh các chỉ tiêu về khả năng thanh toán, cần phải xem xét các chỉ tiêu sau :
- Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả (hoặc tỷ lệ các khoản phải trả so với các khoản phải thu)
Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả = Tổng số nợ phải thu x 100%
Tổng số nợ phải trả
Tỷ lệ chiếm dụng vốn càng cao cho thấy doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn nhiều hơn Nếu tỷ lệ này vượt quá 100%, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý vốn Ngược lại, tỷ lệ dưới 100% cho thấy doanh nghiệp có khả năng chiếm dụng vốn hiệu quả hơn.
- Số vòng quay các khoản phải thu
Số vòng quay các khoản phải thu = Tổng số tiền hàng bán chịu trong kỳ
Nợ phải thu bình quân là chỉ tiêu quan trọng thể hiện tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền Chỉ số này càng cao cho thấy doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng, tuy nhiên, nếu quá cao có thể chỉ ra rằng điều kiện thanh toán quá chặt chẽ, chủ yếu yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt và ít cho phép trả chậm, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khối lượng hàng hóa tiêu thụ.
- Thời gian một vòng quay các khoản phải thu
Thời gian một vòng quay các khoản phải thu = Thời gian kỳ phân tích
Số vòng quay các khoản phải thu là chỉ tiêu quan trọng cho biết thời gian cần thiết để thu hồi các khoản phải thu Thời gian càng lâu, tốc độ quay vòng càng chậm, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Số vòng quay các khoản phải trả
Số vòng quay các khoản phải trả = Tổng số tiền hàng mua chịu trong kỳ
Nợ phải trả bình quân là chỉ tiêu thể hiện tốc độ thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp Khi chỉ tiêu này tăng, doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng mua nhanh hơn, điều này cho thấy doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính Do đó, chỉ tiêu nợ phải trả bình quân cao không phải là tín hiệu tích cực cho sự ổn định tài chính của doanh nghiệp.
- Thời gian một vòng quay các khoản phải trả
Thời gian một vòng quay các khoản phải trả = Thời gian kỳ phân tích
Số vòng quay các khoản phải trả cho biết thời gian cần thiết để hoàn thành một vòng thanh toán Để đánh giá khả năng thanh toán, cần phân tích sự biến động trong cơ cấu các khoản phải thu và phải trả, đồng thời so sánh số liệu đầu kỳ với số liệu cuối kỳ thông qua bảng phân tích chi tiết.
BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ
Chỉ tiêu Số đầu kỳ Số cuối kỳ Cuối kỳ so với đầu kỳ
Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Chênh lệch Tỷ lệ I- Các khoản phải thu
2 Trả trước cho người bán
5 Phải thu khác II- Các khoản phải trả
1 Phải trả cho người bán
2 Người mua trả tiền trước
3 Thuế &các khoản phải Nộp nhà nước
4 Phải trả công nhân viên
6 Phải trả phải nộp khácTuy nhiên, để có nhận xét sát thực về tình hình thanh toán của doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp các chỉ tiêu trên với các tài liệu hạch toán hàng ngày và các tài liệu khác.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ NƯỚC TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á
Nhiệm vụ kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một doanh nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân và tài khoản ngân hàng riêng Công ty hoạt động tự chủ về tài chính theo quy định của pháp luật Việt Nam và có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, cấp trên và người lao động EAST-ASIAN tổ chức và thực hiện các quyền hạn của mình trong các hoạt động kinh doanh.
- Tư vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án…
- Tư vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm.
- Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học.
- Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác
- Tư vấn, đầu tư liên doanh liên kết trong và ngoài nước
- Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học
Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Là công ty cổ phần đầu tư, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng và trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, theo điều lệ do Hội đồng Thành viên phê duyệt Giám đốc điều hành là người đứng đầu, đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm quản lý và phát triển vốn Hỗ trợ Giám đốc điều hành là hai phó giám đốc chuyên trách, phụ trách quản lý các trung tâm và văn phòng.
Phòng tiêu thụ Phòng kế hoạch kinh doanh
TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
Phó giám đốc phụ trách tài chính là người trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ và hoạt động của các đơn vị này Họ có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho Giám đốc, nhằm hỗ trợ quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời.
Mỗi phòng ban trong tổ chức đều có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Sự liên kết này được thể hiện qua việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng, cũng như quá trình thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc Mỗi phòng ban đảm nhận những chức năng cụ thể để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức.
Phòng tiêu thụ: có chức năng tiêu thụ sản phẩm làm sao để bán được hàng một cách nhanh nhất.
Phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện nghiên cứu thị trường công nghệ thông tin trong nước và quốc tế để tìm kiếm đối tác và triển khai các hợp đồng kinh doanh Đơn vị này cũng chuyển giao công nghệ tiên tiến từ Việt Nam và thế giới qua các hợp đồng kinh tế Đồng thời, phòng quản lý và đề xuất chính sách giá cũng như điều kiện cho các sản phẩm công nghệ thông tin, đồng thời quản lý và phân phối kho hàng Ngoài ra, phòng còn xây dựng chính sách và tổ chức các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo và phát triển thương hiệu.
Phòng marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược quảng cáo sản phẩm, nhằm nâng cao uy tín thương hiệu Họ luôn hướng dẫn và quảng bá sản phẩm đến tay người tiêu dùng, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.
Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của
Nhà nước và công ty thực hiện chế độ báo cáo để cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động kinh tế tài chính Điều này giúp ban giám đốc đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả Đồng thời, các báo cáo này cũng đảm bảo nguồn vốn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng hành chính là bộ phận văn phòng chủ chốt của công ty, thực hiện các chính sách đối nội và đối ngoại, đồng thời giải quyết các thủ tục hành chính như giấy tờ, trang thiết bị và phương tiện vận tải Bộ phận này cũng tổ chức quản trị nhằm cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, phòng hành chính còn thực hiện các thủ tục hợp tác quốc tế và hỗ trợ cán bộ đi công tác, hoạt động dưới sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc.
Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
Theo quy định tại Điều 3 Luật thuế GTGT và Nghị định số 79/2000/NĐ-CP, tất cả tổ chức và cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam đều phải chịu thuế GTGT, không phân biệt ngành nghề hay hình thức tổ chức Ngoài ra, các tổ chức và cá nhân nhập khẩu hàng hóa cũng thuộc đối tượng nộp thuế GTGT.
3.1 Nội dung nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước :
- Thu tiền của người mua
- Người mua đặt trước tiền hàng
Thu tiền & trả tiền vay ngắn hạn
Hàng bán bị trả lại
Nợ phải thu đã thu và thất thu thực tế
Phòng đã lập năm trước (theo số chênh lệch)
Lập dự phòng cho năm sau
Thuế giá trị gia tăng (VAT) là loại thuế áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
Trong kỳ kế toán, các doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản phải nộp ngân sách cho Nhà nước, bao gồm các khoản nộp tài chính bắt buộc.
- Các loại thuế trực thu và thuế gián thu
- Khấu hao cơ bản tài sản cố định thuộc vốn ngân sách
- Các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phát sinh theo chế độ quy định
Một số doanh nghiệp công ích sản xuất và kinh doanh các mặt hàng theo giá chỉ đạo của Nhà nước, nhưng nếu không đủ bù đắp chi phí, sẽ nhận được sự trợ cấp và trợ giá từ Nhà nước.
Hạch toán thanh toán với Nhà nước phải thực hiện được các nhiệm vụ hạch toán sau :
- Giám đốc nắm tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước để đảm bảo nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời các khoản phải nộp
- Kê khai chính xác khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng trợ cấp, trợ giá của Nhà nước
Khi nộp các khoản bằng ngoại tệ, việc ghi sổ cần được thực hiện bằng cách quy đổi ngoại tệ sang VNĐ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nộp.
- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước theo đúng chế độ quy định
Phản ánh kịp thời số tiền các khoản phải nộp tạm thời theo kê khai hoặc theo mức duyệt chính thức của cơ quan thuế, tài chính là rất quan trọng Điều này cần được thực hiện trên hệ thống bảng kê khai, sổ chi tiết và sổ tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau : Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
- Nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản khác nộp cho Nhà nước
- Số thuế được Nhà nước miễn giảm hoặc bù trừ
- Số tiền trợ cấp trợ giá của Nhà nước chưa nhận được.
- Thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp Nhà nước
- Số tiền trợ cấp, trợ giá của Nhà nước đã nhận được
Số Dư Nợ là số tiền mà doanh nghiệp còn nợ Nhà nước, trong khi Số Dư Có là số tiền doanh nghiệp đã nộp thừa cho Nhà nước hoặc số tiền trợ cấp, trợ giá từ Nhà nước mà doanh nghiệp chưa nhận được.
Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai :
- - 33312 : VAT của hàng nhập khẩu
TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333- Thuế xuất, nhập khẩu
TK 3334- Thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 3338- Các loại thuế khác (thuế thu nhập, thuế môn bài, thuế trước bạ…)
TK 3339- Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (lệ phí giao thông, phí cầu phà, phí xăng dầu, khấu hao cơ bản phải nộp, trợ giá…)
3.4- Phương pháp hạch toán 3.4.1- Hạch toán chi tiết thanh toán với Nhà nước
- - Bảng kê khai thuế của doanh nghiệp
- - Thông báo thuế của các cơ quan thuế
- - Phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng,bảng kê nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
Sổ chi tiết sử dụng :
Sổ chi tiết tài khoản 333 "thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" được sử dụng để theo dõi chi tiết từng khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước.
Sơ đồ hạch toán chi tiết thanh toán với Nhà nước :
(1) Căn cứ vào các chứng từ thanh toán với ngân sách, kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh
Cuối kỳ, kế toán cần lập bảng tổng hợp các khoản thanh toán với Nhà nước, nhằm đối chiếu với sổ cái TK 333 và làm căn cứ cho việc lập Báo cáo kết quả kinh doanh.
- - Phần II : Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước
- - Phần III : VAT được khấu trừ, được hoàn lại, được miễn giảm
3.4 2- Hạch toán tổng hợp thanh toán với Nhà nước
3.4.2.1 - Hạch toán thuế giá trị gia tăng
Thuế giá trị gia tăng (VAT) là loại thuế áp dụng cho giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong suốt quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
- Các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh mặt hàng chịu VAT có thể tính thuế theo 1 trong
2 phương pháp là : phương pháp khấu trừ thuế và phương pháp tính trực tiếp trên VAT
* Đối tượng áp dụng phương pháp tính trực tiếp trên VAT là :
- - Cá nhân sản xuất kinh doanh là người Việt Nam
Các tổ chức và cá nhân nước ngoài hoạt động kinh doanh tại Việt Nam cần tuân thủ luật đầu tư nước ngoài và đảm bảo thực hiện đầy đủ các yêu cầu về kế toán, hóa đơn chứng từ Việc này là cần thiết để xác định chính xác nghĩa vụ thuế theo phương pháp khấu trừ.
Cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý và ngoại tệ phải tuân theo phương pháp khấu trừ thuế Đối tượng áp dụng bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, hợp tác xã và các tổ chức kinh doanh khác, ngoại trừ những đối tượng áp dụng tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên VAT.
- Phương pháp khấu trừ thuế
Chứng từ gốc ( thông báo thuế, bảng khai thuế, phiếu chi, giấy báo Nợ …)
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngân sách
- Căn cứ để tính VAT là giá tính thuế và thuế suất VAT cơ sở phải nộp được tính theo một trong hai phương pháp sau :
Số VAT phải nộp = VAT đầu ra - VAT đầu vào
VAT đầu ra = Số VAT của hàng bán ra - Số VAT của hàng bán bị trả lại - Số VAT của hàng giảm giá
VAT đầu vào Số VAT đầu vào chưa được khấu trừ +
Số VAT đầu vào của hàng mua vào -
VAT đầu vào của hàng mua trả lại -
VAT đầu vào của giảm giá hàng mua
- Phương pháp tính thuế trực tiếp trê n VAT
Số thuế GTGT phải nộp
= GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế
* Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ
GTGT của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế
= Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ bán ra
- Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ mua vào tương ứng
Giá thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ là số tiền thực tế mà bên mua cần chi trả cho bên bán, bao gồm cả thuế VAT và các khoản phụ thu, phí bổ sung khác mà bên mua phải thanh toán.
Giá thanh toán của hàng hóa và dịch vụ mua vào được xác định dựa trên giá thực tế, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (VAT) Đối với hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, cần lưu ý các quy định và cách thức ghi nhận để đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý thuế.
Tài khoản sử dụng : TK 133- VAT được khấu trừ
Nội dung và kết cấu của TK 133 :
Tài khoản 133- “VAT được khấu trừ”
- Số VAT đầu vào phát sinh trong kỳ - Số VAT đầu vào đã khấu trừ
- Kết chuyển VAT đầu vào không được khấu trừ
- VAT đầu vào của hàng mua đã trả lại, được giảm giá
- Số VAT đầu vào đã hoàn lại
- Số VAT đầu vào còn được khấu trừ
- Số VAT đầu vào được hoàn lại nhưng chưa được hoàn trả
TK 133 có 2 tài khoản cấp hai :
TK 1331 là tài khoản dùng để ghi nhận VAT đầu vào được khấu trừ từ hàng hóa, dịch vụ mua ngoài phục vụ cho sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế.
HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG
Ưu điểm
Kế toán thanh toán tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý tài chính Thông qua việc theo dõi các giao dịch với nhà cung cấp, khách hàng và nhà nước, hệ thống kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định chính xác.
Việc ứng dụng chương trình kế toán máy đã cải thiện nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp và quản lý thông tin kế toán Chương trình này cho phép thiết lập hệ thống sổ sách kế toán chi tiết và đầy đủ, đồng thời cung cấp các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ, giúp giải quyết khối lượng công việc hạch toán một cách khoa học và nhanh chóng.
Công tác tổ chức kế toán được thực hiện một cách hợp lý, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các tổ kế toán, giúp hạch toán các nghiệp vụ nhanh chóng và chuyên môn hóa cao.
Công tác kế toán thanh toán tại công ty được thực hiện chặt chẽ, theo dõi chi tiết từng đối tượng, mặt hàng và bộ phận Công ty cam kết thanh toán đúng hạn các khoản nộp cho nhà nước và tuân thủ kịp thời các quy định của Bộ Tài chính.
Chương trình kế toán máy hỗ trợ theo dõi chi tiết thanh toán với từng người bán, giúp quản lý nội bộ hiệu quả Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin chính xác về thời hạn thanh toán và số tiền của từng hợp đồng, từng nhà cung cấp.
Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp cung cấp thông tin chi tiết về tổng số nợ phải trả, bao gồm số nợ quá hạn trong các khoảng thời gian cụ thể: từ 0 đến 10 ngày, từ 11 đến 20 ngày, và trên 20 ngày.
Báo cáo chi tiết tuổi nợ giúp theo dõi từng nhà cung cấp bằng cách liệt kê tất cả các hợp đồng, giá trị của từng hợp đồng, số ngày còn lại cho đến khi đến hạn và số ngày quá hạn.
Nhờ có các Báo cáo này, kế toán có thể thanh toán cho các hợp đồng đúng hạn
Trong công tác thanh toán với khách hàng, công ty chi tiết hạch toán phải thu theo từng khách hàng cụ thể Để thu hút khách hàng thường xuyên, công ty áp dụng các chính sách khuyến mại và tặng thưởng, đồng thời thực hiện hạch toán các nghiệp vụ này theo quy định của Bộ Tài chính.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước, công ty thực hiện hạch toán VAT theo đúng chế độ quy định tại thông tư số 122/2000/TT-BTC và đảm bảo thanh toán các khoản thuế đúng hạn.
Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, các nhà cung cấp, tạo điều kiện cho việc quản lý và ghi chép dễ dàng hơn
Việc thanh toán chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của công ty.
Những tồn tại
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng việc hạch toán các giao dịch thanh toán với người bán, khách hàng và nhà nước vẫn gặp phải một số vấn đề cần được cải thiện.
Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung nhưng đã bỏ qua việc ghi nhật ký, dẫn đến việc ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái Điều này khiến kế toán vừa quản lý Sổ chi tiết vừa quản lý Sổ Cái, làm mất đi ưu điểm của việc ghi nhật ký, đó là khả năng kiểm tra đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Yêu cầu ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung là thực hiện hàng ngày Tuy nhiên, kế toán thường tập hợp các chứng từ cùng loại nhưng khác ngày để ghi sổ một lần, tương tự như phương pháp ghi Chứng từ - ghi sổ.
Kể từ khi áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon vào đầu năm 2001, kế toán vẫn chưa hoàn toàn nắm bắt và tận dụng hết các chức năng của phần mềm, dẫn đến việc chưa thành thạo trong xử lý tài liệu và cung cấp thông tin.
Vào thứ ba, các giao dịch mua hàng thanh toán ngay sẽ được ghi nhận qua tài khoản 33101 "phải trả người bán" Tương tự, các giao dịch bán hàng thu tiền ngay cũng sẽ được hạch toán trên tài khoản này.
Việc hạch toán "13101 phải thu khách hàng" đã làm gia tăng khối lượng công việc cho kế toán, khi họ phải ghi tăng công nợ cho người bán và khách hàng, sau đó lại ghi giảm công nợ Trong trường hợp thanh toán ngay cho người bán, kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ mua hàng một cách chính xác.
Nợ TK 13301 : VAT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả người bán
Phản ánh nghiệp vụ thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 111, 112 Đối với trường hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi : a) Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng
Có TK511 : doanh thu bán hàng
Có TK 33301 : VAT đầu ra b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay
Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
TK 131 phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán Trong các giao dịch thanh toán với người bán và khách hàng, phần lớn liên quan đến ngoại tệ, nhưng công ty áp dụng tỷ giá thực tế, dẫn đến hiệu quả hạch toán ngoại tệ chưa đạt yêu cầu.
Vào thứ năm, công ty đã không thực hiện việc lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, trong khi các trung tâm tự quản lý nợ và áp dụng các biện pháp thu hồi Đối với doanh nghiệp thương mại, việc lập dự phòng là rất cần thiết và mang lại lợi ích, giúp giảm thiểu thiệt hại khi rủi ro xảy ra, vì một phần thiệt hại đã được tính vào chi phí.
Vào thứ Sáu, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn tuân theo quy định cũ Mặc dù hiện tại không áp dụng hình thức này, nhưng cần thiết phải quy định lại việc hạch toán để phù hợp với chế độ tài chính, vì có khả năng trong tương lai công ty sẽ áp dụng lại.
Vào thứ Bảy, công ty đã hạch toán sai trường hợp miễn giảm thuế nhập khẩu, khi tính phần miễn giảm này vào giá thực tế hàng mua Theo quy định, phần miễn giảm thuế nhập khẩu cần phải được hạch toán vào khoản thu nhập bất thường.
Công ty thực hiện thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, dẫn đến tình trạng khan hiếm tiền mặt vào cuối quý do phải chi trả một khoản tiền lớn.
- Tiền thuế nhà đất một năm là 30.600.000 VND công ty cho hết vào chi phí quản lý của tháng 1 làm cho chi phí tháng 1 tăng cao
II - MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP
VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN EAST- ASIAN.
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, và thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào công tác kế toán Việc tổ chức và hạch toán kế toán hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật Nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong cả quá trình mua hàng và tiêu thụ, liên quan chặt chẽ đến các nghiệp vụ quỹ và tạo vốn.
Các nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp duy trì sự tồn tại và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thông qua việc kiểm tra và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế trong sản xuất kinh doanh, kế toán cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp Các báo cáo tài chính giúp các nhà đầu tư hiểu rõ tình hình tài chính và triển vọng phát triển của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn Do đó, việc cải tiến và đổi mới công tác kế toán là rất cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, nghiệp vụ thanh toán ngày càng quan trọng, yêu cầu hạch toán cung cấp thông tin nhanh chóng và tạo sự tin tưởng cho nhà cung cấp về khả năng tài chính của công ty Để quản lý hiệu quả các hoạt động doanh nghiệp, từ sản xuất kinh doanh đến dịch vụ, cũng như nền kinh tế quốc dân, cần sử dụng các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán đóng vai trò thiết yếu.
