I- Tổng quan về công ty cổ phần đầu tưvà phát triển công nghệ Đông Á
3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Là công ty cổ phần đầu tư, nên cơng ty đã chọn mơ hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến như sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Bộ máy quản lý của cơng ty được tổ chức thành các phịng, các trung tâm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội đồng Thành viên phê duyệt. Đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều hành là đại diện pháp nhân của cơng ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và phát triển vốn của cơng ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc chun trách được phân cơng quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Phòng
tiêu thụ hoạch kinh Phịng kế doanh Phịng Maketing Phịng Tài vụ Phịng Hành Chính PHĨ GIÁM ĐỐC PHỤ
TRÁCH KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh - Phó giám đốc phụ trách tài chính
Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phịng mà mình phụ trách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của các trung tâm, phịng ban trong cơng việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc.
Mỗi phịng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phịng ban đều có mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám đốc, mỗi phịng ban có chức năng cụ thể sau:
Phịng tiêu thụ: có chức năng tiêu thụ sản phẩm làm sao để bán được hàng một cách nhanh
nhất.
Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trường tin học trong nước và quốc tế nhằm tìm
kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao công nghệ tin học tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế. Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm tin học, quản lý và phân phối kho hàng cơng nghệ thơng tin. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho cơng ty.
Phịng marketing: Thực hiện chiến lược quảng cáo sản phẩm nhằm tăng uy tín của thương
hiệu lên.Ln hướng dẫn và quảng bá sản phẩm của mình đến người tiêu dùng đây là khâu then chốt ảnh hưởng đến lợi nhuận của cơng ty.
Phịng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản lý của
Nhà nước và công ty được thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.Giúp cho ban giám đốc đưa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hệ quả cao. Đảm bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh.
Phịng hành chính : Đây dược coi như mọt bộ phận văn phòng của cơng ty thực hiện các
chính sách đối nội và đối ngoại, giải quyết các thủ tục hành chính như giấy tờ, các trang thiết bị, các phương tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế, các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc.
4- Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn .
4. 1-Tổ chức bộ máy kế tốn
- Trưởng phịng tài vụ kiêm kế tốn trưởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về cơng tác kế
tốn, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra cơng tác kế tốn tại văn phịng cơng ty.
- Phó phịng tài vụ kiêm kiểm sốt Tài chính : thực hiện các cơng việc do trưởng phịng giao, trực tiếp giải quyết một số cơng việc như: sắp xếp nhân sự trong phịng kế tốn (có sự thơng qua của kế tốn trởng), phân phối cơng việc, có thể giải quyết một số cơng việc khi tr- ởng phịng đi vắng trong phạm vi được giao.
- Nhóm vật tư : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật tư cho đơn vị sản xuất.
+ Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh.
+ Thủ kho : Là người có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lượng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao.
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một người làm cơng tác phân tích tài chính giúp tr- ưởng phịng đưa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm sốt viên do phó
TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN TRƯỞNG
PHĨ PHỊNG
NHĨM VẬT TƯ NHĨM PHÂN TÍCH NHĨM KẾ TỐN
Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp
phịng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện cơng việc của các nhân viên kế tốn.
- Nhóm kế tốn : làm cơng tác kế tốn tại cơng ty, do phó phịng trực tiếp quản lý, được chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện cơng tác kế tốn liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế tốn ,sổ kho cho tài khoản 156.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lượng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lượng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả như phải trả nhà cung cấp, khách hàng, cơng nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nước...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh tốn khi có lệnh chi của phịng kế tốn xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và được thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi.
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu như: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ chưa được khách hàng thanh toán và sổ cơng nợ 131 mà phịng kế toán yêu cầu.
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nước khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh tốn... các chứng từ liên quan do tổ cơng nợ phải trả chuyển sang.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi.
Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đưa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ như: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ...
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK
Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế tốn phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng…
Sự kết hợp giữa các tổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ được chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nước.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật tư, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền lương
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán lương
Giấy đi đường Bảng kê thanh tốn Lệnh đìêu xe Chứng từ TSCĐ Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 )
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều được nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng.
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thơng tư số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế tốn doanh nghiệp. Nhưng do cơng ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với cơng tác kế tốn của mình. Đồng thời cơng ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch tốn của cơng ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhưng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế tốn đã bỏ qua cơng tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1. Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết TK được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, với người mua, với Ngân sách Nhà nước. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
. . .
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ như sau :
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận được chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế tốn kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế tốn.
(2) Sau khi nhận được các thơng tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế tốn tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế tốn :
Các B cáo theo qui định chung của Nhà nước :
Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (2) (3)
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng kê khai mức lương của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế tốn
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số lượng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- HẠCH TỐN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á.
1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh tốn.
Do cơng ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh tốn với người bán, với khách hàng và với Nhà nước là các nghiệp vụ thường xun diễn ra địi hỏi có sự tổ chức cơng tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lượng kế tốn viên làm cơng tác hạch tốn các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và được chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng được quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối tượng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều được mã hoá để ghi chép và quản lý.
2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng đối với mặt hàng kinh doanh của cơng ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD.
Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm :
Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng.
Vận đơn
Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi )
Phiếu Chi
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả người bán
- TK 3312 : Đặt trước cho người bán
Các tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán, cả những nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Tất cả các nghiệp vụ thanh tốn với nhà cung cấp của cơng ty đều được hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trường hợp thanh tốn ngay bằng tiền.
Cơng ty áp dụng tỷ giá thực tế.
VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của Công ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT 5%.