Hệ thống thông tin kế toán

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THỦ ĐỨC KHOA TÀI CHÍNH KẾ TỐN TÀI LIỆU HỌC TẬP HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN Tài liệu lưu hành nội Năm 2016 LỜI NÓI ĐẦU Xin trân trọng gởi đến bạn sinh viên lời chào chân thành! Đây tài liệu biên soạn tổ mơn Kế tốn thuộc khoa Tài kế tốn Trường Cao Đẳng Cơng Nghệ Thủ Đức Tài liệu sử dụng để phục vụ cho việc tham khảo học tập trường Với mục đích mang lại kiến thức hữu ích lĩnh vực kế toán, tác giả cố gắng nỗ lực tìm hiểu tổng hợp từ nguồn tài liệu khác Mục tiêu hướng đến xây dựng cho người học kiến thức chung Hệ thống thơng tin kế tốn hai cơng cụ gồm Sơ đồ dòng liệu Lưu đồ chứng từ sử dụng phổ biến để mô tả cải tạo nâng cấp hệ thống kế toán doanh nghiệp Qua sách này,cácgiáo viên mong sinh viên lĩnh hội kiến thức nhằm góp phần nâng cao lực cơng việc kế tốn sau này.Trong q trình biên soạn, chúng tơi chắn khơng tránh thiếu sót tài liệu, mong nhận đóng góp chân thành từ bạn đọc để tài liệu ngày chất lượng Chúc cho việc học tập thật tốt đẹp! MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT7 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu: Nội dung: 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1Bản chất 1.2.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán 1.2.3 Đối tượng hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.4 Chức hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.5 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn 1.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 1.3.1 Bản chất: 1.3.2 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán 1.3.3 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán 1.3.4 Nhân tham gia trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn 1.4 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thơng tin kế tốn 1.4.1 Ảnh hưởng công nghệ thông tin hệ thống thơng tin kế tốn 1.4.2 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thơng tin kế tốn Luyện tập: BÀI 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU 12 Mục tiêu: 12 Nội dung: 12 2.1 Khái niệm sở liệu 12 2.1.1Định nghĩa 12 2.1.2Các khái niệm 12 2.2 Các mơ hình sở liệu 13 2.2.1 Mức quan niệm, ý niệm 13 2.2.2 Mức luận lý 13 2.2.3 Mức vật lý 15 2.3 Hệ quản trị sở liệu 16 2.3.1 Định nghĩa 16 2.3.2 Khả hệ quản trị sở liệu 16 2.3.3 Các vấn đề khác sở liệu 17 Luyện tập: 20 BÀI 3: KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 23 Mục tiêu: 23 Nội dung: 23 3.1 Kiểm soát nội 23 3.1.1 Kiểm soát nội 23 3.1.2 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 23 3.1.3 Phân biệt hệ thống xử lý thủ công máy ảnh hưởng tới kiểm soát nội 25 3.2 Các thủ tục kiểm soát 25 3.2.1 Kiểm sốt tồn - kiểm soát chung 25 3.2.2 Kiểm soát ứng dụng 26 3.3 Sự an toàn trung thực liệu 27 3.3.1 Sự an toàn liệu hệ thống thơng tin kế tốn máy tính 27 3.3.2 Cơng nghệ cao an tồn liệu 27 3.3.3 Đánh giá an toàn trung thực liệu 27 Luyện tập: 29 BÀI 4: CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 34 Mục tiêu: 34 Nội dung: 34 4.1 Vai trò việc lập tài liệu hệ thống 34 4.1.1 Khái niệm lập tài liệu hệ thống 34 4.1.2Vai trò việc lập tài liệu hệ thống 34 4.2 Sơ đồ dòng liệu (Data Flow Diagram – DFD) 34 4.2.1 Ý nghĩa ứng dụng 34 4.2.2 Hệ thống ký hiệu 35 4.2.3 Các bước thực vẽ sơ đồ dòng liệu – DFD: 36 4.3 Lưu đồ chứng từ 41 4.3.1 Ý nghĩa ứng dụng 41 4.3.2Hệ thống ký hiệu 42 4.3.3 Các bước thực vẽ lưu đồ chứng từ: 43 4.4 Các công cụ lập tài liệu khác 45 4.5 Giới thiệu phần mềm ứng dụng lập tài liệu hệ thống 46 Luyện tập: 46 BÀI 5: CÁC CHU TRÌNH KẾ TỐN 51 Mục tiêu: 51 Nội dung: 51 5.1 Chu trình doanh thu 51 5.1.1 Chứng từ 53 5.1.2 Sổ 54 5.1.3 Báo cáo 55 5.1.4 Xử lý nghiệp vụ 56 5.2 Chu trình chi phí 67 5.2.1 Chứng từ 69 5.2.2 Sổ 71 5.2.3 Báo cáo 71 5.2.4 Xử lý nghiệp vụ 72 5.3 Chu trình chuyển đổi (PHẦN ĐỌC THÊM) 84 5.3.1 Hệ thống hàng tồn kho 86 5.3.2 Hệ thống kế toán chi phí 88 5.3.3 Hệ thống lương 88 5.4 Chu trình tài (PHẦN ĐỌC THÊM) 89 5.4.1 Hệ thống ghi nhật ký 90 5.4.2 Hệ thống Tài Sản Cố Định 90 Luyện tập: 90 Bài 5: 98 Bài 6: 98 Bài 7: 99 BÀI 6: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN (PHẦN ĐỌC THÊM) 103 Mục tiêu: 103 Nội dung: 103 6.1 Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn 103 6.1.1 Nguyên nhân 103 6.1.2 Mục đích 103 6.1.3 Nhiệm vụ 104 6.1.4 Phương pháp 104 6.1.5 Công cụ 104 6.1.6 Thành phần 106 6.1.7 Kết 109 6.2 Thiết kế hệ thống 109 6.2.1 Tầm quan trọng việc thiết kế hệ thống 110 6.2.2 Thiết kế sơ 110 6.2.3 Đặc tả chi tiết 112 6.2.4 Kiểm tốn viên q trình thiết kế hệ thống 112 Luyện tập: 113 BÀI 7: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (PHẦN ĐỌC THÊM) 116 Mục tiêu: 116 Nội dung: 116 7.1 Thực hệ thống 116 7.1.1.Tạo lập hệ thống 116 7.1.2.Huấn luyện 117 7.1.3.Chuyển đổi hệ thống 117 7.2 Vận hành hệ thống 119 7.2.1.Mục tiêu 119 7.2.2.Kiểm soát 119 Luyện tập: 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DFD: Sơ đồ dòng liệu DN: Doanh nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng KH: Khách hàng HHDV: Hàng hóa dịch vụ NCC: Nhà cung cấp PXK: Phiếu xuất kho PGH: Phiếu gửi hang SCT: Sổ chi tiết TSCĐ: Tài sản cố định Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Mục tiêu:  Trình bày khái niệm hệ thống hệ thống thơng tin quản lý  Trình bày thành phần hệ thống thông tin  Trình bày vai trị phân loại hệ thống thơng tin quản lý  Trình bày chất, thành phần, đối tượng, chức hệ thống thơng tin kế tốn phân loại  Trình bày nội dung phương pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn  Phân tích ảnh hưởng mức độ ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán Nội dung: 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin  Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống trường đại học… Theo qua điểm tiếp cận hệ thống hệ thống tập hợp thành phần có quan hệ tương tác với để thực mục tiêu đặt hệ thống Một hệ hệ thống có bốn đặc điểm:  Các thành phần, phận hệ thống  Các mối quan hệ, cách thức chế tương tác thành phần bên  Phạm vi, giới hạn hệ thống  Các mục tiêu hướng đến hệ thống  Hệ thống thông tin: hệ thống người thiết lập nên bao gồm tập hợp thành phần có quan hệ với nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cho người sử dụng Hệ thống thông tin thông thường bao gồm thành phần:  Dữ liệu đầu vào  Thành phần xử lý  Thành phần lưu trữ  Thông tin đầu  Kiểm soát Tài liệu lưu hành nội Trang Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.2 Hệ thống thơng tin quản lý  Hệ thống thông tin quản lý: hệ thống thơng tin bao gồm thành phần có quan hệ với thiết lập tổ chức nhằm hỗ trợ cho hoạt động chức tổ chức, hỗ trợ trình định cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực kiểm sốt q trình hoạt động tổ chức  Hệ thống thơng tin quản lý gồm có ba cấp:  Cấp kiểm soát hoạt động  Cấp kiểm soát quản lý  Cấp hoạch định chiến lược  Phân loại hệ thống thông tin quản lý  Theo cấp độ quản lý sử dụng thông tin  Hệ thống xử lý nghiệp vụ  Hệ thống hỗ trợ định  Hệ thống hỗ trợ điều hành  Theo nội dung kinh tế trình sản xuất kinh doanh  Hệ thống thông tin sản xuất  Hệ thống thông tin bán hàng  Hệ thống thông tin nhân  Hệ thống thông tin kế tốn  Hệ thống thơng tin tài 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.1Bản chất  Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn sau: Hệ thống thơng tin kế tốn việc thu thập liệu xử lý thông tin theo trình tự từ cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng  Bản chất: việc thu thập thơng tin kế tốn, lưu trữ để sử dụng tương lai, cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng Khái niệm khác hẳn với Tài liệu lưu hành nội Trang Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn  Sơ lược hệ thống hành, hệ thống đề xuất  Mô tả thủ tục thực khảo sát sơ hệ thống  Các giải pháp, mục tiêu phạm vi giải pháp, ưu nhược điểm chúng  Các lợi ích từ hệ thống  Các đề nghị phần mềm, phần cứng nhà cung cấp  Chi phí đầu tư  Nhân huấn luyện cho hệ thống  Dự kiến thời gian thực  Thông tin phận sử dụng hệ thống đề xuất  Các đề nghị khác 6.1.7 Kết  Phân tích hệ thống có kết quả:  Không thay đổi: vấn đề cần giải không nghiêm trọng nguồn lực không đủ đáp ứng  Cải tiến hệ thống hành: với chi phí thấp đạt kết thỏa mãn yêu cầu  Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hành chấp nhận, điều chỉnh  Kết ban đạo hệ thống lựa chọn với tham dự quản lý cấp cao Nó dựa lời đề xuất, giới thiệu đội nghiên cứu 6.2 Thiết kế hệ thống Kết thúc giai đoạn phân tích hệ thống, định tiếp tục phát triển hệ thống ban đạo lập đội thiết kế để bắt đầu giai đoạn thiết kế hệ thống Đội thiết kế bao gồm đội nghiên cứu phân tích hệ thống bổ sung kế toán viên Đội thiết kế hệ thống bắt đầu việc nhận biết tính hệ thống Sau đó, chấp thuận ban đạo, họ thiết kế chi tiết đặc điểm hệ thống Những hoạt động gọi thiết kế hệ thống sơ thiết kế chi tiết Tài liệu lưu hành nội Trang 109 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn 6.2.1 Tầm quan trọng việc thiết kế hệ thống  Thiết kế hệ thống việc tiến hành chi tiết phát triển hệ thống sinh giai đoạn phân tích hệ thống Suốt giai đoạn thiết kế, đội thiết kế lập tài liệu ghi nhận chi tiết thông tin đầu vào, đầu trình xử lý hệ thống  Việc thiết kế hệ thống cung cấp thông tin chi tiết cho ban đạo để định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống trước chuyển sang giai đoạn thực hệ thống Trong thiết kế, hệ thống tiếp tục phát triển dừng lại  Việc thiết kế hệ thống phản ánh nhìn tổng quan cách thức làm việc hệ thống, việc thiết kế rõ ràng, chi tiết lộ rõ vấn đề yếu tồn động để có điều chỉnh hợp lý Khi cịn giai đoạn thiết kế thay đổi, điều chỉnh dễ dàng tốn chuyển sang giai đoạn thực 6.2.2 Thiết kế sơ  Thiết kế hệ thống trình bắt đầu với mục tiêu hệ thống, phương pháp tổng quát để đạt mục tiêu này, sau mơ tả cách chi tiết, cụ thể Thiết kế sơ trình bày tính hệ thống cách luận lý, điều thực báo cáo phạm vi, yêu cầu hệ thống liệu, tài nguyên  Phạm vi thiết kế sơ bộ: việc xác định giới hạn cho hệ thống Đôi phạm vi hệ thống phạm vi hệ thống cũ, dù vậy, đội thiết kế phải xác định phạm vi hệ thống nhằm mục đích ước lượng khả thực thi hay không Nếu phạm vi rộng làm hệ thống phát triển lớn khó thực Ngược lại, phạm vi q hẹp hệ thống chẳng hệ thống hành thực  Các thành phần thiết kế sơ bộ:  Kết xuất: Phản ánh thông tin đầu mà hệ thống phải thiết lập (thơng tin gì, trình bày nào)  Nội dung thông tin: hệ thống xây dựng để thỏa mãn u cầu có thơng tin giải vấn đề tồn đọng hệ thống Tài liệu lưu hành nội Trang 110 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế toán hành để áp dụng kỹ thuật Khi hệ thống xây dựng thỏa mãn u cầu báo cáo thơng tin mà đưa là khơng có giá trị hệ thống có Nếu mục đích hệ thống nhằm giải vấn đề tồn đọng hệ thống hành thơng tin đầu hệ thống thay đổi Nếu mục đích hệ thống để thực kỹ thuật nội dung thơng tin đầu không cần thay đổi mà cần thay đổi mẫu trình bày  Mẫu trình bày: việc xác định phương thức trình bày in máy in hiển thị hình theo mẫu biểu mẫu biểu kết xuất đặt tên hay đánh số  Khi thiết kế sơ bộ, việc kết xuất cần đạt yêu cầu: hiệu mặt chi phí, phù hợp với yêu cầu thông tin, rõ ràng, đầu đủ  Dữ liệu: Đây giai đoạn đội thiết kế xác định tên số liệu, phương thức lưu trữ, nội dung liệu phương pháp tổ chức liệu  Phương thức xử lý: Đây việc xác định phương thức xử lý yêu cầu cho hệ thống, phương thức xử lý gồm trình tự thủ tục làm việc thực tế chương trình máy tính cần có  Nhập liệu đầu vào: Đầu vào hệ thống cung cấp nguồn liệu chứa đựng tập tin hệ thống Thông thường đầu vào dùng bao gồm mẫu chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất Người sử dụng ghi nhận số liệu theo tính chất nghiệp vụ kế toán Hệ thống chuyển đổi chúng thành dạng thơng tin mà máy đọc hiểu Ngồi ra, nghiệp vụ nhập trực tiếp vào hệ thống mà khơng có chứng từ, ví dụ đưa liệu vào hệ thống thẻ lưu trữ  Các sách doanh nghiệp: Cần phải đề sách phù hợp để hệ thống vận hành hiệu  Xác định nguồn lực cho hệ thống: Khi thiết kế sơ bộ, đội thiết kế xác định nguồn lực tài cần thiết để phân tích tính tốn u cầu nhằm thực vận hành hệ thống, đồng thời xác định yêu cầu khác bao gồm phần mềm thiết bị phần cứng cần thiết Đội thiết kế ước tính chi phí cần thiết để phát triển hệ thống Tài liệu lưu hành nội Trang 111 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn lập lịch trình làm việc hồn chỉnh Cơng việc bao gồm tính tốn giá thành lợi ích đem lại từ việc sử dụng hệ thống  Báo cáo thiết kế sơ bộ:Các kết đề xuất đội thiết kế sau thiết kế sơ báo cáo lên cho nhà quản lý doanh nghiệp Nội dung báo cáo bao gồm toàn tài liệu lập trình thiết kế sơ bộ, chi tiết việc phân tích chi phí lợi ích, chi tiết quy định hay sách cần thiết, khó khăn phát triển hệ thống đề nghị nên hay không nên thực công việc 6.2.3 Đặc tả chi tiết  Thiết kế chi tiết việc mô tả văn chi tiết hệ thống Các kiểm toán viên đọc đưa thay đổi cần thiết để phục vụ cho yêu cầu kiểm soát nội cho việc tạo dấu vết kiểm tốn Sau đó, kết phần thiết kế chi tiết gởi lên ban đạo hệ thống để xem xét phê chuẩn Trong giai đoạn này, nội dung thiết kế sơ mô tả cách chi tiết, rõ ràng hệ thống hình dung với đầy đủ thành phần nó, bao gồm đề xuất cụ thể phần mềm, phần cứng cho hệ thống hay tài nguyên khác  Thiết kế chi tiết thành phần hệ thống bao gồm:  Thiết kế chi tiết kết xuất  Thiết kế chi tiết liệu  Thiết kế chi tiết nhập liệu đầu vào  Đặc tả chương trình máy tính  Thiết kế thủ tục thủ công  Thiết kế giao diện với người dùng 6.2.4 Kiểm toán viên trình thiết kế hệ thống Các chun gia kế tốn người có lực việc đánh giá cơng tác kiểm tốn, kiểm sốt hệ thống cho đánh giá độc lập chúng Thông thường chuyên gia kế toán tham gia giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán viên nội Các kiểm tốn viên nội ln ln tham gia giai đoạn này, nhiên, kiểm toán viên độc lập nhà tư vấn Tài liệu lưu hành nội Trang 112 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp kiểm toán mời tham dự Khi tham gia vào giai đoạn thiết kế hệ thống, kiểm toán viên thực chức năng: đánh giá thiết kế chi tiết để đưa đề xuất cải tiến đề nghị cách thức đưa thêm module kiểm tốn vào chương trình hệ thống Nhiều hệ thống khơng có chức tạo cung cấp dấu vết kiểm toán Các nghiệp vụ vào hệ thống ghi sổ mà không qua bước ghi nhận kiểm tốn trung gian Vì thế, kiểm toán viên đưa thêm module kiểm toán (một chương trình ứng dụng) vào chương trình hệ thống để phục vụ cho cơng tác kiểm tốn sau họ Nhờ có module kiểm tốn mà nghiệp vụ hệ thống ghi nhận lên thiết bị lưu trữ ngoại vi, từ đó, kiểm tốn viên xem xét để thực cơng tác kiểm tốn Khi thiết kế hệ thống, việc bổ sung module kiểm toán vào chương trình hệ thống dễ dàng thực so với việc bổ sung vào hệ thống vận hành Luyện tập: Chọn câu trả lời nhất: Câu 1: Giai đoạn nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống hành, thỏa mãn yêu cầu thông tin, theo kịp với tiến công nghệ thông tin? a Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn b Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn c Thực hệ thống thông tin kế d Vận hành hệ thống thơng tin kế tốn tốn Câu 2: Nhiệm vụ giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn KHƠNG bao gồm: a Thu thập thơng tin đánh giá hệ thống hành c Xử lý cung cấp thơng tin hữu ích phù hợp cho người sử dụng Câu 3: b Phân tích, giải mâu thuẩn áp dụng hệ thống d Tiến hành chi tiết phát triển hệ thống sinh Các công cụ sử dụng giai đoạn phân tích bao gồm: a Xem xét đánh giá tài liệu, vấn, mơ hình liệu c a b Tài liệu lưu hành nội b Sử dụng bảng câu hỏi, đo lường công việc, báo cáo kiểm toán d a b sai Trang 113 Khoa Tài kế tốn Câu 4: Hệ thống thơng tin kế tốn Cơng cụ xem xét đánh giá tài liệu sử dụng giai đoạn phân tích bao gồm: a Xem xét tài liệu tổ chức cá nhân b Xem xét tài liệu xử lý báo cáo kiểm toán c a b Câu 5: d a b sai Mơ hình liệu là: a Một chương trình máy vi tính dùng để tổ chức, thiết kế mô tả b Một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế mô tả liệu tổ chức liệu tổ chức c a b Câu 6: d a b sai Đặc điểm công cụ sử dụng bảng câu hỏi giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn là: a Khơng thực câu hỏi mang tính chất thăm dị c a b Câu 7: b Tạo cho người vấn sẵn sàng cung cấp thông tin d a b sai Nghiên cứu tính khả thi giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: a Khả thi kỹ thuật, Khả thi hoạt b Khả thi kỹ thuật, Khả thi thiết động vận hành, Khả thi sử dụng, kế, Khả thi thời gian, Khả thi Khả thi kinh tế kinh tế c Khả thi kỹ thuật, Khả thi hoạt Câu 8: động vận hành, Khả thi thời gian, động vận hành, Khả thi thời gian, Khả thi kinh tế Khả thi mục tiêu Các thành phần giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: a Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, b Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, nghiên cứu tính khả thi, báo cáo nghiên cứu tính khả thi, báo cáo phân kiểm tốn tích c Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, báo cáo kiểm toán Câu 9: d Khả thi kỹ thuật, Khả thi hoạt d Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, báo cáo phân tích Kết kết thúc giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn cải tiến hệ Tài liệu lưu hành nội Trang 114 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế toán thống hành xảy khi: a Vấn đề cần giải khơng b Với chi phí thấp đạt kết nghiêm trọng nguồn lực thỏa mãn yêu cầu không đủ đáp ứng c Hệ thống hành chấp d Tất sai nhận, điều chỉnh Câu 10: Giai đoạn Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn xảy kết giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn là: a Khơng thay đổi b Cải tiến hệ thống hành c a b d a b sai Câu 11: Phát biểu sau ĐÚNG: a Sự thay đổi, điều chỉnh giai b Sự thay đổi, điều chỉnh giai đoạn đoạn thiết kế dễ dàng tốn thiết kế làm thay đổi giai đoạn chuyển sang giai đoạn thực thực c a b d a b sai Câu 12: Giai đoạn Thiết kế hệ thống thông tin kế toán bao gồm: a Thiết kế sơ bộ, đặc tả chi tiết b Mô tả văn chi tiết hệ thống c a b d a b sai Câu 13: Việc thiết kế áp dụng phần mềm, phần cứng cho hệ thống thuộc về: a Thiết kế sơ b Đặc tả chi tiết c a b d a b sai Câu 14: Việc trình bày tính hệ thống cách luận lý thuộc về: a Thiết kế sơ b Đặc tả chi tiết c a b d a b sai Tài liệu lưu hành nội Trang 115 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn BÀI 7: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN (PHẦN ĐỌC THÊM) Mục tiêu:  Trình bày trình tạo lập hệ thốngtrong giai đoạn thực hệ thống thơng tin kế tốn  Trình bày vấn đề huấn luyện chuyển đổi hệ thống giai đoạn thực hệ thống thông tin kế tốn  Trình bày mục tiêu giai đoạn vận hành hệ thống thơng tin kế tốn  Trình bày, phân tích cácthủ tục kiểm sốt giai đoạn vận hành hệ thống thơng tin kế tốn Nội dung: 7.1 Thực hệ thống Giai đoạn thực giai đoạn mà hệ thống tạo đưa vào vận hành Có hoạt động xảy giai đoạn này: cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, kiểm tra chuyển đổi 7.1.1 Tạo lập hệ thống  Một hệ thống thường yêu cầu thêm thiết bị máy tính chương trình Tùy theo nguồn lực doanh nghiệp, nhóm thiết kế lựa chọn thiết bị chương trình phù hợp Đối với thiết bị máy tính, chúng cần có vị trí đặt cố định, gần ổ cắm điện, trang bị thêm ổn áp giữ điện  Việc mua sắm cài đặt máy móc thiết bị máy tính phục vụ cho hệ thống thuộc trách nhiệm phận mua hàng, phận quản lý thiết bị phịng cơng nghệ thơng tin Ngoài ra, ban tổ chức hệ thống kế toán trưởng tham gia với trách nhiệm giám sát việc mua sắm trang thiết bị kiểm soát chi phí Đối với dự án lớn, cần tổ chức đấu thầu nhằm tăng cường tính kiểm sốt đảm bảo hiệu mặt chi phí Máy móc trang thiết bị sau lắp đặt, cài đặt xong cần kiểm tra kỹ trước bàn giao thực cơng việc lập trình cài đặt phần mềm Ở giai đoạn tiếp theo, nhóm thiết kế cài đặt phần mềm mua Sau đó, lập trình viên kiểm Tài liệu lưu hành nội Trang 116 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn tra thiết bị phần mềm làm việc, thực hiệu chỉnh cho phù hợp Nếu nhóm thiết kế định tự lập chương trình hoạt động lập trình bắt đầu  Trong trường hợp ban tổ chức hệ thống định tự lập trình phần mềm kế tốn, ban tổ chức hệ thống dành hết tài nguyên quan trọng cho việc lập trình Nhóm lập trình thực cơng việc hoạt động lập trình mình: phát triển logic chương trình, viết mã lệnh, bắt lỗi lập tài liệu cho Các kỹ thuật lập trình đại địi hỏi lập trình viên tập trung tạo mã lệnh, việc thực lập trình xác cịn phải có tài liệu sử dụng dễ hiểu Điều giúp cho việc thay đổi chương trình dễ dàng giai đoạn vận hành hệ thống 7.1.2 Huấn luyện  Bên cạnh tài liệu hướng dẫn sử dụng thiết kế lập trình phần mềm, việc huấn luyện phải thực cách nghiêm túc để việc vận hành hệ thống thuận lợi Việc huấn luyện thực cho nhóm đối tượng là: người sử dụng phận vận hành máy tính:  Huấn luyện người sử dụng:  Người sử dụng bao gồm nhà quản trị, điều hành nhân viên làm việc hệ thống Nhóm thiết kế cố vấn bên chịu trách nhiệm huấn luyện công việc cần thiết cho người sử dung  Huấn luyện phận vận hành:  Đây huấn luyện dành cho nhân viên trực tiếp chạy hệ thống máy tính như: nhân viên kỹ thuật, nhân viên điều khiển, nhân viên quản trị sở liệu… Họ huấn luyện sử dụng thiết bị phần mềm có hệ thống Việc huấn luyện bao gồm nội dung liên quan đến lưu, phục hồi liệu vấn đề liên quan đến an ninh, bảo mật cho liệu Trong giai đoạn cần ý đến chi phí việc huấn luyện tái huấn luyện nhằm đảm bảo tính hiệu việc huấn luyện, không tốn nhiều chi phí 7.1.3 Chuyển đổi hệ thống Chuyển đổi việc thay đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống Ở giai đoạn thực công việc: chuyển đổi tập tin chuyển đổi hệ thống Tài liệu lưu hành nội Trang 117 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn  Chuyển đổi tập tin: Đây thay đổi cách lưu trữ liệu Mục tiêu việc chuyển đổi tập tin trì tính xác hoàn hảo tập tin hữu hệ thống cũ để bắt đầu thực công việc hệ thống Việc chuyển đổi tập tin phức tạp dễ gây sai sót cho hệ thống mới, sai sót khó xác định Do cần chuẩn bị kỹ lưỡng ý cẩn thận Việc chuyển đổi liệu tiến hành việc khai báo, nhập số dư tùy biến phần mềm Sau khai báo ban đầu, người chịu trách nhiệm chuyển đổi liệu khai báo người dùng phân quyền hệ thống Khi phân quyền truy cập, cần xây dựng sách kiểm sốt truy cập phù hợp Sau đó, vào lực phẩm chất nhân viên để phân quyền truy cập hệ thống  Chuyển đổi hệ thống:Chuyển đổi hệ thống tức thay đổi hệ thống làm việc Việc chuyển đổi hệ thống có cách: chuyển đổi trực tiếp, hệ thống thử nghiệm, vận hành song song phân giai đoạn  Chuyển đổi trực tiếp: ngừng hệ thống cũ vận hành hệ thống Các chuyển đổi tránh chi phí bất lợi cách chuyển đổi khác Nó thích hợp với hệ thống đơn giản, người sử dụng Tuy nhiên, chuyển sang hệ thống thường phát sinh vấn đề không mong đợi, lúc đó, hệ thống cũ khơng cịn thích hợp để dự phịng tổ chức phải hoạt động khơng có vận hành hệ thống giải vấn đề  Hệ thống thử nghiệm: cài đặt hệ thống giới hạn phần tổ chức (ví phân xưởng, lĩnh vực mua hàng, bán hàng…) Theo đó, vấn đề khơng mong đợi xử lý trước triển khai toàn tổ chức có vấn đề khơng hay phát sinh ảnh hưởng đến phần tổ chức Tuy nhiên, việc vận hành tốt phần tổ chức chưa vận hành tốt phần lại  Vận hành song song: vận hành đồng thời hệ thống cũ mới, so sánh kết hệ thống điều chỉnh khác biệt Lúc này, hệ thống cũ xem hệ thống dự phòng Đây cách chuyển đổi an tồn địi hỏi cơng việc phải thực gấp đôi Tài liệu lưu hành nội Trang 118 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế toán  Phân giai đoạn: việc thực cài đặt hệ thống phần toàn hệ thống thực xác Cách thích hợp với người sử dụng dễ giải vấn đề phát sinh, nhiên, có số hệ thống lại không cho phép việc phân giai đoạn 7.2 Vận hành hệ thống 7.2.1 Mục tiêu Giai đoạn vận hành giai đoạn cuối trình phát triển hệ thống mục tiêu việc phát triển hệ thống Một hệ thống kế toán thiết kế tốt đòi hỏi từ tháng đến năm để phát triển, thời gian vận hành khoảng từ đến 10 năm trước bị thay Giai đoạn có hoạt động: xem xét đánh giá, bảo dưỡng hệ thống kế tốn chi phí hệ thống:  Hoạt động xem xét đánh giá hệ thống thường xảy khoảng tháng sau chuyển đổi, mục đích để xác định hệ thống có đạt mục tiêu đề hay không  Hoạt động bảo dưỡng hệ thống hoạt động xảy suốt thời gian tồn hệ thống, thực nhân viên kỹ thuật, nhằm đảm bảo cho hệ thống hoạt động ổn định Việc bảo dưỡng hệ thống bao gồm bảo dưỡng máy tính phần mềm máy tính  Kế tốn chi phí hệ thống: điều có tác dụng xác định rõ ràng, chi tiết khoản chi phí hệ thống để từ cho phân chia chúng cho phù hợp Chi phí hệ thống có loại: chi phí đầu tư ban đầu cho phát triển thực hệ thống, chi phí thường xuyên Các chi phí tính vào sở chịu trách nhiệm người quản trị sở phải có trách nhiệm với chi phí 7.2.2 Kiểm sốt  Kiểm sốt giai đoạn xem xét đánh giá sau chuyển đổi:  Xác định sai sót, thiếu sót trước chúng lan rộng ảnh hưởng đến xác thơng tin kế tốn Sai sót nằm liệu kế toán, nhập liệu trình xử lý  Chú ý đặc biệt đến thủ tục sửa lỗi hệ thống  Kiểm soát bảo dưỡng hệ thống: Tài liệu lưu hành nội Trang 119 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn  Việc bảo dưỡng máy tính, phần mềm khơng thể tránh khỏi nên tổ chức phải chấp nhận kiểm sốt Bất kỳ thay đổi chương trình kế tốn chứa đựng nguy Ví dụ: lập trình viên bảo dưỡng không ghi thay đổi vào tài liệu chương trình dự trù thay đổi chương trình để lường gạt tổ chức Những thay đổi làm khó khăn cho việc phát Chính thế, việc thay đổi thực hiện, lập trình viên bảo dưỡng phải đưa vào chương trình thích liên quan đến việc thay đổi chương trình Bên cạnh việc ghi nhận thay đổi chương trình cách rõ ràng phải có ký duyệt sau xem xét lại Thỉnh thoảng kiểm toán viên xem xét lại thay đổi  Khi thay đổi hệ thống có kế hoạch, ban đạo nên xem xét vấn đề với tất người sử dụng có liên quan trước tiến hành bảo dưỡng Cịn thay đổi khơng theo kế hoạch chúng xảy cách khẩn cấp, không đủ thời gian để ban đạo xem xét ban đạo xem xét lại sau thực xong Luyện tập: Chọn câu trả lời nhất: Câu 1: Giai đoạn thực hệ thống thơng tin kế tốn có hoạt động xảy ra? a Cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, sử dụng, kiểm tra c Cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, kiểm tra, chuyển đổi Câu 2: b Cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, chuyển đổi, sử dụng d Cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, sử dụng, kiểm sốt Hoạt động lập trình Giai đoạn thực hệ thống bao gồm: a Chọn chương trình, viết mã lệnh, bắt lỗi lập tài liệu c Kiểm tra cấu hình máy, viết mã b Phát triển logic chương trình, viết mã lệnh, bắt lỗi lập tài liệu d Tất sai lệnh, bắt lỗi lập tài liệu Câu 3: Hoạt động huấn luyện cho ban giám đốc Giai đoạn thực hệ thống Tài liệu lưu hành nội Trang 120 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn xem là: a Huấn luyện người sử dụng b Huấn luyện phận vận hành c a b d a b sai Câu 4: Hoạt động chuyển đổi hệ thống Giai đoạn thực hệ thống bao gồm: a Chuyển đổi máy tính, chuyển đổi hệ thống làm việc c Chuyển đổi tập tin, chuyển đổi hệ b Chuyển đổi phần mềm, chuyển đổi hệ thống làm việc d Tất sai thống làm việc Câu 5: Việc khai báo, nhập số dư tùy biến phần mềm, việc phân quyền truy cập thuộc về: a Hoạt động chuyển đổi tập tin b Hoạt động chuyển đổi hệ thống c a b d a b sai Câu 6: Hoạt động chuyển đổi hệ thống theo cách: ngừng hệ thống cũ vận hành hệ thống gọi là: a Chuyển đổi trực tiếp b Hệ thống thử nghiệm c Vận hành song song d Phân giai đoạn Câu 7: Hoạt động chuyển đổi hệ thống theo cách: cài đặt hệ thống giới hạn phần tổ chức gọi là: a Chuyển đổi trực tiếp b Hệ thống thử nghiệm c Vận hành song song d Phân giai đoạn Câu 8: Giai đoạn vận hành hệ thống thông tin kế tốn có hoạt động xảy ra? a Sử dụng, bảo dưỡng hệ thống kế toán chi phí hệ thống c a b Câu 9: b Xem xét đánh giá, bảo dưỡng hệ thống kế tốn chi phí hệ thống d a b sai Hoạt động bảo dưỡng hệ thống Giai đoạn vận hành hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: a Bảo dưỡng máy tính phần mềm máy tính c a b Tài liệu lưu hành nội b Bảo dưỡng máy móc thiết bị, bảo dưỡng máy tính d a b sai Trang 121 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn Câu 10: Kế tốn chi phí hệ thống Giai đoạn vận hành hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: a Chi phí đầu tư ban đầu cho phát b Chi phí bảo trì, bảo dưỡng triển, thực hệ thống chi phí thường xuyên c a b Tài liệu lưu hành nội d a b sai Trang 122 Khoa Tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn TÀI LIỆU THAM KHẢO  Nguyễn Thế Hưng, Hệ thống thông tin kế toán (lý thuyết, tập giải), NXB Thống Kê 2006  Nguyễn Thế Hưng, Hệ thống thông tin kế toán (lý thuyết, tập giải), NXB Thống Kê 2008  Khoa Kế toán-Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Phương Đơng 2012  Bộ Tài chính, Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Kiểm toán Việt Nam  Một số trang web: http://www.webketoan.com; http://www.tapchiketoan.com; http://www.mof.gov.vn ... nghệ thông tin hệ thống thông tin kế toán Nội dung: 1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin quản lý 1.1.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin  Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống hệ. .. hàng  Hệ thống thông tin nhân  Hệ thống thông tin kế tốn  Hệ thống thơng tin tài 1.2 Hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.1Bản chất  Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn sau: Hệ thống thơng tin kế tốn... 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.2.1Bản chất 1.2.2 Các thành phần hệ thống thông tin kế toán 1.2.3 Đối tượng hệ thống thông