Hệ thống hàng tồn kho có 2 chức năng chính là ghi chép kế tốn về hàng tồn kho
và quản trị hàng tồn kho. Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho là duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bình thường.
DN sản xuất sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát mức nguyên vật liệu, thành phẩm sản xuất và dự trữ. DN thương mại sử dụng hệ thống này để quản lý dự trữ hàng hóa. DN dịch vụ tuy cũng có hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ) nhưng hầu như không sử dụng hệ thống này để kiểm sốt chúng vì khi cần thì mua chúng và coi đó là một khoản chi phí.
Phương pháp kiểm sốt hàng tồn kho:
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho thông thường – Phương pháp EOQ (số lượng đặt hàng tối ưu):
Đây là phương pháp tính tốn số lượng mỗi đặt hàng hợp lý nhất để giảm
thiểu tổng chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụt hàng dự trữ:
Cơng thức tính số lượng đặt hàng tối ưu:
EOQ=
Cơng thức tính thời điểm đặt hàng: ROP=T x R
Phương pháp này có ưu điểm là xác định được số lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí liên quan dự trữ nguyên vật liệu. Tuy nhiên, phương pháp này tính tốn dựa trên mức yêu cầu nguyên vật liệu trung bình
2 x A x P S
- EOQ: số lượng tối ưu mỗi lần đặt hàng
- A: số lượng yêu cầu nguyên vật liệu trung bình trong năm - P: chi phí đặt hàng mỗi lần mua hàng
- S: chi phí bảo quản của một đơn vị nguyên vật liệu
- ROP: thời điểm đặt hàng
- T: khoảng thời gian mỗi lần hoàn thành mua hàng (từ đặt hàng đến nhận hàng). Ví dụ tính theo tuần
trong năm. Điều này có thể dẫn tới lãng phí trong việc dự trữ nguyên vật liệu do lịch trình sản xuất mỗi khoảng thời gian trong năm khác biệt (ví dụ: tuần này khác tuần kia, tháng này khác tháng kia) và yêu cầu về nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất cũng khác nhau (ví dụ: giai đoạn tạo phơi u cầu ngun vật liệu khác giai đoạn hoàn tất thành phẩm)
Phương pháp MRP, lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu:
Đây là phương pháp xác định nguyên vật liệu theo lịch trình sản xuất. Để
thực hiện phương pháp này, DN cần lập lịch sản xuất 1 cách chi tiết theo từng tuần dựa trên nhu cầu bán hàng ước tính. Căn cứ lịch sản xuất và các yêu cầu máy móc thiết bị, yêu cầu nguyên vật liệu cho 1 sản phẩm người ta xác định khi nào cần nguyên vật liệu, số lượng cần là bao nhiêu.
Phương pháp này có ưu điểm là xác định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp hơn với khả năng và nhu cầu sản xuất nên giảm đáng kể chi phí đầu tư cho dự trữ nguyên vật liệu.
Phương pháp JIT(Just in time - Tồn kho tức thời):
Phương pháp này giảm đối đa thậm chí khơng cịn chi phí dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu bằng cách nhận hàng giao tại phân xưởng sản xuất 1 cách thường xuyên, mỗi lần nhận với số lượng vừa đúng yêu cầu chứ không nhập dự trữ tại kho.
Tổ chức kế toán ghi chép hàng tồn kho:
Chứng từ: là chứng từ đã trình bày trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí
Kế tốn chi tiết hàng tồn kho: có 2 phương pháp ghi chép hàng tồn kho: kê khai
thường xuyên và kiểm kê định kỳ
Các loại báo cáo:
Báo cáo nhập xuất tồn hàng tồn kho: phản ánh quá trình nhập, xuất, tồn của
hàng tồn kho
Báo cáo tham vấn hàng tồn kho: được sử dụng trong trường hợp DN có sử
dụng hệ thống xử lý ngay theo thời gian thực, người sử dụng có thể tham vấn bất cứ 1 thơng tin nào về hàng tồn kho (ví dụ người sử dụng muốn biết riêng biệt tình hình sử dụng mặt hàng A nào đó)
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
Báo cáo hàng cần bổ sung: cung cấp thông tin về mức dự trữ tối thiểu của từng
mặt hàng, cung cấp thông tin về các mặt hàng cần bổ sung và số lượng bổ sung hiệu quả nhất.
5.3.2Hệ thống kế tốn chi phí
Các hoạt động kinh tế trong quá trình sản xuất:
Thiết kế sản phẩm: do phòng kỹ thuật thực hiện nhằm tạo ra sản phẩm đảm bảo
chất lượng tốt
Lập kế hoạch và lịch sản xuất sản phẩm: nhằm đáp ứng các hợp đồng hiện tại,
các nhu cầu tiêu thụ ngắn hạn và giảm đáng kể việc dự trữ thành phẩm
Hoạt động sản xuất
Kế tốn hoạt động sản xuất, tính giá thành sản phẩm:
Cung cấp thông tin lập kế hoạch và đánh giá hoạt động sản xuất
Xác định chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm
Chứng từ sử dụng:
Lệnh sản xuất: do bộ phận lập kế hoạch sản xuất lập để ủy quyền cho phân xưởng sản xuất tiến hành sản xuất theo số lượng, chất lượng và loại sản phẩm đã xác định.
Yêu cầu nguyên vật liệu: đây là chứng từ yêu cầu nguyên vật liệu cho mỗi lệnh
sản xuất, nó cung cấp thơng tin cho phân xưởng sản xuất, kho nguyên vật liệu và kế tốn chi phí sản xuất
Giấy vận chuyển nguyên vật liệu: được sử dụng mỗi lần xuất nguyên vật liệu
theo như yêu cầu nguyên vật liệu để chuyển xuống phân xưởng sản xuất. Nhiều đơn vị không sử dụng chứng từ này mà đơn giản chỉ dùng phiếu xuất kho.
Thẻ thời gian lao động theo công việc
5.3.3Hệ thống lương
Đây là hệ thống dùng để theo dõi và tính tiền lương phải trả, các khoản khấu trừ,
các khoản thu nhập và thanh tốn lương cho nhân viên. Nó bao gồm các hoạt động xử lý:
Thu thập và kiểm tra các dữ liệu về thời gian lao động hay kết quả lao động của nhân viên
Lập bảng tính lương
Thanh tốn lương cho nhân viên và nộp các khoản phải nộp liên quan khác
Chứng từ sử dụng:
Thẻ thời gian: là chứng từ sử dụng để xác định thời gian làm việc của nhân viên
trong ngày
Thẻ thời gian theo công việc: là chứng từ ghi nhận số giờ làm việc của nhân viên theo các phần cơng việc nhất định
Bảng tính lương: đây là bảng tính tiền lương nhân viên được hưởng và các khoản khấu trừ lương của nhân viên.
Kiểm soát hoạt động xử lý lương:
Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa: người ghi thời gian lao động với người tính
lương, người tính lương với người phát lương, người tính lương với người theo dõi nhân sự
Ủy quyền và xét duyệt: giám sát bộ phận ủy quyền ghi nhận thời gian lao động,
phòng tài vụ duyệt tính và chi lương
Chứng từ đầy đủ: kiểm tra đối chiếu đầy đủ các chứng từ liên quan: thẻ thời gian, thẻ thời gian theo cơng việc, bảng tính lương
An toàn cho tài sản: nên thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo an toàn cho tài sản
5.4 Chu trình tài chính (PHẦN ĐỌC THÊM)
Chu trình tài chính ghi chép 2 sự kiện kinh tế chủ yếu: (1) hoạt động tăng vốn từ chủ DN đầu tư và từ đi vay (hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ này và các nghiệp vụ không thường xuyên khác), (2) DN sử dụng vốn này tạo ra các tài sản mà việc sử dụng tài sản này sẽ tạo ra doanh thu (hệ thống tài sản sẽ ghi chép các nghiệp vụ này). Ngồi ra, chu trình cũng thực hiện chức năng báo cáo tài chính và tổ chức thêm hệ thống kế tốn trách nhiệm nhằm báo cáo chi phí kế hoạch và chi phí thực tế cho nhà quản trị.
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
5.4.1 Hệ thống ghi nhật ký
Mục đích của hệ thống ghi nhật ký là chuyển vào sổ cái những nghiệp vụ chưa được xử lý bởi các hệ thống khác như: tăng vốn do phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay ngân hàng và các nghiệp vụ ít xảy ra liên quan tới các khoản chi phí chờ phân bổ hay chi phí tính trước.
Mục đích của hệ thống báo cáo tài chính là khóa sổ cái tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo thực hiện trong hệ thống kế tốn quản trị. Nó sử dụng hệ thống ghi nhật ký để ghi các bút tốn điều chỉnh khi khóa sổ.
5.4.2 Hệ thống Tài Sản Cố Định
Hệ thống này có mục đích là duy trì ghi chép chính xác về tất cả các TSCĐ như tăng, giảm, khấu hao hàng kỳ và lũy kế khấu hao của tất cả các tài sản này.
Luyện tập:
Luyện tập 1:
Chọn câu trả lời đúng nhất:
Câu 1: Trong chu trình doanh thu, các chứng từ: Đơn đặt hàng, Lệnh bán hàng, Hợp đồng bán hàng phát sinh trong giai đoạn:
a. Nhận đặt hàng b. Xuất kho, cung ứng hàng hóa dịch vụ
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 2: Trong chu trình doanh thu, tất cả các chứng từ: Các bảng kê bán hàng, Các hóa
đơn bán hàng hóa dịch vụ, Các thơng báo nợ, giấy xác nhận nợ phát sinh trong giai đoạn:
a. Thu tiền b. Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 3: Ở giai đoạn Xuất kho, cung ứng hàng hóa dịch vụ trong chu trình doanh thu có
phát sinh chứng từ:
a. Lệnh bán hàng b. Biên bản nghiệm thu
c. a và b đúng d. a và b sai
chứng từ:
a. Biên bản nghiệm thu b. Bảng kê bán hàng
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 5: Ở giai đoạn Thu tiền trong chu trình doanh thu có phát sinh chứng từ:
a. Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ b. Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả
nợ
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 6: Trong chu trình doanh thu có phát sinh sổ nhật ký đặt biệt:
a. Sổ nhật ký giảm giá hàng bán b. Sổ nhật ký chi tiền
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 7: Báo cáo hoạt động kinh doanh trong chu trình doanh thu bao gồm:
a. Bảng kê hoạt động kinh doanh, Báo
cáo phân tích các hoạt động kinh doanh
b. Bảng kê / danh mục các đối tượng, nguồn lực, Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 8: Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 9: Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng khách hàng là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 10: Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 11: Báo cáo tồn kho từng mặt hàng là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 12: Trong chu trình doanh thu, việc xem xét khả năng tín dụng của khách hàng diễn ra ở giai đoạn:
a. Nhận đặt hàng b. Xuất kho, cung ứng hàng hóa dịch vụ
c. Thu tiền d. Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ
Câu 13: Trong chu trình doanh thu, ở giai đoạn Nhận đặt hàng có những rủi ro:
a. Khách hàng khơng đảm bảo tính
pháp lý
b. Khơng có khả năng thực hiện đơn hàng đã nhận
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 14: Trong chu trình doanh thu, ở giai đoạn Lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ có những rủi ro:
a. Lập khống hóa đơn, lập sai hóa đơn b. Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp
thời
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 15: Phát biểu nào sau đây SAI:
a. Hóa đơn khống là hóa đơn hợp
pháp nhưng không hợp lệ do khơng có nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà lại có hóa đơn
b. Hóa đơn ma là hóa đơn khơng hợp pháp do khơng được Bộ Tài Chính cơng nhận
c. a và b đúng d. Lập khống hóa đơn và lập sai hóa đơn
đều là hành vi cố ý Câu 16: Trong chu trình doanh thu, ở giai đoạn Thu tiền có những rủi ro:
a. Thất thốt tiền b. Gian lận công nợ
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 17: Việc kiểm soát việc truy cập, sử dụng dữ liệu, thơng tin, báo cáo trong chu trình doanh thu chính là:
a. Kiểm sốt chung b. Kiểm soát nhập liệu
c. a và b đúng d. a và b sai
a. Cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động cho từng đối tượng thực hiện
b. Cần tách biệt chức năng khai báo các tài khoản, khai báo đối tượng với chức năng nhập liệu nội dung
c. Cần đảm bảo tính đầy đủ, chính xác
và hợp lệ của nội dung dữ liệu
d. Tất cả đều sai
Câu 19: Việc kiểm sốt nhập liệu trong chu trình doanh thu KHƠNG bao gồm:
a. Cần kiểm soát vấn đề nhập dữ liệu
chính xác, đầy đủ, khơng bỏ sót dữ liệu
b. Cần kiểm soát vấn đề tách biệt việc nhập liệu với xử lý
c. Cần kiểm soát vấn đề hợp lệ của
kiểu dữ liệu
d. Tất cả đều sai
Câu 20: Kiểm soát hệ thống thơng tin trong chu trình doanh thu KHƠNG bao gồm:
a. Kiểm soát chung b. Kiểm soát nhập liệu
c. Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý d. Kiểm soát báo cáo
Câu 21: Trong chu trình chi phí, các chứng từ: Báo cáo nhận hàng, Phiếu đóng gói hàng phát sinh trong giai đoạn:
a. Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ
phải trả
b. Nhận hàng từ nhà cung cấp
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 22: Trong chu trình chi phí, Chứng từ thanh tốn phát sinh trong giai đoạn:
a. Chấp nhận hóa đơn và ghi nhận nợ
phải trả
b. Thanh toán
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 23: Trong chu trình chi phí có phát sinh sổ nhật ký đặt biệt:
a. Sổ nhật ký giảm giá hàng mua b. Sổ nhật ký chi tiền
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 24: Báo cáo hoạt động kinh doanh trong chu trình chi phí bao gồm:
a. Bảng kê hoạt động kinh doanh, Báo
cáo phân tích các hoạt động kinh doanh
b. Bảng kê / danh mục các đối tượng, nguồn lực, Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 25: Báo cáo phân tích hoạt động nhập kho theo từng nhà cung cấp là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 26: Báo cáo tình trạng nợ theo từng nhà cung cấp là:
a. Báo cáo phân tích các hoạt động
kinh doanh theo đối tượng
b. Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh theo nguồn lực
c. Báo cáo tình trạng đối tượng d. Báo cáo tình trạng nguồn lực
Câu 27: Trong chu trình chi phí, rủi ro mua hàng có chất lượng khơng đảm bảo hoặc giá