5.3 .3Hệ thống lương
6.2.4 Kiểm tốn viên và q trình thiết kế hệ thống
Các chuyên gia kế tốn là những người có năng lực về việc đánh giá cơng tác kiểm tốn, kiểm soát trong 1 hệ thống và cho những đánh giá độc lập về chúng. Thông thường các chuyên gia kế tốn tham gia trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống là các kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán viên nội bộ. Các kiểm toán viên nội bộ luôn luôn tham gia ở giai đoạn này, tuy nhiên, đơi khi các kiểm tốn viên độc lập hoặc các nhà tư vấn của
doanh nghiệp kiểm toán cũng được mời tham dự. Khi tham gia vào giai đoạn thiết kế hệ thống, các kiểm toán viên thực hiện 2 chức năng: đánh giá các thiết kế chi tiết để đưa ra các đề xuất cải tiến và đề nghị cách thức đưa thêm module kiểm tốn vào chương trình hệ thống.
Nhiều hệ thống khơng có các chức năng tạo và cung cấp dấu vết kiểm toán. Các nghiệp vụ đi vào hệ thống và lập tức ghi sổ mà không qua các bước ghi nhận kiểm tốn trung gian. Vì thế, các kiểm tốn viên đưa thêm module kiểm tốn (một chương trình ứng dụng) vào chương trình hệ thống để phục vụ cho cơng tác kiểm tốn sau này của họ. Nhờ có module kiểm tốn mà các nghiệp vụ được hệ thống ghi nhận lên các thiết bị lưu trữ ngoại vi, từ đó, kiểm tốn viên sẽ xem xét để thực hiện cơng tác kiểm tốn của mình. Khi thiết kế hệ thống, việc bổ sung module kiểm tốn vào chương trình hệ thống sẽ dễ dàng thực hiện hơn so với việc bổ sung vào hệ thống hiện đang được vận hành.
Luyện tập:
Chọn câu trả lời đúng nhất:
Câu 1: Giai đoạn nào dưới đây nhằm khắc phục được những nhược điểm của hệ thống hiện hành, thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin, theo kịp với tiến bộ công nghệ thông tin?
a. Phân tích hệ thống thơng tin kế toán b. Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn
c. Thực hiện hệ thống thông tin kế tốn
d. Vận hành hệ thống thơng tin kế toán
Câu 2: Nhiệm vụ của giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn KHƠNG bao gồm: a. Thu thập thông tin và đánh giá về
hệ thống hiện hành
b. Phân tích, giải quyết sự mâu thuẩn khi áp dụng hệ thống mới
c. Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho người sử dụng
d. Tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới được sinh ra
Câu 3: Các cơng cụ được sử dụng trong giai đoạn phân tích bao gồm: a. Xem xét đánh giá tài liệu, phỏng
vấn, mơ hình dữ liệu
b. Sử dụng bảng câu hỏi, đo lường công việc, báo cáo kiểm tốn
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
Câu 4: Công cụ xem xét đánh giá tài liệu được sử dụng trong giai đoạn phân tích bao gồm:
a. Xem xét tài liệu tổ chức và cá nhân b. Xem xét tài liệu xử lý và báo cáo kiểm
toán
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 5: Mơ hình dữ liệu là:
a. Một chương trình trên máy vi tính dùng để tổ chức, thiết kế và mô tả dữ liệu của tổ chức
b. Một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả dữ liệu của tổ chức
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 6: Đặc điểm của công cụ sử dụng bảng câu hỏi trong giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn là:
a. Không thực hiện được những câu hỏi mang tính chất thăm dị
b. Tạo cho người được phỏng vấn sẵn sàng cung cấp thông tin
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 7: Nghiên cứu tính khả thi trong giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm:
a. Khả thi về kỹ thuật, Khả thi về hoạt động vận hành, Khả thi về sử dụng, Khả thi về kinh tế
b. Khả thi về kỹ thuật, Khả thi về thiết kế, Khả thi về thời gian, Khả thi về kinh tế
c. Khả thi về kỹ thuật, Khả thi về hoạt động vận hành, Khả thi về thời gian, Khả thi về kinh tế
d. Khả thi về kỹ thuật, Khả thi về hoạt động vận hành, Khả thi về thời gian, Khả thi về mục tiêu
Câu 8: Các thành phần của giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế toán bao gồm: a. Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ,
nghiên cứu tính khả thi, báo cáo kiểm toán
b. Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, nghiên cứu tính khả thi, báo cáo phân tích
c. Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, báo cáo kiểm toán
d. Đề xuất nghiên cứu, khảo sát sơ bộ, báo cáo phân tích
thống hiện hành xảy ra khi: a. Vấn đề cần giải quyết không
nghiêm trọng hoặc các nguồn lực không đủ đáp ứng
b. Với chi phí thấp có thể đạt được 1 kết quả thỏa mãn yêu cầu
c. Hệ thống hiện hành không thể chấp nhận, điều chỉnh được
d. Tất cả đều sai
Câu 10: Giai đoạn Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn chỉ xảy ra khi kết quả giai đoạn Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn là:
a. Không thay đổi b. Cải tiến hệ thống hiện hành
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 11: Phát biểu nào sau đây ĐÚNG: a. Sự thay đổi, điều chỉnh trong giai
đoạn thiết kế sẽ dễ dàng và ít tốn kém hơn khi chuyển sang giai đoạn thực hiện
b. Sự thay đổi, điều chỉnh trong giai đoạn thiết kế sẽ làm thay đổi trong giai đoạn thực hiện
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 12: Giai đoạn Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm:
a. Thiết kế sơ bộ, đặc tả chi tiết b. Mô tả bằng văn bản các chi tiết của hệ
thống
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 13: Việc thiết kế áp dụng phần mềm, phần cứng nào cho hệ thống thuộc về:
a. Thiết kế sơ bộ b. Đặc tả chi tiết
c. a và b đúng d. a và b sai
Câu 14: Việc trình bày những tính năng của hệ thống 1 cách luận lý thuộc về:
a. Thiết kế sơ bộ b. Đặc tả chi tiết
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
BÀI 7: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN (PHẦN ĐỌC THÊM)
Mục tiêu:
Trình bày được quá trình tạo lập hệ thốngtrong giai đoạn thực hiện hệ thống thơng
tin kế tốn
Trình bày được vấn đề huấn luyện và chuyển đổi hệ thống trong giai đoạn thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn
Trình bày được mục tiêu của giai đoạn vận hành hệ thống thơng tin kế tốn
Trình bày, phân tích được cácthủ tục kiểm sốt trong giai đoạn vận hành hệ thống
thơng tin kế tốn
Nội dung:
7.1. Thực hiện hệ thống
Giai đoạn thực hiện là giai đoạn mà hệ thống được tạo ra và đưa vào vận hành. Có 5 hoạt động chính xảy ra trong giai đoạn này: cài đặt thiết bị, lập trình, huấn luyện, kiểm tra và chuyển đổi.
7.1.1. Tạo lập hệ thống
Một hệ thống mới thường yêu cầu thêm các thiết bị máy tính và chương trình. Tùy
theo nguồn lực của doanh nghiệp, nhóm thiết kế sẽ lựa chọn các thiết bị và chương trình phù hợp. Đối với các thiết bị máy tính, chúng cần có vị trí đặt cố định, gần ổ cắm điện, có thể trang bị thêm ổn áp hoặc bộ giữ điện.
Việc mua sắm và cài đặt máy móc và thiết bị máy tính phục vụ cho hệ thống mới
thuộc trách nhiệm của bộ phận mua hàng, bộ phận quản lý thiết bị và phịng cơng nghệ thơng tin. Ngồi ra, ban tổ chức hệ thống và kế toán trưởng cũng sẽ tham gia với trách nhiệm giám sát việc mua sắm trang thiết bị và kiểm sốt chi phí. Đối với dự án lớn, cần tổ chức đấu thầu nhằm tăng cường tính kiểm sốt và đảm bảo hiệu quả về mặt chi phí. Máy móc trang thiết bị sau khi được lắp đặt, cài đặt xong cần được kiểm tra kỹ trước khi bàn giao và thực hiện công việc tiếp theo là lập trình hoặc cài đặt phần mềm. Ở giai đoạn tiếp theo, nhóm thiết kế sẽ cài đặt các phần mềm đã mua. Sau đó, các lập trình viên sẽ kiểm
tra thiết bị và phần mềm làm việc, thực hiện hiệu chỉnh cho phù hợp. Nếu nhóm thiết kế quyết định tự lập chương trình thì hoạt động lập trình sẽ bắt đầu.
Trong trường hợp ban tổ chức hệ thống quyết định tự lập trình phần mềm kế tốn,
ban tổ chức hệ thống sẽ dành hết các tài nguyên quan trọng cho việc lập trình. Nhóm lập trình sẽ thực hiện 4 cơng việc trong hoạt động lập trình của mình: phát triển logic chương trình, viết mã lệnh, bắt lỗi và lập tài liệu cho nó. Các kỹ thuật lập trình hiện đại địi hỏi các lập trình viên tập trung tạo ra các mã lệnh, ngoài việc thực hiện lập trình chính xác cịn phải có tài liệu sử dụng dễ hiểu. Điều này sẽ giúp cho việc thay đổi chương trình dễ dàng hơn trong giai đoạn vận hành hệ thống.
7.1.2. Huấn luyện
Bên cạnh tài liệu hướng dẫn sử dụng đã được thiết kế khi lập trình phần mềm, việc
huấn luyện cũng phải được thực hiện 1 cách nghiêm túc để việc vận hành hệ thống được thuận lợi hơn. Việc huấn luyện sẽ được thực hiện cho 2 nhóm đối tượng là: người sử dụng và bộ phận vận hành máy tính:
Huấn luyện người sử dụng:
Người sử dụng bao gồm các nhà quản trị, điều hành và các nhân viên làm việc trên
hệ thống. Nhóm thiết kế hoặc các cố vấn bên ngồi sẽ chịu trách nhiệm huấn luyện các công việc cần thiết cho người sử dung.
Huấn luyện bộ phận vận hành:
Đây là huấn luyện dành cho các nhân viên trực tiếp chạy hệ thống máy tính như:
nhân viên kỹ thuật, nhân viên điều khiển, nhân viên quản trị cơ sở dữ liệu… Họ được huấn luyện sử dụng thiết bị và phần mềm có trong hệ thống. Việc huấn luyện bao gồm các nội dung liên quan đến sao lưu, phục hồi dữ liệu và các vấn đề liên quan đến an ninh, bảo mật cho dữ liệu.
Trong giai đoạn này cần chú ý đến chi phí của việc huấn luyện và tái huấn luyện nhằm đảm bảo tính hiệu quả của việc huấn luyện, khơng tốn kém quá nhiều chi phí.
7.1.3. Chuyển đổi hệ thống
Chuyển đổi là việc thay đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Ở giai đoạn này sẽ thực hiện 2 công việc: chuyển đổi tập tin và chuyển đổi hệ thống.
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
Chuyển đổi tập tin: Đây là sự thay đổi cách lưu trữ dữ liệu. Mục tiêu của việc chuyển đổi tập tin là duy trì tính chính xác và hồn hảo của các tập tin hiện hữu trong hệ thống cũ để bắt đầu thực hiện những công việc mới trên hệ thống mới. Việc chuyển đổi tập tin rất phức tạp và dễ gây ra sai sót cho hệ thống mới, các sai sót đó cũng khó xác định. Do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý hết sức cẩn thận. Việc chuyển đổi dữ liệu được tiến hành bằng việc khai báo, nhập số dư và tùy biến trên phần mềm. Sau khi khai báo ban đầu, người chịu trách nhiệm chuyển đổi dữ liệu sẽ khai báo người dùng và phân quyền trên hệ thống. Khi phân quyền truy cập, cần xây dựng chính sách kiểm sốt truy cập phù hợp. Sau đó, căn cứ vào năng lực và phẩm chất của nhân viên để phân quyền truy cập hệ thống.
Chuyển đổi hệ thống:Chuyển đổi hệ thống tức là thay đổi hệ thống làm việc. Việc
chuyển đổi hệ thống có 4 cách: chuyển đổi trực tiếp, hệ thống thử nghiệm, vận hành song song và phân giai đoạn.
Chuyển đổi trực tiếp: ngừng ngay hệ thống cũ và vận hành hệ thống mới. Các
chuyển đổi này tránh được chi phí và những bất lợi của những cách chuyển đổi khác. Nó thích hợp với những hệ thống đơn giản, ít người sử dụng. Tuy nhiên, khi chuyển sang hệ thống mới thường phát sinh những vấn đề không mong đợi, lúc đó, hệ thống cũ khơng cịn thích hợp để dự phịng và tổ chức phải hoạt động khơng có vận hành hệ thống cho đến khi giải quyết được vấn đề.
Hệ thống thử nghiệm: cài đặt hệ thống giới hạn trong 1 phần của tổ chức (ví như 1 phân xưởng, 1 lĩnh vực mua hàng, bán hàng…). Theo đó, các vấn đề khơng mong đợi sẽ được xử lý trước khi triển khai toàn bộ tổ chức và nếu có các vấn đề khơng hay phát sinh thì chỉ ảnh hưởng đến 1 phần của tổ chức. Tuy nhiên, việc vận hành tốt trong 1 phần tổ chức chưa chắc vận hành tốt trong các phần còn lại.
Vận hành song song: vận hành đồng thời 2 hệ thống cũ và mới, so sánh kết quả
của 2 hệ thống và điều chỉnh những khác biệt. Lúc này, hệ thống cũ được xem như hệ thống dự phòng. Đây là cách chuyển đổi an tồn nhất nhưng địi hỏi công việc phải thực hiện gấp đôi.
Phân giai đoạn: là việc thực hiện cài đặt hệ thống mới từng phần cho đến khi toàn bộ hệ thống mới thực hiện chính xác. Cách này thích hợp với người sử dụng và dễ giải quyết các vấn đề phát sinh, tuy nhiên, có 1 số hệ thống lại không cho phép việc phân giai đoạn.
7.2. Vận hành hệ thống
7.2.1. Mục tiêu
Giai đoạn vận hành là giai đoạn cuối cùng của quá trình phát triển hệ thống và là mục tiêu của việc phát triển hệ thống. Một hệ thống kế tốn được thiết kế tốt địi hỏi từ 6 tháng đến 3 năm để phát triển, thời gian vận hành khoảng từ 5 đến 10 năm trước khi bị thay thế. Giai đoạn này có 3 hoạt động: xem xét đánh giá, bảo dưỡng hệ thống và kế toán chi phí hệ thống:
Hoạt động xem xét đánh giá hệ thống mới thường xảy ra khoảng 6 tháng sau khi
chuyển đổi, mục đích là để xác định hệ thống mới có đạt được các mục tiêu đã đề ra hay không.
Hoạt động bảo dưỡng hệ thống là hoạt động xảy ra trong suốt thời gian tồn tại của
hệ thống, được thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật, nhằm đảm bảo cho hệ thống hoạt động ổn định. Việc bảo dưỡng hệ thống bao gồm bảo dưỡng máy tính và phần mềm máy tính.
Kế tốn chi phí hệ thống: điều này có tác dụng là xác định rõ ràng, chi tiết các khoản chi phí hệ thống để từ cho phân chia chúng cho phù hợp. Chi phí hệ thống có 2 loại: chi phí đầu tư ban đầu cho phát triển và thực hiện hệ thống, chi phí thường xuyên. Các chi phí này được tính vào các cơ sở chịu trách nhiệm và người quản trị cơ sở đó phải có trách nhiệm với chi phí đó.
7.2.2. Kiểm sốt
Kiểm soát trong giai đoạn xem xét và đánh giá sau chuyển đổi:
Xác định các sai sót, thiếu sót trước khi chúng lan rộng ảnh hưởng đến sự chính
xác của các thông tin kế tốn. Sai sót có thể nằm trong các dữ liệu kế toán, nhập liệu hoặc trong quá trình xử lý.
Chú ý đặc biệt đến các thủ tục sửa lỗi trong hệ thống mới.
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn
Việc bảo dưỡng máy tính, phần mềm là khơng thể tránh khỏi nên tổ chức phải
chấp nhận và kiểm sốt nó. Bất kỳ sự thay đổi nào về chương trình kế tốn đều chứa đựng nguy cơ trong đó. Ví dụ: lập trình viên bảo dưỡng không ghi các thay đổi vào tài liệu chương trình hoặc dự trù thay đổi chương trình để lường gạt tổ chức. Những thay đổi như thế sẽ làm khó khăn cho việc phát hiện. Chính vì thế, khi việc thay đổi được thực hiện, lập trình viên bảo dưỡng phải đưa vào chương trình các chú thích liên quan đến việc thay đổi chương trình. Bên cạnh