5.3 .3Hệ thống lương
6.2.2 Thiết kế sơ bộ
Thiết kế hệ thống là một quá trình được bắt đầu với những mục tiêu của hệ thống,
những phương pháp tổng quát để đạt được những mục tiêu này, sau đó mơ tả 1 cách chi tiết, cụ thể hơn. Thiết kế sơ bộ sẽ trình bày những tính năng của hệ thống 1 cách luận lý, điều này được thực hiện bằng những báo cáo phạm vi, yêu cầu hệ thống về dữ liệu, về tài nguyên.
Phạm vi thiết kế sơ bộ: đây là việc xác định giới hạn cho hệ thống. Đơi khi phạm
vi của hệ thống mới cũng chính là phạm vi của hệ thống cũ, nhưng dù vậy, đội thiết kế vẫn phải xác định phạm vi của hệ thống nhằm mục đích ước lượng khả năng thực thi được hay không. Nếu phạm vi quá rộng sẽ làm hệ thống phát triển quá lớn và khó thực hiện được. Ngược lại, nếu phạm vi q hẹp thì có thể hệ thống mới cũng chẳng hơn gì hệ thống hiện hành khi nó được thực hiện.
Các thành phần của thiết kế sơ bộ:
Kết xuất: Phản ánh các thông tin đầu ra mà hệ thống phải được thiết lập (thơng
tin gì, được trình bày như thế nào)
Nội dung thông tin: 1 hệ thống mới được xây dựng để thỏa mãn u cầu có
hiện hành hoặc để áp dụng 1 kỹ thuật mới. Khi hệ thống mới được xây dựng thỏa mãn những u cầu báo cáo mới thì thơng tin mà nó đưa là là khơng có giá trị đối với hệ thống đang có. Nếu mục đích của hệ thống là nhằm giải quyết những vấn đề còn tồn đọng trong hệ thống hiện hành thì thơng tin đầu ra của hệ thống mới có thể thay đổi. Nếu mục đích của hệ thống là để thực hiện 1 kỹ thuật mới thì nội dung thơng tin đầu ra khơng cần thay đổi mà cần thay đổi những mẫu trình bày mới.
Mẫu trình bày: đây là việc xác định phương thức trình bày hoặc in ra máy in
hoặc hiển thị trên màn hình theo các mẫu biểu và mẫu biểu kết xuất sẽ được đặt tên hay đánh số.
Khi thiết kế sơ bộ, việc kết xuất cần đạt được các yêu cầu: hiệu quả về mặt chi phí, phù hợp với u cầu thơng tin, rõ ràng, đầu đủ.
Dữ liệu: Đây là giai đoạn đội thiết kế xác định tên và số của dữ liệu, phương
thức lưu trữ, nội dung dữ liệu và phương pháp tổ chức dữ liệu.
Phương thức xử lý: Đây là việc xác định các phương thức xử lý được yêu cầu
cho hệ thống, các phương thức xử lý gồm các trình tự thủ tục làm việc thực tế hoặc các chương trình máy tính cần có.
Nhập liệu đầu vào: Đầu vào của hệ thống cung cấp nguồn dữ liệu chứa đựng
trong các tập tin hệ thống. Thông thường đầu vào được dùng bao gồm các mẫu chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất... Người sử dụng ghi nhận những số liệu này theo tính chất của nghiệp vụ kế toán. Hệ thống sẽ chuyển đổi chúng thành những dạng thông tin mà máy có thể đọc hiểu được. Ngồi ra, nghiệp vụ có thể được nhập trực tiếp vào hệ thống mà khơng có các chứng từ, ví dụ đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ.
Các chính sách trong doanh nghiệp: Cần phải đề ra các chính sách phù hợp để
hệ thống vận hành được hiệu quả.
Xác định nguồn lực cho hệ thống: Khi thiết kế sơ bộ, đội thiết kế xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để phân tích và tính tốn các u cầu nhằm thực hiện và vận hành hệ thống, đồng thời cũng xác định các yêu cầu khác bao gồm phần mềm và các thiết bị phần cứng cần thiết. Đội thiết kế cũng ước tính chi phí cần thiết để phát triển hệ thống
Khoa Tài chính kế tốn Hệ thống thông tin kế tốn
và lập lịch trình làm việc hồn chỉnh. Công việc này cũng bao gồm sự tính tốn về giá thành và lợi ích đem lại từ việc sử dụng hệ thống mới.
Báo cáo thiết kế sơ bộ:Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiết kế
sơ bộ sẽ được báo cáo lên cho nhà quản lý trong doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo bao gồm toàn bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, các chi tiết trong việc phân tích chi phí lợi ích, các chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay không nên thực hiện công việc tiếp theo.