Giáo trình hệ thống thông tin kế toán iuh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HCM KHOA KẾ TỐN - KIÊM TỐN GIÁO TRÌNH HE THONG THONG TIN KE TOAN Biên dịch: Tổ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRV0NG DAI HOC C6NG NGHitP TP.HCM ,., , , , , KHOA KE TOAN - KIEM TOAN aien djch , ,, ,.r , ,.r , TOH� THONG THONG TIN KE TOAN Giao trinh HE TH6NG THONG TIN KE TOAN ! 1,.HCM TRUONG f>AI ttOC CONG NGHl P 1E N T� H: U' V MAV CH LVU HANH N()I BO ' ? "' LOI MO DAU Ke' toan la m9t h¢ thong thong tin, m9t man khoa h9c giup chung ta chuyen ctic dfr li¢u nhfrng thong tin tizi chinh, phi tai chinh hfru ich va truyen drJt nhfrng thong tin de11 nhimg nguO'i c6 nhu cau sic d Z:t ng thong qua cac bao cao Tuy nhien, vi¢c thu thtj,p, xie ly, luu trfr va tong h9p m¢t khoz lu9'ng lan du lifu ki�h te'cu.a doanh nghifp yeu cau b¢ phtj,n kttoan phai rat ca11 thtj,n, ti ml viz mfit nhieu thiYi gian, khong gian luu tru' ciing nhu chi phi de' c6 the' t6' chu'c m9t h¢ thong thong tin kttoan hifu qua Du vqy, nguy ca xay sai s6t vfin rat cao Do d6, u:ng d Z:t ng nhfrng t Z:t 'u cu.a cong nghf thong tin vao cong tac kt toan nhdm tiet kifm thbi gian, giam thie'u chi phi viz nang cao chfit lu9'ng thong tin la m9t yeu cau cap thiet, va qua trznh cimg clang diln rat nhanh ch6ng va mc,znh me TrU'O'C th�l'C tt tren, nhdm cung dip nhung nguyen tdc CO' ban de' thu thqp, XU' ly, t611g Jwp thong tin ke'toan moi truimg tin h9c, chung toi da n8 l Z:t'C bien djch giao trznh MFC tieu cu.a phan giup ngU'o'i d9c tim hieu ve hf thong thong tin ke' toan, ndm VU'ng phuang phap to' chiec, hqch toan kt toan tren phan mem ke' toan Sau d9c xong phan nay, nguai d9c c6 ky niing SU' d Z:t ng tot cac phan mem kt toan khac VO'i tho'i gian tim hieit ngdn nhat De' minh h9a phan thi;tc hanh sic d Z:t ng phan mem ke'toan, chung to(su' d;mg phan mem ke' torin MISA SME.NET 2019 M9t sf/ mJi dung girio trznh c6 tham khao phan hu6ng dfin sit d{mg phan mem tqi dja chi: help.misasme2019.misa.vn M Z:t c tieu cu.a phan la cung cap kie'n thu'C can ban cho ngU'cJ'i d9c ve hf quan trf CO' SO' du lifu, cac phuang thiec CO' ban nhdm xie ly viz tong h9'P du lifu kt toan thong qua hf qudn trj ca SO' du lifu VO'i hf quan trj ca SO' dit' lifu dU'Q'C sie d;mg la Microsoft SQL Server M8i phan aeu c6 phan bizi tqp giup cl9c gid cung co' kien thfrc, hieu sau han ve n9i dung dii d9c Han nua, nguo'i d9c se hf thong h6a duvc kie11 thiec m9t each t6'ng quat thong qua cac bai tqp tong Jwp De' h9c tqp tot, cac tac gia ae xua't vifc d9c srich tru6'c cac bu61 len l6p de' hznh dung du9'c n9i dung bai h9c, ghi nhqn cac vu6ng mdc de' Zen l6p c6 the' trao doz, thlw lutj,n nhdm hoan thifn kien thu:c han Du chung toi dii rt1t co' gdng, nhien khong the' tranh khoi nhung thieu s6t Rat mong nhtj,n diwc cac y kien d6ng g6p quy bau cu.a d9c gia ve dja chi: T{l Casa Ngimh - Khoa Ke' toan - Kie'm toan (Lau Nha D), Dt;ii hqc Cong nghifp TP.HCM, 12 Nguyin Van Bao, P.4, Q Go Vap, TP,HCM Email: phamtruongquan@iuh.edu Trfin tr9ng cam an iii Ml)C Ll)C CHUONG 1: TONG QUAN VE H� THONG THONG TIN KE TOAN .1 Tinh huong tong h9p: s&s 1.1 Gioi thi�u 1.2 Nhu cau thong tin va cac quy trinhkinh doanh 1.2.1 Nhu cau thong tin 1.2.2 Quy trinhkinh doanh 1.3 H� thong thong tinke toan 16 1.3.1 AIS giup tang gia tri cho m{,t t6 chuc nhu the nao? 17 1.3.2 H� thong thong tinke toan va chi en luqc cu.a to chuc 20 1.4 Tom tcit vaket lu�n tinh huong 25 Cau h6i nhanh 26 Cau hoi thao lu�n 28 Tinh huong 29 vv CHUONG 2: TONG QUAN VE XU LY NGHI�P VA H� THONG HO�CH EJJNH NGUON Ll)'C (ERP) ,, 37 2.1 Gioi thi�u 38 2.2 Quy trinh xu ly dfr li�u 38 2.2.1 Nh�p dfr li�u 39 2.2.2 Luu trfr dfr li�u 41 2.2.3 S6 cai (ledgers) 42 2.2.4 Cacky thu�t ma hoa 42 2.2.5 H� thong taikhoan 44 2.2.6 Nh�tky 45 2.2.7 Dau vet kiem toan .' 47 2.2.8 Khai ni�m luu trfr tren may tinh 47 2.2.9 Qua trinh XU' ly dfr li�u 48 2.2.10 Dau thong tin 49 2.3 H� thong ho.,ich dfnh nguon lgc (ERP) 53 2.4 Tom t�t cac tinh huong 59 V CHƯƠNG 3: NHỮNG KỸ THUẬT LẬP TÀI LIỆU MƠ TẢ HỆ THốNG 60 Tình tổng hợp 61 3.1 Giới thiệu 62 3.2 Sơ dịng liệu (data flow diagrams) 64 3.2.1 Chi tiết hóa DFD (subdividing the DFD) 67 3.2.2 Trọng tâm 3.1: hướng dẫn vẽ DFD ; 73 3.3 Lưu đồ 74 3.3.1 Các loại lưu đồ 75 3.3.2 Trọng tâm 3.2: hướng dẫn vẽ lưu đồ 80 3.4 Sơ đồ quy trình kinh doanh 82 CHƯƠNG 4: SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ 116 4.1 Hệ quản trị CSDL quan hệ gì? 117 4.1.1 Dữ liệu 117 4.1.2 Phân biệt liệu thông tin 118 4.1.3 Siêu liệu (metadata) 120 4.1.4 Cơ sở liệu 121 4.1.5 Hệ quản trị sở liệu 122 4.2 Các khái niệm RDBMS 123 4.2.1 Thuộc tính (Attribute) 124 4.2.2 Bộ (Tuple) 124 4.2.3 Quan hệ (Relation) 124 4.2.4 Các loại khóa quan hệ 126 4.2.5 Ràng buộc toàn vẹn liệu (Integrity Constraints) 127 4.2.6 Mối quan hệ 130 4.3 Hệ quản trị CSDL quan hệ MS SQL Server 132 4.3.1 Giới thiệu 132 4.3.2 Hướng dẫn cài đặt 132 4.3.3 Một sô đối tượng SQL Server 2008 R2 139 4.3.4 Các thao tác SSMS 141 4.3.5 Các thao tác với CSDL SSMS 145 4.4 Các thành phần CSDL Microsoft SQL Server 162 4.5 Câu lệnh định nghĩa liệu (Data Definition Language - DDL) 162 vi 4.6 Bảng liệu 162 4.6.1 Các thành phần bảng liệu .162 4.6.2 Tạo bảng liệu 163 4.6.3 Chỉnh sụa cấu trúc bảng liệu 167 4.6.4 Nhập thông tin vào bảng 168 4.7 Lưu đô co sở liệu 169 4.7.1 Khái niệm 169 4.7.2 Sử dụng lưu đồ sở liệu 170 4.8 Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) 176 4.9 Giới thiệu sơ lược Transact SQL (T-SQL) 176 4.10 Cú pháp T-SQL 177 4.10.1 Các toán tử 178 4.10.2 Các thành phần kiểm soát 179 4.10.3 Ghi thích 179 4.10.4 Ngôn ngữ định nghĩa liệu (tham khảo) 179 4.10.5 Ngơn ngữ kiểm sốt liệu (tham khảo) 180 4.10.6 Ngôn ngữ thao tác liệu 181 4.11 Bài tập chương 201 CHƯƠNG 5: KIÊM sốt nội hệ THốNG thơng tin kế tốn 203 5.1 Giới thiệu 204 5.1.1 Các mối đe dọa đến AIS .204 5.1.2 Giới thiệu gian lận 206 5.2 Gian lận máy tính 215 5.2.1 Sự gia tăng gian lận máy tính 216 5.2.2 Phân loại gian lận máy tính 219 5.2.3 Ngăn chặn phát gian lận lạm quyền 223 5.3 Tóm tắt kết luận trường hợp 226 5.4 Khái niệm kiểm soát 227 5.5 Tại kiểm sốt bảo mật máy tính lại quan trọng: 227 5.6 So sánh đối chiếu khung kiểmsoát COBIT, coso ERM 228 5.6.1 COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) 228 5.6.2 COSO (Committee of Sponsoring Organizations) 229 vii 5.6.3 ERM( Enterprise Risk Management) 232 5.6.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến không chắn ỵà kỹ thuật sử dụng để kiểm sốt thơng tin: 235 5.6.5 Các nhân tô ảnh hưởng đến không chắn kiểm sốt thơng tin 235 5.6.6 Các kỹ thuật sử dụng để kiểm sốt thơng tin: 236 5.6.7 Giải thích cách đánh giá ứng phó với rủi ro mơ hình quản lí rủi ro doanh nghiệp (ERM): ' 239 5.6.8 Mơ tả hoạt động kiểm sốt thường sử dụng công ty 245 5.7 Mơ tả cách truyền đạt q trình kiểm sốt giám sát thông tin tổ chức 246 CHƯƠNG 6: CHU TRÌNH DOANH THU: BÁN - THU TIỀN 248 Tình tổng hợp: Cơng ty điện tử Alpha Omega 249 6.1 Giới thiệu 251 6.2 Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu 255 6.2.1 Quy trình 256 6.2.2 Các mối đe dọa thủ tục kiểm soát 256 6.3 Các hoạt động quy trình 263 6.3.1 Bán hàng (Sales Order Entry) 263 6.3.2 Giao hàng (Shipping) 277 6.3.3 Ghi nhận doanh thu (Billing) 285 6.3.4 Thu tiền (Cash Collections) 296 Bài tập chương 304 CHƯƠNG 7: CHU TRÌNH CHI TIÊU: MUA - TRẢ TIÊN 323 Tình tổng hợp: Alpha Omega Electronics 324 7.1 Giới thiệu 325 7.2 Hệ thống thơng tin chu trình chi tiêu 326 7.3 Các hoạt động quy trình 335 7.3.1 Đặt nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ 335 7.3.2 Nhận hàng 349 7.3.3 Phê duyệt hóa đơn nhà cung cấp 354 7.3.4 Thanh toán tiền 360 Tóm tắt kết luận trường hợp .365 Bài tập chương 368 viii Hệ thôhg thông tin kế tốn CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ HỆ THốNG THƠNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu học tập: Sau học chương này, người học có thể: Phân biệt liệu thơng tin, nhận diện tính chất thơng tin hữu ích, cách xác định giá trị thơng tin Giải thích cách thức tạo định tổ chức, thông tin cần thiết để đưa định quy trình kinh doanh hầu hết tổ chức Giải thích cách thức hệ thống thơng tin kế toán tạo giá trị cho tổ chức, mối quan hệ tương tác hệ thống thơng tin kế tốn chiến lược tố chức, vai trò chuỗi giá trị doanh nghiệp Trang Hệ thơng thơng tín kế tốn Tình tổng hợp: s&s Sau nhiều năm hoạt động với vai trò quản lý khu vực cho tổ chức bán lẻ, Scott Parry bắt đầu kinh doanh riêng vói Susan Gonzalez - quản lý khu vực cộng Scott Họ thành lập công ty s&s chuyên kinh doanh thiết bị điện tử tiêu dùng Scott Susan theo đuổi chiêh lược "bán hàng vừa shop lẫn internet" cách thuê tòa nhà khu vực sầm uất thị trấn thuê thêm cửa hàng điện tử trước mặt tiền Scott Susan đầu tư đủ tiền để trang trải sáu tháng Họ thuê 15 nhân viên vịng hai tuần tới, nhân viên phụ trách xếp hàng lền kệ, nhân viên bán hàng, nhân viên kiểm tra nhân viên chịu trách nhiệm cho cửa hàng điện tử mặt tiền Scott Susan tổ chức khai trưong s&s vịng tuần tói Để đáp ứng đưọc kế hoạch này, họ phải giải vấn đề quan trọng sau: Họ cần đưa định để thành cơng có lợi nhuận? Chẳng hạn như: a) Họ nên định giá sản phẩm để cạnh tranh mà có lợi nhuận? b) Họ có nên gia hạn tín dụng, vậy, điều khoản tín dụng phải nào? Làm họ theo dõi xác khách hàng nợ trả? c) Họ nên tuyển dụng, đào tạo giám sát nhân viên nào? Họ nên đưa gói lợi ích nhiệm vụ gì? Họ phải thực chế độ lưong bổng sao? d) Làm cách họ theo dõi dịng tiền vào dòng tiền để tránh bị thiếu tiền? e) Những sản phẩm thích hợp cho việc kinh doanh? Số lượng hàng tồn trữ tối ưu điều kiện giới hạn khu vực trưng bày sản phẩm? Scott Susan cần thơng tin để đưa định trên? a) Những thông tin cần thiết cho đối tượng bên ngồi có tưong tác với cơng ty? b) Những thông tin cần thiết cho nhà quản lý nhân viên công ty? c) Làm cách họ có thê’ thu thâp, lưu trữ cung cấp thơng tin đó? Trang Hệ thơng thơng tin kê'tốn Các quy trình kinh doanh cần thiết, chúng thực nào? Những chức cần cung cấp trang web? Mặc dù Scott Susan dựa vào cảm nhận chủ quan để đưa định này, nhiên họ biết họ đưa định tốt họ có thông tin hô trợé Một hệ thống thông tin kế tốn thiết kế tốt giải vấn đề cung cấp thông tin họ cần để đưa định kinh doanh 1.1 Giới thiệu Chúng ta bắt đầu chương cách giải thích thuật ngữ quan trọng thảo luận loại thông tin mà tổ chức cần quy trình kinh doanh sử dụng để tạo thơng tin Chúng ta tiếp tục tìm hiểu hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) gì, AIS làm tăng giá trị cho tổ chức nào, chiến lược AIS công ty ảnh hưởng lân vai trò AIS chuỗi giá trị tổ chức Một hệ thống tập hợp gồm hai nhiều thành phần có liên quan với tương tác để đạt mục tiêu Hâu hết hệ thống bao gồm hệ thống nhỏ hỗ trợ hệ thống lớn Ví dụ, cơng ty hệ thống bao gồm nhiều phận/phòng ban khác nhau, phận hệ thống Hơn nữa, thân cơng ty hệ thống tập đoàn Mỗi hệ thống thiết kế để đạt nhiều mục tiêu tổ chức Mỗi thay đổi hệ thống thực mà không xem xét ảnh hưởng đến hệ thống khác toàn hệ thống Xung đột mục tiêu xảy mục tiêu hệ thống không phù hợp với mục tiêu hệ thống khác với tồn hệ thống Sự tương thích mục tiêu xảy hệ thơrìg đạt mục tiêu đóng góp cho mục tiêu chung tổ chức Một tổ chức lớn hệ thống phức tạp khó đạt tương thích mục tiêu Dữ liệu kiện thu thập, ghi nhận, lưu trữ xử lý hệ thống thông tin Các tổ chức cần thu thập số loại liệu, chẳng hạn hoạt động diễn ra, nguồn lực bị ảnh hưởng đối tượng tham gia Trang Hệ thơng thơng tin kế tốn cho trưởng phận, nhận phận phải trả Một xếp tệp yêu cầu mở Khi phận tiếp nhận thông báo miệng cho người mưa mặt hàng nhận, đon đặt hàng chuyển từ tệp mở sang tệp điền thông tin Mỗi tháng lần, người mua xem lại tệp chưa điền để theo dõi đon đặt hàng mở Nhận hàng Bộ phận tiếp nhận nhận đori đặt hàng Khi thiết bị nhận, đơn đặt hàng đóng dấu ngày, có thể, khác biệt số lượng đặt hàng số lượng nhận được ghi mực đỏ Sau đó, nhân viên tiếp nhận chuyển đơn đặt hàng thiết bị đóng dấu cho trưởng phận trưng dụng thông báo miệng cho phận mua hàng hàng hóa nhận Các khoản nợ phải trả (Accounts Payable) Lúc nhận đơn đặt hàng, kế toán toán xếp h'ô sơ đơn đặt mua mở Khi nhận hóa đơn nhà cung cấp, khớp với đơn đặt hàng thích hợp khoản phải trả tạo cách ghi nợ tài khoản thiết bị phận sử dụng Hóa đơn chưa tốn xếp vào ngăn theo ngày đáo hạn Vào ngày đáo hạn, séc chuẩn bị chuyển cho thủ quỹ để xin chữ ký Hóa đơn đơn đặt hàng sau xếp theo số đơn đặt hàng tệp hóa đơn tốn Thủ quỹ Séc nhận hàng ngày từ phận kế tốn tốn xếp thành hai nhóm: nhà cung cấp nhà cung cấpi 10.000 đô la Séc 10.000 đô la ký máy Nhân viên thu ngân giữ khóa chữ ký máy séc bảng chữ ký theo dõi việc sử dụng Cả nhân viên thu ngân thủ quỹ đánh dấu tất séc 10.000 đô la YÊU CẦU a Mô tả điểm yếu liên quan đến việc mua toán "special orders" the Diamond Manufacturing Company Trang 379 Hệ thông thông tin kế toán b Đề nghị thủ tục kiểm soát phải thêm vào để khắc phục điểm yếu xác định phần a c Mô tả thủ tục kiểm soát mà bạn đề xuất phần b nên sửa đổi Diamond tái co cấu hoạt động chu kỳ chi tiêu để sử dụng tối đa CNTT (ví dụ: EDI, EFT, quét mã vạch biếu mẫu điện tử thay cho tài liệu giấy) (CPA Examination, adapted) d Vẽ sơ đồ BPMN mô tả chu kỳ chi tiêu tái cấu Diamond 13 11 Công ty ABC thực hoạt động chu kỳ chi tiêu hệ thống ERP tích hợp sau: • Nhân viên bâ't kỳ phận nhập yêu cầu mua hàng cho mặt hàng mà họ ghi hết hàng với số lượng • Cơng ty trì hệ thống kiểm kê thường xuyên • Mỗi ngày, nhân viên phận mua hàng xử lý tất yêu cầu mua hàng từ ngày trước Trong phạm vi có thể, yêu cầu cho mặt hàng có sẵn từ nhà cung cấp kết hợp thành đơn đặt hàng lớn để giảm giá khối lượng Nhân viên mua hàng sử dụng Internet để so sánh giá để lựa chọn nhà cung cấp Nếu tìm kiếm Internet phát nhà cung cấp tiềm năng, nhân viên mua hàng nhập thông tin liên quan hệ thống, từ thêm nhà cung câp vào danh sách nhà cung cấp phê duyệt Đơn đặt hàng mua 10.000 đô la phải chấp thuận người quản lý phận mua hàng EDI sử dụng để truyền đơn đặt hàng đến hâu hết nhà cung cấp, đơn đặt hàng giấy in gửi đến nhà cung cấp khơng có khả EDI Nhân viên phận tiếp nhận có quyền truy cập đọc vào đơn đặt hàng đáng ý Thông thường, họ kiểm tra hệ thôhg để xác minh tồn đơn đặt hàng trước chấp nhận giao hàng, thời gian cao điểm, họ dỡ hàng xe tải xuống đặt mặt hàng vào góc kho nơi họ ngồi có thời gian sử dụng hệ thống để lấy lại đơn đặt hàng liên quan Trong trường hợp vậy, nêù khơng tìm thấy đơn đặt hàng, nhân viên tiếp nhận liên hệ với nhà cung cấp để xếp trả lại hàng hóa Trang 380 Hệ thơng thơng tin kế tốn Nhân viên phận tiếp nhận hàng so sánh số lượng giao vói số lượng ghi đon đặt hàng Bất chênh lệch lớn hon 5%, nhân viên tiếp nhận gửi e-mail đến người quản lý phận mua hàng Nhân viên tiếp nhận sử dụng online terminal để nhập số lượng nhận đưọc trước chuyển nguyên liệu đến phận kho hàng • Hàng tồn kho lưu trữ phịng khóa Trong suốt làm việc bình thường, nhân viên kho cho phép nhân viên đeo bảng tên nhận dạng để vào kho loại bỏ mặt hàng cần thiết Nhân viên kho hàng đếm số lượng loại bỏ nhập thơng tin thiết bị đầu cuối trực tuyến nằm kho • Đơi khi, mặt hàng đặc biệt đặt hàng không lưu giữ thường xuyên phần hàng tồn kho từ nhà cung câp đặc biệt, nhà cung cấp không sử dụng cho giao dịch mua hàng thông thường Trong trường hợp này, nhân viên kế toán phải trả tạo hồ so nhà cung cấp mua lần • Tất hóa đon nhà cung câp (cả thông thường lần) chuyển đến kế toán toán để xem xét phê duyệt Hệ thống định cấu hình để thực khớp ba chiều tự động hóa đon nhà cung cấp với đon đặt hàng báo cáo nhận hàng tưong ứng • Mỗi thứ Sáu, hóa đơn nhà cung cấp phê duyệt đến hạn tuần tới chuyển đến phận thủ quỹ để toán Nhân viên thu ngân thủ quỹ nhân viên ủy quyền giải ngân, bang EFT cách in séc Séc in máy in chuyên dụng đặt phận thủ quỹ, sử dụng giấy đặc biệt lưu trữ tủ khóa có thủ quỹ nhân viên thu ngân sử dụng Séc gửi đến phận phải trả để gửi đến nhà cung cấp • Hàng tháng, thủ quỹ đối chiếu báo cáo ngân hàng điều tra khác biệt vói số dư tiền mặt ghi lại YÊU CẦU a Xác định điểm yếu quy trình chu kỳ chi tiêu ABC, giải thích vấn đ'ê đề xuất giải pháp Trình bày câu trả lời bạn bảng ba cột với tiêu đề: Điểm yếu, Vâh đ'ê, Giải pháp b Vẽ sơ đ'ô BPMN mơ tả quy trình chu trình chi tiêu ABC thiết kế lại để kết hợp câu trả lời bạn cho bước a Trang 381 Hệ thôhg thông tin kê'tốn 13.12 Hình 13-11 mơ tả hoạt động thực chu kỳ chi tiêu Lexsteel Các bổ sung thơng tin sau đây: • Vì vấn đề dịng tiền, Lexsteel ln tốn cho nhà cung cấp vào ngày cuối trước phát sinh khoản phạt chậm tốn Hóa đơn nhà cung cap xử lý toán hàng tuần Thứ Sáu hàng tuần, nhân viên kế toán toán xem xét phê duyệt tất hóa đơn có ngày đáo hạn vào tuần sau • Người quản lý mua hàng xem xét phê duyệt tất giao dịch mua trước gửi email cho nhà cung cấp Sau đếm kiểm tra việc giao hàng đến, nhân viên tiếp nhận nhập thơng tin sau vào hệ thống: • Số lượng nhận cho mơi mặt hàng tồn kho • Ngày nhận • Số nhà cung cấp • Sau nhập thơng tin đó, nhân viên tiếp nhận đưa hàng tồn kho đêh phận kiểm soát hàng tồn kho đê’ lưư trữ • Truy cập vào phận kiếm sốt hàng tơn kho bị hạn chế • Hàng tồn kho xuất đê’ sản xuất nhận đưọc yêu cầu ủy quyền xác Khi hàng tồn kho giải phóng, nhân viên kiểm soát hàng tồn kho cập nhật hệ thống kiểm kê thường xuyên Đếm thực tế hàng tồn kho thực ba tháng lần Sự khác biệt số lượng đếm số lượng ghi sô’ điều tra Khi giải điều tra, người quản lý nhà máy cho phép điều chỉnh sô’ sách hàng tồn kho thường xuyên đê’ thay đổi chúng với số lượng thực nắm giữ Trang 382 Hệ thông thông tin kê'toán Employee Activity Performed (sequential, left-to-right across all rows) Production Control hweBilP Cr-* of Matendk """ ị —• Purchasing Order Inventory 1 c _ > ^Receiving Clerk '' Recerre & Court < ' Inventory 1' ị Inventory Control 1 s „ X X Store -o Inventory - ; Accounts Payable o—*■ -A V > I Use P.O and Receive Ỉ.R to Approve nvtảceírom - ► invoiaiand Supplier J Update A/P Treasurer ' Monthly Make ' EH Pcrymenl to I f — “*o lUctM Stafcunortl V J J FIGURE 13-11 Lexsteel Expenditure Cycle Procedures HÌNH MINH HỌA 13-11 Thủ tục chu kỳ chi tiêu Lexsteel YÊU CẦU Xác định ba điểm ù kiểm sốt chu kỳ chi tiêu Lexsteel Đối với điểm yếu, giải thích mối đe dọa đề xuất cách thay đổi thủ tục để giảm thiểu mối đe dọa 13.13 Excel Problem YÊU CẦU Tải bảng tính cho vấn đề từ trang web khóa học thực tác vụ sau: Khám phá chức Excel's AutoFilter a Ở cuối bảng, ô C79, nhập từ "Total (sum)" ô D79, nhập hàm SUM để tổng tất số tiền cột D b Ở cuối bảng, ô C80, nhập từ "Total (subtotal)"và ô D80 nhập hàm SUBTOTAL để tổng hợp tất số tiền cột D Trang 383 Hệ tho'ng thông tin kế toán c Sử dụng AutoFilter đế hiển thị tất giao dịch mua từ nhà cung cấp Zipcode 85110 Điều hiển thị ô D79 D80? Tại sao? d Lặp lại bước cho Zipcodes 85111 85116 Giá trị việc sử dụng chức AutoFilter gì? Sử dụng chức AutoFilter Sort để xác định dấu hiệu cảnh báo sau hóa đon nhà cung cấp có khả gian lận: a Các nhà cung cấp có viết tắt cho tên b Các nhà cung cấp khác có PO Box cho địa c Các nhà cung cấp gửi hóa đon đánh số liên tục d Hóa đơn ngưỡng u cầu phê duyệt; ví dụ: hóa đơn 1.000 la e SỐ hóa đơn trùng lặp từ nhà cung cấp 13,14 Trả lời câu hỏi trắc nghiệm sau: Thủ tục kiểm soát so sánh chứng từ toán với hóa đơn nhà cung cấp thiết kế để giảm rủi ro , a Không tận dụng chiết khấu từ toán b Lỗi chuyến sổ khoản phải trả c Trả tiền cho mặt hàng không nhận d Trộm cắp hàng tồn kho e Thanh toán trùng lặp Phát biêù sau đúng? a Phát hành thẻ nhân viên mua sắm ví dụ v'ê thủ tục kiểm sốt đề cập để "general authorization." b Các tổ chức giảm rủi ro toán gian lận cách gửi ngân hàng họ danh sách tất séc phát hành, quy trình gọi "Positive Pay." c Cả hai phát biểu d Khơng có phát biểu Trang 384 Hệ thống thơng tin kếtốn Thủ tục kiểm soát cấm nhân viên nhận quà thiết kế để giảm rủi ro a Trộm cắp hàng tồn kho b kickbacks c Thanh toán tiền mặt gian lận d Thiếu hụt hàng tồn kho e Khơng có Thủ tục kiểm soát hủy chứng từ chứng từ toán thiết kế để giảm rủi ro a Thanh toán trùng lặp b Trả tiền cho mặt hàng không nhận c Thanh tốn tiền gian lận d Khơng tận dụng chiết khấu để toán e Trộm cắp hàng tồn kho Thủ tục kiểm soát sau thiết kế để giảm rủi ro gian lận thay đổi séc? a Khối ACH tài khoản không sử dụng để tốn b Sử dụng máy tính trình duyệt chuyên dụng cho ngân hàng trực tuyến c Thiết lập thỏa thuận "Positive Pay"với ngân hàng d Kiểm soát truy cập cho EFT terminals e Đánh dấu tất séc Thủ tục kiểm soát sau thiết kế để giảm rủi ro cắp hàng tồn kho? a Hạn chế truy cập vào hàng tồn kho b Kiểm kê số lượng định kỳ hàng tồn kho đối chiêù với số lượng ghi sổ c Chứng từ làm chứng v'ê tất ĩân vận chuyển hàng tồn kho nhân viên d Tất điều e Không phải điều Trang 385 Hệ thông thông tin kế toán Thủ tục kiểm soát sau thiết kế để giảm rủi ro đặt hàng tồn kho không cần thiết? a Theo dõi giám sát chất lượng sản phẩm nhà cung cấp b Chỉ mua từ nhà cung cấp phê dưyệt c Quản lý mua hàng chịu trách nhiệm chi phí làm lại chi phí phế liệu d Tất điều e Không phải điều Chứng từ sau khơng cịn cần thiết cơng ty sử dụng hệ thống hóa đon đánh giá (ERS) vói nhà cung cấp mình? a Đon đặt hàng - b Báo cáo nhận hàng c Hóa đon nhà cung cấp d Debit memo e Khơng có Kickbacks vấn đề chúng làm tăng rủi ro a Mua hàng tồn kho không cần thiết b Mua hàng chất lượng c Mua vói giá tăng cao d Tất điều e Không phải điều 10 Mối đe dọa có nhiều khả dẫn đêh tổn thất lớn khoảng thời gian ngắn? a Thay đổi séc toán EFT b Trộm cắp hàng tồn kho c Thanh toán trùng lặp cho nhà cung cấp d Tất điều e Không phải điều Trang 386 Hệ thơhg thơng tin kế tốn CASE 13-1 Dự án nghiên cứu: Tác động cơng nglìệ thơng tin đến hoạt động chu kỳ chi tiêu, mối đe dọa kiểm sốt Tìm kiếm tạp chí kinh doanh công nghệ phổ biến (Business Week,, Forbes, Fortune, CIO, etc.) để tìm viết việc sử dụng sáng tạo CNTT sử dụng để cải thiện nhiều hoạt động chu kỳ chi tiêu Viết báo cáo : a Giải thích cách CNTT đưọc sử dụng đế thay đổi hoạt động chu kỳ chi tiêu b Thảo luận ý nghĩa kiểm soát Tham khảo Bảng 13-2 giải thích thủ tục mói thay đổi mối đe dọa thủ tục kiểm sốt thích hợp để giảm thiểu mối đe dọa Đáp án câu trắc nghiệm Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho sau sử dụng nhiêu cho sản phẩm mà doanh số dự báo cách đáng tin cậy? a JIT [Khơng xác JIT tìm cách giảm thiểu hàng tồn kho cách mua hàng sau bán hàng Nó sử dụng chủ yếu cho sản phẩm khó dự báo nhu cầu.] b EOQ [Khơng xác EOQ đại diện cho số lượng hàng tồn kho tối ưu để mua để giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng, vận chuyển tồn kho.] ► c MRP [Đúng MRP dự báo doanh số sử dụng thơng tin để mua hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu dự báo.] d ABC [Khơng xác ABC phương pháp phân tầng hàng tồn kho theo mức độ quan trọng lên lịch đếm số lượng hàng tồn kho thường xuyên cho mặt hàng quan trọng.] Những kết hợp sau thực tốn hóa đơn đánh giá (ERS)? a Hóa đơn nhà cung cấp với báo cáo nhận hàng [Khơng xác ERS loại bỏ hóa đơn nhà cung cấp.] Trang 387 Hệ thông thông tin kê'toán b Đơn đặt hàng với báo cáo nhận hàng[Đúng ERS loại bỏ hóa đơn nhà cung cấp lên lịch toán dựa việc khớp đơn đặt hàng báo cáo nhận hàng.] c Hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng [Khơng xác ERS loại bỏ hóa đơn nhà cung cấp.] d Hóa đơn nhà cung cấp, báo cáo nhận hàng đơn đặt hàng [Khơng xác ERS loại bỏ hóa đơn nhà cung cấp.] Điều sau đúng? a Việc xác minh tính xác hóa đơn mua dịch vụ dễ dàng so với hóa đơn mua nguyên vật liệu [Sai Việc xác minh hóa đơn mua nguyên liệu dễ dàng bạn so sánh với báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng thường không tồn để mua dịch vụ.] b Thiết lập quỹ tiền mặt lặt vặt quỹ tạm ứng vi phạm phân chia nhiệm vụ [Chính xác mặt kỹ thuật, việc thiết lập quỹ tiền mặt lặt vặt quỹ tạm ứng vi phạm phân chia nhiệm vụ người có quyền giám hộ tài sản, tiền mặt, cho phép giải ngân giữ sổ sách.] c Cách thức EOQ sử dụng để xác định thời điểm đặt lại hàng tồn kho [Sai Cách thức EOQ sử dụng để xác định số lượng đặt hàng Điểm đặt lại hàng xác định đặt lại hàng tồn kho.] d Một chứng từ thường bao gồm debit memo [Sai Các chứng từ bao gồm đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng hóa đơn nhà cung cấp, nhận được; debit memo sử dụng để ghi lại điều chỉnh khoản phải trả.] Chứng từ sử dụng để thiết lập hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ từ nhà cung cấp? a Hóa đơn nhà cung cấp [Khơng xác Hóa đơn nhà cung cấp hóa đơn tính tiền.] b u cầu mua hàng [Khơng xác Yêu cầu mua hàng chứng từ nội bộ.] Trang 388 Hệ thơhg thơng tin kế tốn c Đơn đặt hàng [Đúng Một đơn đặt hàng đề nghị để mua hàng hóa.] d Chứng từ giải ngân [Khơng xác Chứng từ giải ngân sử dụng để rõ số tiền ghi nợ tốn hóa đơn nhà cung câp.] Phương pháp cung cấp cải tiến hiệu lớn cho việc mua mặt hàng không dự trữ đ'ơ dùng văn phịng linh tinh? a Mã vạch [Khơng xác Mã vạch cải thiện độ xác việc đếm mặt hàng tồn kho Vấn đề lớn liên quan đêh hiệu với mua hàng không cần thiết thời gian cố gắng cần thiết đê’ tạo đơn đặt hàng, tạo chứng từ toán cho số lượng lớn giao dịch mua số tiền dollar nhỏ.] b EDI [Khơng xác EDI sử dụng để mua hàng linh tinh.] c Thẻ mua sắm [Đúng Thẻ mua sắm thiết kế đặc biệt để mua mặt hàng khơng tồn kho.] d EFT [Khơng xác EFT cải thiện hiệu tốn, khơng cải thiện hiệu việc đặt hàng phê duyệt hóa đơn nhà cung cấp.] Hoạt động chu kỳ chi tiêu sau có thê’ loại bỏ thông qua việc sử dụng CNTT tái cấu? a Đặt hàng [Khơng xác Ngay với quản lý tồn kho nhà cung cấp, hệ thống nhà cung cấp phải bắt đầu quy trình đặt hàng.] b Phê duyệt hóa đơn nhà cung cấp [Đúng Hệ thống ERS loại bỏ hóa đơn nhà cung cấp.] c Nhận hàng [Khơng xác Hàng hóa đặt hàng phải nhận di chuyển đến địa điểm phù hợp.] d Thanh tốn tiền [Khơng xác CNTT thay đổi phương thức sử dụng đê’ thực giải ngân tiền mặt, chẳng hạn EFT thay séc, chức phải thực hiện.] Trang 389 Hệ thông thông tin kê'tốn Quy trình kiểm sốt tốt nlìất để ngăn việc tốn hóa đon hai lần gì? a Phân chia chức chuẩn bị séc ký séc [Sai Đây thủ tục kiểm soát tốt, mục đích đảm bảo tốn hợp lệ.] b Chỉ chuẩn bị séc cho hóa đon khóp báo cáo nhận hàng đon đặt hàng [Sai Đây thủ tục kiểm soát tốt, mục đích đảm bảo doanh nghiệp trả tiền cho hàng hóa đặt hàng nhận được.] c Yêu cầu hai chữ ký tất séc giói hạn định [Sai Đây thủ tục kiểm sốt tốt, mục đích kiểm sốt tốt hon dòng tiền lớn.] d Hủy bỏ tất chứng từ hỗ trọ séc ký [Chính xác Điều đảm bảo chứng từ hỗ trọ khơng thể gửi lại để tốn lại hóa đon.] Để kiểm sốt nội tốt, nên ký séc? a Nhân viên thu ngân [Đúng Nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt báo cáo cho thủ quỹ.] b Kế tốn tốn [Khơng xác Kế tốn trì sổ sách nhà cung cap.] c Nhân viên thu mua [Khơng xác Các nhân viên mua hàng ủy quyền mua bán hàng hóa.] d Nhân viên kiểm sốt [Khơng xác Nhân viên kiểm sốt phụ trách chức kế toán, chức lưu giữ sổ sách.] Thủ tục sau thiết kế để ngăn chặn nhân viên mua hàng nhận kickbacks? a Duy trì danh sách nhà cung cấp phê duyệt yêu cầu tất giao dịch mua phải thực từ nhà cưng cấp có danh sách [Khơng xác Mục đích kiểm soát để giảm thiểu rủi ro mua hàng hóa chất lượng với giá tăng cao vi phạm quy định.] Trang 390 Hệ thơng thơng tin kê'tốn b Yêu cầu nhân viên mua hàng plìải tiết lộ khoản đầu tư tài vào nhà cung cấp tiềm [Đúng Mục đích việc tiết lộ để giảm thiểu rủi ro xung đột lợi ích dẫn đến đút lót.] c Yêu cầu phê duyệt tất đơn đặt hàng [Khơng xác Kiểm sốt thiết kế để đảm bảo hàng hóa thực cần thiết đặt hàng chúng đặt hàng từ nhà cung cấp phê duyệt.] d prenumbering định kỳ kế toán cho tất đơn đặt hàng mua [Khơng xác Quy trình kiểm sốt thiết kế để đảm bảo tất đơn đặt hàng mua hợp lệ ghi lại.] 10 Chứng từ sử dụng để ghi lại điều chỉnh tài khoản phải trả dựa việc trả lại hàng tồn kho không châp nhận cho nhà cung cấp? a Báo cáo nhận hàng [Khơng xác Chứng từ ghi lại số lượng hàng hóa nhận được.] b Credit memo [Khơng xác Chứng từ sử dụng chu kỳ doanh thu để điều chỉnh tài khoản khách hàng.] c Debit memo [Đúng Chứng từ sử dụng để điều chỉnh tài khoản phải trả.] d Đơn đặt hàng [Khơng xác Chứng từ thiết lập nghĩa vụ pháp lý để mua hàng hóa.] Trang 391 Hệ thơng thơng tin kê'tốn TÀI LIỆU THAM KHẢO Romney, M., & Steinbart, p (2018) Accounting Information Systems, Global Edition 14E SQL Server 2008, T-SQL Recipes: Problem, Solution, Approach - Appress Publisher Giáo trình Kế tốn máy, Cơng ty cổ phần MISA, Nhà xuất văn hóa thơng tin, 2009 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2020, Công ty cổ phần MISA ' * Tài liệu thuộc quyền sở hũu của: Khoa Kế Toán - Kiểm Tốn, Trường Đại Học Cơng Nghiệp Tp Hồ Chí Minh * Nghiêm cấm chép hình thức chưa có chấp thuận văn Khoa Kế Toán - Kiểm Toán Trang 392 TV ĐHCN TP.HCM 30295 INDUSTRIAL UNIVERSITY OF HOCHIMÍNH CITY TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HCM KHOA KẾTOÁN- KIEM TOÁN Website: www.faa.edu.vn Lẩu 3, Nhà D, Sô' 12 Nguyễn Văn Bảo p 4, Q Gò vấp, TP.HCM ĐT: (028) 3894 0390 - Ext: 852/853 180.000