CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÁC DNTM
Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, diễn ra qua việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ người bán sang người mua Quá trình này không chỉ mang lại quyền sở hữu tiền tệ cho người bán mà còn thực hiện giá trị hàng hóa, giúp chuyển đổi vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (H – T).
Hàng hóa được coi là đã tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được thanh toán từ khách hàng hoặc có sự chấp nhận thanh toán, kèm theo các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán Chỉ khi đầy đủ các điều kiện này, doanh nghiệp mới được phép hạch toán doanh thu.
1.1.1.2 Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Theo Chuẩn mực kế toán số 14 – VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”:
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần gia tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Doanh thu này bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá cơ bản, nếu có.
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của các sản phẩm đã được tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – VAS 02“ Hàng tồn kho”:
Giá vốn hàng bán là tổng chi phí thực tế tạo nên sản phẩm và hàng hóa, phản ánh giá trị của thành phẩm Đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng hóa bao gồm giá mua thực tế và chi phí thu mua hàng hóa đã tiêu thụ Đây là yếu tố quan trọng để xác định giá bán và tính toán hiệu quả kinh doanh.
Trong các DNTM, việc tiêu thụ hàng hóa có thể thực hiện theo các phương thức sau:
- Phương thức bán buôn hàng hóa;
- Phương thức bán lẻ hàng hóa;
Phương thức bán hàng đại lý bao gồm bán buôn hàng hóa, là hình thức cung cấp hàng hóa cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất để họ có thể bán ra hoặc gia công chế biến Hàng hóa bán buôn vẫn nằm trong khâu lưu thông, chưa được tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng của chúng chưa được thực hiện Thông thường, hàng hóa được bán theo lô hoặc với số lượng lớn, và giá bán có sự biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa và phương thức thanh toán.
Trong bán buôn hàng hóa, thường bao gồm 2 phương thức sau:
- Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho:
Bán buôn hàng hóa là phương thức mà hàng hóa phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Phương thức này bao gồm hai hình thức chính: giao hàng trực tiếp tại kho và gửi hàng từ kho đến khách hàng.
- Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng:
Phương thức bán buôn hàng hóa này cho phép doanh nghiệp giao bán ngay sản phẩm mua từ nhà cung cấp mà không cần nhập kho Có hai cách thực hiện phương thức này, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. b Phương thức bán lẻ hàng hóa
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, với mục đích tiêu dùng nội bộ Đặc điểm nổi bật của bán lẻ là hàng hóa đã rời khỏi lĩnh vực lưu thông và chuyển sang giai đoạn tiêu dùng, khi giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm đã được thực hiện Thông thường, bán lẻ diễn ra với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc, và giá bán thường ổn định Các hình thức bán lẻ hàng hóa rất đa dạng và phong phú.
- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung
- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp
- Hình thức bán hàng tự phục vụ
Bán hàng đại lý là phương thức mà doanh nghiệp thương mại (DNTM) giao hàng cho các cơ sở đại lý để bán trực tiếp Sau khi bán hàng, các cơ sở này sẽ thanh toán tiền hàng cho DNTM và nhận hoa hồng đại lý Trong suốt quá trình này, quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về DNTM cho đến khi cơ sở đại lý hoàn tất thanh toán.
1.1.1.5 Các phương thức thanh toán
Sau khi giao hàng và nhận được sự chấp nhận thanh toán từ bên mua, bên bán có thể thu tiền hàng qua nhiều phương thức khác nhau, tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm và thỏa thuận giữa hai bên Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng nhiều phương thức thanh toán để phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Phương thức thanh toán trực tiếp (thanh toán ngay)
- Phương thức thanh toán trả chậm a Phương thức thanh toán ngay, thanh toán trực tiếp
Phương thức thanh toán này cho phép quyền sở hữu tiền tệ được chuyển từ người mua sang người bán ngay lập tức sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao.
Thanh toán trực tiếp có thể thực hiện bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc hàng hóa trong trường hợp đổi hàng Hình thức này liên kết chặt chẽ giữa sự vận động của hàng hóa và tiền tệ Ngoài ra, còn có phương thức thanh toán trả chậm và trả góp, mang lại sự linh hoạt cho người tiêu dùng.
Phương thức thanh toán này cho phép quyền sở hữu tiền tệ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển nhượng hàng hóa, dẫn đến việc hình thành khoản nợ phải thu từ khách hàng Để quản lý hiệu quả, nợ phải thu cần được hạch toán và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, ghi chép theo từng lần thanh toán Trong hình thức này, sự di chuyển của hàng hóa và tiền tệ có sự chênh lệch về thời gian và không gian.
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ Kế toán bán hàng 1.1.2.1 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng
Kế toán cần nắm vững các nội dung của việc tổ chức công tác kế toán, do vậy cần đảm bảo một số yêu cầu:
Nội dung kế toán BH trong các DNTM
Để nghiên cứu và hoàn thiện kế toán bán hàng, cần tìm hiểu các vấn đề lý luận cơ bản của chuẩn mực kế toán Việt Nam, đặc biệt là chuẩn mực số 01 về các nguyên tắc cơ bản, chuẩn mực số 02 liên quan đến hàng tồn kho, và chuẩn mực số 14 về doanh thu và thu nhập khác.
- Chuẩn mực kế toán số 01 – VAS 01:
Chuẩn mực kế toán số 01 quy định các nguyên tắc cơ bản về kế toán, bao gồm các yêu cầu và nguyên tắc chính, các yếu tố của báo cáo tài chính, tình hình tài chính, tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu Ngoài ra, chuẩn mực này còn đề cập đến tình hình kinh doanh, doanh thu và thu nhập khác Đây là chuẩn mực chung áp dụng cho mọi đối tượng kế toán.
Kế toán bán hàng cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc kế toán theo chuẩn mực đã được quy định Cụ thể, các kế toán viên phải tuyệt đối tuân theo 7 nguyên tắc và 6 yêu cầu cơ bản của kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép và báo cáo tài chính.
- Chuẩn mực kế toán số 02 – VAS 02:
Trị giá vốn hàng bán bao gồm tất cả chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho và các chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán trong kỳ Đối với doanh nghiệp thương mại, phương pháp đánh giá hàng hóa nhập kho tương tự như đánh giá vật tư, với kế toán ghi nhận theo giá trị mua thực tế của từng lần nhập hàng Các chi phí thu mua phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ, và thuê kho được hạch toán riêng và không tính vào giá thực tế của hàng hóa, mà sẽ được phân bổ vào cuối tháng để tính giá trị vốn thực tế của hàng xuất kho.
Hàng hóa trong doanh nghiệp được xuất nhập từ nhiều nguồn và thời điểm khác nhau, vì vậy việc xuất kho phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và điều kiện trang thiết bị Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp đánh giá giá trị hàng tồn kho phù hợp để đảm bảo hiệu quả quản lý.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) bao gồm việc xác định giá trị và ghi nhận HTK vào chi phí, cũng như điều chỉnh giá trị HTK phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được Chuẩn mực này áp dụng nguyên tắc giá gốc, nhưng nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được Việc xác định giá HTK được thực hiện theo một trong các phương pháp đã quy định.
- Phương pháp tính theo giá đích danh:
Phương pháp được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
- Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng tương tự đầu kỳ và giá trị hàng hóa mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính toán giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng thời kỳ hoặc khi nhập lô hàng mới, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính dựa trên giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá của hàng nhập kho vào cuối kỳ.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước:
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước Điều này có nghĩa là giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập gần đây nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho còn lại được xác định theo giá của hàng nhập đầu kỳ Phương pháp này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn và phản ánh đúng chi phí sản xuất.
- Chuẩn mực kế toán số 14 – VAS 14:
Quy định và hướng dẫn về nguyên tắc và phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác bao gồm các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu, cũng như các phương pháp kế toán liên quan Những yếu tố này là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính chính xác.
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã nhận được hoặc dự kiến sẽ nhận được Các khoản thu từ bên thứ ba không tạo ra lợi ích kinh tế và không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được tính là doanh thu.
Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận chỉ khi thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
1.2.2 Kế toán bán hàng trong các DNTM theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Công ty TNHH Gia Long Phát tuân thủ Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng ban hành.
Bộ Tài chính ban hành ngày ngày 14/09/2006.
Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật phẩm thể hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra và hoàn tất, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép sổ sách kế toán.
Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần phải được lập chứng từ và ghi chép một cách đầy đủ, trung thực và khách quan vào chứng từ kế toán Đối với các nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, có một số chứng từ quan trọng thường được sử dụng.
Hóa đơn GTGT ( Mẫu số: 01 GTKT-3LT): Khi doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, DN sẽ cung cấp cho khách hàng hóa đơn đỏ (liên 2).
Hóa đơn GTGT cần ghi rõ các thông tin quan trọng như giá bán hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí phát sinh (nếu có), thuế suất và số tiền thuế GTGT, cùng với tổng giá trị thanh toán.
Hoá đơn bán hàng (Mẫu số: 02GTGT-3LL): Khi DN thuộc đối tượng nộp thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
DN sẽ cung cấp cho khách hàng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến KTBH tại Công ty TNHH Gia Long Phát
2.1.1 Tổng quan về công ty TNHH Gia Long Phát 2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Gia Long Phát.
- Tên giao dịch đối ngoại bằng tiếng anh: GIA LONG PHAT COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: GIA LONG PHAT CO., LTD
- Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 0102042908 do Phòng đăng ký kinh doanh số- Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 12 tháng 10 năm 2009
- Quy mô của doanh nghiệp:
+ Vốn điều lệ của công ty là: 4.900.000.000 VNĐ ( Bốn tỉ chín trăm triệu đồng chẵn)
- Địa chỉ doanh nghiệp: Thôn Hoàng Dương, Xã Mai Đình, Huyện Sóc Sơn,
- Giám đốc: Lưu Văn Dũng.
Công ty TNHH Gia Long Phát được thành lập và hoạt động ngày 12 tháng 10 năm 2009.
Công ty TNHH Gia Long Phát đã phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, trở thành đơn vị hàng đầu trong cung cấp đồ dùng điện và thiết bị đo trên toàn quốc Với đội ngũ hơn 100 cán bộ công nhân viên tại 2 chi nhánh, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng dịch vụ tư vấn, giải đáp và chuyển giao hàng hóa tận nơi.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty:
Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tập trung vào việc mua bán thiết bị điện, điện tử và điện lạnh Chúng tôi cung cấp đồ điện gia dụng, lắp đặt dây chuyền máy móc thiết bị cho hộ gia đình và nhà máy khu công nghiệp, cùng với việc mua bán máy móc thiết bị và phụ kiện thay thế.
2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty chúng tôi chuyên phân phối sản phẩm điện, điện tử và điện lạnh, cùng với các thiết bị đo điện tử Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp hoặc chuyển khoản khi mua hàng Để được tư vấn về sản phẩm và giá cả, khách hàng có thể liên hệ với nhân viên kinh doanh Nếu khách hàng đến trực tiếp công ty để mua hàng, chúng tôi sẽ giao hàng kèm theo hóa đơn chứng từ Đối với khách hàng ở xa hoặc không có thời gian, chúng tôi cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi và thu tiền.
Công ty đang không ngừng mở rộng mạng lưới hoạt động với mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên toàn quốc, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam.
2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
Bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến- chức năng.
Giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty tồn tại mối quan hệ chức năng và hỗ trợ lẫn nhau Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời đảm bảo cơ cấu tổ chức và tài chính của đơn vị tuân thủ theo quy định của luật Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên.
Các phòng ban chức năng của công ty hoạt động dưới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo thông qua các trưởng phòng, bao gồm: Phòng kinh doanh, Phòng kỹ thuật, Phòng kế toán tài chính và Phòng nhân sự.
Phòng nhân sự có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho Giám đốc và chịu trách nhiệm sắp xếp công việc của công ty Phòng này quản lý công tác lao động tiền lương, các chế độ bảo hiểm, tuyển dụng lao động và đào tạo cán bộ mới.
Phòng kế toán - tài chính là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài chính và kế toán theo các chính sách hiện hành của nhà nước Nhiệm vụ của phòng bao gồm tổ chức thực hiện và kiểm tra các công tác kế toán trong công ty, nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý và phân tích hoạt động kinh tế Phòng cũng hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận khác thực hiện đúng chế độ ghi chép, hạch toán và các quy định tài chính, góp phần quan trọng trong việc giúp Giám đốc điều hành các lĩnh vực liên quan đến tài chính kế toán.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám Đốc về các phương pháp sản xuất kinh doanh dài hạn và ngắn hạn của công ty Phòng này phối hợp với các đơn vị và phòng chức năng khác để xây dựng các phương án kinh doanh và tài chính Đồng thời, phòng cũng thực hiện nghiên cứu thị trường, nguồn hàng và khách hàng trong và ngoài nước nhằm thúc đẩy thương mại, đặc biệt là tạo ra chân hàng cho xuất khẩu Ngoài ra, phòng còn quản lý và theo dõi việc sử dụng thương hiệu của công ty.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra và thử nghiệm hàng hóa trước khi giao cho khách hàng Đối với hàng bảo hành, phòng sẽ thực hiện kiểm tra và sửa chữa trong phạm vi chức năng của mình; nếu vượt quá quyền hạn, sản phẩm sẽ được chuyển cho đại lý của hãng để xử lý.
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Gia Long Phát (phụ lục1)
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty
Tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc Để đảm bảo hiệu quả, cần có trình độ chuyên môn cao, khả năng thành thạo và sự phân công hợp lý Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung với bộ phận kế toán gồm 2 kế toán viên, một kế toán trưởng và một kế toán tổng hợp.
Kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm cho công ty, cũng như thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của giám đốc Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm chính về công tác kế toán trong toàn bộ công ty.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công việc này được thực hiện thông qua việc sử dụng các chứng từ kế toán hợp lệ và ghi sổ kế toán một cách chính xác.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Gia Long Phát (phụ lục 2)
Chính sách kế toán tại Công ty.
- Niên độ kế toán: được bắt đầu từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
Công ty tuân thủ Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam mẫu B-01DNN theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 14/09/2006 Hiện tại, công ty áp dụng 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính quy định.
Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Gia Long Phát
Hiện nay công ty đang áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.
Phương thức bán buôn đặc trưng bởi việc cung cấp hàng hóa với số lượng lớn, phù hợp cho những khách hàng thường xuyên và có nhu cầu mua sắm lớn Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
Trong phương thức bán buôn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho, thiết lập hợp đồng cụ thể với khách hàng Hợp đồng này quy định rõ ràng về loại hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời gian giao nhận, cũng như phương thức thanh toán và thời điểm trả tiền hàng Để hợp đồng có hiệu lực, cần có chữ ký của giám đốc và bên mua.
Sau khi ký hợp đồng, Bộ phận kinh doanh chuyển hợp đồng cho phòng kế toán và cung cấp thông tin về địa điểm, thời gian giao hàng cho bộ phận giao hàng Trưởng bộ phận giao hàng sẽ lên lịch và bố trí nhân viên giao hàng phù hợp Vào thời điểm giao hàng, nhân viên giao hàng sẽ nhận hàng từ kho kèm theo các chứng từ từ kế toán tổng hợp để thực hiện việc giao hàng cho khách hàng.
Phương thức bán lẻ của công ty bao gồm hình thức bán qua kho, cho phép khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc mua trực tiếp tại cửa hàng Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách và chuyển cho bộ phận kế toán cùng bộ phận giao hàng Trưởng bộ phận giao hàng sẽ cử nhân viên đến kế toán để nhận hóa đơn, chứng từ và sau đó lấy hàng từ kho để giao cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận.
Công ty luôn áp dụng một mức giá bán thống nhất, đã được quy định sẵn, nhằm đảm bảo tính nhất quán trong mọi giao dịch.
Các phương thức thanh toán:
Hiện tại công ty đang áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
Thanh toán ngay là phương thức cho phép chuyển quyền sở hữu sản phẩm và thu tiền diễn ra đồng thời, thường được gọi là thanh toán trực tiếp Doanh thu sẽ được ghi nhận ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng.
Phương thức này được sử dụng chủ yếu cho hình thức bán lẻ Khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt
Thanh toán trả chậm cho phép chuyển quyền sở hữu sản phẩm mà khách hàng chỉ chấp nhận thanh toán mà chưa thanh toán ngay Mặc dù vậy, doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là doanh thu được ghi nhận trước khi nhận tiền.
Phương thức thanh toán trả chậm chủ yếu được áp dụng trong các công ty bán buôn, đặc biệt dành cho những khách hàng lâu năm Công ty quy định rõ ràng thời hạn thanh toán cho nhóm khách hàng này Khi thực hiện thanh toán, khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng, trong đó thanh toán bằng tiền mặt chiếm ưu thế.
Công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán hay chiết khấu thương mại trong chính sách bán hàng của mình Thay vào đó, công ty thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mại kèm theo hiện vật cho khách hàng Ví dụ, trong tháng 2 và tháng 3 vừa qua, công ty đã thực hiện các chương trình khuyến mại như tặng giá treo cho khách mua tivi, túi đựng quần áo cho khách mua máy giặt, chân đế cho khách mua tủ lạnh, và máy tạo ẩm cho khách mua điều hòa.
2.2.2 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng điện tử-điện lạnh tại công ty 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
Tại công ty TNHH Gia Long Phát, mọi hoạt động kinh tế đều được ghi nhận qua các chứng từ kế toán, đóng vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán ban đầu và tạo nền tảng pháp lý cho công tác kế toán.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng tại công ty đều do kế toán tổng hợp lập, bao gồm:
1) Hóa đơn giá trị gia tăng(mẫu số 01GTKT-3LL): Hóa đơn này gồm 3 liên, liên một lưu tại gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán
2) Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán.
3) Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT): Phiếu thu được sử dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.
Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của công ty thanh toán bằng chuyển khoản.
Cả phiếu xuất kho và phiếu thu do không phát hành mẫu theo quyết định 48 nên công ty đều sử dụng mẫu theo quyết định 15.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty như sau:
Khi xảy ra nghiệp vụ bán hàng, kế toán tổng hợp dựa vào thông tin đặt hàng từ bộ phận kinh doanh để lập các hóa đơn và chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, trong khi phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.
- Sau khi lập xong kế toán tổng hợp chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu
Kế toán tổng hợp sẽ cung cấp liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng, sau đó xuất hàng từ kho để nhân viên này thực hiện việc giao hàng cho khách hàng.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GIA LONG PHÁT
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng KTBH tại công ty
ty TNHH Gia Long Phát 3.1.1 Những kết quả đạt được
Công tác kế toán bán hàng điện tử-điện lạnh tại công ty được thực hiện theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán phải tuân thủ yêu cầu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo tính hợp pháp theo quy định hiện hành.
Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định, đảm bảo mỗi nghiệp vụ kinh tế được phản ánh chính xác trên hóa đơn và chứng từ Các chứng từ này không chỉ tuân thủ về số lượng và nguyên tắc ghi chép mà còn đáp ứng yêu cầu quản lý Sau khi ghi sổ, chứng từ được phân loại, bảo quản và lưu trữ đúng theo chế độ lưu trữ kế toán của nhà nước.
Công ty TNHH Gia Long Phát đã lựa chọn áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định 48, điều này hoàn toàn hợp lý và phù hợp với quy mô nhỏ của công ty cũng như nguồn lực và trình độ của hai nhân viên kế toán Việc sử dụng chế độ kế toán này không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty.
Công ty sử dụng cả sổ tổng hợp và sổ chi tiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là sổ chi tiết vật tư hàng hóa, trong đó mở chi tiết cho từng loại mặt hàng Việc này rất cần thiết vì công ty kinh doanh nhiều loại sản phẩm điện tử và điện lạnh với nhiều chủng loại khác nhau Nếu không mở chi tiết cho từng chủng loại, việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ gặp khó khăn, ảnh hưởng đến quy trình mua bán và đảm bảo nguồn cung Ngoài ra, sổ chi tiết "phải thu khách hàng" cũng được mở chi tiết theo từng khách hàng, giúp công ty dễ dàng theo dõi tình hình nợ phải thu.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho phù hợp với đặc thù kinh doanh ít mặt hàng, chủ yếu là điện tử - điện lạnh như tivi, tủ lạnh, điều hòa, với giá cả biến động cao Việc sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên giúp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn cả về số lượng và giá trị, cho phép kế toán xác định giá trị hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào Điều này hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc lập kế hoạch dự trữ hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng Hơn nữa, việc áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đích danh cho phép xác định chính xác giá xuất kho, đảm bảo chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu, từ đó phản ánh đúng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng hệ thống kế toán bán hàng được tổ chức và thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Trong quá trình bán hàng, việc phản ánh chính xác và đầy đủ kết quả là rất quan trọng Do đó, công ty cần tận dụng và phát huy những thành tựu đã đạt được để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả tích cực, tổ chức kế toán của công ty vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động và hoàn thiện hơn nữa quy trình kế toán.
Thứ nhất, về các khoản công nợ phải thu khách hàng :
Công ty chưa triển khai chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, dẫn đến số tiền phải thu trong năm vẫn còn lớn Do đó, cần thiết phải áp dụng các biện pháp nhằm giảm thiểu nợ phải thu trong kỳ.
Thứ hai, về sổ và hình thức sổ:
Công ty gặp khó khăn trong việc kiểm tra các bút toán kết chuyển cuối kỳ do không đánh số cho các phiếu kế toán Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến việc quản lý chi tiết theo từng phòng kinh doanh Hiện tại, mẫu sổ cái và mẫu sổ chi tiết đang giống nhau, gây bất tiện trong công tác quản lý.
Thứ ba, về công tác quản lý bán hàng
Bộ phận bán hàng chưa đẩy mạnh tiến hành một cách có hiệu quả xúc tiến quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Thứ tư, công tác quản lý kho hàng hóa
Trong quá trình quản lý hàng hóa tại kho, việc theo dõi giữa thực tế và sổ kế toán gặp nhiều khó khăn Mặc dù công ty đã áp dụng mã hóa hàng hóa để thuận tiện trong quản lý, nhưng vẫn xảy ra tình trạng trùng lặp, sai mã hoặc nhầm mã trong quá trình sử dụng.
Các đề xuất, kiến nghị về KTBH tại Công ty TNHH Gia Long Phát
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
Công tác bán hàng đóng vai trò quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty TNHH Gia Long Phát Để tối ưu hóa kết quả kinh doanh, việc hạch toán bán hàng là cần thiết, cung cấp thông tin hữu ích cho chủ doanh nghiệp và Giám đốc Điều hành trong việc phân tích và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh hiệu quả Hệ thống hạch toán bán hàng cần được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học, xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn công ty Kế toán bán hàng phải đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời, giúp lãnh đạo công ty đưa ra quyết định phù hợp với thực tế thị trường.
Chỉ tiêu doanh thu bán hàng cần được xác định một cách trung thực và hợp lý, nhằm cung cấp cơ sở cho doanh nghiệp, nhà đầu tư, người lao động và Nhà nước trong việc đánh giá, kiểm tra và đề xuất các biện pháp phù hợp cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
3.2.2 Một số kiến nghị, đề xuất:
- Kiến nghị thứ nhất, về khoản công nợ phải thu của khách hàng :
Kế toán cần phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng dựa trên mối quan hệ với từng khách hàng, từ đó xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý.
- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, thân thiết,thời hạn chiết khấu thanh toán thường dài hơn từ 45 – 50 ngày.
- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch không thường xuyên, thời hạn chiết khấu thanh toán là 15 ngày.
* Số tiền chiết khấu thanh toán được trích theo tỷ lệ 1 % trên tổng giá thanh toán
* Về hạch toán chiết khấu thanh toán: Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính để hạch toán
Khi chấp nhận các khoản chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 635: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
Có Tk 111, 112, 131: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng Cuối kỳ kết chuyển :
Nợ TK 911: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
Có TK 635: Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
Theo hóa đơn GTGT số 0038908 ngày 08/1/2012, Công ty Cổ phần Dương Hiếu đã mua hàng với tổng giá bán chưa thuế GTGT là 44.918.473 đồng, thuế GTGT 10% và tổng giá thanh toán là 49.410.320 đồng Đây là khách hàng thường xuyên của công ty và đã thực hiện thanh toán vào ngày 08/2/2012 theo GBC số 25 và phiếu thu số 20 Nếu thanh toán trong vòng 30 ngày, Công ty Cổ phần Dương Hiếu sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng số tiền thanh toán.
Như vậy số chiết khấu thanh toán Công ty Cổ phần Dương Hiếu được hưởng là:
1% x 49.410.320 = 494.103 đồng Quy trình hạch toán:
- Ngày 08/1/2012 phản ánh doanh thu như bình thường:
- Ngày 08/2/2012 khi thanh toán tiền hàng kế toán phản ánh:
Do có khoản chiết khấu 1% đã làm cho khoản tiền công ty thực tế thu được giảm đi là 494.103 đồng Điều này đã làm thay đổi:
- Trên Bảng cân đối kế toán:
+ Chỉ tiêu “ Tiền gửi ngân hàng” giảm 494.103 đồng + Chỉ tiêu “ Lợi nhuận chưa phân phối” giảm 494.103 đồng
- Trên Báo cáo kết quả kinh doanh:
Chi phí hoạt động tài chính đã tăng 494.103 đồng, trong khi lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và tổng lợi nhuận trước thuế đều giảm tương ứng 494.103 đồng.
+ Chỉ tiêu “ Thuế TNDN hiện hành” giảm 494.103*25% = 123.526 đồng + Chỉ tiêu “ Lợi nhuận sau thuế” giảm 494.103 - 123.526 = 370.577 đồng
- Kiến nghị thứ hai, về sổ và hình thức sổ:
Các phiếu kế toán kết chuyển cuối kỳ nên đánh số thứ tự để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu.
Hình thức sổ, công ty nên thiết kế thêm mẫu sổ theo dõi chi tiết cho các tài khoản.
- Kiến nghị thứ ba, về công tác quản lý:
Công ty nên đưa các chính sách cải tiến hệ thống bán hàng của công ty.
Nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng rãi nhờ các đại lý tại các thành phố lớn trong nước và nước ngoài, đông dân cư.
Thuê một đội ngũ giao hàng chuyên nghiệp để phục vụ khách hàng trong nội thành và khu vực bán kính 40km Đội ngũ này sẽ nhận lương hàng tháng cùng với trợ cấp xăng xe theo quy định Việc này không chỉ giúp kiểm soát chi phí giao nhận hàng hiệu quả mà còn dễ dàng theo dõi và ghi nhận các hoạt động giao hàng.
Hỗ trợ bán hàng thông qua marketing và quảng cáo là cách hiệu quả để khai thác nhu cầu thị trường Công ty cần tiết kiệm chi phí và tìm kiếm nguồn hàng chất lượng với giá cả cạnh tranh để thu hút khách hàng Đồng thời, điều chỉnh giảm nợ, tăng tỷ trọng vốn chủ sở hữu và khuyến khích khách hàng thanh toán sớm sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho công ty.
Để quản lý kho hàng hóa hiệu quả, cần theo dõi chính xác hàng hóa thực tế và số liệu kế toán Điều này không chỉ phục vụ yêu cầu của phòng kinh doanh mà còn giúp cấp trên theo dõi tình hình hàng hóa trong kho Một số biện pháp cần thực hiện bao gồm việc cải tiến quy trình quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát hàng hóa.
- Mã hóa hàng hóa theo từng nhóm hàng và của từng hãng cung cấp
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán, việc sử dụng số liệu kế toán liên tục từ kỳ này sang kỳ khác là rất quan trọng Kế toán cần chọn tên mã hóa ngắn gọn và đặc trưng cho từng mặt hàng ngay từ bước đầu mã hóa hàng hóa Nếu có sự thay đổi trong công tác kế toán, cần thực hiện bàn giao công việc để duy trì sự nhất quán trong việc theo dõi kho hàng hóa.
