Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng điện tử-điện lạnh tại công ty

2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Gia Long Phát

2.2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng điện tử-điện lạnh tại công ty

2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:

Tại công ty TNHH Gia Long Phát, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán kế toán.

Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng tại cơng ty đều do kế tốn tổng hợp lập, bao gồm:

1) Hóa đơn giá trị gia tăng(mẫu số 01GTKT-3LL): Hóa đơn này gồm 3 liên,

liên một lưu tại gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán

2) Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT): PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên:

một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế tốn.

3) Mợt số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT): Phiếu thu được sử

dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.

Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của cơng ty thanh tốn

bằng chuyển khoản.

Cả phiếu xuất kho và phiếu thu do không phát hành mẫu theo quyết định 48 nên công ty đều sử dụng mẫu theo quyết định 15.

* Trình tự ln chủn chứng từ kế tốn ở công ty như sau:

- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán tổng hợp tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.

- Sau khi lập xong kế toán tổng hợp chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu .

- Sau đó kế tốn tổng hợp đưa liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng của công ty và xuất hàng từ kho để nhân viên này đem giao hàng cho khách hàng.

- Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền nhận và hóa đơn GTGT đã viết, kế tốn tổng hợp tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập xong, kế toán tổng hợp chuyển qua cho kế tốn trưởng, giám đốc ký tên đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế toán, liên 2 thì giao cho khách hàng.

- Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán

- Các chứng từ sau khi đã ghi sổ xong, kế toán tổng hợp đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó để lưu trữ.

2.3.2 Vận dụng tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.

Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

• Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này công ty mở chung cho tất cả các nhóm hàng chứ khơng mở tài khoản chi tiết cho từng nhóm hàng.

• Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này công ty cũng mở chung cho tất cả các khách hàng chứ không mở riêng cho từng khách hàng. Các khách hàng này được theo dõi trên sổ chi tiết phải thu khách hàng của cơng ty mở theo dõi riêng cho từng khách hàng.

• Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này cơng ty mở chung cho tất cả các nhóm hàng chứ khơng mở tài khoản chi tiết cho từng nhóm hàng.

• Và một số tài khoản khác như TK111 “ Tiền mặt”, TK112 “ Tiền gửi ngân hàng”, TK156 “ hàng hóa”, TK33311 “ Thuế GTGT phải nộp”, TK911 “ xác định KQKD”.

*Trình tự hạch tốn

-Ngày 03/01/2012, xuất bán tivi Plasma P50V cho cơng ty cổ phần điện tử

Hồn Kiếm. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38901(phụ lục 2.2), Phiếu thu số 05 (phụ lục 2.3). Kế toán tiến hành hạch tốn như sau:

Nợ TK111: 16.900.000

Có TK5111: 15.363.636

Có Tk33311: 1.536.364

Căn cứ vào PXK số 05 (Phụ lục 2.4), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 14.870.000

Có TK 156: 14.870.000

- Ngày 05/01/2012, xuất bán tủ lạnh TB262MSVN cho Công ty TNHH TM DV Tổng hợp Dũng Yến. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38906 ( Phụ lục số 2.5), Phiếu thu số 11(phụ lục 2.6), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK111: 5.700.000 Có TK5111: 5.181.818 Có Tk33311: 518.182

Căn cứ vào PXK số 10 (phụ lục 2.7 ) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632: 4.121.000

Có TK 156: 4.121.000

Ví dụ 2: Kế toán nghiệp vụ bán hàng trả chậm bằng tiền gửi ngân hàng

- Ngày 11/01/2012, xuất bán 02 chiếc tủ lạnh BW414XNVN cho Công ty CP Phân phối điện tử điện lạnh Miền Bắc. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38917 (phụ lục

2.8), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK131 21.980.000 Có TK5111 19.981.818 Có Tk33311 1.998.182

Căn cứ vào PXK số 20 ( phụ lục 2.9) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632: 19.800.000

Có TK156: 19.800.000

Cuối tháng 1/2012 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Maritimebank chi nhánh Hai Bà Trưng chuyển đến về việc công ty TNHH Tiến Thành thanh toán tiền hàng ngày 11/01, GTGT số 0038917, kế tốn ghi:

Có TK131 21.980.000

Ví dụ 3: kế toán nghệp vụ bán hàng trả chậm bằng tiền mặt

Ngày 12/01/2012, xuất bán 4 bộ điều hoà A9MKH cho Khách sạn Hà Nội. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38919 (phụ lục 2.10), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:

Nợ TK131: 42.600.000 Có TK5111: 38.727.272 Có Tk33311: 3.872.728

Căn cứ vào PXK số 22 ( phụ lục 2.11) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 : 39.960.000

Có TK156: 39.960.000

 Ngày 13/01/2012 căn cứ vào phiếu thu số 29 (phụ lục 2.12), hóa đơn GTGT số 38919 (phụ lục 2.11) kế tốn ghi:

Nợ TK111: 42.600.000

Có TK131: 42.600.000

- Cuối kỳ , tiến hành kết chuyển doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK5111: 87.180.000

Có TK911: 87.180.000

Kết chuyến giá vốn để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK911: 78.751.000 Có TK632: 78.751.000 2.3.3 Tổ chức sổ kế tốn Để phản ánh hoạt động bán hàng, kế tốn cơng ty đã sử dụng hệ thống sổ trong hình thức kế tốn nhật ký chung gồm: + Sổ nhật ký chung,

+ Sổ cái các tài khoản 111, 112,131, 156,,3331, 632, 511, 911 + Sổ quỹ tiền mặt , sổ tiền gửi ngân hàng

+ Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK156): Sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng .

+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK131): Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng .

- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.

- Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911.

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.

Ví dụ: Ngày 03/01/2012, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38901(phụ lục 2.2), Phiếu thu số 05 (phụ lục 2.3), Phiếu xuất kho số 05 ( thuộc phụ lục 2.4) kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung và sổ quỹ tiền mặt. Sau đó từ sổ nhật ký chung kế tốn tiến hành ghi sổ cái cho các tài khoản 111, 156, 33311, 632, 511, cuối kỳ kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, kế toán tiến hành ghi sổ cái cho tài khoản 911.

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn NKC tại cơng ty(phụ lục 3)

CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH GIA LONG PHÁT 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng KTBH tại công ty TNHH Gia Long Phát

3.1.1 Những kết quả đạt được

Nhìn chung, Cơng tác kế tốn bán hàng điện tử-điện lạnh tại cơng ty được tiến hành đúng theo quy định chuẩn mực, chế độ kế toán Việt nam.

- Các chứng từ được sử dụng trong q trình hạch tốn đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.

- Các chứng từ được công ty sử dụng theo đúng mẫu quy định. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ sau khi đã ghi sổ đều được phân loại, bảo quản và lưu trữ đúng chế độ lưu trữ chứng từ kế toán của nhà nước.

- Việc cơng ty sử dụng hệ thống kế tốn được ban hành theo quyết định 48 là hồn tồn hợp lý và phù hợp với quy mơ của cơng ty cũng như nguồn lực và trình độ kế tốn viên tại công ty. Công ty TNHH Gia Long Phát là một cơng ty nhỏ, chỉ có hai nhân viên kế tốn do đó áp dụng chế độ kế tốn theo quyết định 48 sẽ đơn giản, phù hợp và hiệu quả hơn .

- Công ty sử dụng cả 2 loại sổ là sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc biệt đối với sổ chi tiết vật tư hàng hóa, cơng ty có mở chi tiết cho từng loại mặt hàng. Điều này là rất cần thiết bời vì mặc dù mặt hàng kinh doanh của công ty gồm điện tử và điện lạnh, thiết bị đo điện tử… tuy nhiên đối với từng mặt hàng cũng có rất nhiều chủng loại. Nếu cơng ty khơng mở chi tiết cho từng chủng loại hàng thì sẽ rất khó trong việc kiểm sốt lượng hàng tồn kho của cơng ty, do đó sẽ gây khó khăn trong công tác bán ra cũng như mua vào để đảm bảo nguồn cung luôn đầy đủ và hợp lý. Bên cạnh đó đối với sổ chi tiết “phải thu khác hàng” cơng ty cũng mở chi tiết cho từng khách hàng. Điều này tạo điều kiện cho cơng ty dễ dàng theo dõi tình hình nợ phải thu đối với các đối tượng khách hàng này.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng tại cơng ty là hồn tồn phù hợp, bởi vì cơng ty có khá ít mặt hàng kinh doanh trong đó mặt hàng điện tử-

điện lạnh chủ yếu tivi, tủ lạnh, điều hoà.. Đây là một mặt hàng mà giá cả có tính biến động cao, do đó việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xun sẽ giúp cơng ty kiểm sốt được một cách chặt chẽ lượng hàng tồn cả về số lượng và giá trị; giúp cho kế toán có thể xác định được giá trị hàng tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, từ đó giúp lãnh đạo cơng ty đưa ra được kế hoạch dự trữ hàng hợp lý, tránh tình trạng đọng hàng quá nhiều hoặc thiếu hàng gây khan hiếm. Bên cạnh đó, việc cơng ty áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đích danh là rất hợp lý. Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lơ nào thì sẽ tính theo đơn giá của lơ đó. Như vậy áp dụng phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định được chính xác giá xuất kho, từ đó làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại, qua đó phản ánh một cách chính xác doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại.

Trong thời gian thực tập tìm hiểu thực tế tại cơng ty, em nhận thấy rằng kế tốn bán hàng của cơng ty đã được tổ chức và thực hiện theo đúng quy định, chế độ của Bộ Tài chính, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và u cầu quản lý của cơng ty. Chính vì vậy trong q trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã được phản ánh chính xác và đầy đủ. Công ty cần phát huy những kết quả đã đạt được.

Tuy nhiên, ngồi những mặt kết quả đó, trong tổ chức kế tốn của cơng ty vẫn cịn một số điểm hạn chế và tồn tại nhất định cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế tốn.

Thứ nhất, về các khoản cơng nợ phải thu khách hàng:

Cơng ty chưa có chính sách chiết khấu thanh tốn để khuyến khích khách hàng thanh tốn tiền hàng trước thời hạn cho Cơng ty. Điều đó dẫn đến tình trạng số tiền phải thu trong năm cịn khá lớnVì vậy cần phải có biện pháp để giảm nợ phải thu trong kỳ.

Thứ hai, về sổ và hình thức sổ:

Với các bút tốn kết chuyển cuối kỳ, cơng ty không đánh số cho các phiếu kế tốn, gây khó khăn cho việc kiểm tra các bút tốn kết chuyển. Đặc biệt tại cơng ty quản lý chi tiết theo từng phòng kinh doanh .Hiện nay mẫu sổ cái và mẫu sổ chi tiết đều giống nhau.

Bộ phận bán hàng chưa đẩy mạnh tiến hành một cách có hiệu quả xúc tiến quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Thứ tư, cơng tác quản lý kho hàng hóa

Trong q trình theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho thực tế và kho trên sổ kế tốn thì vẫn xảy ra một số bất cập. Vì để tiện theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho trên sổ thì cơng ty đã mã hóa hàng hóa .Tuy nhiên trong q trình sử dụng mã hóa cịn xảy ra sự trùng lặp và sai mã,hoặc nhầm mã

3.2 Các đề xuất, kiến nghị về KTBH tại Công ty TNHH Gia Long Phát

3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng

Xuất phát từ vai trị quan trọng của cơng tác bán hàng của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung cũng như của Cơng ty TNHH Gia Long Phát nói riêng đó là nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Để đạt được kết quả kinh doanh cao nhất thì hạch tốn bán hàng là điều kiện tốt nhất để cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho chủ doanh nghiệp, Giám đốc Điều hành có thể phân tích, đánh giá và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư có hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu đó khâu bán hàng cần phải hạch tốn chặt chẽ, khoa học, xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và trong Cơng ty. Kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo Cơng ty để từ đó có được những quyết định sát với tình hình thực tế bán hàng tại Cơng ty.

Bên cạnh đó chỉ tiêu doanh thu bán hàng địi hỏi luôn phải được xác định một cách trung thực, hợp lý để giúp cho doanh nghiệp, các nhà đầu tư, người lao động, Nhà nước có căn cứ để xem xét, đánh giá kiểm tra và từ đó đề xuất những biện pháp thích hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.

3.2.2. Một số kiến nghị, đề xuất:

- Kiến nghị thứ nhất, về khoản công nợ phải thu của khách hàng:

* Đối với các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán nên tiến hành phân loạị các khoản nợ theo mối quan hệ với từng khách hàng, trên cơ sở đó có được chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý.

- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, thân thiết, thời hạn chiết khấu thanh toán thường dài hơn từ 45 – 50 ngày.

- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch khơng thường xun, thời hạn chiết khấu thanh toán là 15 ngày.

* Số tiền chiết khấu thanh tốn được trích theo tỷ lệ 1 % trên tổng giá