SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (BAO GỒM HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH) docx

Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ chính sách và kiện toàn thể chế Những dịch vụ này sẽ cung cấp cho Bộ KHĐT và các cơ quan quản lý kinh tế khác của Chính phủ như Bộ Tài chính Bộ TC và Ngân hàng

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

(BAO GỒM HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH)

THÁNG 8 NĂM 2011

DỰ ÁN “QUỸ CHUẨN BỊ DỰ ÁN” (PPTAF)

NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1

1.1 Mục tiêu hướng dẫn 1

1.2 Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn 1

1.3 Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF 1

1.4 Các hợp phần của dự án 2

1.4 Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn 4

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 5

2.1 Vai trò và trách nhiệm 5

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA 8

2.2.1 Chức năng của Ban ĐPDA 8

2.2.2 Tổ chức và nhân sự 9

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA 9

2.3.1 Chức năng của Ban QLTDA 10

2.2.2 Tổ chức và nhân sự 10

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN 11

3.1 Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án 11

3.3 Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA 14

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 16

4.1 Khái quát chung về quản lý tài chính 16

4.1.1 Nguyên tắc chung 16

4.1.2 Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính 16

4.2 Lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án 22

4.2.1 Mục tiêu của lập kế hoạch dự án 22

4.2.2 Lập kế hoạch và dự toán ngân sách 22

4.2.3 Các biểu mẫu về lập và theo dõi kế hoạch 25

4.3 Quy trình giải ngân 27

4.3.1 Nguyên tắc chung về giải ngân 27

4.3.2 Tài khoản 28

4.3.3 Hướng dẫn giải ngân 29

4.3.4 Thanh toán chi phí: 31

4.3.5 Thanh toán thông qua tài khoản chỉ định tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA 34

4.3.6 Hồ sơ chứng từ 36

4.4 Tài trợ hồi tố 40

4.4.1 Các hoạt động được áp dụng cơ chế tài trợ hồi tố 40

4.4.2 Một số quy định liên quan đến tài trợ hồi tố 40

4.5 Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án 41

4.5.1 Quy định chung 41

4.5.2 Hệ thống kế toán của dự án (Phụ lục chi tiết đính kèm) 43

4.5.3 Hệ thống báo cáo của dự án 43

4.5.4 Yêu cầu về các báo cáo của Ban ĐPDA, Ban QLTDA 44

4.5.5 Các biểu mẫu báo cáo (Phụ lục đính kèm) 44

4.6 Quyết toán dự án 44

4.7 Kiểm soát nội bộ 45

4.7.1 Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ 45

4.7.2 Cơ chế kiểm soát nội bộ 46

4.7.3 Các nội dung về kiểm soát nội bộ 47

4.8 Kiểm toán độc lập 51

4.8.1 Kiểm toán độc lập báo cáo tài chính 51

4.8.2 Các biểu Báo cáo Tài chính năm được kiểm toán 52

4.8.3 Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính 52

CHƯƠNG 5 ĐẤU THẦU 53

5.1 Các tài liệu quan trọng về đấu thầu 53

5.2 Các loại hình đấu thầu 53

5.2.1 Mua sắm hàng hoá 53

5.2.2 Tuyển chọn tư vấn 53

5.3 Các hoạt động yêu cầu đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA 54

5.4 Kế hoạch đấu thầu 55

5.5 Đánh giá trước của WB 55

CHƯƠNG 6: CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƯỜNG 56

CHƯƠNG 7 QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG 63

A Bối cảnh 63

B Khái quát về các biện pháp Quản trị Dự án PPTAF 63

CHƯƠNG 8 GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 67

8.1 Trách nhiệm giám sát và đánh giá 67

8.2 Khung giám sát và đánh giá 67

8.2.1 Giám sát thực hiện 67

8.2.2 Giám sát tuân thủ 68

8.2.3 Giám sát tác động 68

8.3 Các chỉ số 68

PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG KẾ TOÁN 70

PHỤ LỤC 2 : PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN 73

PHỤ LỤC 3: BÁO CÁO TÀI CHÍNH 75

PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH VÀ THÔNG TƯ CHỦ YẾU LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ CÁC DỰ ÁN ODA 82

PHỤ LỤC 5: MẪU HƯỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TIỂU DỰ ÁN TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ 83

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Bộ NN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

CQCQ/CQTH Cơ quan chủ quản/ CQ thực hiện tiểu dự án

KHPT KT-XH Kế hoạch phát triển Kinh tế-Xã hội

RSS Ban Thư ký an toàn khu vực

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn Thực hiện và Quản lý tài chính dự án (Sổ tay Hướng dẫn)

Mục tiêu của Sổ tay Hướng dẫn là để xây dựng và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện

và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án Quỹ Chuẩn bị dự án (PPTAF) được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích Tất cả các bên tham gia dự án cần tuân thủ thực hiện Sổ tay Hướng dẫn này bao gồm:

 Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện Tiểu dự án (CQCQ/CQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nước,

 Các cán bộ của Ban ĐPDA thuộc Bộ KHĐT,

 Các chuyên gia tư vấn độc lập tham gia thực hiện và quản lý dự án

1.2 Cơ sở pháp lý của Sổ tay Hướng dẫn

Sổ tay Hướng dẫn được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt là tài liệu để thực hiện trong phạm vi Dự án PPTAF và các Tiểu dự án (TDA) liên quan Tài liệu này cũng đã được Ngân hàng Thế giới (WB) ban hành “thư không phản đối” (NOL) Sổ tay Hướng dẫn là “tài liệu động”, có thể được phát triển và bổ sung trong quá trình thực hiện dự án Yêu cầu phải có

ý kiến chấp thuận chính thức của Bộ KHĐT và WB trước khi có bất kỳ sửa đổi nào đối với Sổ tay Hướng dẫn này

1.3 Tổng quan và mục tiêu của dự án PPTAF

Đầu tư công tại Việt Nam, đặc biệt là các dự án hạ tầng kỹ thuật, thường bị chậm tiến độ so với kế hoạch đã đề ra trong giai đoạn hình thành dự án Tình trạng này xảy ra tương tự đối với các dự án vốn vay WB cũng như các nhà tài trợ khác Mặc dù tỉ lệ giải ngân của các dự án thuộc nhóm 6 Ngân hàng tài trợ có sự gia tăng đáng kể trong những năm vừa qua, nhưng tỉ lệ này vẫn thấp hơn tỉ lệ mới được cam kết Kết quả là phần vốn tồn đọng chưa giải ngân được tiếp tục tăng lên, vào khoảng 11 tỉ USD vào cuối năm 2008 Việc thực hiện danh mục đầu tư

mà trước đây được đánh giá là tốt đang trở nên điển hình bởi tiến độ giải ngân chậm trễ, và gần đây xu hướng giảm tỉ lệ giải ngân do quá trình khởi động chậm chạp của dự án cũng như

do sự chậm tiến độ trong quá trình thực hiện gây ảnh hưởng xấu đến lợi ích của dự án và gia tăng chi phí dự án

Dự án PPTAF sẽ hỗ trợ những nỗ lực của Chính phủ trong việc cải thiện hiệu quả thực hiện

dự án PPTAF thực hiện mục tiêu này thông qua việc cung cấp hỗ trợ cho các bước quan trọng của hoạt động chuẩn bị dự án, cả về phương diện tiến độ và chất lượng Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc thành lập quỹ chuẩn bị dự án để chi cho công tác nghiên cứu khả thi, thiết kế chi tiết, đấu thầu các TDA, và các hoạt động chuẩn bị dự án cần thiết khác của tất cả các lĩnh vực phát triển Sự tham gia của WB ngày càng tăng lên từ sự hợp tác lâu dài và rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực phát triển của Việt Nam, từ việc xây dựng chính sách

đến tăng cường năng lực cho các hoạt động đầu tư Ngân hàng có sự hiểu biết chuyên sâu mang tính toàn cầu và quốc gia, đóng góp to lớn cho việc chuẩn bị và trong suốt quá trình thực hiện của các dự án tại Việt Nam đồng thời hỗ trợ hiệu quả trong cải cách thể chế và thủ tục mà những quy trình này đòi hỏi

Hồ sơ đăng ký của các CQCQ có tiềm năng nhận tài trợ từ dự án PPTAF đã được chấp thuận

từ tháng 10/2010 Dự án dự kiến sẽ diễn ra trong 5 năm và kết thúc vào ngày 31/12/2015

Mục tiêu phát triển của Dự án PPTAF là giúp các cơ quan của Chính phủ trong công tác

lập kế hoạch và chuẩn bị các dự án đầu tư công hiệu quả và theo tiêu chuẩn chất lượng quốc

tế Các kết quả cần đạt được của dự án sẽ bao gồm:

(a) nâng cao chất lượng ngay từ giai đoạn ban đầu,

(b) rút ngắn thời gian chuẩn bị và thời gian hiện thực hóa những lợi ích của dự án, (c) tăng cường năng lực cho các cơ quan Chính phủ và công tác tư vấn trong nước

để chuẩn bị các hồ sơ chuẩn bị dự án đạt chất lượng cao và theo đúng tiến độ thời gian hợp lý

Bộ KHĐT cần đảm bảo rằng không có nguồn tài trợ khác cho công tác chuẩn bị của TDA phù hợp hơn bất kỳ chương trình hoạt động nào thuộc Hợp phần A và B của dự án PPTAF (chi tiết các hợp phần được trình bày trong Mục 1.4 dưới đây)

Các hoạt động chuẩn bị của TDA sau giai đoạn Nghiên cứu khả thi (như thiết kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) phụ thuộc vào khả năng có thể tiếp tục hay không của các TDA trên cơ sở kết quả của nghiên cứu khả thi Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị của các TDA thông qua Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của WB

Chi phí cho công tác chuẩn bị thuộc tiểu dự án (từ dự án PPTAF) sẽ thay thế chi phí dành cho hoạt động chuẩn bị mà nếu không có dự án PPTAF thì sẽ phải trích ra từ chi phi đầu tư dự án

vi của Hợp phần này bao gồm tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành các hoạt động chuẩn bị thuộc các TDA được lựa chọn để các dự án đầu tư có thể bắt đầu ngay khi có vốn

đầu tư Một TDA hợp lệ để được xem xét cấp tài trợ trong hợp phần này phải nằm trong danh mục các dự án ODA đã được Chính phủ phê duyệt và phù hợp với Chiến lược hợp tác quốc gia (CPS) của WB dành cho Việt Nam Các hoạt động chuẩn bị của TDA ngoài giai đoạn nghiên cứu khả thi (ví dụ như thiết kế kỹ thuật chi tiết) có thể được tài trợ, tuỳ thuộc vào tính khả thi của TDA

Hợp phần B: Quản lý Quỹ chuẩn bị dự án và Chương trình tăng cường năng lực

Hợp phần này hỗ trợ cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT), Cơ quan Chủ quản của dự án, trong quá trình thực hiện dự án, đồng thời xây dựng năng lực cho các CQCQ/CQTH và hỗ trợ trong đối thoại và nghiên cứu chính sách liên quan để cải thiện chương trình phát triển tổng thể của Việt Nam và kết quả thực hiện dự án Hợp phần này có 3 tiểu hợp phần:

Tiểu hợp phần B-1: Dịch vụ hỗ trợ của Quỹ chuẩn bị dự án

Những dịch vụ này sẽ đem lại những hỗ trợ cần thiết cho Bộ KHĐT để quản lý dự án hiệu quả, thông qua một Nhóm tư vấn hỗ trợ của Quỹ với chuyên môn sâu về quản lý dự án, bao gồm cả chuyên gia tư vấn quốc tế và tư vấn trong nước Các lĩnh vực hỗ trợ dành cho Bộ KHĐT bao gồm:

(a) Lựa chọn và xử lý đơn xin tài trợ cho TDA;

(b) Theo dõi và đánh giá tổng thể dự án;

(c) Quản lý tài chính tổng hợp;

(d) Hướng dẫn đấu thầu cho các CQCQ/CQTH;

(e) Quản lý danh mục và theo dõi/đảm bảo chất lượng và chuẩn bị chương trình xây dựng năng lực để triển khai cho Tiểu hợp phần B-2 và B-3

Trong giai đoạn từ khi dự án PPTAF có hiệu lực đến khi huy động được một Công ty tư vấn

hỗ trợ Quỹ, dự án sẽ huy động một Nhóm tư vấn độc lập để hỗ trợ Bộ KHĐT (gọi là Nhóm tư vấn trong thời kỳ chuyển tiếp) để tạo điều kiện khởi động dự án nhanh chóng

Tiểu hợp phần B-2: Dịch vụ hỗ trợ năng lực chuẩn bị dự án

Các dịch vụ này được thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng năng lực tổng thể (chủ yếu cho các CQCQ/CQTH) chuẩn bị TDA Dưới sự chỉ đạo của Bộ KHĐT, tư vấn hỗ trợ năng lực (cá nhân hoặc công ty tư vấn) sẽ cung cấp hỗ trợ cho: (1) Các CQCQ/CQTH TDA nói riêng

và dự án PPTAF nói chung, nhằm tăng cường năng lực của các cơ quan này trong việc chuẩn

bị dự án hiệu quả theo tiêu chuẩn chất lượng cao; (2) Các tư vấn và cơ quan lập kế hoạch của Việt Nam về khía cạnh kỹ thuật và an toàn của tài liệu chuẩn bị dự án; (3) Hội thảo, các chương trình tập huấn trong nước và nước ngoài, in ấn tài liệu hội thảo Sau khi được huy động, Nhóm Tư vấn trong thời kỳ chuyển tiếp sẽ giúp Ban ĐPDA và Bộ KHĐT xây dựng và triển khai một chương trình chi tiết bao gồm đánh giá các hoạt động hiện tại, xác định những bất cập, thiết kế một chương trình phù hợp và phối hợp với các tổ chức khác để xây dựng quan hệ đối tác hiệu quả

Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ chính sách và kiện toàn thể chế

Những dịch vụ này sẽ cung cấp cho Bộ KHĐT và các cơ quan quản lý kinh tế khác của Chính phủ như Bộ Tài chính (Bộ TC) và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN), các hỗ trợ chuyên môn để cải thiện thể chế và thủ tục dự án đầu tư công nói chung của Việt Nam, bao gồm những hỗ trợ xuất phát từ hoạt động của Sáng kiến hợp tác giữa Chính phủ và sáu Ngân hàng Các tư vấn trong hợp phần B-1 sẽ hỗ trợ Bộ KHĐT xây dựng nhiệm vụ chi tiết cho tiểu hợp phần này với việc xem xét và phê duyệt của WB

Hợp phần C: Chi phí hoạt động và chi phí quản lý dự án bao gồm:

Hợp phần C bao gồm khoản tín dụng 0,6 triệu USD nhằm hỗ trợ Bộ KHĐT để: (i) Tiến hành kiểm toán độc lập hàng năm; (ii) Mua sắm các trang thiết bị và đồ dùng cần thiết để quản lý

dự án Chính phủ Việt Nam phân bổ 3 triệu USD từ nguồn vốn đối ứng để chi trả cho chi phí quản lý dự án của Bộ KHĐT Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA

1.4 Tổng vốn đầu tư và nguồn vốn

Chi phí và nguồn vốn đầu tư cho PPTAF như sau:

a) Tổng vốn đầu tư: 103 triệu USD, trong đó:

 Vốn vay WB (IDA): 100 triệu USD, chiếm 97,09 % tổng vốn dự án

 Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam: 57 tỷ đồng (tương đương 3 triệu USD), chiếm

2,91 % tổng vốn dự án Vốn đối ứng được cấp cho dự án trong ngân sách bố trí hàng năm cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo quy định ban hành

 Vốn đối ứng cho các TDA: Trong quá trình xin tài trợ, các CQCQ/CQTH sẽ chuẩn bị

và đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho cơ quan mình để chi cho quản lý TDA Các doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn ngân sách tự có của doanh nghiệp để chi cho quản lý TDA

b) Cơ chế tài chính:

Vốn vay của IDA là vốn vay của Chính phủ được thực hiện theo cơ chế cấp phát từ ngân sách

Nhà nước

Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT):

Bộ KHĐT là Cơ quan Chủ quản và Chủ dự án sẽ chịu trách nhiệm chung về quản lý, thực hiện, theo dõi và giám sát, bao gồm cả quản lý hành chính và tài chính, đấu thầu và giải ngân của dự án PPTAF và có các biện pháp đảm bảo rằng các CQCQ/CQTH các TDA tuân thủ Sổ tay Hướng dẫn và lịch trình đã được thống nhất

Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA):

Ban ĐPDA thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, được thành lập theo các Quyết định số BKH ngày 07/4/2010, số 1095/QĐ-BKH ngày 07/7/2010 và số 1977/QĐ-BKH ngày 16/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc thành lập Ban ĐPDA “Quỹ Chuẩn

505/QĐ-bị dự án” do WB tài trợ

Bộ KHĐT bổ nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc, Điều phối viên, Tư vần trưởng và cán bộ của Ban ĐPDA Ban ĐPDA có trách nhiệm phối hợp và thực hiện dự án – bao gồm các công việc đấu thầu tuyển chọn tư vấn cho hợp phần B và C, quản lý tài chính cho dự án, giám sát và đánh giá, tuân thủ chính sách bảo đảm chất lượng và an toàn chung của dự án, quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng Ban ĐPDA có quyền (i) tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn trong nước và quốc tế cần thiết cho dự án và (ii) mở một tài khoản chỉ định cho dự án Bộ

KHĐT sẽ tiến hành đấu thầu và quản lý Nhóm tư vấn hỗ trợ quỹ, Nhóm tư vấn này sẽ hỗ trợ

Ban ĐPDA trong tất cả các nhiệm vụ của mình và giúp tăng cường năng lực cần thiết cho các CQCQ/CQTH

Ban ĐPDA chịu trách nhiệm sàng lọc và làm rõ đề xuất của các CQCQ/CQTH dựa trên tiêu chí xét tính hợp lệ (đã được trình bày cụ thể trong Hồ sơ đề xuất TDA) và danh mục dự án

(bao gồm trong bộ Hồ sơ xin tài trợ TDA) Thông qua tiến độ giải ngân và tính khả thi ở các

CQCQ, Ban ĐPDA chịu trách nhiệm trình Bộ KHĐT (với sự nhất trí của WB) để xem xét mức độ phân bổ kinh phí cho các CQCQ Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA là trách nhiệm của các CQCQ Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các giao dịch của CQCQ

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện (CQCQ/CQTH) và Ban Quản lý TDA (Ban QLTDA): CQCQ/CQTH tiểu dự án hoạt động thông qua Ban QLTDA của mình, chịu trách nhiệm xin cấp kinh phí tài trợ, đấu thầu dịch vụ tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị cho các tiểu dự án, quản lý tất cả các hợp đồng, và chuẩn bị cho khoản vay đầu tư sau đó Ban QLTDA của CQCQ/CQTH cũng sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn với việc bảo đảm rằng các khoản tài trợ được quản lý theo đúng Sổ tay Hướng dẫn và các chính sách, hướng dẫn của WB và chịu trách nhiệm phê duyệt và kiểm soát các giao dịch của các TDA Ban QLTDA của CQCQ/CQTH sẽ hợp tác chặt chẽ với Tổ công tác Tiểu dự án của WB trong suốt quá trình chuẩn bị tiểu dự án Ban QLTDA của CQCQ/CQTH có thể mở một Tài khoản Chỉ định, nếu cần thiết, cho các TDA của mình

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý và thực hiện dự án

Ngân hàng Thế giới (WB):

BAN CHỈ ĐẠO (Bộ KHĐT, Bộ TC, NHNN, VPCP)

Ban QLTDA CQCQ TDA A

Ban QLTDA CQCQ TDA B

Ban QLTDA CQCQ TDA C

Tổ công tác TDA của

WB sẽ giám sát quá trình thực hiện dự án PPTAF của Bộ KHĐT và các TDA của các CQCQ

Tổ công tác dự án PPTAF của WB sẽ chịu trách nhiệm chung về hỗ trợ quản lý và giám sát toàn bộ dự án PPTAF, còn Tổ công tác TDA của WB sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ quản lý và giám sát các hoạt động chuẩn bị của các CQCQ trong khuôn khổ dự án này

Cụ thể, ở cấp dự án PPTAF, Tổ công tác Dự án của WB sẽ hỗ trợ và giám sát:

(a) Việc điều hành dự án của Bộ KHĐT, bao gồm phê duyệt tất cả các hoạt động của tư vấn do Bộ KHĐT quản lý;

(b) Đảm bảo dự án tuân thủ các yêu cầu về tín dụng;

(c) Theo dõi và đánh giá toàn bộ danh mục;

(d) Các đoàn công tác đánh giá

Ở cấp TDA, Tổ công tác TDA của WB sẽ có trách nhiệm giám sát chuẩn bị đầu tư và giám sát

toàn bộ hoạt động chuẩn bị của CQCQ, bao gồm:

(a) Giám sát tất cả các hoạt động (đánh giá năng lực, hướng dẫn kỹ thuật, quản lý tài chính, đấu thầu, an toàn, đảm bảo chất lượng/kiểm soát chất lượng, theo dõi

và đánh giá, v.v…) do CQCQ thực hiện;

(b) Đánh giá kỹ thuật và chất lượng đối với tất cả các kết quả giao nộp;

(c) Báo cáo tiến độ cho tổ công tác dự án của WB;

(d) Chuẩn bị khoản vay đầu tư tiếp theo cho các TDA

Bảng 1: Các hoạt động và phân định nhiệm vụ trong dự án

Cơ quan Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA (CQCQ/CQTH)

Tổ công tác Dự án PPTAF của WB

Tổ công tác TDA của WB

Nộp đơn xin

tài trợ

Rà soát hồ sơ xin tài trợ

của CQCQ

Phê duyệt Danh mục Đề

xuất TDA và Hồ sơ xin tài

trợ TDA

Chuẩn bị đề xuất TDA và hồ sơ xin tài trợ TDA

Thông qua Đề xuất,

hồ sơ xin tài trợ TDA của CQCQ để

Bộ KHĐT phê duyệt (sau khi tổ công tác TDA thông qua)

Phối hợp với CQCQ chuẩn bị Đề xuất TDA, Rà soát và thông qua Đề xuất,

hồ sơ xin tài trợ TDA

Đấu thầu Đấu thầu tư vấn hỗ trợ

Chương trình

Hỗ trợ các CQCQ/CQTH

trong hoạt động đấu thầu

Đấu thầu tất cả các hợp đồng tư vấn TDA

Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu do Bộ KHĐT thực hiện

Đánh giá năng lực đấu thầu của CQCQ Giám sát và phê duyệt hoạt động đấu thầu của CQCQ

Kiểm toán TDA

Kiểm soát chi IFRs của tiểu dự án

Giám sát trách nhiệm quản lý tài chính của Bộ KHĐT

Đánh giá năng lực quản lý tài chính của CQCQ

Cơ quan Chủ quản (Bộ KHĐT)

Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực hiện TDA (CQCQ/CQTH)

Tổ công tác Dự án PPTAF của WB

Tổ công tác TDA của WB

Đưa yêu cầu về an toàn về MT&XH vào các ĐKTC

Tuân thủ khi thực hiện hoạt động TDA

Tuân thủ các qui định của quỹ

Tất cả quá trình lựa chọn và xây dựng phạm vi

Rà soát và thông qua các tài liệu và quy trình triển khai TDA Tuân thủ và giám sát

QA/QC cấp TDA

Giám sát/ thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của

Bộ KHĐT

Giám sát/ thông qua hoạt động đấu thầu các hợp đồng của CQCQ

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của Bộ KHĐT

Giám sát sự tuân thủ khung G&A của CQCQ

Giám sát hoạt động theo dõi của Bộ KHĐT, tổng hợp toàn bộ hoạt động giám sát quỹ

Giám sát công tác theo dõi của CQCQ

Chuẩn bị dự án để

WB phê duyệt

2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được thành lập để giúp Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư liên hệ trực tiếp với WB

và các cơ quan liên quan cấp Trung ương và địa phương để điều phối và quản lý chung việc triển khai dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” theo đúng mục tiêu, nội dung và tiến độ đã được phê duyệt

2.2.1 Chức năng của Ban ĐPDA

Ban ĐPDA được thành lập trong Bộ KHĐT chịu trách nhiệm chung thực hiện và quản lý dự

án PPTAF:

 Điều phối và thực hiện dự án;

 Dựa trên các tiêu chí lựa chọn (được nêu rõ trong Đề cương chi tiết (DPO) Tiểu dự án) và dựa trên Danh mục Tiền thẩm định (bao gồm trong Hồ sơ xin tài trợ Tiểu dự án) để sàng lọc và làm rõ những đề xuất của CQCQ;

 Tổ chức đấu thầu để tuyển tư vấn cần thiết cho dự án cũng như cung cấp hỗ trợ cho các CQCQ/CQTH khi cần thiết;

 Quản lý tài chính;

 Giám sát và đánh giá;

 Đảm bảo chất lượng của toàn dự án;

 Tuân thủ các các quy định về an toàn;

 Quản trị dự án, minh bạch và khung chống tham nhũng;

 Xem xét cắt giảm hoặc chấm dứt việc phân bổ kinh phí cho các CQCQ nếu thấy việc sử dụng vốn chậm chễ hoặc kém hiệu quả;

 Tổng hợp các báo cáo quý, báo cáo năm và nộp cho WB theo đúng hướng dẫn;

 Giám sát nội bộ để đảm bảo rằng các tài khoản, chứng từ, báo cáo tài chính và các

hồ sơ liên quan khác bao gồm cả các báo cáo nội bộ luôn sẵn sàng để cơ quan kiểm toán làm việc

2.2.2 Tổ chức và nhân sự

Ban ĐPDA được thành thành lập theo quyết định của Bộ KHĐT Các cán bộ giàu kinh nghiệm của Bộ KHĐT được cử làm việc theo chế độ kiêm nhiệm quản lý và chỉ đạo cho Ban đồng thời giám sát công tác tư vấn

Giám đốc Ban ĐPDA chịu trách nhiệm tổng thể về tính hiệu quả của công tác quản lý dự án

bao gồm cả quản lý tài chính để đảm bảo rằng nguồn vốn của dự án được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả thông qua việc:

 Đưa ra định hướng về chiến lược và chỉ đạo quản lý dự án

 Lên kế hoạch tổng thể cho các dịch vụ tư vấn hỗ trợ và đưa ra quyết định dựa trên

đề xuất của tư vấn

 Đảm bảo quản lý tài chính dự án hiệu quả

Phó giám đốc chịu trách nhiệm hỗ trợ Giám đốc Ban ĐPDA trong việc đảm bảo công tác

quản lý dự án và tài chính thích hợp đồng thời giám sát công tác tư vấn theo yêu cầu của Giám đốc Ban ĐPDA

Quy định về lương, phụ cấp và chế độ cho cán bộ theo quy định hiện hành của Việt Nam về quản lý các dự án ODA

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của Ban QLTDA

Ban QLTDA được CQCQ thành lập để chịu trách nhiệm chung về quản lý và thực hiện các hoạt động của tiểu dự án cũng như thực hiện dự án đầu tư sau này

2.3.1 Chức năng của Ban QLTDA

 Lập đề cương chi tiết hỗ trợ kỹ thuật của TDA và hồ sơ xin tài trợ tiểu dự án;

 Đấu thầu tuyển chọn tư vấn để thực hiện công tác chuẩn bị của TDA, bao gồm cả toàn bộ các hồ sơ của quá trình đấu thầu;

 Quản lý tất cả các hợp đồng;

 Chuẩn bị vốn đầu tư cho tiểu dự án

 Đảm bảo nguồn vốn được quản lý theo các chính sách và hướng dẫn của WB;

 Phối hợp chặt chẽ với Nhóm công tác TDA của WB trong quá trình chuận bị và thực hiện tiểu dự án

2.2.2 Tổ chức và nhân sự

Tổ chức và nhân sự của từng Ban QLTDA của CQCQ sẽ tuân thủ các yêu cầu và hướng dẫn thành lập cũng như theo yêu cầu riêng của từng TDA cụ thể

CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TÀI TRỢ TIỂU DỰ ÁN

Chương này trình bày các bước của quy trình đăng ký tài trợ để các CQCQ có thể nhận được

cơ sở kết quả của nghiên cứu khả thi Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị các tiểu dự

án thông qua Quỹ không đảm bảo rằng dự án sẽ tiếp tục được tài trợ từ nguồn vốn đầu tư của

WB

Thủ tục đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF và các Mẫu 1 và Mẫu 2 kèm theo đã được lập, các Ban QLTDA có thể liên hệ với Ban ĐPDA hoặc tải về từ trang web của dự án PPTAF để có bản mới nhất của các tài liệu này Quy trình đăng ký sử dụng Quỹ PPTAF được trình bày tóm tắt dưới đây

3.1 Quy trình đăng ký tài trợ tiểu dự án

Quy trình sàng lọc và lựa chọn TDA được trình bày trong Bảng 2 và minh họa trong Sơ đồ 2 Bước đầu tiên là CQCQ lập Hồ sơ đề xuất TDA Bộ KHĐT khi có yêu cầu sẽ định kỳ trình Danh mục các đề xuất TDA lên Bộ trưởng Bộ KHĐT xin phê duyệt Bộ trưởng Bộ KHĐT xem xét và phê duyệt danh mục các dự án đề xuất Bộ KHĐT sau đó sẽ yêu cầu các CQCQ (có TDA xin phê duyệt) chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA trong đó bao gồm cả Danh mục thẩm định Bộ KHĐT sẽ xem xét và làm rõ Hồ sơ đăng xin tài trợ TDA và nộp cho WB để ban hành thư không phản đối Sau khi được WB thông qua, Bộ KHĐT sẽ thông báo để các CQCQ bắt đầu tiến hành các hoạt động chuẩn bị của TDA

Trong quá trình chuẩn bị TDA, các CQCQ sẽ chuẩn bị Đề cương chi tiết (DPO1) cho TDA đầu tư, sau đó trình Lãnh đạo Bộ KHĐT xem xét và phê duyệt

1

Đề cương Chi tiết Dự án (DPO) theo quy định của Chính phủ sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin của dự án đầu tư để

Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và để tiếp tục công tác chuẩn bị Sẽ cần có một quy trình về

Đề xuất TDA bao gồm những thông tin cơ bản để xác định việc đáp ứng các tiêu chuẩn lựa chọn của TDA được đề xuất và khả năng được tài trợ kinh phí từ dự án này Các tiêu chuẩn lựa chọn bao gồm:

a) Các dự án đã được liệt kê trong danh mục Chiến lược Hợp tác Quốc gia (CPS) của

WB và danh mục dự án ODA của Chính phủ, được thống nhất giữa WB và Chính phủ;

b) Đối với những dự án không nằm trong danh mục CPS, WB sẽ chấp thuận, với điều kiện là các TDA đó sẽ được đưa vào danh mục CPS tiếp theo hoặc sẽ được cập nhật vào danh mục CPS;

c) Đối với những dự án mà Chính phủ coi là có ưu tiên cao, nhưng lại chưa được phản ánh trong danh mục dự án ODA hoặc trong CPS, WB có thể chấp thuận thông qua việc trao đổi bằng văn bản với Bộ KHĐT

Hồ sơ xin tài trợ TDA: (xem Sơ đồ 2 và Bảng 2) bao gồm những thông tin về TDA sẽ được thực hiện, nguồn tài trợ cần thiết cho công tác chuẩn bị của TDA (bao gồm cả vốn đối ứng của CQCQ để thực hiện) TDA được đề xuất phải bao gồm những thông tin chi tiết sau: mục tiêu, các hợp phần đầu tư, chi phí dự tính, lựa chọn sơ bộ và xây dựng phạm vi về an toàn, phân tích kinh tế và tài chính ban đầu, lịch trình thực hiện sơ bộ, và các yếu tố thể hiện mức

độ sẵn sàng Thông tin cần nêu chi tiết trong yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm Điều khoản tham chiếu (ĐKTC) tóm tắt dành cho tư vấn, các gói thầu, chi phí, lịch trình thực hiện, và sự sẵn sàng của Ban QLTDA thuộc CQCQ tiểu dự án Một Danh mục Tiền thẩm định TDA sẽ được chuẩn bị (trong Hồ sơ xin tài trợ TDA) và sẽ bao gồm đánh giá của Tổ Công tác TDA của WB về năng lực quản lý tài chính (QLTC) và đấu thầu của Ban QLTDA của TDA và đưa

ra đầu vào sơ bộ cho nội dung an toàn

TDA

Bộ KHĐT (Các)

CQTH

Hồ sơ xin tài trợ TDA

Bộ KHĐT

Hồ sơ xin tài trợ TDA

Tổ công tác PPTAF của NHTG

(Các) CQTH

CQTH bắt đầu thực hiện

Tổ công tác TDA của NHTG

Bộ KHĐT

Bảng 2: Các bước trong quy trình đăng ký tài trợ TDA

Bước 1 CQCQ, Bộ KHĐT và tổ công tác TDA của WB sẽ

cùng phối hợp về TDA được đề xuất CQCQ sẽ chuẩn

bị một Đề xuất TDA để bắt đầu quá trình xin tài trợ

với Bộ KHĐT

Đề xuất TDA

Bước 2 Bộ KHĐT nộp (định kỳ, khi cần thiết) một bản Danh

sách các Đề xuất Tiểu dự án cho Bộ trưởng Bộ

KHĐT để xem xét và phê duyệt Sau khi phê duyệt,

Bộ KHĐT có thể uỷ quyền cho CQCQ tiến hành lập

hồ sơ xin tài trợ Bộ KHĐT sẽ sàng lọc các TDA đạt

tiêu chuẩn

Danh sách các Đề xuất TDA

Bước 3 CQCQ chuẩn bị Hồ sơ xin tài trợ TDA (bao gồm

Danh sách các hoạt động tiền thẩm định) và nộp cho

Bộ KHĐT để rà soát và thông qua

Hồ sơ xin tài trợ TDA

Bước 4 Khi được phê duyệt, Bộ KHĐT sẽ nộp cho WB Hồ sơ

xin tài trợ TDA và đề nghị phê duyệt các hoạt động

chuẩn bị được đề xuất

Hồ sơ xin tài trợ TDA được phê duyệt nộp cho NHTG xem xét

Bước 5 Tổ công tác Dự án của WB cùng với Tổ công tác

TDA của WB sẽ rà soát Hồ sơ xin tài trợ TDA được

phê duyệt Sau khi Tổ công tác TDA của WB thông

qua, Tổ công tác Dự án của WB sẽ có ý kiến không

phản đối tới Bộ KHĐT

Thư không phản đối gửi cho Bộ KHĐT

Bước 6 Bộ KHĐT chấp thuận CQCQ bắt đầu chuẩn bị TDA Phê duyệt để CQCQ bắt

đầu các hoạt động chuẩn

bị Hơn nữa, để đáp ứng các yêu cầu của Chính phủ, các CQCQ cần phối hợp với Bộ KHĐT để

thực hiện đúng quy trình, các bước về thủ tục trong việc phân bổ ngân sách/ nguồn vốn và các

hoạt động, cụ thể:

I Các bước cần thiết: thành lập Ban QLTDA thuộc CQCQ và tiến hành đấu thầu, ký

kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn

a) Bộ trưởng Bộ KHĐT phê duyệt danh sách các TDA trên cơ sở các Đề cương

chi tiết các trợ giúp kĩ thuật;

b) Các CQCQ thiết lập một nhóm chuẩn bị để chuẩn bị các tài liệu sơ bộ, bao

gồm tóm tắt nghiên cứu khả thi và kế hoạch mua sắm;

c) Các CQCQ đệ trình các tài liệu dự án sơ bộ của các TDA tới Lãnh đạo của

CQCQ tương ứng;

d) Lãnh đạo của CQCQ phê duyệt các tài liệu dự án sơ bộ, bao gồm tóm tắt báo

cáo khả thi;

e) Phê duyệt của Lãnh đạo các CQCQ để làm cơ sở cho việc:

 Thành lập Ban QLTDA tại CQCQ trên cơ sở nhóm chuẩn bị hiện có;

 Tiến hành đấu thầu và ký kết các hợp đồng dịch vụ tư vấn

II Các bước cần thiết để Ban QLTDA tại CQCQ nhận vốn:

a) Bộ Tài chính và CQCQ ký Hiệp định Khoản vay phụ (SLA);

b) Hiệp định Khoản vay phụ có các điều khoản cụ thể để:

 Cho vay lại đối với các tiểu dự án có thể thu hồi vốn;

 Cấp phát

c) Một tài khoản riêng sẽ được mở cho Ban QLTDA của CQCQ;

d) Tùy thuộc vào dòng vốn/thanh toán lớn hay nhỏ mà phương thức thanh toán có thể là trực tiếp hoặc thông qua tài khoản riêng tại Ban QLTDA của CQCQ; e) Sau ngày kết thúc dự án, CQCQ phải tất toán tài khoản của TDA và chuyển số

dư về Tài khoản chỉ định của Dự án PPTAF

3.3 Kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA

Hợp phần này cung cấp thông tin tổng quan cần thiết trước khi thẩm định TDA, là một phần của Đơn xin đề xuất TDA

Bản kiểm tra danh mục trước khi thẩm định TDA đưa ra các thông tin chính sau:

(i) Các TDA được tài trợ;

(ii) Các TDA sẽ được tài trợ chuẩn bị

Thông tin chi tiết kiến nghị TDA bao gồm:

 Mục tiêu

 Các hợp phần đầu tư

 Ước tính chi phí

 Sơ bộ về chương trình và phạm vị về an toàn

 Phân tích sơ bộ về kinh tế tài chính

 Sơ bộ về kế hoạch thực hiện

 Các chỉ tiêu sẵn sàng đạt được

Thông tin chi tiết yêu cầu chuẩn bị dự án sẽ bao gồm:

 Tóm tắt Điều khoản tham chiếu chính của các tư vấn

 Gói thầu mua sắm

 Chi phí

 Kế hoạch thực hiện

 Ban QLTDA của CQCQ tiểu dự án

Trong quá trình chuẩn bị bản kiểm tra danh mục, nhóm TDA của WB sẽ hoàn thành đánh giá năng lực đấu thầu và quản lý tài chính của Ban QLTDA và sẽ cung cấp thông tin sơ bộ và các công cụ an toàn

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 4.1 Khái quát chung về quản lý tài chính

 Giải thích rõ các yêu cầu, trình tự, thủ tục của công tác quản lý tiểu dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các tiểu dự án

4.1.2 Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính

4.1.2.1 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN)

 NHNNVN là cơ quan đại diện của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tại

WB, là cơ quan đàm phán, ký kết, sửa đổi Hiệp định Tài trợ của dự án với WB;

 NHNNVN lựa chọn và chỉ định các ngân hàng thương mại để phục vụ TDA theo quy định tại Nghị định 131/2006/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và các văn bản hướng dẫn liên quan;

 Tổng hợp các báo cáo giữa năm và hàng năm về rút vốn và giải ngân qua các Tài khoản Chỉ định và báo cáo tiến độ triển khai

4.1.2.2 Bộ Tài chính (BTC)

 Cung cấp và phê duyệt các qui định và hướng dẫn về quản lý tài chính;

 Phê duyệt các Đơn rút vốn của Ban ĐPDA để giải ngân từ WB và các tài khoản chuyên dùng của các nhà tài trợ;

 Cấp vốn đối ứng của Chính phủ cho Dự án theo kế hoạch đã được phê duyệt (ngoại

trừ doanh nghiệp);

 Cử cán bộ làm việc với đoàn đánh giá giữa kỳ;

 Chịu trách nhiệm chung về các hoạt động quản lý tài chính hợp lệ của dự án theo chức năng và nhiệm vụ của Bộ Tài chính

4.1.2.3 Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KHĐT)

 Hướng dẫn và giám sát công việc của Ban ĐPDA;

 Xem xét và phê duyệt kế hoạch hoạt động, ngân sách do Ban ĐPDA xây dựng;

 Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban ĐPDA;

 Phê duyệt kế hoạch đấu thầu và kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu của Ban ĐPDA

4.1.2.4 Kho bạc Nhà nước (KBNN)

 Thực hiện kiểm soát chi nguồn vốn vay WB;

 Kiểm soát chi và thanh toán nguồn vốn đối ứng của Dự án

4.1.2.5 Các Ngân hàng Thương mại (Ngân hàng Dịch vụ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

 Là ngân hàng dịch vụ cho dự án;

 Mở Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA;

 Thực hiện thanh toán cho người hưởng lợi theo yêu cầu của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA;

 Chuyển vốn từ các TKCĐ vào tài khoản của bên tiếp nhận dựa theo yêu cầu của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

4.1.2.6 Ban Điều phối Dự án (Ban ĐPDA)

 Xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng ngân sách;

 Quản lý Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) tại các ngân hàng thương mại;

 Đảm bảo tuân thủ các qui định của Việt Nam về quản lý chi tiêu thông qua Kho bạc Nhà nước;

 Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn, Đơn xin rút vốn cùng với các tài liệu liên quan và trình Bộ

TC xem xét và WB để giải ngân và để cấp phát từ TKCĐ;

 Chịu trách nhiệm trung gian giải ngân vốn IDA từ WB đến TDA Không chịu trách nhiệm phê duyệt, kiểm tra các giao dịch của TDA

 Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép và sổ sách kế toán tuân thủ các qui định của Chính phủ và WB Thiết lập hệ thống kế toán máy tính hoá và đảm bảo các hoạt động hiệu quả của hệ thống kế toán;

 Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của

hệ thống này;

 Tổng hợp các báo cáo tài chính từ các Ban QLTDA;

 Tuyển dụng công ty kiểm toán độc lập cho toàn dự án và trình báo cáo kiểm toán cho các bên liên quan đúng hạn

4.1.2.7 Cơ quan Chủ quản của Tiểu dự án (CQCQ)

 Ban hành hướng dẫn và giám sát hoạt động của Ban QLTDA;

 Xem xét và phê chuẩn chương trình công tác và ngân sách do Ban QLTDA lập;

 Cấp vốn đối ứng và kinh phí tạm ứng cho các hoạt động hợp lệ ở Ban QLTDA;

 Kiểm tra, giám sát công tác đấu thầu do Ban QLTDA tiến hành

4.1.2.8 Ban quản lý Tiểu dự án của CQCQ (Ban QLTDA)

 Chịu trách nhiệm toàn bộ tài chính của TDA, xây dựng kế hoạch hoạt động năm, kế hoạch ngân sách năm và các nhu cầu về dòng vốn;

 Chuẩn bị Hồ sơ rút vốn với các sao kê chi tiêu (SOEs) và trình cho Ban ĐPDA để giải ngân;

 Thiết lập hệ thống kế toán, duy trì ghi chép sổ sách kế toán đối với các nguồn vốn theo các qui định của Chính phủ và WB;

 Thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động này;

 Xây dựng các báo cáo giám sát tài chính quý

4.1.3 Trách nhiệm các vị trí cụ thể

Đối với Ban ĐPDA: Đội ngũ cán bộ Quản lý Tài chính (QLTC) trong quá trình chuẩn bị dự

án đã được bổ nhiệm và có đầy đủ kiến thức cơ bản về kế toán Mô tả công việc của cán bộ QLTC sẽ được trình bày trong Chương Quản lý Tài chính của Sổ tay này Cán bộ QLTC của Ban ĐPDA sẽ được đào tạo về QLTC (bao gồm cả các yêu cầu của WB về QLTC và giải ngân) Khóa đào tạo cho cán bộ QLTC của Ban ĐPDA phải được triển khai sớm

toán phải được bổ nhiệm để quản lý tài chính TDA, điều này được coi là một trong những tiêu chuẩn lựa chọn

Tại Ban ĐPDA và các Ban QLTDA, Bộ phận Kế toán và QLTC gồm kế toán trưởng và các

kế toán viên, chịu trách nhiệm phối hợp với Bộ phận Mua sắm và Bộ phận Điều phối trong lĩnh vực tài chính-kế toán đối với từng hợp đồng

Nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC là đảm bảo hệ thống quản lý tài chính dự án đầy đủ và phù hợp nhằm cung cấp cho cơ quan cấp trên các thông tin chính xác, kịp thời liên quan đến nguồn vốn và chi phí thực hiện Dự án

Kế toán của Ban ĐPDA sẽ hỗ trợ hướng dẫn các kế toán viên của Ban QLTDA trong công tác quản lý tài chính phù hợp với các thông tin hướng dẫn các quy định của WB và của Việt Nam Các kế toán của Ban QLTDA sẽ báo cáo với kiểm soát viên của Ban ĐPDA hàng quý

để cập nhật thông tin tài chính trong các Ban QLTDA Kiểm soát viên sau đó sẽ báo cáo cho Giám đốc Ban ĐPDA về những điểm yếu của các bộ phận triển khai dự án

Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC được trình bày trong Bảng 3 dưới đây:

Bảng 3: Chức năng và nhiệm vụ chính của Bộ phận Kế toán và QLTC

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Bộ KHĐT, Bộ TC, WB

và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý

Năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án

Kiểm soát nội

bô

- Quản lý tài chính theo các quy định của Việt Nam và NHTG, đồng thời theo kinh nghiệm phù hợp của những dự án có quy mô tương tự

- Vị trí này không đòi hỏi làm việc chuyên trách mà có thể làm việc bán thời gian

- Hướng dẫn và hỗ trợ cho kế toán

ở các Ban QLTDA

- Nhiệm vụ của kiểm toán viên:

 Kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán trong các báo cáo Ban QLTDA gửi về;

 Hỗ trợ công tác quản lý tài chính cho Ban ĐPDA và hướng dẫn các kế toán của Ban QLTDA theo các yêu cầu

cụ thể của Ban QLTDA và được chấp thuận của Ban ĐPDA;

 Kiểm tra và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ và công tác quản lý tài chính tại các Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban ĐPDA

Có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán dự án, có chứng chỉ kiểm toán viên cao cấp,

Nói và viết tiếng Anh tốt, quen thuộc với quy trình

xử lý ngân sách và những yêu cầu và trách nhiệm về tài chính trong Quản lý dự

án Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự

 Quản lý hệ thống tài chính kế toán, rà soát và phê duyệt báo cáo tài chính trình Giám đốc

Có kinh nghiệm ở vị trí công tác, có chứng chỉ kiểm toán viên, tiếng Anh tốt, quen thuộc với quy trình ngân sách công Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án

Ban ĐPDA;

 Duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ phù hợp;

 Lập kế hoạch ngân sách trình Giám đốc Ban ĐPDA phê duyệt;

 Phân tích tình hình kinh tế và tài chính của toàn Dự án (vốn vay và vốn đối ứng)

Kế toán viên Nhiệm vụ của kế toán viên:

 Thực hiện, theo dõi công tác giải ngân và các khoản chi tiêu của dự án hiệu quả và theo đúng các quy định của Chính phủ và WB;

 Thực hiện các thủ tục giải ngân

dự án/tiểu dự án;

 Thực hiện các công việc kế toán, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và lưu trữ chứng từ, tài liệu theo quy định hiện hành của Chính phủ

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán

Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án

ĐPDA, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi bằng tiền mặt với sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán;

- Rút tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho bạc về Dự án;

- Thu tiền mặt đối với một số hoạt động;

- Lưu trữ các tài liệu liên quan;

- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong quản lý tài chính, tài khoản, thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác (chi tiết theo yêu cầu thực tế) Thủ quỹ không đảm nhiệm các nhiệm vụ của Kế toán

Có trình độ trong lĩnh vực tài chính, có kinh nghiệm

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Ban ĐPDA và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án

Kế toán

trưởng

Quản lý tài chính theo các quy định của Việt Nam, WB và theo các hướng dẫn của Ban ĐPDA

Nhiệm vụ của kế toán trưởng của Ban QLTDA:

 Quản lý hệ thống tài chính kế toán, rà soát và báo cáo tài chính trình Giám đốc Ban QLTDA, Ban ĐPDA;

 Duy trì hệ thống kiểm soát nội

bộ phù hợp;

 Lập kế hoạch chi tiêu của TDA trình Giám đốc Ban QLTDA, Ban ĐPDA phê duyệt;

 Phân tích tình hình kinh tế và tài chính của TDA (vốn vay và vốn đối ứng)

Có kinh nghiệm làm việc ở

vị trí Kế toán trưởng và có Chứng chỉ về Kế toán trưởng, nói viết tiếng Anh tốt, thông thuộc quy trình quản lý ngân sách Nhà nước Ưu tiên có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án

Kế toán viên Nhiệm vụ của kế toán viên:

 Thực hiện, theo dõi công tác giải ngân và các khoản chi tiêu của Tiểu dự án hiệu quả và theo đúng các quy định của Chính phủ và WB;

 Thực hiện các thủ tục giải ngân

dự án/tiểu dự án;

 Thực hiện các công việc kế toán, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và lưu trữ chứng từ, tài liệu

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán,

Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án

QLTDA, kiểm tra và đối chiếu các khoản chi bằng tiền mặt với sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán;

- Rút tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho bạc về Tiểu dự án;

- Thu tiền mặt đối với một số hoạt động;

- Lưu trữ các tài liệu liên quan;

- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong quản lý tài chính, tài khoản, thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác (chi tiết theo yêu cầu thực tế) Thủ quỹ không đảm nhiệm các nhiệm vụ của Kế toán

Có trình độ về tài chính,

có kinh nghiệm trong linh vực tài chính

4.2 Lập kế hoạch và dự toán ngân sách dự án

4.2.1 Mục tiêu của lập kế hoạch dự án

Mục tiêu của quản lý dự án PPTAF và các TDA là nhằm hoàn thành dự án đúng thời hạn một cách kinh tế nhất Kế hoạch dự án là công cụ quan trọng cho việc đạt được các mục tiêu này

Nó giúp cho đơn vị thực hiện dự án PPTAF và các TDA đặt ra các mục đích hiện thực cho mỗi năm và mỗi quý trong thời gian dự án PPTAF và các TDA

Kế hoạch dự án PPTAF và các TDA sẽ giúp các nhà quản lý và các cán bộ của đơn vị thực hiện dự án PPTAF, TDA thực hiện các mục tiêu cụ thể, đồng thời cũng là phương tiện thông tin cho các cơ quan giám sát của Chính phủ, WB và các bên liên quan khác

4.2.2 Lập kế hoạch và dự toán ngân sách

4.2.2.1 Đối với dự án PPTAF

a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Kế hoạch - Tài chính của Ban ĐPDA có trách nhiệm phối hợp với WB (Tổ dự án PPTAF và Tổ TDA) thảo luận để xây dựng và trình Giám đốc Ban ĐPDA xem xét và phê duyệt:

- Kế hoạch hàng năm về đấu thầu và giải ngân chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Kế hoạch hàng quý về đấu thầu và giải ngân chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Tổng hợp kế hoạch hàng năm và hàng quý về đấu thầu và giải ngân của dự án PPTAF và yêu cầu sử dụng ngân sách của dự án PPTAF cho các TDA;

- Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý đã được phê duyệt của dự án PPTAF tới

WB để được hỗ trợ thực hiện

b) Cơ sở để xây dựng các Kế hoạch của dự án PPTAF:

- Hiệp định Tài trợ, Văn kiện thẩm định dự án (PAD), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS);

- Nhu cầu thực tế để hỗ trợ chung cho thực hiện, quản lý và giám sát dự án PPTAF;

- Tổng hợp các nhu cầu cần hỗ trợ cho các Ban QLTDA theo yêu cầu của các CQCQ;

- Kế hoạch ngân sách cho các TDA mới trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổng hợp các báo cáo tài chính của các CQCQ và Ban QLTDA

(Tham khảo mẫu biểu xây dựng, theo dõi kế hoạch ở các bảng trong mục 4.2.3 của Sổ tay này)

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở báo cáo và giám sát thực tế, Ban ĐPDA

phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước Bộ phận Giám sát thực hiện nhiệm

vụ này

4.2.2.2 Đối với các TDA của các CQCQ

a) Quy định về lập kế hoạch: Bộ phận Kế hoạch - Tài chính của Ban QLTDA có trách nhiệm phối hợp với Tổ TDA của WB thảo luận để xây dựng và trình Giám đốc Ban QLTDA, Lãnh đạo CQCQ phê duyệt:

- Kế hoạch đấu thầu của toàn bộ TDA, hoặc hàng năm, hoặc theo từng đợt nếu cần thiết gồm hai phần: a) Nhu cầu cho thực hiện TDA; b) Nhu cầu cần hỗ trợ từ dự

án PPTAF (nếu có) chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Kế hoạch giải ngân hàng năm, hàng quý gồm hai phần: a) Nhu cầu cho thực hiện TDA; b) Nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) chi tiết theo từng hợp đồng và gói thầu;

- Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý của TDA đã được phê duyệt tới NHTG để được hỗ trợ thực hiện và tới Bộ KHĐT (Ban ĐPDA) để phục vụ cho kế hoạch giải ngân và giám sát;

- Gửi kế hoạch hàng năm và hàng quý về nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF (nếu có) để Ban ĐPDA tổng hợp;

- Gửi báo cáo tài chính của TDA để Bộ KHĐT tổng hợp

b) Cơ sở để xây dựng các Kế hoạch của các TDA:

- Thỏa thuận Tài chính cho TDA, Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS);

- Nhu cầu thực tế để hỗ trợ cho thực hiện, quản lý và giám sát TDA;

- Các nhu cầu cần hỗ trợ từ dự án PPTAF do Lãnh đạo CQCQ phê duyệt để gửi cho Ban ĐPDA tổng hợp vào kế hoạch chung của dự án PPTAF

(Tham khảo mẫu biểu xây dựng, theo dõi kế hoạch ở các bảng trong mục 4.2.3 của Sổ tay này)

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch: Trên cơ sở báo cáo và giám sát thực tế, Ban QLTDA

phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch kỳ trước Bộ phận Giám sát thực hiện nhiệm

vụ này

Việc chuẩn bị và thực hiện từng TDA là trách nhiệm của các CQCQ Ban ĐPDA sẽ không chịu trách nhiệm phê duyệt hay xác nhận các giao dịch của CQCQ

Bảng 4 Tóm tắt trách nhiệm và thời gian lập kế hoạch

của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

Đơn vị chịu

trách nhiệm

Ban ĐPDA của

- Lập Kế hoạch giải ngân (KHGN) hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của dự án PPTAF;

- Tổng hợp KHĐT và KHGN hàng năm

và hàng quý của dự án PPTAF và nhu cầu của các TDA được Lãnh đạo CQCQ phê duyệt (nếu có);

- Trình Giám đốc Ban ĐPDA và Lãnh đạo

Bộ KHĐT phê duyệt

- Gửi WB để được hỗ trợ triển khai và thông báo tới các CQTH Kế hoạch hỗ trợ cho các TDA

- Ngày 10 tháng 12 trước năm

KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 10 tháng 12 trước năm

KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 20 tháng 12 trước năm

KH và 10 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 25 tháng 12 trước năm

KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 25 tháng 12 trước năm

KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

án PPTAF (nếu có)

- Lập KHGN hàng năm và hàng quý chi tiết theo từng hợp đồng và từng gói thầu của từng TDA và yêu cầu dự án PPTAF

hỗ trợ (nếu có) trình Lãnh đạo CQCQ phê duyệt

- Gửi KHĐT và KHGN hàng năm và hàng quý được phê duyệt về nhu cầu cần hỗ trợ

từ dự án PPTAF (nếu có) tới Bộ KHĐT (Ban ĐPDA) để tổng hợp

- Gửi WB để được hỗ trợ triển khai TDA

- Ngày 10 tháng 12 trước năm

KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 10 tháng 12 trước năm

KH và 20 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 15 tháng 12 trước năm

KH và 15 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

- Ngày 25 tháng 12 trước năm

KH và 5 ngày trước khi kết thúc quý hiện thời

4.2.3 Các biểu mẫu về lập và theo dõi kế hoạch

4.2.3.1 Trách nhiệm và thời gian cụ thể của quy trình lập, theo dõi và điều chỉnh các kế hoạch được thể hiện ở Bảng 5

Bảng 5 Trách nhiệm và thời gian lập, cập nhật kế hoạch dự án

nhiệm

Thời gian thực hiện

Lập kế hoạch đấu thầu Kế hoạch – Đấu thầu 10/7 hàng năm

Lập kế hoạch tài chính và giải ngân Tài chính – Kế toán 20/7 hàng năm

Theo dõi cập nhật hoạt động các gói

thầu

Kế hoạch – Đấu thầu Thường xuyên Điều chỉnh kế hoạch đấu thấu (nếu cần

thiết)

Kế hoạch – Đấu thầu 20 ngày trước ngày bắt

đầu nửa năm tài chính Theo dõi cập nhật thực hiện thanh toán

và giải ngân

Tài chính – Kế toán Thường xuyên Điều chỉnh kế hoạch tài chính, giải

ngân (nếu cần thiết)

Tài chính – Kế toán 10 ngày trước ngày bắt

đầu nửa năm tài chính

Theo đó, các kế hoạch sẽ được lập cho các năm tài chính nên phải hoàn thành trước khi bắt đầu năm tài chính và phù hợp với quy trình lập và phê duyệt ngân sách Nhà nước (trong tháng

7 hàng năm)

Các kế hoạch này được theo dõi thường xuyên theo tiến độ thực hiện và giải ngân thanh toán Việc điều chỉnh, nếu cần thiết được thực hiện cho nửa năm tài chính cuối

4.2.3.2 Các biểu mẫu

Biểu mẫu kế hoạch

Kế hoạch đấu thầu lập theo biểu mẫu sau đây để bảo đảm thông tin phục vụ các báo cáo và làm cơ sở cho lập kế hoạch tài chính, giải ngân

Bảng 6 Mẫu kế hoạch đấu thầu dự án

Kế hoạch đấu thầu năm 200X

Giá trị dự tính

Hình thức lựa chọn nhà thầu

Thời gian chuẩn bị

Thời gian hoàn thành đấu thầu

Thời gian hoàn thành gói thầu

Tiến độ hiện tại

Ghi chú

Kế hoạch tài chính giải ngân được lập dựa trên (và có sửa đổi) phụ lục 1, thông tư 108/2007 của Bộ TC, phụ lục này có thể rút gọn trong Bảng 7 sau đây

Bảng 7 Mẫu kế hoạch tài chính, giải ngân dự án

Kế hoạch năm tài chính - giải ngân năm 200X

Vốn đối ứng

Tổng

số

Vốn ODA

Vốn đối ứng

Tổng

số

Vốn ODA

Vốn đối ứng

Theo dõi việc thực hiện kế hoạch

Việc theo dõi thực hiện kế hoạch đấu thầu có thể được thực hiện thông qua bảng mẫu quản lý hợp đồng cập nhật sau đây:

trúng

thấu

Ngày

ký hợp đồng

Ngày dự kiến hoàn thành

Tổng giá trị hợp đồng

Tiến độ công việc (%)

Tiến độ giải ngân

Kế hoạch giải ngân năm

Giá trị cam kết còn lại Giá

Về nguyên tắc, trách nhiệm theo dõi thực hiện kế hoạch là của bộ phận lập kế hoạch Theo đó,

bộ phận Đấu thầu có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kế hoạch đấu thầu và tiến độ thực hiện các gói thầu đến khi hoàn thành; Bộ phận Tài chính-Kế toán theo dõi và báo cáo tình hình tài chính dự án liên quan đến giải ngân và thanh toán cho các nhà thầu theo tiến độ thực hiện công việc và theo kế hoạch được phê duyệt

Việc theo dõi thực hiện kế hoạch là do bộ phận Tài chính - Kế toán thực hiện

Việc báo cáo tình hình thực hiện và thanh toán các hợp đồng sẽ được bộ phận Kế toán thực hiện (với sự hỗ trợ của bộ phận Kế hoạch đấu thầu, bộ phận kỹ thuật) vào cuối hàng quý Đơn

vị nhận báo cáo là Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA Ngoài ra, các thông tin còn có thể được sử dụng để lập các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà tài trợ và cơ quan Nhà nước

Việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cần nêu được các nội dung sau:

(i) Tiến độ thực hiện công việc và tiến độ giải ngân thực tế so với dự kiến cho toàn bộ

dự án, cho từng hợp phần, gói thầu lớn;

(ii) Nguyên nhân của chênh lệch;

(iii) Biện pháp khắc phục nhằm đưa tiến độ dự án/hạng mục/gói thầu trở lại tiến độ mong muốn;

(iv) Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện những biện pháp khắc phục đó Việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch cần bao gồm cả việc nêu nhận định về khả năng hoàn thành dự án theo cam kết về mặt thời gian như quy định trong Hiệp định Tài trợ với tiến độ thực hiện hiện tại cũng như sau khi các biện pháp khắc phục được thực hiện Báo cáo phân tích cần được trình bày như một nội dung của báo cáo tiến độ của dự án, TDA

Mẫu biểu quản lý hợp đồng có thể được lập cho mỗi hợp đồng và do cán bộ được phân công phụ trách hợp đồng quản lý cập nhật Vào cuối kỳ báo cáo, biểu mẫu sẽ được tổng hợp cho cả

dự án Bộ phận Tài chính-Kế toán có trách nhiệm lập biểu mẫu này

Ngoài ra, tùy theo tính chất nguồn vốn của dự án và yêu cầu thông tin báo cáo, các hợp đồng

có thể được theo dõi chi tiết phần thanh toán theo nguồn vốn (vốn ODA và vốn đối ứng)

4.3 Quy trình giải ngân

4.3.1 Nguyên tắc chung về giải ngân

 Tại Ban ĐPDA:

- Chịu trách nhiệm quản lý TKCĐ tại ngân hàng Thương mại phục vụ

- Ban hành, thực hiện các đơn rút vốn gửi WB

- Tổng hợp, báo cáo gửi WB và các cơ quan liên quan CPVN

- Thực hiện giải ngân tại Ban ĐPDA và thanh toán các khoản chi phí trên ngưỡng của các Ban QLTDA (ngưỡng thanh toán tại Ban QLTDA là các chi phí nhỏ hơn hoặc tương đương 500.000 USD)

- Hạn mức tiền mặt: 50.000.000 VND (Trong một số trường hợp cụ thể như chuẩn bị hội thảo, đào tạo,… phải có giải thích rõ ràng và được Giám đốc phê duyệt)

- Là khâu điều phối trung gian giữa WB và Ban QLTDA

 Ban Quản lý Tiểu Dự án (Ban QLTDA):

- Ban QLTDA chịu trách nhiệm quản lý TKCĐ và bao gồm các khoản chi tiêu từ tài khoản này

- Ban QLTDA thanh toán các khoản chi phí theo hình thức tạm ứng Tuy nhiên, đối với các khoản thanh toán trên ngưỡng quy định, Ban QLTDA phải gửi đề nghị Ban ĐPDA thanh toán cho nhà thầu/nhà cung cấp

- Quy định hoàn ứng: Ban QLTDA phải thực hiện hoàn ứng theo định kỳ hàng quý (chậm nhất vào ngày 10 tháng đầu tiên của quý tiếp theo) Nếu hai quý liên tiếp có chi phí phát sinh mà Ban QLTDA không thực hiện hoàn ứng kịp thời, Ban ĐPDA sẽ

áp dụng phạt theo hình thức: Ban ĐPDA thanh toán trực tiếp tất cả các khoản chi phí

từ nguồn vốn IDA

Mẫu biểu hoàn ứng: sao kê chi tiêu (SOE) theo quy định của WB thì Ban QLTDA phải gửi bản sao hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo; Các hợp đồng xét trước cũng gửi các chứng từ thanh toán kèm theo

- Hạn mức tiền mặt: 50.000.000 VND (Trong một số trường hợp cụ thể như chuẩn bị hội thảo, đào tạo,… phải có giải thích rõ ràng và được Giám đốc Ban QLTDA phê duyệt)

4.3.2 Tài khoản

4.3.2.1 Tài khoản tiếp nhận vốn viện trợ

Tài khoản này được mở tại Ngân hàng Thương mại, chỉ tiếp nhận và giải ngân nguồn viện trợ IDA

4.3.2.1.1 Tài khoản Chỉ định (TKCĐ)

Thủ tục TKCĐ là hình thức WB ứng trước cho Ban ĐPDA một khoản tiền vào TKCĐ mở tại ngân hàng phục vụ để Ban ĐPDA chủ động trong thanh toán cho các khoản chi tiêu thường xuyên hợp lệ của dự án, giảm bớt số lần xin rút vốn từ WB và đẩy nhanh tốc độ thanh toán cho các hoạt động của dự án

Tại Ban ĐPDA: TKCĐ bằng ngoại tệ (USD) được mở tại Ngân hàng Thương mại Tài khoản

này được quy định mức trần: 5.000.000 USD

4.3.2.1.2 Ban QLTDA

TKCĐ bằng VND được mở tại Ngân hàng Thương mại (nên lựa chọn Ngân hàng Thương mại cùng hệ thống với Ban ĐPDA) Tài khoản này được quy định mức trần: tương đương 500.000 USD Tuy nhiên, các khoản thanh toán quốc tế (giá trị thanh toán bằng USD) Ban QLTDA phải gửi đề nghị thanh toán tại Ban ĐPDA

Mức trần Tài khoản Ban QLTDA có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, căn cứ vào

ý kiến thống nhất bằng văn bản giữa Bộ KHĐT và WB

(Phụ lục đính kèm: Thư giải ngân)

4.3.2.2 Tài khoản tiếp nhận vốn đối ứng

Ban ĐPDA: Tài khoản vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc Nhà nước để thanh toán các nội

dung của dự án do Ban ĐPDA thực hiện

Ban QLTDA: Tài khoản vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc NN để thanh toán các nội dung

của dự án do Ban QLTDA thực hiện và nguồn vốn này CQCQ tự cân đối trong NSNN hàng năm của cơ quan mình cho TDA

4.3.2.3 Tài khoản khác

Ban ĐPDA: Tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng thương mại, KBNN để tiếp nhận các nguồn

vốn khác của Ban ĐPDA thực hiện các giao dịch khác không sử dụng hai nguồn vốn IDA và NSNN

Ban QLTDA: Tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng thương mại, KBNN để tiếp nhận các nguồn

vốn khác của Ban ĐPDA thực hiện các giao dịch khác không sử dụng hai nguồn vốn IDA và NSNN

4.3.3 Hướng dẫn giải ngân

4.3.3.1 Phương pháp giải ngân

Có 03 phương pháp giải ngân:

- Hoàn ứng: WB có thể hoàn trả lại cho dự án những chi phí hợp lệ được tài trợ từ

vốn vay theo Hiệp định Tài trợ, trong trường hợp dự án đã dùng nguồn của mình để thanh toán trước những chi phí đó

- Tạm ứng: WB có thể tạm ứng tiền vay vào tài khoản chỉ định của dự án để tài trợ

cho các chi phí hợp lệ khi chi phí phát sinh; với thủ tục này, các hồ sơ, chứng từ sẽ được cung cấp sau

- Thanh toán trực tiếp: Nếu có yêu cầu của Dự án, Ngân hàng có thể trực tiếp thanh

toán các chi phí hợp lệ cho một bên thứ ba (ví dụ như nhà cung cấp, nhà thầu, tư vấn)

4.3.3.2 Rút vốn IDA về TKCĐ (hình thức tạm ứng)

a) Sơ đồ 3: Quy trình rút vốn từ WB về TKCĐ của Ban ĐPDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu

b Sơ đồ 3.1: Quy trình rút vốn từ Ban ĐPDA về TKCĐ của Ban QLTDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu

Dòng tiền

Giải thích Quy trình rút vốn:

1 Ban QLTDA gửi Ban ĐPDA hồ sơ xin rút vốn;

2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Ban ĐPDA xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút;

3 Ban ĐPDA làm lệnh chi gửi Ngân hàng phục chuyển tiền vào TK tại Ngân hàng phục vụ của Ban QLTDA

4 Ngân hàng phục vụ thông báo cho Ban QLTDA sau khi nhận được vốn do Ban ĐPDA chuyển về

4.3.4 Thanh toán chi phí:

4.3.4.1 Rút vốn theo hình thức thanh toán trực tiếp

Ngân hàng phục vụ Ban ĐPDA Ban ĐPDA

Ban QLTDA

(2)

(4)

Sơ đồ 4: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp tại Ban ĐPDA

Ghi chú: Đường đi của tài liệu

Giải thích Quy trình thanh toán:

1 Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho Ban ĐPDA

2 Ban ĐPDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN đồng cấp kiểm soát chi

3 KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban ĐPDA

4 Ban ĐPDA chuẩn bị đơn xin thanh tóan trực tiếp gửi cho Bộ TC (Cục Quản lý Nợ

và Tài chính đối ngoại)

5 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ TC xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi Ban ĐPDA và WB

6 WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển tiền về tài khoản của nhà thầu

(4)

(1)

(5)

NHTM (6)

Sơ đồ 5: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp tại Ban QLTDA

Giải thích Quy trình thanh toán:

1 Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho Ban QLTDA

2 Ban QLTDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN kiểm soát chi

3 KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban QLTDA

4 Ban QLTDA gửi hồ sơ xin thanh toán trực tiếp lên cho Ban ĐPDA

5 Ban ĐPDA xem xét đơn xin thanh tóan và chấp nhận thanh toán cho Ban QLTDA

6 Ban ĐPDA chuyển tiền về tài khoản của nhà thầu

4.3.4.2 Rút vốn theo hình thức bồi hoàn

Sơ đồ 6: Quy trình rút vốn bồi hoàn

NHTM của Ban QLTDA

(5b)

(4b)

(6b)

(5a) (1b)

(3b)

(1a)

(4a) (2a)

(5)

(6) NHTM

(1) (2)

(3)

Giải thích quy trình thanh toán:

1 1(a), 1(b) Nhà thầu gửi hồ sơ đề nghị thanh toán lên Ban ĐPDA/Ban QLTDA

2 2(a), 2(b) Ban ĐPDA/Ban QLTDA gửi hồ sơ sang cơ quan KSC cùng cấp

3 3(a), 3(b) Sau khi có thông báo kết quả KSC của KBNN Ban ĐPDA/Ban QLTDA thanh toán cho nhà thầu qua TK tại KBNN

4 4(a) Ban QLTDA gửi hồ sơ xin bồi hoàn vốn lên cho Ban ĐPDA

5 5(a) Ban ĐPDA xem xét đơn xin thanh toán và chuyển tiền về tài khoản tại NHTM của Ban QLTDA

6 4(b) Ban ĐPDA gửi Hồ sơ sang Bộ Tài chính

7 (5b) Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi Ban ĐPDA và

- Ban QLTDA thanh toán các chi phí của Ban QLTDA thông qua hình thức tạm ứng

- Các quy định về “ngưỡng”: Ngưỡng là một mức tiền nhất định, theo đó những khoản thanh toán có giá trị vượt ngưỡng sẽ được thông qua TKCĐ của Ban ĐPDA, dưới ngưỡng thì thanh toán từ tài khoản của Ban QLTDA Tài thời điểm hiện tại, ngưỡng được quy định là 500.000 USD Ngưỡng này có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

- Các quy định về tạm ứng: Tạm ứng được thực hiện để Ban QLTDA thực hiện thanh toán các khoản dưới ngưỡng cho nhà thầu Tạm ứng được thực hiện thông qua tài khoản của Ban QLTDA Các khoản tạm ứng được thực hiện hàng quý và được hoàn ứng hàng quý Số dư tạm ứng tối đa được ước tính chi tiêu 06 tháng tiếp theo nhưng không vượt quá mức trần tạm ứng là 500.000 USD, mức trần có thể điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án Tạm ứng được hoàn ứng hàng quý trong vòng 15 ngày kể

từ ngày kết thúc quý Nếu Ban QLTDA nào trong vòng 2 quý liên tục không hoàn ứng theo đúng quy định, Ban QLTDA đó sẽ không được tiếp tục tạm ứng nữa Thay vào đó Ban ĐPDA sẽ thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu của Ban QLTDA

4.3.5.1 Thanh toán các khoản chi phí của Ban ĐPDA và các khoản thanh toán của Ban QLTDA có giá trị tương đương hoặc trên ngưỡng

Sơ đồ 7

Giải thích quy trình thanh toán:

1 Nhà thầu nộp yêu cầu thanh toán cho Ban ĐPDA (1(a)) và cho Ban QLTDA (1(b));

2 Ban ĐPDA nộp yêu cầu thanh toán và chứng từ kèm theo cho Cơ quan Kiểm soát chi (2(a)) và các Ban QLTDA nộp yêu cầu thanh toán và chứng từ kèm theo cho Cơ quan Kiểm soát chi (2(b));

3 Ban QLTDA nộp yêu cầu thanh toán cho Ban ĐPDA;

4 Ban ĐPDA chỉ thị cho ngân hàng thương mại thanh toán; và

5 Ngân hàng thương mại thực hiện thanh toán cho nhà thầu của Ban ĐPDA trong (5(a)) và nhà thầu của Ban QLTDA trong (5(b))

4.3.5.2 Thanh toán các khoản chi phí dưới ngưỡng của Ban QLTDA

4

1(b)