Mục tiêu của Sổ tay Hƣớng dẫn là để thiết lập và duy trì một hệ thống các thủ tục thực hiện và quản lý tài chính dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn của dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” (PPTAF) đƣợc sử dụng hiệu quả. Tất cả các bên tham gia dự án PPTAF phải tuân thủ thực hiện Sổ tay Hƣớng dẫn này, bao gồm: Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) của các Cơ quan chủ quảnCơ quan thực hiện (CQCQCQTH) gồm các Bộ và các cơ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp Nhà nƣớc
BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ NGÂN HÀNG THẾ GIỚI SỔ TAY HƢỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (BAO GỒM HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH) BẢN SỬA ĐỔI THÁNG 11/2015 DỰ ÁN “QUỸ CHUẨN BỊ DỰ ÁN” (PPTAF) Hà Nội - 11/2015 Mục lục Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF MỤC LỤC CHƢƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn thực Quản lý Tài dự án (Sổ tay Hƣớng dẫn) 1.2 Cơ sở pháp lý Sổ tay Hƣớng dẫn 1.3 Tổng quan mục tiêu dự án PPTAF 1.4 Các Hợp phần dự án 1.5 Tổng vốn đầu tƣ nguồn vốn CHƢƠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1 Vai trò trách nhiệm 2.2 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ Ban ĐPDA 11 2.3 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ Ban QLTDA 14 CHƢƠNG QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ TIỂU DỰ ÁN 16 3.1 Quy trình đăng ký TDA 16 CHƢƠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 20 4.1 Khuôn khổ chung quản lý tài 20 4.2 Lập kế hoạch ngân sách dự án 30 4.3 Quy trình giải ngân 38 4.5 Hệ thống kế toán, báo cáo toán dự án 61 4.6 Báo cáo toán dự án, báo cáo hoàn thành dự án thủ tục đóng dự án 67 4.7 Kiểm soát nội 74 4.8 Kiểm toán tài 79 4.9 Giám sát hỗ trợ thực dự án 81 CHƢƠNG ĐẤU THẦU 93 5.1 Các tài liệu quan trọng đấu thầu 93 5.2 Các hạng mục chi tiêu 94 5.3 Các hoạt động yêu cầu Ban ĐPDA Ban QLTDA 95 5.4 Kế hoạch lựa chọn nhà thầu 97 5.5 Xem xét WB 101 CHƢƠNG CÁC VẤN ĐỀ VỀ AN TOÀN XÃ HỘI VÀ MÔI TRƢỜNG 102 CHƢƠNG QUẢN TRỊ, MINH BẠCH VÀ CHỐNG THAM NHŨNG 113 A Bối cảnh 113 Trang i Mục lục Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF B Khái quát biện pháp quản trị dự án PPTAF 114 CHƢƠNG GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ 118 8.1 Trách nhiệm giám sát đánh giá 118 8.2 Khung giám sát đánh giá 118 8.3 Các số 120 8.4 Các họp làm việc Ban ĐPDA với Ban Quản lý/CQTH TDA 121 8.5 Thông tin liên lạc 121 PHỤ LỤC 1: MẪU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TDA PPTAF 123 PHỤ LỤC 2: QUY TRÌNH THỦ TỤC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐĂNG KÝ TDA PPTAF 136 PHỤ LỤC 3: MẪU THỎA THUẬN TÀI CHÍNH TDA PPTAF 143 PHỤ LỤC 4: MẪU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ GIA HẠN VÀ/HO C ĐĂNG KÝ VỐN TÀI TR BỔ SUNG CHO TDA ĐÃ ĐƢ C PH DUYỆT 157 PHỤ LỤC 5: HỆ THỐNG KẾ TOÁN DỰ ÁN (QUYẾT ĐỊNH SỐ 19/2006 CỦA BỘ TÀI CHÍNH) 160 PHỤ LỤC 6: TÓM TẮT CÁC GIAO DỊCH KINH TẾ & BÖT TOÁN KẾ TOÁN 168 PHỤ LỤC 7: MẪU BIỂU BÁO CÁO DỰ ÁN 173 PHỤ LỤC 8: DANH MỤC VĂN BẢN PHÁP LÝ: LUẬT, NGHỊ ĐỊNH, QUYẾT ĐỊNH, THÔNG TƢ VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ÁP DỤNG ĐỐI VỚI DỰ ÁN ODA…… 180 PHỤ LỤC 9: MẪU HƢỚNG DẪN VỀ AN TOÀN ÁP DỤNG CHO TDA TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU TƢ 183 PHỤ LỤC 10: KHUNG THEO DÕI KẾT QUẢ ĐIỀU CHỈNH 190 PHỤ LỤC 11: NỘI DUNG BÁO CÁO QUÝ CỦA CÁC BAN QUẢN LÝ TDA GỬI BAN ĐPDA 196 PHỤ LỤC 12: BI N BẢN XÁC NHẬN KẾT THÖC THỎA THUẬN TÀI CHÍNH TIỂU DỰ ÁN 204 Trang ii Danh mục viết tắt Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Ban ĐPDA Ban QLTDA BCĐ BCTC Bộ GDĐT Bộ GTVT Ban Điều phối dự án Ban Quản lý Tiểu dự án Ban Chỉ đạo Báo cáo tài Bộ Giáo dục Đào tạo Bộ Giao thông Vận tải Bộ KHCN Bộ KHĐT Bộ NN&PTNT Bộ TC Bộ TNMT CPS CQCQ/CQTH CSHT DPO EA EIA EMP GAF GDP GTAP HCSN HĐTĐC KBNN KH KH QLMT KH PTKT-XH KT-XH MOU NGO NHNNVN NSNN Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Bộ Tài Bộ Tài nguyên Môi trƣờng Chiến lƣợc hợp tác quốc gia Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực Cơ sở hạ tầng Đề cƣơng chi tiết dự án Đánh giá môi trƣờng Đánh giá tác động môi trƣờng Kế hoạch Quản lý môi trƣờng Khung Quản trị Trách nhiệm Tổng sản phẩm quốc nội Kế hoạch hành động Quản trị Minh bạch Hành nghiệp Hành động Tái định cƣ Kho bạc Nhà nƣớc Kế hoạch Kế hoạch Quản lý môi trƣờng Kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội Kinh tế - Xã hội Biên ghi nhớ Tổ chức phi phủ Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam Ngân sách Nhà nƣớc Trang iii Danh mục viết tắt ODA PPTAF QA QC QLTC RAP RSS SOE SP-TT SS TA TA-TT TDA TĐC TĐXH TKCĐ TKDA TKTƢ TOR TTTC UBND USD VNĐ Vụ KTĐN WB Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Hỗ trợ phát triển thức Dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” Đảm bảo chất lƣợng Kiểm soát chất lƣợng Quản lý Tài Kế hoạch hành động tái định cƣ Ban Thƣ ký An toàn khu vực Sao kê chi tiêu Nhóm công tác Tiểu dự án Ngân hàng Thế giới Bảng tóm tắt chi tiêu Hỗ trợ kỹ thuật Nhóm công tác dự án PPTAF Ngân hàng Thế giới Tiểu dự án Tái định cƣ Tác động xã hội Tài khoản Chỉ định Tài khoản Dự án Tài khoản Tạm ứng Điều khoản tham chiếu Thỏa thuận Tài Ủy ban Nhân dân Đô la Mỹ Đồng Việt Nam Vụ Kinh tế Đối ngoại Ngân hàng Thế giới Trang iv Chƣơng Giới thiệu chung mô tả dự án Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF CHƢƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn thực Quản lý tài dự án (Sổ tay Hƣớng dẫn) Mục tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn để thiết lập trì hệ thống thủ tục thực quản lý tài dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” (PPTAF) đƣợc sử dụng hiệu Tất bên tham gia dự án PPTAF phải tuân thủ thực Sổ tay Hƣớng dẫn này, bao gồm: Các Ban Quản lý Tiểu dự án (Ban QLTDA) Cơ quan chủ quản/Cơ quan thực (CQCQ/CQTH) gồm Bộ quan Chính phủ, Ủy ban Nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố doanh nghiệp Nhà nƣớc; Các cán nhân viên Ban Điều phối dự án (Ban ĐPDA) thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tƣ (Bộ KHĐT); Các chuyên gia tƣ vấn độc lập tham gia thực nhiệm vụ công việc cụ thể 1.2 Cơ sở pháp lý Sổ tay Hƣớng dẫn Sổ tay Hƣớng dẫn đƣợc Bộ trƣởng Bộ KHĐT phê duyệt tài liệu để thực phạm vi dự án PPTAF Tiểu dự án (TDA) liên quan Tài liệu đƣợc Ngân hàng Thế giới (WB) ban hành “Thƣ không phản đối” (NOL) Sổ tay Hƣớng dẫn “tài liệu động”, đƣợc phát triển bổ sung trình thực dự án Yêu cầu phải có ý kiến chấp thuận thức Bộ KHĐT WB trƣớc có sửa đổi Sổ tay Hƣớng dẫn 1.3 Tổng quan mục tiêu dự án PPTAF Đầu tƣ công Việt Nam, đặc biệt dự án hạ tầng kỹ thuật, thƣờng bị chậm tiến độ so với kế hoạch đề giai đoạn hình thành dự án Tình trạng xảy tƣơng tự dự án vốn vay WB nhƣ nhà tài trợ khác Mặc dù tỷ lệ giải ngân dự án thuộc nhóm sáu Ngân hàng tài trợ có gia tăng đáng kể năm vừa qua, nhƣng tỷ lệ thấp tỷ lệ đƣợc cam kết Kết phần vốn tồn đọng chƣa giải ngân đƣợc tiếp tục tăng lên, khoảng 11 tỷ USD vào cuối năm 2008 Việc thực danh mục Trang Chƣơng Giới thiệu chung mô tả dự án Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF đầu tƣ mà trƣớc đƣợc đánh giá tốt trở nên đặc trƣng tiến độ giải ngân chậm trễ xu hƣớng giảm tỷ lệ giải ngân gần Điều trình khởi động chậm chạp dự án nhƣ chậm tiến độ trình thực làm giảm lợi ích dự kiến dự án gia tăng chi phí dự án Dự án PPTAF hỗ trợ nỗ lực Chính phủ việc cải thiện hiệu thực dự án PPTAF thực mục tiêu thông qua việc cung cấp hỗ trợ cho bƣớc quan trọng hoạt động chuẩn bị dự án, phƣơng diện tiến độ chất lƣợng Điều đƣợc thực thông qua việc thành lập Quỹ “Chuẩn bị dự án” thực TDA để chi cho công tác nghiên cứu khả thi, thiết kế chi tiết, đấu thầu hoạt động chuẩn bị dự án cần thiết khác tất lĩnh vực phát triển Hồ sơ đăng ký TDA PPTAF CQCQ tiềm đƣợc chấp thuận từ tháng 10/2010 Ban đầu dự án đƣợc phê duyệt thực năm (tháng 10/2010 - tháng 12/2015) dự kiến gia hạn đến ngày 31/10/2017 Mục tiêu phát triển dự án PPTAF giúp tăng cƣờng lực cho quan Chính phủ công tác lập kế hoạch chuẩn bị dự án đầu tƣ công hiệu theo tiêu chuẩn chất lƣợng quốc tế Các kết cần đạt đƣợc dự án bao gồm: (a) Nâng cao chất lƣợng từ giai đoạn ban đầu; (b) Rút ngắn thời gian chuẩn bị thời gian thực hóa lợi ích dự án; (c) Tăng cƣờng lực cho quan Chính phủ công tác tƣ vấn nƣớc để chuẩn bị hồ sơ chuẩn bị dự án đạt chất lƣợng cao theo tiến độ thời gian hợp lý Bộ KHĐT xác định nguồn tài trợ khác phù hợp nguồn vốn PPTAF cho hoạt động chuẩn bị khuôn khổ TDA thuộc Hợp phần A B dự án PPTAF (chi tiết hợp phần đƣợc trình bày mục 1.4 dƣới đây) Các TDA có hoạt động chuẩn bị sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (nhƣ thiết kế kỹ thuật chi tiết, v.v…) đƣợc tiếp tục hay không phụ thuộc vào kết nghiên cứu khả thi Ngoài ra, việc tài trợ cho công tác chuẩn bị thông qua TDA Quỹ không đảm bảo dự án tiếp tục đƣợc tài trợ từ nguồn vốn đầu tƣ WB Trang Chƣơng Giới thiệu chung mô tả dự án Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF 1.4 Các Hợp phần dự án Dự án gồm Hợp phần sau: Hợp phần A: Quỹ Chuẩn bị dự án Dự án tài trợ công tác chuẩn bị dự án đầu tƣ giai đoạn 05 năm thực Những TDA hỗ trợ chuẩn bị cho khoản đầu tƣ sở hạ tầng quy mô lớn khoản đầu tƣ cho lĩnh vực xã hội với quy mô nhỏ Phạm vi Hợp phần bao gồm tất công việc cần thiết để hoàn thành TDA để dự án đầu tƣ bắt đầu có vốn đầu tƣ Một TDA hợp lệ để đƣợc xem xét cấp tài trợ Hợp phần phải nằm danh mục dự án ODA đƣợc Chính phủ phê duyệt phù hợp với Chiến lƣợc hợp tác quốc gia (CPS) WB dành cho Việt Nam thông qua thỏa thuận cụ thể WB Bộ KHĐT Ngoài ra, TDA có hoạt động chuẩn bị sau giai đoạn nghiên cứu khả thi (ví dụ nhƣ thiết kế kỹ thuật chi tiết) đƣợc tài trợ, tuỳ thuộc vào tính khả thi dự án đầu tƣ Hợp phần B: Quản lý Quỹ Chuẩn bị dự án Chƣơng trình tăng cƣờng lực Hợp phần hỗ trợ cho Bộ KHĐT, CQCQ dự án, trình thực dự án, đồng thời tăng cƣờng lực cho CQTH TDA hỗ trợ đối thoại nghiên cứu sách liên quan để cải thiện chƣơng trình phát triển tổng thể Việt Nam kết thực dự án Hợp phần gồm Tiểu hợp phần dƣới đây: Tiểu hợp phần B-1: Dịch vụ hỗ trợ Quỹ Chuẩn bị dự án Những dịch vụ đem lại hỗ trợ cần thiết cho Bộ KHĐT để quản lý dự án hiệu quả, thông qua Nhóm tƣ vấn hỗ trợ gồm tƣ vấn độc lập nƣớc quốc tế với chuyên môn sâu quản lý dự án Các lĩnh vực hỗ trợ dành cho Bộ KHĐT bao gồm: Xem xét xử lý Hồ sơ đăng ký TDA; Theo dõi đánh giá tổng thể dự án; Quản lý tài tổng hợp; Hƣớng dẫn đấu thầu an toàn cho CQCQ/CQTH; Trang Chƣơng Giới thiệu chung mô tả dự án Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Quản lý danh mục theo dõi/đảm bảo chất lƣợng chuẩn bị chƣơng trình tăng cƣờng lực để triển khai cho Tiểu hợp phần B-2 B-3 Tiểu hợp phần B-2: Dịch vụ hỗ trợ lực chuẩn bị dự án Các dịch vụ đƣợc thiết kế nhằm hỗ trợ hoạt động xây dựng lực tổng thể (chủ yếu cho CQCQ/CQTH) chuẩn bị TDA Dƣới đạo Bộ KHĐT, tƣ vấn hỗ trợ lực cung cấp hỗ trợ cho: (a) Các CQCQ/CQTH TDA nói riêng dự án PPTAF nói chung nhằm nâng cao lực quan việc chuẩn bị dự án hiệu theo tiêu chuẩn chất lƣợng cao; (b) Các tƣ vấn quan lập kế hoạch Việt Nam khía cạnh kỹ thuật tài liệu chuẩn bị dự án Tiểu hợp phần B-3: Hỗ trợ sách kiện toàn thể chế Những dịch vụ cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho Bộ KHĐT quan quản lý liên quan Chính phủ nhƣ Bộ Tài (Bộ TC) Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam (NHNNVN) để cải thiện thể chế thủ tục dự án đầu tƣ công nói chung Việt Nam, bao gồm hỗ trợ xuất phát từ hoạt động Sáng kiến hợp tác Chính phủ sáu Ngân hàng Các tƣ vấn Hợp phần B-1 hỗ trợ Bộ KHĐT xây dựng nhiệm vụ chi tiết cho Tiểu hợp phần với việc xem xét phê duyệt WB Các hoạt động bao gồm việc chuẩn bị Sổ tay Hƣớng dẫn, hội thảo, in ấn phát hành tài liệu Hợp phần C: Chi phí hoạt động chi phí quản lý dự án: Hợp phần C nhằm hỗ trợ Bộ KHĐT để: (a) Tiến hành kiểm toán độc lập hàng năm; (b) Mua sắm trang thiết bị đồ dùng cần thiết để quản lý dự án Chính phủ Việt Nam phân bổ triệu USD từ nguồn vốn đối ứng để chi trả cho chi phí quản lý dự án Bộ KHĐT Trong trình đăng ký TDA, CQCQ/CQTH chuẩn bị đề xuất Chính phủ phân bổ vốn đối ứng cho quan để chi cho quản lý TDA 1.5 Tổng vốn đầu tƣ nguồn vốn Nguồn vốn đầu tƣ cho dự án PPTAF đƣợc mô tả chi tiết nhƣ sau: a) Tổng vốn đầu tƣ: 103 triệu USD, đó: Vốn vay WB (IDA): 100 triệu USD, chiếm 97,09% tổng vốn dự án; Trang Chƣơng Giới thiệu chung mô tả dự án Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Vốn đối ứng Chính phủ Việt Nam: 57 tỷ đồng (tƣơng đƣơng triệu USD), chiếm 2,91% tổng vốn dự án Vốn đối ứng đƣợc cấp cho dự án Bộ KHĐT bố trí hàng năm theo quy định Luật Ngân sách Nhà nƣớc; Vốn đối ứng cho TDA: Trong trình xin tài trợ, CQCQ chuẩn bị đề xuất Chính phủ phê duyệt phân bổ vốn đối ứng cho quan để chi cho quản lý TDA Các doanh nghiệp Nhà nƣớc sử dụng nguồn ngân sách tự có doanh nghiệp để chi cho quản lý TDA b) Cơ chế tài chính: Khoản tín dụng IDA vốn vay Chính phủ đƣợc cấp từ Ngân sách Nhà nƣớc cho TDA đƣợc phê duyệt Trang Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Increase the number of projects prepared under a sub-project that have achieved the readiness criteria of completion of procurement ready to award contracts at time of financing approval for either (i) 30% of the value of the total project cost; or (ii) the first 18 months of activities Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Captured by results indicators below Annual D Đánh giá số kết Gia tăng số lượng dự án chuẩn bị thông qua Tiểu dự án mà đạt tiêu chí sẵn sàng đấu thầu để sẵn sàng trao thầu thời điểm dự án phê duyệt cho (a) 30% giá trị tổng chi phí dự án; (b) hoạt động 18 tháng Number of PPTAF financed subprojects detailed design packages using international standards like environment and social safeguards Số lượng gói thầu thiết kế chi tiết TDA sử dụng vốn PPTAF có áp dụng tiêu chuẩn quốc tế chẳng hạn quy định an toàn môi trường xã hội MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools Hàng năm Number N Annual Số lượng 12 14 16 MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB PPTAF sub-project monitoring Bộ KHĐT MPI 18 Hàng năm Giám sát Tiểu dự án PPTAF Bộ KHĐT OUTCOME INDICATORS/CÁC CHỈ SỐ ĐẦU RA Outcome Indicator: /Chỉ số đầu ra: Evidence of improved project quality at entry through an increase in detail and range of documentation ready by appraisal of the resulting investment loan, and more substantial completion of start-up activities prior to investment loan approval Captured by results indicators below Annual D Đánh giá số kết Hàng năm Portfolio Monitoring of PPTAF and creation of baseline Giám sát danh mục quản lý dự án PPTAF xây dựng liệu sở MPI Bộ KHĐT Trang 192 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Bằng chứng chất lượng đầu vào dự án cải thiện thông qua gia tăng chi tiết loại tài liệu sẵn sàng thời điểm thẩm định khoản vay đầu tư hoàn thành nhiều hoạt động hỗ trợ khởi động dự án trước khoản vay đầu tư phê duyệt MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools Time taken to achieve first disbursement from Effectiveness for projects that have used PPTAF funds Thời gian để đạt giải ngân kể từ ngày hiệu lực dự án đầu tư mà sử dụng vốn PPTAF để chuẩn bị Months R Annual 21.6 12 7 Số tháng 6 Hàng năm MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB Bộ KHĐT Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: There is an increase in the number of projects prepared under a sub-project that have achieved the readiness criteria of completion of procurement ready to award contracts at time of financing approval for either:(i) 30% of the value of the total project cost; or (ii) the first 18 months of activities Gia tăng số lượng dự án chuẩn bị thông qua Tiểu dự án đạt tiêu chí sẵn sàng đấu thầu để sẵn sàng trao thầu thời điểm dự án phê duyệt cho (a) 30% giá trị tổng chi phí dự án; (b) hoạt động 18 tháng Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools D D % % i) (ii.) n/a (i) 21.6** Quarterly 25% 25% 25% Hàng quý 15m 15m Quarterly MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB MPI status reports and Bank portfolio Bộ KHĐT MPI Trang 193 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF (ii.) n/a Hàng quý For projects prepared using the Project facility, the time required to achieve 10% disbursement is reduced compared with: (i) the situation before the facility came into existence; and (ii) projects prepared without accessing the facility monitoring tools Bộ KHĐT Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB Đối với dự án sử dụng nguồn hỗ trợ Quỹ PPTAF để chuẩn bị dự án, thời gian cần để đạt 10% giải ngân giảm so với (a) tình trạng trước thực dự án PPTAF; (b) dự án chuẩn bị mà không sử dụng vốn từ dự án PPTAF Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: Number of PPTAF financed Project Management Units (PMU) with experience on World Bank policies and guidelines before board approval MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools Number N Annual Số lượng 10 Hàng năm Số lượng Ban Quản lý Dự án (PMU) sử dụng vốn PPTAF có kinh nghiệm sách hướng dẫn WB trước Ban Giám đốc WB phê duyệt dự án đầu tư Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: Quality of Detailed Design activities financed by PPTAF that met international standards Chất lượng hoạt động thiết kế chi tiết PPTAF tài trợ đạt tiêu chuẩn quốc tế Qualitative assessment End of the project Đánh giá chất lượng Kết thúc dự án N MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB This indicator will be measured by an independent review of the detailed designs Chỉ số đo lường thông qua đánh giá độc lập thiết kế chi tiết Bộ KHĐT MPI Bộ KHĐT Trang 194 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: Time taken to complete international procurement packages related to civil works in PPTAF financed activities MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools Months N Annual 30 30 29 20 16 14 12 Số tháng Hàng năm Thời gian để hoàn thành gói thầu quốc tế liên quan đến hạng mục xây dựng thuộc hoạt động sử dụng vốn PPTAF Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: Bộ KHĐT MPI status reports and Bank portfolio monitoring tools Number of officials and project staff under PPTAF financed sub-projects trained on World Bank fiduciary requirements Number N 10 n/a Annual 50 75 300 300 300 Số lượng Hàng năm Số lượng cán nhân viên thuộc TDA sử dụng vốn PPTAF đào tạo quy định tài đấu thầu WB Intermediate Result indicator: /Chỉ số kết trung gian: Inputs to the development of draft Planning Law MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB MPI Báo cáo trạng Bộ KHĐT công cụ giám sát danh mục quản lý dự án WB Bộ KHĐT Number No No No No Yes Yes Yes Once MPI MPI Số lượng Không Không Không Không Có Có Có Một lần Bộ KHĐT Bộ KHĐT N Tài liệu xây dựng dự thảo Luật Quy hoạch Trang 195 Phụ lục 11 Nội dung Báo cáo Quý TDA Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF PHỤ LỤC 11 – NỘI DUNG BÁO CÁO QUÝ CỦA CÁC BAN QUẢN LÝ TDA GỬI BAN ĐPDA Trang 196 Phụ lục 11 Nội dung Báo cáo Quý TDA Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF ĐỀ CƢƠNG NỘI DUNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI BÁO CÁO QUÝ CỦA TIỂU DỰ ÁN DO CQTH CHUẨN BỊ Trang bìa Mục lục Các khái niệm/ Từ viết tắt sử dụng báo cáo Giới thiệu Báo cáo tóm tắt tình hình thực tiểu dự án Đề nghị báo cáo theo Hợp phần/ Gói thầu TDA Đồng thời phần nêu r vấn đề mà TDA gặp phải, tóm tắt nguyên nhân đề xuất giải pháp xử lý Ngày kết thúc dự án theo kế hoạch Lưu ý: Đề nghị điền thông tin trì cập nhật vào Bảng 1(theo mẫu trang bên) Hoạt động đấu thầu Lưu ý: Đề nghị báo cáo theo gói thầu, trì cập nhật đầy đủ thông tin đánh giá việc thực so với kế hoạch lựa chọn nhà thầu phê duyệt vào Bảng (theo mẫu trang bên) Các vấn đề An toàn 4.1 Chuẩn bị công cụ an toàn Đề nghị tóm tắt thực trạng tiến độ việc chuẩn bị công cụ an toàn cho Dự án đầu tư Những công cụ bao gồm: Đánh giá tác động môi trường (EIA), Kế hoạch quản lý môi trường (EMP), Khung quản lý Môi trường Xã hội, Kế hoạch quản lý dịch bệnh (PMP), Đánh giá tác động xã hội, (Khung) Kế hoạch người dân tộc địa, Kế hoạch hành động tái định cư (RAP), Khung sách tái định cư (RPF)… - Báo cáo tình hình phê duyệt hoạt động hai phía WB Chính phủ - Báo cáo tình trạng công bố công cụ an toàn áp dụng khu vực địa phương 4.2 Thực công tác an toàn trường i Các vấn đề môi trƣờng Đề nghị báo cáo việc lập tài liệu an toàn trình thực dự án Cụ thể tình hình chuẩn bị Kế hoạch quản lý môi trường điều chỉnh công cụ an toàn phê duyệt khác (nếu có), Kế hoạch quản lý môi trường chi tiết theo Trang 197 Phụ lục 11 Nội dung Báo cáo Quý TDA Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF hợp đồng (CSEP) (các) nhà thầu lập, báo cáo giám sát môi trường xã hội độc lập (các) Tư vấn giám sát độc lập chuẩn bị Ngoài ra, đề nghị cập nhật tình hình kết hợp yêu cầu môi trường vào Hợp đồng liên quan ii Các vấn đề xã hội Đề nghị tóm tắt tình trạng vấn đề xã hội vấn đề cụ thể vướng mắc Trang 198 Phụ lục 11 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Bảng 1: Tóm tắt tình hình thực TDA STT Tên hợp phần/ Gói thầu Giá trị Hợp phần/ Gói thầu Theo KH Thỏa thuận Tài USD Theo HĐ ký USD Thời gian thực Theo kế hoạch Theo HĐ ký VND Ƣớc tính tỷ lệ hoàn thành Công tác đấu thầu % Tiến độ thực công việc % Giải ngân Ghi chú/ Các vấn đề chủ yếu gặp phải % Gói thầu – Lập BCKT,… 300.000 299.074 6.280.561.000 1/20141/2015 7/20147/2015 100% 90% 50% Đẩy nhanh giải ngân chuẩn bị thủ tục lý hợp đồng Gói thầu TKCT,… – 700.000 731.067 15.352.000.000 7/20149/2015 3/20159/2015 99% 0% 0% Việc đấu thầu kéo dài dẫn đến phải ép tiến độ thực gói thầu phải đối mặt với khó khăn để thực gói thầu thời hạn đảm bảo tiến độ Gói thầu 3: Mua sắm thiết bị 46.000 45.830 962.546.000 01/2014 11/2014 100% 100% 50% Dứt điểm giải ngân lý HĐ Đào tạo hội thảo 20.000 20.000 60% 30% 1.106.000 1.095.997 50% 25% Tổng cộng Phần vốn dƣ tiết kiệm sau đấu thầu 100% … 10.023 Lưu ý: Phần số liệu thông tin điền bảng ví dụ gợi ý cách điền thông tin Bản sửa đổi tháng 9/2015 Trang 199 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Bảng 2: Báo cáo tóm tắt công tác đấu thầu STT Các nội dung Tên gói thầu Giá gói thầu theo KHĐT duyệt (USD) Ngày WB cấp NOL cho TOR Ngày đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm Ngày WB cấp NOL cho Danh sách ngắn HSMT Dự toán Ngày Chủ Đầu tƣ phê duyệt cho Danh sách ngắn HSMT Dự toán Dự toán (USD) Ngày phát hành Hồ sơ mời thầu Thời gian đóng/mở thầu (Đề xuất kỹ thuật) 10 Ngày trình kết đánh giá Đề xuất kỹ thuật 11 Ngày WB cấp NOL cho kết đề xuất kỹ thuật (chỉ áp dụng gói thầu QCBS) 12 Ngày Chủ Đầu tƣ phê duyệt kết đề xuất kỹ thuật (chỉ áp dụng Gói thầu số … - 01 Gói thầu số … - 02 Gói thầu số … - 03 … Trang 200 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh STT Các nội dung Gói thầu số … - 01 Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Gói thầu số … - 02 Gói thầu số … - 03 … gói thầu QCBS) 13 Thời gian mở Đề xuất tài (chỉ áp dụng gói thầu QCBS) 14 Ngày trình Kết lựa chọn nhà thầu 15 Ngày WB cấp NOL cho Kết lựa chọn nhà thầu 16 Ngày Chủ đầu tƣ phê duyệt Kết lựa chọn nhà thầu 17 Ngày ký Hợp đồng 18 Tên nhà thầu trúng thầu 19 Giá Hợp đồng (USD) 20 Thời gian thực Hợp đồng (tháng) 21 Tiến độ thực Hợp đồng đến cuối Quý 22 Ngày lý Hợp đồng 23 Những vƣớng mắc 24 Đánh giá việc thực theo Kế hoạch lựa chọn nhà thầu kiến nghị 4.3 Đánh giá việc tuân thủ sách quy định an toàn xã hội môi trường Đề nghị đánh giá việc tuân thủ sách, quy định an toàn xã hội môi trường suốt trình thực dự án Việc tuân thủ Trang 201 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF bao gồm biện pháp giảm thiểu (dựa Kế hoạch quản lý môi trường công cụ an toàn liên quan phê duyệt khác) vấn đề chất lượng nước/không khí/tiếng ồn, phòng chống ô nhiễm, đa dạng sinh học tài nguyên thiên nhiên, sức khỏe an toàn, nguồn lực văn hóa vật thể, tăng cường lực… Đề nghị cung cấp bảng/ma trận tóm tắt biện pháp giảm thiểu tác động môi trường nêu cụ thể Kế hoạch quản lý môi trường - Trình bày tóm tắt hoạt động giám sát môi trường xã hội thực Tính hiệu phù hợp biện pháp giảm thiểu thực Yêu cầu nâng cao có? - Cơ chế giải khiếu nại (GRM) có thiết lập? Đề nghị cập nhật thông tin tính hiệu GRM? - Đề nghị xác nhận việc Ban Quản lý dự án có thành lập Phòng phụ trách công tác an toàn hay không? Những cán làm công tác an toàn Chuyên gia an toàn WB Ban Điều phối dự án tập huấn hay chưa? Đề nghị báo cáo tình hình hoạt động Phòng ban phụ trách công tác an toàn 4.4 Thách thức Giải pháp Đề nghị nêu r khó khăn việc thực công tác an toàn đề xuất giải pháp Đề nghị nêu r yêu cầu cần có hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn an toàn Ban Điều phối dự án hay WB Quản lý tài kế toán 5.1 Chi tiết tài khoản ngân hàng dự án 5.2 Tình hình giải ngân nguồn vốn tài trợ Nhân Đề nghị nêu tóm tắt tình hình nhân Tiểu dự án (ví dụ: thuyên chuyển cán bộ, tuyển dụng nhân mới…) sơ đồ cấu tổ chức minh họa kèm theo ghi r tên chức danh vị trí Hoạt động đào tạo Đề nghị nêu tóm tắt nội dung khóa đào tạo tổ chức quý Những vấn đề TDA gặp phải đề xuất giải pháp xử lý Trang 202 Phụ lục 10 Khung theo dõi kết điều chỉnh Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF Các hoạt động dự kiến thời gian tới Đề nghị gắn số giải ngân ước tính với hoạt động, hợp đồng gói thầu cụ thể, v.v 10 Các vấn đề khác (nếu có) Phụ lục: Phụ lục A: Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đƣợc phê duyệt Phụ lục B: Cập nhật Bảng quản lý hợp đồng theo mẫu đính kèm Phụ lục C: Báo cáo giải ngân (IFR) (theo mẫu Ngân hàng Thế giới Đảm bảo báo cáo phải có đầy đủ chữ ký cán liên quan) Trang 203 Phụ lục 12 Biên xác nhận kết thúc TTTC Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF PHỤ LỤC 12 – BIÊN BẢN XÁC NHẬN KẾT THÖC THỎA THUẬN TÀI CHÍNH TIỂU DỰ ÁN Trang 204 Phụ lục 12 Biên xác nhận kết thúc TTTC Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ BIÊN BẢN XÁC NHẬN KẾT THÖC THỎA THUẬN TÀI CHÍNH SỐ… CỦA TIỂU DỰ ÁN … (Điền tên TDA) Căn Hiệp định Tài trợ ngày 15/7/2010 cho Khoản tín dụng số 4779VN để tài trợ cho dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án” đƣợc ký nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Hiệp hội Phát triển Quốc tế; Căn Thỏa thuận Tài (TTTC) cho Tiểu dự án (TDA) …… (Điền tên TDA) … số …… đƣợc ký kết vào ngày …… Bộ Kế hoạch Đầu tƣ …… (Điền tên CQCQ TDA); Căn Báo cáo hoàn thành TDA đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt ngày… tài liệu kèm theo Đại diện Bộ Kế hoạch Đầu tƣ ………… ( Điền tên CQCQ TDA) thống Bên hoàn thành đầy đủ cam kết, quyền nghĩa vụ theo quy định ký Biên Xác nhận kết thúc Thỏa thuận Tài TDA số………ngày …… nêu Sau kết thúc Thỏa thuận Tài TDA, trách nhiệm Bên nhƣ sau: Cơ quan Chủ quản TDA có trách nhiệm: - Bảo quản, lƣu trữ quản lý toàn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu chứng từ TDA để phục vụ cho công tác tra, kiểm toán TDA - Phối hợp với Bộ KHĐT, Ban Điều phối dự án, Ngân hàng Thế giới quan tra, kiểm toán TDA có yêu cầu Trang 205 Phụ lục 12 Biên xác nhận kết thúc TTTC Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF - Hỗ trợ hợp tác với Bộ KHĐT yêu cầu giải trình, làm rõ vấn đề liên quan đến TDA Bộ Kế hoạch Đầu tƣ có trách nhiệm: - Tiếp nhận lƣu trữ tài liệu, hồ sơ TDA đƣợc Ban Quản lý TDA gửi Ban ĐPDA theo quy định - Phối hợp với Cơ quan Chủ quản TDA đợt tra, kiểm toán theo quy định sau TDA kết thúc - Thông báo cho Ngân hàng Thế giới quan liên quan sau hoàn tất thủ tục kết thúc TDA theo quy định Biên đƣợc lập thành 06 bản, Bên giữ 03 có giá trị nhƣ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CƠ QUAN CHỦ QUẢN TDA (Ngƣời đại diện) (Ngƣời đại diện) Trang 206 ... tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn thực Quản lý tài dự án (Sổ tay Hƣớng dẫn) Mục tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn để thiết lập trì hệ thống thủ tục thực quản lý tài dự án nhằm bảo đảm nguồn vốn dự án “Quỹ Chuẩn bị dự án ... lục Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF MỤC LỤC CHƢƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VÀ MÔ TẢ DỰ ÁN 1.1 Mục tiêu Sổ tay Hƣớng dẫn thực Quản lý Tài dự án (Sổ tay Hƣớng dẫn) 1.2 Cơ sở pháp lý Sổ tay. .. định dự án PPTAF Trang 19 Chƣơng Quản lý tài Sổ tay Hƣớng dẫn - PPTAF CHƢƠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 4.1 Khuôn khổ chung quản lý tài 4.1.1 Nguyên tắc chung Quản lý tài chính, kế toán giải ngân dự án