GIAN AN MÔN KỸ NĂNG HÀNH CHINH VĂN PHÒNG

GIÁO ÁN SỐ 01 Thời gian thực hiện 05 giờ Tên bài Tổng quan về công tác văn phòng Thực hiện Ngày tháng năm 2022 TÊN BÀI Chương I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC Sau khi học x.

GIÁO ÁN SỐ 01: Thời gian thực hiện: 05 Tên bài: Tổng quan cơng tác văn phịng Thực hiện: Ngày tháng năm 2022 TÊN BÀI: Chương I: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC Sau học xong này, người học có khả năng: * Về kiến thức - Trình bày khái niệm liên quan đến văn phòng tổ chức lao động văn phịng; - Trình bày chức năng, nhiệm vụ văn phòng; kỹ hành văn phịng; - Trình bày khái niệm ý nghĩa việc tổ chức lao động khoa học cơng tác văn phịng - Trình bày khái niệm thư ký văn phịng; chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phòng; yêu cầu người thư ký văn phòng kỹ cần thiết phải có - Trình bày mục tiêu nội dung đại hóa cơng tác văn phòng * Về kỹ - Nhận biết hoạt động hành văn phịng; - Thực cơng việc hành văn phịng xếp, bố trí phịng làm việc khoa học; quản lý thơng tin, hồ sơ, tài liệu an toàn, hiệu * Về lực tự chủ trách nhiệm - Phát huy trách nhiệm thực cơng tác văn phịng; - Thường xuyên cập nhật quy định pháp luật để thực có hiệu nhiệm vụ giao; - Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, phong cách làm việc đại tinh thần hợp tác với đồng nghiệp ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn I ỔN ĐỊNH LỚP HỌC: Thời gian: 05 phút Kiểm tra sĩ số Kiểm tra cũ: Không kiểm tra cũ Những yêu cầu học sinh tham gia lớp học II THỰC HIỆN BÀI HỌC: HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC T T NỘI DUNG Dẫn nhập HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG CỦA GV CỦA HS - Giới thiệu Giới thiệu môn học nội dung chương trình - Lắng nghe, ghi chép THỜI GIAN 05 phút Giảng I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG (40 phút) Khái niệm văn phịng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức - Hỏi - Suy nghĩ, trả - Nhận xét, lời tổng kết, kết - Lắng nghe, luận ghi chép Chức văn phòng - Chức tham mưu, tổng hợp; - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép - Chức giúp việc điều hành; - Đưa ví dụ - Đưa ví dụ - Chức hậu cần Nhiệm vụ văn phòng - Lắng nghe, ghi chép 15 phút - Lắng nghe, ghi chép - Tham mưu, tổng hợp; - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép - Cơng tác hành - tổ chức; - Hỏi - Công tác quản trị - tài vụ 10 phút 15 phút - Suy nghĩ, trả lời - Nhận xét, - Lắng nghe, tổng kết, kết ghi chép luận II TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG (40 phút) Khái niệm ý nghĩa việc tổ chức lao động khoa học công tác - Giảng giải, - Lắng nghe, văn phịng phân tích ghi chép - Cho ví dụ 1.1 Khái niệm - Lắng nghe, ghi chép + Tổ chức lao động 15 phút + Tổ chức lao động khoa hoc công tác văn phòng tổ chức làm việc theo phương pháp khoa học dựa vào thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tiễn áp dụng có hệ thống hoạt động văn phòng 1.2 Ý nghĩa việc tổ chức lao động văn phòng + Về mặt kinh tế - Tổ chức lao động khoa học cho phép nâng cao suất lao động, tăng cường hiệu sản xuất - Tiết kiệm lao động sống chi phí cho cơng tác văn phịng, sử dụng có hiệu nguồn lực + Về mặt xã hội - Giảm nhẹ lao động an toàn lao động, đảm bảo sức khoẻ cho người lao động - Tránh lãng phí thời gian - Giảng giải, Tổ chức phịng làm việc bố phân tích trí máy móc, thiết bị văn phịng - Hỏi - Tổ chức phịng làm việc thực - Đưa ví dụ biện pháp để trang thiết bị bố trí xếp chổ làm việc, phương tiện dụng cụ lao động cách hợp lý, theo chức ông cụ chúng - Trang bị máy móc, trang thiết bị chun dùng cho cơng tác văn phịng - Bố trí phịng làm việc trang thiết bị - Lắng nghe, ghi chép - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép 15 phút Các yếu tố tác động đến suất lao động - Sự thoáng mát Điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, khơng khí làm việc phịng; - Tiếng động; Màu sắc trang trí nộ thất phịng làm việc; - Ánh sáng III THƯ KÝ VĂN PHÒNG Khái niệm thư ký văn phòng - Giảng giải, - Lắng nghe, ghi chép Thư ký văn phòng người phân tích giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan - Đưa ví dụ - Lắng nghe, đến lĩnh vực chuyên mơn ghi chép văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phòng - Giảng giải, 2.1 Chức Thư ký văn phân tích phịng: - Hỏi - Nhóm chức liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn - Đưa ví dụ - đến - Nhận xét, - Nhóm chức thuộc quản lý tổng kết công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng công tác,… 2.2 Nhiệm vụ Thư ký văn phịng - Thu thập, xử lý cung cấp thơng tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đơn vị; - Biên tập văn bản, tổ chức xếp, - Lắng nghe, ghi chép - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép - Lắng nghe, ghi chép (125 phút) quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức xếp hoạt động hành quan, đơn vị; - Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Yêu cầu người thư ký văn phòng - Giảng giải, - Lắng nghe, - Yêu nghề có ý thức vươn lên phân tích ghi chép nghề nghiệp - Suy nghĩ, trả - Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để - Hỏi lời công việc - Lắng nghe, - Cẩn thận chu đáo - Đưa ví dụ - Cởi mở biết tự kiềm chế cần - Nhận thiết tổng kết - Kín đáo ghi chép - Lắng nghe, xét, ghi chép - Năng động linh hoạt - Tương trợ đồn kết IV KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG - Giảng giải, - Lắng nghe, Kỹ cứng phân tích ghi chép Kỹ hiểu kiến thức kỹ chuyên môn cơng việc Tính chất kỹ cứng thiên kỹ thuật Những kỹ thường đúc kết qua thực hành học thuật Kỹ cứng rèn luyện thơng qua q trình học tập làm việc sở giáo dục nơi làm việc - Hỏi - Suy nghĩ, trả lời - Đưa ví dụ - Lắng nghe, ghi chép - Nhận tổng kết Kỹ cứng mang tính định lượng được, cụ thể kỹ cứng hành văn phịng như: + Soạn thảo văn Quản lý văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ, đại hố cơng tác văn phịng … + Trình độ ngoại ngữ định xét, - Lắng nghe, ghi chép + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng… + Tiếp khách + Lên lịch công tác + Kỹ nghe điện thoại + Kiến thức tổng quát mặt: - Lắng nghe, kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế toán ghi chép tài chính, tâm lý xã hội, văn hố - Giảng giải, phân tích - Suy nghĩ, trả nghệ thuật, ngoại ngữ lời - Hỏi Kỹ mềm - Lắng nghe, Kỹ mềm có thiên hướng liên ghi chép quan tới tính cách cá nhân, khơng - Đưa ví dụ - Lắng nghe, mang tính chun mơn, kỹ thuật Kỹ Nhận xét, ghi chép mềm hiểu khả tổng kết tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể Cụ thể kỹ mềm hành văn phịng như: - Kỹ giao tiếp, Kỹ quản lý thời gian, Kỹ thuyết trình, Kỹ tư duy, Kỹ giải vấn đề, Kỹ tự học, Kỹ làm việc nhóm Kỹ xử lý tình Kỹ thương lượng - đàm phán V HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÒNG - Giảng giải, - Lắng nghe, ghi chép Mục tiêu đại hóa cơng phân tích - Hỏi - Suy nghĩ, trả tác văn phòng lời - Tạo tiền đề cho phát triển công tác văn phịng - Đưa ví dụ - Lắng nghe, ghi chép - Giảm thời gian lãng phí - Nhận xét, - Lắng nghe, ách tắc công việc tiếp nhận xử tổng kết ghi chép lý chuyển tải thông tin - Nâng cao suất lao động khỏi cơng việc mang tính vụ Tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ, cơng chức văn phịng - Tiết kiệm chi phí cơng tác văn phịng =>> Hiện đại hóa cơng tác văn phòng việc cần thiết, phù hợp với xu hướng thời đại, đáp ứng đòi hỏi công đổi Những nội dung - Giảng giải, - Lắng nghe, đại hóa cơng tác văn phịng phân tích ghi chép - Hiện đại hóa văn phịng thơng qua - Hỏi nội thất văn phòng; - Suy nghĩ, trả lời - Hiện đại hóa văn phịng thơng qua - Đưa ví dụ thiết bị cơng nghệ; - Nhận xét, - Hiện đại hóa văn phịng thơng qua tổng kết tác phong nhân viên - Lắng nghe, ghi chép Củng cố kiến thức kết thúc - Lắng nghe, ghi chép - Khái quát - Lắng nghe nội dung giảng: - Lắng nghe, + Những vấn ghi chép đề lý luận công tác văn phòng 03 phút + Khái niệm thư ký văn phòng, vai trò thư ký, nghiệp vụ thư ký văn phòng Hướng dẫn tự học Tài liệu tham khảo Nghiên cứu - Lắng nghe Nghị định - Làm tập nêu - Đọc 01 phút Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hóa -Thơng tin, 2005; Trần Hữu Vinh, Đề cương giảng Nghiệp vụ Hành văn phịng, 2015; III RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN Ngày tháng năm 20 KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ GIẢNG VIÊN Phan Thị Phương Huyền Nguyễn Thị Thanh Tâm GIÁO ÁN SỐ 02: Thời gian thực hiện: 05 Tên bài: Thu thập xử lý thông tin Thực hiện: Ngày tháng năm 2022 TÊN BÀI: Chương II: THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC Sau học xong này, người học có khả năng: * Về kiến thức - Trình bày khái niệm thơng tin quản lý hành chính, phân loại thơng tin, u cầu quy trình tổ chức thơng tin cơng tác văn phịng - Trình bày vai trò thư ký văn phòng hoạt động tổ chức thơng tin - Trình bày vai trị người thư ký văn phịng việc tổ chức cơng tác thông tin liên lạc cho lãnh đạo * Về kỹ - Thực quy trình tổ chức cơng tác thơng tin nghiệp vụ văn phịng * Về lực tự chủ trách nhiệm - Phát huy trách nhiệm thực công tác văn phịng; - Chấp hành quy trình tiếp nhận xử lý thông tin; thường xuyên cập nhật kiến thức mới, học tập, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công tác thông tin quan công tác - Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, kỷ luật đại ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn I ỔN ĐỊNH LỚP HỌC: Thời gian: 05 phút Kiểm tra sĩ số Kiểm tra cũ: Không kiểm tra cũ Những yêu cầu học sinh tham gia lớp học II THỰC HIỆN BÀI HỌC: HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC T T NỘI DUNG Dẫn nhập HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG CỦA GV CỦA HS - Giới thiệu Giới thiệu môn học nội dung chương trình - Lắng nghe, ghi chép THỜI GIAN 05 phút Giảng I THÔNG TIN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ - Giảng giải, - Lắng nghe, ghi chép Khái niệm, đặc điểm vai trị phân tích thông tin hoạt động quản lý - Đưa ví dụ - Lắng nghe, ghi chép - Khái niệm Thông tin hoạt động quản lý - Suy nghĩ, trả phản ánh nội dung hình thức - Hỏi lời liên lạc đối tượng, - Lắng nghe, tín hiệu thu nhận, hiểu Nhận xét, ghi chép đánh giá có ích cho việc tổng kết, kết định luận - Đặc điểm + Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường phương tiện thông tin đại chúng + Thông tin quản lý sản phẩm lao động quản lý, đồng thời thơng điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý + Giá trị thông tin phụ thuộc vào tính cần thiết thơng tin, độ xác, đầy đủ kịp thời thông tin + Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo - Vai trò + Là phương tiện để thống hoạt động tổ chức nhằm đạt mục (125 phút) 20 phút tiêu chung + Là sở để định nhà quản lý + Là phương tiện đặc trưng hoạt động quản lý + Giúp cá nhân, tổ chức, đơn vị thu hẹp khỏa cách vùng miền, quốc gia Phân loại thông tin hoạt - Giảng giải, - Lắng nghe, động quản lý phân tích ghi chép 2.1 Căn vào quan hệ quản lý - Thơng tin từ xuống - Đưa ví dụ - Thông tin từ lên - Thông tin chéo - Hỏi - Suy nghĩ, trả lời 2.2 Căn vào lĩnh vực hoạt động - Thơng tin trị - Thông tin kinh tế - Lắng nghe, ghi chép - Nhận xét, tổng kết, kết - Lắng nghe, ghi chép luận - Thơng tin văn hóa xã hội - Thông tin khoa học kỹ thuật - Thông tin tự nhiên môi trường - Thông tin an ninh - quốc phịng 2.3 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng - Thông tin tra cứu - Thơng tin thơng báo 2.4 Căn vào tính chất pháp lý thông tin (nguồn thông tin) - Thơng tin thức - Thơng tin khơng thức 2.5 Căn vào hình thức truyền tin 10 20 phút quan (cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động tra, kiểm tra, đánh giá hoạt động quan + Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan tổ chức + Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị để phục vụ tra cức thông tin khứ, tiền đề công tác lưu trữ Những yêu cầu công - Giảng giải, - Lắng nghe, tác văn thư phân tích ghi chép - Nhanh chóng; - Hỏi - Chính xác; - Bí mật; - Hiện đại Nội dung công tác văn thư 10 phút - Suy nghĩ, trả lời - Nhận xét, tổng - Lắng nghe, ghi chép kết, kết luận - Lắng nghe, - Đưa ví dụ ghi chép - Soạn thảo, ký ban hành văn bản; - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép - Quản lý văn (đến, đi); - Hỏi 20 phút - Suy nghĩ, trả lời - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Nhận xét, tổng - Lắng nghe, ghi chép - Quản lý sử dụng dấu, thiết kết, kết luận - Lắng nghe, bị lưu khóa bí mật cơng tác - Đưa ví dụ ghi chép văn thư - Giới thiệu Nghị định số - Ghi nhớ, tìm đọc 30/NĐ-CP Yêu cầu quản lý công tác văn - Giảng giải, - Lắng nghe, thư phân tích ghi chép (Tại Khoản Điều Nghị định - Hỏi 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư) - Nhận xét, tổng - Văn quan, tổ chức phải kết, kết luận soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình - Đưa ví dụ thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật - Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng 35 - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép - Ghi chép 10 phút ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật - Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn Bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận - Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật II NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VÀ - Giảng giải, - Lắng nghe, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN phân tích ghi chép Nguyên tắc chung việc - Hỏi quản lý giải văn đến - Suy nghĩ, trả lời - Tất văn đến, phải quản - Nhận xét, tổng - Lắng nghe, lý tập trung văn thư ghi chép kết, kết luận - Văn đi, văn đến thuộc - Đưa ví dụ - Ghi chép ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn Bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận - Văn mật đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước 36 Quản lý giải văn - Giảng giải, - Lắng nghe, đến phân tích ghi chép (45 phút) 2.1 Khái niệm văn đến phút - Đưa ví dụ Văn đến Tất văn bản, tài - Hỏi liệu, thư từ quan nhận - Nhận xét, tổng từ bên gửi đến gọi chung kết, kết luận văn đến - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép 2.2 Nội dung, nghiệp vụ tổ chức - Giảng giải, - Lắng nghe, ghi chép quản lý giải văn đến phân tích - Đưa ví dụ - Tiếp nhận văn đến - Phân loại, bóc bì, đóng dấu "đến" - Đăng ký văn đến + Đăng ký văn đến sổ 15 phút - Hỏi - Suy nghĩ, trả - Nhận xét, tổng lời kết, kết luận - Lắng nghe, - Trình chiếu ghi chép + Đăng ký văn đến Hệ loại mẫu sổ, - Quan sát dấu thống - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Giải văn đến; + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Quản lý giải văn - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép - Ví dụ minh - Lắng nghe, 2.1 Khái niệm văn họa ghi chép Tất văn bản, tài liệu, thư từ gửi quan gọi văn phút 3.2 Nội dung, nghiệp vụ tổ chức - Giảng giải, - Lắng nghe, quản lý văn phân tích ghi chép 15 phút - Cấp số, thời gian ban hành văn - Đưa ví dụ - Đăng ký văn - Hỏi + Đăng ký sổ; + Đăng ký văn Hệ thống - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ - Suy nghĩ, trả - Nhận xét, tổng lời kết, kết luận - Lắng nghe, - Trình chiếu ghi chép 37 chức, dấu độ mật, mức độ khẩn loại mẫu sổ, - Quan sát (đối với văn giấy); ký số dấu quan, tổ chức (đối với văn điện tử) - Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn III QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG - Giảng giải, Lắng nghe, ghi phân tích chép CON DẤU - Suy nghĩ, trả Khái niệm vai trò - Đưa ví dụ lời dấu hoạt động quan, tổ - Hỏi chức - Nhận xét, tổng - Lắng nghe, ghi chép kết, kết luận - Khái niệm Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước - Vai trò Con dấu có vai trị quan trọng việc ban hành văn bản, nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức ban hành văn bản; khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành văn Quản lý dấu - Giới thiệu - Lắng ghi nhớ * Nguyên tắc quản lý sử dụng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP dấu - Tuân thủ Hiến pháp pháp luật - Bảo đảm công khai minh bạch tạo điều kiện cho thuân lợi cho quan, tổ chức, cá nhân thực thủ tục dấu - Việc đăng ký, quản lý dấu cho phép sử dụng dấu bảo đảm điều kiện theo quy định Nghị định số 99/2016/NĐ-CP 38 nghe, * Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân quản lý dấu (Điều 32 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP) - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu - Văn thư quan có trách nhiệm: + Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức + Chỉ giao dấu quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, quan tổ chức phải lập biên + Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn + Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Sử dụng dấu - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép quan, tổ chức - Lắng nghe, (Điều 33 Nghị định số - Đưa ví dụ ghi chép 99/2016/NĐ-CP) a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, 39 đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn IV NGHIỆP VỤ LẬP HỒ SƠ VÀ - Giảng giải, NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO phân tích LƯU TRỮ CƠ QUAN - Đưa ví dụ Khái niệm, tác dụng yêu - Giới thiệu cầu việc lập hồ sơ Nghị định số 1.1 Khái niệm lập hồ sơ 30/NĐ-CP - Lắng nghe, ghi chép 05 phút - Lắng nghe, ghi chép - Ghi nhớ, tìm đọc “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân (K14, Đ3, Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư) Các loại hồ sơ: - Hồ sơ công việc: - Hồ sơ nhân sự: - Hồ sơ trình duyệt: Lập hồ sơ “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định (K14, Đ3, Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư.) 1.2 Tác dụng việc lập hồ sơ - Giảng giải, - Lắng nghe, ghi chép - Nâng cao chất lượng hiệu suất phân tích cơng tác cán bộ, cơng chức - Hỏi - Suy nghĩ, trả 40 05 phút - Giúp quan, tổ chức quản lý - Nhận xét, tổng văn chặt chẽ, có hệ thống kết, kết luận khoa học - Đưa ví dụ - Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ lời 1.3 Yêu cầu việc lập hồ sơ - Lắng nghe, ghi chép - Giảng giải - Lập hồ sơ phải phán ánh chức năng, nhiệm vụ quan, - Đưa ví dụ tổ chức, đơn vị - Lắng nghe, ghi chép - Ghi chép 05 phút - Lắng nghe, ghi chép - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc Nghiêp vụ lập hồ sơ 2.1 Xây dựng danh mục hồ sơ * Khái niệm Danh mục hồ sơ - Giảng giải, - Lắng nghe, phân tích ghi chép - Đưa ví dụ - Danh mục hồ sơ liệt kê có - Hỏi hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm - Nhận xét, tổng duyệt theo chế độ định kết, kết luận - Tác dụng: + Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chủ động công việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ chặt chẽ khoa học Là cư để kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ, để lựa chọn tài liệu lưu trữ phục vụ sử dụng * Xây dựng danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ (Thông tư số 09/2011/TT-BNV thời hạn bảo quản hồ sơ, tài 41 - Lắng nghe, ghi chép - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép 20 phút liệu) - Trường hợp khơng có danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ tiến hành theo kế hoạch công tác theo trình tự sau: Phân định hồ sơ; xếp văn hồ sơ; đánh số tờ biên mục hồ sơ; viết chứng từ kết thúc hồ sơ 2.2 Mở hồ sơ (K4, Đ29, Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư) - Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác - Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành - Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu 2.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc 2.4 Kết thúc hồ sơ (K4, Đ29, Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư.) 42 - Hồ sơ kết thúc công việc giải xong - Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ - Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ - Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ - Giảng giải, phân tích quan - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu - Đưa ví dụ trữ quan phải đủ thành phần, - Trình chiếu thời hạn thực theo số mẫu trình tự, thủ tục quy định - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn + Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc - Thủ tục nộp lưu + Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ 43 - Lắng nghe, ghi chép - Lắng nghe, ghi chép - Quan sát phút sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 + Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Củng cố kiến thức kết thúc Khái quát - Lắng nghe nội dung giảng phút Hướng dẫn tự học Tìm hiểu - Lắng nghe, văn pháp ghi chép luật hành quy định công tác lưu trữ phút Tài liệu tham khảo Trường CĐ Văn thư lưu trữ TWI, Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư, 2006 PGS Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB ĐHQG Hà Nội, 2011; Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội, Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội, 2006; Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Luật lưu trữ 2011, luật số 01/2011QH13 44 III RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN Ngày tháng năm 20 KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ GIẢNG VIÊN Phan Thị Phương Huyền Nguyễn Thị Thanh Tâm GIÁO ÁN SỐ 06: Thời gian thực hiện: 05 Tên bài: Công tác hậu cần 45 Thực hiện: Ngày tháng năm 2022 TÊN BÀI: Chương VI CÔNG TÁC HẬU CẦN MỤC TIÊU CHUNG CỦA BÀI HỌC Sau học xong này, người học có khả năng: * Về kiến thức - Trình bày nhiệm vụ, yêu cầu nội dung công tác hậu cần quan, tổ chức * Về kỹ - Xác định công việc cơng tác hậu cần văn phịng để thực thực tế; * Về lực tự chủ trách nhiệm - Thường xuyên nâng cao trình độ kỹ giao tiếp; - Tích cực, chủ động trách nhiệm cơng tác văn phịng; - Thường xuyên học tập, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn phịng ĐỒ DÙNG VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC Máy tính, máy chiếu, bảng, phấn I ỔN ĐỊNH LỚP HỌC: Thời gian: 05 phút Kiểm tra sĩ số Kiểm tra cũ: Không kiểm tra cũ Những yêu cầu học sinh tham gia lớp học II THỰC HIỆN BÀI HỌC: HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC T T NỘI DUNG Dẫn nhập Giảng HOẠT ĐỘNG CỦA GV HOẠT ĐỘNG CỦA HS - Dẫn dắt vào - Lắng nghe, Xác định mục đích, ý nghĩa nội dung ghi chép công tác tiếp khách tầm quan giảng trọng công tác hậu cần hoạt động quan, đơn vị 46 THỜI GIAN 05 phút NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC - Giảng giải, - Lắng nghe, HẬU CẦN phân tích ghi chép (100 phút) - Cung cấp điều kiện, phương - Đưa ví dụ tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ 10 phút - Lắng nghe, ghi chép - Mua sắm, quản lý: bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo cho hoạt động quan tiến hành liên tục - Quản lý chi tiêu tài theo chế độ, sách Nhà nước quy định - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động quan - Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trị cầu nối đơn vị với quan cấp trên, cấp ngang, cấp với nhân dân; - Bảo đảm mơi trường sinh thái lành mạnh, hài hịa, tạo lập diện mạo quan trang nghiêm, văn minh, đại NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI - Giảng giải, - Lắng nghe, CÔNG TÁC HẬU CẦN phân tích ghi chép - Xác định trách nhiệm phục vụ - Hỏi hết, nêu cao trách nhiệm quản lý tài tài sản - Nhận xét, tổng - Cần biết quý trọng thời gian kết, kết luận người khác, không nên để đối tác phải chờ đợi, thời gian vơ ích - Đưa ví dụ - Cần kết hợp cơng lịch lãm ứng xử, không gây căng thẳng có thái độ thơ bạo - Biết lắng nghe ý kiến người hoàn cảnh - Chọn hình thức ứng xử thích hợp, khơng làm tổn thương danh dự người có lỗi - Khơng nên hứa chưa tin vào khả thực - Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, 47 - Suy nghĩ, trả lời - Lắng nghe, ghi chép - Ghi chép phút gia đình chủ nghĩa - Tránh ơm đồm, bao biện - Tránh luộm thuộm làm việc không khoa học, khai thác thông tin chậm chạp, không hiệu - Tránh thái độ quan liêu, cửa quyền, không lường trước mối quan hệ quản lý, thổi phồng mức xung đột nảy sinh công việc NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN - Hỏi - Suy nghĩ, trả CỦA CÔNG TÁC HẬU CẦN - Nhận xét, tổng lời 3.1 Quản lý tài sản kết, kết luận - Lắng nghe, ghi chép 3.2 Quản lý tài 3.3 Đảm bảo điều kiện làm việc - Giảng giải cho quan - Đưa ví dụ 3.4 Các nội dung khác công tác hậu cần 30 phút - Lắng nghe, ghi chép - Ghi chép - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn quan Củng cố kiến thức kết thúc Khái quát - Lắng nghe nội dung giảng Hướng dẫn tự học - Kỹ tổ - Lắng nghe chức tiếp khách; 05 phút 05 phút - Sắp xếp, bố trí phịng làm việc khoa học Tài liệu tham khảo - Trường CĐ Văn thư Lưu trữ TW I, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hóa -Thơng tin, 2005; - Trần Hữu Vinh, Đề cương giảng Nghiệp vụ Hành văn phịng, 2015; - Luật tiếp cơng dân 2013 - Luật Khiếu nại năm 2011 - Luật Tố cáo năm 2018 III RÚT KINH NGHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN 48 Ngày tháng năm 20 KHOA ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ GIẢNG VIÊN Phan Thị Phương Huyền Nguyễn Thị Thanh Tâm 49 ... nghe, mang tính chun mơn, kỹ thuật Kỹ Nhận xét, ghi chép mềm hiểu khả tổng kết tương tác với xã hội, cộng đồng, tập thể Cụ thể kỹ mềm hành văn phịng như: - Kỹ giao tiếp, Kỹ quản lý thời gian, Kỹ. .. quan, tổ chức, chức danh nhà nước - Vai trò Con dấu có vai trị quan trọng việc ban hành văn bản, nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức ban hành văn bản; khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành. .. Năng động linh hoạt - Tương trợ đoàn kết IV KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG - Giảng giải, - Lắng nghe, Kỹ cứng phân tích ghi chép Kỹ hiểu kiến thức kỹ chuyên môn công việc Tính chất kỹ