ưu điểm và nhược điểm của các hình thức tư vấn pháp luật các nội dung cần lưu ý trong tiếp xúc với người yêu cầu tư vấn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC HÌNH THỨC TƯ VẤN PHÁP LUẬT CÁC NỘI DUNG CẦN LƯU Ý TRONG TIẾP XÚC VỚI NGƯỜI YÊU CẦU TƯ VẤN Hà Nội, tháng 9 năm.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT  KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC HÌNH THỨC TƯ VẤN PHÁP LUẬT & CÁC NỘI DUNG CẦN LƯU Ý TRONG TIẾP XÚC VỚI NGƯỜI YÊU CẦU TƯ VẤN Hà Nội, tháng năm 2022 I Khái niệm tư vấn pháp luật Điều 28 Luật Luật sư định nghĩa “tư vấn pháp luật việc luật sư hướng dẫn,đưa ý kiến,giúp khách hàng soạn thảo giấy tờ liên quan đến việc thực quyền nghĩa vụ họ”.Như vậy,tư vấn pháp luật việc giải đáp pháp luật,hướng dẫn ứng xử pháp luật,cung cấp dịch vụ pháp lý nhằm giúp khách hàng thực bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp họ Trong đời sống xã hội nói chung hoạt động kinh doanh nói riêng ,tư vấn pháp luật mang lại hiệu kinh tế lớn ,bởi tư vấn biện pháp có ý nghĩa quan trọng đảm bảo an tồn pháp lý cho giao dịch ,đặc biệt cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp.Người tư vấn có vai trị tiên liệu rủi ro tìm giải pháp phịng ngừa,hạn chế,khắc phục rủi ro II Các hình thức tư vấn pháp luật 2.1 Tư vấn lời nói Khái niệm Tư vấn trực tiếp lời số hình thức tư vấn pháp luật Theo đó, tư vấn pháp luật lời nói hiểu người tư vấn trao đổi lời nói với khách hàng, trao đổi thơng tin liên quan cần thiết đến vấn đề mà khách hàng cần tư vấn Thực tiễn hoạt động tư vấn pháp luật cho thấy hình thức tư vấn miệng hình thức phổ biến Với vụ việc có tính chất đơn giản, khách hàng thường gặp người tư vấn để tìm hiểu chất pháp lý vụ việc sở giúp họ tìm giải pháp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cách nhanh chóng, có hiệu Hoạt động tư vấn pháp luật hoạt động đa dạng, phức tạp đòi hỏi q trình lao động trí óc Hình thức tư vấn pháp luật lời nói: người tư vấn pháp luật gặp gỡ trực tiếp qua điện thoại, qua phần mềm trực tuyến google meeting, zoom, video, với khách hàng trao đổi tư vấn pháp luật Khi tư vấn trực tiếp miệng cho khách hàng, người tư vấn cần thiết phải tôn trọng quy trình sau đây: - Người tư vấn cần phải lắng nghe khách hàng trình bày ghi chép đầy đủ nội dung chính, ý chính, sở đặt câu hỏi để làm rõ thêm Thông thường, lần tiếp xúc, người tư vấn chưa thể nắm bắt cách chắn chất việc đó, nữa, khách hàng thường trình bày theo ý chủ quan bỏ qua nhiều chi tiết mà họ cho khơng cần thiết Do đó, người tư vấn cần gợi ý vấn đề để khách hàng trình bày chất vụ việc Người tư vấn nên lưu ý khách hàng, đưa giải pháp xác, đầy đủ pháp luật khách hàng trình bày vấn đề trung thực khách quan Người tư vấn phải nắm bắt tâm lý khách hàng để có ứng xử, giao tiếp phù hợp Người tư vấn cần phải khiêm tốn, thái độ mực, thông cảm, chia sẻ tôn trọng khách hàng - Người tư vấn yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu liên quan đến vấn đề cần tư vấn Những giấy tờ, tài liệu phản ánh diễn biến trình tranh chấp chất vụ việc mà khách hàng yêu cầu tư vấn Nếu khơng có tài liệu này, việc tư vấn khơng xác Sau khách hàng cung cấp đầy đủ văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan, người tư vấn cần phải dành thời gian để nghiên cứu giấy tờ tài liệu Sau nghe khách hàng trình bày nghiên cứu tài liệu khách hàng cung cấp mà thấy trả lời được, phải thông báo điều cho khách hàng hẹn khách hàng gặp vào ngày khác - Tra cứu tài liệu tham khảo Là công việc cần thiết để khẳng định với khách hàng người tư vấn dựa sở pháp lý chắn, tư vấn theo pháp luật khơng phải theo cảm tính, chủ quan, đồng thời giúp người tư vấn khẳng định suy nghĩ, cảm tính trước Việc dùng quy định pháp luật để làm sơ cho kết luận bắt buộc - Người tư vấn phải định hướng cho khách hàng Thực chất việc đưa giải pháp trả lời (bằng miệng) vấn đề mà khách hàng yêu cầu Người tư vấn cần phải trung thực, phân tích vấn đề sở pháp lý đứng phía khách hàng Khơng thiên vị, chủ quan, vậy, không nhận tin tưởng khách hàng Ưu điểm - Người tư vấn quan sát trực tiếp cử chỉ, tâm lý khách hàng để hiểu rõ tâm lý khách hàng, tương tác với khách hàng cách tích cực để tìm giải pháp phù hợp - Khi người tư vấn tư vấn trực tiếp miệng: thắc mắc khách hàng giải đáp cặn kẽ, chi tiết Được gặp trao đổi trực tiếp với người tư vấn, khách hàng có câu trả lời nhanh Hơn nữa, khách hàng đưa u cầu dễ dàng Trực tiếp đến gặp người tư vấn, khách hàng trao đổi nhiều hơn, nhận tư vấn rõ ràng Đây hình thức sử dụng nhiều mang lại hiệu cao - Với hình thức tư vấn lời nói qua điện thoại: hình thức tiện lợi cho khách hàng xa hay bận rộn đến gặp trực tiếp người tư vấn Người tư vấn nghe khách hàng trình bày thắc mắc đưa cho khách hàng lời khuyên qua điện thoại Hình thức thực nhanh chóng giải tranh chấp, vấn đề không liên quan đến thủ tục Hình thức tư vấn ngày phổ biến tại, điện thoại phương tiện liên lạc nhanh hữu hiệu Khách hàng có số điện thoại người tư vấn qua người quen, qua khách hàng cũ người tư vấn hay họ thấy thông tin báo chí, mạng internet Nhược điểm - Hình thức khơng địi hỏi người tư vấn phải am hiểu pháp luật mà cịn phải có kỹ giao tiếp với khách hàng, kỹ năng: tạo niềm tin cho khách hàng, đồng cảm, thuyết phục, tự chủ cảm xúc,… Người tư vấn cần phải am hiểu xã hội, tâm lý khách hàng - Đối với hình thức tư vấn qua điện thoại: vấn đề liên quan đến thủ tục, giấy tờ hình thức không đạt hiệu cao Người tư vấn giới thiệu, tư vấn, hướng dẫn khách hàng cách tỷ mỷ, khoa học xác - Kết tư vấn, hướng dẫn người tư vấn có tính định hướng cho khách hàng Do đó, khách hàng làm theo hướng dẫn khơng làm theo Mặt khác, khách hàng sử dụng kết tư vấn để phục vụ cho mục đích khác - Ngồi ra, khách hàng nhiều thời gian để gặp gỡ, tiếp xúc với người tư vấn Phí tư vấn cao, chưa kể chi phí cho việc lại,… 2.2 Tư vấn văn Khái niệm Tư vấn văn hiểu người tư vấn trao đổi văn với khách hàng, trao đổi thông tin liên quan cần thiết đến vấn đề mà khách hàng cần tư vấn Việc tư vấn văn tiến hành nào? - Khi khách hàng xa, trực tiếp đến gặp người tư vấn để tư vấn miệng không muốn tư vấn qua điện thoại - Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy giải pháp thông qua việc đề câu hỏi để người tư vấn trả lời văn - Kết tư vấn văn khách hàng sử dụng để phục vụ cho mục đích khác họ - Những vụ, việc phức tạp mà người tư vấn tư vấn lời nói khách hàng khơng nắm bắt hết Phương thức thực hình thức tư vấn văn bản: Tùy theo yêu cầu khách hàng việc tư vấn văn thực theo hai phương thức sau: - Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax… cho người tư vấn nêu rõ yêu cầu dạng câu hỏi - Khách hàng trực tiếp đến gặp người tư vấn, nêu rõ yêu cầu đề nghị tư vấn văn Yêu cầu hình thức tư vấn văn bản: Khi thực tư vấn văn thông thường hai bên (người tư vấn khách hàng) phải ký hợp đồng tư vấn pháp luật với (ví dụ: Điều 26 Luật Luật sư quy định thực dịch vụ pháp lý theo hợp đồng dịch vụ pháp lý) Trong trường hợp bên yêu cầu hợp đồng phải công chứng Các bước tư vấn văn bản: Cũng việc tư vấn miệng, việc tư vấn văn yêu cầu phải quán triệt bước sau đây: - Nghiên cứu kỹ yêu cầu khách hàng - Trao đổi với khách hàng yêu cầu họ để khẳng định số trường hợp cần thiết - Tra cứu tài liệu văn pháp luật có liên quan để phục vụ cho việc tư vấn - Luật sư đề nghị khách hàng gặp luật sư khác để xin tư vấn vấn đề mà phát lại khơng thuộc chun mơn Tránh trường hợp biết vấn đề tư vấn không thuộc chun mơn tiến hành tư vấn dẫn đến kết luận tư vấn khơng xác không pháp luật - Soạn văn trả lời cho khách hàng Ưu điểm - Tư vấn văn giúp người tư vấn có nhiều thời gian thâm nhập hồ sơ kỹ xác văn tư vấn đưa phải có độ xác, có sở khoa học pháp luật từ đó, đưa nhiều giải pháp hữu hiệu cho khách hàng - Trong vụ việc phức tạp, đôi lúc khách hàng nắm bắt kỹ tư vấn người tư vấn việc tư vấn văn giải pháp hữu ích Lúc này, khách hàng nắm bắt rõ ràng hơn, đầy đủ tư vấn người tư vấn - Khách hàng khẳng định độ tin cậy giải pháp mà người tư vấn đưa Qua đó, khách hàng sử dụng kết tư vấn vào mục đích khác - Ngồi ra, với hình thức này, khách hàng thời gian để đến gặp trực tiếp người tư vấn Chi phí tư vấn thường tốn so với tư vấn mặt đối mặt lời nói Hơn nữa, chi phí lại, tránh được, bên cạnh đảm bảo sức khỏe thời kỳ dịch bệnh hoành hành, đảm bảo an tồn giao thơng… Nhược điểm - Thường khơng nhanh chóng, nhiều thời gian: Đối với khách hàng, để gửi yêu cầu đến người tư vấn, khách hàng phải viết thư trình bày vấn đề yêu cầu gửi theo đường bưu điện, nhanh qua phương tiện điện tử mail, fax… Còn người tư vấn, họ có thêm nhiều thời gian để tìm hiểu vụ việc thay trả lời cho khách hàng, họ phải soạn văn trả lời đưa cách giải mình, yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin, tài liệu… Lúc này, địi hỏi người tư vấn khơng phải giỏi kiến thức chun mơn (vì vụ việc khó, phức tạp thường phải sử dụng phương thức này) họ phải thành thạo số kỹ nghề nghiệp khác, đặc biệt kỹ soạn thảo văn Những việc làm tốn nhiều thời gian hơn, không kể rủi ro, khó khăn gặp phải khách hàng khơng thông thạo phương tiện điện tử; thất lạc thư; người tư vấn bỏ sót khách hàng (khơng kiểm tra hết hộp thư, lỗi đường truyền tín hiệu…) - Người tư vấn khó nắm bắt bắt hết tâm lý khách hàng, khó có hội tương tác để tìm hiểu rõ yêu cầu khách hàng Do đó, người tư vấn khó đưa giải pháp vừa pháp luật, vừa hợp lý, lại hợp tình - Hình thức này, ngồi việc địi hỏi người tư vấn phải có kỹ chung tư vấn pháp luật, cịn địi hỏi người tư vấn phải có kỹ soạn thảo văn tư vấn tốt - Khách hàng hội để tìm hiểu, u cầu giải đáp vướng mắc phát sinh, thời gian nhận tư vấn, hướng dẫn lâu so với tư vấn trực tiếp lời nói Một số nội dung cần lưu ý tiếp xúc với người yêu cầu tư vấn · * Khi tiếp xúc trực trực tiếp với người yêu cầu tư vấn : Khi tiếp xúc trực tiếp với người yêu cầu tư vấn người tư vấn cần phải có lưu ý hiệu tư vấn nhận cảm tình nhiều từ phía người tư vấn Điều quan trọng cần thiết người làm dịch vụ tư vấn khách hàng Vậy lưu ý tiếp xúc với người yêu cầu gì? Trang phục người tư vấn : Đầu tiên tiếp xúc với đối tượng ấn tượng với họ vẻ bề họ Bởi mà trang phục người tư vấn vấn đề quan tâm đến Dĩ nhiên người ăn mặc chỉnh tề, trang trọng ( âu phục, áo vest, sơ mi, quần tây, giầy, cà vạt) đem đến thiện cảm thể thái độ tôn trọng khách hàng người ăn mặc xuề xòa Thiện cảm vấn đề quan trọng Một yếu tố dẫn đến hiệu tư vấn người tư vấn phải tạo ấn tượng ấn tượng mối tin cậy đến mức tâm giao người yêu cầu tư vấn người tư vấn Khi giao tiếp với khách hàng mà thân người tư vấn không tạo tin tưởng người tư vấn khó họ cung cấp thơng tin cách tuyệt đối để thân người tư vấn đưa giải pháp hiệu 3 Thể thái độ tơn trọng , đàng hồng giao tiếp : Một quan trọng liên quan đến thái độ người tư vấn Do tư vấn trực tiếp nên thái độ người tư vấn yếu tố quan trọng, người tư vấn phải thể thái độ tôn trọng khách hàng, với người có u cầu tư vấn, đàng hồng giao tiếp( bắt tay vừa phải, nói rõ ràng, mắt nhìn thẳng vào người giao tiếp, thể thái độ lắng nghe họ) Ví dụ: Hơm bạn có lịch hẹn luật sư để tư vấn thì, lúc bạn trình bày vấn đề mà vị luật sư chăm vào điện thoại thái độ tôn trọng lắng nghe bạn cảm thấy bực khó chịu Và khơng muốn hợp tác với họ lần sau Cần phải tiếp cận xác định yêu cầu tư vấn , trao đổi thông tin liên quan cần thiết, sau phải nghiên hồ sơ , tài liệu ,phân tích đánh giá ,so sánh đối chiếu với sở liệu nội dung yêu cầu tư vấn , xác định vấn đề thông tin ,pháp lý liên quan để trả lời , giải đáp cho người tư vấn Thiết lập câu hỏi cần thiết hỏi người tư vấn để nắm bắt thông tin cần thiết Đảm bảo thực nguyên tắc tư vấn Người tư vấn phải quan tâm đến nhu cầu, yêu cầu cá nhân người yêu cầu tư vấn( nước uống, chỗ ngồi ) Thể tự tin trước người tư vấn( phong thái chững chạc, hiểu biết) điều quan trọng việc tư vấn phong thái bạn e rè người tư vấn họ không đủ tin tưởng nội dung mà bạn tư vấn có hay khơng, liệu thơng tin bạn đưa có hữu ích họ, họ không tránh khỏi nghi ngờ lực bạn Nhưng bạn thể thái độ dứt khốt, tự tin họ có niềm tin, họ tin tưởng vào thông tin bạn cung cấp Thậm chí họ cịn đặt niềm tin vào bạn cách lâu dài Cho nên việc tự tin trước vấn đề đưa quan trọng thực tư vấn Ví dụ: Khi bạn gặp khách hàng, họ muốn nhờ bạn tư vấn vấn đề liên quan đến thành lập doanh nghiệp, bạn lại tỏ thái độ không chắn, ấp úng lời tư vấn chắn điều khách hàng( người yêu cầu tư vấn) họ hoài nghi kiến thức bạn Họ không tin tưởng bạn không sử dụng dịch vụ tư vấn bạn vào lần Khi đối diện trực tiếp với khách hàng người tư vấn ln phải có kỹ cần thiết để lấy tin tưởng người có yêu cầu tư vấn Từ mặt từ việc ăn mặc sao, cử , lời nói quan trọng Người tư vấn cần có cho cẩm nang cần thiết để lấy niềm tin người có yêu cầu tư vấn * Khi tiếp xúc với người yêu cầu tư vấn qua điện thoại email: Khi trao đổi với người yêu cầu tư vấn thông qua điện thoại, người tư vấn cảm nhận ý muốn người yêu cầu tư vấn , cần ý thể văn hóa giao tiếp điện thoại, cách nghe , nói , ngắt máy ,kết thúc gọi Nắm bắt bất an người yêu cầu tư vấn, thể nhiệt tình, lịch lại không vồ vập với yêu cầu người yêu cầu tư vấn Tiếp nhận thông tin tài liệu người yêu cầu tư vấn , nắm thông tin , bối cảnh, mong muốn người yêu cầu tư vấn, ước lượng thời gian tìm hiểu văn pháp luật liên quan để đưa hẹn với người yêu cầu, số điện thoại phương thức liên lạc với họ Thể thái độ tôn trọng , lắng nghe ,diễn đạt theo ngôn ngữ pháp lý đảm bảo cho người nghe hiểu sơ , hợp tác , tạo tin tưởng cho người yêu cầu tư vấn qua điện thoại Khi người chủ động thực gọi, cần cân nhắc thời gian , thời điểm, nội dung trao đổi Người tư vấn trường hợp cần dự liệu trước cần trao đổi , cung cấp thơng tin cho người yêu cầu tư vấn, dự trù trước thời gian thực tư vấn qua điện thoại thời điểm để bắt đầu gọi tư vấn phù hợp với hai bên tư vấn yêu cầu tư vấn Khi trao đổi email : - phải xác định thơng tin gửi email xuất công khai phương tiện truyền thông hay không Đảm bảo ngun tắc giữ bí mật thơng tin người yêu cầu tư vấn - Sử dụng ngôn từ , văn phong chuẩn mực , kiểm tra địa email người nhận , không viết email tâm trạng không ổn định , đọc lại kỹ nội dung email trước gửi * Khi giao tiếp với quan nhà nước, cá nhân tổ chức có liên quan: Cần chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi Cần xác định rõ ý định, chủ ý ( Thu thập, kiểm chứng, làm rõ thơng tin, trì quan hệ) người tư vấn trước sau trao đổi Kết quả, ý kiến trao đổi yếu tố tham khảo để người tư vấn cân nhắc, sử dụng việc thực tư vấn Trong giao tiếp với quan nhà nước, cá nhân tổ chức có liên quan, cần ý bảo mật thông tin người yêu cầu tư vấn Trường hợp bắt buộc thực cần thiết phải tiết lộ phải trao đổi, xin ý kiến người yêu cầu tư vấn trước thực Khi tiếp xúc, làm việc với tổ chức, cá nhân khác, có thái độ ứng xử mực, khơng có lời nói, việc làm ảnh hưởng đến uy tín lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân  ... tiếp xúc với người yêu cầu tư vấn · * Khi tiếp xúc trực trực tiếp với người yêu cầu tư vấn : Khi tiếp xúc trực tiếp với người yêu cầu tư vấn người tư vấn cần phải có lưu ý hiệu tư vấn nhận cảm tình... phía người tư vấn Điều quan trọng cần thiết người làm dịch vụ tư vấn khách hàng Vậy lưu ý tiếp xúc với người yêu cầu gì? Trang phục người tư vấn : Đầu tiên tiếp xúc với đối tư? ??ng ấn tư? ??ng với. .. tìm giải pháp phịng ngừa,hạn chế,khắc phục rủi ro II Các hình thức tư vấn pháp luật 2.1 Tư vấn lời nói Khái niệm Tư vấn trực tiếp lời số hình thức tư vấn pháp luật Theo đó, tư vấn pháp luật lời