Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Trong xã hội hiện đại, công nghệ thông tin trở thành ngành mũi nhọn với ứng dụng rộng rãi trong sản xuất, kinh doanh, giáo dục, y tế và văn hóa Việc áp dụng công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong quản lý Đặc biệt, hệ thống quản lý thông tin cho phép thu thập và xử lý dữ liệu nhanh chóng, nâng cao sức cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận Do đó, hiện đại hóa bộ máy quản lý và xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cần thiết để cải thiện tình hình tài chính và quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp Quản lý nhân sự được xem là một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện nay, cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh ngày càng khốc liệt, do đó, các doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự để thích ứng và phát triển.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và phát triển bền vững Con người đóng vai trò trung tâm trong quá trình phát triển, vì vậy việc quản lý nguồn nhân lực trở thành nhiệm vụ cần thiết và không thể thiếu trong mọi tổ chức.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh, tôi nhận thấy rằng hoạt động quản lý nhân sự của công ty còn nhiều bất cập và hạn chế Do đó, tôi xin đề xuất đề tài khóa luận “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh” với mục tiêu cải thiện quy trình quản lý nhân sự, giúp công việc trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mục tiêu và nhi ệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin (HTTT), bao gồm HTTT quản lý và HTTT quản lý nhân sự, là một yếu tố quan trọng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống Các khái niệm, quy trình và phương pháp phân tích thiết kế HTTT sẽ được làm rõ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.
+ Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện đại là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của công ty, đồng thời đảm bảo tính hoàn thiện và phù hợp với khả năng tài chính cũng như nguồn nhân lực hiện có Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, cần xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, bao gồm các định hướng phát triển và giải pháp cụ thể Hệ thống này sẽ hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc, mang lại lợi ích thiết thực cho công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện dựa theo các phương pháp sau
4.1 Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập thông tin qua quá trình nghiên cứu đối tượng thực.
Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, tôi đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo và nhân viên các phòng ban để có thêm thông tin cần thiết về vấn đề nhân sự Tôi sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát với các câu hỏi liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự của công ty Bên cạnh đó, tôi cũng thực hiện quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc để nắm bắt tổng quan về các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
Để thu thập dữ liệu thứ cấp, cần nghiên cứu và tìm hiểu các văn bản, sách, tài liệu cũng như các phương tiện truyền thông như báo chí và internet có liên quan đến đề tài của khóa luận.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Tiến hành chọn lọc và phân tích thông tin dữ liệu liên quan đến đề tài khóa luận thông qua phỏng vấn ngẫu nhiên các nhân viên và cán bộ trong công ty Các câu hỏi phỏng vấn sẽ tập trung sâu vào các khía cạnh chính của nghiên cứu để thu thập thông tin cần thiết.
Các câu hỏi về mức độ hài lòng sẽ được thiết kế theo bậc thang, với các đáp án phản ánh chính xác thực tế Điều này giúp thu thập thông tin phù hợp nhằm phục vụ cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Sau khi thu thập và phân tích dữ liệu về quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh, bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng và những vấn đề vướng mắc trong quản lý nhân sự Việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trở nên cấp thiết nhằm cải thiện hiệu quả công việc Từ đó, chúng tôi sẽ đề xuất những giải pháp khả thi nhất để nâng cao chất lượng quản lý nhân sự tại công ty.
Kết c ấu khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần chính như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Phụ lục, Tài liệu tham khảo và các chương nội dung chính.
Trong bối cảnh hiện nay, việc nghiên cứu đề tài này trở nên vô cùng cấp thiết, nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể và phục vụ cho đối tượng nghiên cứu nhất định Phạm vi của đề tài được xác định rõ ràng, đồng thời tổng quan tình hình nghiên cứu hiện tại cũng được trình bày một cách chi tiết Phương pháp nghiên cứu được áp dụng sẽ góp phần làm rõ hơn các vấn đề liên quan và cung cấp cái nhìn sâu sắc về đề tài.
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc Nội dung sẽ tập trung vào các khái niệm cơ bản, phương pháp phân tích hệ thống và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự Thông qua việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, công ty có thể cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, từ đó nâng cao năng suất lao động và sự hài lòng của nhân viên.
Chương 2 trình bày kết quả phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh Qua đó, bài viết sẽ chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế của hệ thống hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong công ty.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm về hệ thống
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp để đạt mục tiêu chung Các phần tử trong hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất, chẳng hạn như con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.
1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các yếu tố như con người, thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông và quy trình thủ tục, nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Hình 1.1: Mô hình h th ng thông tinệ thống thông tin ống thông tin
Hệ thống thông tin có năm chức năng chính, bao gồm nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin phản hồi Những chức năng này giúp quản lý và tối ưu hóa quy trình thông tin một cách hiệu quả.
Các thành phần chính của hệ thống thông tin: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng máy tính, con người.
Con người là yếu tố chủ chốt trong hệ thống thông tin, đóng vai trò quyết định trong việc điều hành và sử dụng hệ thống Trong khi phần cứng và phần mềm là những đối tượng trung tâm, con người thực hiện việc thu thập và xử lý dữ liệu, thông tin để máy tính có thể xử lý hiệu quả.
Công tác quản trị nhân sự trong hệ thống thông tin (HTTT) tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ lâu dài và đầy thách thức Nguồn lực con người được phân chia thành hai nhóm chính, mỗi nhóm đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của tổ chức.
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.
+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết đinh
Phần cứng trong hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các thiết bị vật lý chủ yếu, đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin Nó được sử dụng như công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Phần mềm bao gồm các chương trình trong hệ thống, chia thành phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Những phần mềm này được phát triển bằng các ngôn ngữ lập trình.
Cơ sở dữ liệu là thành phần thiết yếu trong nguồn lực dữ liệu, bao gồm một tập hợp dữ liệu có tổ chức và liên quan, được lưu trữ trên thiết bị lưu trữ thứ cấp Nó phục vụ nhu cầu khai thác thông tin đồng thời từ nhiều người dùng và ứng dụng khác nhau, đáp ứng mục đích đa dạng của người sử dụng.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý, tuân theo một kiến trúc cụ thể, nhằm mục đích chia sẻ tài nguyên và tiềm năng của mạng.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Mối liên kết giữa các thiết bị trong hệ thống thường được thể hiện qua các dây dẫn, tuy nhiên, nhiều mối liên kết khác lại không thể nhìn thấy được Những liên kết này hình thành và diễn ra trong quá trình hoạt động của hệ thống, chẳng hạn như việc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, truyền dữ liệu qua khoảng cách lớn, và lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị khác nhau.
Vai trò của hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin đóng vai trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu.
- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập dữ liệu từ môi trường bên ngoài, đồng thời tạo cầu nối liên lạc giữa các bộ phận trong tổ chức Nó cung cấp thông tin cần thiết cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1.1.3 Khái ni ệm Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ thiết yếu cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp hoặc tổ chức Cốt lõi của hệ thống này là cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ và phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức.
Hệ thống thông tin doanh nghiệp thu thập và phối hợp thông tin từ môi trường và cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý Đồng thời, hệ thống này thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để đảm bảo thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.
Ch ức năng của hệ thống thông tin quản lý:
Thu nhập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống là rất quan trọng Những thông tin hữu ích cần được cấu trúc hóa để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các phương tiện công nghệ thông tin.
- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.
- Phân phối và cung cấp thông tin.
Lý thuyết về chung phân tích, thi ết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Nhân sự là nguồn lực quan trọng của mỗi con người, bao gồm cả thể lực và trí lực Trong sản xuất kinh doanh truyền thống, thể lực con người đã được khai thác gần đến mức cạn kiệt, trong khi khả năng trí lực vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ và đầy tiềm năng Việc khai thác trí lực không bao giờ cạn kiệt, bởi đây là kho tàng bí ẩn của con người, chờ đợi được khám phá.
Quản lý nhân sự là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc công ty, áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ trong sản xuất kinh doanh Theo chức năng quản lý, hoạt động này bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến thu hút, sử dụng và phát triển con người.
“Quản lý nhân lực”, Nhà xuất bản Giáo Dục).
Quản lý nhân sự được chia theo các tiêu chí sau đây :
Mô hình quản trị nhân lực bao gồm bốn loại chính: mô hình chuẩn mực, mô hình mô tả - chức năng, mô hình phê bình - đánh giá và mô hình mô tả hành vi Mỗi mô hình này phản ánh những đặc tính và quan điểm quản trị riêng, giúp tổ chức xây dựng chiến lược quản lý nhân sự hiệu quả.
+ Theo đối tượng quản lý: mô hình quản trị nhân lực đa văn hóa và mô hình quản trị nhân lực đơn thuần.
Các mối quan hệ trong tổ chức có thể được phân loại theo nhiều mô hình khác nhau, bao gồm mô hình hành chính, mô hình đồng nghiệp, mô hình mở và mô hình quản lý nguồn nhân lực Mỗi mô hình này phản ánh vai trò quan trọng của yếu tố con người trong tổ chức, ảnh hưởng đến cách thức hoạt động và quản lý trong cả cơ chế kế hoạch hóa tập trung và cơ chế thị trường Sự hiểu biết về các mô hình này giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc và phát triển bền vững trong tổ chức.
Mô hình quản trị nhân lực có nhiều hình thức khác nhau, bao gồm mô hình Havard, nổi bật với việc tập trung vào sự phù hợp giữa chiến lược và quản lý nhân sự; mô hình Michigan, nhấn mạnh hiệu suất và năng suất; mô hình Cornell, chú trọng vào sự phát triển bền vững và hợp tác; và mô hình Nhật Bản, nổi bật với văn hóa tổ chức và sự tham gia của nhân viên Mỗi mô hình đều có những đặc điểm riêng, góp phần tạo nên sự đa dạng trong quản lý nhân lực.
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động, nhằm đảm bảo người lao động được hưởng thành quả từ công sức của họ Mọi tổ chức đều cần có bộ phận nhân sự, vì quản lý nhân sự là thành tố cốt lõi trong chức năng quản lý, hiện diện ở tất cả các phòng ban và cấp quản lý Cách thức quản lý nhân sự không chỉ tạo ra bầu không khí văn hóa cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ thiết yếu giúp thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức Nó hỗ trợ việc truyền đạt và phân phối thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả ra quyết định trong các vấn đề nhân sự tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Việc áp dụng hệ thống này góp phần quan trọng vào quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Trong lĩnh vực tác nghiệp, các hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng, bao gồm: hệ thống thông tin quản lý lương, hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc, hệ thống thông tin quản lý người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hình công việc và con người, cũng như hệ thống thông tin tuyển nhân viên và sắp xếp công việc.
Xét ở mức chiến thuật có: HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT phân tích thiết kế công việc, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định quản lý
Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực
Cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực
Cung c ấp thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ
Cung c ấp thông tin về biến đổi của nguồn nhân lực
1.2.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng
Phương pháp phân tích hướng chức năng chia chương trình chính thành các chương trình con, mỗi chương trình con thực hiện một nhiệm vụ cụ thể Quá trình này phân rã bài toán thành những bài toán nhỏ hơn, tiếp tục cho đến khi đạt được các bài toán có thể cài đặt ngay, sử dụng các hàm trong ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
+ Dựa vào chức năng là chính.
+ Phân rã chức năng và làm mịn dần theo cách thực hiện từ trên xuống.
+ Các đơn thể chức năng trao đổi với nhau bằng cách truyền tham số hoặc sử dụng dữ liệu chung.
+ Tính mở và thích nghi của hệ thống bị hạn chế
+ Khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không hỗ trợ cơ chế kế thừa. Ưu điểm:
+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng
+ Dễ phân tích được các chức năng của hệ thống
+ Dễ theo dõi được các luồng dữ liệu.
+ Thiết kế các ứng dụng sử dụng lại gặp nhiều khó khan
+ Không phù hợp với hệ thống thường xuyên thay đổi
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì
Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng
Phương pháp tiếp cận hướng đối tượng là cách tư duy ánh xạ các thành phần của bài toán vào các đối tượng thực tế Hệ thống được chia thành các đối tượng độc lập, mỗi đối tượng bao gồm hành động và dữ liệu liên quan Việc xây dựng hệ thống diễn ra thông qua sự kết hợp và tương tác giữa các đối tượng này.
+ Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm.
+ Xem hệ thống như là một tập các thực thể, đối tượng.
+ Tính mở và thích nghi của hệ thống cao hơn.
+ Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng
+ Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc dữ liệu đó
+ Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên
+ Hỗ trợ sử dụng lại và cơ chế kế thừa
+ Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với cơ chế thông báo.
Đóng gói chức năng và dữ liệu là một nguyên tắc quan trọng trong lập trình, trong đó mỗi đối tượng không cho phép truy cập trực tiếp vào các thành phần dữ liệu của nó mà yêu cầu thông qua các phương thức chức năng Ưu điểm của phương pháp này là bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu và giảm thiểu rủi ro từ việc sửa đổi không mong muốn.
+ Gần gũi với thế giới thực
+ Tái sử dụng dễ dàng
+ Đóng gói che giấu thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn
+ Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn
+ Xây dựng hệ thống phức tạp
Phương pháp này có nhược điểm là phức tạp và khó theo dõi luồng dữ liệu do có nhiều nguồn đầu vào Thêm vào đó, giải thuật không phải là yếu tố chính của phương pháp này.
Phân tích thiết kế hướng đối tượng gồm có 2 bước cơ bản là: Phân tích và thiết kế
Biểu đồ use case là công cụ quan trọng trong việc phát triển hệ thống hướng đối tượng, giúp phân tích và mô tả các chức năng của hệ thống dựa trên yêu cầu ban đầu Người phân tích xác định các tác nhân và use case cùng mối quan hệ giữa chúng, từ đó tạo ra các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong từng tình huống sử dụng cụ thể Tập hợp các use case và tác nhân, cùng với các quan hệ kết hợp, sẽ hình thành một biểu đồ use case rõ ràng, phục vụ cho việc hiểu và phát triển yêu cầu của hệ thống thông tin.
+ Tác nhân: là một hay nhiều người hay vật thể đóng vai trò trong sự tương tác với hệ thống.
+ Ca sử dụng( use case): là một biểu diễn của một tập hợp các chuỗi hành động mà hệ
9 thống thực hiện nhằm cung cấp một kết quả( một giá trị gia tăng) cụ thể cho một đối tác.
Mối quan hệ trong hệ thống bao gồm các yếu tố như quan hệ giữa các đối tác, quan hệ giữa đối tác và ca sử dụng, cũng như quan hệ giữa các ca sử dụng Những mối quan hệ này có thể được phân loại thành quan hệ khái quát hóa, quan hệ bao hàm và quan hệ mở rộng, giúp tạo ra sự liên kết chặt chẽ và hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài nguyên.
Hình 1.3 minh họa biểu đồ Use Case của hệ thống thông tin quản lý dự án, thể hiện các chức năng và tương tác trong hệ thống hướng đối tượng Biểu đồ này giúp người dùng hiểu rõ hơn về các quy trình và hoạt động trong quản lý dự án, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc triển khai và theo dõi các dự án.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở nên thiết yếu đối với doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh, khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện để khám phá các phương pháp quản trị mới trong quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ Dưới đây là một số đề tài tiêu biểu mà tôi đã có cơ hội tìm hiểu.
Vương Thị Thảo (2016) trong khóa luận tốt nghiệp "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC" đã trình bày một nghiên cứu đáng chú ý về việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý (HTTT) theo hướng đối tượng Bài báo cáo nổi bật với việc khắc phục những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích và thiết kế HTTT theo hướng chức năng Tuy nhiên, một trong những hạn chế của nghiên cứu là việc xây dựng HTTT theo hướng đối tượng yêu cầu thời gian và chi phí lớn, khiến nó chỉ phù hợp với những hệ thống lớn và phức tạp.
Vũ Thị Thanh An (2015) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam”, thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đề tài này đã khái quát chức năng quản lý nhân sự như chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên, đồng thời phân tích thiết kế theo hướng đối tượng Nghiên cứu của đề tài được xây dựng trên cơ sở lý luận chặt chẽ và đầy đủ, với quá trình tìm hiểu và phân tích sâu sắc.
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) tại Trường Đại học Thương Mại cung cấp nhiều kiến thức bổ ích và mới mẻ về hệ thống thông tin quản lý Tài liệu này giúp người đọc hiểu rõ về các nền tảng công nghệ thông tin và quy trình xây dựng hệ thống thông tin, cũng như những ứng dụng phổ biến trong các công ty hiện nay Những kiến thức quý báu từ giáo trình sẽ hỗ trợ sinh viên trong việc xây dựng hệ thống thông tin cho khóa luận của mình.
Cuốn sách "Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML" của Đặng Văn Đức, xuất bản bởi Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình xây dựng hệ thống thông tin thông qua phân tích và thiết kế hướng đối tượng Sách giới thiệu các loại biểu đồ cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin hiệu quả, giúp người đọc hiểu rõ hơn về việc xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh Đây là tài liệu hữu ích cho những ai muốn nâng cao kiến thức trong lĩnh vực này.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới đã ra đời, thay thế các phần mềm cũ, với mục tiêu cải thiện hiệu quả và tính bảo mật Những phát sinh trong quản lý nhân sự đang được nghiên cứu và cải tiến liên tục để nâng cao tốc độ và hiệu quả quản lý.
Cuốn sách "Analysis and Design of Information System" của Arthur M Langer nhấn mạnh tầm quan trọng của giai đoạn phân tích thiết kế yêu cầu kỹ thuật trong bất kỳ dự án phần mềm nào để đảm bảo thành công Tác phẩm này tập trung vào phân tích và thiết kế, đặc biệt trong lĩnh vực web, mở rộng ra các quy trình chi tiết như thiết kế logic, thiết kế vật lý, XML, giá trị dữ liệu và chuẩn hóa Cuốn sách cung cấp nhiều trường hợp và ví dụ thực tiễn, giúp người đọc hiểu rõ hơn về ứng dụng của phân tích thiết kế Qua đó, tác phẩm đã trang bị cho tôi kiến thức quý báu để áp dụng vào đề tài nghiên cứu của mình.
Cuốn sách “Quản trị nguồn nhân lực” của Jonh M Ivancevich cung cấp kiến thức sâu sắc về các hoạt động quản lý nguồn nhân lực, nhấn mạnh vai trò quan trọng của yếu tố con người trong môi trường làm việc Tác phẩm tập trung vào việc đảm bảo sự hài lòng của nhân viên trong công ty, từ đó giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhân sự.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHÀN THANH
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1.1 Thông tin chung về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh
Tên giao dịch: Nhan Thanh Manufacturing Trade And Services Company
Trụ sở : Số nhà 48 ngõ 123 đường Hoàng Quốc Việt ,Phường Nghĩa Đô, Quận
Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng: Tòa nhà Spring Heirs, số 9 ngõ 82 Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy,
Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Email: nhan.nunakids@gmail.com.vn
Người đại diện: Lê Thị Nhàn Thanh – Chức vụ: Giám đốc
Vốn điều lệ: 15 000 000 000 ( Bằng chữ: mười lăm tỷ đồng chẵn)
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên ngoài
Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh được thành lập vào
Công ty Ahimum, được thành lập vào ngày 10/05/2018 và đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội với mã số thuế 0108269655, chuyên sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực may mặc thời trang trẻ em.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh có bộ máy tổ chức đơn giản và gọn nhẹ, với mỗi phòng ban được phân chia trách nhiệm và chức năng rõ ràng Sự phân chia này không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh mà còn tạo sự phối hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng ban trong công ty.
Hình 2.1 minh họa sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ, bao gồm các thành phần chính trong hệ thống thông tin quản lý dự án Sơ đồ này thể hiện rõ ràng các mối quan hệ và quy trình làm việc trong công ty, giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý dự án và dịch vụ Biểu đồ Use Case cũng được sử dụng để mô tả các chức năng và tương tác của hệ thống, từ đó hỗ trợ việc phát triển và triển khai các giải pháp quản lý dự án hiệu quả hơn.
Nhàn Thanh 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Ban Giám đốc có vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch và điều hành mọi hoạt động của công ty Họ chịu trách nhiệm toàn diện về hiệu quả hoạt động của công ty và đồng thời là người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật.
Phòng tài chính kế toán
Chức năng của giám đốc tài chính là quản lý toàn bộ lĩnh vực tài chính kế toán của công ty, bao gồm quản lý tài sản, huy động nguồn vốn, và xây dựng phương án vay nợ cũng như trả nợ Điều này đảm bảo rằng việc huy động vốn diễn ra hiệu quả, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của công ty.
Xây dựng một hệ thống kế toán hiệu quả cho công ty là điều cần thiết, bao gồm việc lập kế hoạch tài chính chi tiết hàng năm, cũng như ngắn hạn và dài hạn Kế hoạch này cần phải phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại của công ty, đảm bảo sự phát triển bền vững và tối ưu hóa hiệu quả tài chính.
Để tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, cần xây dựng các phương án thay đổi cơ cấu vốn và tài sản, đồng thời điều hòa vốn phù hợp với nhiệm vụ cụ thể Việc lập kế hoạch huy động vốn dài hạn và trung hạn, cũng như kế hoạch tín dụng cho vốn lưu động dưới các hình thức hợp pháp, sẽ giúp đáp ứng hiệu quả nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh.
• Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh tế.
• Lưu giữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
Phòng hành chính nhân sự
Chức năng: Thống kê nhu cầu nhân sự, theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực
• Tuyển thêm nhân viên khi có nhu cầu tìm thêm người cho vị trí nào đó.
• Thiết lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng, thông báo kết quả
Phòng sản xuất Chức năng:
Phòng sản xuất là một bộ phận quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ thiết kế và triển khai các sản phẩm thực tế, đóng góp trực tiếp vào quá trình sản xuất của công ty.
Điều hành hoạt động sản xuất của toàn Công ty theo kế hoạch tháng, quý và năm, đồng thời theo dõi tình hình sản xuất thực tế Chỉ đạo và điều chỉnh các chỉ tiêu công nghệ hàng ca, ngày trong suốt quá trình sản xuất Thực hiện báo cáo theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Nhiệm vụ: Cập nhật tình hình sản xuất hàng ngày của toàn Công ty và thực hiện công tác báo cáo theo quy định.
Chức năng chính của bộ phận này là tư vấn cho giám đốc về chiến lược kinh doanh, nghiên cứu và phát triển thị trường, cũng như xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng Đồng thời, bộ phận này còn chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
• Vạch ra các chiến lược kinh doanh trình lên ban lãnh đạo.
• Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm.
• Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao.
• Nghiên cứu thị trường, lên các kế hoạch quảng cáo sản phẩm, quảng cáo công ty cho mọi người biết đến.
• Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
Chức năng chính của chúng tôi là xây dựng chiến lược PR và marketing cho từng giai đoạn sản phẩm, phù hợp với đối tượng khách hàng cụ thể Chúng tôi cũng tập trung vào việc phát triển thương hiệu và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu từ cấp trên.
• Quản lý việc đăng bài lên website và các fanpage của công ty
• Giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, các chương trình khuyến mãi của công ty
• Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của công ty.
2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh trong 3 năm gần nhất
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016-2018
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ trong giai đoạn 2016-2018 cho thấy sự phát triển ổn định Quản lý dự án hiệu quả đã góp phần nâng cao doanh thu và lợi nhuận của công ty Trong thời gian này, tình hình kinh doanh của công ty đã có những chuyển biến tích cực, với doanh thu đạt hàng triệu đồng, phản ánh sự nỗ lực không ngừng trong việc cải thiện và tối ưu hóa quy trình hoạt động.
STT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Từ năm 2016 đến 2018, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng liên tục trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, cho thấy sự phát triển bền vững và hiệu quả trong chiến lược kinh doanh.
Doanh thu của công ty đã có sự tăng trưởng ấn tượng trong ba năm qua, từ 51.478 triệu đồng năm 2016 lên 45.986 triệu đồng năm 2017, tăng 9,49% Năm 2018, doanh thu tiếp tục tăng lên 62.270 triệu đồng, đạt mức tăng 10,48% so với năm 2017 Kết quả này phản ánh sự phát triển tích cực của công ty trong giai đoạn này.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã liên tục tăng trưởng từ năm 2016 đến năm 2018, trong đó năm 2017 ghi nhận lợi nhuận đạt 6.276 triệu đồng, tăng 58 triệu đồng so với năm trước.
2016, lợi nhuận sau thuế năm 2018 là 6409 triệu đồng tăng 133 triệu đồng.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY
TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHÀN THANH
2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty
Quá trình quản lý nhân sự của công ty đã tiến bộ đáng kể theo thời gian, với những kết quả rõ rệt nhờ vào nhiều yếu tố thuận lợi.
Đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và có trình độ cao của chúng tôi luôn sẵn sàng học hỏi và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi khi công ty triển khai ứng dụng hệ thống mới, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự.
Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ, đồng thời cập nhật những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin để phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
Công việc quản lý nhân sự trong công ty chủ yếu liên quan đến việc làm việc và quản lý thông qua sổ sách, cùng với việc sử dụng các công cụ tin học văn phòng Do đó, không yêu cầu người thực hiện cần có trình độ chuyên môn cao, mà vẫn có thể hoàn thành hiệu quả.
+ Với phương thức chấm công tiên tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm công, tránh tình trạng chấm côngkhông đúng theo phương thức thủ công.
Công ty không chỉ tập trung vào việc đầu tư phần mềm cho công việc mà còn chú trọng nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị hàng năm Đồng thời, công ty cũng tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ và khả năng nghiệp vụ, giúp họ dần thích ứng với các công nghệ mới mà công ty đang đầu tư.
Một trong những ưu điểm nổi bật là khả năng tính lương cho nhân viên trong công ty, giúp đáp ứng nhu cầu quản lý và tính toán lương một cách nhanh chóng và chính xác Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong việc chi trả mà còn hỗ trợ việc tính toán các khoản thu nhập cho nhân viên một cách chặt chẽ.
2.3.2 Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty.
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là:
Việc sử dụng phương pháp thủ công trong quản lý nhân sự dẫn đến sai sót trong số liệu, quá trình xử lý thông tin chậm và thiếu chính xác Điều này dễ gây nhầm lẫn mà không được phát hiện, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty do quy trình quản lý chỉ dựa trên Excel.
Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên khi họ làm việc bên ngoài gặp nhiều khó khăn, bao gồm việc theo dõi vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc Điều này dẫn đến việc khó đánh giá sự biến động số lượng nhân viên trong công ty cũng như kết quả làm việc của họ Hơn nữa, việc phân cấp mức độ quản lý nhân sự và tiền lương chưa được thực hiện hiệu quả, gây khó khăn trong việc kiểm tra các báo cáo từ nhân viên.
Việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban hiện nay chủ yếu diễn ra thông qua phương pháp trao tay trực tiếp hoặc sử dụng các phần mềm giao tiếp, dẫn đến tình trạng mất thời gian, thiếu tính chuyên nghiệp và giảm hiệu suất công việc.
Việc không đáp ứng kịp thời các yêu cầu báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp, quá trình công tác và lương của nhân viên từ ban lãnh đạo dẫn đến nhiều khó khăn Điều này không chỉ tốn thời gian và công sức mà còn làm gia tăng chi phí do phải thêm, sửa, xóa thông tin cho một lượng lớn sổ sách và giấy tờ ngày càng tăng Do đó, việc sử dụng nhiều nhân lực cho công tác này trở nên cần thiết, gây áp lực về tài chính cho tổ chức.
Quá trình lưu trữ thông tin thường gặp sai sót do việc quản lý hồ sơ giấy tờ lớn, dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin Việc này có thể gây mất mát dữ liệu trong quá trình lưu trữ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Quản lý nhân sự thủ công hiện nay đang gặp nhiều rủi ro về bảo mật thông tin, với nguy cơ cao bị đánh cắp dữ liệu từ bên trong tổ chức Việc lưu trữ thông tin chủ yếu ở dạng hồ sơ giấy tờ và phân tán khiến cho an toàn bảo mật trở nên kém hiệu quả Điều này dẫn đến khả năng thông tin bị mất mát hoặc hư hại theo thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực.
Việc xử lý thông tin chậm trễ trong công ty dẫn đến mất thời gian trong quá trình ra quyết định quan trọng Hơn nữa, việc phụ thuộc vào con người trong việc tổng hợp thông tin hàng ngày hạn chế khả năng của nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định hiệu quả.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu quản lý, bởi lượng thông tin cần xử lý gia tăng đáng kể.
+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
