Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung và các doanh nghiệp nói riêng.

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nóichung và các doanh nghiệp nói riêng Các doanh nghiệp luôn có những chínhsách thu hút nhân tài để người lao động gắn bó lâu dài với công ty, và luôn tạođiều kiện cho nhân viên phát huy tính sáng tạo, không ngừng học hỏi những tiến

bộ khoa học công nghệ mới Nhất là trong thời đại công nghệ thông tin ngàycàng có nhiều đóng góp cho sự phát triển của xã hội Đặc biệt là trong lĩnh vựcquản lý điều hành, ứng dụng tốt công nghệ thông tin luôn trợ giúp cho lãnh đạo

ra các quyết định điều hành đúng đắn và kịp thời, hơn thế nữa còn giúp cho côngtác quản lý giảm tối đa những sai sót, tiết kiệm thời gian, kinh phí

Các công ty dù đang hoạt động trong lĩnh vực nào cũng nhận thấy rằngứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hànhdoanh nghiệp giúp tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả trong quản lý Vì vậy,các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay dành một phần ngân sách để đầu tư vàoxây dựng, và phát triển hệ thống thông tin cho phù hợp tình hình sản xuất kinhdoanh để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Công ty Cổ phần xâydựng Vinaconex 1 là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng Nhận thức

rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lýcũng như vai trò to lớn của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty có kế hoạch xâydựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Qua thời gian thực tập tại công ty, em

đã học hỏi và tìm hiểu cách thức quản lý nhân sự tại công ty và quyết định chọn

đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1” với hy vọng có thể đóng góp một phần vào công tác quản lý

nhân sự tại công ty Đề tài này được trình bày dưới 3 chương:

 Chương 1 : Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 và bài toán quản lý nhân sự.

 Chương 2: Phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

 Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Trong thời gian thực tập tại công ty, em xin chân thành cảm ơn cán bộphòng tổ chức hành chính đã cung cấp thông tin để em có thể hoàn thành đề tài.Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo TS.Trần Thị Song Minh đã hướngdẫn và chỉ bảo trong quá trình em tìm hiểu và thực hiện đề tài Tuy nhiên, dohạn chế về thời gian, cũng như kinh nghiệm và kiến thức thực tế, đề tài sẽ khôngtránh được những sai sót, em mong cô và các thầy trong khoa Tin học kinh tế-Trường Đại học Kinh tế quốc dân đóng góp ý kiến và tiếp tục chỉ bảo

Hà Nội, ngày 3 tháng 6 năm 2009

Tác giả Vương Ngọc Quỳnh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 1

VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ1.1 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1

Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty có lịch sử pháttriển lâu dài và có uy tín lớn trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng vàcác công trình giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Trong quá trình thực tập, em nhận thấy công ty có lịch sử hình thành vàphát triển lâu dài Quá trình hình thành và phát triển của công ty được trình bày

cụ thể như sau

Tên giao dịch: Công ty cổ phần xây dựng số 1

Tên giao dịch quốc tế:

CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO.1

Công ty đựơc thành lập năm 1973 với tên gọi ban đầu là Công ty xây dựng

Mộc Châu trực thuộc Bộ xây dựng có nhiệm vụ xây dựng toàn bộ khu côngnghiệp Mộc Châu - tỉnh Sơn La

Từ năm 1977 đến 1981 được đổi tên là Công ty xây dựng số 11 trực thuộc

Bộ xây dựng, trụ sở đóng tại Xuân Mai – Hà Sơn Bình có nhiệm vụ xây dựngNhà máy bê tông Xuân Mai và tham gia xây dựng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

Cuối năm 1981 Công ty được Bộ xây dựng cho chuyển trụ sở về Hà nội

và được Nhà nước giao nhiệm vụ xây dựng khu nhà ở lắp ghép tấm lớn ThanhXuân - Hà Nội

Năm 1984 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 196/CT đổitên Công ty xây dựng số 11 thành Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 trựcthuộc Bộ xây dựng với nhiệm vụ chính là xây dựng nhà ở cho nhân dân Thủ đô

Năm 1993 Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 được Bộ xây dựng chophép đổi tên thành Liên hợp xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng với nhiệm

vụ chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

Ngày 15/4/1995 Bộ xây dựng ra quyết định sáp nhập Liên hợp xây dựng

số 1 vào Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam - VinaconexJSC và từ đó mang tên mới là: Công ty xây dựng số 1 - Vinaconco - 1

Theo chủ trương đổi mới các doanh nghiệp Nhà nước ngày 29/8/2003 BộXây Dựng ra quyết định số 1173/QĐ - BXD về việc chuyển đổi doanh nghiệpNhà nước : Công ty xây dựng số 1 trực thuộc Tổng công ty CPXNK xây dựngViệt Nam thành Công ty cổ phần và mang tên mới là:

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (VINACONEX-1)

VIETNAM CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY N 0 1

Công ty cổ phần xây dựng số 1 (VINACONEX1) là công ty cổ phần cóvốn góp của nhà nước chi phối (51%); do đó Tổng công ty CPXNK&XD ViệtNam làm đại diện, Công ty cổ phần xây dựng số 1 là thành viên Tổng công tyCPXNK và xây dựng Việt Nam (VINACONEX JSC).

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.1.3 Các lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của công ty

Sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển công ty Cổ phần xây dựng số 1

đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành xây dựng Công

ty luôn khẳng định được thương hiệu của mình trong những lĩnh vực hoạt động:

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Xây dựng các công trình hạ tầng: giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước

và xử lý môi trường;

- Xây dựng các công trình đường dây và trạm biến thế điện;

- Kinh doanh phát triển khu đô thị mới, hạ tầng khu công nghiệp vàkinh doanh bất động sản;

- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Tư vấn đầu tư, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, lập dự án, tư vấnđấu thầu, tư vấn giám sát, quản lý dự án;

- Kinh doanh khách sạn du lịch lữ hành;

- Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước kinh doanh các mặt hàngphục vụ cho sản xuất và tiêu dùng;

- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, xuất khẩu xây dựng;

- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với côngtrình dân dụng và công nghiệp;

- Thiết kế hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và nông thôn, xử lý nướcthải và nước sinh hoạt;

- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp,

kỹ thuật hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp;

- Thi công xây dựng cầu, đường;

- Đo đạc, khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn phục vụ cho thiết kếcông trình, lập dự án đầu tư;

- Dịch vụ quản lý nhà ở đô thị và văn phòng cho thuê;

- Sản xuất, gia công lắp đặt các sản phẩm cơ khí;

- Kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi; vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá;

- Phá dỡ các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Cho thuê thiết bị, máy móc xây dựng; giàn giáo cốp pha;

- Kinh doanh tài chính

1.1.4 Phương hướng phát triển của công ty

Trong giai đoạn hiện nay, đầu tư là nhiệm vụ trọng tâm số một, là cơ hội

để phát triển Công ty cả về chất và lượng, tạo điều kiện để nâng cao năng lựcsản xuất kinh doanh, thúc đẩy và chuyển dịch cơ cấu sản xuất Vì vậy Công tychú trọng vào các công tác sau :

● Công tác đầu tư:

- Công ty đã, đang và sẽ triển khai các dự án phát triển đô thị tại QuậnCầu Giấy, Hà nội; D9A Thanh Xuân Bắc, Hà nội; Dự án Khu đô thị Lê TrọngTấn (Hà Đông, Hà Tây); Dự án Hà Khánh (Hạ Long, Quảng Ninh); Dự án VĩnhĐiềm Trung (Nha Trang, Khánh Hòa) và một số dự án khác

● Công tác thi công xây lắp :

- Tăng cương công tác quản lý, giám sát trong thi công; biên soạnchỉnh sửa và bổ sung các quy trình quản lý kỹ thuật

- Tiếp tục tăng cường công tác đảm bảo an toàn lao động

- Xem xét, hoàn chỉnh lại hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bảnmới

● Công tác sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng :

- Thực hiện di chuyển nhà máy gạch Terazzo, kho xưởng để phục vụcông tác đầu tư dự án DSK và đưa các đơn vị sản xuất công nghiệp đi vào ổnđịnh sản xuất

● Công tác quản lý hành chính :

- Hoàn thành viêc niêm yết cổ phiếu của công ty trên sàn chứng khoán

để minh bạch hoá tình hình tài chính,nâng cao tính thanh toán cổ phiếu nhằmquảng bá rộng rãi thương hiệu Vinaconex1

- Đổi mới sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp,

áp dụng triệt để và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:

2000, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành Tiếp tục xây dựng, kiệntoàn tổ chức Công ty hướng tới hoạt động theo mô hình công ty mẹ công ty con

1.2Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty hàng đầu tronglĩnh vực xây dựng các công trình xây dựng và tư vấn thiết kế công trình Do đặctrưng hoạt động trong lĩnh vực này trước đây công ty chưa chú trọng đến việcứng dụng công nghệ thông tin để tăng hiệu quả lao động và quản lý Qua thờigian thực tập tại công ty, em đã có thời gian khảo sát thực trạng và những kếhoạch tương lai của công ty để ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.1 Các ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Hiện tại tất cả các phòng ban trong công ty đều được trang bị máy tính và

có kết nối với mạng Internet Tuy nhiên tuỳ thuộc từng phòng ban mà kỹ năng

sử dụng máy tính của nhân viên khác nhau

- Phòng tổ chức hành chính: nhân viên phòng được trang bị mỗi ngườimột máy tính Do chức năng của phòng là tổ chức bộ máy quản lý nhân lực và

có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân Quản lý điều hành công tác vănthư đánh máy lưu trữ tài liệu hành chính quản trị… nên nhân viên trong phòng

chỉ sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office Việc quản lý và lưu trữ giấy

tờ, hồ sơ vẫn phải lưu trữ thủ công

- Phòng đầu tư và phòng kỹ thuật thi công: Nhân viên phòng đượctrang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thành thạo phần mềm MicrosoftOffice, Auto Cad Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ cử nhân và kỹ sư xâydựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm khác tốt

- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thựchiện kế toán, lập và theo dõi sổ sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tụchành chính cụ thể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế toán; thông tin, báocáo, chuyển tin các số liệu kế toán cho Giám đốc Công ty biết tình hình tài chínhcủa Công ty và đơn vị Nhân viên trong phòng này được trang bị mỗi người mộtmáy tính và có thể sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office

1.2.2 Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Ban lãnh đạo công ty nhận thấy, trong thời đại ngày nay các doanh nghiệpđang tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý và sản xuấtkinh doanh Qua nghiên cứu, ban lãnh đạo cũng nhận thấy trình độ sử dụng tinhọc của nhân viên trong công ty là chưa cao, máy tính có cấu hình thấp Nếutriển khai nhiều phần mềm thì yếu tố hạ tầng công nghệ và con người còn chưađáp ứng được yêu cầu Vì vậy, trong tương lai ban lãnh đạo có kế hoạch xâydựng các hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý hợpđồng, mua sắm phần mềm kế toán, từng bước nâng cấp mua mới máy tính trongcông ty Bên cạnh đó ban lãnh đạo đã có kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độcủa cán bộ công nhân viên khi các dự án này được triển khai Ngoài ra, công tycòn có kế hoạch tổ chức phòng Tin học để quản lý máy tính trong công ty, quảntrị và xây dựng trang web cho công ty

1.3Giải pháp tin học hoá cho bài toán quản lý nhân sự

Từ những kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tạicông ty Cổ phần Vinaconex 1 nói chung và phòng Tổ chức hành chính nói riêng,

em quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự”

1.3.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời gian đến khảo sát tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1vừa qua, em đã có điều kiện nghiên cứu và tìm hiểu kỹ nhiệm vụ, công việc củanhân viên phòng tổ chức hành chính trong công ty Thực tế hiện nay việc quản

lý nhân sự chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều chocán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất laođộng cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy Sau đó hàngtháng nhân viên phòng Tổ chức hành chính mới cập nhật vào Excel; Việc tínhlương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; Nhân viên phòng Tổchức hành chính không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báocáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếuđược yêu cầu

1.3.2 Nội dung và mục đích của đề tài

Trước những khó khăn nêu trên em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1”

để làm đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích là xây dựng hệ thống thông tinphù hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhân sự Với đề tài này sẽ giúp công

ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho công tác quản lý nhân sự, đáp ứngnhanh chóng nhu cầu thông tin về cán bộ nhân viên của lãnh đạo Công ty

Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của Công ty ngày càngtăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyênnghiệp hơn và phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

- Quản lý cán bộ, công nhân

+ Hồ sơ nhân sự (bao gồm các thông tin về bản thân như: Họ tên,ngày tháng năm sinh, quê quán, chứng minh thư nhân dân, trình độhọc vấn, quan hệ gia đình )

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm

+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, chấm dứt hợp đồng laođộng

- Hệ thống báo cáo của phần mềm

+ Các báo cáo chất lượng cán bộ (Kỹ sư, cử nhân)

+ Báo cáo chất lượng công nhân (ngành đào tạo, hệ số lương, bậclương )

+ Báo cáo quá trình công tác của cán bộ, công nhân viên

- Hệ thống tra cứu

+ Tra cứu theo trình độ chuyên môn

+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng

+ Tra cứu thông tin về nhân sự

1.3.3 Hạ tầng công nghệ và các yếu tố liên quan

Ngoài những yêu cầu trên đối với phần mềm quản lý nhân sự của cán bộphòng tổ chức hành chính bên cạnh đó còn phải xem xét đến hạ tầng công nghệ

và các yếu tố liên quan Phòng tổ chức hành chính có đủ các yếu tố về hạ tầngcông nghệ khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự, mỗi nhân viên mộtmáy tính và có kết nối mạng Internet Bên cạnh đó do trình độ sử dụng tin họccủa nhân viên phòng này còn chưa cao nên cán bộ phòng có yêu cầu về giaodiện của phần mềm phải thân thiện, dể hiểu, và dễ sử dụng

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ NHÂN SỰ2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, hệ thốngthông tin là một khái niệm không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp Để tăngnăng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí trong quản lý cũng như trong cáchoạt động sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp luôn phải quan tâm và cóchiến lược để phát triển hệ thống thông tin Vậy thế nào là một hệ thống thôngtin?

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin

Khái niệm : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết

bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý

và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)

và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được xử lý từtrước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cậpnhật vào kho dữ liệu (Storage)

Nguồn

Thu thập Xử lý và lưu trữ

Kho dữ liệu

Phân phát Đích

Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

Hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức Đó là cách lấymục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem): chức năng là xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thựchiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay, hoặc với nhânviên của tổ chức đó Hệ thống thông tin xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất

cả các dữ liệu, từ đó cho phép theo dõi mọi hoạt động của tổ chức và hỗ trợ cáchoạt động ở mức tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):

là hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiểntác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thống này tạo

ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Vì vậy hệthống này dựa vào cơ sở dữ liệu được tạo ra từ hệ thống thông tin xử lý giaodịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin xử lý giao dịch

vì cho phép lưu trữ dữ liệu về tình trạng cán bộ công nhân viên tại công ty Cổphần xây dựng Vinaconex 1 như: trình độ chuyên môn, bằng cấp, quá trình làm

việc, các vị trí công tác, địa điểm và thời gian làm việc tại các công trình khácnhau, theo dõi hệ số lương cơ bản và mức lương năng suất lao động, hệ số phụcấp chức vụ, hệ số phụ cấp trách nhiệm… Các thông tin này luôn thay đổi trongsuốt quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty Tuy nhiên hệthống thông tin quản lý nhân sự phải có chức năng đưa ra báo cáo định kỳ vềcán bộ công nhân viên trong công ty cho ban quản lý nên hệ thống này phải tổnghợp được dữ liệu và xử lý để lên báo cáo Vì vậy đây cũng là hệ thống thông tinquản lý.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): đây

là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định cho nhà quản lý Hệthống thông tin trợ giúp ra quyết định cung cấp thông tin cho người ra quyếtđịnh xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra, và phải có khả năng

mô hình hóa để phân lớp, đánh giá các giải pháp

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là sự mở rộng của hệthống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia Tuy nhiên hệ thốngnày có sử dụng một số kỹ thuật trí tuệ nhân tạo

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage): hệ thống này dùng để phục

vụ người sử dụng là những người ngoài tổ chức như: khách hàng, nhà cung cấp,

và có thể là tổ chức khác Đây là hệ thống thông tin chiến lược vì hệ thống thôngtin cạnh tranh là công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lược

c Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp:

Các hệ thống thông tin trong tổ chức được phân loại theo các cấp quản lý,

ở mỗi cấp quản lý lại được phân chia nhỏ theo nghiệp vụ Hệ thống thông tinđược phân chia cụ thể như bảng dưới đây:

Bảng 2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và các mức ra quyết định

(Nguồn:Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - trang 27 Tác giả: TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh)

2.1.3 Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Tuỳ thuộc vào từng đối tượng trong tổ chức như: nhà quản lý, người sửdụng, cán bộ kỹ thuật, họ sẽ mô tả về hệ thống thông tin theo một mô hình khácnhau Vì vậy có ba mô hình để miêu tả hệ thống thông tin đó là: mô hình logic,

mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

- Mô hình logic (dưới góc nhìn của nhà quản lý): mô tả hệ thống làmgì( trả lời cho câu hỏi cái gi? và để làm gì?): gồm có dữ liệu mà nó thu thập, xử

lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử

lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra

- Mô hình vật lý ngoài (trả lời cho câu hỏi cái gì ở đâu? và khi nào?):tập trung vào những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang

dữ liệu và vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lực chiếnlược

Kinh doanh vàsản xuất chiếnlượcTài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lực chiếnthuật

Kinh doanh vàsản xuất chiếnthuậtTài chính tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh vàsản xuất tácnghiệp

Hệthốngthôngtinvănphòng

để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công táctrong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công, các yếu tố về địa điểm thực hiện xử

lý dữ liệu, thời gian của hệ thống

- Mô hình vật lý trong: (trả lời cho câu hỏi như thế nào?): mô hình này

mô tả các khía cạnh vật lý của hệ thống thông tin dưới cái nhìn của kỹ thuậtviên Đó là các thông tin như loại trang thiết bị được sử dụng, dung lượng kholưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của thiết bị trong kho chứa, cấutrúc của chương trình và ngôn ngữ thực hiện

2.1.4 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Con người là nguồn lực, tài sản quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp

Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vàođội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóngvai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựngVinaconex1 được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tincủa ban Lãnh đạo Công ty có những chức năng chính như sau:

- Quản lý cán bộ, công nhân (Quản lý nhân sự)

+ Hồ sơ nhân sự (Bao gồm các thông tin về bản thân như: Họ tên,ngày tháng năm sinh, quê quán, hộ khẩu thường trú, chứng minhthư nhân dân, trình độ học vấn, quan hệ gia đình, Đảng, )

+ Tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển công tác,

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công nhân viên

+ Xếp lương, nâng lương, nâng bậc cán bộ, công nhân viên hàngnăm

+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, hợp đồng lao động hếthạn, chấm dứt hợp đồng lao động.

- Tiền lương: theo dõi quá trình nâng bậc lương của cán bộ, công nhânviên trong công ty

- Hệ thống báo cáo:

+ Báo cáo chất lượng cán bộ (Kỹ sư, cử nhân)

+ Báo cáo quá trình công tác của cán bộ, nhân viên

+ Báo cáo theo dõi hợp đồng lao động ký kết với cán bộ, nhân viên+ Báo cáo thông tin cá nhân của từng cán bộ, công nhân viên

- Hệ thống tra cứu

+ Tra cứu theo trình độ chuyên môn

+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng

+ Tra cứu thông tin về nhân sự

2.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Trong thực tế phát triển hệ thống thông tin người ta dùng một số phươngpháp sau:

2.2.1 Phương pháp phát triển nguyên mẫu

Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin là việc sử dụngphương pháp thử sai để xác định xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thếnào? Có những yếu điểm gì cần phải khắc phục? Những biện pháp dùng cho hệthống thông tin mới có đảm bảo được cho hệ thống thông tin mới hoạt động tốtkhông? Thực chất khi nhân viên phát triển hệ thống có những điều chỉnh cho hệthống mới, họ phải trao đổi với người sử dụng và đối chiếu với hệ thống đangtồn tại Nếu người sử dụng chấp nhận hệ thống thông tin mới thì công việc phát

triển hệ thống thông tin hoàn thành Nếu không nhân viên phát triển hệ thốngphải tiếp tục điều chỉnh hệ thống cũ và phải trao đổi với người dùng đến khi họchấp nhận hệ thống mới Nhân viên phát triển hệ thống phải thường xuyên làmviệc với người sử dụng cuối cùng trong quá trình thử sai để xem người sử dụng

có chấp nhận hệ thống thông tin mới không? Hay việc phát triển hệ thống thôngtin này có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không?

Ưu điểm của phương pháp này là: không tốn thời gian, đem lại hiểu quảcao, phù hợp với người sử dụng cuối cùng, thích hợp cho phát triển hệ thốngthông tin có cấu trúc không quá phức tạp

Tuy nhiên phương pháp này có một số nhược điểm như sau: do khôngtheo các quy trình phát triển hệ thống thông tin phân tích, thiết kế, lập trình, thửnghiệm, triển khai, hướng dẫn sử dụng, bảo trì nên không thể dùng phương phápnày để phát triển những hệ thống thông tin phức tạp

2.2.2 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SDLC (System

Development Life Cycle)

Đây là phương pháp ra đời sớm nhất và phổ biến cho việc phát triển một

hệ thống thông tin trong tổ chức Phương pháp này bao gồm các giai đoạn cơbản mà nhân viên phải tuân thủ như:

- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

- Giai đoạn 3: Thiết kế logic

- Giai đoạn 4: Đề xuất giải pháp

- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

- Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật

- Giai đoạn 7: Cài đặt

- Giai đoạn 8: Khai thác và đánh giá

2.2.3 Phương pháp phát triển nhanh hệ thống thông tin

Phương pháp này được James Martin đưa ra vào năm 1991 Phương phápnày sử dụng hệ thống ban đầu và công cụ dựa trên máy tính Những người sửdụng hệ thống, các phân tích viên và chuyên gia sẽ tác động vào hệ thống cũ đểcho ra đời hệ thống mới

Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1, em sử dụng phương pháp vòng đời phát triển hệ

thống để xây dựng hệ thống thông tin cho công ty Bản chất của công việc quản

lý nhân sự và tính lương là một công việc phức tạp, vì thế phân tích viên phảixây dựng hệ thống thông tin theo từng bước nhằm khảo sát hệ thống hiện tại đểnắm rõ quy trình, nghiệp vụ Sau đó phải thiết kế chi tiết hệ thống thông tin đểgiai đoạn thực hiện kỹ thuật nhân viên sẽ không gặp phải những khó khăn dochưa nghiên cứu kỹ hệ thống Hơn nữa tại công ty, chưa có phần mềm quản lýnhân sự nên không thể dùng hai phương pháp còn lại và việc đào tạo và hướngdẫn người dùng là quan trọng vì nhân viên chưa dùng phần mềm quản lý nhân

sự nào khác trước đây

2.3 Các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin có thể chia làm 7 giai đoạnhoặc 4 giai đoạn Do phạm vi nghiên cứu và thời gian thực tập có hạn nên cáccông đoạn phát triển hệ thống thông tin em ứng dụng để thực hiện đề tài đượcchia làm 4 giai đoạn

2.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này có mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện

nhanh nhất trong 4 giai đoạn và không đòi hỏi chi phí lớn Bao gồm các côngđoạn sau:

1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

2 Làm rõ yêu cầu

3 Đánh giá khả năng thực thi

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, và xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt của hệ thống và những mục tiêu

mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Trên cơ sở phân tích chi tiết đó sẽ tiếnhành lập báo cáo phân tích chi tiết, dựa vào báo cáo sẽ quyết định tiếp tục haythôi phát triển một hệ thống thông tin mới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồmnhững công đoạn sau đây:

1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Đánh giá lại tính khả thi

6 Thay đổi đề xuất của dự án

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Trong giai đoạn này phân tích viên phải tiến hành mô hình hoá hệ thốngthông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới sovới hệ thống thông tin cũ Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin:

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD:

Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng cácthực thể từ cao xuống thấp Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con

và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin Trên sơ đồ chỉ baogồm các luồng dữ liệu,các xử lý,các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng khôngquan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luông

dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.Một số ký pháp dùngcho sơ đồ luồng dữ liệu được mô tả trong bảng dưới đây:

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Cơ sở dữ kiệu hệ thống

3.2 Tính toán và tổng hợp lương

Bảng lương

Ban lãnh đạoThực thể

 Sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thếgiới vật lý bằng sơ đồ

Để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin người ta sử dụng một số ký pháp cơbản như sau:

Xử lý thủ công

Xử lý kết hợp người máy

Cập nhật hệ số lương

Xử lý cập nhật hệ số lương khi có thông tin thay đổi hệ số lương cán

bộ, nhân viên tại công ty

Lưu trữ hồ

sơ nhân sự

Đối với hệ thống thông tin cũ, hồ

sơ nhân sự được lưu trữ thủ công

Xử lý tin học hoá hoàn toàn

Tính lương

Xử lý tính lương cho cán bộ, nhân viên cuối mỗi tháng

Kho lưu trữ dữ liệu thủ công

Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi chưa có hệ thống thông tin mới

Hồ sơ nhân sự

Dữ liệu lương

Báo cáo nhân sự

Kho lưu trữ dữ liệu

đã được tin học hóa

Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi triển khai hệ thống thông tin mới

Dòng thông tin Báo cáo nhân sự theo yêu cầu

của ban lãnh đạo

Bảng 2.3 Ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin

2.3.3 Giai đoạn thiết kế

Mục đích của giai đoạn này là thiết kế logic, và thiết kế vật lý

a Thiết kế logic:

Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống

thông tin, cho phép loại bỏ được những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới baohàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dungcủa cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoáphải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các inputs) Sảnphẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng

dữ liệu, các sơ đồ cáu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logiccủa từ điển hệ thống Có hai phương pháp để thiết kế cơ sở dữ liệu logic Một làthiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Hai là thiết kế cơ sở dữ liệubằng phương pháp mô hình hoá

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Khi thiết kế cơ sở

dữ liệu theo phương pháp này phải tuân theo những bước sau:

- Bước 1: Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra Xác định nội dung, khốilượng, nơi nhận, tần xuất của chúng Khi xác định các thông tin đầu ra phải lưu

ý các quy tắc sau: mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi

là các thuộc tính Phải liệt kê đầy đủ các thuộc tính này trên mỗi thông tin đầu ra

và phải xác định các phần tử thông tin thuộc loại nào:

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp Ký hiệu là R

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán rahoặc suy ra từ những thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá – là thuộc tính để xác định duy nhấtthông tin đầu ra đó.

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Ví dụ: trong bài toán quản lý nhân sự, có bảng dữ liệu đầu ra bảng lươngnhân viên và hồ sơ nhân viên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏcác thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xemxét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

- Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

- Bước 3: tiến hành chuẩn hoá theo ba mức

- Bước 4: Xác định kiểu các thuộc tính, độ rộng các trường

- Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và xác định sơ đồ cấu trúc

dữ liệu

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

Đây là một phương pháp để xây dựng các tệp cơ sở dữ liệu dựa vào môhình quan hệ thực thể Dựa vào tài liệu tìm hiểu về hệ thống thông tin cũ và xácđịnh những yêu cầu chức năng của hệ thống thông tin mới, phân tích viên sẽ tiếnhành mô hình hoá hệ thống thông tin mới bằng mô hình quan hệ thực thể Sau

Loại thuộc tính Tên thuộc tính

đó sẽ dựa trên các nguyên tắc để chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang

mô hình cấu trúc dữ liệu.Vì vậy phân tích viên phải quan tâm đến một số kháiniệm và nguyên tắc sau:

- Các khái niệm cơ bản:

+ Thực thể: trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn nhữngđối tượng liên quan đến hệ thống thông tin Đó có thể là những đối tượng cụ thểhoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng

Ví dụ: Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, yêu cầu phải quản lýđược tình trạng cán bộ, nhân viên trong công ty Khi đó nhân viên trong công tychính là một thực thể

+ Liên kết: trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thểkhông thể tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lạivới nhau Vì vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệqua lại giữa các thực thể

Ví dụ: Thực thể nhân viên và phòng ban có mối quan hệ qua lại với nhau.Một nhân viên trong công ty phải thuộc một phòng ban nhất định

Tuy nhiên nếu chỉ liên kết giữa các thực thể trong một hệ thống thì chưa

đủ, mà người phân tích viên phải quan tâm đến mức độ của các liên kết Nghĩa

là phải biết có bao nhiêu lần xuất hiện của thực thể nhân viên tương tác với mỗilần xuất hiện của thực thể phòng ban và ngược lại Có ba loại liên kết đó là:

1@1: liên kết loại một - một nghĩa là một lần xuất hiện của thực thể Atương ứng với một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại

Nhân viênThực thể:

c

1@N: liên kết loại một - nhiều nghĩa là mỗi lần xuất hiện của thực thể Ađược liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất hiện của thựcthể B chỉ liên kết duy nhât với một lần xuất hiện của thực thể A.

N@N: liên kết loại nhiều - nhiều nghĩa là mỗi lần xuất hiện của thực thể

A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất hiện của thựcthể B được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể A

Đối với hai thực thể nhân viên và phòng ban, ta thấy một nhân viên chỉthuộc một phòng ban và một phòng ban có nhiều nhân viên Vì vậy đây là liênkết loại 1@N

+ Chiều của liên kết: chiều của quan hệ chỉ ra số lượng các thực thểtham gia vào quan hệ đó Người ta chia các quan hệ ra làm ba loại: quan hệ mộtchiều, quan hệ hai chiều, quan hệ nhiều chiều Việc xác định đúng số chiều củaliên kết đảm bảo cho phân tích viên mô hình hoá hệ thống thông tin bằng sơ đồquan hệ thực thể được chính xác, và nên mô tả ở quan hệ một chiều, hai chiều,

ba chiều để việc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang mô hình cấu trúc

dữ liệu được chính xác và đơn giản

Từ ví dụ trên ta thấy mối quan hệ giữa nhân viên và phòng ban là quan hệhai chiều

+ Thuộc tính: dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc mộtquan hệ để xác định chính xác các thực thể Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộctính: thuộc tính định danh, thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộctính định danh là quan trọng nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộctính này để xác định duy nhất so với các thực thể khác

c

Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, thực thể nhân viên có một số cácthuộc tính sau:

a Thiết kế vật lý ngoài:

Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật, và tiếp theo là tài liệu cần thiết cho người sử dụng, nó mô tả cả phần thủcông và cả những giao diện với phần tin học hoá

Thiết kế vật lý ngoài đóng vai trò đặc biệt quan trọng vì dựa vào các tàiliệu của giai đoạn này mà lập trình viên có thể lập trình theo đúng mục đích vàyêu cầu của người sử dụng Nếu không có các tài liệu mô tả hệ thống của giaiđoạn này thì lập trình viên sẽ không xác định được công việc cụ thể cần phảilàm để xây dựng phần mềm

2.3.4 Giai đoạn cài đặt và khai thác

Giai đoạn này là việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Đểviệc chuyển đổi này thực hịên với những va chạm ít nhất, phải lập kế hoạch mộtcách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm những công đoạn:

Ngày nay để xây dựng một phần mềm, lập trình viên có thể lựa chọn rấtnhiều ngôn ngữ Nhưng em lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệquản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 vì các ưu điểm của ngôn ngữ lậptrình, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng như sự phù hợp với yêu cầu của bàitoán quản lý nhân sự tại công ty thực tập.

2.4.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình VB 6.0

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình để phát triển các phần mềm ứng quannghĩa là khi thiết kế chương trình người lập trình có thể nhìn thấy ngay kết quảtừng thao tác Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình giao diện khichương trình thực hiện Visual Basic còn cho phép thực hiện chỉnh sửa nhanhchóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng

Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1” được sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.

Phiên bản này ra đời vào năm 1998 và được kế thừa những tính năng ưu việt củanhững phiên bản trước đấy Đăc biệt là theo những yêu cầu đề ra phiên bản nàytăng cường phương pháp giao tiếp với SQL Server Phiên bản này cũng được bổxung thêm nhiều công cụ và điều khiển mới cho giao tiếp với cơ sở dữ liệu, vàđược đánh dấu với công nghệ ADO-2.0 (phương thức truy cập dữ liệu)

2.4.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

Ngày nay có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biếnnhư: Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server vàOracle Nhưng Microsoft Access vẫn đang dành được phần chia lớn trên thịtrường Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nayAccess đã không ngừng được cải tiến trên thị trường và đã có các phiên bảnmang số hiệu 1.0, 1.1, …7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2002

Để “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây

dựng Vinaconex 1”, em lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

2003

Microsoft Access là một bộ phận trong phần mềm Microsoft OfficeProfessional Các đối tượng như thực đơn, thanh công cụ, và các hộp thoại đềurất quen thuộc như các ứng dụng khác của Office, vì vậy hệ quản trị cơ sở dữliệu này dễ dàng để sử dụng và học tập Có thể dùng Access để phát triển cácứng dụng cho cá nhân, cho các doanh nghiệp vừa, cho nội bộ phòng ban, chotoàn công ty Vì thế hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vẫn đựơc dùng phổ biến vàrộng rãi Khi sử dụng Microsoft Access người dùng có thể sắp xếp, tìm kiếm vàlọc dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng bằng các lệnh truy vấn Hơn thế nữa, ngườidùng có thể dùng form để đơn giản hoá việc xem và nạp dữ liệu, thiết kế cácreport để báo cáo thông tin, lập trình Visual Basic trong Access…

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

3.1 Phân tích yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1

Phân tích yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phầnxây dựng Vinaconex 1 nhằm khảo sát hệ thống thông tin đang tồn tại.Với thựctrạng tin học hóa của công ty hiện nay, cụ thể là phòng tổ chức hành chính thìcán bộ phòng này có nhu cầu cấp thiết là xây dựng hệ thống thông tin quản lýnhân sự để công việc quản lý nhân sự tại công ty dễ dàng, tiết kiệm được thờigian và chi phí hơn là quản lý thủ công

3.1.1 Các công cụ để khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Trong thực tế, có bốn công cụ để phân tích viên tiến hành khảo sát hệthống thông tin thực tại và yêu cầu của hệ thống thông tin mới Đó là: phỏngvấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát Trong thời gianthực tập tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1, em sử dụng ba công cụ đểkhảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty: phỏng vấn, nghiên cứutài liệu, quan sát

- Phỏng vấn là công cụ quan trọng trong hầu hết các dự án phát triển hệthống thông tin Phương pháp phỏng vấn có tác dụng giúp cho phân tích viênthu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó cóthể nắm bắt khi nghiên cứu tài liệu Các bước thực hiện phỏng vấn:

+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lượng và loại cán bộ

để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống

+ Biết một số thông tin về người được phỏng vấn (họ tên, độ tuổi,trách nhiệm …).

+ Lập đề cương những nội dung cần thiết cho buổi phỏng vấn

+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc )

+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu

- Nghiên cứu tài liệu: đây là công cụ quan trọng nhất và được sử dụngnhiều nhất để thu thập thông tin về quản lý nhân sự tại công ty Các tài liệunghiên cứu gồm có:

+ Bản hồ sơ năng lực của công ty

+ Bản báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 vàphương hướng, nhiệm vụ, các biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanhnăm 2009

+ Hồ sơ quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.+ Hồ sơ nhân sự

+ Quy chế phân phối tiền lương cơ quan tại công ty

Từ các tài liệu trên cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổchức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, cáctiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên vàphòng ban, nội dung và hình dạng của các của các thông tin vào ra như bảnglương, các báo cáo về tình hình cán bộ, nhân viên trong công ty…

- Quan sát: công cụ này được sử dụng khi phân tích viên muốn nhìnthấy những gì không thể hiện trên tài liệu như: quan sát trình tự lưu trữ hồ sơnhân viên khi công ty có nhân viên mới; cách thức xắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhânviên; cách thức quản lý nhân viên bằng phần mềm Excel; các bước ký kết hợpđồng mới với nhân viên; quá trình điều động cán bộ, nhân viên…

3.1.2 Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự xây dựng cho công ty cổ phânVinaconex 1 có chức năng quản lý hồ sơ cán bộ và theo dõi chi tiết từng nhânviên trong công ty về tiền lương Bảng lương hàng tháng được phòng tài chính-

kế toán lập vào cuối mỗi tháng và chi trả cho công nhân viên Tuy nhiên, trongthời gian thực tập tai phòng Tổ chức-hành chính, em có thời gian học hỏi cáchlưu trữ hồ sơ cán bộ và quản lý cán bộ tại công ty, thực tế cho thấy phòng Tổchức hành chính phải quản lý hồ sơ cán bộ, tình hình lương của từng cán bộđược cập nhật và điều chỉnh hàng tháng nếu như có sự thay đổi từ bảng lươnglập tại phòng Tài chính-kế toán, tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho từngnhân viên

Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự:

 Quản lý nhân sự :

- Hệ thống có chức năng quản lý tình trạng của mỗi nhân viên mà đặcbiệt là quản lý thuyên chuyển công tác của nhân viên( điều động nội bộ) vì đặcđiểm của công ty là nhân viên phải thường xuyên đi công tác khi công ty cónhững hợp đồng xây dựng ở các tỉnh trong cả nước, và theo dõi hạn của loại hợpđồng có thời hạn để quyết định ký kết hợp đồng mới cho cán bộ công nhân viên

- Xuất báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý về tình hình cụ thể củanhân viên

Tổng lương = lương cơ bản + lương năng suất

Khi công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên, hệ số lương cơ bản được

áp dụng theo quy định của nhà nước, hệ số này phụ thuộc vào năm công tác,kinh nghiệm của nhân viên Ngoài ra một số nhân viên còn được hưởng hệ sốphụ cấp trách nhiệm và hệ số phụ cấp chức vụ (hai hệ số này phụ thuộc vàochức vụ của nhân viên và hệ số trách nhiệm không phải tính vào lương để chi trảbảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội ) Như vậy công thức tính lương cơ bản nhưsau:

Lương cơ bản = (Hệ số lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ + Phụ cấp trách

nhiệm)* Mức lương cơ bản theo thời điểm

Thực tế tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1, do đặc trưng của côngviệc và nhiệm vụ, nhiều cán bộ công nhân viên của công ty phải thi công côngtrình tại các tỉnh trên cả nước Vì vậy tuỳ thuộc vào thời gian cũng như từng giaiđoạn của công trình đang thi công, trách nhiệm, chức vụ mà cán bộ, nhân viêncông ty phải đảm nhận nhiệm vụ cả vào những ngày lễ, ngày nghỉ Khi đó, cán

bộ nhân viên sẽ không có khoản phụ cấp nào mà mức lương của họ sẽ đượccông ty thoả thuận hợp lý dựa vào mức lương năng suất lao động Lương năngsuất lao động được chia làm các mức, mỗi mức tương đương với một khoản tiềnnhất định Các mức lương năng suất lao động trong công ty:

Mức lương

Lương năng suất lao động (Tr.đ)

2

10.511.5

2

10.011.0

3 Phó giám đốc công ty, Uỷ viên hội

đồng quản trị chuyên trách

12

7.08.0

2

6.06.5

2

5.05.5

2

4.04.5

7 Chỉ huy trưởng công ty hạch toán trưc

tiếp

12

4.04.5

8 Phó chỉ huy trưởng công ty hạch toán

trực tiếp

12

3.03.5

9 Kỹ sư, kinh tế viên; chuyên viên (có

trình độ đại học trở lên)

12345

1.01.52.02.53.5

10 Cán sự, kỹ thuật viên (có trình độ

trung cấp, cao đẳng)

1234

0.81.01.31.5

11 Nhân viên hành chính

(Trình độ sơ cấp)

1234

0.50.70.91.0

12 Nhân viên bảo vệ cơ quan, công trình

1234

0.30.50.70.9Bảng 3.1 Mức lương năng suất lao động

Lương năng suất = Mức lương năng suất * Hệ số hoàn thành công việc

Khi phòng Tổ chức hành chính nhận được bảng chấm công và đánh giámức độ hoàn thành công việc của các nhân viên từ trưởng mỗi phòng ban trongcông ty, cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ sẽ tiến hành tập hợp bảng chấm công.Sau đó phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên sau đógửi bảng lương sang phòng tài chính kế toán để tính bảo hiểm y tế, bảo hiểm xãhội và chi trả lương cho nhân viên Phòng Tổ chức hành chính chỉ theo dõi, quản

lý thay đổi các hệ số lương và tính lương theo công thức trên

3.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Mục đích của giai đoạn này là xác định những mục tiêu, chức năng cầnđạt được của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty

3.2.1 Mô hình hoá hệ thống thông tin dưới góc độ luồng thông tin

Từ quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về sơ đồ luồng thông tin ở chương II

và căn cứ vào kết quả khảo sát, ta có sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thốngthông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Vinaconex 1

Hồ sơ cán bộ, nhân viên

Cập nhật hợp đồng lao động

Cập nhật quyết định điều động nhân sự

Cập nhật thông tin cá nhân

Hồ sơ cán

bộ, nhân viên

Hợp đồng lao động mới

Phòng tổ chức hành chính

Nhân viên Thời điểm

Quyết định nhân sự

Hình 3.1 Sơ đồ luồng thông tin quản lý hồ sơ nhân viên

Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin quản lý lương

Thông tin thay đổi hệ

số lương

Cập nhật hệ số lương

Dữ liệu lương

Tính lương

Dữ liệu lương

Thống kê, tổng hợp

Báo cáo luơng

Nhân viên

Bảng lương nhân viên

3.2.2 Mô hình hoá hệ thống thông tin dưới góc độ chức năng

Hình 3.3 Sơ đồ BFD

Giải thích:

Sơ đồ BFD cho thấy chức năng của hệ thống thông tin quản lý lương gồmcó: quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên; quản lý lương; thống kê báo cáo Trongquản lý lương, hệ thống cập nhật sự thay đổi hệ số lương của các hệ số lương cơbản, và mức lương năng suất Từ đó tính toán và lên bảng lương chức danh chotừng phòng ban trong công ty, đồng thời phải báo cáo sự thay đổi các hệ sốlương cho phòng tài chính kế toán

Quản lý nhân sự

Quản lý hồ sơ cán

bộ, nhân viên

Quản lý lương Thống kê báo cáo

Quản lý thông tin

cá nhân

Quản lý điều động

Quản lý hợp đồng

Quản lý các hệ số lương

Quản lý hệ số hoàn thành công việc

Tổng hợp dữ liệu nhân sựTruy xuất dữ liệunhân sự