Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
MỤC LỤC
PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Theo cách phân loại này thì hệ thống thông tin được chia ra làm năm loại: Hệ thống thông tin xử lý dao dịch, hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định (DSS), hệ chuyên gia (ES) và hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA). - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): chức năng là xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay, hoặc với nhân viên của tổ chức đó. - Mô hình vật lý trong: (trả lời cho câu hỏi như thế nào?): mô hình này mô tả các khía cạnh vật lý của hệ thống thông tin dưới cái nhìn của kỹ thuật viên. Đó là các thông tin như loại trang thiết bị được sử dụng, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của thiết bị trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ thực hiện. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Con người là nguồn lực, tài sản quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó. Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóng vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1 được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin của ban Lãnh đạo Công ty có những chức năng chính như sau:. ngày tháng năm sinh, quê quán, hộ khẩu thường trú, chứng minh thư nhân dân, trình độ học vấn, quan hệ gia đình, Đảng,..).
Tuy nhiên phương pháp này có một số nhược điểm như sau: do không theo các quy trình phát triển hệ thống thông tin phân tích, thiết kế, lập trình, thử nghiệm, triển khai, hướng dẫn sử dụng, bảo trì nên không thể dùng phương pháp này để phát triển những hệ thống thông tin phức tạp. Mục đớch chớnh của giai đoạn này là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, và xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt của hệ thống và những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Dữ liệu về các hệ số lương của cán bộ, nhân viên được lấy ra từ kho cơ sở dữ liệu hệ thống, sau đó sẽ tính toán và tổng hợp lương từ đó có được bảng lương hàng thỏng cung cấp cho ban lónh đạo để theo dừi tỡnh hỡnh lương của nhân viên trong công ty.
Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các inputs). Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp theo là tài liệu cần thiết cho người sử dụng, nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hoá.
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự xây dựng cho công ty cổ phân Vinaconex 1 cú chức năng quản lý hồ sơ cỏn bộ và theo dừi chi tiết từng nhõn viên trong công ty về tiền lương. Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tai phòng Tổ chức-hành chính, em có thời gian học hỏi cách lưu trữ hồ sơ cán bộ và quản lý cán bộ tại công ty, thực tế cho thấy phòng Tổ chức hành chính phải quản lý hồ sơ cán bộ, tình hình lương của từng cán bộ được cập nhật và điều chỉnh hàng tháng nếu như có sự thay đổi từ bảng lương lập tại phòng Tài chính-kế toán, tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên. - Hệ thống có chức năng quản lý tình trạng của mỗi nhân viên mà đặc biệt là quản lý thuyên chuyển công tác của nhân viên( điều động nội bộ) vì đặc điểm của công ty là nhân viên phải thường xuyên đi công tác khi công ty có những hợp đồng xây dựng ở các tỉnh trong cả nước, và theo dừi hạn của loại hợp đồng cú thời hạn để quyết định ký kết hợp đồng mới cho cán bộ công nhân viên.
Khi công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên, hệ số lương cơ bản được áp dụng theo quy định của nhà nước, hệ số này phụ thuộc vào năm công tác, kinh nghiệm của nhân viên. Lương năng suất = Mức lương năng suất * Hệ số hoàn thành công việc Khi phòng Tổ chức hành chính nhận được bảng chấm công và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên từ trưởng mỗi phòng ban trong công ty, cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ sẽ tiến hành tập hợp bảng chấm công. Khi nhân viên hết hạn hợp đồng lao động, phòng tổ chức hành chính sẽ báo cáo lên lãnh đạo, sau đó nếu nhân viên này ký tiếp hợp đồng lao động với công ty thì nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ tiếp tục theo dừi hợp đồng lao động của nhõn viờn đú.
Khi nhân viên mới ký hợp đồng lao động với công ty, thì nhân viên phòng tổ chức hành chớnh sẽ cập nhật hồ sơ nhõn viờn, theo dừi và quản lý cỏc thụng tin cá nhân của nhân viên đó. Nhõn viờn phũng tổ chức hành chớnh cú nhiệm vụ theo dừi quỏ trỡnh tăng bậc lương của cán bộ, nhân viên gồm có: hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số phụ cấp trách nhiệm, và mức lương năng suất. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được đặc trưng bởi các thuật toán sau đây: thuật toán lập quyết định điều động mới cho nhân viên, thuật toán tính lương cho nhân viên.
Người dùng nhập nhân viên và phòng ban, chức vụ, ngày bổ nhiệm, ngày miễn nhiêm, các mục thông tin khác sẽ tự động hiện ra Mục đích sử dụng Để quản lý việc điều động nhân viên. Cấu trúc Gồm 11 mục dữ liệu: phòng ban, ngày lập bảng lương, người lập, hệ số lương năng suất, tên hệ số, mức lương năng suất, hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp, mức lương cơ bản, tổng tiền lương. Tần suất sử dụng Sử dụng khi thay đổi các mức lương của nhân viên Thời điểm sử dụng Hàng ngày khi nhân viên có thay đổi mức lương Nơi lưu trữ dữ dữ liệu Khi ấn nút lưu thì dữ liệu mới cập nhật được cập.
Cấu trúc Gồm 11 mục dữ liệu: phòng ban, ngày lập bảng lương, người lập, hệ số lương năng suất, tên hệ số, mức lương năng suất, hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp, mức lương cơ bản, giá trị đánh giá của trưởng phòng, tháng tính lương, tổng tiền lương Mục đích sử dụng Để tính lương cho nhân viên hàng tháng. Cấu trúc Gồm 9 mục dữ liệu: ngày bổ nhiệm, ngày miễn nhiệm, giới tính, cổ đông, đảng viên, mã nhân viên, số quyết định nhân sự, chức vụ, phòng ban Mục đích sử dụng Để tìm kiếm nhân viên theo các quyết định điều. Đối tượng sử dụng Nhân viên phòng Tổ chức hành chính Tần suất sử dụng Sử dụng khi in báo cáo lương nhân viên Thời điểm sử dụng Cuối tháng khi in bảng lương cho nhân viên.
Phần mềm quản lý nhân sự dự tính sẽ được cài đặt chạy thử nghiệm tại phòng Tổ chức hành chính và tác giả sẽ nhận ý kiến phản hồi từ người sử dụng và ý kiến đánh giá về chất lượng, các tính năng của phần mềm, cũng như khả năng sử dụng phần mềm của nhân viên. Ngoài tài liệu hướng dẫn sử dụng, tác giả khi đi triển khai phần mềm tại công ty đã trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong phòng Tổ chức hành chính sử dụng các chức năng chính của phần mềm.
