Thực trạng về công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Thực trạng về công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được thành lập vào năm

2003, đến nay đã có sáu năm phát triển Hoà chung vào xu thế phát triển của nền kinh tế Việt Nam, hình ảnh thương hiệu và uy tín của công ty ngày càng nâng cao trên thị trường trong nước Đối với một doanh nghiệp thương mại như công ty CP Thiết bị điện

và Chiếu sáng Hồng Phúc thì doanh thu tiêu thụ và lợi nhuận đem lại là các nhân tố quan trọng nhất cấu thành lên sự thành công của doanh nghiệp, quyết định đến sự tồn tại

và phát triển trong thương hiệu của đơn vị Bởi vì, đây là hoạt động chính trong công cuộc tìm kiếm lợi nhuận kinh doanh của Hồng Phúc, mà lợi nhuận luôn là mục đích hàng đầu của mỗi công ty Chỉ có tăng nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá thì mới quay vòng được vốn, đẩy mạnh tốc độ vòng quay của vốn, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu lợi nhuận, mới khẳng định vị thế trên một thị trường đang phát triển sôi động như ở Việt Nam Vì thế em xin chọn đề tài hoàn thiện doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc để nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng kế toán của doanh nghiệp và đề xuất những kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác hạch toán kế toán của bộ máy kế toán tại công ty – nơi em thực tập Đây cũng là một cơ hội quý báu để em có dịp cọ xát với thực tế để bổ sung thêm những kinh nghiệm thực tế bên cạnh vốn kiến thức đã tích luỹ được từ những bài giảng của thầy cô trên giảng đường đại học Toàn bộ những kiến thức đó sẽ được đúc kết trong bài báo cáo chuyên đề thực tập này Bài viết sẽ được trình bày qua ba phần dưới đây:

PHẦN I: Giới thiệu khái quát về công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc

PHẦN II: Thực trạng về công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh

tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng

PHẦN III: Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán doanh thu và xác định kết quả

kinh doanh tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc

PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP THIẾT BỊ

ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc

Công ty Cổ Phần Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc chính thức đi vào hoạt động

từ năm 2003, với số vốn điều lệ là 10 tỷ đồng Nhìn chung, quá trình hình thành và phát triển của công ty có thể được chia thành các giai đoạn sau

Xét về góc độ quy mô sản xuất, công ty được chia thành hai giai đoạn sau:

 Giai đoạn 1: Từ 2003 – 2004: Khi mới thành lập vào năm 2003,công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc là một đơn vị sản xuất và kinh doanh những mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng 3

 Giai đoạn 2: Từ 2004 – 2006: Công ty chuyển đổi hình thức kinh doanh từ một đơn vị sản xuất kinh doanh thành một đơn vị chuyên kinh doanh thương mại những mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng Đó là do sức ép cạnh tranh gay gắt của mặt hàng này trên thị trường Việt Nam Hơn nữa, đơn vị quyết định thay đổi quy mô hoạt động cũng để tránh tình trạng dàn trải vốn, tình trạng đi vay vốn để sản xuất kinh doanh trong hoàn cảnh công ty mới ra đời uy tín chưa cao Việc tập trung tiềm lực trong một lĩnh vực để trở thành doanh nghiệp thương mại cũng làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty sẽ hiệu quả hơn, đặc biệt trong ngành kinh doanh những mặt hàng đòi hỏi có vốn kinh doanh lớn như thế này

 Giai đoạn 3: Từ 2006 – nay: Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc phát triển thêm chiến lược kinh doanh mới Đó là bên cạnh việc tiêu thụ những mặt hàng về các thiết bị điện và các thiết bị chiếu sáng, công ty còn tổ chức lắp đặt các thiết bị cho những đơn vị, cá nhân nào có nhu cầu Đây là một bước tiến mới của công ty Bởi vì, nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh

mẽ tại Việt Nam, nhất là sau khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO năm 2006 Việc gia nhập tổ chức này đánh dấu một mốc son vàng trong lịch sử của nền kinh tế nước nhà, khi Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới Tuy nhiên, sự kiện này

cũng buộc các doanh nghiệp trong nước phải đương đầu với các thách thức khốc liệt về cạnh tranh với các công ty nước ngoài, khi kém họ về cả vốn lẫn

kỹ thuật Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc cũng không nằm ngoài xu thế chung này Do vậy, để tồn tại và phát triển bền vững công ty đã đưa ra chính sách mới vào năm 2006 sau khi thực hiện các nghiên cứu vể xu hướng phát triển của thị trường Việt Nam Đó là: bên cạnh việc kinh doanh những mặt hàng về các thiết bị điện và các thiết bị chiếu sáng, công ty còn tổ chức lắp đặt các thiết bị cho những đơn vị, cá nhân nào có nhu cầu Chính sách này được đưa ra một mặt nhằm đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh Mặt khác, nó cũng góp phần làm tăng thêm sự ưu việt cho sản phẩm mà công ty sản xuất ra ngoài chất lượng sản phẩm Do đó, ngoài việc bán các mặt hàng, đơn vị còn lắp đặt miễn phí các thiết bị đến tận nơi làm việc nếu khách hàng

có nhu cầu Điều đó làm cho sản phẩm của công ty có nhiều ưu điểm hơn so với các sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài về với giá rẻ, làm cho các sản phẩm này mang tính cạnh tranh cao hơn

Nói chung, công ty đã ra nhiều chính sách linh hoạt vào từng thời kỳ phát triển, phù hợp những biến đổi của thị trường để hướng doanh nghiệp phát triển bền vững theo cả chiều rộng và chiều sâu Ngoài ra, đơn vị đang dự tính mở rộng thị trường ra tầm khu vực và thế giới bằng kế hoạch xuất khẩu dự trù của năm 2007

Có thể nói, từ một công ty mới thành lập vào năm 2003, sau 6 năm kinh nghiệm một thời gian không ngắn mà cũng chưa đủ dài, nhưng công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã và đang khẳng định vị thế của mình trên thị trường Việt Nam Điều

đó thể hiện rõ ở bảng các chỉ tiêu phát triển của công ty được trình bày dưới đây

BẢNG CÁC CHỈ TIÊU PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ

Nhìn vào bảng trên ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp tăng đều trong 3 năm Đây là tín hiệu đáng mừng của doanh nghiệp Nó cho thấy quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng, uy tín, hình ảnh doanh nghiệp cũng tăng lên trong khoảng thời gian 3 năm gần đây Tương tự, doanh thu tài chính đều tăng qua 3 năm, đặc biệt chúng tăng đột biến vào năm 2006 Đó là do vào năm này, doanh nghiệp mở rộng ngành sản xuất kinh doanh, ngoài tiêu thụ các mặt hàng về điện còn kèm theo cả dịch vụ lắp đặt đến tận chân công trình Nó làm cho doanh nghiệp có thêm nguồn thu, nâng cao tính cạnh tranh của hàng hóa do đơn vị sản xuất ra Vì giá vốn hàng bán cũng tăng tương xứng với doanh số nên chứng tỏ số lượng hàng hóa bán ra tăng đều trong 3 năm qua Nó cũng khẳng định uy tín của doanh nghiệp ngày càng được cải thiện Hơn thế nữa, chỉ tiêu ‘những khoản giảm trừ doanh thu’ trong năm 2005 và 2006 đều bằng không Điều này chứng tỏ chất lượng của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp trong 2 năm này khá tốt, không có sản phẩm kém chất lượng Tuy nhiên, năm 2007 có thêm các khoản giảm trừ doanh thu Đây là điều mà doanh nghiệp nên xem xét, cần nhìn nhận lại nguyên nhân và đưa ra các biện pháp tối

ưu để giải quyết hiện trạng này Bởi vì, hiện tượng này bước đầu chứng tỏ việc kiểm soát chất lượng hàng hóa trong quá trình từ khâu mua vào đến lưu kho cho đến khi bán

ra đang gặp một vài trục trặc Nó sẽ dẫn đến tình trạng chất lượng hàng không đảm bảo, lỗi thời, không hợp với nhu cầu của người tiêu dùng Doanh nghiệp nên xem xét và kiểm tra lại khâu này Lợi nhuận gộp trong trong 3 năm liền đều tăng lên Đây là một thành tích mà doanh nghiệp cần phát huy Tuy nhiên lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệp năm 2006 lại giảm đi so năm 2005; nó sẽ tác động đến vốn chủ sở hữu, làm nguồn vốn này giảm đi trong năm 2006 Nguyên nhân của hiện tượng trên một phần do cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp bắt đầu thay đổi: tăng tỷ trọng vốn vay (trong những năm trước doanh nghiệp không vay vốn), làm chi phí tài chính tăng và lợi nhuận kế toán trước thuế giảm Đây có thể là một chiến lược kinh doanh của đơn vị nhằm vào hai mục đích Một mặt tăng khả năng huy động nguồn vốn vay – nguồn vốn được coi là có chi phí huy động thấp hơn so với nguồn vốn chủ sở hữu – để tạo tiền đề cho việc mở rộng ngành kinh doanh, phát triển sản phẩm mới Mặt khác, khi tăng tỷ trọng vốn vay sẽ tạo ra lá chắn thuế cho doanh nghiệp Vì chi phí lãi vay là chi phí hợp lý tính vào lợi nhuận trước thuế, nó sẽ làm giảm

số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Đây hứa hẹn sẽ là một sự thay đổi hợp lý trong chính sách huy động vốn của công ty để tạo ra một cơ cấu nguồn vốn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Đến năm 2007, doanh nghiệp vẫn duy trì cơ cấu nguồn vốn này và tăng

tỷ trọng của vốn vay (vì chi phí lãi vay tiếp tục tăng lên) Bên cạnh đó, số lượng lao động và thu nhập bình quân một lao động tăng qua 3 năm đã bước đầu thể hiện doanh nghiệp đang thực hiện các chính sách đãi ngộ hợp lý để thu hút lực lượng lao động lành nghề phục vụ cho mục đích hoạt động của công ty, tạo điều kiện nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty trên thị trường

1.2Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc từ năm 2004 trở đi đơn thuần là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực tiêu thụ các mặt hàng về thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng Tức là, công ty mua hàng hoá từ nhà cung cấp chính: công ty Khải Toàn (doanh nghiệp này có trụ sở chính ở thành phố Hồ Chí Minh) Sau đó, công

ty sẽ tiêu thụ các loại hàng hoá đó thông qua mạng lưới phân phối rộng khắp bao trùm hầu hết 64 tỉnh thành trong cả nước do đơn vị tự xây dựng Do đó, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty như sau:

Nhằm phục vụ mục đích đạt hiệu quả cao trong hoạt động, doanh nghiệp đã xây dựng hai mạng lưới kênh phân phối hoạt động song song bao gồm:

 Doanh nghiệp sẽ bán hàng hoá cho các đại lý phân phối theo hình thức bán buôn và tạo mọi điều kiện có lợi nhất cho những nhà phân phối này tiêu thụ hàng đến các cửa hàng bán lẻ và đến tận tay người tiêu dùng Giá bán theo hình thức này là giá bán buôn, nó sẽ cao hơn giá sản xuất hàng hoá này một mức hợp lý và có thể chấp nhận được, nhưng nó sẽ thấp hơn giá bán của các cửa hàng bán lẻ theo một tỷ lệ chênh lệch do đơn vị tự tính dựa trên các nghiên cứu

về thị trường Đây là khâu quan trọng để thu hút những nhà phân phối chính, nâng cao tính cạnh tranh so với những công ty khác cũng hoạt động theo mô hình này Ngoài ra, đơn vị còn tạo điều kiện về vận chuyển, về huy động vốn… cho những nhà phân phối này góp phần giúp đỡ họ tìm kiếm lợi nhuận

 Kênh phân phối thứ hai là các cửa hàng bán lẻ nằm dưới sự chỉ đạo, giám sát, kiểm tra của một ban dự án bán lẻ Tất cả các cửa hàng bán lẻ này do doanh

nghiệp tự xây dựng để phục vụ hàng hoá đến tận tay khách hàng mua lẻ với mức giá phù hợp với giá thị trường Đối với mạng lưới này, doanh nghiệp tổ chức một ban gọi là ban dự án bán lẻ trực thuộc phòng Thị trường của công ty

để quản lý các cửa hàng bán lẻ nói trên thông qua hệ thống máy vi tính mà công ty đã trang bị Ban này có trách nhiệm xây dựng các cửa hàng bán lẻ, giám sát, kiểm tra hoạt động của các cửa hàng này Theo đó, các cửa hàng sẽ phải báo cáo lại doanh số bán từng ngày để ban này có những chiến lược phát triển hợp lý Ban dự án bán lẻ cũng có trách nhiệm triển khai, phổ biến các chủ trương của công ty và đưa ra các báo cáo bảo đảm tính kịp thời và chính xác cho phòng Thị trường đối với các thông tin kinh doanh, đặc biệt là những sự kiện bất thường cùng các chính sách giải quyết Hàng tháng, ban này phải báo cáo lại với phòng Thị trường tình hình hoạt động của ban cũng như của các cửa hàng bán lẻ Ngoài ra công ty còn tổ chức Showroom (Showroom này trực thuộc ban dự án bán lẻ) chuyên quảng cáo hàng của đơn vị và có thể bán hàng luôn tại đó nếu có yêu cầu của khách hàng

Ứng với hai hình thức này, công ty cũng xây dựng lên hai bảng giá: giá bán buôn và giá bán lẻ Trong đó, giá bán buôn sẽ cao hơn giá sản xuất hàng hoá một mức hợp lý và

nó sẽ thấp hơn giá bán lẻ của các cửa hàng bán lẻ theo một tỷ lệ chênh lệch do đơn vị tự tính dựa trên các nghiên cứu về thị trường Còn giá bán lẻ sẽ được tính căn cứ vào giá thị trường dựa trên những điều tra, nghiên cứu về những bảng giá bán lẻ của các công

ty, cửa hàng cạnh tranh

Doanh nghiệp tổ chức các kênh phân phối khá linh hoạt tuỳ từng điều kiện tự nhiên

và điều kiện xã hội ở từng địa phương Ở những địa phương nào có điều kiện cơ sở vật chất hạ tầng phát triển, giao thông đi lại thuận tiện, đời sống nhân dân ổn định, có nhiều công trình kiến trúc, doanh nghiệp sẽ tổ chức đồng thời cả hai kênh phân phối để tìm kiếm lợi nhuận Đối với những nơi còn kém phát triển, giao lưu trao đổi hàng hoá còn gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp sẽ chỉ tổ chức một kênh phân phối bán lẻ để tránh giàn trải vốn mà không đem lại lợi ích kinh tế cao

Tóm lại, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được khái quát thành sơ đồ

Sơ đồ: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

1.3Đặc điểm tổ chức quản lý:

Công ty tổ chức quản lý theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng Theo kiểu này, Ban giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia trong công ty, các tư vấn viên để cùng nhau nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề quan trọng, quyết định đến sự phát triển và mở rộng của công ty Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề trên vẫn là thẩm quyền của Giám đốc Những quyết định quản lý đã được Ban giám đốc thông qua, sẽ được thực hiện thông qua các lãnh đạo của các phòng ban Còn các phòng ban, trong đó đứng đầu là các trưởng phòng

có trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc thông qua các bản kế hoạch và các bản báo cáo Các trưởng phòng chỉ được quyền định đoạt trong một số vấn đề nhất định được Giám đốc cho phép và giới hạn phạm vi, sau đó báo cáo lại các thông tin cần thiết cho Ban giám đốc của công ty Theo đó, bộ máy của công ty CP thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc được tổ chức theo cơ cấu sau:

NHÀ CUNG

CẤP CHÍNH

BAN DỰ ÁN BÁN LẺ

CÁC ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI

CÔNG TY

CÁC CỬA HÀNG BÁN LẺ SHOWROOM

 Giám đốc là người đại diện về mặt pháp lý của công ty Do đó, Giám đốc có các chức năng, nhiệm vụ sau:

•Tổ chức bộ máy quản lý và thay mặt đơn vị ký kết các hợp đồng quan trọng,

ký các quyết định, các văn bản pháp lý do công ty ban hành phục vụ cho mục đích quản lý

•Là người thay mặt đơn vị thực hiện các nghĩa vụ pháp lý của công ty đối với Nhà nước và các tổ chức xã hội

•Là người lãnh đạo cao nhất của đơn vị, có nhiệm vụ quản lý toàn diện và điều hành hoạt động hàng ngày của công ty

•Là người quyết định cao nhất các vấn đề quan trọng, mang tính chiến lược của công ty như bảo toàn và phát triển nguồn vốn của công ty, quyết định mở rộng thị trường, thay đổi các chính sách kinh doanh…

 Phó giám đốc phụ trách về tài chính là người giúp việc trực tiếp cho Giám đốc, phụ trách về mảng tài chính, có chức năng sau:

•Phê duyệt các kế hoạch tài chính

•Kiểm soát đề xuất các giải pháp phát triển ngân quỹ với Giám đốc

•Hỗ trợ cho các hoạt động quản lý tài chính và ngân quỹ, kiểm tra quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty

•Trình các bản dự thảo về kế hoạch tài chính, số ngân quỹ còn lại cho Giám đốc phê duyệt

 Phòng kế hoạch có chức năng sau:

•Xây dựng kế hoạch chiến lược sản phẩm, kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm hàng năm

•Giao kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho các đơn vị thực hiện, kiểm điểm theo dõi công tác thực hiện kế hoạch của các đơn vị đảm bảo thực hiện tiến độ theo như đã dự trù

•Lập kế hoạch nguyên vật liệu, hàng hoá phục vụ cho kinh doanh, cho quản lý,

tổ chức, giám sát, kiểm tra xuất nhập tồn hàng hoá theo kế hoạch kinh doanh đã được duyệt

 Phòng thị trường có chức năng sau:

•Tổ chức, thực hiện và lập kế hoạch về điều tra nghiên cứu thị trường để xây dựng các kế hoạch về giá thành cho từng loại sản phẩm Tham mưu đề xuất giá bán, các chính sách về giá phù hợp với tình hình tiêu thụ kinh doanh của công ty

•Xem xét xem có cần thiết phải thay đổi mẫu mã cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng trước khi đem chào bán để lập kế hoạch xây dựng, thiết kế lại bao

•Quản lý, giám sát, kiểm tra hoạt động của Ban dự án bán lẻ

 Phòng hành chính nhân sự có chức năng sau:

•Quản lý, phân công, sắp xếp cán bộ, công nhân theo yêu cầu của các bộ phận liên quan cũng như bố trí các nhân viên vào các vị trí phù hợp với trình độ

•Xây dựng các chính sách, thực hiện tuyển dụng lao động cho phù hợp với yêu cầu của công ty

•Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, trích quỹ lương theo các quy chế về tiền lương mà đơn vị đã xây dựng, phát triển các chính sách khen thưởng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh

•Thực hiện các chính sách đãi ngộ với người lao động theo quy chế của công

ty và theo các chính sách của Nhà nước đã ban hành

•Quản lý hồ sơ lý lịch, xác định các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty

•Tổ chức và tiến hành đào tạo tay nghề, hàng năm tổ chức luyện và thi nâng bậc cho công nhân viên theo quy chế độ của Việt Nam

 Phòng kế toán pháp lý có chức năng sau:

•Thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý của đơn vị với Nhà nước và các tổ chức xã hội

•Thực hiện công việc tư vấn pháp lý cho Ban giám đốc như: những thủ tục cần thực hiện khi xuất khẩu hàng hóa…

•Giải đáp các thắc mắc về các quyền và nghĩa vụ pháp lý khi cần cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như thuế…

 Phòng tài chính - kế toán có chức năng sau:

•Thu thập và xử lý thông tin, các số liệu kế toán theo nội dung công việc, theo chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam

•Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn hình thành tài sản, phát hiện những bất cập trong luân chuyển chứng từ tại công ty và ngăn ngừa những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính - kế toán

•Giám sát, kiểm tra quá trình lập hóa đơn, chứng từ thanh toán và lưu trữ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật kế toán và các chế độ chính sách của Nhà nước

•Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu và đề xuất những giải pháp phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ

•Cung cấp thông tin kế toán theo quy định của pháp luật

•Định kỳ, trình lên phó giám đốc tài chính duyệt các bản kế hoạch dự trù cho hoạt động của đơn vị trong năm sau

 Phòng dịch vụ có chức năng sau

•Tổ chức, tham gia quá trình lựa chọn người cung cấp các vật tư, các yếu tố đầu vào Không chấp nhận hoặc trả lại hàng kém chất lượng cho người cung ứng hàng hoá

•Cung cấp giấy hoa, đề can, màu trang trí cho những sản phẩm để đáp ứng chất lượng theo đúng yêu cầu và đảm bảo tiến độ thời gian

•Thực hiện các dịch vụ tư vấn khách hàng để nâng cao uy tín, hình ảnh của công ty: giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, hướng dẫn sử dụng sản phẩm cho khách hàng…

•Phát hiện và tiếp nhận các loại hàng kém chất lượng do khách hàng đem trả Đưa ra những đề xuất để giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong chất lượng, mẫu mã, giá cả, phương thức thanh toán thông qua các thông tin khách hàng gọi đến để yêu cầu trả lời và báo cáo với Ban giám đốc

Tóm lại, cơ cấu tổ chức của công ty được khái quát qua sơ đồ sau

Sơ đồ: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG

HỒNG PHÚC

Giám đốc

1.4Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc có những điểm sau đây:

1.4.1Bộ máy kế toán Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc

Bộ máy kế toán của Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc tổ chức theo mô hình tập trung Đây là hình thức kế toán được tổ chức theo kiểu một cấp Theo

đó đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp số liệu kế toán có sự hỗ trợ của hệ thống máy vi tính Quan hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy này thuộc kiểu quan hệ trực tuyến - tham mưu Theo kiểu này, kế toán trưởng trực tiếp điều hành hoạt động của các nhân viên kế toán phần hành Tuy nhiên, giữa kế toán trưởng với các kế toán viên, giữa

kế toán trưởng với Giám đốc và Phó giám đốc tài chính có mối liên hệ mang tính chất tham mưu

Bộ máy kế toán công ty gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và các kế toán phần hành là kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp (được mô tả thành

sơ đồ dưới đây) Trong đó kế toán thanh toán phụ trách về phần hành tiền mặt, tiền gửi

PHÓ GIÁM ĐỐC

TÀI CHÍNH

PHÒNG THỊ TRƯỜNG

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

ngân hàng, tiền đang chuyển Kế toán công nợ phụ trách về phần hành các khoản thanh toán phải thu, phải trả khách hàng và các khoản vay nợ của doanh nghiệp Kế toán bán hàng phụ trách phần hành về doanh thu và chi phí Kế toán tổng hợp phụ trách các phần hành còn lại và lên báo cáo tài chính Mỗi nhân viên kế toán được trang bị một máy tính riêng và tách biệt với người khác bằng việc sử dụng mật khẩu Việc tổ chức bộ máy kế toán như trên để bảo đảm các nguyên tắc kế toán: nguyên tắc bảo mật thông tin, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc chuyên môn hóa, hợp tác hóa giữa các lao động Để tạo thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ kịp thời

và đầy đủ thì chức năng của các nhân viên kế toán được phân nhiệm như sau:

 Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán ở doanh nghiệp Với chức năng này, kế toán trưởng vừa là người giúp việc trực tiếp trong lĩnh vực kế toán cho Phó giám đốc tài chính vừa là người chịu sự chỉ đạo của Giám đốc doanh nghiệp Do đó, kế toán trưởng có vai trò:

•Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, giám sát, điều hành và kiểm tra hoạt động của các kế toán phần hành và của bộ máy kế toán

•Kế toán trưởng là người phổ biến các chủ trương của cấp trên và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn cho các nhân viên kế toán thực hiện, có quyền ký duyệt các tài liệu kế toán

•Tổ chức kiểm kê ngân quỹ đột xuất và đối chiếu với các sổ sách liên quan để kiểm tra tính liêm khiết của thủ quỹ, của các kế toán phần hành

•Có quyền từ chối ký duyệt các vấn đề liên quan đến tài chính của doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định và các thông lệ kế toán, và đề xuất với Phó giám đốc tài chính về những vấn đề tồn tại này và tham mưu phương pháp giải quyết Kế toán trưởng cũng có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong

bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp để tạo điều kiện kiểm tra, giám sát các thông tin kế toán

•Hàng ngày, cập nhật thông tin kế toán vào máy từ các chứng từ gốc để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó Sau đó, phân bổ các chứng từ kế toán cho từng kế toán viên phần hành

•Cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban giám đốc Chịu trách nhiệm về sự hợp

lý, hợp lệ của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

•Kiểm tra tính hợp lý của các báo cáo kế toán do các kế toán phần hành lập, có quyền đề xuất với Ban giám đốc về việc bổ nhiệm thêm kế toán phần hành nếu thấy cần thiết để tăng tính hiệu quả, hiệu năng của bộ máy kế toán

•Phân tích, tổng hợp thông tin, số liệu kế toán để tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị tạo cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định đúng đắn

 Đối với kế toán thanh toán, kế toán công nợ và kế toán bán hàng được giao những trọng trách công việc sau

•Hàng ngày, tiếp nhận những thông tin, chứng từ gốc từ kế toán trưởng, kiểm tra tính hợp lý của những dữ liệu kế toán ghi trên chúng Nếu thấy có điều gì nghi vấn thì xin sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng Nếu thấy hợp lý thì cập nhật các thông tin cần thiết theo phần hành phụ trách vào các bảng, biểu, chứng từ được thiết kế sẵn trên phần máy vi tính,và các sổ mà kế toán viên tự thiết kế trên Excell

•Thường xuyên, thu thập, tổng hợp thông tin để lập các báo cáo kế toán quản trị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình

•Thường xuyên, đối chiếu, kiểm tra số liệu trên chứng từ kế toán với các sổ sách

kế toán, các báo cáo để tránh bỏ sót, nhầm lẫn

•Cung cấp và chịu trách nhiệm với các kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị về những dữ liệu kế toán đã cung cấp Chia sẻ thông tin cho kế toán tổng hợp để hỗ trợ quá trình lên báo cáo tài chính cũng như các bộ phận khác để giúp họ hoàn thành nhiệm vụ

 Kế toán tổng hợp không những có đầy đủ các nhiệm vụ của kế toán phần hành như trên, mà còn có thêm chức năng khoá sổ, lập báo cáo tài chính cũng như in các báo cáo đó gửi cho những người yêu cầu và đóng thành quyển sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng quy định

 Thủ quỹ có vai trò chi tiền theo yêu cầu của Ban giám đốc và kế toán trưởng, kiểm tra tính đúng đắn, đầy đủ của các thông tin trên các phiếu thu, phiếu chi trước khi chi Ngoài ra còn có trách nhiệm kiểm kê ngân quỹ thường xuyên

Tóm lại, tổ chức bộ máy kế toán - tài chính được khái quát thành sơ đồ sau

Sơ đồ: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ

14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Do vậy, doanh nghiệp đã phải thay đổi hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo, hệ thống chứng từ kế toán vào năm

2006 (thay đổi 2 lần) cho phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, khi Bộ Tài Chính ban hành Quyết định trên Bởi vì công ty CP thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc ứng dụng hệ thống máy vi tính vào kế toán năm 2005 lúc này còn áp dụng Quyết định số

1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 rồi chuyển sang Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính thay thế Sau đó, doanh nghiệp tiếp tục thay đổi theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Điều đó có nghĩa doanh nghiệp đã huy động các nhân viên tin học của công ty cùng với sự giúp đỡ đắc lực của nhà cung cấp phần mềm để thay đổi

hệ thống thông tin kế toán cho phù hợp Điều này cũng thể hiện doanh nghiệp đã có những xử lý khá nhanh, linh họat khi hệ thống các văn bản kế toán của Việt Nam thay

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

đổi theo từng kỳ hoạt động So với Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính, khi áp dụng Quyết định này thì hệ thống tài khoản được rút gọn so với trước rất nhiều, thuận tiện hơn cho việc xử lý thông tin kế toán bằng kế toán máy Theo đó, hệ thống chứng từ mà đơn vị sử dụng được liệt kê trong bảng sau

Bảng: DANH MỤC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY

CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

Tên chứng từPhiếu đề nghị thanh toán

Bảng kê hóa đơn bán hàng

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Biên bản hủy hóa đơn

Phiếu tính tiền

Hóa đơn bán hàng (mua hàng) thông thường

Bảng định mức tiêu hao xăng xe của cán bộ nhân viên

Phiếu thu (phiếu chi)

Séc

Bản quy định thanh toán

Bảng báo giá hàng năm

Giấy báo Nợ ( giấy báo Có)

Ủy nhiệm chi

Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước

Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

Giấy biên nhận tiền

Bảng kê nộp tiền

Hóa đơn vận chuyển (gọi tắt là Vận đơn)

Hóa đơn VAT

Bản đề xuất

Bảng quyết toán thu phí xe tải

Phiếu báo giá

Biên bản giao hàng (nhận hàng)

Lịch trình công tác

Giấy ra ngoài

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt

Khế ước vay

Quyết định giảm giá hàng bán

Quyết định khuyến mại

Các văn bản pháp luật : thông tư, quyết định, luật Kế toán…

Quy chế chi tiêu của đơn vị

Quy chế quy định tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên

Bảng chấm công

Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH

Bảng thanh toán tiền lương (tiền thưởng)

Phiếu báo làm thêm giờ

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất vật tư theo hạn mức

Thẻ kho

Phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ

Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

Bảng kê thanh toán tiền hàng của nhà phân phối

Biên lai thu tiền

Biên bản bàn giao TSCĐ

Biên bản giao nhận TSCĐ

Biên bản thanh lý tài sản cố định

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

Hóa đơn thu phí bảo hiểm

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Giấy đi đường

Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

Bảng kiểm kê hàng hóa tồn kho

Bảng kê chi tiền

Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

Biên bản kiểm kê TSCĐ

Biên bản kiểm kê quỹ dùng cho đồng ngoại tệ

Bảng kê hàng mua trả lại nhà cung cấp

Bảng kê hàng hóa đang đi đường

Bảng kê hàng hóa đã nhập kho

Lệnh xuất kho

Lệnh mua hàng

Bảng đánh giá lại chất lượng hàng tồn kho định kỳ

Bảng ghi nhớ những mặt hàng mua vào (bán ra) giảm giá bán,

hàng mua vào (bán ra) bị trả lại

Danh sách người hưởng trợ cấp, thai sản, ốm đau hưởng BHXH

Bảng kê hàng hóa mua vào mà không có hóa đơn

Biên bản kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa

Hợp đồng

Đơn đặt hàng

Phiếu yêu cầu mua hàng

Phiếu giao hàng (đã kiểm định chất lượng)

Phiếu nhận hàng (đã kiểm định chất lượng)

Bảng sao kê tiền gửi ngân hàng

Bản đề nghị xác nhận số dư tài khoản ngân hàng

Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Phiếu yêu cầu sử dụng công cụ, dụng cụ

Phiếu nhập mua hàng

Phiếu nhập chi phí mua hàng

Phiếu nhập xuất thẳng

Phiếu xuất điều chuyển kho

Hoá đơn bán hàng kiêm hóa đơn vận chuyển

1.4.3Hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản là cách thức phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt cho từng đối tượng của hạch toán kế toán Do đó, để phục vụ cho mục đích quản lý thông tin kế toán nhanh, hiệu quả thì mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức một hệ thống tài khoản phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình Hệ thống tài khoản

kế toán của công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc được tổ chức theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Các tài khoản

mà doanh nghiệp sử dụng được kê khai theo phương pháp kê khai thường xuyên, được thể hiện ở bảng sau

BẢNG: DANH MỤC TÀI KHOẢN SỬ DỤNG TRONG CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ

CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - 20 – BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

ĐỖ THỊ MINH HIỀN KẾ TOÁN K46A

11211 Tiền VND gửi ngân hàng Quốc Tế

11212 Tiền VND gửi ngân hàng Sài Gòn Thương Mại

11213 Tiền VND gửi ngân hàng BIDV

112131 Tiền VND gửi ngân hàng BIDV

112132 Tiền vay VND gửi ngân hàng BIDV

131 Phải thu của khách hàng

1311 Phải thu của khách hàng bán lẻ

13127 Công ty lắp máy điện nước

13128 Chi nhánh vật liệu xây dựng Đức Anh-Hà Giang

13129 Công ty xăng dầu Hưng Yên

1313 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các công ty

13136 Công ty TNHH SX-TM điện cơ Campumyz

1314 Phải thu của khách hàng đại lý (đại lý là các VPP và

1.4.4 Hình thức sổ kế toán

1.4.4.1Trình tự ghi sổ kế toán

Để thuận lợi cho việc xử lý thông tin, doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các phòng ban trong công ty, trong đó có phòng kế toán Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting và có sự trợ giúp của Excell, với các bộ sổ kế toán tuân theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Việc áp dụng phần mềm kế toán đã giúp công ty giảm bớt thời gian xử lý thông tin, tạo thuận lợi cho việc cung cấp thông tin khi cần để phục vụ mục đích quản lý Ngoài ra, áp dụng kế toán máy cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt hệ thống sổ vốn rất cồng kềnh khi xử lý các giao dịch bằng kế toán thủ công Đồng thời nó cũng làm giảm áp lực công việc cho các nhân viên kế toán và tiết kiệm các chi phí khác Điều đó góp phần làm cho hệ thống sổ sách nói riêng và bộ máy kế toán nói chung trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Mặc dù, phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế theo nguyên tắc của các hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái, nhưng công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Đây là hình thức đơn giản và phù hợp cho những đơn vị áp dụng kế toán máy Đặc trưng của hình thức này

gồm các loại sổ kế toán: sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, các sổ chi tiết liên quan,

sổ Cái các tài khoản

Trình tự ghi sổ kế toán của công ty cổ phần thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc như sau: (được khái quát theo sơ đồ dưới đây)

 Hàng ngày, kế toán trưởng kiểm tra tính pháp lý các thông tin trên các chứng

từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại được lập và luân chuyển từ các phòng, ban trong đơn vị

 Căn cứ vào các chứng từ gốc và Bảng tổng hợp kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán phần hành tiếp tục kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ gốc Sau

đó, cập nhật các dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu, các chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm, nếu không thấycó gì sai sót Nếu có sai sót phải điều tra rõ nguyên nhân và báo cáo lại với kế toán trưởng

 Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào các sổ

kế toán tổng hợp, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

 Cuối tháng, kế toán tổng hợp thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc theo dõi, so sánh, đối chiếu các thông tin kế toán giữa

số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được máy tự động thực hiện và đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy trong kỳ

 Sau đó, kế toán trưởng in các báo cáo tài chính đã được lập, kiểm tra lại các thông tin trên đó để có cái nhìn tổng quan hơn về xu hướng phát triển và các biến động bất thường trong kỳ, tạo thuận lợi cho quá trình hoạch định các chính sách kế toán trong tương lai Kế toán trưởng in ra và đóng các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành

 Cùng với quá trình trên, kế toán từng phần hành lập các báo cáo quản trị hoạch định các định mức cho tương lai theo phạm vi trách nhiệm của mình Ví dụ: kế toán thanh toán lập bản kế hoạch dự trù tiền mặt cần chi và các nguồn tiền mặt thu về trong kỳ kế toán sau… Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý của các báo cáo quản trị đó, điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết, và trình phó giám đốc tài chính phê duyệt

Quá trình ghi sổ của công ty được khái quát thành sơ đồ

Sơ đồ : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ

•BÁO CÁO KẾ TOÁN

•Báo cáo tài chính

•Báo cáo kế toán quản trị

Ghi Chú

Kế toán cập nhật các thông tin kế toán hàng ngày

Định kỳ, kế toán lên sổ và các báo cáo cần thiết

(có thể là cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ (cuối năm) tuỳ theo yêu cầu

Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh các thông tin kế toán theo một trình tự có hệ thống theo thời gian và theo đối tượng Để tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra hiệu quả và hiệu năng trong quản

lý, và tính đúng đắn của các thông tin, số liệu kế toán nên việc lưu trữ thông tin trên sổ

có vai trò rất quan trọng Do đó, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc đã lập một bộ sổ kế toán tuân thủ theo mẫu của Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Ngoài ra, để phục vụ cho quản lý nội bộ, công ty cũng tự thiết kế những bộ sổ dành riêng cho từng phần hành kế toán Hệ thống sổ được liệt kê dưới bảng sau

Bảng: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CP THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU

SÁNG HỒNG PHÚC

Tên sổNhật ký chung

Nhật ký thu tiền (theo đơn vị tiền tệ VND)

Nhật ký thu tiền (theo đơn vị tiền tệ USD)

Nhật ký chi tiền (theo đơn vị tiền tệ VND)

Nhật ký chi tiền (theo đơn vị tiền tệ USD)

Nhật ký bán hàng

Nhật ký mua hàng (theo đơn vị tiền tệ USD)

Nhật ký mua hàng (theo đơn vị tiền tệ VND)

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ quỹ tiền mặt

Sổ tổng hợp tài khoản đối ứng của Tk

Sổ tổng hợp chữ T của từng tài khoản (1)

Sổ đối chiếu công nợ

Sổ tổng hợp hàng mua (hàng bán)

Sổ tổng hợp hàng nhập kho

Sổ tổng hợp hàng xuất kho

Sổ tổng hợp nhập xuất tồn

Sổ theo dõi thuế GTGT

Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại

Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ

Sổ tài sản cố định

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (chi tiết theo từng loại tiền)

Sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng

Sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng

Sổ chi tiết công cụ, dụng cụ, hàng hóa (chi tiết theo từng đối tượng, theo từng

kho)

Bảng tổng hợp chi tiết công cụ, dụng cụ, hàng hóa

1.4.5Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo của mỗi công ty, đặc biệt là các báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng khác nhau Nó cũng là căn cứ để chứng minh các thành quả kinh doanh của đơn vị Đồng thời nó mang lại những nét nhìn tổng quan nhất

về tình hình tài chính của đơn vị, tạo cơ sở đưa ra những hoạch định hợp lý trong tương lai Với vai trò to lớn đó, các báo cáo kế toán được lập rất chuẩn mực tại hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Công ty cổ phần thiết

bị điện chiếu sáng Công ty cổ phần thiết bị điện chiếu sáng Hồng Phúc Để đảm bảo tính tuân thủ các quy định và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, doanh nghiệp đã thiết

kế một hệ thống báo cáo theo đúng mẫu bắt buộc của Bộ Tài Chính theo như Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính Mặt khác, doanh nghiệp cũng tự xây dựng các báo cáo quản trị dành riêng cho đơn vị mình để phục vụ cho quản lý Các báo cáo đó được liệt kê như sau

DANH MỤC CÁC BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CP

THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

lậpBảng cân đối kế toán Những người có yêu cầu Cuối năm

Báo cáo kết quả kinh doanh Những người có yêu cầu Cuối năm

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Những người có yêu cầu Cuối năm

Thuyết minh báo cáo tài chính Những người có yêu cầu Cuối năm

Báo cáo nhập (xuất) hàng Kế toán trưởng, thủ kho,

Báo cáo kiểm kê kho Thủ kho, kế toán trưởng Cuối tháng

Báo cáo chi tiết tiền vay Kế toán trưởng, Phó giám

Cuối tháng

Báo cáo chi tiết bán hàng theo sản

phẩm

Kế toán trưởng, phòng thị trường, phòng kế hoạch

theo khách hàng, theo sản phẩm hoạch

Báo cáo tồn kho Kế toán tổng hợp, phòng

kế hoạch, kế toán trưởng

Cuối tháng

Báo cáo tình hình thực hiện vốn

Cuối tháng

Báo cáo những khách hàng đã lập

(sẽ lập) dự phòng phải thu khó đòi

Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối tháng

Báo cáo những khách hàng có khả

năng đòi được nợ trong năm tới

Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối tháng

Báo cáo tiền vay và lãi phải trả

(thu về được) của kỳ tới

Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối năm

Báo cáo số tiền hàng doanh nghiệp

sẽ trả ngay hoặc trả chậm dự kiến

Kế toán trưởng, Ban giám

Báo cáo số ký cược, ký quỹ, sổ

tiền ngoại tệ phải mua kỳ tới

Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối năm

Báo cáo về lãi của những khách

hàng quá thời hạn thanh toán Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối năm

Báo cáo về số tiền hàng doanh

nghiệp đã thanh toán và còn nợ

nhà cung cấp

Kế toán trưởng, Ban giám đốc

Cuối năm

Báo cáo về số tiền hàng được

hưởng chiết khấu thanh toán, chiết

khấu thương mại và giảm giá hàng

bán của từng nhà cung cấp của

từng tháng

Kế toán trưởng, Ban giám

đốc

Cuối năm

Báo cáo tổng hợp tiền lương, tiền

thưởng của công nhân viên ở từng

nơi làm việc, theo từng chức vụ

Kế toán trưởng, Ban giám đốc, phòng hành chính

nhân sự

Cuối năm

Báo cáo chi tiết tiền lương, tiền

thưởng của công nhân viên ở từng

nơi làm việc, theo chức vụ

Kế toán trưởng, Ban giám đốc, phòng hành chính

nhân sự

Cuối năm

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN DOANH THU

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP THIẾT BỊ

ĐIỆN VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

1.Hạch toán doanh thu

1.1.Đặc điểm ghi nhận doanh thu

Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam Doanh thu được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời cả 5 điều kiện sau:

 Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá, dịch vụ cho người mua

 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá, dịch vụ

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

 Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

 Phương thức bán buôn qua kho:

Đây là phương thức mà trong đó hàng hoá đem bán phải xuất từ kho của doanh nghiệp Bán buôn qua kho là hình thức doanh nghiệp mua hàng hoá từ nhà cung cấp chính, sau đó nhập vào kho Từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào những nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch về thay đổi mẫu mã, các chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm như khuyến mại… cũng như việc đưa ra bảng giá cạnh tranh

Khi bên đại lý có nhu cầu, doanh nghiệp căn cứ vào số lượng hàng hoá mà hai bên ký kết với nhau bằng hợp đồng hoặc thoả thuận bằng hoá đơn Sau đó, tuỳ theo yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp sẽ lo khâu vận chuyển hoặc người mua sẽ cử đội vận tải của họ đến chở hàng hoá Chi phí vận chuyển có thể do bên mua hoặc bên bán chịu hoặc mỗi bên một nửa.Tuy nhiên, trong thực tế, đa số những hợp đồng mà doanh nghiệp thực hiện thì đơn vị đều chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo chất lượng sản phẩm

 Bán buôn vận chuyển thẳng:

Đây là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra không đem

về nhập kho của doanh nghiệp mà đem bán ngay cho khách hàng Tức là công ty mua

hàng từ nhà cung cấp, rồi vận chuyển thẳng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết mà không qua kho

Sau khi giao nhận hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ số lượng, đảm bảo

về mẫu mã, chất lượng, giá cả,…vào các chứng từ của doanh nghiệp

Đối với cả hai hình thức trên, doanh nghiệp dùng phương tiện vận tải của mình (nếu thấy thuận lợi) hoặc thuê ngoài, để đưa hàng hoá tới tận nơi khách hàng yêu cầu.Toàn bộ phí này sẽ do doanh nghiệp chịu và miễn phí cho khách hàng Ngoài ra doanh nghiệp còn đáp ứng nhu cầu lắp đặt miễn phí cho những người có nhu cầu

 Doanh nghiệp không áp dụng hình thức bán hàng ký gửi đại lý và không áp dụng hình thức bán trả góp

1.2.2 Bán lẻ hàng hoá:

Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá đã đi sâu vào lĩnh vực tiêu dùng Bán

lẻ thường bán với số lượng nhỏ, giá thường ổn định hơn bán buôn

Công ty tự xây dựng những cửa hàng bán lẻ phục vụ cho khách hàng Doanh nghiệp áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Trong đó việc thu tiền người mua và giao hàng cho người mua không tách rời nhau Theo đó, mỗi cửa hàng, nhân viên bán hàng tại các cửa hàng giao hàng và thu tiền hàng, viết hoá đơn (nếu khách hàng có nhu cầu) Cuối ngày hoặc hết ca, nhân viên từng quầy sẽ kiểm kê hàng hoá tồn quầy, lập bản

kê bán lẻ từng lần bán, từng loại hàng, và các báo cáo bán hàng Cuối ngày gửi bảng kê này được gửi cho bộ phận kế toán và Ban dự án bán lẻ qua hệ thống mạng nội bộ trực tuyến để hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện tốt nhiệm vụ Hình thức này được doanh nghiệp lựa chọn vì nó tiết kiệm được thời gian mua hàng của khách Hiện nay, doanh nghiệp có dự định sẽ bổ sung thêm hình thức bán lẻ ‘bán hàng tự phục vụ’ bằng bản kế hoạch dự trù Theo hình thức này, khách hàng sẽ chọn mua những mặt hàng phù hợp và thanh toán tại quầy thu ngân

Ngoài ra, công ty còn có Showroom để quảng cáo hàng hoá và bán lẻ nếu có yêu cầu Nếu khách hàng có nhu cầu mua thì nhân viên trực giới thiệu sản phẩm tại đó sẽ

cung cấp danh sách các hàng hoá kèm theo và bảng giá đã được cập nhật thường xuyên

để khách hàng tự lựa chọn món hàng thích hợp Nhân viên trực tại đây cũng sẽ lập hoá đơn nếu cần

1.2.3 Doanh thu cung cấp dịch vụ:

Đối với loại hình này, doanh nghiệp chỉ thực hiện khi có nhu cầu Khi có đơn đặt hàn gửi đến phòng dịch vụ, công ty sẽ cho đội kỹ thuật (đội này kiêm cả kiểm định chất lượng hàng hoá) đến tận nơi khách hàng yêu cầu để thực hiện lắp đặt Khi lắp đặt xong, khách hàng chấp nhận là yêu cầu đã được thoả mãn thì ghi nhận doanh thu và giá vốn, lập hoá đơn (nếu khách hàng yêu cầu) Để nhận những đơn đặt hàng thuộc loại hình dịch vụ này, phòng thị trường phải tính toán rất kỹ lưỡng mức hiệu quả giữa chi phí bỏ

ra và doanh thu thu lại vì công ty chỉ có một đội chuyên lắp đặt, còn chi nhánh của công

ty lại có ở 64 tỉnh thành trong cả nước Đây cũng là một hạn chế của công ty

1.3.Phương thức thanh toán:

Đối với hầu hết các khách lẻ, doanh nghiệp áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt để tránh rủi ro và thuận tiện cho việc kiểm soát Những khách hàng có quan hệ từ lâu năm, doanh nghiệp có thể cho trả chậm nhưng với số lượng thấp Để thu hút khách hàng, đối với những người tiêu dùng mua lẻ hàng hoá với số lượng đáng kể, doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức khuyến mại hoặc bốc thăm trúng thưởng tuỳ theo chiến lược của đơn vị

Đối với những khách hàng là đại lý bán buôn, đơn vị áp dụng phương thức thanh toán trả chậm có chiết khấu thanh toán Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả tiền sớm và trong thời hạn cho phép thường là 10 ngày kể từ ngày mua hàng Những khách này khi trả tiền hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại để tránh tình trạng rủi ro mất tiền cũng như hiện tượng bỏ sót trong công tác kế toán

Đối với những khách hàng vừa là người tiêu dùng (có thể là những người bán lẻ hoặc các nhà đại lý) đồng thời cũng là người cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp, công ty có thể áp dụng hình thức bù trừ công nợ nếu cả hai bên đều tán thành thông

qua biên bản bù trừ công nợ Số tiền hàng khách hàng còn nợ lại sẽ được thanh toán theo như hình thức của các nhà đại lý bán buôn

Dù khách hàng có thanh toán ngay bằng tiền mặt hay không, công ty vẫn sẽ hạch toán qua TK 131 để cho dễ kiểm soát

1.4.Trình tự hạch toán

Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng sẽ được minh hoạ bằng sơ đồ sau

SƠ ĐỒ: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CỦA PHẦN HÀNH DOANH THU

1.5.Hạch toán chi tiết:

 Đối với hình thức bán buôn:

Đối với hoạt động bán hàng, phòng thị trường sẽ chịu trách nhiệm kinh doanh hàng hoá Do vậy, khi có khách hàng yêu cầu mua hàng, phòng này có trách nhiệm viết hoá đơn GTGT và đưa một liên cho giám đốc phê duyệt và đưa ra lệnh xuất bán Sau đó gửi lệnh này cho phòng kế toán để tiến hành lập phiếu xuất kho Thủ kho xuất hàng tại kho của doanh nghiệp với số lượng theo hợp đồng đã ký kết Cuối cùng, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng của nghiệp vụ này vào các chứng từ cần thiết và chia sẻ thông tin cho bộ phận kế hoạch để xây dựng kế hoạch bán hàng Theo đó, thủ kho sẽ ghi số lượng hàng hoá, chủng loại trong phiếu xuất kho, còn kế toán (cụ thể là kế toán bán hàng) sẽ ghi nhận đơn giá và tính thành tiền Đồng thời với quá trình trên, giám đốc công ty chỉ đạo bộ phận vận tải chuyển hàng đến cho khách hàng Do doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng, công ty chỉ sử dụng hoá đơn GTGT Hoá đơn này gồm ba liên

Liên 1 (màu tím) : Lưu ở sổ gốc

Liên 2 ( màu đỏ) :Giao cho khách hàng

Liên 3 (màu xanh) : Giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng

Ví dụ 1

Ngày 25 tháng 12 năm 2007, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc bán một số mặt hàng là các thiết bị điện với số lượng lớn Sau khi đàm phán, hai bên đi đến thoả thuận và thống nhất với nhau các điều khoản trong hợp đồng như sau:

Loại hàng:Đèn huỳnh quang CLVS 240, đèn Exit Clex 103A, đèn Exit 1 mặt

Số lượng, đơn giá, tổng giá trị: sẽ được ghi cụ thể trong hoá đơn GTGT (được trình bày ở trang bên)

Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm nhất là 35 ngày kể từ ngày giao hàng Nếu doanh nghiệp thanh toán trước 10 ngày sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 0,05% trên tổng số mặt hàng đã giao

Hình thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng BIDV

Kế toán căn cứ vào nhu cầu tại phòng kinh doanh và lệnh xuất kho của ban giám đốc mà tiến hành lập phiếu xuất kho Trong đó kế toán chỉ ghi đơn giá Phiếu này sẽ được gửi cho thủ kho ghi số lượng hàng hoá theo đúng hợp đồng và hàng được xuất để giao cho khách hàng Sau đó, kế toán sẽ hoàn thiện giao dịch này bằng cách tính thành tiền trên phiếu xuất kho và cùng với hoá đơn GTGT ghi nhận giá vốn và doanh thu vào

HOÁ ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàngNgày 22 tháng 12 năm 2007

Mẫu số:01 GTKT-3LLKP/2007B0029449

Đơn vị bán hàng : Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc

Địa chỉ : Lô 2 – 8B Cụm TT công nghiệp Hai Bà Trưng - Hoàng Mai – Hà NộiĐiện thoại : MS : 0101334552

Họ và tên người mua hàng : Phòng kinh doanh

Tên đơn vị : Tổng công ty Thương mại Hà Nội - Công ty Bách Hoá Hà NộiĐịa chỉ : 45 Hàng Bồ - Hà Nội

Số tài khoản :

Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : 0100101273

Tổng cộng tiền thanh toán: 9.253.200

Số tiền bằng chữ: Chín triệu hai trăm năm mươi ba nghìn hai trăm

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ

họ tên)

các chứng từ và sổ sách liên quan Trong đó hoá đơn là căn cứ để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá và dịch vụ, còn phiếu xuất kho là cơ sở để ghi nhận giá vốn hàng bán Cuối cùng trưởng phòng phòng Thị trường sẽ cử người thực hiện dịch vụ lắp đặt miễn phí (nếu khách hàng có yêu cầu) được ký kết trong hợp đồng Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên

 Liên 1: Lưu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán

 Liên 3: Dùng để hạch toán nội bộ

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 12 tháng 12 năm 2007

Mẫu số 02– VT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 cuả bộ trưởng BTC

Nợ:

Có:

Họ và tên người nhận hàng: Anh Bình Nguyên

Xuất tại kho: Kho của công ty

Thành tiền (đồng)

Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Phòng kế hoạch và phòng kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập Báo cáo

dự trù doanh số bán hàng cho tháng sau và sổ chi tiết doanh thu Trong đó báo cáo dự trù của phòng kế toán chỉ mang tính chất tham mưu cho các bộ phận khác Báo cáo này được lập định kỳ 1 tháng 1 lần Đồng thời với quá trình này, phòng Thị trường sẽ lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng Báo cáo tổng hợp được lập định kỳ 2 lần trong một tháng vào các ngày 15 và 30 cuối tháng Sau đó, cuối tháng sẽ được chuyển cho phòng kế toán của công ty Kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại tính đúng đắn tránh nhầm lẫn

bỏ sót và gửi cho kế toán bán hàng để làm cơ sở ghi vào các sổ liên quan: sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết doanh thu…

CÔNG TY CP THIẾT BỊ

VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC

SỔ CHI TIẾT DOANH THU

Mặt hàng : Quạt thông gió đáy 30

Doanh thu

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Khoản giảm trừ (TK 531)

31/12 HĐ444 Bán hàng cho 51131

3331

213.00021.300

0030838 09/12 Công ty CP Khải Toàn 184.000.000 18.400.000 202.400.000

0030839 10/12 Tổng công ty Thương mại