Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 15/12/2007
Đơn vị: Đồng
Hoá đơn chứng từ Số hiệu Ngày, tháng
Khách hàng Giá mua Thuế
GTGT Tổng tiền
0030834 05/12 Khách lẻ - Trần Thu Trang 2.156.800 215.680 2.372.480
0030838 09/12 Công ty CP Khải Toàn 184.000.000 18.400.000 202.400.000 0030839 10/12 Tổng công ty Thương mại
Hà Nội
35.821.000 3.582.100 39.403.100
003846 12/12 Hiếu – Hà Đông 6.454.600 645.460 7.100.060
0048394 14/12 Công ty điện tử DEWOO 20.000.000 2.000.000 22.000.000
Tổng cộng 428.432.400 42.843.240 471.275.640 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng:
Trong trường hợp này, hàng được mua về từ nhà cung cấp sẽ chuyển thẳng cho khách hàng theo như hợp đồng cam kết. Hình thức này chỉ được sử dụng khi lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ hợp đồng đã ký trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, công ty vẫn hạch toán giống như phương thức bán buôn qua kho. Tức là, doanh nghiệp khi giao hàng cho khách hàng không qua kho nhưng đơn vị vẫn lập phiếu xuất kho, phiếu lập kho, dựa vào đó kế toán vào thẻ kho. Điều này cho thấy, không có sự tách biệt rạch ròi giữa hai hình thức trên.
Phương thức bán lẻ hàng hoá:
Công ty có tổ chức các cửa hàng bán lẻ ở các thành phố lớn như: Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng,…. Thậm chí ở năm thành phố lớn: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh doanh nghiệp tổ chức 2-3 cửa hàng bán lẻ, một Showroom ở Hà Nội để quảng cáo và bán lẻ. Tất cả các cửa hàng này đều do các bộ phận trong công ty nghiên cứu và tự xây dựng cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Khi có nghiệp vụ phát sinh, các nhân viên sẽ lập hoá đơn bán lẻ theo mẫu của đơn vị. Sau đó sẽ được tập hợp trên bảng kê bán lẻ theo từng mặt hàng, chủng loại (trừ khi có yêu cầu của khách hàng, nhân viên ở đây sẽ lập hoá đơn GTGT). Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng sẽ lập Thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng. Thẻ này được đóng thành quyển (mỗi mặt hàng được lập thành một quyển) để tạo cơ sở chia sẻ thông tin cho các phòng khác như: phòng kế toán, phòng thị trường…. Mỗi quyển này được đánh dấu theo một trình tự nhất định để dễ kiểm soát. Quyển này dầy hay mỏng, nhiều hay ít còn tuỳ thuộc vào doanh thu của mặt hàng ấy Đặc điểm của thẻ này là trình bày chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng. Hàng ngày, khi xuất hàng hoá của công ty từ kho của công ty, nhân viên bán hàng sẽ ghi vào cột nhập hàng hoá. Cuối ca, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hoá và ghi
nhận vào cột tồn số lượng hàng còn lại và nộp tiền bán hàng. Từ các nghiệp vụ trên, nhân viên bán hàng sẽ tính toán được số lượng hàng tồn, nhân với đơn giá sẽ cho ra kết quả doanh thu của từng mặt hàng bán ra trong ngày. Cuối mỗi ngày, các nhân viên của từng cửa hàng này sẽ báo cáo lại doanh thu của từng mặt hàng cho Ban dự án bán lẻ. Ban này sẽ báo cáo lại cho phòng Thị trường, phòng Kế hoạch theo định kỳ mà ở đây là 15 ngày. Cuối cùng, phòng Thị trường gửi lại các thông tin, chứng từ cho phòng Kế toán làm cơ sở ghi nhận doanh thu vào các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
Căn cứ vào thẻ quầy hàng, hóa đơn bán lẻ, nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp lại doanh thu của từng mặt hàng trong báo cáo bán hàng. Báo cáo này sẽ tổng hợp thông tin theo từng mặt hàng và được trình lên Ban dự án bán lẻ và phòng Thị trường. Để thuận tiện cho việc theo dõi, các chứng từ được cập nhật vào hệ thống máy tính và gửi thẳng lên Ban dự án bán lẻ vào cuối mỗi ngày. Mỗi cửa hàng có một mã riêng để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Báo cáo này sẽ được từng cửa hàng tự thiết kế cho phù hợp với đặc điểm hoạt động.