Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận đống đa, thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VÕ NGỌC PHƯƠNG LINH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VÕ NGỌC PHƯƠNG LINH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS PHẠM NGUYÊN NHUNG HÀ NỘI, NĂM 2022 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi với hướng dẫn Cô giáo TS Phạm Nguyên Nhung Các số liệu thứ cấp sơ cấp Luận văn trung thực, có nguồn gốc cụ thể, rõ ràng Các kết nêu Luận văn chưa cơng bố cơng trình khoa học khác Tác giả Luận văn Võ Ngọc Phương Linh ii LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành Quốc gia, Quý Thầy Cô giáo Ban Quản lý Đào tạo Sau đại học Lãnh đạo đơn vị thuộc Học viện Hành Quốc gia tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình học tập, nghiên cứu Học viện Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc kính trọng đến Cơ giáo TS Phạm Ngun Nhung, người tận tình hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ em suốt trình thực luận văn Em xin chân thành cảm ơn UBND quận Đống Đa, Văn phòng UBND quận Đống Đa UBND phường, công chức phường thuộc UBND quận Đống Đa cung cấp thông tin, số liệu giúp em tìm hiểu thực trạng cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn gia đình, đồng nghiệp, bạn bè động viên, tạo điều kiện để em tham gia học tập nghiên cứu hồn thành khóa học Mặc dù cố gắng, thân em lần đầu làm nghiên cứu khoa học nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót, em kính mong nhận ý kiến góp ý Q Thầy Cơ giáo để nội dung luận văn hoàn chỉnh Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Võ Ngọc Phương Linh iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 12 THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 12 1.1.1 Công nghệ thông tin 12 1.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 13 1.1.3 Công tác văn thư 13 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 15 1.2 Những vấn đề chung quyền phường 1.2.1 Chính quyền phường, vị trí, vai trị quyền phường 16 16 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường 18 1.3 Những vấn đề chung ứng dụng công nghệ thông tin 22 công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường 1.3.1 Các yếu tố thuộc thân công chức Tư pháp-Hộ tịch 22 phường 1.3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn 23 thư Ủy ban nhân dân phường 1.3.3 Sự cần thiết phải nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin 34 công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường 40 iv 1.4.1 Sự quan tâm cấp ủy Đảng, quyền địa phương 40 1.4.2 Năng lực đội ngũ cán bộ, công chức 42 1.4.3 Ảnh hưởng cách mạng công nghiệp 4.0 44 1.4.4 Ảnh hưởng sở vật chất kỹ thuật 45 Tiểu kết Chương 47 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG 48 TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát quận Đống Đa Ủy ban nhân dân phường 48 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên 48 2.1.2 Đặc điểm kinh tế - xã hội 48 2.2 Khái quát đội ngũ công chức Ủy ban nhân dân phường 50 quận Đống Đa 2.2.1 Số lượng độ tuổi cơng chức phường 51 2.2.2 Trình độ chun mơn 54 2.2.3 Trình độ tin học, ngoại ngữ 55 2.2.4 Trình độ lý luận trị 56 2.2.5 Kỹ cơng chức Ủy ban nhân dân phường địa bàn 57 quận Đống Đa 2.3 Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công 59 tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động soạn thảo, ban 59 hành văn 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan 64 v 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin lập hồ sơ hành, giao 68 nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.3.4 Ứng dụng công nghệ quản lý, sử dụng dấu 71 2.4 Đánh giá chung công tác ứng dụng công nghệ thông tin 74 công tác văn thư 2.4.1 Ưu điểm 74 2.4.2 Một số tồn tại, hạn chế 76 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 77 Tiểu kết Chương 79 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG 80 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Quan điểm định hướng Đảng, Nhà nước ứng dụng 80 công nghệ thông tin công tác văn thư 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông 82 tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội 3.2.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý 82 3.2.2 Nhóm giải pháp nhân lực 87 3.2.3 Nhóm giải pháp sở vật chất 91 Tiểu kết Chương 96 KẾT LUẬN 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 99 PHỤ LỤC 103 vi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Stt Chữ viết tắt Nghĩa đầy đủ CCHC Cải cách hành CNTT Cơng nghệ, thơng tin CQHCNN Cơ quan hành nhà nước CQNN Cơ quan nhà nước HĐND Hội đồng nhân dân QLNN Quản lý nhà nước UBND Ủy ban nhân dân vii DANH MỤC BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU Stt Hình/ Biểu đồ/ Bảng Hình 1.1 Hình 1.2 Hình 1.3 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ 2.4 Bảng 2.1 Bảng 2.2 Bảng 2.3 Bảng 2.4 Bảng 2.5 Bảng 2.6 Tên bảng Trang Phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn Phần mềm Bảng tính thay Sổ theo dõi cơng văn 27 Phần mềm Quản lý văn điều hành tác nghiệp quận Đống Đa Độ tuổi công chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Trình độ chun mơn cơng chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa Trình độ tin học, ngoại ngữ công chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa Trình độ lý luận trị công chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa Số liệu công chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm soạn thảo, ban hành văn Đánh giá hiệu mức độ sử dụng văn điện tử văn giấy quản lý Mức độ đánh giá hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp Mức độ đánh giá hiệu sử dụng phần mềm CloudOffice lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Mức độ đánh giá thường xuyên sử dụng phần mềm CloudOffice quản lý sử dụng dấu 29 28 53 54 55 56 52 62 63 65 69 73 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công nghệ thông tin (sau viết tắt “CNTT”) phát triển nhanh chóng đạt nhiều thành tựu đời sống xã hội, có quản lý CNTT ứng dụng rộng rãi lĩnh vực, trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất sinh hoạt người Ứng dụng CNTT xu thể tất yếu quản lý nói chung quản lý hành nhà nước nói riêng, bước xây dựng hành theo hướng đại hóa, phù hợp với bối cảnh cách mạng cơng nghiệp 4.0 Trong hoạt động quản lý hành nhà nước (sau viết tắt “QLHCNN”) nay, công tác soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn cơng việc thường xun Vai trị công tác văn thư ngày tăng cường xã hội thông tin nhu cầu cung cấp, trao đổi thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành đòi hỏi ngày cao, yêu cầu hiệu kịp thời Cùng với đó, việc ứng dụng thành CNTT QLHCNN giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng yêu cầu đơn vị; tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan Nhà nước Theo quan điểm đạo Đảng Nhà nước xu hướng hoạt động cơng tác quản lý điều hành nói chung, quản lý nhà nước (sau viết tắt “QLNN”) nói riêng giới, việc tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư cần thiết, từ nâng cao lực quản lý hiệu hoạt động khối quan Nhà nước tồn hệ thống trị điều kiện mới, phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, phù hợp với yêu cầu phát triển, chủ động hội nhập với khu vực giới Nhằm tạo bước phát triển ứng dụng mạnh mẽ CNTT thời kỳ mới, Chỉ 95 đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước có hiệu cần sử dụng nguồn vốn đầu tư chỗ, mục đích, đồng thời huy động thêm nguồn đầu tư từ công tác xã hội hóa Để đảm bảo việc đầu tư cho ứng dụng cơng nghệ thơng tin có hiệu quả, trước tiên cần xác định lại mục tiêu cho sát với yêu cầu thực tiễn, tiến đến xác định mục tiêu ưu tiên Để làm điều này, cần phải tăng cường học tập kinh nghiệm địa phương triển khai thành công để chắt lọc mơ hình, phương pháp triển khai phù hợp với điều kiện huyện Thêm vào đó, việc học tập kinh nghiệm nơi khác q trình triển khai tránh lãng phí thời gian hạn chế rủi ro mức thấp Khi có lựa chọn phù hợp, trước triển khai dự án công nghệ thông tin cần cho tiến hành khảo sát, đánh giá lại trạng cách toàn diện xác Phải xác định có, cần để có định hướng đầu tư hiệu 96 Tiểu kết Chương Từ thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường chương 2, tác giả đưa định hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư phường địa bàn quận Đống Đa, cụ thể: Hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; Xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; Tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư UBND phường; Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ công tác văn thư UBND phường; Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Những giải pháp tác giả đề xuất nhằm đổi phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, qua nhằm cập nhật kiến thức, kỹ cho đội ngũ công chức cấp quận để ứng dụng CNTT đạt hiệu cao 97 KẾT LUẬN Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng điều kiện quan trọng để hoạt động công vụ quan hành nhà nước nâng cao tính chuyên nghiệp, chủ động thích ứng với thay đổi diễn mạnh mẽ đời sống trị, kinh tế, văn hóa quốc gia quốc tế Đối với đội ngũ công chức trực tiếp thực nhiệm vụ văn thư việc ứng dụng phần mềm cơng nghệ công cụ để nâng cao suất làm việc, bắt kịp với thay đổi cách mạng công nghiệp 4.0 Để đạt hiệu nâng cao chất lượng sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư; hoạt động bồi dưỡng cho công chức vấn đề cần quan tâm giải cách thiết thực Luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa” hệ thống vấn đề lý luận ứng dụng công nghệ, nội dung ứng dụng công nghệ công tác văn thư; tác giả đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa qua nghiên cứu thực tiễn trình ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2019- 2021, thành tựu, hạn chế để đề xuất phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng UBND phường Các giải pháp bao gồm: hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư UBND phường; tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ công tác văn thư 98 UBND phường; đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Từ định hướng phương pháp, tác giả đề xuất quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa; góp phần nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ đại vào công tác văn thư năm tới, để chất lượng ứng dụng cơng nghệ thơng tin đáp ứng yêu cầu phát triển vô mạnh mẽ cách mạng công nghệ 4.0 Về bản, luận văn hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu lý luận thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, có đóng góp định việc đề giải pháp nâng cao hiệu công tác tương lai Hi vọng luận văn sở để UBND phường địa bàn quận Đống Đa thực tốt ứng dụng công nghệ đại vào công vụ thời gian tới Trong trình viết luận văn, thời gian kinh nghiệm tác giả chưa nhiều nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Tác giả mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo để luận văn hoàn chỉnh 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Quỳnh Anh (2020), Năng lực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tuyển sinh hệ khơng quy trường Đại học Mở Hà Nội, Tạp chí Khoa học - Viện Đại học mở Hà Nội [2] Ying Bai (2009), Practical Database Programming with Visual Basic.NET, Cambridge [3] Bộ Chính trị (2014), Nghị số 36/NQ-TW ban hành ngày 01/7/ 2014 “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế” [4] Bộ Tài chính, Kỹ thuật soạn thảo văn hành chính, Tài liệu hướng dẫn, năm 2013 [5] Tạ Minh Châu (2005), Giáo Trình Tin Học Đại Cương, NXB Đại Học Quốc Gia, Hà Nội [6] Chính phủ (2011), Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ quy định vể việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thơng tin điện tử CQNN [7] Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định Công tác văn thư [8] Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân [9] Trịnh Trung Hải (2017), Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo văn hành trường Cao đẳng Công nghệ thông tin, Kỷ yếu Hội thảo khoa học CNTT ứng dựng lĩnh vực [10] Nguyễn Thị Hằng (2018), Tìm hiểu sản phẩm dịch vụ thông tin Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Lao động xã hội, Hà Nội 100 [11] Nguyễn Thị Hằng (2020), Nghiên cứu đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ tài tại, ứng dụng văn phòng uỷ ban nhân dân thành phố Thái Nguyên, Tạp chí Khoa học cơng nghệ [12] Nguyễn Lê Phương Hồi (2015), Q trình đại hóa thư viện Khoa học Xã hội giai đoạn 2008-2015, Đề tài nghiên cứu cấp Viện, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Hà Nội, Viện Thông tin Khoa học Xã hội [13] Hội đồng Quốc gia đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (2003), Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa [14] Tạ Thị Minh Huyền (2017), Tổng thuật cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học - Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn [15] Nguyễn Thị Lan (2016), Tìm hiểu ứng dụng tin học quản trị văn phịng văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn, Đại học Nội vụ Hà Nội [16] Quý Lâm, Kim Phượng, Luật ban hành văn vi phạm pháp luật hướng dẫn soạn thảo văn đơn vị hành nghiệp, NXB Hồng Đức, năm 2015 [17] Trần Thị Liên (2018), Phát triển Chính phủ điện tử số nước học kinh nghiệm Việt Nam, Đại học Ngoại Thương [18] Vũ Thị Liên, Vũ Thị Hoà (2020), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng tài sản cơng ngành Tài chính, Tạp chí Tài [19] Đinh Tuấn Long (2018), Mở rộng hội học tập cho người với cách mạng công nghiệp 4.0, Tạp chí khoa học Viện Đại học Mở Hà Nội, Số 48, tháng 10/2018 101 [20] Nguyễn Văn Long (2015), Ứng dụng công nghệ thông tin dạy học ngoại ngữ: Từ kinh nghiệm quốc tế đến thực Việt Nam, Tạp Chí Khoa học giáo dục [21] Mai Thị Lý (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang, Luận văn Quản lý văn hố [22] Lê Thị Mai (2011), Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư văn phịng UBND tỉnh Bắc Giang - thực trạng giải pháp, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội [23] Vũ Thị Tuyết Mai (2016), Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn doanh nghiệp vừa nhỏ địa bàn Thành phố Đà Nẵng, Đề tài Khoa học công nghệ cấp sở [24] Hồ Chí Minh, tồn tập, tập 5, Nxb CTQG, H.1995, tr 371 [25] Nguyễn Thị Mơ (2016), Ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động quản lí điều hành văn phòng Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, Đại học Nội vụ Hà Nội [26] Phan Đình Nam (2005), Nhu cầu đào tạo cán văn thư - lưu trữ quản trị văn phịng tỉnh phía Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học, NXB Đai học Quốc gia Hà Nội [27] Vũ Văn Phương (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, hướng tới Chính phủ điện tử, Tạp chí Tổ chức nhà nước [28] Quốc hội (2013), Luật Khoa học Công nghệ [29] Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin [30] Quốc hội (2013), Hiến pháp 2013 [31] Sở Thông tin truyền thông Hà Nội (2014), Tài liệu Bồi dưỡng kiến thức kỹ công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức xã, Hà Nội 102 [32] Nguyễn Hữu Thân (2003), Giáo trình quản trị hành văn phịng, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội [33] Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 2025” [34] Vương Toàn (2005), Hiện đại hóa hoạt động thư viện Viện Thơng tin Khoa học Xã hội: thực trạng giải pháp, Đề tài nghiên cứu cấp Viện, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Hà Nội [35] Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Nghiệp vụ văn phịng [36] Mai Thanh Tùng (2019), “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý điều hành văn phòng cấp ủy Đảng tỉnh Nam Định”, Luận văn Thạc sỹ ngành Quản trị kinh doanh – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội [37] Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐUBND Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội [38] Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (2020), Kế hoạch số 243/KH-UBND Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 [39] Nguyễn Thị Tuyết Vân (2019), Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu cải cách hành chính, Tạp chí Quản lý nhà nước [40] Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, tập I, NXb CTQGST, H 2021, tr 140 103 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT (Dành cho cán bộ, cơng chức) Kính thưa ông/bà! Để nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thời gian tới, mong ý kiến quý báu ông/bà số thông tin Kết khảo sát phục vụ cho mục đích nghiên cứu, khơng phục vụ cho mục đích khác Rất mong nhận hợp tác giúp đỡ ông/bà Xin chân thành cảm ơn hợp tác, giúp đỡ nhiệt tình ơng/bà! I THƠNG TIN CÁ NHÂN Họ tên: Nam  Giới tính: Nữ  Độ tuổi: Dưới 30 tuổi  Từ 31 tuổi đến 40 tuổi  Từ 41 tuổi đến 50 tuổi  Trên 50 tuổi  Trình độ đào tạo: Trung cấp  Cao đẳng  Đại học  Trên đại học  Trình độ lý luận trị: Trung cấp  Cử nhân  Cao cấp  Trình độ ngoại ngữ Đại học  Cao đẳng  Trung cấp  Chứng  Trung cấp  Chứng  Trình độ tin học: Đại học  Cao đẳng  Thâm niên công tác: Dưới năm  Từ 10 năm đến 15 năm  Từ năm đến 10 năm  Trên 15 năm  104 II THÔNG TIN KHẢO SÁT Ông/ Bà vui lòng đánh giá nhận thức mức độ quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Mức độ đánh giá Rất quan trọng Quan trọng Ít quan trọng Không quan trọng (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào tương ứng) Ơng/ Bà vui lịng đánh giá mức độ sử dụng phần mềm soạn thảo, ban hành văn Mức độ đánh giá STT Nội dung Rất thường xuyên Thường Ít thường xuyên xuyên Ứng dụng CNTT soạn thảo, in ấn văn Microsof Word Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin từ Internet liệu offline Ứng dụng vào tiếp nhận thông tin với khách hàng: thông qua mail, nhắn tin, gửi tài liệu Ứng dụng quản lý văn Microsof Exel Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sử dụng hịm thư điện tử email, gmail Ứng dụng phần mềm quản lý website cổng thông tin (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Không thường xuyên ĐTB 105 Ơng/ Bà vui lịng đánh giá hiệu sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp TT Nội dung Quản lý toàn văn quan bao gồm văn đến, văn đi, văn nội bộ… Quản lý toàn giấy tờ phát sinh trình luân chuyển xử lý văn Tạo lập quản lý hồ sơ xử lý văn bản, lưu lại tồn q trình xử lý hồi báo văn Tạo lập lưu trữ thông tin danh mục nhằm quản lý đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn hỗ trợ việc phân xử lý loại văn theo thẩm quyền giải Quản lý loại báo cáo tình hình luân chuyển, quản lý xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp lãnh đạo cán quan Mức độ đánh giá Rất hiệu Bình Hiệu quả thường Khơng hiệu ĐTB 106 TT 10 11 Nội dung Mức độ đánh giá Rất hiệu Bình Hiệu quả thường Quản lý họp, lich công tác, biểu mẫu Quản lý nội dung đăng ký quan Quản trị hệ thống diễn đàn trao đổi thông tin Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email đơn vị tham gia mạng diện rộng (WAN) qua Internet Quản lý hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp công cụ tra cứu khai thác tài liệu lưu trữ Quản lý, lưu trữ cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác văn pháp quy tài liệu công báo (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Khơng hiệu ĐTB 107 Ơng/ Bà vui lòng đánh giá hiệu sử dụng phần mềm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan STT Nội dung Mức độ đánh giá Rất hiệu Bình Hiệu quả thường Phân loại tài liệu, hồ sơ Thiết lập sách quản lý tài liệu Tải cập nhật tài liệu Quản lý kho chứa thư viện tài liệu Chia sẻ tài liệu Kết nối, chia sẻ đồng liệu hệ thống Tích hợp với hệ thống quản lý văn điều hành (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Khơng hiệu ĐTB 108 Ơng/ Bà vui lịng đánh giá thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý sử dụng dấu Mức độ đánh giá Stt Nội dung Rất thường xuyên Thường xuyên Thỉnh thoảng Sử dụng chữ ký số dấu điện tử văn đạo điều hành Sử dụng chữ ký số dấu điện tử loại báo cáo Sử dụng chữ ký số dấu điện tử thư mời Sử dụng chữ ký số dấu điện tử thư mời họp, hội nghị, hội thảo Sử dụng chữ ký số dấu điện tử lưu trữ hồ sơ Sử dụng chữ ký số dấu điện tử quản lý văn đi, đến quan (Đề nghị ông/bà đánh dấu X vào ô tương ứng) Không ĐTB 109 PHIẾU PHỎNG VẤN SÂU (Dành cho lãnh đạo quan) Để nâng cao chất lượng, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thời gian tới Với tư cách quan trực tiếp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ơng/bà vui lịng cho biết số ý kiến việc nâng cao hiệu công tác thời gian tới Xin chân thành cảm ơn ý kiến chia sẻ q báu ơng/bà! Ơng/bà vui lòng cho biết thời gian từ năm 2019-2021 quan ông (bà) ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư gặp khó khăn, thuận lợi gì? - Thuận lợi - Khó khăn Ơng/bà đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thời gian qua? - Phần mềm ứng dụng - Cơ sở vật chất kỹ thuật - Nguồn tài - Đội ngũ cơng chức thực ứng dụng công nghệ thông tin Với tư cách lãnh đạo quan ứng dụng công nghệ thông tin, ông/bà vui lòng cho biết ý kiến ông/bà giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ nào? ... trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy. .. chức Ủy ban nhân dân phường địa bàn 57 quận Đống Đa 2.3 Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công 59 tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội 2.3.1 Ứng. .. công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội 12 CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 1.1 Một số