(TÓM tắt LUẬN văn THẠC sĩ) ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận đống đa, thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ……… /………… ……/… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VÕ NGỌC PHƯƠNG LINH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2022 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Nguyên Nhung Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Lan Anh Phản biện 2: TS Vũ Tấn Cương Luận văn bảo vệ Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng 5B, Nhà G - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi 14 00 ngày 09 tháng năm 2022 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Thơng tin điện tử Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Với thời đại công nghệ ngày phát triển, công nghệ thông tin (sau viết tắt “CNTT”) người biết đến áp dụng vào sống ngày nhiều CNTT ứng dụng rộng rãi lĩnh vực đời sống, trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất sinh hoạt người Trong hoạt động quản lý hành nhà nước (sau viết tắt “QLHCNN”) nay, hầu hết công việc lĩnh vực gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn Theo quan điểm đạo Đảng Nhà nước xu hướng hoạt động cơng tác quản lý điều hành nói chung, quản lý nhà nước nói riêng giới, việc tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư cần thiết Nhằm tạo bước phát triển ứng dụng mạnh mẽ CNTT thời kỳ mới, Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 Đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố Bộ Chính trị (khóa VIII); Nghị Đại hội Đảng lần thứ VIII nhấn mạnh: “Việc ứng dụng công nghệ thơng tin lĩnh lực quản lý hành nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thưc cơng việc mang tính chất hành xác minh lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin” Trước phát triển ngày mạnh mẽ CNTT hiệu cao việc ứng dụng lĩnh vực đời sống xã hội với đòi hỏi, yêu cầu mới, Đảng Nhà nước ta tiếp tục ban hành loạt văn đạo mang tính định hướng quan trọng Nghị số 36/NQ-TW ban hành ngày 01/7/ 2014 Bộ Chính trị “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế” Cụ thể hoá định hướng nội dung cho việc đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT, ngày 15/4/2015, Chính phủ ban hành Nghị số 26/NQ-CP Chương trình hành động thực Nghị 36/NQ-TW ngày 01/7/2015 Bộ Chính trị, theo xác định rõ mục tiêu để CNTT thực trở thành “phương thức phát triển mới, nâng cao suất lao động, hiệu lao động…” Có thể nói, việc ứng dụng CNTT hoạt động quan hành nhà nước (sau viết tắt “CQHCNN”) khâu quan trọng tiến trình cải cách hành nhằm thiết lập hành động, đại, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội hội nhập quốc tế Quận Đống Đa quận trung tâm Hà Nội, nơi đặt nhiều trụ sở CQHCNN Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư quận Đống Đa gặp khơng khó khăn, chưa thực đồng số phường; hạ tầng CNTT cải thiện thiếu kết nối mạng kết nối không thông suốt dẫn đến hạn chế khả triển khai ứng dụng phần mềm sở liệu Chính tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sỹ Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ứng dụng CNTT công tác văn thư đề tài ngày nhận nhiều quan tâm Nhiều cơng trình liên quan đến đề tài cơng bố có nhiều cách tiếp cận khác nhau: Tác giả Vũ Văn Phương (2017), Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước, hướng tới Chính phủ điện tử, Tạp chí Tổ chức nhà nước; Tác giả Nguyễn Thị Tuyết Vân (2019), Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu cải cách hành chính, Tạp chí Quản lý nhà nước Vũ Thị Liên, Vũ Thị Hoà (2020), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng tài sản cơng ngành Tài chính, Tạp chí tài chính; Tác giả Nguyễn Thị Hằng (2020), Nghiên cứu đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu, ứng dụng Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Thái Ngun, tạp chí Khoa học cơng nghệ Đề tài: “Tổng thuật cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việt Nam” tác giả Tạ Thị Minh Huyền, luận văn thạc sĩ Văn thư - Lưu trữ, 2017; Đề tài: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý điều hành văn phòng cấp ủy đảng tỉnh Nam Định” tác giả Mai Thanh Tùng, luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, 2019 Những cơng trình nghiên cứu sản phẩm có ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực mà nhà nước quản lý Đây nguồn liệu quý, tài liệu tham khảo để tác giá kế thừa nghiên cứu luận văn Các cơng trình chưa đề cập tới việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực văn thư uỷ ban nhân dân phường quận cụ thể quận Đống Đa Do vậy, đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội” đóng góp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận ứng dụng CNTT công tác văn thư thực tiễn đánh giá việc ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường địa quận Đống Đa, luận văn đề xuất số giải pháp góp nhằm tăng cường ứng dụng CNTT công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục đích nghiên cứu, luận văn có nhiệm vụ sau: - Hệ thống hố số lý luận công nghệ thông tin, công tác văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư… - Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, qua mặt mạnh, hạn chế cần khắc phục để đáp ứng yêu cầu - Đề xuất biện pháp chủ yếu nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa giai đoạn tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: giai đoạn 2019-2021 - Về không gian: Tại UBND phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Luận văn dựa hệ thống quan điểm lý luận chủ nghĩa Mác Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh quan điểm Đảng việc nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 5.2 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng kết hợp nhiều phương pháp tập trung số phương pháp sau: Phương pháp khảo cứu tài liệu; Phương pháp phân tích; Phương pháp điều tra bảng hỏi; Phương pháp vấn; Phương pháp thống kê; Phương pháp quan sát Ngồi ra, luận văn cịn sử dụng phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, đối chiếu, … Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Luận văn góp phần làm sáng tỏ vấn đề lý luận thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường; - Đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu qủa ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn gồm có chương sau: Chương 1: Cơ sở khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Công nghệ thông tin Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin hiểu định nghĩa Luật Công nghệ thông tin Theo Điều 4, Luật số 67/2006/ QH11 ban hành Luật Công nghệ thông tin ghi rõ công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số Như vậy, hiểu cơng nghệ thông tin việc vận đụng phương pháp khoa học, kỹ thuật đại nhằm khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên phong phú lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội nhằm phục vụ cong người toàn xã hội 1.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin Theo Điều 4, Luật số 67/2006/ QH11 ban hành Luật Công nghệ thông tin đưa quan niệm ứng dụng công nghệ thông tin sau: Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh hoạt động khác nhằm nâng cao suất, chất lượng, hiệu hoạt động 1.1.3 Công tác văn thư Tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định công tác văn thư sau: “Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư” Có thể hiểu, cơng tác văn thư việc thực công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư nhằm đem lại hiệu làm việc cho tổ chức, quan 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Từ khái niệm công nghệ, công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin hiểu ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư việc sử dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, dấu hoạt động quản lý quan nhằm khai thác tối đa nguồn lực tối ưu hoá nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, quan Ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực văn thư nói riêng tồn hành nói riêng khơng nâng cao hiệu quan mà thúc đẩy quan đầu tư nhiều vào công nghệ thông tin, qua nâng cao tình hình sử dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước 1.2 Những vấn đề chung quyền phường 1.2.1 Phường, vị trí, vai trị quyền phường Chính quyền phường cấp gần dân, sát dân, trực tiếp thực nhiệm vụ cấp giao Vai trị cấp quyền phường ngày đóng vai trị quan trọng việc chăm lo đời sống mặt cho nhân dân Mọi nhu cầu người dân gắn liền với cấp quyền sở Vai trò phường ngày quan trọng thực chương trình mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng, chủ động thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác; hoàn thành cơng tác nghĩa vụ qn Chính quyền phường có nhiệm vụ hướng dẫn giám sát hoạt động tự quản nhân dân, tạo điều kiện trực tiếp để nhân dân phát huy khả phát triển kinh tế - xã hội Bên cạnh đó, quyền phường góp phần gánh vác cơng việc quyền trung ương, giúp giảm tải cơng việc quyền trung ương Chính quyền phường nơi để người điạ phương tham gia vào công việc nhà nước địa phương, qua đảm bảo tính dân chủ địa phương 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường UBND phường “do HĐND cấp bầu, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND quan hành nhà nước cấp trên” UBND phường hoạt động thông qua phiên họp tập thể UBND; đạo, điều hành Chủ tịch UBND 1.3 Những vấn đề chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường 1.3.1 Vị trí, ý nghĩa ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh 10 hành Đây phần mềm thường xuyên sử dụng quan hành nhà nước 1.3.2.2 Ứng dụng CNTT quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan Hiện nay, phần mềm đơn giản phổ biến mà quan, tổ chức, cá nhân sử dụng việc sử dụng Microsoft Exel để quản lý Ngoài ra, việc ứng dụng CNTT quản lý loại văn tài liệu khác triển khai phần mềm chuyên quản lý văn Đối với quan hành nhà nước thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành phê duyệt khối lượng lớn loại công văn, văn bản, giấy tờ; tổ chức, quan có quản lý phân cấp cung cấp công cụ mạnh công tác quản lý, điều hành tác nghiệp quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ với quan cấp, cấp cao quản lý mạng cục (LAN) mạng diện rộng (WAN) 1.3.2.3 Ứng dụng CNTT lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách ln việc làm khó khăn tốn nhiều thời gian quan, tổ chức Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ áp dụng, nhiên phương pháp thực tạo tính chuyên nghiệp tính hiệu phục vụ công việc tăng lên nhiều theo thời gian Hiện nay, trước ảnh hưởng cách mạng công nghiệp 4.0, hệ thống lưu trữ liệu dung lượng lớn đáp ứng nhu cầu Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ văn lựa chọn tối ưu mang lại hiệu cao 11 1.3.2.4 Ứng dụng CNTT quản lý, sử dụng dấu văn thư Văn thư quan có trách nhiệm bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức; giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền; Khi quản lý dấu, nhân viên văn thư cần cho sổ dấu vào tủ, khoá lạị, niêm phong có chữ kỹ người giữ chìa khố, cần đảm bảo ln có hộp mực để dự trữ Sau đống dấu, nhân viên văn thư cần phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi dấu theo mẫu quản lý dấu cho quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần lưu giữ tài liệu, hồ sơ vào phần mềm lưu trữ hồ sơ quan để lưu trữ lâu dài 1.3.3 Sự cần thiết phải nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường cần thiết phải nâng cao với lý do: - Xuất phát từ quan điểm đạo Đảng Nhà nước; - Xuất phát từ xu hướng hoạt động công tác văn thư nay; - Xuất phát từ thay đổi cách thức triển khai dịch vụ cung cấp thơng tin theo hướng trực tuyến góp phần xây dựng “chính phủ điện tử”; - Xuất phát từ tầm quan trọng công nghệ thông tin quan nhà nước 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Luận văn nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường, gồm: 12 - Sự quan tâm cấp ửy Đảng, quyền địa phương; - Năng lực đội ngũ cán bộ, công chức; - Ảnh hưởng cách mạng công nghiệp 4.0; - Ảnh hưởng sở vật chất kỹ thuật Tiểu kết Chương Trong Chương 1, tác giả khái quát vấn đề công nghệ thông tin, công tác văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư; khát quát nội dung ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường gồm: Ứng dụng CNTT soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan quản lý, sử dụng dấu văn thư Ngoài ra, tác giả cịn đánh giá cần thiết phải ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư yếu tố ảnh hưởng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Những vấn đề lý luận Chương làm tiền đề để tác giả khảo sát, đánh giá phân tích thực trạng Chương 13 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát quận Đống Đa Ủy ban nhân dân phường 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên Quận Đống Đa nằm phía Tây Nam thành phố Hà Nội Địa hình quận Đống Đa tương đối phẳng Một số di tích văn hóa, lịch sử địa bàn quận Đống Đa Văn Miếu-Quốc Tử Giám, di tích Đàn xã tắc, di tích vòng thành Đại La, Chùa Bộc, gò Đống Đa tượng đài vua Quang Trung, chùa Láng, đền Bích Câu, ga Hà Nội… 2.1.2 Đặc điểm kinh tế - xã hội Quận Đống Đa quận đầu xây dựng, quản lý phát triển đô thị theo quy hoạch, quan tâm xây dựng phương án quy hoạch chi tiết, thiết kế đô thị cho tuyến phố chính, quản lý cải tạo chung cư cũ, quy chế quản lý kiến trúc đô thị cụ thể, rõ ràng, làm sở cho việc quản lý, phát triển đô thị tương lai… 2.2 Khái quát đội ngũ công chức Ủy ban nhân dân phường quận Đống Đa 2.2.1 Số lượng độ tuổi công chức phường 2.2.1.1 Số lượng công chức Hiện nay, cấu nhân 21 UBND phường địa bàn quận Đống Đa thường cấu 01 Chủ tịch UBND, 02 Phó Chủ tịch UBND, có chức danh công chức Số lượng công chức phường bố trí tuỳ theo điều kiện phường, vị trí chức danh cơng chức phường bố trí tối thiểu 01 người Tổng số lượng cơng chức tồn quận 290 người, đó, tỷ lệ nam 119/227, chiếm 14 52,4% số lượng công chức tồn phường, tỷ lệ cơng chức nữ 108/227, chiếm 47,6% số lượng cơng chức tồn phường Điều thể bình đẳng giới tham gia vào trị dần ý giai đoạn trước 2.2.1.2 Độ tuổi công chức Độ tuổi thâm niên công chức phường địa bàn quận Đống Đa tập trung nhiều độ tuổi từ 30 đến 50 tuổi Độ tuổi từ 30- 50 chiếm tỷ lệ 64,5% năm 2019 tăng lên 68,6% năm 2020 Độ tuổi 30 chiếm 18,1% năm 2019 lên 19,7% năm 2020, độ tuổi có tăng tỷ lệ tăng nhẹ Độ tuổi ngồi 50 có xu hướng giảm dần, nguyên nhân độ tuổi chuẩn bị hưu quan nhà nước Số lượng hưu giảm dần yêu cầu nhà nước phải tuyển dụng để lấp chỗ trống nhân cho tổ chức 2.2.2 Trình độ chun mơn Trong đó, trình độ đại học sau đại học có xu hướng tăng lên, số lượng trình độ cao đẳng có xu hướng giảm xuống Trình độ sau đại học có tỷ lệ từ 17,8% lên 18,9%, trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao với tỷ lệ 73,7% năm 2019 lên 77,2% năm 2020 Đây số đáng mừng lực chuyên môn đội ngũ cơng chức 2.2.3 Trình độ tin học, ngoại ngữ Trình độ tin học ngoại ngữ đội ngũ công chức địa bàn quận Đống Đa gần đạt chuẩn theo quy định, đó, tỷ lệ có chứng tin học đạt 89,3%; có chứng ngoại ngữ 82,1% Tuy nhiên, trước phát triển mạnh mẽ cách mạng công nghiệp 4.0 yêu cầu đối tượng cơng chức khơng có chứng tin học ngoại ngữ mà phải biết vận dụng thành thạo cơng nghệ thơng tin vào q trình thực thi cơng vụ 15 2.2.4 Trình độ lý luận trị Qua biểu đồ cho thấy 59,8% tỷ lệ công chức phường có từ trung cấp trở lên, tỷ lệ sơ cấp học chiếm 40,2% 2.2.5 Kỹ công chức Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa Các kỹ gồm có: Kỹ giao tiếp hành chính; Kỹ tham mưu, đề xuất; Kỹ soạn thảo văn bản; Kỹ thu thập, xử lý cung cấp thông tin 2.3 Phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động soạn thảo, ban hành văn Quy trình ứng dụng phần mềm hoạt động soạn thảo văn UBND phường quận Đống Đa thường thực qua bước Khảo sát 120 công chức UBND phường mức độ thường xuyên sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo ban hành văn hành văn bản, kết thu số liệu Bảng 2.2 Bên cạnh có số nội dung chưa sử dụng thường xuyên, có nội dung “Ứng dụng quản lý văn Microsof Exel” với giá trị trung bình 2,67 nội dung “ Ứng dụng vào tiếp nhận thông tin với khách hàng: thông qua mail, nhắn tin, gửi tài liệu”với giá trị TB 2,82 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan Qua số liệu Bảng 2.3 cho thấy mức độ đánh giá hiệu việc sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp 16 mức hiệu Trong đó, có nội dung đánh giá hiệu cao “Quản lý toàn văn quan bao gồm văn đến, văn đi, văn nội bộ…” với 78,3% lựa chọn mức độ hiệu hiệu quả, có giá trị TB cao 3,15 Bên cạnh đó, cịn số nội dung đánh giá hiệu thấp nội dung khác 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Qua số liệu Bảng 2.4 cho thấy đội ngũ công chức đánh giá hiệu sử dụng phần mềm lập hồ sơ mức hiệu quả, có số nội dung đánh giá hiệu cao nội dung “Phân loại tài liệu, hồ sơ” đánh giá hiệu qủa với tỷ lệ 85% lựa chọn, xếp thứ hạng với giá trị TB 3,34; Tuy nhiên, có số nội dung chưa đánh giá hiệu cao, có nội dung “Kết nối, chia sẻ đồng liệu hệ thống” đánh giá chưa cao so với nội dung lại với giá trị TB thấp 2,25 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng dấu Qua bảng số liệu 2.5 cho thấy thực trạng sử dụng chữ ký số, văn điện tử thực công tác văn thư công chức UBND phường địa bàn quận Đống Đa cịn tình trạng sử dụng, có lĩnh vực cịn khơng sử dụng thường xun Trong có số nội dung đánh giá mức độ thường xuyên cao số nội dung cịn lại Đó nội dung “Sử dụng chữ ký số dấu điện tử văn đạo điều hành” với giá trị TB cao 2,29 Bên cạnh có nội dung đánh giá thấp việc áp dựng chữ ký số dấu điện tử, nội dung “Sử dụng chữ ký số dấu điện tử lưu trữ hồ sơ” với giá trị TB thấp 1,92 17 2.4 Đánh giá chung công tác ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 2.4.1 Ưu điểm, thuận lợi - Sự quan tâm cấp uỷ Đảng, quyền việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư - Lãnh đạo quan đơn vị thuộc UBND phường nhận thức đầy đủ vai trị, vị trí việc ứng dụng CNTT truyền thông điều hành quản lý, công tác văn thư lưu trữ - Thực 100% văn đến, (trừ văn mật) quản lý phần mềm Quản lý văn điều hành; 100% văn trao đổi môi trường mạng; 100% cán bộ, công chức UBND phường sử dụng thư điện tử công vụ trao đổi cơng việc - Kiểm tra, rà sốt giải pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin hoạt động ứng dụng CNTT quan trú trọng thực thường xuyên - Trang bị đầy đủ máy tính đảm bảo điều kiện làm việc; thường xuyên tổ chức buổi tập huấn, lớp bồi dưỡng kỹ ứng dụng công nghệ thông tin - Hầu hết đội ngũ công chức thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ UBND cấp có tinh thần tự học, tự nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin; ý thức tự giác thực nhiệm vụ - Đặc biệt ứng dụng công nghệ soạn thảo bản, phần mềm chỉnh sử kỹ thuật văn bản, phần mềm quản lý văn đến…đã giúp cho công việc cơng chức nhanh chóng 2.4.2 Tồn tại, hạn chế - Công tác ứng dụng CNTT đạo điều hành, xử lý công việc, trao đổi công văn, giấy tờ từ cấp đến quan, đơn vị chưa đồng 18 - Đối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật UBND phường địa bàn quận Đống Đa, hệ thống máy chủ thiếu khơng đồng bộ, cấu hình máy chủ thấp - Kinh phí đầu tư mua sắm, trang bị trì phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc, hệ thống máy móc, cơng nghệ bảo quản,…cịn hạn chế - Hệ thống máy móc, loại phần mềm chưa trang bị đầy đủ, chưa đảm bảo yêu cầu công nghệ số cập nhật chuyển giao liệu Việc sử dụng chữ ký số cá nhân để ký văn điện tử phát hành cấp, ngành hạn chế - Một phận công chức, viên chức làm văn thư lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu trình độ CNTT thực nhiệm vụ chuyên môn - Công tác thi đua, khen thưởng đội ngũ làm cơng tác văn thư cịn chưa rõ ràng nên chưa khích lệ động viên kịp thời tập thể, cá nhân tích cực; 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế - Q trình quản lý cịn lúng túng, nhiều lĩnh vực phải ứng dụng CNTT lúc nên đơi lúc cịn chưa khoa học - Do kinh phí đầu tư cho ứng dụng cơng nghệ thơng tin tốn - Các phần mềm đưa vào sử dụng nên ban đầu đội ngũ công chức cịn lúng túng, đội ngũ cơng chức lớn tuổi - Phần mềm chữ ký số sử dụng cấp phường hơn; số phường có hai máy tính đủ lực chạy phần mềm sử dụng chữ ký số Bên cạnh đó, lãnh đạo quyền địa phương chưa liệt đạo lúng túng tổ chức thực 19 - Các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn việc sử dụng phần mềm máy tính cịn ít, cơng việc UBND phường nhiều nên lúc cử hết đội ngũ cơng chức học tập nâng cao trình độ - Ngân sách nhà nước chi trả cho hoạt động khen thưởng hoạt động quyền địa phương hạn hẹp Tiểu kết Chương Chương luận văn khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa Qua khảo sát cho thấy đội ngũ công chức công tác UBND phường đạt chuẩn trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với vị trí việc làm; đội ngũ cơng chức trẻ, khoẻ, động nguồn nhân lực dồi thích nghi với thay đổi mơi trường ngoài, đặc biệt trước phát triển mạnh mẽ cách mạng cơng nghiệp 4.0 Bên cạnh đó, việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực: ứng dụng CNTT soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ quản lý sử dụng dấu cho thấy UBND phường ứng dụng thường xuyên hiệu cao Tuy nhiên, trình ứng dụng CNTT cơng tác văn thư cịn nhiều khó khăn, bất cập Những khó khăn tiền đề để tác giả đưa giải pháp Chương luận văn 20 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Quan điểm định hướng Đảng, Nhà nước ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Cụ thể hố chủ trương, đường lối Đảng phát triển ứng dụng CNTT, Nhà nước ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng CNTT CQNN như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng CNTT hoạt động CQNN; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 Chính phủ quy định vể việc cung cấp thông tin dịch vụ công trực tuyến trang thông tin điện tử cổng thông tin điện tử CQNN; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” Thực chủ trương Đảng, sách Nhà nước triển khai chương trình, kế hoạch quốc gia ứng dụng CNTT, UBND thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 12/2020/QĐUBND UBND thành phố Hà Nội ngày 12/6/2020 Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 243/KHUBND ngày 18/12/2020 UBND thành phố Hà Nội Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 UBND quận Đống Đa ban hành Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07/01/2021 UBND quận Đống Đa Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 21 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa 3.2.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý 3.2.1.1 Hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Tập trung hồn thiện thể chế, chế sách pháp luật quản lý thực ứng dụng CNTT công tác văn thư, lưu trữ Cần xây dựng hệ thống văn thống nhất, đầy đủ từ trung ương đến địa phương để công tác triển khai thực quan, tổ chức, địa phương đồng nhất, hiệu Bên cạnh quy định nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần có quy định đảm bảo an tồn, an ninh thông tin mạng như: gửi nhận văn điện tử; phân quyền, chia sẻ tiếp cận nguồn thông tin sở liệu;… 3.2.1.2 Xây dựng kế hoạch tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Triển khai nội dung, tiêu chí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT phận quan; chủ động xây dựng hoàn thiện hạ tầng CNTT phù hợp với nhu cầu ứng dụng thực tế quan, đơn vị Tiếp tục thực Kế hoạch số 05/KH-UBND ngày 07/01/2021 UBND quận Đống Đa Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ Tăng cường nâng cao nhận thức bồi dưỡng, cập nhật kiến thức ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, UBND phường địa bàn quận Đống Đa 22 Cuối cùng, UBND phường cần lập kế hoạch công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin Các biện pháp bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin cho hệ thống thơng tin phịng chun mơn thực nhiệm vụ văn phịng UBND phường 3.2.2 Nhóm giải pháp nguồn nhân lực 3.2.2.1 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức để nâng cao lực đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ quản lý nhà nước CNTT, an toàn, an ninh bảo mật cho cán chuyên trách CNTT, quản trị mạng Cần đào tạo bồi dưỡng kỹ ứng dụng khai thác CNTT đội ngũ công chức trực tiếp thực nhiệm vụ văn thư Tăng cường trang bị kiến thức công nghệ thông tin, kỹ sử dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức Tạo điều kiện thuận lợi, thúc đẩy sở đào tạo công nghệ thông tin, thị trường công nghiệp công nghệ thông tin hệ thống Internet phát triển rộng khắp quận Tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức công nghệ thông tin phụ trách an tồn thơng tin đơn vị nhằm nâng cao lực quản lý an tồn thơng tin 3.2.2.2 Tăng cường chế độ đãi ngộ cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư UBND phường Ngồi việc thay đổi sách tiền lương đãi ngộ đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách nói chung Kết hợp tạo điều kiện tăng thu nhập nhóm nhân thơng qua việc đẩy mạnh phát triển ứng dụng dạng đề tài hợp đồng nghiên cứu khoa học 23 3.2.3 Nhóm giải pháp sở vật chất 3.2.3.1 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ công tác văn thư UBND phường Bên cạnh hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, UBND phường địa bàn quận Đống Đa quan tâm, trọng đến việc mua sắm trang, thiết bị kỹ thuật CNTT Ứng dụng công nghệ truyền thông đa phương tiện để thực việc trao đổi thông tin, điều hành, đào tạo từ xa họp qua mạng Triển khai giải pháp phòng chống virus, mã độc hại cho máy tính cá nhân; triển khai giải pháp nhật ký, lưu liệu hệ thống thông tin quan trọng, Cổng thông tin điện tử UBND phường 3.2.3.2 Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Đầu tư cho ứng dụng công nghệ thơng tin cần phải có kế hoạch rõ ràng, phải phải đồng tất lĩnh vực phần cứng, phần mềm nguồn nhân lực Nhất xu hướng tích hợp với giải pháp tổng thể việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin địi hỏi đầu tư nguồn tài lớn triển khai hiệu Tiểu kết Chương Từ thực trạng ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường Chương 2, tác giả đưa định hướng giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Những giải pháp tác giả đề xuất nhằm đổi phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, qua đó, cập nhật kiến thức, kỹ cho đội ngũ công chức cấp quận để ứng dụng CNTT đạt hiệu cao 24 KẾT LUẬN Luận văn hệ thống vấn đề lý luận ứng dụng công nghệ, nội dung ứng dụng công nghệ công tác văn thư; tác giả đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa qua nghiên cứu thực tiễn trình ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2019- 2021, thành tựu, hạn chế để đề xuất ba nhóm giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, gồm: Nhóm giải pháp hoạt động quản lý; Nhóm giải pháp nguồn nhân lực; Nhóm giải pháp sở vật chất Về bản, luận văn hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu lý luận thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường địa bàn quận Đống Đa, có đóng góp định việc đề giải pháp nâng cao hiệu công tác tương lai Hi vọng luận văn sở để UBND phường địa bàn quận Đống Đa thực tốt ứng dụng công nghệ đại vào công vụ thời gian tới ... tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường địa bàn. .. Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN ĐỐNG ĐA, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát quận Đống Đa Ủy ban nhân dân phường 2.1.1... dụng công nghệ thông tin lĩnh vực văn thư uỷ ban nhân dân phường quận cụ thể quận Đống Đa Do vậy, đề tài: ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường địa bàn quận Đống Đa,