Chi phí và phân loại chi phí
Chi phí là biểu hiện bằng tiền cho những hao phí lao động và tài nguyên trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phản ánh những khoản phí tổn cần thiết cho mục đích kinh doanh Nó liên quan trực tiếp đến lợi nhuận và là hao phí cần thiết cho quá trình sản xuất Việc phân loại chi phí một cách đa dạng giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý.
1.1.1 Phân loại chi phí theo chức năng
Mục tiêu của việc phân loại chi phí theo chức năng là nhằm tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện được chi phí liên quan đến các chức năng hoạt động của mình.
Bảng 1: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NAÊNG
CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Chi phí sản xuất Chi phí ngoài sản Chi phí sản phẩm Chi phí thời kỳ Chi phí nguyên vật liệu trực tieáp 621
Chi phí nhaân công trực tieáp 622
Chi phí quản lý doanh nghieọp
Chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá trị của sản phẩm Nó bao gồm ba thành phần chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Những yếu tố này cùng nhau xác định tổng chi phí sản xuất và ảnh hưởng đến giá bán cuối cùng của sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí liên quan đến những nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm, có giá trị lớn và được xác định một cách rõ ràng cho từng sản phẩm cụ thể Ví dụ, số mét vải dùng để may một chiếc áo hay thép tấm sử dụng để làm tủ đựng hồ sơ Theo kế toán tài chính, chi phí này được ghi nhận trên tài khoản 621, bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của lao động trực tiếp tham gia sản xuất Kỹ năng và khả năng của những lao động này ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm Tất cả các khoản chi phí này được ghi nhận trên tài khoản liên quan.
622 có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung là những chi phí thiết yếu cho quá trình sản xuất sản phẩm, không bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Những chi phí này được ghi nhận trên tài khoản 627 và chủ yếu bao gồm ba loại: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp và các chi phí khác.
+ Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp: keo dán mica của tuỷ mica, ủinh, oỏc, vớt,…
Chi phí nhân công gián tiếp bao gồm tiền lương của nhân viên bảo vệ phân xưởng, quản đốc, nhân viên kỹ thuật, thợ sửa chữa và bảo trì máy móc trong quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Chi phí khác: chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí bảo hiểm chống cháy, chi phí điện nước,…
Chi phí sản xuất chung có 4 đặc điểm:
+ Bao gồm nhiều khoản mục chi phí khác nhau.
Các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất chung thường mang tính chất gián tiếp đối với từng sản phẩm, do đó không thể tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
+ Cơ cấu chi phí sản xuất chung gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp trong đó định phí chiếm tỷ trọng cao nhaát.
+ Do gồm nhiều khoản mục chi phí nên chúng được nhiều bộ phận khác nhau quản lý và rất khó kiểm soát.
Ngoài ra, chi phí sản xuất còn được phân chia thành chi phí ban đầu và chi phí chuyển đổi.
Chi phí ban đầu bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, phản ánh mức độ chi phí riêng biệt cho từng đơn vị sản phẩm Đây là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch cho lượng chi phí chủ yếu trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Chi phí chuyển đổi là tổng hợp giữa chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, phản ánh mức chi phí cần thiết để biến nguyên liệu thô thành sản phẩm hoàn chỉnh Đây là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch chi phí cho quá trình chế biến nguyên liệu thành thành phẩm.
1.1.1.2.Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí ngoài sản xuất là các khoản chi phát sinh trong quá trình tổ chức và thực hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng là các khoản chi thiết yếu nhằm thúc đẩy lưu thông hàng hóa và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng Những chi phí này bao gồm chi phí tiếp thị, khuyến mãi, quảng cáo, đóng gói sản phẩm, vận chuyển và bốc dỡ thành phẩm, cùng với tiền lương và hoa hồng của bộ phận bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đề cập đến các khoản chi phí liên quan đến tổ chức hành chính và hoạt động văn phòng Những chi phí này bao gồm tiền lương cho cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng, chi phí văn phòng phẩm, cũng như chi phí điện, nước và điện thoại cho bộ phận quản lý.
1.1.1.3.Chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ
Chi phí sản phẩm là các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hoặc mua hàng hóa, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Những chi phí này được ghi nhận trong sản phẩm tồn kho và chỉ được thu hồi khi sản phẩm được tiêu thụ Việc xác định không chính xác chi phí sản phẩm có thể tác động tiêu cực đến lợi nhuận doanh nghiệp trong nhiều kỳ, do sản phẩm có thể được sản xuất trong một kỳ nhưng tiêu thụ ở kỳ khác.
Chi phí thời kỳ là những khoản chi phát sinh trong kỳ hạch toán, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của kỳ đó Những chi phí này không liên quan đến việc tạo thành thực thể của sản phẩm và bao gồm chi phí bán hàng cùng chi phí quản lý doanh nghiệp.
1.1.2 Phân loại chi phí theo ứng xử
Trung tâm trách nhiệm và phân loại trung tâm trách nhiệm………………….10 1 Trung tâm trách nhieọm
Trung tâm lợi nhuậ
Trung tâm lợi nhuận là một loại trung tâm trách nhiệm, nơi người quản lý phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận của đơn vị Đặc điểm nổi bật của trung tâm lợi nhuận là khả năng lượng hóa cả đầu ra và đầu vào bằng tiền, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động một cách rõ ràng và chính xác.
Để đánh giá hiệu quả, cần xem xét thực hiện dự toán lợi nhuận bằng cách so sánh lợi nhuận thực tế với lợi nhuận ước tính Phân tích các sai biệt lợi nhuận sẽ giúp xác định ảnh hưởng của các yếu tố như doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Thông thường, dự toán lợi nhuận được lập theo dạng đảm phí Từ đó, cần xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan gây ra sự biến động lợi nhuận so với dự toán.
Sai biệt lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế – Lợi nhuận dự toán
Về hiệu năng, trung tâm này có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu tài chính, vì cả đầu ra và đầu vào đều có thể lượng hóa bằng tiền.
(+) Số dư đảm phí bộ phận.
(+) Số dư bộ phận có thể kiểm soát.
Giá trị Chênh lệch Nội dung
Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần
Số dư đảm phí sản xuất Biến phí bán hàng và quản lý Số dư đảm phí bộ phận Định phí bộ phận kiểm soát được
Số dư bộ phận có thể kiểm soát được Định phí bộ phận không kiểm soát được
Ngoài việc đánh giá hiệu năng hoạt động của các trung tâm lợi nhuận, các số liệu tương đối như tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu và tỷ suất doanh thu trên chi phí cũng rất hữu ích.
Trung tâm lợi nhuận có thể là Công ty.
Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận:
Bảng 8: BÁO CÁO LỢI NHUẬN Tháng… (Quý) / Năm ….
Trung tâm đầu tư là một đơn vị có trách nhiệm không chỉ trong việc quản lý chi phí và doanh thu mà còn trong việc quản lý tài sản đầu tư Giám đốc trung tâm phải quyết định và chịu trách nhiệm về lợi nhuận cũng như việc mua sắm tài sản cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trung tâm đầu tư là một hình thức mở rộng của trung tâm lợi nhuận, nơi người quản lý nắm giữ nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn Ngoài việc ra quyết định ngắn hạn về cơ cấu sản phẩm, giá bán, chi phí sản phẩm và phương thức sản xuất, họ còn kiểm soát các quyết định đầu tư Trung tâm đầu tư thường được thành lập tại các công ty sản xuất có quy mô lớn.
Về mặt hiệu quả: có thể được đo lường giống như trung tâm lợi nhuận.
Để đánh giá hiệu năng hoạt động của các trung tâm đầu tư, cần so sánh lợi nhuận thu được với tài sản hoặc giá trị đã đầu tư Các chỉ tiêu sau đây sẽ được sử dụng để đo lường hiệu quả này.
(+) Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return on Investment
ROI): Là tỉ lệ giữa lợi nhuận trước thuế so với vốn đầu tư đã sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó ở một trung tâm đầu tư.
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư
Vốn đầu tư bình quân
Lợi nhuận Doanh thu ROI = x
Doanh thu Vốn đầu tư bình quaân
(+) Thu nhập còn lại (Residual Income RI): Là số tiền còn lại sau khi trừ chi phí vốn sử dụng.
Thu nhập còn lại (RI) được tính bằng lợi nhuận của trung tâm đầu tư trừ đi chi phí sử dụng vốn Chi phí vốn đầu tư bao gồm các khoản chi mà trung tâm phải chi trả để huy động vốn, như lãi vay và lãi suất trái phiếu Tỷ lệ lãi suất này thường do doanh nghiệp quy định theo từng thời kỳ, nhưng phải lớn hơn lãi suất nợ vay, và được gọi là tỷ lệ lãi suất tối thiểu.
Trung tâm đầu tư có thể là Hội đồng Quản trị, Hội đồng Thành viên Mẫu báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư:
Bảng 9: BÁO CÁO ĐẦU TƯ Tháng… (Quý) / Năm ….
8 - Tỉ lệ lãi suất tối thiểu
Với các nội dung đã trình bày ở trên, chúng ta thấy mỗi loại chi phí có những đặc điểm khác nhau Để quản lý tốt chi phí cần phải:
- Nhận diện chi phí đúng.
- Phân loại chúng theo các mục tiêu quản lý của doanh nghieọp.
- Có biện pháp quản lý phù hợp với từng loại chi phí.
Để quản lý chi phí hiệu quả, cần xác định rõ nguồn gốc phát sinh chi phí Việc kiểm soát chi phí không nên thực hiện một cách tổng quát cho toàn doanh nghiệp, mà cần được thực hiện theo từng trung tâm trách nhiệm cụ thể thông qua các báo cáo bộ phận chi tiết.
Lý thuyết chi phí và trung tâm trách nhiệm là kiến thức thiết yếu cho các nhà quản lý Để áp dụng hiệu quả lý thuyết này vào thực tiễn doanh nghiệp, các nhà quản lý cần tiến hành khảo sát kỹ lưỡng tình hình thực tế của công ty Điều này giúp họ đưa ra các đề xuất kiểm soát chi phí phù hợp và hiệu quả.
Thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty
Giới thiệu tổng quan về Công ty
Công ty Cổ phần hóa dầu Mekong, trước đây là Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Thương mại & Sản xuất Mekong (Mekong Petrochemical Company Pte Ltd - viết tắt là MPC), được thành lập vào tháng 02 năm 1996.
Trụ sở chính của công ty nằm tại 166/3B đường Phạm Hùng, Phường 9, Thị xã Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Nhà máy có vị trí địa lý thuận lợi trong khuôn viên Cảng biển Vĩnh Long, với cầu tàu có khả năng tiếp nhận tàu có tải trọng lên đến 5.000 tấn Kho dầu nhờn phía Bắc giáp Sông Cổ Chiên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên liệu và thành phẩm, trong khi phía Nam giáp Quốc lộ 1A, tuyến giao thông huyết mạch của khu vực đồng bằng Sông Cửu Long.
Ngành nghề kinh doanh của công ty: sản xuất và kinh doanh dầu động cơ, dầu công nghiệp, dầu thắng, nước giải nhiệt, mỡ bôi trơn các loại…
2.1.1 Qui mô sản xuất kinh doanh
Hiện nay Công ty đã đầu tư xây dựng hoàn chỉnh các hạng mục công trình:
Bảng 10: CÁC HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG
STT Hạng mục Diện tích Công suất
2 Nhà máy pha chế dầu nhờn
3 Nhà máy pha chế mỡ 1.20 0
Một số chỉ tiêu tài chính:
Bảng 11: THỐNG KÊ DOANH THU, LỢI NHUẬN, VỐN
CHỦ SỞ HỮU ĐVT: triệu đồng
Tỉ suất lợi nhuận/doanh thu 3
Tỉ suất lợi nhuận/vốn chủ 0 sở hữu (%)
Doanh thu các năm 2002, 2003 đều tăng so với năm
Năm 2003, doanh thu của công ty đạt 146,5 tỉ đồng, tăng 47,7 tỉ đồng so với năm 2002, với tốc độ tăng trưởng 48% Dựa trên số liệu thực tế trong 9 tháng đầu năm và dự báo tình hình sắp tới, doanh thu của công ty trong năm 2004 có khả năng vượt qua mức doanh thu năm 2003 từ 10 đến 15%.
Lợi nhuận trước thuế của công ty đã tăng đều qua các năm, nhưng tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2003 chỉ đạt 1,63%, là mức thấp nhất trong ba năm qua Đồng thời, tỉ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu trong hai năm tiếp theo cũng cần được xem xét để đánh giá hiệu quả tài chính của công ty.
2002 và 2003 là tương đương nhau và thấp hơn hẵn so với tỉ suất lợi nhuận năm 2001.
Các kết quả đạt được:
- Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9002 do Quacert và QMS cấp tháng 09 năm 1999.
- Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2000 do DNV cấp tháng 11 năm 2002.
- Giải Bạc giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 1999.
- Giải Vàng giải thưởng chất lượng Việt Nam năm 2000.
- Giải Ba – Giải thưởng sáng tạo khoa học – công nghệ toàn quốc năm 2001 cho công trình “Nghiên cứu sản xuất mỡ bôi trơn chất lượng cao tại Việt Nam”.
- Giải thưởng “Sao vàng đất Việt” năm 2004 cho thương hiệu do Hiệp hội doanh nghiệp trẻ Việt Nam bình chọn.
2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty
Cơ quan quản lý Công ty có quyền hạn toàn diện để đại diện cho Công ty trong việc giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty.
+ Quyết định chiến lược phát triển của Công ty.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, qui chế quản lý nội bộ coâng ty.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính.
+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.
+ Kiến nghị các biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh cuûa Coâng ty.
Phòng Kế hoạch – kinh doanh
Phòng Tổ chức – Hành chánh
Bảng 12: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG
Xưởng 2 Ban ISO Ban Ban Ban Ban Tổ
+ Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty.
+ Quản lý vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và các phương tiện làm việc của Công ty
+ Thực hiện các chủ trương, phương hướng và mục tiêu kinh doanh của Hội đồng quản trị đề ra.
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
- Phòng Hành chính – Nhân sự:
+ Tổ chức tuyển dụng nhân viên, thực hiện thủ tục hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
+ Xây dựng thang, bậc lương áp dụng tại đơn vị.
+ Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến.
+ Bảo vệ an toàn trật tự an ninh.
+ Theo dõi hướng dẫn khách hàng, phương tiện ra vào Coâng ty.
+ Thực hiện phòng cháy chữa cháy và an toàn điện.
+ Trực tiếp tổ chức, điều hành công nhân, nhân viên các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất do Công ty đề ra.
Huấn luyện và phân công nhiệm vụ cho các Xưởng trực thuộc là rất quan trọng để đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn lao động và an toàn nồi hơi Đồng thời, cần kiểm tra quy trình bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị sản xuất và vệ sinh công nghiệp một cách nghiêm ngặt để duy trì hiệu quả hoạt động và bảo vệ sức khỏe người lao động.
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh:
+ Chịu trách nhiệm chuẩn bị nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ … đảm bảo quá trình sản xuất được trôi chảy, đồng bộ.
Chúng tôi trực tiếp tiếp nhận hàng hóa và nguyên vật liệu, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đơn vị chức năng liên quan đến quy trình nhập hàng như hoa tiêu, cảng vụ, đại lý tàu biển và đại lý giám định Điều này giúp đảm bảo tiến độ và thủ tục giao nhận diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
+ Quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm, hàng hóa.
+ Quản lý bán hàng và thu hồi công nợ của các đại lyù.
+ Tìm kiếm và phát triển thị trường.
+ Chỉ đạo và xử lý tác nghiệp trong quản lý chất lượng, pha chế, hao hụt…
+ Pha chế thử trước khi sản xuất đại trà.
+ Kiểm nghiệm nguyên liệu, thành phẩm và quản lý, lưu trữ số liệu kiểm nghiệm, mẫu kiểm nghiệm.
+ Cấp chứng thư chất lượng của lô hàng.
+ Tổ chức các qui trình quản lý chất lượng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng.
Tổ chức thu thập và xử lý số liệu kế toán, ghi chép vào sổ kế toán, đồng thời lập các báo cáo tài chính theo các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành.
+ Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn vốn của Công ty một cách hiệu quả.
+ Phân tích số liệu kế toán và tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
2.1.3 Công tác tổ chức Phòng Kế toán
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán
Bảng 13: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN
Kế toán Công nợ Thủ quyõ
+ Tổ chức quản lý nghiệp vụ tài chính – kế toán của Coâng ty.
+ Thiết lập hệ thống kiểm soát đối với các hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.
+ Chịu trách nhiệm quản lý Phòng Kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt.
+ Cập nhật những qui định mới về kế toán và tổ chức triển khai thực hiện.
+ Theo dõi các khoản thuế phát sinh và tình hình nộp thuế cho Nhà nước.
+ Lập báo cáo thuế hàng tháng.
+ Kiểm tra các định khoản kế toán và hạch toán các bút toán tổng hợp cuối ky ứ + Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo qui định.
+ Theo dõi các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong kỳ.
+ Theo dõi tình hình tăng giảm, hiện có của nguyên vật liệu, bao bì, thành phẩm, hàng hóa.
+ Kiểm soát việc thanh toán theo đúng qui định của
+ Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng, phải nộp ngân sách, phải thu phải trả khác.
+ Theo dõi chi phí tiền lương và các khoản mục trích theo lửụng.
+ Theo dõi các khoản công nợ nhà cung cấp.
+ Quản lý các khoản công nợ khách hàng, trong đó có theo dõi cả công nợ quá hạn, công nợ vượt định mức.
+ Đề xuất phương thức thanh toán đối với các khách hàng mua chịu.
+ Đôn đốc thu hồi công nợ đến hạn và quá hạn.
+ Thực hiện việc thu chi theo đúng qui định của Công ty.
+ Vào sổ quỹ hàng ngày.
+ Chấp hành việc kiểm tra quỹ đột xuất theo qui định.
Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán Accnet 7.1 trên nền tảng Windows Phần mềm này hỗ trợ việc tập hợp chi phí theo từng bộ phận, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Giới thiệu về phân loại chi phí tại Công ty
2.2.1 Phân loại chi phí theo chức năng
Công ty chia chi phí thành 2 nhóm chính: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
2.2.1.1 Chi phí sản xuất gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm
+ Chi phí daàu goác: 50N, 80SN, 150SN, 100BS, 150BS, 250SN, 500SN, 700SN…
+ Chi phớ phuù gia: Hitec 521, Hitec 623, Keltan 740, Keltan
… + Chi phí nhiên liệu: dầu DO đốt lò.
+ Chi phí bao bì: phuy nhưạ, phuy sắt, can 25 lít can 18 lít, xô nhựa, nhãn decal, thuứng carton, seal, ron…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 được phân loại theo từng Xưởng, với Xưởng 1 có mã 6211 và Xưởng 2 có mã 6212 Tuy nhiên, chi phí này không thể được tính riêng cho từng lệnh sản xuất cụ thể.
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm
+ Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất.
+ Tiền lương ngoài giờ của công nhân trực tiếp sản xuaát.
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp sản xuất.
+ Tiền ăn của công nhân trực tiếp sản xuất.
+ Tiền lương của công nhân công nhật.
Chi phí nhân công trực tiếp được phân loại theo từng xưởng, với Xưởng 1 ghi nhận là 6221 và Xưởng 2 là 6222 Tuy nhiên, chi phí này không thể được phân bổ riêng cho từng lệnh sản xuất cụ thể.
- Chi phí sản xuất chung: được theo dõi riêng Xưởng 1 và
Chi phí nhân viên phân xưởng (6271 1 và 6271 2) bao gồm tiền lương chính, tiền lương ngoài giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và tiền ăn ca của nhân viên Nhân viên phân xưởng gồm Trưởng phó Quản đốc, Thư ký sản xuất, Thống kê phân xưởng và nhân viên tạp vụ.
+ Chi phí vật liệu (6272 1 và 6272 2): gồm Xăng 90,
92, dầu DO, FO, KO, dung môi, hóa chất…
Chi phí dụng cụ sản xuất (6273 1 và 6273 2) bao gồm các khoản chi cho công cụ, hệ thống phòng cháy chữa cháy tại xưởng, trang bị bảo hộ lao động, đồng phục, và văn phòng phẩm cho nhân viên quản lý phân xưởng.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (6274 1 và 6274
Khấu hao trong sản xuất bao gồm khấu hao nhà xưởng, thiết bị và phương tiện vận tải Phương tiện vận tải tại xưởng, như xe nâng hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển nguyên vật liệu từ kho đến xưởng và đưa thành phẩm từ xưởng lên xe tải.
Chi phí dịch vụ mua ngoài (6277 1 và 6277 2) bao gồm các khoản như chi phí điện thoại, điện, nước, thuê đất, phí kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị, phí thử nghiệm mẫu, và sửa chữa tài sản.
+ Chi phí bằng tiền khác (6278 1 và 6278 2): chi phí công tác, tiếp khách.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung được ghi nhận theo từng phân xưởng Công ty đánh giá sản phẩm dở dang dựa trên chi phí nguyên vật liệu chính Vào cuối mỗi tháng, nhân viên thống kê phân xưởng sẽ kiểm kê lượng dầu gốc còn tồn trong các bồn pha chế và trên băng chuyền Kế toán chi phí sẽ sử dụng số liệu này để tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ dựa trên đơn giá bình quân của dầu gốc Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung sẽ được tính vào thành phẩm nhập kho trong kỳ Dựa vào kế hoạch giá thành đã xây dựng từ đầu năm, kế toán sẽ xác định giá thành đơn vị cho thành phẩm nhập kho.
2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí bán hàng: đa phần chi phí này phát sinh từ bộ phận bán hàng trong công ty.
Chi phí nhân viên (641 1) bao gồm tiền lương chính, tiền lương ngoài giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn ca và trợ cấp thôi việc của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng thuộc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Các vị trí liên quan bao gồm Trưởng Phòng Kế hoạch – Kinh doanh, Phó phòng phụ trách bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên viết hóa đơn, thủ kho và phụ kho thành phẩm.
+ Chi phí vật liệu, bao bì (641 2): gồm Xăng 90, 92, dầu
DO, FO, KO, dung môi, hóa chất, thùng carton … phục vụ bán hàng.
Chi phí dụng cụ và đồ dùng (641 3) bao gồm các khoản chi cho công cụ, trang bị đồng phục, văn phòng phẩm, ấn phẩm của nhân viên bộ phận bán hàng và phục vụ bán hàng, cũng như chi phí lắp đặt bảng hiệu đại lý.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (641 4): Chi phí khấu hao xe tải, xe mô tô công xa.
Chi phí dịch vụ mua ngoài (641 7) bao gồm nhiều khoản như chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm hàng hóa và xe tải, phí kiểm định phương tiện, phí cầu đường cho xe tải, chi phí bưu điện, chi phí thuê ngoài vận chuyển hàng, cũng như chi phí quảng cáo pano, báo chí và sửa chữa xe.
Chi phí bằng tiền khác (641 8) bao gồm các khoản chi cho công tác phí của bộ phận bán hàng, chi phí khuyến mãi, tiếp khách, tổ chức hội nghị khách hàng và tham gia hội chợ.
Riêng chi phí bảo hành sản phẩm (641 5): ở công ty không sử dụng vì thực tế số phát sinh không đáng kể.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí phát sinh từ các bộ phận khác nhau trong công ty, như nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế toán và kiểm soát chất lượng (QA) Những chi phí này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
Chi phí nhân viên (642 1) bao gồm tiền lương chính, tiền lương ngoài giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và tiền ăn ca của nhân viên các bộ phận như Ban Giám đốc, nhân sự, hành chính, bảo vệ, kế toán và QA.
+ Chi phí vật liệu, bao bì (642 2): gồm Xăng 90, 92, dầu
DO, FO, KO, dung môi, hóa chất, thùng carton …
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng (642 3): chi phí công cụ, trang bị đồng phục, văn phòng phẩm, ấn phẩm của nhân viên văn phòng…
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định (642 4): Chi phí khấu hao nhà văn phòng, thiết bị thí nghiệm, khấu hao xe du lịchMercedes 15 chỗ, máy LCD, …
+ Thuế, phí và lệ phí (642 5): Thuế môn bài, phí cầu đường, lệ phí hải quan, lệ phí cảng…
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản như chi phí điện thoại, điện, nước, bảo hiểm tài sản và tai nạn cho nhân viên, phí đánh giá chất lượng, phí dịch vụ ngân hàng, phí tham gia hiệp hội, phí kiểm định xe du lịch, phí mua vé cầu đường cho xe du lịch, phí bưu điện, đặt báo, và chi phí gửi nhân viên đào tạo bên ngoài.
+ Chi phí bằng tiền khác (642 8): công tác phí của bộ phận văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí tuyển dụng, hội nghũ toồng keỏt…
Riêng chi phí dự phòng (642 6): ở công ty không sử duùng.
2.2.2 Phân loại chi phí theo ứng xử
Bảng 14: MỐI LIÊN HỆ GIỮA BIẾN PHÍ, ĐỊNH PHÍ, CHI
PHÍ HỖN HỢP VÀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY MEKONG
Tài khoản caỏp 2 ẹũnh phớ Bieỏn phí
- TK 621: không có khoản mục định phí.
- TK 622: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn giữa ca.
+ TK 627 1: tiền lương chính, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn giữa ca.
+ TK 641 1: tiền lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền ăn giữa ca.
+ TK 641 3: chi phí công cụ, trang bị đồng phục, văn phòng phẩm.
+ TK 641 7: điện, nước, bảo hiểm xe tải, xe mô tô công xa, phí kiểm định phương tiện vận tải, chi phí quảng cáo pano, quảng cáo báo chí.
- TK 622: tiền lương năng suất, tiền lương ngoài giờ của công nhân trực tiếp sản xuất và tiền công của nhân viên thời vụ.
+ TK 627 1: tiền lương ngoài giờ của nhân viên phục vụ sản xuất, 627 2.
+ TK 641 1: tiền lương doanh thu, tiền lương ngoài giờ của nhân viên bán hàng và phục vụ bán hàng, 641 2.
KT 641 7 bao gồm các chi phí như điện thoại, bảo hiểm hàng hóa, phí mua vé cầu đường cho xe tải và công xá, phí bưu điện, cùng với chi phí thuê ngoài để vận chuyển hàng bán.
- TK 642: không có khoản mục biến phí.
Nhận xét về cách phân loại chi phí tại Công ty………………………………………………30 1 ệu ủieồm…………………………………………………………………………… ………………………………………… 30 2 Hạn cheá
Công ty chú trọng vào việc phân loại chi phí và sử dụng phần mềm kế toán Accnet 7.1 của Lạc Việt để hỗ trợ truy xuất dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý.
Công ty tổ chức phân loại chi phí theo chức năng một cách tỉ mỉ và chi tiết, theo dõi các tài khoản chi phí sản xuất và ngoài sản xuất đến cấp 2, giúp quản lý chi phí theo từng bộ phận phát sinh Việc này không chỉ giúp công ty kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh hiệu quả trong kỳ mà còn kịp thời ứng phó với những thay đổi nhanh chóng của thị trường Đạt được trình độ quản lý chi tiết này là nhờ vào việc khai thác tối ưu các tiện ích của phần mềm kế toán Accnet.
- Công ty có chú ý đến phân loại chi phí theo ứng xử
Phòng Kế toán đã ban hành quy định phân loại chi phí thành định phí và biến phí, nhằm xác định doanh thu hòa vốn và hỗ trợ các quyết định kinh doanh trong từng giai đoạn.
Việc phân loại chi phí theo chức năng chỉ tập hợp chi phí theo từng bộ phận mà chưa tính đến từng loại sản phẩm, đặc biệt là tài khoản 621 và 622 Trong ngành sản xuất dầu nhờn, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (tài khoản 621) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất Nếu tài khoản 621 không được theo dõi cụ thể cho từng đơn hàng và lệnh sản xuất, sẽ dẫn đến sai lệch chi phí giữa các nhóm sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến việc xác định giá thành đơn vị sản phẩm và gây ra những quyết định kinh doanh không chính xác.
Việc phân loại chi phí theo ứng xử thường chỉ tập trung vào việc phân chia chi phí thành định phí và biến phí, mà không chú ý đến chi phí hỗn hợp Điều này có thể dẫn đến sai lệch trong tính toán doanh thu hòa vốn và ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
Công ty không chú trọng đến việc phân loại chi phí, dẫn đến việc không thể áp dụng các phương pháp này trong quá trình ra quyết định tổng thể cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Giới thiệu về các trung tâm trách nhiệm tại Coâng ty
Sơ đồ tổ chức của Công ty cho thấy mỗi bộ phận đảm nhận chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, tạo thành các trung tâm trách nhiệm độc lập.
2.4.1 Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc
Xét phạm vi toàn doanh nghiệp thì cả công ty là một trung tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận – đứng đầu là
Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc.
Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận thực hiện trong năm cần được so sánh với lợi nhuận của năm trước hoặc với kế hoạch lợi nhuận đã đề ra từ đầu năm Qua đó, chúng ta có thể phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận, xác định nguyên nhân và tìm ra những biện pháp hiệu quả hơn cho năm tiếp theo.
Hiệu năng hoạt động của công ty có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu như lợi nhuận trước thuế và tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) Những chỉ số này giúp xác định mức độ hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực và khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
2.4.2 Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Phòng Kế hoạch – Kinh doanh không chỉ đóng vai trò là trung tâm doanh thu cho bộ phận kinh doanh mà còn là trung tâm chi phí tự do cho bộ phận kế hoạch.
* Đối với bộ phận kinh doanh:
Doanh thu hàng năm có thể được so sánh với kế hoạch doanh thu của toàn công ty, từ đó đánh giá các yếu tố tác động đến chỉ tiêu doanh thu và xây dựng kế hoạch doanh thu cho năm tiếp theo một cách hợp lý hơn.
Công ty nhấn mạnh rằng việc bán hàng là quan trọng, nhưng điều quan trọng hơn là khả năng thu hồi tiền từ doanh thu Do đó, một chỉ tiêu hiệu quả cần được xem xét là tỷ lệ tiền thu từ bán hàng so với doanh thu hàng năm, yêu cầu tối thiểu phải đạt 90%.
Về hiệu năng, việc so sánh chi phí thực tế của bộ phận bán hàng với kế hoạch chi phí đã đề ra giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận này.
* Đối với bộ phận kế hoạch:
Tính hiệu quả của bộ phận này được đánh giá dựa trên khả năng hoàn thành các mục tiêu đã được giao từ đầu năm.
Chúng tôi cam kết dự trữ nguyên vật liệu, phụ liệu và bao bì theo đúng kế hoạch đã đề ra, đảm bảo duy trì số lượng tồn kho tối đa và tối thiểu được phê duyệt Đặc biệt, chúng tôi chú trọng tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
+ Có trách nhiệm đàm phán giá cả với nhà cung cấp sao cho có lợi nhất cho công ty.
+ Đảm bảo việc đánh giá nhà cung cấp thường xuyên, liên tục, chính xác và có trách nhiệm tìm nhiều nhà cung cấp tiềm năng khác cho công ty.
+ Cam kết giá cả nguyên vật liệu phù hợp với chất lượng của chúng.
+ Đảm bảo công tác bảo quản kho tàng an toàn, sạch sẽ, đúng đủ, không làm hạ phẩm chất nguyên vật liệu trong quá trình tồn trữ.
Hiệu năng của bộ phận được đánh giá thông qua sự so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh và dự toán chi phí đã được phê duyệt.
Phòng Kế toán là một trung tâm chi phí tự do.
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả được đánh giá thông qua việc thực hiện những mục tiêu được giao hay không.
+ Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng tháng, Báo cáo quyết toán năm chính xác và nộp cơ quan Thuế đúng hạn.
Các bộ phận cần khẩn trương lập kế hoạch doanh thu, chi phí, và kế hoạch thu chi hàng năm, sau đó tổng hợp và trình lên Ban Tổng Giám đốc cùng Hội đồng Quản trị để được phê duyệt trước ngày 31/12 hàng năm.
+ Theo dõi kỹ số nợ phải thu khách hàng và giám sát chặt chẽ việc thu hồi
+ Theo dõi việc tiết giảm chi phí của các bộ phận và trình cấp trên các phương pháp quản lý chi phí hiệu quả.
Về hiệu năng, việc đánh giá được thực hiện thông qua so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch, điều này phản ánh khả năng của các nhà quản lý trong việc kiểm soát và quản lý chi phí hiệu quả.
2.4.4 Phòng Hành chính – Nhân sự
Phòng Hành chính – Nhân sự là một trung tâm chi phí tự do.
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả được tính đến thông qua việc thực hiện những mục tiêu được giao.
+ Đảm bảo lực lượng lao động đáp ứng được yêu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
+ Xây dựng qui chế lương phù hợp và kích thích người lao động làm việc.
+ Bảo vệ an toàn trật tự Công ty và tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy toát.
- Về mặt hiệu năng: Được đánh giá qua việc so sánh chi phí thực tế và chi phí kế hoạch.
Phòng Kỹ thuật là một trung tâm chi phí tự do.
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả được đánh giá thông qua những mục tiêu được giao.
Chúng tôi tổ chức các quy trình quản lý chất lượng chặt chẽ và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả Đồng thời, chúng tôi thực hiện kiểm nghiệm toàn bộ nguyên liệu và thành phẩm, cũng như quản lý và lưu trữ dữ liệu kiểm nghiệm một cách khoa học và an toàn.
+ Giám sát chặt chẽ việc sản xuất thành phẩm có chất lượng ổn định.
- Về mặt hiệu năng: Được đánh giá qua việc so sánh chi phí thực tế và chi phí kế hoạch.
Phòng Sản xuất là một trung tâm chi phí định mức.
- Về mặt hiệu quả: Tính hiệu quả được đánh giá qua việc thực hiện mục tiêu như sau:
+ Hoàn thành kế hoạch sản xuất đúng thời hạn và đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật qui định.
Để đảm bảo an toàn trong lao động, cần tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn lao động và an toàn nồi hơi Bên cạnh đó, quy trình bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị sản xuất và vệ sinh công nghiệp cũng cần được thực hiện nghiêm ngặt.
Về hiệu năng, việc đánh giá được thực hiện bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, trong đó chi phí định mức chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trong khi các chi phí khác vẫn chưa được xây dựng định mức.
Nhận xét về việc hình thành các trung tâm trách nhiệm tại Công ty… 34 1 Ưu ủieồm
trách nhiệm tại Công ty
Các bộ phận trong công ty hoạt động theo Điều lệ tổ chức Công ty, Qui chế hoạt động các phòng ban và Quyết ủũnh phaõn caỏp duyeọt chi.
Gắn các cấp quản lý với hệ thống trách nhiệm tương ứng giúp các nhà quản lý hiểu rõ quyền hạn của mình và thực thi hiệu quả, từ đó hoàn thành tốt trách nhiệm quản lý bộ phận.
Các trung tâm trách nhiệm tại Công ty đã xây dựng mục tiêu phấn đấu phù hợp, góp phần vào việc đạt được mục tiêu chung của công ty Việc các bộ phận đăng ký chỉ tiêu giảm chi phí sản xuất kinh doanh 1% không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn thể hiện cam kết của toàn đơn vị Tất cả các mục tiêu chung và mục tiêu của từng bộ phận đều được Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc thông qua hàng năm.
Việc nâng cao quyền hạn và trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm đã dẫn đến xu hướng mở rộng phân quyền đến các cấp quản lý cơ sở Trước đây, thẩm quyền duyệt chi chỉ thuộc về Ban Tổng Giám đốc, nhưng hiện nay, quyền này có thể được giao cho từng bộ phận quản lý phù hợp với mức độ và phạm vi công việc.
Việc xác định mục tiêu cho bộ phận hiện tại chủ yếu tập trung vào kế hoạch doanh thu và chi phí, dẫn đến trách nhiệm của bộ phận chưa được thể hiện một cách rõ ràng và đầy đủ.
Tâm lý lãnh đạo công ty vẫn lo ngại về sự yếu kém và thiếu kinh nghiệm của quản lý cơ sở, dẫn đến việc họ vẫn “bao sân” nhiều công việc Mặc dù công ty đã bắt đầu phân quyền, nhưng việc này chưa thực sự triệt để, gây ra nhiều chi phí không kiểm soát ở các bộ phận cấp dưới Điều này hạn chế sự chủ động và linh hoạt của cán bộ quản lý cấp dưới.
Công ty chưa khai thác hiệu quả các công cụ khích lệ và răn đe đối với thành quả của trung tâm trách nhiệm, dẫn đến việc mất động lực phấn đấu hoàn thành và vượt mức mục tiêu bộ phận, khiến trung tâm trách nhiệm trở nên chỉ mang tính hình thức.
Mặc dù các trung tâm trách nhiệm trong công ty đã được hình thành, nhưng do tâm lý lo ngại của lãnh đạo và cách xử lý thành quả chưa hợp lý, những trung tâm này chưa thực sự phát huy được vai trò của mình.
Thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty
Ban Lãnh đạo công ty đặc biệt chú trọng đến kiểm soát chi phí để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đảm bảo thu nhập cho doanh nghiệp cũng như người lao động Công tác này bắt đầu bằng việc xây dựng định mức chi phí, sau đó được giao cho các bộ phận thực hiện Công ty cũng khuyến khích phong trào cải tiến kỹ thuật và tiết kiệm chi phí trong toàn đơn vị Cuối cùng, việc tổng kết kiểm soát chi phí là cần thiết để nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường nội địa và xuất khẩu.
2.6.1 Xây dựng các định mức chi phí, kế hoạch chi phí từng bộ phận
2.6.1.1 Rà soát, cập nhập, bổ sung các bộ phận phát sinh chi phí phù hợp với hoạt động hiện tại cuûa Coâng ty
Trước đây, Công ty chưa chú trọng đến kế toán trách nhiệm và kiểm soát chi phí từng bộ phận khi sử dụng phần mềm kế toán Accnet Tuy nhiên, hiện nay công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này và chương trình Accnet đã tích hợp tiện ích để cập nhật “đối tượng chi phí” Trước đây, đối tượng chi phí chỉ được hiểu là mã hoá tên sản phẩm, nhưng giờ đây đã được mở rộng để bao gồm các bộ phận trong công ty như Ban Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh, bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh, Phòng Hành chính – Nhân sự, và các xưởng sản xuất.
Công ty đã thiết lập quy định về việc thống nhất tên gọi và mã hóa các bộ phận sử dụng chi phí, nhằm xác định rõ ràng các "trung tâm trách nhiệm" trong tổ chức.
2.6.1.2 Rà soát, cập nhập, bổ sung các khoản mục chi phí phù hợp với hoạt động hiện tại của
Trước đây việc chèn thêm các khoản mục chi phí vào phần mềm Accnet là không kiểm soát dẫn đến mã chi phí truứng laộp.
Việc thiếu quy định thống nhất về các khoản mục chi phí đã dẫn đến tình trạng hạch toán khác nhau cho cùng một loại chi phí phát sinh, gây khó khăn trong việc thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và phân loại tất cả các khoản chi phí, đồng thời cấp mã cho từng khoản mục và phát hành danh mục mã chi phí với giải thích chi tiết cho từng loại chi phí Chương trình được thiết kế với cấu trúc cây 2 cấp, giúp việc tổng hợp số liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Ví dụ: Mã chi phí Teân chi phí
4 1 0 0 Chi phí nhân viên bán hàng
4 2 0 0 Chi phí vật liệu phục vụ bán hàng
2.6.1.3 Thống nhất nhận dạng định phí và biến phí trong chi phí phát sinh tại Công ty
Phòng Kế toán có trách nhiệm phân loại chi phí dựa trên cách ứng xử của chúng tại đơn vị, bao gồm việc xem xét các quy định về duyệt chi, tính lương cho cán bộ công nhân viên và các tình huống khẩn cấp liên quan đến tuyển dụng công nhật tạm thời Chi phí được chia thành hai loại chính là biến phí và định phí, trong khi không có phân loại cho chi phí hỗn hợp.
2.6.1.4 Thống nhất việc phân chia chi phí và phân bổ chi phí cho từng bộ phận
Trước đây, Ban lãnh đạo ít quan tâm đến chi phí phát sinh từ các “trung tâm trách nhiệm”, khiến việc phân chia và phân bổ chi phí chủ yếu thuộc về Phòng Kế toán mà không có sự chú ý từ các bộ phận khác Tuy nhiên, hiện nay các trung tâm trách nhiệm đã bắt đầu chú trọng đến vấn đề này Phòng Kế toán hiện đang phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự để phân chia chi phí một cách hợp lý và đề ra các tiêu chí phân bổ chi phí chung.
Quan niệm cũ cho rằng chỉ những bộ phận trực tiếp giao dịch và nhận dịch vụ từ bên ngoài mới phải chịu chi phí là không còn phù hợp Ví dụ điển hình là Phòng Hành chính, nơi không chỉ đảm nhận vai trò giao dịch mà còn góp phần vào các hoạt động hỗ trợ khác trong tổ chức.
Chi phí đặt báo chí cho các Phòng Ban không thể hoàn toàn tính vào Phòng Hành chính – Nhân sự Thay vào đó, lệ phí chuyển tiền và thủ tục phí bảo lãnh mở L/C cần được phân bổ cho bộ phận Kế hoạch thuộc phòng Kế hoạch – Kinh doanh.
Sau khi các chi phí được phân chia và dự kiến phân bổ, cần tổ chức một cuộc họp để các bộ phận thảo luận và thống nhất về việc chấp nhận sự phân chia này.
Nhiều bộ phận trong tổ chức thường chú trọng đến chi phí phát sinh và cách phân bổ chi phí, nhưng họ lại xem đây là vấn đề không quan trọng và không ảnh hưởng đến quyền lợi cũng như thu nhập của mình.
2.6.1.5 Thống kê các chi phí phát sinh theo từng bộ phận và theo từng khoản mục phí
Công tác thống kê theo từng bộ phận gặp khó khăn vì trước đây phần mềm chưa có cập nhật mã đối tượng chi phí này.
Việc thống kê chi phí theo từng khoản mục trong một năm mang lại thuận lợi hơn so với việc thống kê theo bộ phận Tuy nhiên, sự thay đổi trong các khoản mục phí đã gây ra khó khăn cho bộ phận thống kê, khiến họ phải tốn nhiều công sức hơn để điều chỉnh.
2.6.1.6 Xây dựng định mức chi phí và kế hoạch chi phí từng bộ phận
Dựa trên thống kê chi phí theo bộ phận và khoản mục, các bộ phận cần tự đăng ký định mức chi phí và lập kế hoạch chi phí dựa vào dự báo sản xuất và kinh doanh Việc lập kế hoạch chi phí cần phải đảm bảo sự phù hợp với kế hoạch doanh thu trong cùng kỳ để đạt được hiệu quả tối ưu.
2.6.2 Giao các định mức chi phí và kế hoạch chi phí được duyệt về các bộ phận kiểm soát
Phòng Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra và tổng hợp kế hoạch doanh thu cũng như chi phí của toàn công ty Những bất hợp lý trong kế hoạch của từng bộ phận sẽ được Phòng Kế toán phát hiện, thảo luận trực tiếp với bộ phận lập kế hoạch hoặc báo cáo lên Ban Lãnh đạo.
Ban Lãnh đạo cần xem xét tổng thể kế hoạch để đảm bảo rằng tỷ lệ tăng doanh thu lớn hơn tỷ lệ tăng chi phí Sau khi ký duyệt kế hoạch của các bộ phận, Ban Lãnh đạo sẽ giao định mức chi phí và kế hoạch doanh thu, đồng thời kiểm soát chi phí đã được phê duyệt cho các bộ phận.
2.6.3 Phát động phong trào cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, tiết kiệm chi phí
Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí tại Công ty
Công ty có thấy được tầm quan trọng của công tác kiểm soát chi phí nên có tổ chức công tác này khá công phu, bài bản.
Công tác kiểm soát chi phí tại Công ty đã được hình thành ban đầu, đáp ứng nhu cầu quản lý chuyên nghiệp mà Lãnh đạo công ty đang hướng tới.
Xây dựng định mức chi phí và kế hoạch chi phí cho bộ phận là yếu tố quan trọng, giúp tạo nền tảng vững chắc cho việc thiết lập các mục tiêu của các trung tâm trách nhiệm một cách thực tế và hiệu quả hơn.
Việc tổ chức kiểm soát chi phí đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của các trung tâm trách nhiệm, đặc biệt là các trung tâm chi phí, trong việc quản lý và giám sát chi phí của từng bộ phận.
Phong trào thi đua cải tiến kỹ thuật, sáng kiến kinh nghiệm và tiết kiệm chi phí đã được khởi xướng trong toàn công ty, tạo nền tảng vững chắc để giảm giá thành sản phẩm và nâng cao sức mạnh cạnh tranh của công ty lên một tầm cao mới.
Việc trao thưởng cho các trung tâm trách nhiệm và cá nhân xuất sắc trong công tác kiểm soát chi phí đã tạo ra động lực tích cực, khuyến khích nhân viên và tăng cường sự gắn bó của họ với tổ chức.
Việc không phân loại chi phí hỗn hợp có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính chính xác của "kế hoạch chi phí linh hoạt" và dẫn đến sai lệch trong việc đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm.
Một số định mức chi phí hiện nay đã không còn phù hợp với thực tế, dẫn đến việc không được điều chỉnh kịp thời Điều này đã tạo ra thành tích ảo cho một số bộ phận, đồng thời gây ra sự bất công trong việc phấn đấu của các trung tâm trách nhiệm.
Nhiều sáng kiến hiện nay chỉ tập trung vào cải tiến máy móc và nâng cao công suất thiết bị, trong khi đó, cán bộ công nhân viên thường ngại đưa ra ý kiến về những vấn đề yếu kém trong bộ phận Những vấn đề này bao gồm việc bố trí nhân sự không hợp lý trên băng chuyền, phân công ca trực chưa khoa học, và sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận Kế hoạch, Sản xuất và Kinh doanh Hơn nữa, tình trạng lãn công vẫn tồn tại ở một số khâu sản xuất Nếu lãnh đạo không nhận ra những yếu kém và nguyên nhân của chúng, sức mạnh của công ty có thể bị suy yếu.
Việc nới lỏng chính sách bán chịu đã dẫn đến sự phát sinh của nhiều chi phí mới tại công ty, bao gồm án phí cho các tranh chấp nợ và chi phí thuê luật sư để khởi kiện những khách hàng không thanh toán Mặc dù những chi phí này không lớn, nhưng nguy cơ không thu hồi được nợ và mất khách hàng cũ lại là vấn đề nghiêm trọng hơn Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu lợi nhuận chung của đơn vị.
Việc khen thưởng cuối năm cho các bộ phận tốt chỉ mang tính tượng trưng và không thực sự khuyến khích họ, trong khi các bộ phận vượt chi phí lại không bị xử lý nghiêm túc Điều này dẫn đến sự xa rời trách nhiệm của các trung tâm Trong năm 2003, mặc dù Phòng Kế hoạch – Kinh doanh có bộ phận không đạt kế hoạch và Phân xưởng sản xuất có sự quản lý tốt và kém, nhưng tất cả các bộ phận dường như đều thờ ơ trước kết quả này.
Các trung tâm trách nhiệm trong công ty thường thiếu sự quan tâm đến mục tiêu chung, dẫn đến sự thiếu kết nối giữa các phòng ban Phòng Kế hoạch – Kinh doanh thường không nhận thức được rằng việc đơn hàng xuất bán không đều có thể gây ra tình trạng quá tải cho sản xuất Đồng thời, khâu Sản xuất cũng không chú ý đến những khó khăn mà Phòng Kỹ thuật gặp phải trong quá trình thử nghiệm sản phẩm mới Phòng Hành chính lại không nắm rõ tình hình công nợ mua bán, điều này có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của công ty Tình trạng này cho thấy công ty chưa xây dựng được sự gắn kết cần thiết giữa các bộ phận.
Các nhà quản lý tại công ty đã áp dụng lý thuyết kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn để quản lý chi phí một cách bài bản; tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định trong quá trình này.
- Việc phân loại chi phí trong một số trường hợp chưa được hợp lyù.
- Một số định mức chi phí không còn phù hợp.
Chi phí đã được theo dõi một cách chi tiết theo từng bộ phận, nhưng chế độ thưởng phạt vật chất liên quan đến việc tiết kiệm hoặc bội chi chi phí chưa thực sự hiệu quả Điều này dẫn đến việc không khuyến khích được các bộ phận và không ngăn ngừa được tình trạng lãng phí, làm giảm vai trò của từng trung tâm trách nhiệm trong tổ chức.
Việc đánh giá các bộ phận chỉ từ góc độ trung tâm chi phí hay trung tâm doanh thu không đủ động lực để các bộ phận hoàn thành nhiệm vụ Để khắc phục tình trạng này, tác giả đã đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí, áp dụng hình thức khoán chi phí cho từng bộ phận trong công ty.
Chửụng III XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG HÌNH THỨC
Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty………………………………………43 3.2 Điều kiện áp duùng
chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong công ty
Thực trạng kiểm soát chi phí của công ty gần đây đã chỉ ra nhiều hạn chế cần khắc phục, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Việc xây dựng kế hoạch chi phí đã được thực hiện, nhưng việc theo dõi tiến độ và tỉ lệ thực hiện kế hoạch lại không được các bộ phận chú trọng Sự quan tâm chủ yếu chỉ đến từ Ban Lãnh đạo công ty, trong khi các Trưởng bộ phận thường lơ là, coi việc lập kế hoạch chi phí chỉ là hình thức Điều này dẫn đến việc kế hoạch chi phí có thể xa rời thực tế và không được thực hiện hiệu quả Hơn nữa, nếu có nỗ lực thực hiện tốt cũng không được thưởng xứng đáng, trong khi quản lý lỏng lẻo lại không bị xử phạt, tạo ra một môi trường thiếu động lực cho việc thực hiện kế hoạch chi phí.
Trong thời gian gần đây, Công ty đã tập trung vào kinh doanh, dẫn đến doanh thu tăng đáng kể Tuy nhiên, chi phí cũng tăng theo, với một số bộ phận chi phí tăng nhanh hơn doanh thu Điều này là một vấn đề nghiêm trọng, cần được các Trưởng bộ phận chú ý và tìm ra biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Cạnh tranh trong thương trường ngày càng gay gắt, buộc các doanh nghiệp phải chú trọng vào việc tiết giảm chi phí lãng phí và không hiệu quả Tinh thần tiết kiệm này cần được truyền đạt đến tất cả các cấp, từ cán bộ cấp cao đến từng nhân viên, để mọi người cùng nhau thực hiện Vì vậy, việc tìm kiếm giải pháp kiểm soát chi phí trở thành một nhiệm vụ cấp bách cho các doanh nghiệp.
Việc áp dụng công cụ khoán chi phí bộ phận để thưởng phạt và qui trách nhiệm tập thể là một giải pháp hiệu quả, khuyến khích mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung của bộ phận, từ đó hỗ trợ thực hiện mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp Trước đây, việc sử dụng công cụ khen thưởng và kỷ luật không hợp lý đã khiến cho các bộ quản lý và nhân viên trở nên thờ ơ với thành quả hoạt động của bộ phận cũng như toàn công ty.
Việc khoán phí bộ phận không chỉ nâng cao tinh thần làm việc của cán bộ – công nhân viên mà còn khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên Khi một cá nhân làm việc không hiệu quả, điều này ảnh hưởng đến thành tích chung, từ đó thúc đẩy mọi người hỗ trợ lẫn nhau và mạnh dạn đưa ra ý kiến để cùng phát triển Hình thức khoán này giúp tăng cường khả năng tự kiểm soát trong bộ phận, khuyến khích các thành viên đứng lên bảo vệ cái đúng và đấu tranh với những tư tưởng trì trệ, góp phần nâng cao thành quả chung của tổ.
Để áp dụng kiểm soát chi phí hiệu quả, các công ty cần có hệ thống theo dõi doanh thu, chi phí và các yếu tố khác trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ và có hệ thống Nếu công ty chưa thiết lập hệ thống thống kê doanh thu và chi phí theo yếu tố và địa điểm phát sinh, sẽ không đủ cơ sở để thực hiện kiểm soát chi phí qua hình thức khoán Các điều kiện áp dụng cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tính khả thi trong việc quản lý chi phí.
3.2.1 Yêu cầu hạch toán chi phí đúng, đủ, kịp thời. Điều này góp phần tính toán xây dựng hàm chi phí phù hợp cũng như xác định việc hoàn thành kế hoạch chi phí của từng bộ phận được chính xác Do đó, không chỉ bộ phận kế toán chú ý hạch toán chi phí đúng, đủ, chính xác mà các bộ phận có sử dụng chi phí cũng phải chấp hành nghiêm túc yêu cầu này Các chi phí hạch toán không kịp thời thường rơi vào các dạng: công tác phí, tiền điện thoại, tiền điện, tiếp khách, tiền thuê đất, thuê nhà… Cần có qui định về mức phạt nếu các cán bộ công nhân viên không quyết toán chi phí kịp thời.
3.2.2.Thống nhất phương pháp khấu hao tài sản cố định, phương pháp tính giá xuất kho, cách xác định sản phẩm dở dang cũng như thời gian phân bổ của những chi phí lớn, định kỳ của Công ty Đây là điều kiện cần thiết, cần phải thống nhất với các bộ phận để làm cơ sở xác định mức khoán chi phí.
Công ty sẽ thông báo mức trích khấu hao đều hàng tháng cho các tài sản cố định cũ theo phương pháp khấu hao đường thẳng Đối với các tài sản cố định dự kiến trang bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh, mức trích khấu hao sẽ được xác định theo mức trung bình quy định trong Phụ lục I – Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
+ Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng
– đây là cách tính giá xuất kho mà Công ty đã lựa chọn và đã đăng ký với cơ quan Thuế.
Sản phẩm dở dang được định giá dựa trên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và giá thành sản phẩm được xác định theo phương pháp hệ số Các hệ số này do Phòng Kỹ thuật thiết lập vào đầu năm, dựa trên các tham số như giá trị nguyên vật liệu, định mức giờ công và chi phí quản lý phân xưởng ước tính cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Trước khi thực hiện khoán chi phí, cần liệt kê và thông báo rõ ràng về các chi phí lớn chưa được phân bổ, chẳng hạn như chi phí đồng phục, tới các bộ phận liên quan.
Khi đối mặt với các chi phí lớn cần phân bổ qua nhiều kỳ, Phòng Kế toán sẽ chuẩn bị phiếu trình gửi Ban Giám đốc, kèm theo chữ ký xác nhận từ các trưởng bộ phận.
3.2.3 Cần xác định khối lượng công việc cần phải thực hiện trong tháng của từng bộ phận thông qua biên bản giao nhiệm vụ cụ thể và hướng dẫn công việc một cách tỉ mỉ Nếu chưa triển khai khoán chi phí thì điều này chưa thật sự cấp bách Nhưng, một khi việc khoán chi phí thực hiện trước khâu xác định khối lượng công việc từng bộ phận – thì có thể nảy sinh tình trạng đùn đẩy công việc lẫn nhau giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa các bộ phận cần có sự phối hợp để giải quyết coõng vieọc:
Công tác tính lương và quyết toán bảo hiểm xã hội, cùng với việc trang bị đồng phục hàng năm, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự.
Nguyeân taéc chung
Hàm dự toán chi phí cần dựa trên số liệu quá khứ và xu hướng tăng doanh thu trong kế hoạch kinh doanh Việc thống kê được áp dụng để tính toán chi phí quá khứ tương ứng với doanh thu đã đạt được Điều này trở nên dễ dàng hơn khi doanh thu của công ty liên tục phát triển.
Hàm dự toán chi phí cần được thiết lập sao cho chi phí tối đa tương ứng với doanh thu hiện tại không vượt quá mức cũ Đây là một nguyên tắc quan trọng, vì nếu Ban Lãnh đạo đầu tư nhiều công sức vào việc cải tiến hệ thống kiểm soát chi phí mà không mang lại hiệu quả, sẽ dẫn đến lãng phí lớn.
Hàm dự toán chi phí cần xem xét các yếu tố như ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu, cúp điện và trục trặc trong vận chuyển để đảm bảo các bộ phận thực hiện kế hoạch một cách yên tâm Điều này thể hiện sự công bằng, vì công ty không thể yêu cầu người lao động chịu rủi ro từ những nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của họ Theo Luật Lao động, doanh nghiệp cũng phải trả lương một phần cho người lao động trong những trường hợp bất khả kháng.
Đánh giá một trung tâm trách nhiệm cần được thực hiện trên nhiều khía cạnh, nhưng nên “định lượng” các tiêu chí đánh giá và thể hiện trong hàm khoán chi phí để các trung tâm có thể tập trung vào mục tiêu phấn đấu Trước đây, việc sử dụng quá nhiều tiêu chí đánh giá đã làm phân tán sự chú ý của các cán bộ quản lý, gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu Điều này cũng khiến Ban Lãnh đạo gặp khó khăn trong việc đánh giá thành quả của trung tâm, đặc biệt khi một số chỉ tiêu đạt và một số không đạt.
Hàm dự toán chi phí cần được xây dựng nhằm hỗ trợ mục tiêu chung của đơn vị, tránh tình trạng tư tưởng cục bộ trong tổ chức Hiện nay, mục tiêu chính của đơn vị là tăng doanh số bán hàng và thu hồi tiền Do đó, hàm khoán chi phí cho bộ phận sản xuất cần phải bao gồm tham số liên quan đến doanh thu từ bán hàng trong kỳ của bộ phận kinh doanh.
Trong chế độ khoán chi phí, các định mức chi phí chỉ mang tính chất tham khảo và cán bộ quản lý có quyền tự do điều chỉnh các khoản mục chi phí để tối ưu hóa tổng chi phí Mặc dù các định mức này không phải là tiêu chuẩn bắt buộc, nhưng chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức khoán chi phí cho các kỳ sau.
Cán bộ triển khai khoán phí cần chứng minh tính khả thi của phương án khoán phí bằng cách đưa ra các gợi ý sử dụng chi phí hiệu quả, như thay đổi cơ cấu nhân sự, điều chuyển nhân sự, điều chỉnh chính sách mặt hàng, thay đổi ca kíp sản xuất, tái bố trí sản xuất, và thành lập đội xe giao nhận Những biện pháp này sẽ giúp Trưởng bộ phận yên tâm hơn khi nhận khoán.
Trong một buổi họp giữa lãnh đạo và đại diện các bộ phận, việc trao đổi và thống nhất về hàm khoán chi phí là rất quan trọng Nếu Ban Lãnh đạo áp đặt mức khoán mà không có sự đồng thuận, các bộ phận sẽ trở nên thụ động và thiếu động lực làm việc.
Để đảm bảo thành công trong việc thực hiện kế hoạch chi phí, cần thiết phải xây dựng chế độ thưởng phạt hợp lý Biện pháp kinh tế này không chỉ khuyến khích các trung tâm trách nhiệm thực hiện tốt kế hoạch mà còn giúp đánh giá hiệu quả của việc khoán chi phí Mức thưởng phạt sẽ được áp dụng sau khi xem xét kết quả thực hiện, từ đó thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
Dựa trên phương pháp khoán phí giữa lãnh đạo công ty và các bộ phận, các bộ phận có thể khoán phí cho những bộ phận nhỏ hơn, từ đó phân định trách nhiệm rõ ràng đến từng cá nhân Điều này giúp đánh giá chính xác mức độ đóng góp của mỗi người, tránh tình trạng khen thưởng đồng đều như trước Qua đó, năng lực quản lý và khả năng bao quát công việc của cán bộ quản lý cũng được nâng cao Ban Lãnh đạo công ty khuyến khích sự tự chủ của các bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ mà không can thiệp vào hoạt động nội bộ.
Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý và các thành viên trong bộ phận, cần chuyển các trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu sang trung tâm lợi nhuận Việc này đòi hỏi chúng ta phải thay đổi quan điểm trong cách quản lý và đánh giá hiệu quả công việc.
Đối với các trung tâm chi phí tự do như bộ phận Kế toán, Hành chính – Nhân sự, Công ty coi như đang thuê "dịch vụ" để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết Mô tả công việc của từng bộ phận tương tự như "hợp đồng dịch vụ" giữa Lãnh đạo công ty và trưởng bộ phận Nếu các bộ phận thực hiện đúng các "điều khoản trong hợp đồng", họ sẽ nhận được phí dịch vụ, thể hiện qua hàm khoán chi phí Như vậy, đầu ra là hàm khoán chi phí và đầu vào là chi phí phát sinh thực tế tại từng bộ phận.
Trong bối cảnh Trung tâm chi phí định mức, bộ phận xưởng sản xuất phải đối mặt với sự biến động lớn của giá dầu gốc, dẫn đến việc đơn giá nguyên liệu trở thành yếu tố không thể kiểm soát Tuy nhiên, lượng nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất lại là phần có thể quản lý Vì vậy, Công ty có thể coi các bộ phận sản xuất như là những đơn vị “gia công” sản phẩm hoàn thiện, với đầu ra là hàm khoán chi phí và đầu vào là chi phí thực tế phát sinh tại bộ phận sản xuất.
Trung tâm doanh thu, được xem như bộ phận Kinh doanh thuộc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh, hoạt động như một đại lý bán hàng với giá niêm yết và nhận hoa hồng Giao dịch giữa công ty và bộ phận bán hàng được thực hiện qua "hợp đồng đại lý", quy định đơn giá bán theo từng khu vực và chỉ tiêu phát triển thị trường Do đó, đầu ra là hàm khoán chi phí, trong khi đầu vào là chi phí phát sinh thực tế tại bộ phận kinh doanh.
Xây dựng hàm dự toán chi phí và chế độ khoán chi phí từng bộ phận trong Coâng ty
khoán chi phí từng bộ phận trong Công ty
3.4.1 Phân loại các chi phí phát sinh trong Công ty
Phần thực trạng đã trình bày quy trình phân loại chi phí tại Công ty một cách chi tiết và hợp lý Tuy nhiên, cần thực hiện một số điều chỉnh trong một số trường hợp để đảm bảo chi phí được thống kê một cách chính xác hơn.
3.4.1.1 Chi phí biến đổi, chi phí cố định
Trong phần này, cần chú ý đến chi phí tổng hợp bao gồm chi phí lương và chi phí điện thoại của bộ phận kinh doanh, cũng như chi phí lương của bộ phận sản xuất Những chi phí này có giá trị tương đối lớn, vì vậy việc phân định chính xác là rất quan trọng để đảm bảo các ước tính sau này được phù hợp.
Chi phí lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn được xem là chi phí cố định trong doanh nghiệp Trong khi đó, chi phí lương năng suất 10.000đ/tấn thành phẩm tại Phân xưởng 1 và lương doanh thu 1‰ trên doanh thu hàng tháng ở bộ phận bán hàng được phân loại là chi phí biến đổi.
3.4.1.2 Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
Việc thuyết phục các Trưởng bộ phận chuyển từ chi phí không kiểm soát sang chi phí có kiểm soát là ưu tiên hàng đầu Để đạt được điều này, Ban Lãnh đạo Công ty cần tổ chức các buổi họp với cán bộ quản lý cơ sở nhằm giúp họ hiểu và tự nguyện thực hiện chuyển đổi Tuy nhiên, một số khoản phí có thể khó thuyết phục sự đồng thuận, vì vậy Phòng Kế toán cần tách riêng các chi phí này để thuận tiện hơn trong việc giao khoán cho các bộ phận.
3.4.2 Phân loại các trung tâm trách nhiệm trong
Việc phân loại các trung tâm trách nhiệm trong công ty đã được thực hiện một cách chi tiết Theo nguyên tắc chung, các trung tâm doanh thu và chi phí cần được chuyển đổi thành trung tâm lợi nhuận Đồng thời, cần chia nhỏ các bộ phận để quản lý hiệu quả hơn Do đó, các trung tâm trách nhiệm mới đã được thành lập.
Phòng Kế toán Phòng Hành chính Nhân sự Phòng Kỹ thuật Phòng Sản xuất
Xưởng 1 Xưởng 2 Xưởng Cơ điện
Trung tâm chi phí tự do Trung tâm chi phí tự doPhân loại mới
Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận –
Trung tâm chi phí tự do
Trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí tự do là hai khái niệm quan trọng trong quản lý tài chính Trung tâm chi phí định mức giúp xác định và kiểm soát chi phí theo tiêu chuẩn, trong khi trung tâm chi phí tự do cho phép linh hoạt hơn trong việc quản lý chi phí mà không bị ràng buộc bởi các định mức cụ thể Bên cạnh đó, trung tâm doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và tối ưu hóa doanh thu của doanh nghiệp.
Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận Trung tâm lợi nhuận
5 Phòng Kế Kinh doanh Kế hoạch Kinh doanh hoạch –
Bảng 18: CHUYỂN ĐỔI CÁC TRUNG TÂM DOANH THU,
CHI PHÍ THÀNH TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
3.4.3 Mã hóa chi phí, trung tâm trách nhiệm
Một khoản mục chi phí được mã hóa bằng 4 ký số.
- Ký số thứ 1: ký hiệu cho tài khoản chi phí cấp 1
+ “1” : TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ “2” : TK 622 – Chi phí nhân công trực tieáp
+ “3” : TK 627 – Chi phí sản xuất chung + “4” : TK 641 – Chi phí bán hàng
+ “5” : TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghieọp
- Ký số thứ 2: Ký hiệu cho TK cấp 2 hoặc chi tiết của tài khoản chi phí VD: Đối với TK 641 được mã hoá 2 ký tự đầu như sau:
+ “41” : TK 641 1 – Chi phí nhaân vieân + “42” : TK 641 2 – Chi phí vật liệu, bao bì + “43” : TK 641 3 – Chi phí dụng cụ, đồ duứng
+ “44” : TK 641 4 – Chi phí khấu hao tài sản cố định
+ “47” : TK 641 7 – Chi phớ dũch vuù mua ngoài
+ “48” : TK 641 8 – Chi phí baèng tieàn khác VD: Đối với TK 621 được mã hoá 2 ký tự đầu như sau:
+ “11” : TK 621 – chi tieát daàu goác
+ “12” : TK 621 – chi tieát phuù gia
+ “13” : TK 621 – chi tieát nhieõn lieọu
+ “14” : TK 621 – chi tieát bao bì
Ký số thứ 3 và 4 đại diện cho các chi tiết của tài khoản cấp 2, bao gồm các tiểu tiết liên quan Các chi tiết này được đánh số thứ tự tăng dần, trong đó số thứ tự từ 50 trở lên chỉ ra các chi phí không phân bổ cho các cấp, do đây là những chi phí không thể kiểm soát được trong bộ phận đó.
VD: Đối với TK 641 4 được mã hoá 4 ký tự như sau: + “4400” : TK 641 4 – Chi phí khaáu hao
+ “4401” : TSCĐTK 641 4 – Khấu hao nhà xưởng
+ “4402” : TK 641 4 – Khấu hao máy móc thieát bò
+ “4403” : TK 641 4 – Khaỏu hao phửụng tiện vận tải
TK 641 4 – Khấu hao nhà xưởng
TK 641 4 – Khấu hao máy móc thiết bị TK 641 4 – Khấu hao phương tiện vận tải TK
VD: Đối với TK 621 được mã hoá 4 ký tự như sau: + “1100” : TK 621 – chi tieát daàu goác
3.4.3.2 Mã hóa trung tâm trách nhiệm
Một trung tâm trách nhiệm được mã hoá gồm 2 ký tự và 1 ký số.
- 2 ký tự đầu là viết tắt của tên bộ phận.
- 1 ký số: số 0 ký hiệu mã bộ phận cha, từ số 1 trở đi ký hiệu mã bộ phận con.
0 Kyù hiệu Ban Giám đốc
Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Mã KH
Bộ phận kế hoạch thuộc Phòng KH-KD
Bộ phận kinh doanh thuộc Phòng KH-KD
3.4.4 Phân chia các chi phí chung cho các trung tâm trách nhiệm
Phòng Kế toán sẽ thực hiện việc thống kê và phân bổ các chi phí chung dựa trên sự thống nhất với các bộ phận liên quan Các tiêu chí phân bổ có thể bao gồm: số lượng nhân viên để tính chi phí nước, công suất thiết bị cho chi phí điện, và diện tích sàn sử dụng để phân bổ chi phí khấu hao nhà xưởng và thuê đất.
Nếu có bộ phận không đồng ý, khoản chi phí này sẽ được xem là chi phí không kiểm soát Những chi phí này sẽ được ghi nhận và loại trừ khi phân bổ chi phí cho từng trung tâm trách nhiệm.
Chi phí trợ cấp thôi việc có thể phát sinh một cách bất ngờ và đột xuất Hiện tại, Công ty sẽ chịu trách nhiệm cho chi phí này, vì vậy khi tổng hợp chi phí, bộ phận cần phải loại trừ khoản này.
3.4.5 Ước tính chi phí các trung tâm trách nhiệm
Chúng tôi sẽ thống kê và xử lý các chỉ tiêu quá khứ để hỗ trợ việc chuyển đổi các trung tâm chi phí thành trung tâm lợi nhuận Đối với Xưởng Sản xuất và Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, các bộ phận này có chi phí biến động theo mức độ hoạt động Dựa vào số liệu của 6 tháng đầu năm 2004, chúng tôi sẽ xác định phương trình chi phí cho các bộ phận này.
- Phòng Kế hoạch – Kinh doanh : cần tách thành 2 trung tâm riêng biệt cho bộ phận Kế hoạch và bộ phận Kinh doanh.
Bộ phận Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí nhận hàng nhập khẩu, thường được tính vào giá trị nguyên vật liệu Do đó, cần xem Kế hoạch như một đơn vị nhận dịch vụ “ủy thác” cho việc nhận hàng Mức độ hoạt động của bộ phận này được xác định dựa trên lượng hàng nhập khẩu trong kỳ, với tiêu chuẩn hoạt động là hàng nhập xá, hàng container có hệ số 10 và hàng rời là 15.
Bộ phận Kinh doanh hoạt động như một đại lý bán hàng, đảm bảo bán đúng giá và nhận hoa hồng Mức độ hoạt động của bộ phận này được xác định dựa trên doanh thu và tiền thu từ việc bán hàng trong kỳ Lưu ý rằng chi phí không bao gồm giá vốn hàng bán (mã số 632).
Xưởng sản xuất không thể kiểm soát chi phí do biến động giá nguyên vật liệu, vì vậy khi chuyển đổi thành Trung tâm lợi nhuận, Xưởng sẽ hoạt động như một đơn vị gia công cho công ty Chi phí 622 và 627 được áp dụng cho Xưởng Mức độ hoạt động chuẩn của Xưởng 1 là gia công 1 tấn dầu công nghiệp, với hệ số cho dầu động cơ là 1,05 và dầu chuyên dụng là 1,1 Xưởng 2 có mức độ hoạt động chuẩn là gia công 1 tấn dầu thắng, trong khi mỡ bò có hệ số là 3,5 Chênh lệch tiêu hao nguyên vật liệu so với định mức sẽ được điều chỉnh vào chi phí của Xưởng theo tỉ lệ nhất định Tuy nhiên, định mức tiêu hao dầu gốc và phụ gia từ đầu năm đã trở nên lạc hậu và có thể điều chỉnh giảm từ 0,62%.
Các bộ phận khác có thể được coi là đơn vị cung cấp dịch vụ với mức phí cố định trong kỳ, miễn là các yêu cầu về dịch vụ được thực hiện đầy đủ và đảm bảo chất lượng.