Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí từng bộ phận trong công ty cổ phần hóa dầu mekong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM PHAN HOÀI VŨ LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2004 Mục lục Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan i Lời cảm ơn .ii Muïc luïc ……………………………………………………………………………… iii Danh muïc bảng………………………………………………………………………………… ……………………………………… iv Lời mở đầu v Chương – Cơ sở lý luận chi phí kiểm soát chi phí 1.1 Chi phí phân loại chi phí 1.1.1 Ph ân loại chi phí theo chức 1.1.1.1 C hi phí sản xuất 1.1.1.2 C hi phí sản xuất 1.1.1.3 C hi phí sản phẩm chi phí thời kỳ 1.1.2 Ph ân loại chi phí theo öùng xöû 1.1.2.1 Ñ ònh phí 1.1.2.2 B iến phí 1.1.2.3 C hi phí hỗn hợp .5 1.1.3 C ác cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích định 1.1.3.1 C hi phí trực tiếp chi phí gián tiếp 1.1.3.2 C hi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát 1.1.3.3 C hi phí chênh lệch chi phí chìm .8 1.1.3.4 C hi phí xác định chi phí hội 1.2 Trung tâm trách nhiệm phân loại trung tâm trách nhiệm………………….10 1.2.1 Trung tâm trách nhiệm………………………………………………………………………… ………………….10 1.2.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm………………………………………………………………………… 11 1.2.2.1 Trung tâm chi phí……………………………………………………………………………… 11 1.2.2.2 Trung tâm doanh thu…………………………………………………………………………13 1.2.2.3 Trung tâm lợi nhuậ………………………………………………………………………… 13 1.2.2.4 Trung tâm đầu tư…………………………………………………………………………… 15 Chương – Thực trạng kiểm soát chi phí Công ty Mekong ……………… 17 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty…………………………………………………………………………….17 2.1.1 Qui mô sản xuất kinh doanh ……………………………………………………………………………….17 2.1.2 Sơ đồ tổ chức Công ty………………………………………………………………………………… …………18 2.1.3 Công tác tổ chức Phòng Kế toán………………………………………………………………………21 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán…………………………………………………………………… 21 2.1.3.2 Hình thức kế toán………………………………………………………………………… ………………… 23 2.2 Giới thiệu phân loại chi phí Công ty………………………………………………………23 2.2.1 Phân loại chi phí theo chức năng………………………………………………………………………23 2.2.1.1 Chi phí sản xuấ…………………………………………………………………………… ….23 2.2.1.2 Chi phí sản xuất…………………………………………………………………………… ………24 2.2.2 Phân loại chi phí theo ứng xử…………………………………………………………………………….2 2.2.2.1 Định phí……………………………………………………………………………… ……………………………….26 2.2.2.2 Biến phí……………………………………………………………………………… ……………………………… 27 2.2.2.3 Chi phí hỗn hợp……………………………………………………………………………… …………………27 2.2.3 Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích định……………28 2.2.3.1 Chi phí trực tiếp chi phí gián tiếp……………………………………………………… 28 2.2.3.2 Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát 28 2.2.3.3 Chi phí chênh lệch chi phí chìm…………………………………………………………… 29 2.2.3.4 Chi phí xác định chi phí hội……………………………………………………………….30 2.3 Nhận xét cách phân loại chi phí Công ty………………………………………………30 2.3.1 Ưu điểm…………………………………………………………………………… ………………………………………… 30 2.3.2 Hạn chế……………………………………………………………………………… ……………………………………… 31 2.4 Giới thiệu trung tâm trách nhiệm Công ty………………………………… 31 2.4.1 Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc………………………………………………………………………31 2.4.2 Phòng Kế hoạch – Kinh doanh…………………………………………………………………………… 31 2.4.3 Phòng Kế toán…………………………………………………………………………… ………………………………32 2.4.4 Phòng Hành – Nhân …………………………………………………………………………… 33 2.4.5 Phòng Kỹ thuật…………………………………………………………………………… …………………………… 33 2.4.6 Phòng Sản xuất…………………………………………………………………………… …………………………… 34 2.5 Nhận xét việc hình thành trung tâm trách nhiệm Công ty… 34 2.5.1 Ưu điểm…………………………………………………………………………… ……………………………………………34 2.5.2 Hạn chế…………………….35 2.6 Thực trạng kiểm soát chi phí Công ty…………….35 2.6.1 Xây dựng định mức chi phí, kế hoạch chi phí phận…………….35 2.6.1.1 Rà soát, cập nhật, bổ sung phận phát sinh chi phí phù hợp với hoạt động Công ty………………………………………………………………………… …… 35 2.6.1.2 Rà soát, cập nhập, bổ sung khoản mục chi phí phù hợp với hoạt động Công ty………………………………………………………………………… …………………36 2.6.1.3 Thống nhận dạng định phí biến phí chi phí phát sinh Công ty ………………………36 2.6.1.4 Thống việc phân chia chi phí phân bổ chi phí cho phận………………………………………………………………… …………………………………36 2.6.1.5 Thống kê chi phí phát sinh theo phận theo khoản mục phí ………………………………………………………………………… ………………….37 2.6.1.6 Xây dựng định mức chi phí kế hoạch chi phí phận…………37 2.6.2 Giao định mức chi phí kế hoạch chi phí duyệt phận kiểm soát…………………………………………………………………………… ………………………37 2.6.3 Phát động phong trào cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, tiết kiệm chi phí………………………………………………………………………………… ………………………………………… 38 2.6.4 Công cụ kiểm soát chi phí………………………………………………………………………………… ……38 2.6.4.1 Tài khoản theo doõi 6.4.2 Biểu mẫu báo cáo38 2.6.5 Tổng kết việc kiểm soát chi phí toàn công ty………………………………… 40 2.7 Nhận xét công tác kiểm soát chi phí Công ty…………………………………… 40 2.7.1 Ưu điể………………………………………………………………………………… ………………………………………….40 2.7.2 Hạn chế…………………………………………………………………………………… …………………………………….41 Chương – Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty …………………………43 3.1 Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty………………………………………43 3.2 Điều kiện áp dụng……………………………………………………………………………… ……………………………44 3.3 Nguyên tắc chung……………………………………………………………………………… …………………………….47 3.4 Xây dựng hàm dự toán chi phí chế độ khoán chi phí phận Công ty …………………………………………………………………………………… …………………………………………49 3.4.1 Phân loại chi phí phát sinh Công ty…………………………………………… 49 3.4.1.1 Chi phí biến đổi, chi phí cố định…………………………………………………………………49 3.4.1.2 Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát được………………….49 3.4.2 Phân loại trung tâm trách nhiệm Công ty………………………………….49 3.4.3 Mã hóa chi phí, trung tâm trách nhiệm………………………………………………………… 50 3.4.3.1 Mã hóa chi phí………………………………………………………………………………… …………………50 3.4.3.2 Mã hóa trung tâm trách nhiệm ……………………………………………………………………51 3.4.4 Phân chia chi phí chung cho trung tâm trách nhiệm………………… 51 3.4.5 Ước tính chi phí trung tâm trách nhiệm…………………………………………………….52 3.4.6 Xây dựng hàm khoán chi phí phận Công ty……………………….53 3.4.7 Chế độ khoán chi phí phận Công ty………………………………………54 3.4.7.1 Ký kết “Hợp đồng khoán ph”……………………………………………………………54 3.4.7.2 Sơ kết tháng………………………………… 55 3.4.7.3 Thanh lý hợp đồng khoán phí .55 3.4.7.4 Xử lý trung tâm trách nhiệm yếu ………………55 3.4.8 Công cụ thực hiện………………… 55 3.4.8.1 Tài khoản theo dõi……………….55 3.4.8.2 Chứng từ, Biên bản…………………55 3.4.8.3 Sosách………………………………………………………………… ………………………………56 3.4.8.4 Báo cáo………………….57 3.5 Triển khai khoán chi phí thí điểm số phận Công ty…59 3.5.1 Khoán chi phí cho phận Kinh doanh Phòng Kế hoạch – Kinh doanh……………………….59 3.5.2 Khoán chi phí cho Phân xưởng thuộc Phòng Sản xuất 63 3.5.3 Nhận xét việc triển khai khoán chi phí hai phận trọng tâm …66 3.5.3.1 Ưu điểm………………………………………………………… 66 3.5.3.2 Hạn chế………………….66 Kết luận Tài liệu tham khả Phụ lục DANH MỤC CÁC BẢNG So Tên bảng Sơ đồ phân loại chi phí theo chức Sơ đồ phân loại chi phí theo ứng xử Ưu nhược điểm sử dụng phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp Mối liên hệ trung tâm trách nhiệm, phận tổ chức báo cáo trách nhieäm 10 11 12 13 Trang 11 Báo cáo chi phí sản xuất Báo cáo chi phí sản xuất Báo cáo doanh thu Báo cáo lợi nhuận Báo cáo đầu tư Các hạng mục công trình xây dựng Thống kê doanh thu, lợi nhuận, vốn chủ sở hữu Sơ đồ tổ chức Công ty Mekong Sơ đồ tổ chức Phòng Kế toán Mối liên hệ biến phí, định phí, chi phí hỗn 14 hợp chi phí sản xuất kinh doanh Công ty 15 Mekong Báo cáo chi phí sản xuất 16 Báo cáo chi phí sản xuất 17 Báo cáo doanh thu 18 Chuyển đổi trung tâm doanh thu, chi phí thành trung tâm lợi nhuận 12 12 13 14 16 17 17 19 21 19 20 21 22 23 24 25 26 53 54 56 57 58 59 61 64 Thống kê chi phí trung tâm trách nhiệm Xây dựng hàm khoán chi phí cho trung tâm Phiếu báo ngừng việc Quyết toán tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất Báo cáo chi phí sản xuất Quyết toán khoán chi phí Sơ kết tháng toán quý III/04 Sơ kết tháng toán quý III/04 Phân 26 39 39 40 50 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ 1.1 Chi phí phân loại chi phí Chi phí biểu tiền hao phí lao động sống lao động khứ phát sinh trình hoạt động sản xuất kinh doanh, phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động phải gắn liền với mục đích kinh doanh Nói cách khác, chi phí hao phí hy sinh cho trình sản xuất kinh doanh, chi phí liên quan trực tiếp với lợi nhuận Do đó, việc nhìn nhận chi phí nhiều cách phân loại khác sở giúp nhà quản trị đưa định kinh doanh phù hợp 1.1.1 Phân loại chi phí theo chức Mục tiêu việc phân loại chi phí theo chức giúp tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, qua thấy chi phí gắn liền với chức hoạt động doanh nghiệp Bảng 1: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Chi phí sản xuất Chi phí sản Chi phí sản phẩm Chi phí thời kỳ Chi phí Chi phí Chi phí Chi phí Chi phí nguyên vật nhân sản bán quản lý liệu trực công trực xuất hàng doanh tiếp 621 tiếp 622 chung 641 nghiệp Chi phí ban đầu Chi phí chuyển đổi 1.1.1.1.Chi phí sản xuất Chi phí sản xuất hình thành nên giá trị sản phẩm sản xuất Chi phí sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp chi phí sản xuất chung - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: chi phí loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể sản phẩm, có giá trị lớn xác định cách tách biệt, rõ ràng, cụ thể cho sản phẩm Ví dụ: số mét vải dùng để may áo, thép làm tủ đựng hồ sơ… Theo kế toán tài chính, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp tài khoản 621 bao gồm chi phí nguyên vật liệu lẫn chi phí nguyên vật liệu phụ - Chi phí nhân công trực tiếp: chi phí tiền lương bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo lương lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Khả kỹ lao động trực tiếp có ảnh hưởng Bước 1: Chuẩn bị cho ký kết hợp đồng khoán phí - Ban Giám đốc Công ty tổ chức họp với Kế toán trưởng, chủ quản Phòng Kế hoạch - Kinh doanh phận Kinh doanh vào ngày 04/7/2004 + Ban Giám đốc Công ty giải thích chủ trương khoán chi phí Mục tiêu cuối mà Ban Giám đốc mong muốn việc khoán chi phí thành công đem lại thu nhập ổn định cho công ty cải thiện đáng kể thu nhập người lao động Ban Giám đốc thông báo cách nhìn phận Kinh doanh: phận không máy hành thụ động trước mà biến thành đại lý bán hàng giá công ty, công ty trả thù lao tương xứng với công sức mà đại lý bỏ Ban Giám đốc đề nghị phận Kinh doanh phải hợp lực để phận thực thành công hợp đồng khoán phí Ban Giám đốc thông báo phận không đạt kế hoạch chi phí q liền Trưởng phận bị cách chức + Kế toán trưởng thông báo tinh thần họp cán trưởng phận việc phân chia chi phí điện, nước, mức trích khấu hao định kỳ, chi phí lớn phải tiếp tục phân bổ cho phận, chi phí trợ cấp việc Công ty chịu, tiền thưởng, phúc lợi trước quỹ khen thưởng – phúc lợi Công ty đài thọ + Kế toán trưởng thông báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng phận 261.230 ngàn đồng Số liệu thống kê tháng đầu năm không tính đến giá vốn hàng bán So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 253.752 ngàn đồng phận Kinh doanh sử dụng vượt chi phí 7.478 ngàn đồng, tỉ lệ vượt 2,9% Kế toán trưởng có phân tích tình hình chi phí vượt phận Kinh doanh không quản lý chi phí điện thoại tốt: có số điện thoại mà công ty chưa giao dịch, thường xuyên gọi liên tỉnh không thông qua tổng đài 171, 178…, tổ chức điều hàng không hợp lý, thiếu ý cung đường vận chuyển … làm chi phí vận chuyển tăng lên cao Chỉ riêng hai chi phí phận quản lý tốt chi phí thực tế thấp chi phí kế hoạch Kế toán trưởng có gợi ý phận đề xuất thành lập đội xe vận tải chi phí kéo xuống nhiều + Kế toán trưởng thông báo dựa vào chi phí kế hoạch cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khoán chi phí cho phận kinh doanh 0,01635x + 32.581 (ngàn đồng) Ở x tính tổng số doanh thu bán hàng tiền thu bán hàng kỳ – chia Công ty định đưa tiền thu bán hàng làm mức độ hoạt động muốn phận ý nhiều đến việc quản lý công nợ chặt chẽ, không trọng đến tiêu doanh thu mà để lại nhiều rủi ro cho công ty phải gánh chịu - Ban chủ quản Phòng Kế hoạch – Kinh doanh phận Kinh doanh họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận việc nhận khoán mức khoán chi phí hợp lý biện pháp để thực tốt việc quản lý chi phí - Ban Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, chủ quản Phòng Kế hoạch - Kinh doanh phận Kinh doanh họp vào chiều ngày 06/7/2004 để gút lại mức khoán chi phí Chủ quản Phòng Kế hoạch – Kinh doanh có nêu khó khăn Phòng đề xuất tăng định mức Cuối cùng, Ban Giám đốc thuận duyệt mức “thưởng” phát triển đại lý 200.000 đồng Như vậy, hàm khoán chi phí cho phận kinh doanh 0,01635x + 200z + 32.581 (ngàn đồng) với z: số đại lý phát triển tháng Bước 2: Ký kết hợp đồng khoán phí Phòng Kế toán chuyển trình hợp đồng khoán phí cho Ban Giám đốc Phó Phòng Kế hoạch - Kinh doanh phụ trách phận Kinh doanh ký Thời gian hiệu lực hợp đồng từ ngày 01/7/2004 đến hết 30/9/2004 Bước 3: Sơ kết tháng toán quý - Số liệu toán: Bảng 25: SƠ KẾT THÁNG VÀ QUYẾT TOÁN QUÝ III/04 Bộ phận: Kinh doanh Trung Chỉ tiêu Tháng Tháng Tháng bình 7/04 8/04 9/04 Q Doanh thu (ngđ) 13.887.3 12.511.6 14.275.1 13.558.0 Tiền thu bán hàng (Doanh thu + Tiền thu )/ (ngđ) Số đại lý (điểm) Doanh thu toán (đồng) Chi phí toán (đồng) Chênh lệch doanh thu – chi phí (đồng) 14.080.8 67 13.984.1 16 13.945.1 86 13.228.4 34 12.358.2 24 13.316.6 74 13.461.4 26 13.509.7 41 261.821.2 97 258.752.1 00 3.069.1 97 249.065.8 88 249.576.1 00 510.21 250.708.6 12 253.082.7 65 2.374.1 253.865.2 65 253.803.6 55 + 61.610 - Nhận xét: Về mặt doanh thu, sản lượng bán tháng 08/2004 giảm nhẹ giá dầu thị trường giới biến động, đại lý mua hàng cầm chừng để đề phòng bất trắc, tháng 9/04 doanh thu có dấu hiệu phục hồi góp phần làm doanh thu bình quân tháng quý III tương đương với doanh thu tháng tháng đầu năm 2004 Về mặt chi phí theo số liệu thống kê tháng đầu năm 2004, doanh thu tiền thu bình quân tháng 13,5 tỷ đồng chi phí tương ứng 261,2 triệu đồng Qua quý khoán thí điểm, nhận thấy doanh thu tiền thu tháng quý III năm 2004 13,5 tỷ đồng chi phí 253,8 triệu đồng Rõ ràng phận kinh doanh có cố gắng tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức điều hàng làm cho tần suất giao hàng đảm bảo khối lượng vận chuyển không đổi Thật ra, nhà xe không lên cước vận chuyển đảm bảo phận kinh doanh “thắng” lớn không “hòa vốn” Chủ quản Phòng Kế hoạch – Kinh doanh trình phương án mua sắm số xe tải để góp phần làm giảm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Mặt khác, xem xét chi phí chi tiết, có số khoản không hợp lý Trong tháng 8/2004, doanh thu sụt giảm mà phận bán hàng làm việc tương đương với tháng lại Chủ quản Phòng Kế hoạch – Kinh doanh cần sâu sát quản lý nhân viên để loại bỏ lãng phí chi phí thực tế phận phụ trách Quá trình khoán phí cho phận Kinh doanh phát sinh số vấn đề Ban Lãnh đạo phận Kinh doanh thống cách giải Bước 4: Tái ký hợp đồng khoán phí quý IV/2004 Mặc dù phận vừa hoàn thành kế hoạch chi phí phương hướng tới phận trang bị thêm xe tải, nhắc nhở việc quản lý nhân viên chặt chẽ hơn, chắn phận thành công hợp đồng khoán q IV/2004 Bộ phận Kinh doanh trình Ban Giám đốc giữ nguyên hàm khoán phí Ban Giám đốc điều chỉnh phần thưởng cho phát triển đại lý Theo số liệu thống kê: số điểm đại lý xin lý tháng quý III/2004 2, Như tiếp thị tập trung mở rộng thị trường mà không ý giữ vững thị trường có không ổn Do số tiền 200.000 đồng tính số chênh lệch đại lý mở đại lý xin lý Số tiền dương hay âm tùy thuộc vào tương quan số lượng đại lý mở nhiều hay số lượng đại lý xin lý Thật số tiền không đáng kể Ban Giám đốc muốn phận Kinh doanh ý vào thực chất phát triển thị trường, sở vững cho việc tăng trưởng doanh thu 3.5.2 Khoán chi phí cho Phân xưởng thuộc Phòng Sản xuất Bước 1: Chuẩn bị cho ký kết hợp đồng khoán phí - Ban Giám đốc Công ty tổ chức họp với Kế toán trưởng, chủ quản Phòng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng toàn thể công nhân viên Xưởng vào chiều ngày 04/7/2004 + Ban Giám đốc Công ty giải thích chủ trương khoán chi phí Ban Giám đốc chủ trương đối xử với Phân xưởng đối tác nhận gia công thành phẩm công ty + Kế toán trưởng giải thích thêm việc khoán chi phí phận thông báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng phận 324.750 ngàn đồng Số liệu thống kê tháng đầu năm không tính đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 325.886 ngàn đồng Xưởng hoàn thành kế hoạch chi phí Mặt khác, mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế, Kế toán trưởng thông báo giảm định mức tiêu hao dầu gốc phụ gia từ 0,62% xuống 0,5% Từ định mức định mức độ thưởng phạt sau: tiêu hao thực tế nhỏ định mức thưởng 50% giá trị chênh lệch; ngược lại bị bồi thường 100% giá trị chênh lệch Ngoài cố phát sinh trình sản xuất ngừng việc thiếu nguyên vật liệu, cúp điện… Công ty giải theo trường hợp cụ thể (Mục 3.4.6) + Kế toán trưởng thông báo dựa vào chi phí kế hoạch cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khoán chi phí cho Xưởng 116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngàn đồng) Ở x tính trọng lượng thành phẩm sản xuất kỳ với mức chuẩn gia công dầu công nghiệp Các loại dầu động cơ, dầu chuyên dụng có hệ số 1,05 1,1 H tổng giá trị chênh lệch hao hụt nguyên vật liệu kỳ h% tỉ lệ thưởng/ phạt giá trị hao hụt dương hay âm Nếu dương h = 50%, âm h% = 100% y trung bình cộng doanh thu tiền thu bán hàng toàn công ty Chủ quản Phòng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng công nhân viên Xưởng họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận việc nhận khoán mức khoán chi phí hợp lý Ban Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, chủ quản Phòng Sản xuất Xưởng họp vào sáng ngày 07/7/2004 để gút lại mức khoán chi phí Quản đốc Xưởng đề xuất xin giữ lại định mức tiêu hao dầu gốc phụ gia trước 0,62% mức thưởng tiết kiệm vật tư 100% Ban Giám đốc không đồng ý Như vậy, hàm khoán chi phí cho Xưởng không đổi so với dự kiến 116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngàn đồng) Bước 2: Ký kết hợp đồng khoán phí Phòng Kế toán chuyển trình hợp đồng khoán phí cho Ban Giám đốc Quản đốc Xưởng ký Thời gian hiệu lực hợp đồng từ ngày 01/7/2004 đến hết 30/9/2004 Bước 3: Sơ kết tháng toán quý - Số liệu toán: Bảng 26: SƠ KẾT THÁNG VÀ QUYẾT TOÁN QUÝ III/04 Bộ phận: Xưởng Chỉ tiêu Lượng sản xuất (tấn) Giá trị chênh lệch hao hụt (đ)(ngđ) Doanh thu Tiền thu bán hàng (Doanh thu + Tiền thu )/ (ngđ) Doanh thu toán (đồng) Chi phí toán (đồng) Chênh lệch doanh thu – chi phí (đồng) Tháng 7/04 Tháng 8/04 1.91 1.245.84 13.887.3 1.78 542.48 12.511.6 14.080.8 67 13.984.1 16 313.511.7 09 311.278.1 56 2.233.5 53 13.945.1 86 13.228.4 34 297.071.8 62 300.578.4 84 3.506.6 Trung bình Q 1.98 1.89 1.318.78 674.04 14.275.1 13.558.0 Thaùng 9/04 12.358.2 24 13.316.6 74 322.095.4 25 313.985.7 02 8.109.7 23 13.461.4 26 13.509.7 41 310.983.4 13 308.614.1 14 2.369.2 99 - Nhaän xét: Về mặt sản lượng sản xuất, Phân xưởng hoàn thành khối lượng đặt hàng Phòng Kế hoạch – Kinh doanh với lượng sản xuất hàng tháng 1.894 Số lượng thấp số sản xuất bình quân quý III/2004 121 làm “doanh thu” Phân xưởng giảm khoảng 14 triệu đồng/tháng Về mặt chi phí Phân xưởng cố gắng việc kiểm soát chi phí dẫn đến lợi nhuận bình quân tháng 2,37 triệu đồng, điều có ý nghóa sản lượng sản xuất bình quân tháng Quý III/2004 thấp so với sản lượng sản xuất bình quân tháng tháng đầu năm Trong tháng quý III/2004 có Tháng 8/2004 Xí nghiệp bị lỗ Khi sơ kết kết kinh doanh Phân xưởng tháng này, công nhân người nguyên nhân làm thiệt hại cho Phân xưởng Ngoài việc sản lượng sản xuất thấp, Phòng Kế hoạch lại thường xuyên thay đổi kế hoạch sản xuất làm phận sản xuất bị động, chi phí tăng cao bất hợp lý, Phân xưởng chịu tiền phạt lãng phí nguyên vật liệu Công nhân cho biết thêm Quản đốc Phân xưởng bố trí ca kíp sản xuất không phù hợp làm nảy sinh tình trạng nhân biết sử dụng xe nâng vào ca chiều ngày 23/8/2004 Trách nhiệm lái xe nâng điều chuyển hàng hóa Xưởng giao cho công nhân thời vụ công nhân vô ý đâm thủng bên hông phuy nhớt 178kg Đó nguyên làm phát sinh tiền phạt sử dụng vượt mức nguyên liệu Tháng 9/2004 tháng thành công Phân xưởng 1: sản lượng sản xuất tăng lên mà chi phí lại kiểm soát tốt Phân xưởng chủ động họp với Phòng Kế hoạch - Kinh doanh việc hạn chế thay đổi kế hoạch làm Phân xưởng chủ động bố trí sản xuất, đặc biệt phân bổ nhân biết lái xe cho tất ca Phân xưởng thống việc qui trách nhiệm cho Trưởng ca việc quản lý sản xuất ca phụ trách Những lỗi gây thiệt hại đến quyền lợi chung Xưởng họp bàn, thảo luận để truy trách nhiệm đến cá nhân Điều làm chi phí Phân xưởng quản lý tốt, hiệu tháng trước Quý III/2004 có vài lần thiếu nguyên vật liệu Phòng Kế hoạch – Kinh doanh thông báo kịp thời với Xưởng để xếp cho công nhân nghỉ định kỳ hàng tuần nên không gây thiệt hại cho sản xuất Trong tháng 8/2004, theo yêu cầu Đoàn Thanh tra thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Tỉnh Vónh Long, Phân xưởng phải xây thêm bể gạn dầu để xử lý nước thải với chi phí triệu đồng Chi phí chưa tính vào chi phí thực tế Xưởng phát sinh kế hoạch khoán phí Mặc dù việc khoán phí cho phận sản xuất nhiều yếu tố bất ngờ chủ quan trưởng phận lẫn số nguyên nhân khách quan tầm kiểm soát – Phân xưởng lấy lại cân vào tháng 9/2004 để dọn đường cho việc hoàn thành kế hoạch chi phí quý IV năm 2004 Bước 4: Tái ký hợp đồng khoán phí quý IV/2004 Ban Giám đốc giữ nguyên hàm khoán phí trước cho Xưởng với thời hạn hợp đồng tháng cuối năm 2004 Phân xưởng phải chịu chi phí phát sinh xây bể gạn dầu xử lý nước thải với thời hạn phân bổ chi phí tháng kể từ tháng 10/2004 Phân xưởng đồng ý việc tái ký hợp đồng khoán phí 3.5.3 Nhận xét việc triển khai khoán chi phí hai phận trọng tâm 3.5.3.1 Ưu điểm Việc tổ chức công tác khoán chi phí chuẩn bị chu đáo nên công nhân viên có tâm lý tốt, sẵn sàng hợp tác tiến trình thực khoán phí gặp tình không lường trước Mục tiêu chung Công đặt thỏa mãn: tỉ lệ tăng chi phí phải nhỏ tốc độ tăng trưởng doanh thu Công ty phải có lãi Các phận không tham gia khoán phí đợt thực tương đối tốt kế hoạch, phận Kinh doanh Sản xuất thực thành công kế hoạch lợi nhuận Hai phận thí điểm Kinh doanh Xưởng “xương sống” Công ty thực công tác khoán phí có thành công định tạo khởi đầu tốt cho việc triển khai khoán phí cho tất phận lại Công ty Cụ thể Xưởng có xin tham gia hợp đồng khoán phí quý IV/2004 chưa Ban Lãnh đạo Công ty chấp thuận 3.5.3.2 Hạn chế Mặc dù tiên lượng trước thực tế đa dạng, đòi hỏi nhà quản lý phải xử lý nhanh chóng, kịp thời, phù hợp Một số phát sinh đột xuất kể ra: - Phát sinh số chi phí phận phận không chấp nhận chi phí nằm hàm khoán chi phí: việc khó tránh khỏi Tuy nhiên, nhân tham gia kế hoạch khoán phí phải bám sát thực tế hơn, phải rút kinh nghiệm việc xây dựng hợp đồng cần có phân định rạch ròi để hạn chế phát sinh tương tự - Chưa qui định việc xác định chi phí tiền lương nhân điều chuyển từ phận phận khác: xử lý tính lương thời gian bình thường hạch toán cho phận theo số ngày công thực tế - Công nhân viên phận có khoán phí thắc mắc cách chia tiền thưởng tiền phạt hàng tháng: vào tiền lương tháng nhân viên, không kể tiền làm thêm - Việc toán hàng quý cho công nhân viên: vào tiền lương tháng nhân viên, không kể tiền làm thêm nhân viên đến cuối quý làm việc Công ty - Tỉ lệ thưởng phạt chênh lệch định mức tiêu hao vật liệu: hai cách tính dẫn đến hai kết khác Ví dụ: chênh lệch tiêu hao vật liệu thực tế so với định mức Phân xưởng qua tháng 7, 9/2004 +1.245.845đ, -542.485đ 1.318.783đ Nếu toán theo tháng doanh thu tăng thêm Phân xưởng tiết kiệm chi phí +1.245.845 x 50% - 542.485 x 100% + 1.318.783 x 50% = 739.829đ Nếu toán theo quý doanh thu tăng thêm Phân xưởng tiết kiệm chi phí (1.245.845 - 542.485 + 1.318.783) x 50% = 1.011.072đ Giữa hai cách tính chênh lệch 1.011.072đ – 739.829đ = 271.243đ Ban Lãnh đạo thống với Phân xưởng việc toán theo quý tỉ lệ thưởng phạt Mặc dù việc khoán phí đáp ứng mục tiêu ban đầu không tránh khỏi bất cập Ban Lãnh đạo Công ty định tiếp tục thử nghiệm phận Kinh doanh Phân xưởng thêm quý trước triển khai khoán đến tất phận lại Kết luận Chương III Việc khảo sát kỹ lưỡng thực trạng kiểm soát chi phí Công ty thời gian qua giúp thấy cần thiết phải xây dựng lại hệ thống kiểm soát hình thức khoán phí Hệ thống phải đảm bảo kế thừa ưu điểm hệ thống cũ khắc phục hạn chế vốn có Tính kế thừa thể chỗ hệ thống chấp nhận thống kê khứ báo cáo trước để xác định hàm chi phí phận Hệ thống kiểm soát chi phí có quan điểm việc xác định trung tâm trách nhiệm: “chuyển” trung tâm chi phí trung tâm doanh thu thành trung tâm lợi nhuận để “định lượng” thành phận thông qua hàm khoán chi phí Ngoài ra, để tập trung quan tâm phận đến việc hoàn thành mục tiêu chung đơn vị hàm chi phí nghiên cứu thêm vào biến số chung – doanh thu tiền thu bán hàng kỳ toàn Công ty Sẽ lý thuyết xuông thực tế kiểm định hệ thống kiểm soát chi phí Việc thực khoán phí diễn quý III/2004 hai phận thí điểm kinh doanh sản xuất – bước đầu suôn sẻ, mang lại niềm tin cho Lãnh đạo Công ty Đương nhiên hệ thống kiểm soát chi phí – tác giả xây doing trực tiếp thực - phải bổ sung, hoàn thiện thêm trước triển khai thực đại trà tinh thần đổi công tác kiểm soát nhấn mạnh yếu tố người – tập thể Công ty chấp nhận vũ khí để Công ty bước vào chiến cạnh tranh K ế t l u ậ n Kiểm soát tốt chi phí điều mong muốn nhà quản lý cấp cao Tuy nhiên, biến điều mong muốn Lãnh đạo Công ty thành ý, quan tâm toàn thể nhân viên công ty lại điều khó khăn Hàm khoán chi phí xây dựng dựa mục tiêu phận mục tiêu chung đơn vị – thành viên phận quan tâm Sự quan tâm thể mức cao việc thực thành công hay thất bại hàm khoán chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập thành viên tổ chức Rõ ràng hàm khoán chi phí công cụ hữu hiệu đắc lực giúp Lãnh đạo Công ty hướng người thực nhiệm vụ giao với tính tự giác cao không “vô cảm” trước thành chung Công ty Như vậy, đề tài ‘Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty cổ phần hóa dầu Mekong” đạt mục tiêu đề việc tăng cường việc kiểm soát chi phí nên xuất phát từ sở, từ trung tâm trách nhiệm doanh thu, chi phí, lợi nhuận Việc thí điểm khoán phí hai phận kinh doanh sản xuất phát sinh số bất cập cần giải giúp tác giả cảm nhận mối quan hệ khăng khích lý luận thực tiễn, giúp tác giả tích lũy thêm kinh nghiệm q báu công tác xây dựng kế hoạch Đề tài tiếp tục mở rộng nghiên cứu thông qua việc xây dựng hàm khoán cho trung tâm lợi nhuận lại, xây dựng hàm khoán cho trung tâm đầu tư – cấp Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc để có thêm sức sống hữu dụng cho nhà quản trị cấp T i l i ệ ut h a m k h ả o Nguyễn Tấn Bình (2003), Kế toán quản trị, Nhà xuất Đại học quốc gia, TP Hồ Chí Minh TS Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2003), Kế toán quản trị phân tích kinh doanh, Nhà xuất thống kê, TP Hồ Chí Minh TS Phạm Văn Dược, TS Đoàn Ngọc Quế, Th.S Bùi Văn Trường (2002), Kế toán chi phí, Nhà xuất thống kê, TP Hồ Chí Minh Th.S Huỳnh Lợi (2003), Kế toán quản trị, Nhà xuất thống kê, Hà Nội PGS TS Nguyễn Minh Phương chủ biên (2002), Giáo trình Kế toán quản trị, Nhà xuất Lao động – Xã hội, Hà Nội TS Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa, Th.S Nguyễn Ngọc Dung, Th.S Trần Thị Duyên (2003), Kế toán tài chính, Nhà xuất thống kê, Hà Nội PGS.TS Đào Văn Tài, TS Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa (2003), Kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất tài chính, Hà Nội Tập thể tác giả Khoa Kế toán – Kiểm toán (2000), Kế toán quản trị, Nhà xuất thống kê, TP Hồ Chí Minh ... Chương – Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán chi phí phận Công ty …………………………43 3.1 Sự cần thiết xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí điều kiện áp dụng hình thức khoán. .. 1.1.3.2 .Chi phí kiểm soát chi phí không kiểm soát Chi phí kiểm soát được: Chi phí kiểm soát cấp quản lý loại chi phí mà cấp quản lý có thẩm quyền định loại chi phí Chi phí không kiểm soát được: Chi phí. .. Bảng 1: SƠ ĐỒ PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CHỨC NĂNG CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Chi phí sản xuất Chi phí sản Chi phí sản phẩm Chi phí thời kỳ Chi phí Chi phí Chi phí Chi phí Chi phí nguyên vật nhân sản