Hệ thống quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ- tập đoàn Prime

Hệ thống quản trị dự trữ tại công ty TNHH Hoàn Mỹ- tập đoàn Prime

s

Họ tên sinh viên Lớp

Khoa Giáo viên hướng dân

NGUYÊN THƯ YÊN LT4

ì Khái niệm và phân loại hệ thông quản trị dự trử 4

1 Một sô khái niệm cơ bản 4

1.1 Khái niệm vê hệ thông quản trị dự trừ (tôn kho) 4

Ì 2 Những quan diêm khác nhau vê tôn kho của nhà quản lý 4

Ì 3 Bản chát của hệ thông quản trị dự trừ 7

2 Phân loại hệ thống quản trị dự trữ 16

2.1 Phân loại dự trữ chung 16

2.2 Phân loại theo tính chuyên môn hoa 18

2.3 Phân loại theo yêu cầu quản lý 20

r r

l i Nguyên tác, vai trò và nhiệm vụ của hệ thông quản trị dự trử 22

Ì Nguyên tăc của hệ thông quản trị dự trừ 22

2 Vai trò của hệ thông quản trị dự trữ 23

3 Nhiệm vụ của hệ thống quản trị dự trừ 24

n i Tiêu chí đánh giá vê hiệu quả hoạt động của hệ thông quản trị dự trử

qua việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp 25

C H Ư Ơ N G 2 T H Ự C T R Ạ N G H Ệ T H Ô N G Q U Ả N TRỊ D ự T R Ữ 29

TẠI C Ô N G T Y T N H H H O À N M Ỹ - T Ậ P Đ O À N PRIME 29

2

ì Quá trình hình thành và phát triên của công ty T N H H Hoàn M ỹ 29

Ì Sự ra đời của công ty: 29

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 32

2.1 Chức năng 32

2.2 Nhiệm vụ 33

3 Các lĩnh vực hoạt động của công ty 34

3.1 Sản xuât và kinh doanh vật liệu xây dựng 34

3.2 Sản xuất bình nước nóng 34

3.3 K h u đô thị và trung tâm thương mại 34

l i Một số đặc điểm về tổ chức sản xuất - quản lý có ảnh hưởng đến vấn đề

quản trị dự trữ của công ty 35

2.1 Quy trình của nghiệp vụ quản lý chứng từ kho 44

2.2 Quy trình của nghiệp vụ nhộp kho 45

2.3 Quy trình của nghiệp vụ xuât kho 53

3 Đánh giá chung về hệ thống quản trị d ự trữ của công ty T N H H Hoàn M ỹ 59

3.1 Nhưng ưu điểm của hệ thống quản trị d ự trừ 59

3.2 Những tôn tại trong hệ thông quản trị d ự trừ và nguyên nhân 61

2 Những cơ hội và thách thức của công t y trong thời gian tới 66

l i Một sô đê xuât đê hoàn thiện hệ thông quản trị dự trữ tại công ty T N H H

Hoàn M ỹ 67

Ì Xây dựng hệ thông thu thộp thông tin 67

2 M ở rộng thị trường ra nước ngoài, đẩy mạnh việc xuất khẩu hàng hoa 69

3 Các biện pháp đối v ớ i nguồn nhân lực 70

K É T L U Ậ N 74

D A N H M Ụ C TÀI L I Ệ U T H A M K H Ả O 75

PHU L Ú C 77

DANH MỤC CÁC BANG BIÊU, HÌNH VE

Sơ đô 1.1: Sơ đô tô chức sản xuất của công ty 38

Sơ đậ 1.2: Sơ đậ tổ chức bộ máy của công ty 42

w

Bảng Ì 2: Các chỉ tiêu kinh tê năm 2009 66

Sơ đô 1.3: Hệ thông thu thập thông tin 71

EOQ M Ô hình đặt hàng kinh tê cơ bản (Basic y

Economic Order Quantity)

(Production Order Qụantity)

V N R 500 Công ty cô phân báo cáo đánh giá Việt

Nam (Vietnam Report JSC)

A F T A Khu mậu dịch tự do ASEAN (ASEAN

Free Trade Area)

ASEAN Hiệp hội các quôc gia Đông Nam A r r

(Associatỉon of Southeast Asian Nations)

WTO Tô chức thương mại thê giới (Worỉd

Trade Organization)

M F N Nguyên tác nước được ưu đãi nhát hay

nguyên tác tôi huệ quôc (Most Favoured

Natỉon)

ISO Tô chức quôc tê vê tiêu chuân hoa ì f f \ *•

(International Organizatìon for Standardiiation)

quan liêu bao cáp sang nên kinh tê thị trường có sự điêu tiêt của N h à nước, đem

lại những thành tựu to lớn vê mọi mặt

t r X t >

Vì vậy cơ chê thị trường chính là động lực rát lớn nhăm thúc đây nên kinh

r t

tê Việt Nam phát triên, nó tạo ra sự năng động trong suy nghĩ, hành động, trong

sản xuât kinh doanh của mứi doanh nghiệp Tuy nhiên, các thuộc tính của kinh tế

thị trường như: tính cạnh tranh, các quy luật giá trị, cung cầu, cần được giải

quyêt thoa đáng, nó là nhân tô quyết định đèn sự tôn tại và phát triên của môi

doanh nghiệp Mọi yêu câu bức thiêt hiện nay là người ta không chỉ quan tâm

đến việc phát triển chiều rộng mà còn tập trung phát triển chiều sâu Do vậy, mứi

doanh nghiệp cần phải đâu tư tiền của cho việc nghiên cứu, tính toán các phương

án kinh doanh sao cho đem lại hiệu quả tối ưu

Đôi với vân đê quản trị dự trừ hiện nay, doanh nghiệp đã bát đâu quan tâm

nhiều hơn vì quản trị dự trừ đóng vai trò quan trọng trong quản lý, tổ chức mọi

hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng hiệu quả tài sản, vật tư, nguyên nhiên

cho quá trình sản xuât tiên hành liên tục và có hiệu quả Đây chính là vân đê tát

yêu của tát cả doanh nghiệp nói chung Trên cơ sờ đó, người viêt đà chọn đê tài:

" Hệ thống quản trị dự trữ tại Công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime 99

cho khoa luận tốt nghiệp của mình

2 Đối tương nghiên cửu:

Đôi tượng nghiên cứu của đê tài là hệ thông quàn trị dự trừ tại công ty

TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime

3 Mục đích nghiên cửu:

Mục đích của đề tài là phân tích thực trạng hệ thống quản trị dự trừ tại

công ty TNHH Hoàn Mỹ, từ đó tìm ra nhưng mặt đã đạt được cộn phát huy,

những tôn tại cân khác phục qua đó sẽ tìm ra phương hướng, giải pháp thích họp

giúp hệ thông hoạt động có hiệu quả hơn

4 Nhiệm vu nghiên cửu:

Thời gian làm việc và tìm hiêu thực tê tại công ty rát ngăn nên người viêt

không thể đưa ra tất cả mọi vấn đề liên quan đến đề tài mà chỉ hy vọng đề cập

đèn một sô n ộ i dung chính của hệ thông quản trị d ự trữ tại công ty, qua đó đê

r r n ẹ

xuât một sô biện pháp m à công ty có thê tham khảo hoặc vận dụng thực tê

5 Phương pháp nghiên cửu:

t \ r

Đ ê nghiên cứu vê hệ thông quản trị dự trữ tại công ty T N H H Hoàn Mỹ,

người viết sử dụng các phương pháp sau:

• Phương pháp thu thập thông tin: Điều tra thống kê.phương pháp trực quan

• Phương pháp xử lý và thê hiện thông tin: xử lý trên máy vi tính

r

6 B ô cúc:

Ngoài các phân như: lời mở đâu, két luận, mục lục, danh mục chừ viêt tát,

danh mục bảng biểu, hình vẽ và danh mục tài liệu tham khảo khoa luận được

trình bày ở 3 chương sau đây:

Chương ì: Khái quát chung vê hệ thông quản trị dự trử tại các cong ty

r

sản xuăL

r

Chương li: Thực trạng hệ thông quản trị dự trữ tại công ty TNHH

Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime

Chương IU: Một sô ý kiên đê hoàn thiện hệ thông quản trị dự trữ tại

Công ty TNHH Hoàn Mỹ - Tập đoàn Prime

Tát cả những nội dung trên được phân tích và minh hoa băng các dữ kiện,

trình tìm hiêu và nghiên cứu đê tài không tránh khỏi nhưng sai sót N g ư ờ i viêt rát

thiện hơn đề tài này

Người viêt xin chân thành cảm ơn TS.Nguyên Văn Minh đã tận tình

ì r t y

hướng dân và giúp đờ đê người viêt có thê hoàn thành đê tài này

C H Ư Ơ N G Ì

KHÁI QUÁT C H Ư N G VÈ HỆ THÔNG QUẢN TRỊ Dự TRỮ

TẠI CÁC CÔNG TY SẢN XUẤT

ì Khái n i ệ m và phân loại hệ thông q u ả n trị d ự t r ữ

r

1 Một sô khái niệm cơ bản

7.7 Khải niệm vê hệ thông quản trị dự trữ (tôn kho)

M ộ t hệ thông tôn kho có thê là một tập họp các thủ tục xác định bao nhiêu tôn kho sẽ được bô sung môi lân bao nhiêu, thời diêm nào, các máy móc thiêt bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả1

Môi hệ thông tôn kho bao giờ cũng yêu câu những phí tôn đê vận hành nó

V à nhưng phí tổn đó phụ thuộc vào các phương pháp kiểm soát hàng hoa tồn kho, qui m ô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chấng lại sự cạn dự trữ trong thời gian đặt hàng và sấ lượng tồn kho bổ sung m ồ i lần đặt hàng

Hệ thông tôn kho hiệu quả sẽ làm giảm tôi thiêu các khoản chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiêm soát tôn kho và tính toán các thông sô cơ bản của hệ thông tôn kho

1.2 Những quan diêm khác nhau vê tôn kho của nhà quản lý

Chính sách tôn kho rát quan trọng khiên các nhà quản lý sản xuât, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thấng nhất C ó nhiều quan điểm khác nhau về chính sách t ồ n kho, để có sự cân bàng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu câu cho khách hàng M ụ c tiêu này sê giải quyêt các quan

1 TS Nguyễn Thanh Liêm (2006), Giáo trình Quan trị san xuất, N X B Tài chính- trang 195

diêm đôi chọi nhau đê thiêt lập chính sách tôn kho Chúng ta khảo sát vê bản

chát của tôn kho và các công việc bên trong hệ thông tôn kho xây dựng nhưng

vân đê cơ bản trong hoạch định tôn kho và kỳ thuật phân tích một sô vân đê tôn

kho V à chúng ta sẽ đưa ra nhưng lý do để giải thích cho việc doanh nghiệp tại

sao muôn tôn kho và tại sao lại không m u ô n tôn kho

7.2.7 Khi doanh nghiệp giữ hàng tôn kho

Tôn kho là cân thiêt nhưng vân đê quan trọng là khôi lượng hàng tôn kho

được giữ là bao nhiêu cho phù họp v ớ i điều kiện hoạt động sản xuât, kinh doanh

của doanh nghiệp K h i đó doanh nghiệp sẽ g i ữ hàng tôn kho vì một vài chi phí

sau đây tháp Đ ó là chi phí chát lượng khởi động có nghĩa k h i chúng ta bãi đâu

sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đắu, như công

nhân có thê đang học cách thức sản xuât, vật liệu không đạt đặc tính máy móc

lắp đặt cắn có sự điều chỉnh K h i kích thước lô hàng càng lớn thì sê có ít sự thay

đôi trong năm và sẽ ít phế liệu hơn T ồ n kho có thê cân thiêt cho hiệu quả vận

hành của hệ thông sản xuất nhưng cũng có nhiêu lý do đôi v ớ i việc tại sao doanh

nghiệp không giữ hàng tồn kho

Đây là những yêu tô m à doanh nghiệp cân g i ữ hàng tôn kho Yêu tô t h ứ

nhát là thành phàm, và thành p h à m chính là sản phàm đâu ra quyêt định đen l ợ i

nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy, thành phẩm phải có sự chuẩn bị sẵn sàng k h i

có khách hàng đặt hàng và đủ lượng hàng để giao hàng hoặc như có thể làm sản

phàm trưng bày T h ê m vào đó k h i năng lực sản xuât của doanh nghiệp có hạn thì

lượng thành phàm d ự trừ luôn là quan trọng và cân thiêt Yêu tô t h ứ hai là bán

thành phẩm, có thể do quy trình quản lý m à không thể kết họp hai giai đoạn sản

xuât lại nên d ự trừ bán thành phàm cũng cân thiêt như thành phàm H ơ n thê nữa,

dự trữ bán thành phẩm còn làm giảm chi phí sản xuất và chi phí vận chuyển

nguyên vật liệu cho doanh nghiệp Y ế u tổ cuối cùng là vật liệu thô, do một số

nhà cung cáp sản xuât và vận chuyên vật liệu thô theo lô nhò nên phải d ự trừ

f \

N g ư ợ c lại k h i m à doanh nghiệp mua v ớ i sô lượng lớn, tôn kho sè tăng nhưng

doanh nghiệp sẽ được khâu trừ theo sô lượng mua hàng và giảm được rát lớn vê

chi phí mua hàng

1.2.2 Khi doanh nghiệp không giữ hàng tôn kho

Trong điêu kiện nhát định, tôn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đâu tư vào

tồn kho Những chi phí sau đây sẽ làm cho doanh nghiệp không muôn giữ hàng

tôn kho quá nhiêu Thứ nhát đó là những chi phí tôn trữ (là những chi phí phát

sinh có liên quan đen việc tôn trữ), đây là chi phí lớn nhát khi đâu tư vào tôn

kho Và doanh nghiệp phải tính toán sao cho chi phí dự trừ và chi phí duy trì dự

trữ phải nhỏ nhát, đê mang lại hiệu quả tôi ưu cho sản xuât và kinh doanh của

doanh nghiệp Đó là những chi phí sau đây:

- Chi phí vê nhà cửa hoặc kho tàng là nhưng chi phí phát sinh vê thuê nhà cửa

r r r r

hoặc nơi chứa hàng, chi phí khâu hao tài sản chi phí liên quan đèn thuê nhà đát,

9 ì

và cuôi cùng là chi phí cho việc bảo hiêm nhà kho

- Chi phí sư dấng thiêt bị, phương tiện như là tiên thuê, khâu hao, và chi phí

nhiên liệu cho nhưng thiết bị hoặc phương tiện hoạt động và vận hành

- Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý là tiền lương cho toàn bộ

nghiệp phải có sô von lưu động cao N ê u doanh nghiệp không có đủ thì có thê đi

vay và thêm khoản trả lãi hàng tháng Chi phí này tương đối nhiều, thêm vào đó

còn phát sinh thêm phí bào hiêm hàng hoa khi đặt trong kho

- Chi phí khác phát sinh là nhưng chi phí rủi ro do tồn kho đó là hao hất, mất

mát, hư hỏng cả vê sô lượng và chát lượng của tài sản, nguyên vật liệu và không

thê tái sử dụng được Vì vậy, đây là điêu rát quan trọng trong việc quản lý và

điêu hành hệ thông kho của doanh nghiệp

Thứ hai là chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành

ì -\ r r \ ì

phàm tôn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thông sản xuât Thời gian cân đê sản

xuât, phân phôi các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng

nhưng thay đôi các đơn hàng của khách hàng yêu đi

Chi phí cho sự phối họp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở

qui trình sản xuât nên nhiêu lao đỏng được cân đèn đê giải toa tác nghẽn, giải

quyêt nhưng vân đê tôn đọng liên quan đen sản xuât và lịch trình phôi họp

Chi phí về chất lượng lô hàng lớn: Khi sản xuất nhưng lô hàng có kích

thước lớn sẽ tạo nên tôn kho lớn Trong vài trường họp, mỏt sô sẽ bị hỏng, và

mỏt sô lượng chi tiêt của lô hàng sản xuât sẽ có nhược diêm Nêu kích thước lô

hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất

Khi tôn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các chi phí lại giảm, mức

tồn kho họp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho

1.3 Bản chất của hệ thống quản trị dự trữ

Bản chát của hệ thông quản trị dự trừ (tôn kho) thực chát là cách thức và

phương tiện để biết được khi nào doanh nghiệp sẽ đặt hàng và số lượng đặt hàng

là bao nhiêu cho mồi lần đặt hàng đó Tùy theo từng đặc điểm của doanh nghiệp

r

m à phương thức đặt hàng sẽ khác nhau N h ư doanh nghiệp sản xuât thì luôn lập

ra kê hoạch đặt hàng v ớ i sô lượng, chủng loại, phàm chát và quy cách theo chu

kỳ hàng tháng hoặc hàng tuần, tuy theo quy định cụ thể đối với từng loại vật tư

f "ì

Doanh nghiệp sử dụng các phiêu kho đê ghi chép sự vận đỏng của vật tư, hàng

hoa (nhập và xuât) và tính toán sô lượng tôn kho (dự trữ cuôi cùng = dự trữ ban đâu + nhập - xuât) Chính vì vậy, hệ thông quản trị sản xuất tại các doanh nghiệp

sản xuât sẽ có đặc diêm riêng, khác v ớ i các doanh nghiệp dịch vụ và thương mại

Sau đây là những giả thiết mà doanh nghiệp sè đưa ra đê có được lượng tôn kho

như là hàng tuân, hàng tháng, hàng quý, sẽ lập kê hoạch đê đặt hàng Đ ê có

được kê hoạch đặt hàng có hiệu quả, phù họp với tình hình sản xuât và kinh

doanh của doanh nghiệp Trước tiên thủ kho, người trốc tiêp quàn lý và điêu

r r >

hành hệ thông kho, sẽ có trách nhiệm lập kê hoạch nhập kho theo hàng tuân và

hàng tháng Thời gian lập kê hoạch nhập kho sẽ tuy thuộc vào quy mô sản xuât

và lượng tiêu hao vật tư dùng trong một chu kỳ nhất định Nêu là doanh nghiệp

sản xuât, chu kỳ nhập hàng có thê là trước ngày 25 hàng tháng, thủ kho có trách

nhiệm lập kế hoạch nhập kho của tháng sau gửi lên ban giám đốc và các bộ phận

CÓ liên quan như các phân xưởng, phòng kê toán vật tư, Đ ê có cơ sở lập kê

hoạch nhập kho thì thủ kho cân thu thập thông tin từ các bộ phận sau: lượng tôn

kho tại các phân xưởng trốc tiêp sản xuât, phải có kê hoạch sử dụng vật tư trong

tháng tiếp theo của các bộ phận đó, tiếp đó phải có kế hoạch nhập vật tư của bộ

phận điều độ sản xuất, kế đến là kế hoạch mua hàng của phòng mua hàng và cuối

cùng phải đối chiếu lượng hàng tồn kho với định mức tồn kho và kế hoạch dố trừ

hàng trong kho Khi đã thu thập đầy đủ những thông tin cần thiết thì thủ kho sẽ

Nêu như tại thời diêm đặt hàng v ớ i chu kỳ cô định thì: Sô lượng đặt hàng

đúng băng mức sản phàm dố trừ đã tiêu thụ từ lân đặt hàng trước đèn lân đặt

hàng này Duy trì một mức dố trừ họp lý (tái tạo dố trừ) là mức tôn kho vân có

thể đủ cho sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp Và thêm vào đó sổ lượng

đặt hàng của m ồ i đạt sẽ khác nhau, tuy thuộc vào sự tiêu thụ sản phàm của từng

chu kỳ Vì vậy, đặt hàng khi mức dự trừ giảm xuống mức tối thiểu: khi đó đặt

hàng một số lượng cố định để tái tạo dự trừ Vậy doanh nghiờp có thê lựa chọn

những hờ thống sau đây:

a)Hờ thông tái tạo dự trừ định kỳ (chu kỳ đặt hàng luôn cô định nhưng sô

lượng đặt hàng thay đôi)

r r * r

Nguyên tác của hờ thông tái tạo d ự trữ định kỳ đó là tại một thời diêm cô

định (hàng tháng, hàng quý, ) doanh nghiờp nói chung hay người trực tiêp quản

lý sẽ đánh giá mức dự trữ còn lại, sau đó đặt hàng một sô lượng xác định sao cho

w

dự trữ đạt một mức cô định (gọi là mức tái tạo dự trữ)

Đặc diêm: hờ thông này sẽ nhăm vào kiêm tra mức độ tôn kho theo những

khoản thời gian đêu đặn Doanh nghiờp sẽ biêt được mức độ sử dụng vật tư hàng

tháng hoặc hàng quý, để ra nhưng quyết định đặt hàng phù hợp cho tình hình sản

xuất và kinh doanh của doanh nghiờp mình

Vì vậy ta có công thức đê tính được xác định như sau:

r \

Sô lượng đặt hàng = Mức tải tạo dự trữ - Lượng tôn kho

Mức tải tạo = Nhu câu trung bình trong Ì chu kỳ tái tạo và thời gian giao

nhận + Dự trữ bảo kiêm

Doanh nghiờp phải xác định mức dự trữ tái tạo họp lý: Mức tái tạo quá cao

•ta r

sẽ dân đen mức dự trừ trung bình cao, vì vậy chi phí bảo quản m à doanh nghiờp

phải bò ra là rát lớn Nhưng nêu xác định mức tái tạo quá tháp cũng dân đèn mức

dự trừ trung bình thấp, có thể không có đủ khả năng để cung cấp sàn phẩm cho

ti = Í2 = Í3 = = tn (t là khoảng thời gian đặt hàng)

Qi ị Qzị Qiị ị Qn (Q là số lượng đặt hàng)

r

Hình LI: Hệ thông tải tạo dự trữ định kỳ

(Nguồn: TS.Ngưyễn Thanh Liêm (2006), Quàn trị sàn xuáí, trang 183)

ƯU điểm của hệ thống là cho phép doanh nghiệp ghép các yêu cầu ở cùng

một nhà cung cấp sẽ giảm được rất nhiều loại chi phí như: chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyên và giao nhận

Ngoài những ưu diêm m à hệ thông có được thì vân còn nhược diêm rát lớn

đó là dê xảy ra trường hừp hét hàng, vì vậy doanh nghiệp đâu tư mức dự trừ bảo hiểm phải lớn

Hệ thông này có hiệu quả khi những yêu câu và thời kỳ giao nhận ít bị

thay đổi, doanh nghiệp sê không thể đặt hàng thường xuyên từ nhà cung cấp,

thêm vào đó còn có yêu câu vê hàng hoa phải có giá trị tháp điêu này sẽ không làm ảnh hưởng đèn chi phí dự trừ của doanh nghiệp khi tăng dự trừ vê loại hàng hoa này

b) H ệ thống điểm đặt hàng

Nguyên tác: doanh nghiệp phải đặt hàng ngay khi mức dự trừ giảm xuống

một mức nào độ nào đó (mức độ đó gọi là điểm đặt hàng) Ờ hệ thống này, thời

điểm để đặt hàng là không xác định, mà chủ yếu doanh nghiệp sê quan tâm đến

SÔ lượng đặt hàng của môi lân Trong hệ thông tái tạo dự trừ định kụ, sô lượng

đặt hàng là không băng nhau thì hệ thông này lại quy định sô lượng băng nhau

> ì ì ~\ r

nhăm duy trì mức tái tạo d ự trữ Đ ặ c diêm nôi bật vê hệ thông này đó là thời

diêm đặt hàng, chính vì là không xác định nên doanh nghiệp phải biêt năm bát

chính xác vê nhu câu của khách hàng, cũng như nhu câu vê cung cáp vật liệu

phục vụ cho sản xuât và kinh doanh của chính doanh nghiệp mình Nêu nhu câu

đó tăng nhanh thì thời diêm đặt hàng sẽ xảy ra sớm hơn và ngược lại nêu nhu câu

đó giảm thì thời diêm đặt hàng sẽ xảy ra muộn hơn

Điểm đặt hàng được xác định như sau:

Diêm đặt hàng = Nhu câu trung bình trong một khoảng thời gian giao

nhận + Dự trữ bào hiểm

Đặc điểm của hệ thống này đó là doanh nghiệp phải đặt hàng ngay khi

ì f r

mức d ự trừ đạt tới diêm đặt hàng Cũng giông như hệ thông tái tạo d ự trữ định

kụ thì ở hệ thông này, lượng dự trừ họp lý là điêu mà mọi doanh nghiệp luôn

r r ì

mong muôn T h ê m vào đó, lượng dự trừ đúng thời diêm là lượng dự trừ tôi thiêu

cân thiêt giữ cho hệ thông sản xuât hoạt động bình thường Với phương thức tô

chức đúng thời điểm để đảm bào lượng hàng hoa được đưa đến nơi có nhu cầu

đúng lúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kụ nơi nào cũng được liên tục

(không sớm quá cũng không muộn quá) Đe đạt được lượng dự trừ đúng thời

diêm, các nhà quản trị sản xuât đúng thời diêm phải tìm cách giảm những biên

đôi do các nhân tô bên trong và bên ngoài của quá trình sản xuât gây ra Như

vậy, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được hiệu quả tôi ưu cho hoạt động sản xuât và

(Nguồn: TS.Nguyễn Thanh Liêm (2006), Quàn trị sàn xuất, trang 183)

ƯU điểm: Hàng dự trừ luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng

r r ì \ r

Hệ thông cũng còn một sô nhưng nhược diêm cân khác phục như: K h i có

nhiều yêu cầu về đặt hàng thì không thể ghép các đơn hàng, chính vì thế doanh

nghiệp sẽ phải tăng thêm các loại chi phí như chi phí đặt hàng nhiều lần, chi phí

vận chuyển và giao nhận Tiếp đó, thời gian giao nhận có thê bị kéo dài vì lý do

r r

quá trình sản xuât có tính thời vụ Cuôi cùng, doanh nghiệp luôn phải theo dõi

thường xuyên mức dự trừ của từng loại vật tư, nguyên vật liệu và sản phàm, điêu

nay đã gây khó khăn trong việc quản lý và làm tăng chi phí quản lý.Vì khi tăng

chi phí quá lớn thì giá thành sản phàm cũng tăng Điêu này khiên m ọ i doanh

nghiệp đều không mong muốn

Hệ thông phù họp khi những dòng yêu câu có biên động lớn Tiêp đó, sản

phàm có giá trị cao và doanh nghiệp cân hạn chê tình trạng thiêu hụt sàn phàm

Thêm vào đó, hệ thống sản xuất luôn linh hoạt Cuối cùng, phải có được lượng

f

hàng dự trừ từ nhà cung cáp

1.3.3 Các mô hình dự trữ

N h ư vậy ta sẽ thây có hai loại m ô hình dự trữ chính thường thây đó là m ô

hình thủ nhất: lượng đặt hàng cố định thì thời gian đặt hàng thay đổi, mô hình

thủ hai: lượng đặt hàng thay đổi thì thời gian đặt hàng cố định

M Ô hình 2 thườna thây hiện nay là phù họp với hệ thông phân phôi của

các đại lý Mô hình Ì thích họp hơn với các doanh nghiệp sản xuất Vì vậy chúng

ta sẽ xem xét mô hình này Trong mô hình Ì, doanh nghiệp ước lượng để xác

định một số lượng nào đó phù họp cho mồi lần đặt hàng và củ đến lúc nào cần

Cho phép xác định sô lượng đặt hàng kinh tê (sẽ làm cực tiêu tông chi phí

dự trữ) Trong mô hình này, ta biêt được các giả thiêt vê dữ liệu sau:

Mô hình này cho ta biêt vê nhu câu đặt hàng hàng năm được xác định và

ì >

không đôi là D; chi phí cho môi lân đặt hàng là s và nhận đơn hàng là không phụ

r ì

thuộc vào sô lượng hàng; chi phí duy trì dự trừ một đơn vị sàn phàm trong năm

là H; hàng hoa được nhận vê cùng một lúc; không có chiêt khâu theo sô lượng

hàng hoa: điều này cho phép chúng ta loại chi phí mua hàng ra khỏi tổng chi phí;

r T

không châp nhận â m kho vì nêu âm kho sẽ không xảy ra được m ô hình đặt hàng

kinh tế cơ bàn

V ớ i những giả thiêt trên, sơ đô biêu diên m ô hình EOQ có dạng sau:

M ứ c tồn kho

Thời điếm nhận hàng dự trữ

Điếm đặt hàng (OẸ)

Thời gian thực hiện đơn hàng (t)

Mức dự trữ

trung bình Q/2

"ĩhòi gian Thòi gian cách quảng giữa 2 lân đặt hàng (T)

Hình Lĩ: Mô hình EOQ

(Nguồn: ÌVebsừe Vìetnam Open Course ỈVare)

r > tu* >

SÔ lượng cân đặt hàng môi k h i có nhu câu được xác định theo công thức sau đây:

Tổng chi phí k h i áp dụng m ô hình này được xác định như sau:

Tông chi phỉ (TC) -Chỉ phí đặt hàng (Cdh) + Chỉ phí tôn trữ (Cư)

Trong đó:

Chi phỉ đặt hàng= sổ lần đặt hàng trong năm X Chi phí moi lần đặt hàng

Chỉ phỉ tồn trữ— Dự trữ bình quân X Chi phỉ dự trữ / sản phầm.năm

Mục tiêu của mô hình này chính là làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ Với

r r 7 ì

giả thiết như trên thì có hai loại chi phí biên đôi k h i lượng d ự trừ thay đôi, đó là

chi phí tôn trừ và chi phí đặt hàng C ó thê m ô tả môi quan hệ giữa hai loại chi

phí này bàng đồ thị sau đây:

Chi phí

Q* Sô lượng

r

Hình ỈA: Môi quan hệ giữa hai loại chi phỉ

(Nguồn: ĨVebsừe Vietnam Open Course ỈVare)

b) Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ (Production Order Quantity):

r r

Trong thực tê, ta thường mua hàng hoa nhưng muôn nhận từ từ, vừa nhận

r

vừa sử dụng vì ta m u ô n giảm chi phí lưu kho hàng hoa M ô hình này thích họp

với các cơ sở sản xuất linh kiện, các chi tiết đê đưa sang một bộ phận khác trong

cùng doanh nghiệp đê sử dụng

Các điều kiện này đều giống với các điều kiện cầa mô hình EOQ Sau đây

là các điêu kiện áp dụng cầa mô hình này: ở mô hình này cho biêt được nhu câu

hàng năm được xác định và không đôi là D; chi phí mồi lần đặt hàng là S; chi phí duy trì dự trữ một đơn vị sàn phàm trong năm là H; hàng hoa được nhận nhiêu

> mu \

lân, môi lân một lượng là p và cùng lúc doanh nghiệp sử dụng một lượng là d

hàng hoa; không có chiêt khâu theo sô lượng cho môi lân đặt hàng cầa doanh

r > ^

nghiệp; không châp nhận â m kho, điêu kiện này cũng giông ở m ô hình EOQ; và

r

mức cung cáp p phải lớn hơn mức sử dụng d

Với các giả thiết như trên, mô hình POQ được biêu diễn dưới dạng sơ đồ

như sau:

Thời gian thưc hiện đơn hàng

Thời điểm bắt đầu nhận hàng

Thời diêm két thúc nhận hàng

Mức tầng tồn kho (p-đ)

Hình 1.5: Mô hình POQ

(Nguồn: ĨVebsite Vietnam Open Course Ware)

SÔ lượng cân đặt hàng môi khi có nhu câu được xác định theo côns thức sau đây:

Q* = [2DSp] / [(p-d)H]

Tổng chi phí khi áp dụng mô hình này được xác định như sau:

Tổng chỉ phỉ (TC) = Chi phỉ đặt hàng (Cdh) + Chi phí tồn trừ (Cư)

Trong đó:

Chi phỉ đặt hàng= Số lần đặt hàng trong năm X Chỉ phỉ mỗi lần đặt hàng

Chi phỉ tồn trữ = Dự trữ bình quân X Chi phỉ lưu kho / sàn phẩm năm

ĩ

2 Phân loại hệ thông q u ả n trị d ự t r ữ

2.1 Phân loại dự trữ chung

Dự trừ là việc lưu giữ nhưng hàng hoa hay nguyên vật liệu trong kho của

chính doanh nghiệp nhăm đáp ứng nhu câu sản xuât của doanh nghiệp cũng như

nhu câu sản phàm của khách hàng T u y nhiên, trong môi trường cạnh tranh

người ta cân xem xét thận trọng yêu tô chi phí dự trừ nhăm đảm bảo cạnh tranh

trong kinh doanh Nhưng đôi v ớ i nhiêu doanh nghiệp hiện nay, phương pháp

t r u y ề n thông đê quản lý d ự trừ vân còn quan trọng và rát cân thiết, đặc biệt đôi

với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

"í ì

D ự trữ bao g ô m các sản phàm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong

kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang và cả nhưng

thành phàm đang chờ bán Hay nói cách khác, dự trữ bao gịm tất cả các sản

phẩm, hàng hoa m à doanh nghiệp có để bán Tất cả nguyên vật liệu chính,

nguyên vật liệu phụ, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thê, vật liệu và thiêt bị

xây dưng cơ bản m à doanh nghiệp lưu g i ữ và sử dụng để sản xuất ra các sản

•> r -\

phàm hay cung cáp dịch vụ Cân chú ý phân biệt khi phân loại: hàng dự trừ và

hàng ế thừa

Các doanh nghiệp có nhiêu loại hình kinh doanh khác nhau có các loại d ự

trữ khác nhau, nổi bật là nhưng hình thức sau:

Hình thức t h ứ nhát: K h o cửa hàng bán lẻ là địa diêm đê d ự trừ hàng k h i

nhu câu của khách hàng sẽ được đáp ứng một cách nhanh nhát m à không cân đặt

hàng từ nhà sản xuất

Hình thức t h ứ hai: K h o hàng của nhà sản xuất cũng là địa điểm để d ự trừ

hàng, cung cáp cho m ọ i khách hàng k h i có nhu câu

Hình thức t h ứ ba: K h o của người cung ứng dịch vụ là địa điểm d ự trữ

hàng vô hình Loại hình kho này luôn được doanh nghiêp về cung cấp đích vụ

1 THƯ* VIÊN ) đặc biệt chú ý tới

Quản lý dự trừ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các d ừ liệu liên

quan đèn công tác d ự trừ đê đàm bảo một cách có hiệu quà và d â m chi phí • M ộ t

cách cụ thể hoa, quản lý dự trữ thực hiện những việc sau đây:

Việc đâu tiên, nhận hàng là công đoạn đo lường và kiêm tra tình trạng

hàng hoa hoặc nguyên liệu trước khi nhập kho theo hoa đơn hay phiêu giao

hàng Tiếp theo, dự trữ hàng là việc thực hiện lưu giữ hàng hoa hay nguyên vật

liệu an toàn, đúng phương pháp đảm bảo cà về sỳ lượng và chất lượng Sau đó,

kiểm tra hàng là việc xác định hàng hoa hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột

xuât khi cân thiêt nhăm đảm bảo hàng hoa luôn ở trong tình trạng tót và không bị

Ị y r t

thát thoát đông thời đảm bảo các nguyên tác và phương pháp k h i kiêm tra theo

quy định của từng doanh nghiệp Tiếp tục, ghi sổ là việc tiến hành ghi chép và

quản lý dữ liệu liên quan đen toàn bộ các hàng hoa nhập hoặc xuât kho nhăm cập

nhật thông tin đê ra quyết định dự trữ hiệu quả Ke đến, sáp xép hàng hoa trong

kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đông thời tạo thuận

2.2 Phân loại theo tỉnh chuyên môn hoa

Tuy thuộc vào các loại hình doanh nghiệp khác nhau mà các dạng hàng dự

trừ cũng khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trừ cũng khác

nhau Đỳi với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, sản phẩm của họ

là vô hình như lời khuyên vê tư vân tâm lý, sự giải trí của người tiêu dùng thì

hàng dự trừ chủ yếu là các công cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất, kỷ thuật

3 Theo Website Thư viện tài liệu trực tuyến Việt Nam, húp: /taiỉỉeu.vn xem taì ìieu quan_ỉx_duJru ; 7757ỉ

dùng vào hoạt động của họ Vì vậy, trong lĩnh vực này nguyên vật liệu và sản

phàm dự trữ có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiên thức tích tụ, tích lũy

trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm nhưng côna việc đó Đối với lĩnh

Vực buôn bán, doanh nghiệp mua hàng đê bán kiêm lịi nhuận, hàng dự trừ của

họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyên tới tay người tiêu dùng

Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hâu như không có dự trừ là bán thành phàm

trên dây chuyên như trong lĩnh vực sản xuât Đôi v ớ i lĩnh vực sản xuât che tạo,

sản phẩm của doanh nghiệp phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài đê biên

đâu vào là nhưng nguyên vật liệu thành sàn phàm là đâu ra cuối cùng, nên hàng

dự trừ bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phàm

trên dây chuyền đến thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng

Nên trong các doanh nehiệp sản xuất nói chung, tính chuyên môn hoa luôn đưịc

các cấp quản lý quan tâm Vì vậy hệ thống quàn trị dự trữ cũng không nằm ngoài

sự quan tâm đó Đe thuận tiện cho công tác quàn lý thì doanh nehiệp phân loại

hệ thống theo tiêu chí này sẽ chia thành:

Kho quan trọng nhất là kho thành phẩm, đây là địa diêm dự trữ thành

phàm đang chờ bán và thành phàm tôn kho của doanh nghiệp

Kho thứ hai là kho bán thành phàm, là nơi tập két nhưng sản phàm chưa

hoàn thành và sản phàm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phàm

Quan trọng không kém kho thành phẩm là kho nguyên vật liệu, là địa

diêm đê lưu giữ nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chê biên sẽ câu

thành hình thái vật chất của sản phẩm

K h o tiêp theo là kho các bộ phận linh kiện và thiêt bị là vị trí đê d ự trừ

nhưng linh kiện và thiêt bị phục vụ cho hoạt động sàn xuât, kinh doanh, hạch

r r

toán kê toán, sửa chừa máy móc cho văn phòng và xưởng sản xuất,

N ê u như không có ko này thì không thê diên ra được hoạt động sản xuât

Đây là kho nhiên liệu, là nơi dự trừ những thứ dùng đê tạo nhiệt năng như than

đá, than bùn, củi, xăng dầu, gas,

Cuôi cùng là kho công cụ dụng cụ, cũng là nơi đê lưu giữ tát cả công cụ

dụng cụ phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp

Thêm vào đó, trong các doanh nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ

thì lại được chia như sau: Hàng hoa trong kho được dự trừ ở các kho tạm giữ

hoặc kho dự trữ hoặc cả diện tích bán hàng

Những kho này là cần thiết, bởi vì các dự trừ phải được bào vệ chống trộm

oặccăp, chông cháy nô, chông thậi tiêt xâu, chông nóng, chông âm, và chông

những biến dạng Nhưng cơ sở dự trừ cần phải kín và phù họp với từng loại

ì ^

sản phàm, hàng hoa, vật tư cân được bảo vệ

ì > r f ì

Địa diêm kho dự trừ cân được bô trí sao cho việc vận chuyên tôi thiêu và

dê dàng cho việc nhập và xuât các hàng hoa

23 Phàn loại theo yêu càu quản lý

Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên, vật liệu, thiết bị máy móc, dụng

cụ trước khi đưa vào sản xuât, đông thậi cũng là nơi tập trung thành phàm của

công ty trước khi tiêu thụ Nêu căn cứ vào phương pháp bảo quản thì kho được

r \ •>

chia thành kho trong nhà và kho ngoài trậi Nhưng nêu xét vê mặt tô chức sản

xuât và quản lý, kho là diêm xuât phát và là diêm cuôi cùng của quá trình sản

xuất Do đó việc tổ chức bào quản các loại kho và trước hết là các loại kho phục

vụ cho đâu vào của dây chuyên sàn xuât thì công ty phải thực hiện được các

công tác sau đây: Bảo quản toàn vẹn vê sô lượng và chát lượng, ngăn ngừa, hạn

của sản xuât Phải đảm bảo thuận tiện việc nhập, xuât, kiêm kê (dê tìm, dê thây,

dễ lấy), hàng hoa, vật tư trong kho luôn tuân thủ nguyên tắc nhập trước, xuât

trước và chấp hành đầy đủ các chế độ và thủ tục đã quy định Thêm vào đó phải

đảm bảo hạ tháp chi phí bảo quản băng tô chức lao động khoa học trong kho, sử

dụng hựp lý diện tích và dung tích kho Vì vậy, xuất phát từ nhưng nhiệm vụ trên

công ty đã có đưực các nội dung của tô chức bảo quản Một là, các bộ phận quản

lý kho phải có hệ thông sô sách theo dõi rõ ràng, luôn luôn năm vừng chát lưựng,

r > r ì

SÔ lưựng hàng tôn kho đôi v ớ i từng loại hàng hoa, vật tư cụ thê, và có cơ sở đê

lập kê hoạch mua hàng Kho phải có sơ đô sáp xép, phân loại theo quy cách,

phàm chát, không đê tình trạng hàng hoa, vật tư bị vát bừa bãi không di chuyên

9

đưực, và phải tận dụng tôi đa diện tích kho Trong kho phải luôn đảm bảo an

toàn lao động, đây là điều căn bản của công tác quàn lý kho của công ty Hai là,

xây dựng và thực hiện nội quy và quy chế quản lý kho tàng Kho phải có các hệ

thông nội quy ra, nội quy vào, nội quy bảo quản, nội quy vê xuât-nhập, quy chê

phòng hoa hoạn, nội quy kiêm tra định kỳ và các quy chê vê khen thường, kỷ

luật, Chính vì vậy, trong công ty để đảm bảo đưực tính chuyên môn hoa nhưng

phải thuận lựi cho công tác quản lý của các công ty đạt hiệu quả cao, đặc biệt là

các công ty sản xuất thì người ta chia kho như sau: kho thành phẩm, kho nguyên

vật liệu chính, kho vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho thiết bị, kho phụ tùng

Cũng giống như cách phân loại hệ thống theo tính chuyên môn hoa thì

phân loại theo yêu cầu quản lý đơn giản hơn, số lưựng kho ít hơn nhưng quản lý

cũng dễ dàng hơn

Hâu hét nhưng doanh nghiệp sản xuât đêu muôn có đưực hệ thông quản trị

> r ^ > r

hoàn chỉnh nhăm đáp ứng tót hơn nhu câu của khách hàng, tạo điêu kiện sản xuât

linh hoạt, an toàn, ôn định, và góp phân giảm chi phí trong kinh doanh Đê có

được điêu đó, các nhà quàn lý luôn tập trung m ọ i nguôn nhân lực và đâu tư chi

phí rất lớn cho công tác quản trị dự trữ

r r

li Nguyên tác, v a i trò và n h i ệ m v ụ của hệ thông q u ả n trị d ự t r ữ

1 Nguyên tác của hệ thông quản trị dự trữ

r

K h i doanh nghiệp đã đi vào quỹ đạo của sản xuât và kinh doanh thì doanh

nghiệp luôn đặt ra những nguyên tác nhăm chuân hoa mọi quy trình, đê làm sao

r r

mang lại hiệu quả tót nhát cho doanh nghiệp Chính vì vậy, m ọ i hoạt động của

f r

doanh nghiệp luôn thực hiện đúng những nguyên tác đó V à hệ thông quàn trị dự

trỉ cũng không năm ngoài những quy định chung của doanh nghiệp Bát cứ tài

sản, nguyên vật liệu hay thành phàm k h i nhập hoặc xuât đêu phải tuân thủ đúng

r f f

nhưng nguyên tác m à doanh nghiệp đặt ra Nhưng nguyên tác chung nhát sau

đây áp dụng cho cả nghiệp vụ nhập kho và xuất kho:

Nguyên tắc thứ nhất: Chỉ được nhập kho hoặc xuất kho nhưng hàng hoa

r n r r

CÓ đủ giây tờ hợp lệ quy định cụ thê đôi v ớ i tỉng loại vật tư tài sàn và đôi tượng

nhận hàng Đây là điêu kiện đâu tiên và quan trọng nhát đôi với các nghiệp vụ

liên quan đến quy trình xuất, nhập kho của tỉng loại vật tư, hàng hoa cụ thể

Nguyên tắc thứ hai: Tất cả hàng hoa nhập kho hoặc xuất kho phải được

kiêm tra đây đủ, tuân thủ đúng quy trình và phải chính xác cà vê sô lượng, chủng

loại, phàm chát, và quy cách trong phiêu nhập kho hoặc phiêu xuât kho M ọ i

hàng hoa khi nhập hoặc xuất phải cân, đo, đong, đếm theo đúng quy định về thủ

w

tục, quy trình đôi v ớ i tỉng loại tài sản

Nguyên tắc thứ ba: Chỉ nhập kho hoặc xuất kho nhưng hàng hoa theo

> r r t ì

đúng hiện trạng vê sô lượng, chát lượng đã được kiêm nhận và kiêm nghiệm

Nguyên tác t h ứ tư: N g ư ờ i giao hàng và người nhận hàng phải có đây đủ

^ ì >

giây tờ hợp lệ và có đủ thâm quyên k h i giao, nhận hàng hoa K h i 2Ìao hoặc nhận

hàng hoa phải có xác nhận theo đúng thủ tục quy định

2 Vai trò của hệ thông quản trị dự trữ

e r r -V

Doanh nghiệp là một hệ thông thông nhát bao g ô m ba phân hệ cơ bản là

quản trị tài chính, quản trị sản xuât và quản trị marketing Trong các hoạt động

lực cân thiêt trong sản xuât, giảm giá thành, tăng năng suât và hiệu quà của

doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, để đánh giá được vai trò quyết định của

quản trị dự trớ thì phải xem xét tất cả các chức năng khác trong hoạt động quàn

trị sản xuất Các chức năng đó được hình thành nhằm thực hiện những mục tiêu

r * r t

nhát định và có quan hệ chặt chẽ v ớ i nhau Môi quan hệ này thông nhát và tạo

điều kiện thuận lợi thúc đây nhau cùng phát triển Sự thống nhất, phối họp cùng

giảm được chi phí duy trì dự trớ ví dụ như chi phí vê von, chi phí rủi ro do tôn

kho vì nhưng nguyên nhân mất mát, hư hỏng, Thêm vào đó, lượng dự trữ vớa

phải sê có được điêu kiện bảo quản tót nhát và luôn dự trữ được hàng hoa và

nguyên vật liệu trong kho Quàn trị dự trớ chặt chẽ còn đảm bào vê việc đặt hàng

đúng thời điểm, tránh được sự thất thoát và lãng phí

rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng nhập Thay đôi thời 2Ìan

vận chuyên, hàng gửi không đúng lúc, hàng kém chát lượng, Tạo sự ôn định và

an toàn trong sản xuất kinh doanh

Quản trị dự trữ hiệu quả góp phần giảm chi phí trong kinh doanh, cân đối

TÔ chức bảo quản hàng hoa d ự trừ theo đủng các quy định yêu câu đôi v ớ i

từng loại tài sản, trình tự xuất nhập hàng hoa đầy đủ, chính xác và kịp thời theo

đúng số lượng, chất lượng và theo đúng thủ tục đã quy định Tô chức dự trừ hàng

> r ì r

hoa theo đúng các quy định như lượng tôn kho tôi thiêu, tôi đa,

Quản lý các thiết bị dự trừ và phương tiện cần thiết để bốc xếp hàng, bào

quản hàng hoa, các thiết bị xếp dờ, vận chuyển, cân đong đo và kiêm nghiệm,

các thiêt bị phòng cháy chừa cháy và các trang thiêt bị khác trong kho

Phân loại và sắp xếp hàng hoa trong kho sao cho họp lý, dễ dàng và thuận

tiện cho việc xuât, nhập và kiêm kê các loại hàng hoa Đây là điêu mà các cáp

quản lý luôn lưu tâm đến vì địa điểm để lưu giữ hàng hoa luôn phải rộng với mặt

băng có diện tích lớn, nên sáp xép hàng hoa một cách có khoa học là rát khó Và

thêm nữa, hàng hoa luôn đa dạng vê chủng loại và mẫu mã, sẽ càng khó khăn

hơn cho công việc phân loại và sắp xếp Chính vì vậy, nhiệm vụ quan trọng của

hệ thông quản trị là làm sao cho công việc phân loại và sáp xép đó luôn thuận

r f ì

tiện và đạt hiệu quà tôi ưu nhát Qua đó doanh nghiệp mới phát triên toàn diện cả

về quản lý và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh

I U Tiêu chí đánh giá vê hiệu q u ả hoạt động của hệ thông q u ả n trị

d ự t r ữ q u a việc q u ả n lý c h i phí t r o n g doanh nghiệp

Quản lý chi phí là hoạt động cho phép doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sư

dụng các nguôn lực kinh tê trong quá trình sản xuât kinh doanh và tạo ra các ưu

thế cạnh tranh trên thị trường Quản lý chi phí là việc tổng hợp phân tích, đánh

giá thực trạng sử dụng các nguồn von và chi phí, từ đó đưa ra quyêt định vê các

chi phí ngan hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiêm soát chi phí là một

hoạt động quan trọng của quản lý chi phí Thông qua việc xây dựng hệ thậng

ì r

định mức chi phí dựa trên các tiêu chuân kỳ thuật, chi phí thực tê phát sinh các

kỳ trước và dự toán chi phí trong kỳ; doanh nghiệp tiến hành phân tích biên động

chi phí thực tế so v ớ i định mức, đồng thời khoanh vùng nhưng nơi phát sinh chi

phí biến động Sau k h i điều tra và tìm ra nguyên nhân cót lõi của nhưng biên

đồng này, doanh nghiệp sẽ đê ra các biện pháp cát giảm chi phí Công việc này

không chỉ là trách nhiệm của bộ phận tài chính - kê toán m à còn phải được sự

tham gia của các phòng, ban khác để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc x ử

lý thông tin chi phí Đặc biệt, cần xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí trong toàn

thể cán bộ nhân viên công t y và ban lãnh đạo phải là người gương mẫu để

r ì

khuyên khích nhân viên tham gia Việc kiêm soát chi phí của doanh nghiệp

không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính m à còn là giải pháp về cách dùng

người của nhà quàn lý và là vân đê sông còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội

nhập

Hệ thông quản trị d ự trừ là một phân quan trọng không thê thiêu trong

toàn bộ doanh nghiệp C ó được hệ thậng quản trị dự trừ hiệu quả sè đánh giá

đúng được giá trị của hàng tôn kho Vì hàng tôn kho là một trong những tài sàn

chiếm sậ lượng lớn nhát của một doanh nghiệp trong bàng cân đậi kế toán, và

hàng tôn kho được xép trong khoản mục tài sản lưu động Do đó có khả năng

được chuyên thành tiền mặt trong vòng một năm Vì hàng tồn kho chiếm giá trị lớn trong tông tài sàn lưu động của doanh nghiệp Do vậy, bất cứ sai lệch nào

> * Xít/ r

trong đánh giá hàng tôn kho đêu dân đèn những sai lệch đáng kê trong việc tính

toán lợi nhuận cũng như việc nhận định tình hình tài chính của doanh nghiệp Cụ thể là sai lệch này sẽ ảnh hưởng trọc tiếp đến các khoản mục trên tài khoản tiêu

r

thụ và két quả như: nguyên giá hàng bán, lãi gộp, lãi ròng và các khoản mục trên

bảng tổng số tài sản lưu động tổng tài sản vốn và công nợ Việc xác định đúng

và đủ giá trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý, tô

r

chức hoạt động sản xuât kinh doanh, sử dụng có hiệu quà tài sản, vật tư, của

doanh nghiệp Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày mà còn giúp doanh

nghiệp có được lượng vật tư hàng hoa dọ trữ đúng định mức, không dọ trừ quá nhiêu gây ứ đọng von, mặt khác không dọ trừ quá ít đê đảm bào cho quá trình

w r

sản xuât kinh doanh của doanh nghiệp được tiên hành liên tục N h ư vậy, hàng

tồn kho là một yếu tố rất quan trọng của phần lớn các doanh nghiệp Chính vì

vậy, đánh giá được hiệu quà của hàng tồn kho qua chi phí dọ trừ với tông lợi

nhuận của doanh nghiệp là việc hét sức cân thiêt cho doanh nghiệp, đê thây được nhưng hiệu quả mà hệ thống quản trị dọ trữ mang lại

r

L ợ i nhuận của doanh nghiệp có được từ hoạt động sản xuât kinh doanh Vì

vậy, lợi nhuận càng cao thì doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội phát triển Chính

> r r r ì • r

điêu này cho thây, doanh nghiệp muôn giảm tôi thiêu m ọ i chi phí đê tăng tôi đa

lợi nhuận Tổng chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí lao động trọc tiếp,

r

c h i phí nguyên vật liệu trọc tiêp và chi phí chung

Chi phí lao động trọc tiêp là tiên lương và các khoản liên quan trà cho

công nhân lao động trọc tiếp mà chúng có thể được phân bổ toàn bộ theo lượng

thời gian đã sử dụng đê tạo ra một đơn vị sản phẩm hoặc đê cung cấp một dịch

vụ cụ thê Chi phí nguyên vật liệu trực tiêp bao 2Ôm giá mua nguyên vật liệu; chi

phí tồn trừ; chi phí đặt hàng; tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trừ Chi phí

chung bao gồm: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý

doanh nghiệp

ì r 9

Chi phí có thê đưỉc xác định là: thứ nhát chi phí biên đôi là tông của

chủng thay đổi tỉ lệ thuận với mức sản lưỉng; thứ hai, chi phí cố định là chi phí

không thay đổi khi mức sản lưỉng thay đổi

Chi phí tôn trừ năm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiêp Vì vậy, chi phí

\ t ì ì

tôn trừ chỉ có thê đưỉc kiêm soát k h i doanh nghiệp tuân thủ theo các bước kiêm

r ì

soát chi phí sau đây Trước hét, doanh nghiệp phải lập định mức chi phí, cụ thê

là định mức cho các khoản chi phí theo nhưng tiêu chuân eăn với từng trường

họp cụ thê trên cơ sờ phân tích hoạt động của doanh nghiệp Như vậy, doanh

nghiệp phải nghiên cứu các dừ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuân cũng

như căn cứ vào diên biên giá cả trên thị trường và chiên lưỉc phát triên của công

ty Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế Công việc này không chỉ

là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải đưỉc sự tham gia của các phòng,

ì

ban khác đê doanh nghiệp chủ động hơn trong việc x ử lý thông tin chi phí Các

chi phí phải đưỉc phân bô thành từng loại cụ thê Ngoài ra, doanh nghiệp phải

phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin

chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dề dàng xác định sự khác

biệt giữa chi phí thực tê với định mức, đông thời khoanh vùng nhưng nơi phát

sinh chi phí biến động Sau khi điêu tra và biết đưỉc nguyên nhân biến động chi

phí, doanh nghiệp sẽ xác định các chi phí và kiểm soát đưỉc của từng bộ phận

nhân viên

Chính vì vậy, quan hệ giữa chi phí t ồ n trữ và lợi nhuận là tỷ lệ nghịch

Nêu chi phí tôn trữ quá cao thì lợi nhuận sẽ giảm, ngược lại chi phí tôn trừ tháp thì lợi nhuận sẽ tăng Điều mà mọi doanh nghiệp quan tâm đó là mọi chi phí phát

> r OM > * /

sinh đêu được giảm tới mức tôi đa nhưng vân đáp ứng được yêu câu vê sản xuât

và kinh doanh của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ D ự TRỮ TẠI C Ô N G TY TNHH H O À N M Ỹ - TẬP Đ O À N PRIME

*? _ _

ì Quá trình hình thành và phát triên của công ty TNHH Hoàn Mỹ

1 Sự ra đòi của công ty:

Công ty T N H H Hoàn M ỹ là một trong m ư ờ i công t y thành viên sản xuât

vật liệu xây dựng thuộc tập đoàn Prime Chính vì vậy, quá trình hình thành và

phát triển của công ty luôn gắn liền v ớ i sự phát triển và trường thành của tập

đoàn Prime

Prime là tập đoàn đa ngành hàng đâu tại Việt Nam hoạt động trên nhiêu

lĩnh vực trong đó vật liệu xây dựng và bất động sản là một trong những sức

mạnh của tập đoàn Đ ư ợ c thành lập năm 1999, đến nay Prime có hai mươi mót

công ty thành viên nắm g i ữ cố phần chi phối và m ư ờ i công ty liên quan, liên kết

hoạt động chủ yêu trong lĩnh vực sản xuât vật liệu xây dựng, chê biên thực phàm

và đồ uống, kinh doanh bất động sản và phát triển khu đô thị, kinh doanh khách

sạn và dịch vụ du lịch, khai khoáng, v.v Trong số đó, m ư ờ i công ty thành viên

đang sản xuât các sản phàm vật liệu xây dựng bao gôm: gạch ôp lát, ngói lọp cao

cáp, thiêt bị vệ sinh và bình nước nóng

Đ ế n cuối n ă m 2006, tập đoàn Prime đã trở thành một trong số nhưng tập

đoàn hàng đâu Việt N a m trong lĩnh vực sản xuât gạch ôp lát v ớ i năng lực sản

xuât 30,9 triệu m2 sản phàm /năm Sang đâu n ă m 2007, trước những thay đôi

\ / r r -ỉ ì

của nên kinh tê Việt N a m và thê giới, tập đoàn Prime đã quyêt định chuyên đôi

từ công t y T N H H hoạt động theo m ô hình tập đoàn thành các công t y cố phần

hoạt động theo m ô hình tập đoàn và mở rộng thêm các hoạt động sản xuất kinh

doanh, hướng tới phát triển Prime thành một tập đoàn đa ngành hàng đầu Việt

Nam với sự ra đời của các công ty mới kinh doanh vận tải, khai thác khoáng sản

thương mại bao gồm công ty cổ phần Prime Hào Phú, Prime Đại An, Prime

-Đại Quang, Prime - Thiên Phúc, tiếp vận châu Á Thái Bình Dương trên lĩnh vực

cung cáp hậu cân, kỳ thuật và vận tải Trong lĩnh vực bát động sản cũng có hai

công ty thành lập mới là công ty cổ phần đầu tư và phát triển hạ tầng Prime;

ì > > f

công ty cô phân đâu tư bát động sản PrimeLand

ì r

Sau 10 năm phát triền, Prime đã trở thành một tập đoàn kinh tê với 21

công ty con, 10 công ty liên quan liên két hoạt động trong nhiêu lĩnh vực như sản

r

xuât bao bì (Công ty T N H H Bình Xuyên), kinh doanh thương mại (Công ty

TNHH Thái Hưng, Son TN Đức Minh ), sản xuụt và kinh doanh sưa (Công ty

CÔ phân Elovi với thương hiệu sưa nôi tiêng ZINZIN) Với cam két phát triên

bền vững; cung cụp những sàn phàm dịch vụ tốt làm tăng giá trị cuộc sông, đảm

bảo hài hòa về lợi ích nhằm xây dựng một cộng đồng phồn thịnh, Ban lãnh đạo

và toàn thể cán bộ, công nhân viên của Prime đang nồ lực hết mình đê đưa Prime

trở thành Ì tập đoàn kinh tế tiên phong của Việt Nam và khu vực

Và công ty TNHH Hoàn Mỹ là thành viên trong tập đoàn với quyêt định

thành lập theo Giụy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1902 000 196 của Sở Kế

hoạch và đâu tư tỉnh Vĩnh Phúc cáp ngày 25/04/2003 Cũng như nhưng thành

viên khác trong tập đoàn, công ty TNHH Hoàn Mỹ chuyên sản xuụt các loại

gạch men cao cáp trên dây chuyên công nghệ hiện đại của Italia và Tây Ban Nha

Tên giao dịch trong nước: Công ty TNHH Hoàn Mỹ

r f

Tên giao dịch quôc tê: Hoan My Company.Ltd

Trụ sở: Khu công nghiệp Khai Quang - Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc

Điện thoại: 02113 843 253 Fax: 02113 843 254

Tháng 05/2002, công ty đã đâu tư xây dựng nhà máy sản xuât gạch ôp

tường v ớ i công suât thiêt kê là 4 500 000 m2/năm v ớ i tông sô vòn ban đâu là 251

tỷ đông Và đèn tháng 03/2003, nhà máy đi vào sản xuất đông bộ hai dây chuyên

hiện đại của hãng SacMi - Italia Công ty chuyên sản xuât gạch ôp tường với

những mẫu mã sang trọng, kích thước đa dạng Với hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001:2000 cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo cơ bàn, đã làm

chủ được dây chuyền hiện đại và cho ra những sản phàm đạt tiêu chuân chát

lượng Châu Au EN 159 Sản phàm của công ty đã được thị trường và người tiêu

Do nhu cầu tiêu thứ lớn, sản phẩm sản xuất ra không đủ đáp ứng nhu cầu

thị trường nên đến tháng 06/2006, công ty tiếp tức đầu tư thêm hai dây chuyền

sản xuất nâng công suất toàn nhà máy lên 8 800 000m2/năm Chỉ trong thời gian

r > r

ngăn, được sự lãnh đạo của hội đông thành viên, ban giám dóc cùng sự nô lực

của toàn thể cán bộ công nhân viên đã đưa công ty phát triển mạnh

Trong bảy năm qua, công ty đã phát triển rất nhanh, đầu tư đúng hướng,

có chiều hướng kinh doanh đúng đắn và năng động, khai thác được nhưng lợi thế

của công ty như: địa bàn sần đường Quốc lộ số 2, giao thông thuận tiện cho việc

vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào cũng như sàn phẩm đầu ra dề dàng, giáp với

thủ đô Hà Nội và tam giác kinh tê Bác bộ ( Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh )

Cùng đó là lợi thê vê ngành nghê sản xuât kinh doanh gạch men hiện đang còn

ì r

khá m ớ i mẻ ờ thị trường Việt Nam Do vậy, đê khai thác được nhưng lợi thê đó,

công ty đã ngày càng m ờ rộng qui m ô sản xuât, chủns loại sàn phàm đê đáp ứng

nhu cầu người tiêu dùng, tạo thêm nhiều việc làm và tăng thu nhập cho người lao

r r

động trong công ty Sau đây là chỉ sô kinh tê m à công ty đã thực hiện được

Bảng 1.2: Các chỉ tiêu kinh tế được thực hiệu qua các năm

(Nguôi!: Phòng kê toán)

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1 Chức năng

Công ty TNHH Hoàn Mỹ là một doanh nghiệp sàn xuất và kinh doanh vật

liệu xây dựng, ngoài ra còn có thêm các loại hình kinh doanh khác như vận tải hàng hoa đường bộ băng xe tải, xây dựng công trình công nghiệp, mua bán máy móc thiêt bữ công trình và phụ tùng thay thế, mua bán đồ dùng cá nhân và gia

r -\ r r

đình, tư vân vê thiêt kê và xây dựng các công trình dân dụng,v.v

Mặc dù chức năng chính của công ty vân là sản xuât và kinh doanh vật

liệu xây dựng, nhưng công ty vẫn duy trì và phát huy những chức năng khác làm sao mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp của mình Những loại hình kinh

«k t f

doanh khác trong công ty luôn hô trợ và giúp đỡ đê chức năng sản xuât và kinh

doanh chính đạt được nhưng chỉ tiêu kinh tê mà công ty đã đê ra Nhưng chức năng này đã tạo ra một công ty TNHH Hoàn Mỹ có tiềm năng về phát triển kinh

tê, có chò đứng trên thữ trường và niêm tin của người tiêu dùng

2.2 Nhiệm vụ

Công ty TNHH Hoàn Mỹ cũng như tập đoàn Prime hoạt động dựa trên

quy luật nhân bản lây con người làm trung tâm Bên cạnh đó nên tàng của sự

minh bạch, tin cậy và công băng là nhưng yêu tô dân dát mọi định hướng của tập

đoàn Tát cả đêu hướng đen sự thịnh vượng và cùng nhau phát triên Nhưng quy

luật và nên tảng hoạt động đó đã đi cùng công ty kê từ khi thành lập và ngày nay

đã trở thành văn hoa doanh nghiệp

Với tư cách là một trong những tập đoàn kinh tê hàng đâu tại Việt Nam

hiện nay, tập đoàn Prime đã phát triứn và xây dựng nên sự đan xen với các giá trị

ì r w

không thê tách r ờ i giữa sản xuất, kinh doanh, con người và môi trường sông

Công ty cũng như tập đoàn đã đặt ra các tiêu chí cho hoạt động của mình Đó là

các tiêu chí quan trọng hàng đâu bao gôm:

r f f

Con người: Con người luôn là trung tâm, là yêu tô quyêt định làm nên các

chính sách, định hướng và chiến lược của tập đoàn Con người là tài sản, là bộ

phận hiện thực hoa của thành công và thịnh vượng của Prime và công ty

f r

Đôi tác: Đôi tác của Prime và công ty luôn được coi trọng xứng đáng v ớ i

những gì mà chúng tôi cùng họ đạt được Quan hệ đối tác đối với Prime và công

ty được xây dựng trên cơ sở tin cậy, bình đang và công bằng

Chính phủ và cộng đông: Prime và công ty đã, đang và sẽ luôn là thành tô

tin cậy của cộng đông, cùng cộng đông và đóng góp cho cộng đông vì sự thịnh

r r r

vượng chung Công ty cam két sẽ luôn là đôi tác minh bạch và tin cậy đôi v ớ i

các cơ quan chính quyên và các nhóm cộng đông có chung mục đích và lợi ích

Môi trường, an ninh và sức khoe: Sự phát triứn của Prime và công ty có

toàn, t r o n g lành và bền vững không chỉ cho bản thân công ty và nhưng nhân lực

cùng công ty chúng tôi mà còn cho cả cộng đồng xung quanh

Tài sản và tài chính: Công ty luôn cam kết hoạt động vì sự bền vững và do

vậy công ty luôn bảo vệ quyền lợi của những nhà đầu tư Hệ thống tài chính và

quản lý tài chính, kiêm toán và kiểm soát tài sàn được xây dựng dựa trên nền

tảng có độ tin cậy cao nhất, minh bạch nhất và công khai nhất đối với các nhà

đầu tư

3 Các lĩnh vực hoạt động của công ty

3.1 Sản xuât và kinh doanh vật liệu xây dựng

Sản xuât và kinh doanh vật liệu xây dựng mà sản phàm chủ đạo đó là gạch

men với nhiêu mâu mã đa dạng với nhiêu kích thước phong phú, cùng với giá cả

cạnh tranh Đây chính là thê mạnh của công ty Nên trong thởi gian tới, công ty

phát triên thêm nhiêu lĩnh vực trong kinh doanh Chính vì vậy công t y đã mạnh

dạn đâu tư thêm vào sản xuât bình nước nóng với công suât 60.000 bình/năm

Mở rộng sang sàn xuât kinh doanh thiêt bị gia dụng như bình nước nóng là thê

hiện cam két phát triên không ngừng của công ty Đây là mong muôn mà công ty

r

đã và đang làm được mang lại sự tiện nghi đen m ọ i gia đình Việt

3.3 Khu đô thị và trung tâm thương mại

Cùng với sự chuyên mình để trở thành tập đoàn kinh tế đa ngành và phát

ì > ^

triên, Prime đã m ở rộng hoạt động đâu tư sang nhiêu lĩnh vực khác, trong đó có