L ng ting cho báo cáo
B ng 9 Danh mc phím tt th ng dùng trong khi trình ch iu 125
Hành đ ng K t qu
Nh p trái chu t n slide k ti p ho c ho t c nh k trong slide
Nh p ph i chu t V slide li n tr c (ch có tác d ng khi tùy ch n Shortcut Menu On Right b t t)
Nh n Enter Di chuy n đ n slide k ti p Nh n Home Di chuy n đ n slide đ u tiên Nh n End Di chuy n đ n slide cu i cùng Nh n Page Up Di chuy n v slide li n tr c Nh n Page Down Di chuy n đ n slide k ti p Nh p con s và nh n
Enter
Di chuy n đ n s slide do b n nh p vào nh n phím Enter Nh n B Hi n th màn hình đen, nh n l n n a đ tr l i màn hình c Nh n W Hi n th màn hình tr ng, nh n l n n a đ tr l i màn hình c Nh n Esc Thoát ch đ Slide Show
Hình 209. C a s tr giúp trong Slide Show
Chuy n đ n m t Custom Show
T màn hình trình chi u, b n nh p nút Slide å Custom Show å ch n Custom Show mu n chuy n t i.
3. T o chú gi i trong Slide Show
Các tùy ch n con tr
Trong ch đ Slide Show, b n ch n Pen trên thanh công c å ch n Arrow Optionså ch n tùy ch n con tr mong mu n.
Hình 211. Tu ch n con tr
• Automatic: n con tr đ n khi b n di chuy n chu t
• Visible: con tr luôn luôn đ c hi n th trong khi trình chi u
• Hidden: con tr luôn luôn đ c b n trong khi trình chi u
S d ng Pen đ chú gi i ho c làm n i n i dung
Trong ch đ Slide Show, b n ch n Pen trên thanh công c å ch n ki u Pen ((Ballpoint Pen, Felt Tip Pen) ho c ch n ki u tô n n làm n i (Highlighter) å v lên màn hình đang trình chi u. B n có th thay đ i màu t i Ink Color.
L u các chú gi i
Khi k t thúc báo cáo và trong quá trình báo cáo b n có t o các chú gi i thì PowerPoint s hi n thông báo nh c nh b n l u l i (Keep) hay h y b (Discard).
Hình 213. Thông báo nh c nh l u chú gi i
làm xu t hi n các chú gi i trong ch đ so n th o, b n vào ch đ N ormal å vào ng n
Reviewå ch n Show Markup.
4. Trình chi u báo cáo v i nhi u màn hình
B t tính n ng h tr nhi u màn hình trên máy tính
T c a s Windows, b n vào StartåControl Panelå ch n Display
Ch n màn hình th 2, sau đó đánh d u ch n vào Extend my Windows desktop onto this monitor. Ti p theo, b n ch nh l i đ phân gi i cho màn hình th hai này. Sau khi thi t l p xong, b n nh n nút OK đ đóng h p tho i Display Properties l i.
Vào ng n Slide Showå ch n Set Up Slide Showå ch n màn hình th 2 (Monitor 2 Plug and Play Monitor) đ chi u cho khán gi xem. Màn hình Primary Monitor là dành cho ng i thuy t trình. Sau đó nh p ch n Show Presenter View và nh n nút OK.
Hình 215. Thi t l p màn hình trình chi u
S d ng tính n ng Presenter View khi trình chi u
B n vào ng n Slide Showå ch n đ phân gi i t i Resolutionå ch n màn hình s hi n th bài thuy t trình cho khán gi xem t i Show Presentation Onå ch n Use Presenter View.
T i nhóm Start Slide Showå ch n From Beginningđ b t đ u trình chi u
Hình 217. Màn hình khán gi nhìn th y trong ch đ Slide Show
Hình 218. Màn hình ng i thuy t trình nhìn th y trong ch đ Slide Show
T màn hình dành cho ng i thuy t trình, b n có th đi u khi n các n i dung trình chi u m t cách d dàng đ ng th i có th đ c đ c các thông tin ghi chú cho các slide mà mình đang trình bày.
Speaker notes Slide đang chi u
S d ng các thành ph n trên màn hình dành cho ng i thuy t trình (Presenter View)
• Các hình Slide thu nh : Ch a danh m c các slide trình b n, b n nh p chu t lên slide đ di chuy n nhanh đ n slide đó trong quá trình báo cáo.
• Slide đang trình chi u: Hi n th n i dung gi ng nh màn hình đang chi u cho khán gi xem.
• S slide và th i gian: Hi n th s c a slide hi n hành và th i gian đã trình chi u c ng nh th i gian hi n t i.
• Speaker notes: Ph n chú thích c a ng i thuy t trình.
• Thanh công c : Di chuy n, ch n lo i bút, màu s c …
• Slide Show. Click to navigate to other locations in the presentation. Nh n ESC ho c nh n nút Close đ thoát ch đ Slide Show.
Ph l c
1. Các câu h i và tr l i ph bi n
Câu 1. Gi s b n có USB ch a t p tin PowerPoint dùng đ báo cáo và khi đ n n i báo cáo, thì m i bi t máy tính dùng đ thuy t trình không có cài Ms. Office. tránh r i ro nêu trên, b n c n ph i s d ng ch c n ng nào c a ph n m m PowerPoint tr c khi đi? Cho bi t cách th c hi n. Tr l i
Dùng Package for CD đ đóng gói toàn b bài báo cáo kèm theo các t p tin link kèm theo, ngoài ra còn có c ch ng trình PowerPoint Viewer đi theo đ có th báo cáo trên các máy tính không có ch ng trình PowerPoint (l nh xin xem hình).
Hình 1. Package for CD
Câu 2. PowerPoint có cho phép chèn m t đo n video hay m t b n nh c mp3 vào slide hay không? N u đ c xin nêu cách th c hi n v i yêu c u sao cho có th nhúng luôn t p tin multimedia vào slide. (Ngh a là khi chép t p tin PowerPoint này sang máy khác thì không c n ph i chép kèm theo các t p tin nh c và video).
Tr l i
Cho phép chèn nh c và phim. Tuy nhiên PowerPoint ch cho phép nhúng các t p tin âm thanh có đnh d ng wav, mid (midi – âm thanh mono) còn đ i v i các đnh d ng âm thanh khác nh wma hay mp3 thì PowerPoint cho phép nhúng b ng cách chèn chúng vào v i d ng Object và khi báo cáo thì các t p tin âm thanh này s đ c phát thông qua m t trình Media Player bên ngoài.
Hình 2. N húng multimedia vào slide
PowerPoint cho phép chèn Video clip d i d ng Link mà thôi, mu n nhúng thì c ng ph i Insert Object và khi báo cáo thì Video clip s đ c phát thông qua m t trình Media Player bên ngoài (ví d nh Windows Media Player), ho c m t gi i pháp t t h n là chuy n Video Clip thành Flash Video r i nhúng vào t p tin.
Câu 3. Có th chèn Flash vào slide đ c không? N u đ c thì nêu cách th c hi n. Tr l i:
c phép chèn Flash vào PowerPoint. Cách th c hi n r t đ n gi n nh sau: Vào ng n Developer ch n More Controls…
Hình 3. Ch n l nh More Controls…
Ch n Shockwave Flash Object và OK, v m t vùng hình ch nh t vào slide to nh tu theo b n mu n kích th c c a video clip khi chi u.
Hình 4. V Shockwave Flash Object vào slide
Nh p ph i chu t ch n Properties å t i Movie nh p tên đ y đ c a t p tin Flash và đ ng d n vào, l u ý ch n EmbedMovie là True
Hình 5. Khai báo thông tin trong c a s Properties
Câu 4. Mu n chèn Logo vào t t c các Slide trong m t bài báo cáo có r t nhi u slide thì ph i làm sao?
Tr l i
Có nhi u cách làm, tuy nhiên cách làm nhanh và ít làm t ng dung l ng t p tin là chèn Logo vào Slide Master c a t p tin.
Hình 6. Chèn logo vào các Layout trong ch đ Slide Master
Câu 5. M t t p tin PowerPoint có r t nhi u slide, gi s ch mu n thuy t trình m t s slide trong đó mà không mu n xoá b t các slide khác thì ph i làm sao? Trình bày cách làm.
Tr l i
C b n là có 2 cách làm:
• Dùng ch c n ng Hide Slide đ n các slide không mu n xu t hi n trong khi báo cáo, cách làm nh hình sau (cách này r t b t ti n khi 1 bài thuy t trình ph i báo cáo cho nhi u d ng đ i t ng khác nhau và yêu c u n i dung có s khác nhau v n i dung trình bày å ch ng l ph i hi u ch nh hoài tr c khi báo cáo)
Hình 7. n slide
Hình 8. Ch n các slide cho vào Custom Show 1
Khi báo cáo thì ch c n vào ch n tên Custom Slide Show nào t trong danh sách mà b n mu n báo cáo.
Câu 6. Có th t đ ng hoá 100% bài thuy t trình hay không? (Ngh a là t lúc Show ta không h đi u khi n mà bài v n ti p t c ch y cho đ n h t và t đ ng phát l i t đ u). Nêu các đi m chính c n th c hi n.
Tr l i:
Có th , l u ý khi thi t l p hi u ng cho các slide, các thành ph n trên slide ph i thi t l p th i gian t đ ng Show khi không có hi u l nh t chu t hay bàn phím. Ngoài ra còn ph i vào Set Up Show ch n thêm All t i Show slides và ch n Loop continously until ‘Esc’.
• Thi t l p th i gian t đ ng Show cho các thành ph n c a slide (n u không áp d ng hi u ng thì kh i làm b c này)
Hình 10. Thi t l p th i gian cho các đ i t ng trên slide
• Thi t l p th i gian chuy n slide t đ ng
Hình 11. Thi t l p th i gian chuy n đ i gi a các slide
Hình 12. Thi t l p trình chi u
Câu 7. Có cách nào cho m t b n nh c hát t đ u đ n cu i bài thuy t trình hay không? N u đ c thì nêu cách th c hi n.
Tr l i:
Hình 13. Ch n l nh m h p tho i tùy ch n cho hi u ng
Ch n s slide mà b n nh c s hát, ch n thêm Hide sound icon…
Hình 14. Thi t l p tùy ch n cho âm thanh
2. i chi u tính n ng PowerPoint 2003 – 2007
H th ng giao di n m i c a PowerPoint 2007 r t khác bi t v i các phiên b n tr c. Trong ph n này s li t kê các đ i chi u so sánh v th c đ n và các thanh công c c a PowerPoint 2003 và 2007.
Các thanh th c đ n
Th c đ n File (File menu)
PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 Ghi chú
New Office, New
Open Office, Open
Close Office, Close
Save Office, Save Nút này th ng có s n trên Quick
Access toolbar (QAT).
Save As Office, Save As
Save as Web Page Không có Có th ch n l nh này t h p tho i Save As
File Search Không có Có th dùng tính n ng Search c a
Windows Package for CD Office, Publish, Package for CD
Web Page Preview Không có Có th thêm nút này vào QAT Page Setup Design tab, Page Setup group
Print Preview Office, Print, Print Preview
Print Office, Print
Send, Mail Recipient (for Review)
Không có Không còn h tr
Send, Mail Recipient (as Attachment)
Office, Send, Email
Send, Exchange Folder Không có Có th thêm nút này vào QAT Send, Online Meeting
Participant
Không có Có th thêm nút này vào QAT
Send, Recipient Using Internet Fax Service
Office, Send, Internet Fax Send, Microsoft Office
Word
Office, Publish, Create Handouts in Microsoft Office Word
Properties Office, Prepare, Properties
Th c đ n Edit (Edit Menu)
PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 Ghi chú
Undo Quick Access Toolbar
Redo Quick Access Toolbar
Repeat Quick Access Toolbar
Cut Home tab, Clipboard group, Cut button Copy Home tab, Clipboard group, Copy button Office Clipboard Home tab, Clipboard group, Dialog box
launcher
Paste Home tab, Clipboard group, Paste button
Paste Special Home tab, Clipboard group, Paste button Ch n Paste Special t nút m i tên k nút Paste
Paste as Hyperlink Home tab, Clipboard group, Paste button Ch n Paste as Hyperlink t nút m i tên k nút Paste
Clear Not available by default Có th thêm nút này vào QAT Select All Home tab, Editing group, Select, Select
All
Duplicate Home tab, Clipboard group, Paste button Ch n Duplicate t nút m i tên k nút Paste
phím Find Home tab, Editing group, Find Replace Home tab, Editing group, Replace
Go to Property Không có Có th thêm nút này vào QAT
Links Office, Prepare, Edit Links to Files Ch xu t hi n khi trong t p tin có liên k t v i m t đ i t ng.
Object Không có Khi ch n đ i t ng thì m t ng n
l nh theo ng c nh s xu t hi n
Th c đ n View (View Menu)
PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 Ghi chú
Normal Slide Sorter Slide Show Notes Page
View tab, Presentation Views group Có th dùng các nút l nh góc d i bên ph i c a s ch ng trình Master (Slide Master,
Handout Master, Notes Master)
View tab, Presentation Views group Color/Grayscale (Color,
Grayscale, Pure Black and White)
View tab, Color/Grayscale group
Task Pane Không có Task Pane đ c thay b ng ng n
l nh ng c nh Ribbon.
Toolbars Không có Toolbars đ c thay b ng Ribbon
Ruler View tab, Show/Hide group, Ruler Grids and Guides To change settings: Home tab, Drawing
group, Arrange, Align, Grid Settings
To toggle gridlines: View tab, Show/Hide
group, Gridlines
Header and Footer Insert tab, Text group, Header & Footer Markup Review tab, Comments group, Show
Markup
Zoom View tab, Zoom group, or slider in
bottom right corner of screen
Th c đ n Insert (Insert Menu)
PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 Ghi chú
New Slide Home tab, Slides group, New Slide Duplicate Slide Home tab, Slides group, New Slide,
Duplicate Selected Slides
Nh p nút m i tên bên c nh nút New Slide
Slide Number Insert tab, Text group, Slide Number Date and Time Insert tab, Text group, Date & Time Symbol Insert tab, Text group, Symbol Comment Review tab, Comments group, New
Comment
Slides from Files Home tab, Slides group, New Slide,
Reuse Slides
Nh p nút m i tên bên c nh nút New Slide
Slides from Outline Home tab, Slides group, New Slide, Slides from Outline
Nh p nút m i tên bên c nh nút New Slide
Picture, Clip Art Insert tab, Illustrations group, Clip Art
Picture, From File Insert tab, Illustrations group, Picture Picture, From Scanner or
Camera
Không có Scanner and Camera Wizard có trong Clip Organizer.
Picture, New Photo Album Insert tab, Illustrations group, Photo Album
Picture, AutoShapes Insert tab, Illustrations group, Shapes
Picture, WordArt Insert tab, Text group, WordArt WordArt có th áp d ng cho Text Picture, Organization Chart Insert tab, Illustrations group,
SmartArt, Hierarchy
Diagram Insert tab, Illustrations group,
SmartArt
Text Box Insert tab, Text group, Text Box Insert tab, Illustrations group, Shapes
gallery, Text Box
Home tab, Drawing group, Shapes
gallery, Text Box
Movies and Sounds, Movie
from Clip Organizer Insert tab, Media Clips group, Movie, Movie from Clip Organizer Movies and Sounds, Movie
from File
Insert tab, Media Clips group, Movie,
Movie from File
Movies and Sounds, Sound from Clip Organizer
Insert tab, Media Clips group, Sound, Sound from Clip Organizer
Movies and Sounds, Sound
from File
Insert tab, Media Clips group, Sound, Sound from File
Movies and Sounds, Play
CD Audio Track
Insert tab, Media Clips group, Sound, Play CD Audio Track Movies and Sounds, Record
Sound
Insert tab, Media Clips group, Sound, Record Sound
Chart Insert tab, Illustrations group, Chart Table Insert tab, Tables group, Table Object Insert tab, Text group, Object Hyperlink Insert tab, Links group, Hyperlink
Th c đ n Format (Format Menu)
PowerPoint 2003 PowerPoint 2007 Ghi chú
Font Home tab, Font group Có trong Mini Bar.
Bullets and Numbering Home tab, Paragraph group, Bullets OR Home tab, Paragraph group, Numbering
Có trong Mini Bar. Alignment Home tab, Paragraph group,
alignment buttons (Left, Center, Right, Justified)
Có trong Mini Bar. Line Spacing Home tab, Paragraph group, Line
Spacing
Change Case Home tab, Font group, Change Case Replace Fonts Home tab, Editing group, Replace,
Replace Fonts
Slide Design Design tab, Themes group Slide Layout Home tab, Slides group, Layout Background Design tab, Background group,
Background Styles
Có th nh p ph i chu t lên slide và ch n Format background.
Object Không có Khi ch n đ i t ng nào đó thì trên