L u l n đ u tiên
Khi l n đ u tiên b n l u t p tin trình di n thì ch ng trình s m h p tho i Save As. T h p tho i này b n hãy đ t tên, lo i t p tin và v trí l u tr . Làm theo các h ng d n sau:
• N h n nút Office å ch n Save. H p tho i Save As xu t hi n.
• N h p tên t p tin vào h p File name, ch n ki u t p tin t i h p Save as type và nh p nút Save đ l u.
Hình 33. H p tho i Save As
L u ý: Tên t p tin có th dài t i 255 ký t và b n có th dùng t t c các lo i ký hi u đ đ t tên ngo i tr các ký hi u sau <, >,?, *, /, và \.
L u các l n sau
Sau khi đã l u t p tin trình di n, khi có hi u ch nh và mu n l u t p tin l i b n có th làm theo m t trong các cách sau:
• Ch n nút Office å nh n nút Save
• N h n t h p phím <Ctrl + S>
• N h n nút Save ( ) trên thanh Quick Access Toolbar.
L u ý: thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar b n vào nút Office å nh p ph i chu t vào nút Save và ch n Add to Quick Access Toolbar.
Hình 34. Thêm nút Save và thanh Quick Access Toolbar
i th m c khi l u và thi t l p th m c l u m c đnh
thay đ i th m c l u m c đnh cho các t p tin PowerPoint hãy làm theo các b c sau:
• Ch n nút Office å ch n PowerPoint Options…
• Ch n Save t danh sách bên trái c a s
• N h p tên đ ng d n m c đnh t i h p Default file location
L u ý:
• B n có th qui đnh lo i đnh d ng t p tin m c đnh t i h p tho i Save files in this format.
• Thi t l p th i gian l u d phòng t i Save AutoRecover information every minutes
• N u mu n nhúng các font ch vào t p tin trình di n thì hãy ch n Embed fonts in the file.
i đnh d ng khi l u
Khi l u t p tin trình di n, b n có th ch n các ki u đnh d ng t h p Save as type. Sau đây là danh sách các ki u t p tin: B ng 2.Các ki u đnh d ng c a t p tin nh d ng Ph n m r ng Ghi chú PowerPoint Presentation .pptx M c đnh, ch có th m b ng PowerPoint 2007 (ho c ph i cài thêm ph n b sung cho các phiên b n c thì m i m đ c)
PowerPoint Macro- Enabled Presentation
.pptm Nh trên nh ng có cho phép l u mã Macro và VBA PowerPoint 97-2003
Presentation .ppt PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), ho c 2003. nh d ng t ng thích ng c v i các phiên b n PowerPoint Template .potx T p tin m u đnh d ng (template) c a PowerPoint
2007 PowerPoint Macro-
Enabled Template .potm Nh trên nh ng có th l u mã Macro và VBA PowerPoint 97-2003
Template
.pot T p tin m u đnh d ng (template) c a các phiên b n PowerPoint 97, 2000, 2002 (XP), ho c 2003.
PowerPoint Show .ppsx Gi ng nh m t t p tin PowerPoint bình th ng nh ng ch đ Slide Show; r t h u ích khi phân ph i cho ng i xem.
PowerPoint Macro- Enabled Show
.ppsm Gi ng nh trên nh ng có th l u mã Macro và VBA PowerPoint 97-2003
Show
.pps Gi ng nh trên nh ng đây là t p tin dùng trong các phiên b n c
PowerPoint XML Presentation
.xml L u t p tin d i đnh d ng XML Single File Web Page .mht,
.mhtml
L u toàn b các thành ph n c a t p tin trình di n trong m t file duy nh t và có th m b ng trình duy t web. Thích h p khi mu n đ a lên trang web ho c g i e-mail
Web Page .htm,
.html
L u t p tin d i đnh d ng HTML, các hình nh s l u thành các t p tin riêng. nh d ng này thích h p cho vi c đ a lên trang web.
PDF .pdf L u d i đnh d ng PDF, b n ph i cài thêm PDF and XPS t trang web Office Online.
XPS .xps T ng t PDF nh ng đây là đnh d ng c a Microsoft. Windows Vista có s n trình xem t p tin XPS.
Office Theme .thmx Gi ng nh template, nh ng nó ch ch a các thi t l p đnh d ng (theme) nh (fonts, màu s c, và hi u ng). PowerPoint Add-In .ppam T p tin ch a các mã th c thi (th ng là mã VBA) PowerPoint 97-2003
Add-In
.ppa Gi ng nh trên nh ng đnh d ng này dùng trong các phiên b n PowerPoint c
GIF Graphics
Interchange Format .gif Hình đ ng, gi i h n trong 256 màu PNG Portable
Network Graphics Format
.png Hình t nh, đ phân gi i cao, nó bao g m các u đi m c a hình GIF và JPG.
JPEG File
Interchange Format .jpg Hình t nh, ch t l ng t t cho web TIFF Tagged Image
File Format .tif Hình t nh, ch t l ng và đ phân gi i r t cao Device Independent
Bitmap
.bmp Hình t nh, dùng nhi u trong Windows
Windows Metafile .wmf Hình t nh, h đnh d ng vector vì th có th đi u ch nh kích th c mà không làm v hình (không t ng thích v i máy ch y h đi u hành Mac).
Enhanced Windows .emf Phiên b n c i ti n c a WMF.
Outline/RTF .rtf nh d ng toàn v n b n, lo i b t t c các thành ph n khác. Ch ch a các Text trên slide n m trong
(placeholders) m i đ c chuy n outline, các Text trong ph n Notes không đ c l u.
B ng 3.Các tính n ng m i trong PowerPoint 2007 mà các phiên b n c không h tr
Tính n ng Khi chuy n sang phiên b n c
Hình nh SmartArt Chuy n thành hình không cho phép hi u ch nh th (tr Microsoft Graph charts) Chuy n thành đ i t ng OLE có th hi u ch nh,
nh ng các đ th có th b bi n d ng đôi chút Các m u slide t t o (Slide Layouts) Chuy n thành multiple masters (nhi u slide master) Các ki u đ bóng Các ki u bóng m m (soft shadows) s chuy n thành
các ki u đ bóng đ n gi n (hard shadows) Các bi u th c (Equations) Chuy n thành hình không hi u ch nh đ c Font ch cho Heading và ph n n i dung Chuy n thành font ch bình th ng Hi u ng m i: ̇ 2-D ho c 3-D cho v n b n ̇ Gradient cho các hình v ho c v n b n ̇ G ch ngang ch b ng nét đ n ho c kép
̇ Tô n n b ng gradient, picture, và texture cho v n b n
̇ bóng m m m i và t ng ph n
Chuy n thành hình không hi u ch nh đ c
Các thi t l p đnh d ng (Themes) Chuy n thành styles
Màu Theme Chuy n thành styles
Hi u ng Theme Chuy n thành styles
Các font c a Theme Chuy n thành font ch bình th ng
4. B o v t p tin trình di n b ng m t mã
Khi t p tin trình di n có ch a các thông tin nh y c m thì b n có th dùng ch c n ng b o v t p tin b ng m t mã c a PowerPoint. Có hai lo i b o v là m t mã truy c p khi m (Open password)
và m t mã hi u ch nh (Modify password) và b n có th s d ng c hai n u th y c n thi t. B n làm theo các b c sau đ thi t l p m t mã b o v cho t p tin c a mình:
• M t p tin mu n đ t m t mã trên màn hình PowerPoint, sau đó ch n nút Office å ch n Save As. H p tho i Save As xu t hi n.
Hình 36. H p tho i Save As v i General Options…
• Ch n Tools å ch n General Options…
Hình 37. H p tho i General Options…
• N u mu n đ t m t mã m t p tin thì b n hãy nh p vào h p Password for open
• N u b n mu n đ t thêm m t mã hi u ch nh t p tin thì nh p vào h p Password ro modify
• Xác nh n l i các m t mã khi có yêu c u
N u ch n s lo i b các thông tin cá nhân c a ng i dùng trong t p tin.
Thi t l p các tùy ch n đ i v i mã Macro và VBA
Hình 38. H p tho i xác nh n m t mã
• N h n nút Save đ ghi đè lên t p tin hi n hành.
Macro Security:
Khi ch n nút Macro Security, h p tho i Trust Center xu t hi n nh hình sau
Hình 39. H p tho i Trust Center
• Disable all macros without notification: Khóa t t c macro và không có thông báo
• Disable all macros with notification: Khóa t t c macro và kèm theo thông báo
• Disable all macros except digitally signed macros: Khóa t t c các macro ngo i tr các macro đã có ch ký đi n t . Xem chi ti t thêm t i (http://office.microsoft.com/en- us/excel/HP052495581033.aspx).
• Enable all macros (not recommendedl potentially dangerous code can run): Cho phép t t c các macro ch y, nguy c nhi m virus khá cao.
• Trust access to the VBA project object model: Xác th c quy n truy c p váo các đ i t ng trong VBA project.
5. óng và m l i t p tin trình di n
óng t p tin trình di n
Khi đóng ch ng trình PowerPoint thì các t p tin đang m s t đ ng đóng theo, tuy nhiên n u b n ch mu n đóng m t t p tin c th nào đó thì cho t p tin đó hi n hành và vào Office ch n Close. N u t p tin ch a đ c l u thì ch ng trình s có thông báo nh c nh b n.
M l i t p tin trình di n đang l u trên đ a
M nhanh các t p tin s d ng g n đây thì b n vào Office å ch n tên t p tin mu n m t danh sách bên ph i.
Hình 40. M nhanh t p tin t danh sách Recent Documents
N u t p tin mu n m không có trong danh sách hi n hành thì b n làm theo các b c sau:
• Vào Office å ch n Open. H p tho i Open xu t hi n
• Tìm đ n n i l u tr t p tin t i Look in và ch n t p tin mu n m , sau đó nh n nút Open.
B ng 4. Các tùy ch n Open
N út M c đích
Open M c đnh, dùng đ m t p tin.
Open Read-Only M ch đ c, cho phép thay đ i và ph i l u thành m t t p tin khác. Open Copy M d i d ng m t b n sao.
Open in Browser Ch có tác d ng khi ch n m t bài trình di n l u d i d ng trang web. Open and Repair M t p tin và ki m các tra l i và s a l i đang có trong t p tin.
Ch ng 4. Xây d ng n i dung bài trình di n
Ch ng này s trình bày t ng b c xây d ng m t bài trình di n v i đ y đ t t c các thành ph n thông d ng nh t mà PowerPoint cung c p. Trong ch ng này, đ i v i các b n còn m i v i ph n m m PowerPoint thì nên h c và th c hành các m c t đ u đ n cu i ch ng. i v i các b n đã thành th o thì ch c n đ c các ph n mà mình ch a bi t.
Bài th c hành xuyên su t ch ng này là bài gi i thi u v các th lo i phim nh v i t a đ chính “Let's Go to the Movies!”. Các nguyên li u c n thi t cho ch ng này là các hình nh, âm thanh, đo n phim, … mà các b n có th t i v t đa ch sau http://www.fetp.edu.vn/download/