Giáo trình Thực tập (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) là giáo trình chuyên môn nghề bắt buộc, thông qua đợt kiến tập, sinh viên tiếp cận với thực tiễn công tác văn thư tại các cơ quan tổ chức. Nâng cao nhận thức về vị trí việc làm, các công việc có thể làm liên quan tới chuyên môn nghiệp vụ. Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: THỰC TẬP NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình mơ đun: Kiến tập xây dựng cho sinh viên bắt đầu tiếp xúc thực tế với nghề Văn thư hành Giáo trình định hướng đưa vấn đề cần tìm hiểu trình kiên tập Giúp sinh viên xác định công việc phải làm thời gian kiến tập Bố cục giáo trình kiên tập chia làm nội dung Khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, Khảo sát nhận xét cơng tác văn phịng, Khảo sát, tìm hiểu cơng tác văn thư quan, Nêu nhận xét kiến nghị viết báo cáo kết kiến tập Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 27 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Khái quát chung quan tổ chức Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức BÀI 2: KHẢO SÁT NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tổ chức máy văn phòng quan, tổ chức Quản trị nhân lực văn phòng quan, tổ chức Tổ chức lao động khoa học văn phòng quan, tổ chức Khảo sát việc xây dựng sử dụng quy chế, quy định kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng quan, tổ chức BÀI KHẢO SÁT, TÌM HIỂU THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách Sự đạo quan công tác văn thư Tình hình soạn thảo ban hành văn Khảo sát, tìm hiểu việc quản lý văn đến Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ BÀI NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ Nhận xét Kiến nghị BÀI VIẾT BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: THỰC TẬP Mã mơ đun: MĐ 32 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: mơ đun quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư giúp người học có hội quan sát, học hỏi việc thực hành nghề thực tế, rèn luyện nâng cao kỹ nghề mơ đun - Tính chất: Là mơ đun chun môn nghề bắt buộc, thông qua đợt kiến tập, sinh viên tiếp cận với thực tiễn công tác văn thư quan tổ chức Nâng cao nhận thức vị trí việc làm, cơng việc làm liên quan tới chuyên môn nghiệp vụ Mục tiêu mô đun: - Kiến thức: + Tiếp cận hoạt động cán văn thư cấu tổ chức máy quản lý + Mô tả chức năng, cấu tổ chức quan thực tập + Tìm hiểu tình hình thực tế vế cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư Qua sinh viên có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp + Vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phịng, cơng tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng - Kỹ năng: + Rèn luyện khả phát giải tương đối trọn vẹn vấn đề thực tế thuộc lĩnh vực công tác văn thư + Soạn thảo số văn hành - Thái độ: Thể tính tỉ mỉ, xác, cầu thị ý thức bảo mật Nội dung mô đun: Bài 1: Khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tổ chức Bài 2: Khảo sát, nhận xét coog tác văn phòng quản trị văn phòng Bài 3: Khảo sát, tỉm hiểu thực tiễn công tác văn thư quan, tổ chức Bài 4: Nhận xét, kiến nghị Bài 5: Viết bảo cáo kết thực tập BÀI 1: KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔCHỨC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Mã bài: MĐ32.01 Khái quát chung quan tổ chức - Tên gọi quan tổ chức - Địa điểm, vị trí quan tổ chức - Lịch sử hình thành phát triển quan, tổ chức Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức - Chức - Nhiệm vụ - Quyền hạn - Cơ cấu tổ chức quan Để tìm hiểu vấn đề này, sinh viên cần sưu tầm văn việc thành lập quan văn quy định chức năng, nhiệm vụ quan để tóm tắt khái quát BÀI 2: KHẢO SÁT NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã bài: MĐ32.02 Tổ chức máy văn phòng quan, tổ chức - Chức năng, nhiệm vụ, vị trí cấu tổ chức Văn phòng (nếu quan khơng thiết lập văn phịng tìm hiểu Phịng Hành chính)? So sánh chức văn phịng với phận khác quan - Mô hình tổ chức máy Văn phịng quan (Tập trung, phân tán hay hỗn hợp?) Vẽ sơ đồ minh hoạ? Tìm hiểu lựa chọn mơ hình tổ chức máy văn phòng quan đánh giá hiệu mơ hình lựa chọn thực tế? Quản trị nhân lực văn phòng quan, tổ chức - Tình hình đội ngũ cán văn phịng: Số lượng, độ tuổi, trình độ ngành nghề đào tạo; Tình hình tuyển dụng đào tạo cán văn phòng - Các biện pháp quản trị nhân lực lãnh đạo văn phòng (Phịng Hành chính) sử dụng? Phân tích nhận xét hiệu biện pháp? - Tìm hiểu phân công lao động cán văn phòng (so sánh ngành nghề đào tạo với chức trách giao) Tổ chức lao động khoa học văn phòng quan, tổ chức - Tìm hiểu cách thức bố trí mặt làm việc văn phòng quan (theo kiểu truyền thống hay đại) vẽ sơ đồ hoạ; Phân tích ưu điểm hạn chế cách bố trí 02 góc độ quản trị nhân lực nâng cao hiệu làm việc? - Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng: Thống kê trang thiết bị mà cán văn phịng sử dụng? Mơ tả cách bố trí trang thiết bị văn phịng quan? Nhận xét hiệu sử dụng trang thiết bị? Khảo sát việc xây dựng sử dụng quy chế, quy định kế hoạch điều hành hoạt động văn phòng quan, tổ chức - Tìm hiểu loại quy định, quy chế quan liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn phòng? Trao đổi, vấn lãnh đạo văn phòng việc sử dụng văn cơng việc điều hành hoạt động văn phịng? Tìm hiểu nhận thức cán văn phòng quy định quy chế áp dụng - Tìm hiểu loại kế hoạch hoạt động quan Văn phòng? Vai trò Văn phòng quy trình xây dựng loại kế hoạch đó? Trao đổi, vấn lãnh đạo văn phòng cán văn phịng việc sử dụng kế hoạch cơng việc điều hành hoạt động văn phòng? BÀI 3: KHẢO SÁT, TÌM HIỂU THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Mã bài: MĐ32.03 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách - Bộ phận văn thư trực thuộc đơn vị cấu tổ chức văn phòng? - Cán văn thư chuyên trách: số lượng, trình độ ngành nghề chuyên môn đào tạo? Sự đạo quan công tác văn thư - Nhận thức lãnh đạo cán quan cơng tác văn thư - Tình hình ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư - Tình hình tổ chức lớp tập huấn để nâng cao trình độ hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho cán - Việc đầu tư trang thiết bị cho công tác văn thư tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin lĩnh vực Tình hình soạn thảo ban hành văn - Các loại văn quan ban hành: gồm loại gì? Số lượng văn ban hành năm loại? Nếu điều kiện cho phép, lập biểu thống kê theo thể loại văn ban hành năm gần - Quy định quan quy trình soạn thảo ban hành văn - Nhận xét ưu điểm hạn chế quy trình soạn thảo, thẩm quyền ban hành, thể thức văn cách trình bày, diễn đạt Khảo sát, tìm hiểu việc quản lý văn đến - Nội dung nghiên cứu khảo sát gồm: Các thủ tục chuyển giao, tiếp nhận, phân phối, vào sổ công văn “đi” “đến”; mẫu loại sổ sách đăng ký sử dụng; quy định quan quản lý cơng văn mật, ưu điểm, thiếu sót tồn công tác này; số lượng, thành phần công văn đến hành năm (của quan nào? gồm loại văn gì?), lập biểu đồ để minh họa - Khảo sát biện pháp quan áp dụng để theo dõi tình hình giải văn bản? Đánh giá hiệu việc theo dõi giải văn bản? Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ - Các văn hình thành hoạt động quan có cán chun mơn lập hồ sơ (hiện hành) khơng ? Nếu có nghiên cứu số hồ sơ lập để rút nhận xét chất lượng hồ sơ (có đảm yêu cầu lập hồ sơ khơng? Có hạn chế gì? ) Đối với quan khơng lập hồ sơ hành tình trạng văn bản, giấy tờ sao? Tình trạng ảnh hưởng đến hoạt động quan? - Hồ sơ, tài liệu có giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Nhà nước không? Các biện pháp mà quan áp dụng mặt này? Tài liệu đơn vị tổ chức không giao nộp vào lưu trữ quan? Tại sao? BÀI 4: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ Mã bài: MĐ32.04 Nhận xét - Ưu điểm quan thực - Nhược điểm quan tồn Kiến nghị Từ thực tiễn, em đưa kiến nghị, giải pháp nhằm giúp quan tổ chức tốt cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư BÀI 5: VIẾT BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP Mã bài: MĐ32.05 Cuối đợt thực tập, sinh viên phải trình bày kết khảo sát thực hành văn bản, gọi Báo cáo kiến tập Đây chủ yếu để giáo viên hướng dẫn nhận xét cho điểm thực tập sinh viên - Báo cáo thực tập cần trình bày đầy đủ nhứng kết tìm hiểu khảo sát theo đề cương Báo cáo cấu trúc thành phần chính: Lời nói đầu, Phần nội dung Phần phụ lục Phần nội dung chia thành mục sau: Kết khảo sát tình hình cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư quan Nhận xét kiến nghị: Phân tích ưu điểm, hạn chế nêu kiến nghị, giải pháp nhằm giúp quan tổ chức tốt công tác văn phịng, cơng tác văn thư Phần phụ lục: gồm sơ đồ cấu tổ chức quan phận văn phòng; mẫu sổ sách quản lý văn – đến; danh mục 10 hồ sơ tiêu biểu mục lục tài liệu số hồ sơ; số văn sinh viên tự soạn thảo thời gian thực tập Kèm theo báo cáo thực tập Bản tự nhận xét trình thực tập (có xác nhận quan) Báo cáo khơng 40-50 trang, đánh máy vi tính khổ giấy A4; tờ bìa báo cáo thực tập trình bày thống theo quy định khoa (kèm theo đề cương này) 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS Vương Đình Quyền-Lý luận phương pháp cơng tác văn thư – Nhà xuất Chính trị Quốc gia Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Thơng tư số: 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư Số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 11 ... đạo quan công tác văn thư - Nhận thức lãnh đạo cán quan công tác văn thư - Tình hình ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư - Tình hình tổ chức lớp tập huấn để nâng cao trình độ hướng... cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình mơ đun: Kiến tập xây dựng cho sinh viên bắt đầu tiếp xúc thực tế với nghề Văn thư hành Giáo trình định hướng đưa vấn đề cần tìm hiểu trình kiên tập Giúp sinh viên... TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Mã bài: MĐ32.03 Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách - Bộ phận văn thư trực thuộc đơn vị cấu tổ chức văn phòng? - Cán văn thư chuyên trách: số lượng, trình độ