Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) là công cụ tham khảo giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng; soạn thảo quy chế công tác văn thư cơ quan;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG Mã bài: MĐ18.04 Mục tiêu bài: - Trình bày phương pháp soạn thảo báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng - Soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc Nội dung bài: Soạn thảo kế hoạch 1.1 Thu thập thông tin Kế hoạch văn dùng để xác định mục đích, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ - Yêu cầu soạn thảo kế hoạch: + Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình địa phương, đơn vị + Lập luận chặc chẽ, dẫn chứng xác để thuyết phục người duyệt + Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có biện pháp cụ thể tổ chức thực có hiệu - Kết cấu nội dung kế hoạch: + Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm sở cho việc xây dựng kế hoạch + Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) biện pháp tổ chức thực + Phần kết luận: nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, khó khăn, thuận lợi kết đạt triển khai thực kế hoạch 1.2 Soạn thảo văn kế hoạch a Mẫu văn 66 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /KH- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm KẾ HOẠCH Về việc Nội dung kế hoạch / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - .; (Dấu, Chữ ký) - ; - Lưu: VT, Họ tên Ví dụ: Kế hoạch thi tốt nghiệp hệ Trung cấp nghề 8/9, khóa 9/12 Trường cao đẳng nghề Nha Trang năm 2017 67 b Thực hành soạn thảo văn Em sưu tầm văn kế hoạch quan tổ chức mà em biết Tìm phát văn có chứa lỗi sai gạch chân chỗ em cho sai (nếu có) Soạn thảo văn kế hoạch quan khác 68 Soạn thảo báo cáo 2.1 Thu thập thông tin Xác định hình thức báo cáo Xác định bố cục nội dung báo cáo - Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương công tác, nhiệm vụ giao, nêu hồn cảnh thực hiện, khó khăn thuận lợi - Phần nội dung: Kiểm điểm những kết đạt được, tồn tại, nguyên nhân đánh giá kết phương hướng hoạt động + Nêu đặc điểm chung + Nêu mặt đạt chưa đạt đựơc + Nêu nguyên nhân, tồn + Nêu học kinh nghiệm + Phương hướng, nhiệm vụ + Các biện pháp khắc phục + Cách tổ chức thực - Phần thứ ba Kiến nghị, đề nghị, giúp đỡ cấp động viên phấn đấu Bố cục nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết Phần 1: Nêu đặc điểm, tình hình, thuận lợi, khó khăn quan, đơn vị kì báo cáo Có thể nêu điểm nhiệm vụ, chức quan đơn vị chủ trương công tác cấp định hướng xuống cho đơn vị Trên sở cần phân tích nhân tố điều kiện có ảnh hưởng tới việc thực chủ trương nhiệm vụ đề Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực nhiệm vụ - Chỉ rõ việc làm việc chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm q trình thực cơng việc đề - Đánh giá kết quả, hiệu công việc thực - Phân tích nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, khuyết điểm trình thực (bao gồm nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan) - Những học kinh nghiệm rút - Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ biện pháp thực nhiệm vụ quan thời gian tới Cần rõ biện pháp để thực phương hướng nhiệm vụ đề 2.2 Soạn thảo văn báo cáo a Mẫu báo cáo tổng kết công tác tuần, tháng, quý 69 TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…./BC-CQBH Địa danh, ngày… tháng… năm… BÁO CÁO Tổng kết công tác tuần, (tháng, quý) I Giới thiệu khái quát đơn vị báo cáo - Chức năng, nhiệm vụ, vai trị, vị trí - Tình hình thực tiễn đơn vị - Các công việc giao, mục tiêu đặt tuần(tháng, quý) II Tình hình thực cơng việc Các cơng việc thực Các kết đạt Những khó khăn, thuận lợi thực cơng việc Đánh giá chung tình hình thực cơng việc III Những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực công việc Mục tiêu đặt thời gian (tuần, tháng, quý) tới Những kiến nghị đề xuất Những giải pháp Nơi nhận: - Như ; - Lưu :VT THẨM QUYỀN KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên * Mẫu Báo cáo tổng kết cơng tác đầu tư: NGÂN HÀNG ĐTPTVN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…./BC- ĐTPTVN Hà Nội, ngày… tháng… năm… BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC ĐẦU TƯ NĂM 2016 1- Tình hình chung cơng tác đầu tư năm 2016 2- Kết hoạt động cụ thể đầu tư năm 2016 Đánh giá ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân 70 Phương hướng nhiệm vụ năm 2017 GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - ……; - Lưu: VT,… (Chữ ký, dấu) Họ tên b Bài tập Hãy xây dựng dàn chi tiết báo kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2016 phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2017 đơn vị sản xuất kinh doanh Ghi biên 3.1 Phương pháp ghi a Khái niệm Biên loại văn hành dùng để ghi chép chỗ diến biến việc xảy hoạt động quan, tổ chức, người chứng kiến thực phải có chữ ký người liên quan người làm chứng b Yêu cầu ghi chép biên bản: - Ghi chép trung thực đầy đủ, không suy diễn chủ quan - Số liệu kiên phải xác, cụ thể - Nội dung có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng phải giữ kèm biên bản) Có cách ghi biên bản: + Ghi chi tiết đầy đủ: Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy đại hội, việc xác nhận kiện pháp lí, việc kiểm tra hành chính, khám nghiệm, ghi lời cung, lời khai, tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản…thì phải ghi xác đầy đủ chi tiết nội dung tình tiết + Ghi tổng hợp: Trong kiện thông thường khác biên họp định kì áp dụng cách ghi tổng hợp, cần ghi tóm tắt ý c Kỹ thuật soạn thảo - Soạn thảo mặt hình thức: 71 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …./BB-CQBH Địa danh, ngày… tháng … năm … BIÊN BẢN Về việc Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Soạn thảo mặt nội dung: - Phần mở đầu: + Thời gian, địa điểm + Thành phần tham dự + Nêu khái quát nội dung việc lập biên - Phần nội dung chính: Trình bày trực tiếp diễn biến, nội dung vụ việc, việc xảy Thơng thường có hai cách trình bày: + Nếu biên vụ việc, việc diễn ghi nội dung theo tiến trình vụ việc, việc + Nếu biên vụ việc, việc xảy mơ tả lại trường, ghi chép lời khai nhân chứng, đương nhận định người có liên quan - Phần kết thúc: + Đọc thông qua biên + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc + Ghi số lượng lập + Ký xác nhận vào biên 72 3.2 Soạn thảo văn a Mẫu văn Mẫu chung: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: , ngày /BB- tháng năm 20 BIÊN BẢN Về việc………(5)…… - Thời gian địa điểm tiến hành lập biên - Thành phần tham gia lập biên - Diễn biến việc xảy (6) (7) (8) (Ký tên, đóng dấu) Nơi nhận : - ; - ; Họ tên -Lưu : VT, ĐVST Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan lập biên (3) Chữ viết tắt tên quan lập biên (4) Địa danh (5) Trích yếu : tóm tắt nội dung vấn đề phải lập biên (6) Kết thúc biên tùy theo nội dung vấn đề phải lập biên (7) Nơi ký xác nhận thư ký kỳ họp (biên bản, hội nghị) bên tham gia khác (người vi phạm, người bàn giao.v.v ) (8) Thẩm quyền ký : thủ trưởng quan lập biên người có thẩm quyền lập biên 73 74 - Mẫu biên họp, hội nghị: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số : /BB- , ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN HỌP… Về việc……………………… 1) Thời gian họp: + Khai mạc vào hồi… giờ, ngày …tháng… năm + Địa điểm : + Nội dung họp (hội nghị): 2) Thành phần tham dự: Đại biểu mời dự: Đại biểu cấp (nếu có): Tổng số thành viên họp: + Có mặt: …… người + Vắng:…… người Lý do:…… - Chủ tọa (hoặc đoàn chủ tịch): - Thư ký (hoặc đoàn thư ký): 3) Phần nội dung: - Báo cáo họp (nếu có nhiều báo cáo ghi theo thứ tự) + Ghi rõ họ tên chức vụ người đọc báo cáo + Nội dung báo cáo (ghi theo trình tự báo cáo): báo cáo thành văn ghi có văn kèm theo, báo cáo chưa thành văn tiến hành tóm tắt nội dung báo cáo - Phần thảo luận: + Ghi vấn đề đưa thảo luận + Ghi ý kiến người phát biểu + ý kiến chủ tọa họp - Thông qua dự thảo nghị quyết, biểu (nếu có) 75 - Phiếu xuất kho bên bán - Giấy chứng minh nhân dân Điều 6: Bảo hành hướng dẫn sử dụng hàng hóa: Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng giá trị sử dụng loại hàng cho bên mua thời gian tháng Bên bán phải cung cấp đủ đơn vị hàng hóa giấy hướng dẫn sử dụng Điều 7: Phương thức toán: Bên mua toán cho bên bán thời gian Điều 8: Các biện pháp bảo đảm thực hợp đồng: Chỉ ghi cần thiết nên ghi ngắn gọn cách thức, tên vật bảo đảm phải lập biên riêng Điều 9: Trách nhiệm vật chất việc thực hợp đồng: Hai bên cam kết thực nghiêm túc điều khoản thỏa thuận trên, không đơn phương thay đổi bỏ hợp đồng Bên vi phạm bị phạt tới % giá trị phần hợp đồng vi phạm Bên vi phạm điều khoản phải chịu trách nhiệm vật chất theo quy định văn pháp luật có hiệu lực hành vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, toán, bảo hành v.v Mức phạt cụ thể hai bên thỏa thuận dựa khung phạt nhà nước quy định văn pháp luật hợp đồng kinh tế Điều 10: Thủ tục giải tranh chấp hợp đồng: Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng Nếu có vấn đề bất lợi phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho biết tích cực bàn bạc giải (cần lập biên ghi nội dung làm việc) Trường hợp hai bên không tự giải thống chuyển vụ việc tới trọng tài kinh tế giải Điều 11: Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày đến ngày Hai bên tổ chức họp lập biên lý hợp đồng sau bên mua toán xong cho bên bán Bên có trách nhiệm tổ chức đài thọ chi phí họp lý Hợp đồng lập thành bản, có giá trị pháp lý nhau, bên giữ bản, gửi trọng tài kinh tế (nếu cần) 93 ĐAỊ DIỆN BÊN A Chức vụ ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký tên đóng dấu) (Ký tên đóng dấu) Chức vụ 94 4.2.2 Mẫu văn HĐLĐ Mẫu hợp đồng TÊN ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ., ngày tháng năm HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Chúng tôi, bên Ông/Bà: .Quốc tịch: Chức vụ: Đại diện cho (1): Điện thoại: Địa chỉ: Và bên Ông/Bà: Quốc tịch: Sinh ngày: .Tại: Nghề nghiệp (2): Địa thường trú: Số CMTND: Cấp ngày: Tại: Số sổ lao động (nếu có): Cấp ngày: Tại Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động cam kết làm điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn công việc hợp đồng Loai hợp đồng lao động (3): Từ ngày … tháng … năm đến ngày tháng … năm …… Thử việc từ ngày … tháng … năm đến ngày tháng … năm …… Địa điểm làm việc (4): Chức danh chuyên môn: Chức vụ (nếu có): Cơng việc phải làm (5): Điều 2: Chế độ làm việc Thời làm việc (6): Được cấp phát dụng cụ làm việc gồm: Điều 3: Nghĩa vụ quyền lợi người lao động Quyền lợi: Phương tiện lại làm việc (7): Mức lương tiền công (8): Hình thức trả lương: Phụ cấp gồm (9): Được trả lương vào ngày: hàng tháng 95 Tiền thưởng: Chế độ nâng lương: Được trang bị bảo hộ lao động gồm: Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ): Bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế (10): Chế độ đào tạo (11): Những thỏa thuận khác (12): Nghĩa vụ: Hồn thành cơng việc cam kết hợp đồng lao động Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động Bồi thường vi phạm vật chất (13): Điều 4: Nghĩa vụ quyền hạn người sử dụng lao động Nghĩa vụ: Bảo đảm việc làm thực đầy đủ điều cam kết hợp đồng lao động Thanh toán đầy đủ, thời hạn chế độ quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) Quyền hạn: Điều hành người lao động hồn thành cơng việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc?) Tạm hỗn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) nội quy lao động doanh nghiệp Điều 5: Điều khoản thi hành Những vấn đề lao động không ghi hợp đồng lao động áp dụng qui định thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể áp dụng quy định pháp luật lao động Hợp đồng lao động làm thành 02 có giá trị ngang nhau, bên giữ có hiệu lực từ ngày tháng … năm … Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động nội dung phụ lục hợp đồng lao động có giá trị nội dung hợp đồng lao động Hợp đồng làm ngày tháng năm NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG NGƯỜI LAO ĐỘNG (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) 96 Hướng dẫn cách ghi hợp đồng lao động Ghi cụ thể tên doanh nghiệp, quan, tổ chức, ví dụ: Cơng ty Xây dựng Nhà Hà Nội Ghi rõ tên nghề nghiệp (nếu có nhiều nghề nghiệp ghi nghề nghiệp chính), ví dụ: Kỹ sư Ghi rõ loại hợp đồng lao động, ví dụ 1: Khơng xác định thời hạn; ví dụ 2: 06 tháng Ghi cụ thể địa điểm chính, ví dụ: Số - Đinh lễ - Hà Nội; địa điểm phụ (nếu có), ví dụ: Số - Tràng Thi - Hà Nội Ghi cơng việc phải làm, ví dụ: Lắp đặt, kiểm tra, sửa chữa hệ thống điện; thiết bị thơng gió; thiết bị lạnh doanh nghiệp Ghi cụ thể số làm việc ngày tuần, ví dụ: 08 giờ/ngày 40 giờ/tuần Ghi rõ phương tiện lại bên đảm nhiệm, ví dụ: xe đơn vị đưa đón cá nhân tự túc Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương bảng lương mà đơn vị áp dụng, ví dụ: Thang lương A.1 Cơ khí, Điện, Điện tử - Tin học; Nhóm III; Bậc 4/7; Hệ số 2,04; Mức lương thời điểm ký kết hợp đồng lao động 428.400 đồng/tháng Ghi tên loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp thời điểm ký kết hợp đồng lao động, ví dụ: Phụ cấp trách nhiệm Phó trưởng phịng; Hệ số 0,3; Mức phụ cấp 63.000 đồng/tháng 10 Đối với người lao động thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc ghi tỷ lệ % tiền lương tháng hai bên phải trích nộp cho quan bảo hiểm xã hội, ví dụ: Hằng tháng người sử dụng lao động trích 6% từ tiền lương tháng người lao động số tiền giá thành tương ứng 17% tiền lương tháng người lao động để đóng 20% cho quan bảo hiểm xã hội 3% cho quan Bảo hiểm y tế Đối với người lao động khơng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương để người lao động tham gia Bảo hiểm tự nguyện tự lo lấy bảo hiểm, ví dụ: Khoản tiền bảo hiểm xã hội tính thêm vào tiền lương cho người lao động 17% tiền lương tháng 11 Ghi cụ thể trường hợp đơn vị cử đào tạo người lao động phải có nghĩa vụ hưởng quyền lợi gì, ví dụ: Trong thời gian đơn vị cử học người lao động phải hồn thành khố học thời hạn, hưởng nguyên lương quyền lợi khác người làm việc, trừ tiền bồi dưỡng độc hại 97 12 Ghi quyền lợi mà chưa có Bộ Luật Lao động, thỏa ước lao động tập thể có có lợi cho người lao động, ví dụ: tham quan, du lịch, nghỉ mát, quà sinh nhật 13 Ghi rõ mức bồi thường cho trường hợp vi phạm, ví dụ: Sau đào tạo mà khơng làm việc cho doanh nghiệp phải bồi thường 06 (sáu) triệu đồng; không làm việc đủ 02 năm bồi thường 03 (ba) triệu đồng b Bài tập * Sinh viên thực hành soạn thảo văn hợp đồng: - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Hợp đồng vận chuyển hàng hóa - Hợp đồng lao động xác định thời gian 98 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN Mã bài: MĐ18.05 Mục tiêu: - Trình bày phương pháp soạn thảo quy chế công tác văn thư - Soạn thảo quy chế quản lý công tác văn thư quan - Thể tính cẩn thận, tỉ mỉ, xác, thận trọng, nguyên tắc Nội dung chính: Thu thập thơng tin - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng phạm vi áp dụng VB Khi dự định ban hành văn trước hết cần xác định rõ văn ban hành nhằm giải vấn đề gì, thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Quy chế công tác văn thư ban hành văn đề cập đến vấn đề công tác văn thư quan tổ chức nhằm quy định cách thống việc soạn thảo quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Xác định đối tượng giải thực văn cần xác định xem, quan cá nhân có trách nhiệm giải thực Nói cách khác quy chế công tác văn thư phổ biến đến đối tượng nào, quan người có trách nhiệm giải cấp hay cấp - Xác định tên loại văn bản: Quy chế công tác văn thư quan - Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị nhân soạn thảo Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Thu thập thơng tin từ tất nguồn có liên quan tới văn cần soạn thảo Trong trình soạn thảo văn bản, thu thập xử lý nguồn thơng tin có liên quan khâu quan trọng cần coi trọng mức Các thông tin cần thu thập chủ yếu văn hình thành hoạt động quan Ngồi bao gồm xuất phẩm tài liệu có liên quan khác thông tin pháp luật, chủ trương sách Đảng Nhà nước liên quan tới công tác văn thư VD: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan,…Cũng có trường hợp người soạn thảo phải tiến hành thu thập thông tin qua việc điều tra, nghiên cứu thực tế vấn đối tượng có liên quan ghi chép lại Có thể phân thơng tin thu thập làm loại thông tin pháp lý thông tin thực tế 99 Thông tin pháp lý thông tin dùng làm pháp lý cho vấn đề công tác văn thư đề cập đến văn bản, bảo đảm cho nội dung văn có sở pháp lý vững chắc, phù hợp với luật pháp hành quy định quan cấp trên, không chồng chéo mâu thuẫn với văn có liên quan khác VD: Khi soạn thảo quy chế cơng tác văn thư thông tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập: + Các quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ + Các quy định quy chế quan ban hành trước công tác văn thư Thông tin thực té thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến văn cần soạn thảo Các thông tin thực tế dùng làm cho việc đề nội dung quy chế phù hợp với thực tiễn quan, tổ chức VD: Khi soạn thảo quy chế cơng tác văn thư thơng tin thực tế mà người soạn thảo cần thu thập gồm: + Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ quan + Tình hình soạn thảo ban hành văn + Tình hình quản lý văn + Tình hình lập hồ sơ hành + Tình hình nộp lưu bảo quản tài liệu + Sự đạo quan cơng tác văn thư lưu trữ… Các nguồn thông tin thu thập phải tiến hành xử lý Nội dung xử lý bảo gồm: phân tích, đánh giá để lựa chọn thông tin cần thiết xác thực, xác minh thông tin cần sử dụng nghi vấn chưa chọn vẹn Loại bỏ thơng tin liên quan, thơng tin trùng lặp có độ tin cậy thấp, tổng hợp thơng tin cần sử dụng theo ý, chuyên mục, mặt mà văn trình bày Tuy cơng tác thu thập xử lý thông tin xác định bước riêng, thực tế soạn thảo văn , trường hợp phức tạp văn nên cơng tác thu thập xử lý thơng tin tiến hảnh trình soạn thảo văn thảo duyệt Viết đề cương Việc soạn thảo văn việc xây dựng đề cương văn Đề cương văn trình bày điểm cốt yếu dự định thể nội dung văn Đề cương văn phải thể rõ bố cục văn khái quát ý tưởng, đưa vào cấc phần quy chế Có thể xây dựng đề cương chi tiết sơ lược, dù hình thức phải nêu bật vấn đề thuộc nội dung văn 100 Đối với việc soạn thảo quy chế công tác văn thư quan ta cần lập đề cương sơ lược gồm chương sau: Ví dụ: Quy chế cơng tác văn thư Cơng ty Cổ phần Phân Đạm Hóa chất Hà Bắc Quy chế công tác văn thư Công ty Cổ phần Phân Đạm Hóa chất Hà Bắc Chương I Quy định chung Chương II Soạn thảo ban hành văn Chương II Thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương IV Thể thức kỹ thuật trình bày Chương V Quản lý văn bản, quản lý sử dụng Chương VI: Tổ chức thực dấu Điều 1: Phạm vi đối tượng điều chỉnh Điều 2: Giải thích từ ngữ Điều 3: Trách nhiệm công tác văn thư Điều 4: Nhiệm vụ nhân viên văn thư Điều 5: Bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh thông tin kinh tế nội Công ty công tác văn thư Soạn thảo quy chế Soạn thảo văn làm cho rõ chương đề cập đến đề cương sơ lược, thể thông qua điều, câu văn, đoạn văn tạo thành mối liên kết chặt chẽ, lôgic với Đây khâu dùng lời văn để cụ thể hóa, chi tiết hóa ý tưởng, dự kiến xác lập từ khâu xây dựng đề cương văn Ví dụ: Chương I: Quy định chung quy chế công tác văn thư Bộ Tài nguyên Môi trường năm 2016 101 Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Quy chế áp dụng thống tất đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Bộ, đơn vị Điều Giải thích từ ngữ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm, pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn mật văn có nội dung bí mật theo quy định bí mật nhà nước, đóng dấu theo mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” đóng dấu A, B, C Văn gấp văn có nội dung cần giải nhanh đóng dấu theo mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” văn người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” văn phiếu xử lý văn Văn điện tử hay văn số văn dạng tệp tin máy tính Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thơng tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính (trong quy chế gọi tắt Cơ sở liệu văn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc) để quản lý tra tìm văn Chữ ký điện tử hay chữ ký số thông tin kèm theo liệu điện tử (văn bản, hình ảnh, video) nhằm mục đích xác định người chủ liệu đó, đồng thời cho biết liệu có bị thay đổi hay khơng (bảo đảm tính tồn vẹn 102 liệu) Chữ ký điện tử dùng giao dịch điện tử với mục đích tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian giao dịch mà bảo đảm tính an tồn, xác thực Bản thảo văn viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) người có thẩm quyền 10 Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành 11 Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 12 Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 13 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 14 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 16 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm văn thư quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định 17 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 18 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 19 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ 103 Bộ trưởng: a Quản lý chung văn thư, lưu trữ Bộ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; b Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; c Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Chánh Văn phòng Bộ: a Thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý, đạo, tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ, đơn vị thuộc Bộ; b Kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ theo quy định pháp luật hành Trưởng phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ: a Giúp Chánh Văn phòng Bộ tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ; b Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định Quy chế quy định khác pháp luật có liên quan Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đơn vị Trách nhiệm cá nhân: Trong q trình giải cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Bộ đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ phải thực theo Quy chế cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành tài nguyên môi trường quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước … Khi viết thảo, người soạn thảo cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin chương, mục, đoạn cho hợp lý Đồng thời sử 104 dụng hợp lý từ, cụm từ liên kết câu, liên kết đoạn cách linh hoạt, cho văn trở thành thể thống nhất, trọn vẹn nội dung hình thức Sau soạn thảo xong cần đọc lại thảo để kiểm tra vấn đề sau: + Nội dung thảo thể đầy đủ mục đích, yêu cầu đặt hay chưa? + Cách trình bày lập luận rõ ràng, chặt chẽ phù hợp với văn hay chưa? + Các từ ngữ đưa vào sử dụng văn có chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu phù hợp với thể loại văn hay khơng? + Có lỗi tả hay ngữ pháp khơng? Nếu phát sai sót vấn đề nêu cần bổ sung sửa chữa cho hoàn chỉnh Xin ý kiến Sau soạn thảo xong văn quy chế cần lấy ý kiến đóng góp chuyên gia, đơn vị hữu quan Xin ý kiến đóng góp lãnh đạo đơn vị việc soạn thảo ban hành văn Có thể xem khâu sơ duyệt tiếp thu ý kiến cá nhân, tổ chức để hoàn thiện thảo cách tốt Tổ chức hội thảo Tổ chức hội nghị hội thảo hoạt động vô phổ biến mà thấy quan, tổ chức Hội thảo vấn đề quan trọng, hội thảo việc chỉnh sửa điều không phù hợp văn cũ hay ban hành văn cho phù hợp với tình hình thực tế nay… Trong quan nay, quy chế công tác văn thư ban hành tuân theo đa phần quan nhà nước chiếm tỷ lệ cao Các cơng ty tư nhân, cơng ty liên doanh coi trọng vấn đề Do việc tổ chức hội thảo nhằm mục đích tham khảo ý kiến đóng góp nhân viên quan vấn đề liên quan tới xây dựng quy chế công tác văn thư để quy chế xây dựng tất người tuân theo làm theo quy chế đưa Hoàn thiện thảo Sau thảo tiếp thu ý kiến đóng góp người soạn thảo có trách nhiệm hoàn thiện thảo, soạn thảo văn thành văn hoàn chỉnh Kiểm tra lại văn phát sai sót in ấn đánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp làm thu tục để hoàn thiện văn mặt thể thức trình ký văn bản, đóng dấu quan, ghi số ký hiệu, ngày tháng văn bản… Tìm đọc: 105 Quy chế cơng tác văn thư Cơng ty Cổ phần phân đạm Hóa chất Hà Bắc năm 2016 Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng năm 2016 … Bài tập ôn tập Câu 1: Sinh viên sưu tầm mẫu quy chế công tác văn thư lưu trữ ban hành quan, tổ chức? Câu 2: Anh chị hay dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ tỉnh bạn sinh sống 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng báo ( năm 2013, 2014, 2015, 2016) Thông tư Số: 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu trang mạng (http://www.archives.gov.vn/Pages/Ho 107 ... công tác văn thư VD: Nghị định số 110 /20 04/NĐ-CP ngày 08/4 /20 04 Chính phủ cơng tác văn thư, Thông tư số 07 /20 12/ TT-BNV ngày 22 /11 /20 12 Bộ Nội vụ 07 /20 12/ TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập... hóa - Hợp đồng lao động xác định thời gian 98 BÀI 5: SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ QUAN Mã bài: MĐ18.05 Mục tiêu: - Trình bày phương pháp soạn thảo quy chế công tác văn thư - Soạn thảo. .. dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Thu thập thơng tin từ tất nguồn có liên quan tới văn cần soạn thảo Trong trình soạn thảo