Báo cáo thực tập tại công ty TNHH truyền thông và tổ chức sự kiện VNBROS 2 (2)

MỞ ĐẦU Đối với sinh viên năm chuyên ngành nói chung sinh viên đào tạo chuyên ngành văn hóa nói riêng tập cuối khóa ln mốc thời gian quan trọng để hồn thiện kỹ cần thiết trước trường Việc tiếp cận với môi trường động Phịng Marketing thơng qua hoạt động sinh hoạt quan truyền thông hội tốt để sinh viên học hỏi trau dồi kinh nghiệm với ngành học chọn Chính vậy, phân công sinh viên nhiều ngành nghề khác để học hỏi kinh nghiệm quãng thời gian bổ ích cho sinh viên Việc chọn Phịng Marketing công ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS giúp cho em không học hỏi cách thức làm việc truyền thông tổ chức kiện mà cịn có hội tiếp thu nhiều kiến tức thực tiễn công tác tổ chức truyền thông kiện, tăng cường kỹ mềm thân Đặc biệt chuyên ngành rộng Văn hóa, điều lại quan trọng u thích cơng việc truyền thơng, sinh viên phải học hỏi nhiều hơn, phải luyện qua thực tế nhiều đáp ứng cầu doanh nghiệp Đợt thực tập lần hội để chúng em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ quan mà thực tập, để từ đó, nâng cao chất lượng kĩ thân NỘI DUNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty TNHH Tryền thông tổ chức kiện VNBROS thành lập từ năm 2018 với năm kinh nghiệm Công ty VNBROS thực nhiều sản phẩm chuyên nghiệp dự án lớn Việt Nam bao gồm TVC quảng cáo, phim doanh nghiệp, phim ngắn, phim viral video, gameshow, livestream, talk show, reality show, tin tức, chuyên đề,… Bên cạnh hoạt động đó, VNBROS cịn mang đến cho doanh nghiệp giải pháp tư vấn thực kiện với quy mô lớn, vừa nhỏ Họp báo mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp buổi ký kết, … Tư vấn thiết kế nội dung hạng mục kiện 2 Những đối tác tiêu biểu định hướng phát triển công ty ĐỐI TÁC CỦA VNBROS - Giữ vững ngày tăng tốc độ phát triển tiêu: Doanh số, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu, loại hình dịch vụ, thành phần khách hàng; - Phát huy nâng cao mạnh sẵn có cơng ty đối tác cung cấp dịch vụ, am hiểu thị trường địa phương, mức độ tín nhiệm tin cậy từ khách hàng, để làm sở xây dựng đa dạng hóa dịch vụ Sự kiện – Truyền thông Hội nghị Triển lãm, Hoạt động xúc tiến trao đổi thương mại, Chương trình Hội nghị & Du lịch, hoạt động quảng bá thương hiệu sản phẩm Doanh nghiệp hình thức quảng bá trực quan, giải đấu thể thao nước nhằm gắn kết Doanh nghiệp Khách hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu Doanh nghiệp, thơng qua phát triển doanh thu Doanh nghiệp; - VNBROS cầu nối khách hàng với doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày khẳng định vị thị trường, mở rộng thương hiệu doanh nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp phát triển hoạt động ngày mạnh mẽ bền vững - Chun mơn hóa đội ngũ nhân có trình độ chun mơn cao, lực ngoại ngữ, khả thích nghi thấu hiểu khách hàng làm tảng cho phát triển bền vững Doanh nghiệp Bên cạnh tinh thần ham học hỏi, liên tục cải tiến, học hỏi kiến thức, kinh nghiệm để nhanh chóng hội nhập với thay đổi không ngừng xã hội, trở thành người tiên phong việc cung ứng giải pháp Doanh nghiệp đến thị trường - “KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI, LIÊN TỤC PHÁT TRIỂN” lợi cạnh tranh mà cơng ty tự tạo q trình cạnh tranh hội nhập kinh tế - Bên cạnh VNBROS cịn đặt mục tiêu doanh nghiệp phát triển, cung cấp giải pháp tiếp thị, truyền thông, xúc tiến trao đổi thương mại tất doanh nghiệp hoạt động địa bàn khắp nước đặc biệt Hồ Chí Minh, Hà Nội Đà Nẵng - Với tiêu chí kinh doanh lấy thành cơng thịnh vượng đối tác làm cốt lõi, thành cơng khách hàng thành cơng VNBROS Không với bề dày kiến thực kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn mà khả thấu hiểu khách hàng luôn lắng nghe đáp ứng nhu cầu nhỏ triết lý cốt lõi để VNBROS kiến nên giá trị cho cộng đồng khác biệt cho riêng Bộ máy làm việc công ty Tổng giám đốc Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh HCM Phịng hành nhân Phịng kế tốn Phịng Marketing Phịng tổ chức Phòng thiết kế, kiện Media Phòng Event & PR Các mục tiêu tổ chức kiện công ty rõ ràng, thể rõ chất doanh nghiệp, phù hợp với xu vận động việc, tượng Điều tránh thất bại, lãng phí ngân sách hậu không mong muốn Một kiện tổ chức thường hướng tới số mục tiêu Công ty xác định cho mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên thực Đồng thời xem xét số lượng mục tiêu đưa có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp mục tiêu gắn liền với quy mô ngân sách tổ chức kiện Các mục tiêu thể mục đích rõ ràng, tập trung Quy trình tổ chức kiện cơng ty Mặc dù thành lập thức từ năm 2018 nhiên công ty VNBROS bắt đầu kinh doanh tổ chức kiện dựa bề dày kinh nghiệm làm việc đội nhóm nhân lực Xét quy trình tổng thể tổ chức kiện cơng ty dừng lại việc viết kịch bản, thiết kế, dàn dựng, chuẩn bị dịch vụ kèm cho chủ thể kiện, âm thanh, ánh sáng, lễ tân, MC, Một giao dịch dịch vụ tổ chức kiện công ty cổ phần truyền thông kiện mơ tả theo sơ đồ sau: Tìm kiếm Gửi báo giá Thiết kế tổng Cơng khách hàng kí hợp đồng thể kịch chuẩn bị tác Quyết tốn chi phí thực tế a) Tìm kiếm khách hàng Là công ty gia nhập thị trường nhiên VNBROS biết đến công ty truyền thông quảng cáo tổ chức kiện, việc tìm kiếm khách hàng giao cho phòng Marketing bao gồm nhân viên có kinh nghiệm có kỹ thuyết phục, đàm phán với khách hàng, kỹ đàm phán thuyết trình để khách hàng thấy quyền lợi việc sử dụng dịch vụ công ty, kỹ thuyết phục khách hàng dụng dịch vụ tổ chức kiện thân cơng ty Việc tìm kiếm khách hàng tiến hành theo nhiều cách sử dụng nhiều nguồn thông tin Khi xác định xem đối tượng khách hàng nhìn nhận khả khách hàng phù hợp với khả công ty, nhân viên tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử để xếp hẹn gặp mặt, nói chuyện dịch vụ tổ chức kiện, giao dịch mà học có nhu cầu thực lưu ý mà họ chưa có nhu cầu, việc làm giống việc gửi cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, học mua có nhu cầu tức sau đó, thơng báo với cơng ty có mặt cơng ty lưu ý họ sử dụng dịch vụ mà họ muống tổ chức kiện b) Gửi báo giá kí kết hợp đồng Dựa vào giá thị trường có dịch vụ tổ chức kiện công ty tham khảo giá dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá dịch vụ tổ chức kiện công ty cạnh tranh, công ty tổ chức kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ mà phịng marketing gửi cho khách hàng bảng báo giá cho khách hàng, nhân viên tiến hành giao dịch qua email trực tiếp gặp mặt khách hàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng việc làm có ý nghĩa thiết thực hai bên, với bên công ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS bảng báo giá thơng báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm họ, cịn với bên khách hàng bảng báo giá thơng báo với bên khách hàng bảng báo giá giúp họ cân đối lại ngân sách kiện tính tốn xem có sử dụng dịch vụ cơng ty khơng, bảng báo giá khơng giúp hình dung chi phí kiện mà cịn giúp đơi bên hình dung mảng kiện Khi mà giao dịch với khách hàng gửi báo giá tới khách hàng, nhiên báo giá giá cho dịch vụ tính riêng thiết bị dịch vụ thiết bị phát Dựa vào yêu cầu báo giá, thấy có phù hợp với kinh phí ngân sách chủ thể kiện tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu hơp tác đôi bên, theo yêu cầu khách hàng nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị dựa vào kế hoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng vào bảng báo học gửi tới công ty mà loại bỏ số hạng mục mà họ thấy khơng phù hợp Hợp đồng kí kết giao kèo công ty TNHH truyền thông kiện VNBROS bên đối tác, vấn đề mà hai bên thỏa thuận từ công việc đôi bên trường hợp toán, c) Thiết kế kịch công tác chuẩn bị Việc thiết kế kịch làm công tác chuẩn bị phải làm nối tiếp Thiết kế kịch tổng thể thiết kế toàn chương trình Các tổ chức viên phải làm việc để lên kế hoạch chương trình cho vừa độc đáo phải phù hợp với mục đích ban đầu kiện Cơng tác chuẩn bị lên kịch vai, phân công tổ chức viên ý thức tự giác trách nhiệm mình, đặt tồn khả vào cơng việc Tuy nhiên, phân công vật để tách biệt thành viên nhóm hoạt động cách riêng rẽ Các nhân viên cấp hồn thành cơng việc chia sau giao lại cho trưởng phịng, trưởng phịng báo cáo lại cho giám đốc Marketing Giám đốc marketing báo lên cho Phó giám đốc – Giám đốc điều hành chi nhánh TP.HCM Vì luồng thông tin luồn thông tin hai chiều, trưởng phịng nhân viên quyền nói suy nghĩ, khó khăn mà mắc phải hay góp ý ý tưởng phương pháp hoạt động tốt hơn, có phân cơng rõ ràng ban đầu, tổ chức viên dễ dàng thực công việc phân công từ trước đó, cơng việc chia nhỏ nên khó khăn giảm hơn, tổ chức viên hoat động sáng phận làm công tác chuẩn bị, tập hợp dịch vụ sử dụng cho kiện, thuê dịch vụ mà công ty sẵn, tổng duyệt kịch trước kiện diễn ra, điều chỉnh vấn đề chưa cho phù hợp, làm thủ tục hành với quyền sở địa điểm tổ chức kiện d) Quyết tốn chi phí thực tế Việc kí kết hợp đồng đánh dấu giao dịch kiện tổ chức, việc tốn chi phí tổ chức kiện đánh dấu kết thúc kiện Thông thường bên công ty TNHH truyền thơng kiện VNBROS tốn khoản chi phí tổ chức kiện trước mà chưa có đặt cọc, số tiền trả sau kiện kết thúc, bên công ty lập bảng tốn chi phí thực tế đưa cho bên khách hàng, số tiền chuyển khoản qua ngân hàng, thắc mắc liên hệ với phịng kế tốn giải thích rõ ràng khoản mục Đánh giá chung quy trình làm việc cơng ty a) Về quy trình tổ chức kiện Để hồn thiện quy trình tổ chức kiện hồn chỉnh từ đầu đến cuối nhà tổ chức phải lo lắng bao gồm nhiều khâu chi tiết nhỏ: • Dự tốn ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch tổ chức kiện • Tổ chức tính tốn thời gian • Danh sách khách mời • Địa điểm tổ chức kiện • Tổ chức đưa đón khách • Khách tới kiện • Không gian thực kiện • Tổ chức ăn uống kiện • Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh, quay phim, trang trí chi tiết cho kiện, Việt quan trọng kiện khởi dầu kiện dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện Thư mời, chỗ ở, lại, địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí, âm thanh, hình ảnh, giải trí, dẫn chương trình, an ninh, chí phí, thơng tin liên lạc, vật liệu event,… hạng mục mà công ty phải linh hoạt xử lý Với kiện tổ chức tùy thuộc vào loại hình kiện chủ thể kiện có mục đích kiện khác Mục đích cơng ty thực theo yêu cầu ban tổ chức kiện, mục đích kiện nhằm giúp ban tổ chức kiện điều hành công việc kiện b) Về nhân Nhân nguồn lực quan trọng công ty dịch vụ Mặc dù đội ngũ cơng ty đội ngũ nhân viên trẻ cịn hạn chế mặt kinh nghiệm lại có trình độ chun mơn cao tổ chức chủ yếu đào tạo từ môi trường chuyên nghiệp bên cạnh người có chun mơn lâu năm cơng ty có nhiều kinh nghiệm để truyền đạt lại cho hệ vào công ty Công ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS công ty đồi hỏi lực truyền thông tổ chức kiện, đòi hỏi đội ngũ nhân viên động, giàu ý tưởng sáng tạo, bên cạnh địi hỏi có sức khỏe dẻo dai để phát huy tồn suất lao động Ngồi cơng ty cịn có thói quyen làm việc chuyên nghiệp, nội quy chặt chẽ khoa học, kỹ làm việc nhóm phát huy hiệu kết hợp phòng ban đẩy lên hiệu tối đa c) Về mặt kỹ thuật Công ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS cơng ty có mới, cịn thiếu sót nhiều máy móc, thiết bị kỹ thuật nên tùy vào tính chất kiện mà cơng ty phải chủ động liên hệ bên thứ Tuy nhiên việc kiểm soát thiết bị kỹ thuật lại lại vấn đề lợi công ty, với bề dày kinh nghiệm sử dụng đội ngũ media khiến cho việc quản lý sử dụng thiết bị kỹ thuật trở nên chuyên nghiệp suất hết d) Về công tác quản lý Công tác quản lý công ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS công tác quản lý trực thứ tự thông tin chiều khiến cho ban lãnh đạo nắm rõ tình hình nhân Cách quản lý khiến cho việc quản lý tuần tự, quyền hạn chức phân công rõ ràng, tạo nhiều thuận lợi trình quản lý thông tin thống ý kiến 10 KẾT LUẬN Tuy thời gian thực tập kéo dài tháng qua đó, em học nhiều kinh nghiệm văn hóa truyền thơng tổ chức kiện Nhờ kinh nghiệm mà em nâng cao tầm hiểu biết, kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tế cho thân Qua kiến thức em học nhà trường, với quan trình thực tập cơng ty TNHH truyền thông tổ chức kiện VNBROS, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ cán hướng dẫn thực tập anh Ngô Hữu Thiện với giảng viên hướng dẫn thực tập cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng anh chị công ty giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn thành tập cách thuận lợi hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Vì trình độ nhận thức cịn hạn chế, với thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em tránh khỏi nhiều điều khiếm khuyết, em kính mong thầy cô xem xét bảo thêm cho em nhiều Một lần em xin chân thành cảm ơn công ty cô giáo Th.S Phạm Quế Hằng anh chị giúp đỡ em hoàn thành tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! 11 ... VỀ CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VNBROS Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty TNHH Tryền thông tổ chức kiện VNBROS thành lập từ năm 20 18 với năm kinh nghiệm Công ty VNBROS. .. đồng đánh dấu giao dịch kiện tổ chức, việc tốn chi phí tổ chức kiện đánh dấu kết thúc kiện Thông thường bên công ty TNHH truyền thông kiện VNBROS tốn khoản chi phí tổ chức kiện trước mà chưa có... lập kế hoạch tổ chức kiện • Tổ chức tính tốn thời gian • Danh sách khách mời • Địa điểm tổ chức kiện • Tổ chức đưa đón khách • Khách tới kiện • Khơng gian thực kiện • Tổ chức ăn uống kiện • Các