Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động đánh giá nội bộ trong Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động đánh giá nội bộ trong Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU: 5

Phần 1: Tổng quan về Tổng Công ty Tài chính Cổ phần 7

Dầu khí Việt Nam 7

I- Thông tin chung về công ty : 7

1- Thông tin chung về công ty 7

2- Ngành nghề kinh doanh của Tổng công ty : 8

II- Quá trình ra đời và phát triển của PVFC : 11

III- Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Tổng công ty : 15

5-Cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị của PVFC: 21

Phần 2: Thực trạng về công tác đánh giá nội bộ của hệ thống quản ly' chất lượng của PVFC: 24

I- Giới thiệu về hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 : 24

1- Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 : 24

2- Thực trạng việc áp dụng ISO 9001:2000 trong PVFC : 27

II- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty : 43

III- Thực trạng hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 trong PVFC : 53

1- Quy trình đánh giá nội bộ của hệ thống quản ly' chất lượng trong PVFC: 53

1.1- Mục đích và y' nghĩa của công tác đánh giá nội bộ: 53

1.2- Đối tượng và phạm vi của công tác đánh giá nội bộ trong công ty: 55

1.3- Nội dung quy trình đánh giá nội bộ trong công ty 56

1.3.1 - Sơ đồ quy trình đánh giá nội bộ trong công ty 56

1.3.2- Diễn giải quy trình 59

2- Thực trạng hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 trong PVFC: 66

2.1- Thực trạng công tác lập kế hoạch đánh giá nội bộ : 66

2.2- Thực trạng công tác tiến hành đánh giá nội bộ : 67

2.3- Báo cáo điểm phù hợp và không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ: 69

2.4- Họp kết thúc cuộc đánh giá và báo cáo kết quả đánh giá: 70

2.5- Thực trạng công tác giám sát sau đánh giá: 77

2.6- Quy trình khắc phục phòng ngừa và xử ly' sau vi phạm: 92

IV- Đánh giá chất lượng về công tác đánh giá nội bộ trong PVFC 98

1- Đánh giá chất lượng công tác đánh giá nội bộ trong PVFC 98

2- Nguyên nhân: 100

Phần 3: Một số kiến nghị về giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác đánh

giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng trong PVFC: 102

I- Mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới: 102

1- Kiến nghị về phía Nhà nước và các cơ quan chức năng: 110

2- Kiến nghị đối với ngành Dầu khí nói chung và Tập đoàn Dầu khí Việt Nam nói riêng: 110

III- Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của hoạt dộng đánh giá nội bộ trong PVFC: 111

1- Giải pháp về con người: 111

2- Giải pháp về công nghệ và phương pháp,kỹ thuật đánh giá nội bộ: 113

3- Áp dụng các công cụ thống kê trong đáng giá chất lượng nội bộ: 114

4- Một số giải pháp khác: 115

* Tăng cường các khuyến khích đối với hoạt động đánh giá nội bộ: 115

* Tăng cường nhận thức đối với toàn bộ các nhân viên trong PVFC về vấn đề chất lượng nói chung và đánh giá nội bộ nói riêng: 115

* Có kế hoạch, chương trình dánh giá nội bộ hợp ly': 115

* Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban trong hoạt động dánh giá chất lượng nội bộ: 115

* Tiến hành khắc phục, phòng ngừa sau đánh giá và xử ly' các vi phạm: 116

KẾT LUẬN: 117

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO : 118

Một số thuật ngữ viết tắt và danh mục bảng biểu, sơ đồ sử dụng trong chuyên đề :

* Một số thuật ngữ viết tắt :

PVFC : Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam Công ty: Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam NHNN : Ngân hàng Nhà nước.

HĐQT : Hội đồng Quản trị của PVFC HTQLCL: Hệ thống quản ly' chất lượng.

QLRR : Quản ly' rủi ro.

BM-HD-QT: Biểu mẫu- Hướng dẫn- Quy trình.QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng.DV&TDCN : Dịch vụ và tín dụng cá nhân.TDCN : Tín dụng cá nhân.

QLRR : Phòng Quản ly' rủi ro.

TCNS&TL: Phòng tổ chức nhân sự và tiền lương.MTCL: Mục tiêu chất lượng.

P.KTKSNB: Phòng Kiểm tra Kiểm soát nội bộ.

* Danh mục bảng biểu, sơ đồ : Trang

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của PVFC……… 20

Sơ đồ 2: Mô hình của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ……… 26

Sơ đồ 3: Sơ đồ hệ thống quản ly' chất lượng của PVFC……….28

Sơ đồ 4: hệ thống tài liệu chất lượng của PVFC……… 30

Sơ đồ 5: Quy trình đánh giá nội bộ của PVFC……… 58

Sơ đồ 6: Quy trình khắc phục phòng ngừa và sử ly' sau vi phạm…….… 95

Bảng 1: Cơ cấu lao động của PVFC……… 19

Bảng 2: Báo cáo tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng 2007…………35

Bảng 3: Báo cáo tỷ lệ tăng trưởng tài sản qua các năm……….45

Bảng 4: Báo cáo tỷ lệ tẳng trưởng chi phí qua các năm……….46

Bảng 5: Báo cáo tỷ lệ tẳng trưởng doanh thu qua các năm………47

Bảng 6: Tốc độ tăng doanh thu chi phí qua các năm………48

Bảng 7: Bảng lưu hồ sơ đánh giá nội ………65

Đối với Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam cũng vậy, việc áp dụng hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 là một điều tất yếu nhằm duytrì hiệu quả của các hoạt động trong công ty Hoạt động đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng rất được coi trọng và thực hiện trong công ty nhằm xem xét tính đầy đủ và mức độ phù hợp của các hướng dẫn công việc, các quy trình, quy định, được sử dụng để kiểm soát các hoạt động về chất lượng ở mọi khâu trong công ty, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng để đáp ứng các mục tiêu chất lượng đã hoạch định và tìm hiểu nguyên nhân của sự không phù hợp để đưa ra biện pháp khắc phục/phòng ngừa nhằm duytrì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ngày càng hoàn thiện hơn

Vì vậy, sau một thời gian được thực tập tại Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam và với sự hướng dẫn của Thầy Ths.Vũ Anh Trọng, em đã chọn đề tài " Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động đánh giá nội bộ trong Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam " để nghiên cứu với mong muốn đưa ra những giải pháp có căn cứ thực tiễn để góp phần nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của hoạt động đánh giá nội bộ trong công ty

Chuyên đề tốt nghiệp của em gồm có ba phần được kết cấu như sau:

Phần 1: Tổng quan về Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam.

Phần 2: Thực trạng về công tác đánh giá nội bộ của hệ thống quản ly' chất lượng của PVFC

Phần 3: Một số kiến nghị về giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác đánh giá nội bộ hệ thống quản ly' chất lượng trong PVFC

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty Tài Chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam nói chung và các anh chị trong phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ trong công ty nói riêng đã chỉ bảo tận tình và giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập, giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp màem đã chọn.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường đã tận tình hướng dẫn emtrong chuyên đề tốt nghiệp này Đặc biệt là thầy giáo Ths.Vũ Anh Trọng đã rất tậntình giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo cho em, giúp em từng bước để hoàn thành

chuyên đề tốt nghiệp này

Em cũng mong rằng thầy cô, các bạn và các anh chị trong công ty PVFC và những ai quan tâm đến đề tài này, đóng góp y' kiến giúp em hoàn thiện chuyên đề hơn nữa.

Phần 1: Tổng quan về Tổng Công ty Tài chính Cổ phầnDầu khí Việt Nam.

I- Thông tin chung về công ty :

1- Thông tin chung về công ty.Thông tin chung về Công ty:

Tên công ty : Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam.Tên viết tắt : PVFC.

Tên tiếng Anh: Petro VietNam Finance Joint Stock Corrporation.Tên giao dịch : Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam.

Gọi tắt là Công ty Tài chính dầu khí.

Hình thức pháp lý : Tổng công ty là Tổng công ty cổ phần có tư cách pháp nhân

phù hợp với pháp luật hiện hành của Việt Nam

Lĩnh vực kinh doanh của Tổng công ty: Tài chính tiền tệ Trụ sở đăng ký của Tổng công ty :

Địa chỉ : 72 Trần Hưng Đạo - Hà nội Điện thoại: (84-4) 9426800

thành lập theo quyết định số 04/2000/QĐ-VPCP ngày 30 tháng 3 năm 2000 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng chính phủ

Tổng Công ty bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 12 năm 2000 theo Giấy phép hoạt động số 12/GP-NHNN ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Ngân hàng Nhà nước Việt nam ban hành kèm theo Quyết định số 456/2000/QĐ-NHNN ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và Giấy chứng nhận đăngký kinh doanh số 113108 ngày 23 tháng 8 năm 2000 do Sở kế hoạch và Đầu tư Hànội cấp

Tổng công ty có con dấu riêng và tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Nhà Nước và các ngân hàng trong nước và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Ngay từ khi ra đời, Công ty đã nhanh chóng hội nhập vào cộng đồng Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam cũng như hội nhập vào cộng đồng các định chế tài chính trong nước và quốc tế Công ty xác định hợp tác chặt chẽ, chân thành với các tổ chức tín dụng, các nhà đầu tư trong và ngoài nước nhằm đảm bảo nguồn vốn cho các dự án của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam - Yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo sự thành công của Công ty.

"Tầm nhìn tăng trưởng - Cam kết vững chắc - Thành công tài chính" là

tôn chỉ hoạt động của Công ty Tài chính Dầu khí Tư tưởng của tôn chỉ thể hiện rõ nhiệm vụ chiến lược của Công ty là: đáp ứng nhu cầu vốn cho đầu tư phát triển của ngành Dầu khí Việt nam và vận hành sinh lời hiệu quả nhất mọi nguồn tài chính tiền tệ của ngành Dầu khí.

4 - Vay các tổ chức tài chính, tín dụng trong, ngoài nước và các tổ chức tài chính quốc tế;

5 - Tiếp nhận vốn uỷ thác của Chính phủ, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước;

* Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu và các giấy tờ có giá khác:

4 - Được cấp tín dụng dưới hình thức chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá khác đối với các tổ chức và cá nhân;

5 - Được tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá khác với các tổ chức tín dụng khác;

6

7 * Bảo lãnh: Được bảo lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối

với người nhận bảo lãnh Việc bảo lãnh của Tổng công ty Tài chính Dầu khí phải được theo quy định tại Điều 58, Điều 59, Điều 60 Luật các tổ chức tín dụng và hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước;

8* Được cấp tín dụng dưới các hình thức khác theo quy định của Ngân hàngNhà nước;

9* Mở tài khoản:

10 - Tổng công ty Tài chính Dầu khí được mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàngNhà nước nơi Tổng công ty Tài chính đặt trụ sở chính và ngân hàng hoạt động trênlãnh thổ Việt Nam Việc mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng ngoài lãnh thổ Việt Nam phải được Ngân hàng Nhà nước cho phép;

11 - Tổng công ty Tài chính Dầu khí có nhận tiền gửi phải mở tài khoản tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và duy trì tại đó số dư bình quân không thấp hơn mức quy định của Ngân hàng Nhà nước;

12 * Dịch vụ ngân quỹ: Được thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách

hàng;

13* Đầu tư, góp vốn, mua cổ phần của các Doanh nghiệp và các tổ chức tín dụng khác; Đầu tư cho các dự án theo hợp đồng;

14* Tham gia thị trường tiền tệ;

15* Được quyền nhận uỷ thác, làm đại lý trong các lĩnh vực liên quan đến tài chính, ngân hàng, bảo hiểm và đầu tư, kể cả việc quản lý tài sản, vốn đầu tư của các tổ chức, cá nhân theo hợp đồng;

16* Cung ứng dịch vụ tư vấn về ngân hàng, tài chính, tiền tệ, đầu tư cho khách hàng;

17 * Mua bán ngoại tệ với khách hàng, cụ thể:

(a) Mua ngoại tệ từ Tập đoàn Dầu khí, các đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn Dầu khí và các khách hàng có quan hệ tín dụng từ các nguồn thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của các đối tượng này;

(b) Bán ngoại tệ cho các ngoại tệ nêu tại điểm (a) để phục vụ nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của họ;

(c) Mua ngoại tệ từ các tổ chức tín dụng được phép hoạt động ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam để đảm bảo nguồn ngoại tệ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, dịch vụ của các đối tượng nêu tại điểm (a) và hoạt động ngân hàng của Tổng công ty Tài chính Dầu khí;

(d) Bán ngoại tệ cho các tổ chức tín dụng được phép hoạt động ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam để đảm bảo nguồn tiền đồng Việt Nam đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, dịch vụ của các đối tượng nêu tại điểm (a) và hoạt động ngân hàng của Tổng công ty Tài chính Dầu khí;

(e)Thu đổi và đặt bàn đổi ngoại tệ;

* Được thực hiện hoạt động bao thanh toán trong nước;Thực hiện các dịch vụ kiều hối, kinh doanh vàng;

* Làm đại lý phát hành trái phiếu, cổ phiếu và các loại giấy tờ có giá cho các Doanh nghiệp;

* Cung ứng dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá, cho thuê tủ két, cầm đồ và các dịch vụ khác

* Các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật

II- Quá trình ra đời và phát triển của PVFC :

Lịch sử ra đời và sự thay đổi hình thức pháp lý của công ty :

+ Ngày 30/3/2000: Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ký quyết định số 04/2000/QĐ/VPCP về việc thành lập Công ty Tài chính Dầu khí

+ Ngày 19/6/2000: Hội đồng quản trị Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam ký quyết định số 903/QĐ-HĐQT thành lập Công ty Tài chính Dầu khí

+ Ngày 1/10/2000: Công ty Tài chính Dầu khí chính thức đặt trụ sở hoạt động đầu tiên tại 34B Hàn Thuyên - Hà Nội và Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 10

+ Ngày 5/2/2001: Lễ khai trương hoạt động Công ty Tài chính Dầu khí đã được tổ chức trọng thể tại Hà Nội.

+ Ngày 30/10/2001:

- Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 11 - Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 20- Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 30

+ Ngày 19/6/2002: Khai trương hoạt động phòng giao dịch chứng khoán BSC – PVFC

+ Ngày 1/10/2002: Khai trương website Công ty Tài chính Dầu khí tại địa chỉ: http://www.pvfc.com.vn

+ Ngày 3/9/2003: Phát hành thành công Trái phiếu Dầu khí

+ Ngày 21/5/2003: Khai trương hoạt động Chi nhánh Công ty Tài chính Dầu khí tại thành phố Hồ Chí Minh

+ Ngày 5/5/2004:

- Ra mắt Hội đồng quản trị đầu tiên của Công ty Tài chính Dầu khí.- Nhận chứng chỉ Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do tổ chức SGS (Thuỵ Sỹ) cấp

+ Đến ngày 31/12/2000:

- Thu xếp vốn cho các dự án của PetroVietnam đạt 5.000 tỷ đồng.- Tổng tài sản đạt hơn 4.000 nghìn tỷ đồng.

- Doanh thu đạt trên 200 tỷ đồng.

+ Ngày 1/1/2005: Tăng vốn điều lệ của PVFC lên 300 tỷ đồng.

+ Ngày 28/2/2005: Khai trương hoạt động Chi nhánh Công ty Tài chính Dầu khí tại Vũng Tàu

+ Ngày 20/4/2005: Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 12.

+ Ngày 20/5/2005: Khai trương hoạt động phòng giao dịch số 21.

+ Ngày 19/8/2005: Nhận bàn giao quản lý toà nhà PetroTower từ Công ty Dịchvụ - Du lịch Dầu khí.

+ Ngày 3/9/2005: Nhận Cúp vàng Thương hiệu và Nhãn hiệu 2005.+ Ngày 15/9/2005: Nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2005.+ Ngày 15/12/2005: PVFC được xếp hạng Công ty Nhà nước loại 1.+ Tháng 12/2005: Quy mô hoạt động của PVFC đạt trên 8000 tỷ đồng.+ Tháng 12/2005: Triển khai thành công việc lắp đặt và đưa vào sử dụng hệ thống mạng WAN trong toàn hệ thống.

+ Tháng 2/2006: Đưa vào hoạt động đường dây nóng 18001525 miễn phí dành cho khách hàng, phục vụ 24/24h.

+ Ngày 19/6/2006: Phát hành thành công Trái phiếu Tài chính Dầu khí Tổng khối lượng huy động đạt 690 tỷ đồng.

+ Ngày 26/4/2006: PVFC chính thức tăng vốn điều lệ lên 1000 tỷ đồng.+ Ngày 4/7/2006: Khai trương Chi nhánh Công ty Tài chính Dầu khí tại Đà Nẵng.

+ Ngày 24/10/2006: Khai trương Phòng Giao dịch Chứng khoán SSI – PVFC.+ Ngày 14/2/2007: PVFC chính thức tăng vốn điều lệ lên 3000 tỷ đồng, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của Công ty.

+ Ngày 9/3/2007: PVFC chính thức tài trợ cho CLB Bóng đá Sông Lam Nghệ An Từ đây, CLB Bóng đá chuyên nghiệp Sông Lam Nghệ An chính thức mang tên CLB Bóng đá Tài chính Dầu khí – Sông Lam Nghệ An.

+ Tháng 4/2007: PVFC vinh dự đón nhận giải thưởng “Thương hiệu mạnh ViệtNam” và lọt vào “TOP 50 nhà tuyển dụng hàng đầu Việt Nam”.

+ Ngày 5/5/2007: PVFC nhận giải thưởng “Quả Cầu Vàng” dành cho doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong ngành tài chính.

+ Ngày 18/5/2007: Khai trương Chi nhánh tại thành phố Hải Phòng.

+ Ngày 21/5/2007: Ra mắt Quỹ học bổng “PVFC- Thắp sáng niềm tin”- Quỹ học bổng dành cho các học sinh, sinh viên vượt qua hoàn cảnh khó khăn, đạt thànhtích học tập tốt.

+ Ngày 18/6/2007: Khai trương Công ty Tài chính Dầu khí – Chi nhánh Nam Định.

+ Ngày 19/6/2007: PVFC vinh dự đón nhận Huân chương Lao động Hạng 3, đại diện Đảng và nhà nước đã trao tặng các danh hiệu cho các cá nhân trong Ban

lãnh đạo Công ty: Ông Nguyễn Tiến Dũng - CTHĐQT nhận Huân chương Lao động Hạng nhì, Bà Vũ Thị Ngọc Lan – Phó TGĐ nhận Huân chương Lao động hạng 3, Ông Nguyễn Xuân Sơn – Nguyên TGĐ PVFC nhận Huân chương Lao động Hạng 3.

+ Ngày 19/6/2007: Phát hành thành công Trái phiếu Tài chính Dầu khí 2007 với tổng khối lượng huy động đạt 1500 tỷ đồng.

+ Ngày 26/6/2007: Khai trương Công ty Tài chính Dầu khí- Chi nhánh Cần Thơ.

+ Ngày 15/7/2007: PVFC đón nhận “Cúp vàng Thương hiệu và Nhãn hiệu 2007".

+ Ngày 24/7/2007: Chính thức khai trương và đi vào hoạt động Công ty Tài chính Dầu khí- Chi nhánh Sài Gòn.

+ Ngày 10/8/2007: Khai trương Công ty Tài chính Dầu khí- Chi nhánh Thăng Long.

+ Ngày 8/9/2007: PVFC là đơn vị duy nhất trong ngành Tài chính – Ngân hàngđược cùng lúc trao tặng hai giải thưởng “Nhà quản lý giỏi 2007” và “Cúp vàng ISO 2007”.

+ Ngày 7/10/2007: PVFC nhận giải thưởng “Sao vàng Đất Việt năm 2007”+ Ngày 8/10/2007: Khai trương hoạt động ba công ty thành viên: Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Tài chính Dầu khí (PVFC Invest); Công ty Cổ phần Kinh doanh Bất động sản Tài chính Dầu khí (PVFC Land); Công ty Cổ phần Truyền thông Tài chính Dầu khí (PVFC Media).

+ Ngày 19/10/2007: PVFC tổ chức thành công đấu giá cổ phần, số lượng cổ phần đua ra đấu giá là: 59.638.900 Cổ phần, Giá đấu thành công bình quân là: 69.974 đồng/cổ phần.

+ Ngày 28/12/2007: Tổ chức thành công Đại hội đồng Cổ đông Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí lần thứ nhất.

+ Ngày 6/1/2008: PVFC nhận giải thưởng “Thương mại Dịch vụ - Top Trade Services 2007”

+ Ngày 9/1/2008: PVFC nhận Giải thưởng “Ngôi sao Kinh doanh” - TOP 10 doanh nghiệp hội nhập thành công nhất.

+ Ngày 5/2/2008:Được tặng cờ thi đua 2007 của Chính phủ với thành tích "đã hoàn thành xuất sắc toàn diện nhiệm vụ công tác, dẫn đầu phòng trào Thi đua yêu nước năm 2007 của ngành Công thương."

+ Ngày 18/3/2008: Chính thức ra mắt Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam và công bố cổ đông chiến lược nước ngoài PVFC chính thức

chuyển đổi sang mô hình Tổng Công ty với Vốn điều lệ là 5000 tỷ VNĐ, trong đó Mogan Stanley trở thành cổ đông chiến lược nắm giữ 10% Vốn điều lệ của PVFC + Ngày 4/4/2008, khai trương hoạt động Phòng Giao dịch Trung tâm Long Biên.

+ Ngày 10/4/2008, PVFC khai trương hoạt động Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam – Chi nhánh Thanh Hoá.

+ Ngày 26/04/2008, PVFC nhận danh hiệu “Nhãn hiệu nổi tiếng Quốc gia” năm 2008tại lễ trao giải “Nhãn hiệu Cạnh tranh - Nổi tiếng Quốc gia” tổ chức

tại Hà Nội vào sáng 26/04/2008.

III- Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Tổng công ty :

Tính đến thời điểm hiện nay, hệ thống các tổ chức tài chính, ngân hàng tại Việt Nam bao gồm 7 Công ty Tài chính thuộc Tổng Công ty; 6 Ngân hàng thương mại quốc doanh; 31 ngân hàng thương mại cổ phần đô thị; 4 ngân hàng thương mại cổ phần nông thôn; 36 chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam; 6 ngân hàng liên doanh; 12 Công ty cho thuê tài chính; 43 văn phòng đại diện ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam Số lượng các tổ chức tín dụng trên cũng như sự đa dạng về loại hình chức vẫn tiếp tục được gia tăng, đặc biệt khi Việt nam gia nhập WTO Số lượng các tổ chức tài chính, tín dụng như trên cùng với sư phong phú về các loại hình tổ chức cho thấy sự phát triển ngày càng mạnh của nền tài chính Xu thế hiện nay các tổ chức tài chính, tín dụng đều bám sát và mở rộng hoạt động kinh tế đến các địa bàn kinh tế ở cả thành thị lẫn nông thôn Trong thời gian tới cùng với quá trình tái cơ cấu các ngân hàng và việc các ngân hàng 100% vốn của nước ngoài được phép thành lập tại Việt Nam thì áp lực về cạnh tranh cả về quy mô vốn, mạng lưới hoạt động, cơ sở vật chất và công nghệ sẽ ngày càng lớn

Song song với sự bùng nổ về số lượng, phát triển về chất lượng của các tổ chức tàichính thì những biến động của thị trường kinh tế tài chính cũng đang mở ra cơ hội đồng thời thách thức đối với PVFC Năm 2006 là năm có nhiều biến động của thị trường tài chính, đó cũng là năm mang lại những thành công vượt bậc cho PVFC Từ năm 2007, thị trường tài chính đã dần ổn định hơn và khẳng định được những tổ chức có uy tín, có chất lượng sẽ đứng vững trên thị trường

Nằm trong sự phát triển chung của thị trường, PVFC cũng sẽ phải cạnh tranh rất quyết liệt để đứng vững và phát triển Nhận thức được vấn đề này, PVFC cần đánhgiá lại nội lực, xây dựng mục tiêu kinh doanh phù hợp, đề ra chiến lược phát triển trên mọi lĩnh vực: sản phẩm dịch vụ, mạng lưới, cơ sở vật chất, con người… để trở thành một trong các tổ chức tài chính hàng đầu tại Việt Nam và phát huy tối đavai trò một định chế tài chính chuyên nghiệp vững mạnh của Tập đoàn.

2 Khách hàng và đối tác :

Khách hàng và đối tác của Công ty bao gồm:

1 - Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam: Tập đoàn và các đơn vị thành viên trong Tập đoàn là các khách hàng chủ yếu của Công ty

2 - Các tổ chức tài chính ngân hàng: PVFC đã có mối quan hệ chặt chẽ với hầu hết các tổ chức tài chính ngân hàng tại Việt Nam, bao gồm các ngân hàng thương mại trong và ngoài nước, Công ty Tài chính, Công ty chứng khoán, các Quỹ đầu tư…

3 - Các tổ chức kinh tế: Ngoài các đơn vị trong Tập đoàn, PVFC đã mở rộng đối tác khách hàng ra các tổ chức kinh tế ngoài ngành Hiện nay PVFC đã ký thoả thuận hợp tác với nhiều doanh nghiệp và tổ chức kinh tế lớn như: Tổng Công ty Sông Đà, Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam, Tổng Công ty Bạch Đằng, Tổng Công ty Đầu tư phát triển đô thị…

4 - Các cá nhân trong và ngoài ngành: Hiện nay PVFC đã triển khai rộng rãi các sản phẩm dịch vụ dành cho cá nhân như huy động tiền gửi có kỳ hạn, uỷ thác quản lý vốn cá nhân, cho vay cá nhân, uỷ thác đầu tư…

3 Công nghệ, cơ sở vật chất và trang thiết bị:

Tình hình đầu tư xây dựng cơ sở vật chất luôn được lãnh đạo PVFC coi trọng như: - Nâng cấp hệ thống trang thiết bị văn phòng Công ty hiện đại

- Đầu tư xây dựng mới trụ sở: Chi nhánh PVFC tại Vũng tàu với tổng vốn đầu tư là 17,5 tỷ đồng, đã giải ngân 7,2 tỷ đồng, dự kiến hoàn thành vào năm 2009; Trung tâm Tài chính dầu khí Đà Nẵng với tổng vốn đầu tư là 100 tỷ đồng, đã giải ngân 12,2 tỷ đồng, dự kiến hoàn thành trong năm 2009; Trung tâm tài chính dầu khí Hà Nội khoảng 179 tỷ đồng, đã giải ngân 242 triệu đồng và đã bàn giao toàn bộ dự án cho Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam tiếp tục triển khai - Mạng lưới thông tin luôn được đầu tư lắp đặt, nâng cấp hiện đại nhằm đảm bảo việc trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác giữa các đơn vị, thực hiện cung cấpthông tin, xử lý số liệu, quản lý các hoạt động kinh doanh bằng hệ thống phần mềm Bank2000, phân tích, thẩm định, định giá dự án chính xác bằng hệ thống phần mềm hiện đại.

4- Tình hình lao động :

Lực lượng lao động của công ty đa số có tuổi đời trẻ, cần cù, chịu khó học hỏi, có tiềm năng Công tác tuyển dụng, đào tạo bổ sung, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên được Công ty thực hiện thường xuyên Tuy nhiên, đề đáp ứng nhu cầu công việc và theo kịp xu thế phát triển hiện nay CBCNV cần được đào tạo bổ sung thường xuyên

Tổng số lao động tính đến thời điểm hiện tại ở công ty là 781 lao động được phân bố đều tại các phòng ban của công ty, việc phân bố lao động được thể hiện như trong bảng sau:

Bảng 1: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CỦA PVFC:

( Đơn vị: người )

TổngĐại học

và trênĐH

Lđ hợpđồng dài

Lđ hợpđồng ngắn

Việc phân bố lao động trong tổng công ty được phân bố như sau:- Hội đồng quản trị : 05 người.

- Ban kiểm soát : 03 người.- Tổng giám đốc : 01 người.- Phó tổng giám đốc : 07 người.- Kế toán trưởng : 01 người

- Bộ máy giúp việc : 17 phòng ban Trong đó: Khối quản ly : 10 phòng, bao gồm:

+ Phòng Tổ chức nhân sự & tiền lương.+ Phòng Kế hoạch & thị trường.

+ Phòng Kế toán.

+ Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ.

+ Phòng Quản lý rủi ro Tín dụng và đầu tư.+ Văn phòng.

+ Phòng Thẩm định độc lập.+ Ban Xây dựng.

+ Trung tâm Thông tin và Công nghệ tin học.+ Trung tâm Đào tạo.

Khối kinh doanh: 07 phòng, bao gồm:

+ Phòng Thu xếp vốn & tín dụng doanh nghiệp.+ Phòng Quản lý dòng tiền.

+ Phòng Dịch vụ tài chính.+ Phòng Đầu tư.

+ Phòng Quản lý vốn uỷ thác đầu tư.+ Phòng Dịch vụ & Tín dụng cá nhân.+ Phòng Giao dịch trung tâm Láng Hạ.- Các chi nhánh :

+ Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh.+ Chi nhánh Vũng Tàu.

+ Chi nhánh Cần Thơ.+ Chi nhánh Đà Nẵng.+ Chi nhánh Nam Định.+ Chi nhánh Hải Phòng.- Các phòng giao dịch :

+Khu vực Hà Nội có 02 phòng giao dịch: Phòng giao dịch số 10

5-Cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị của PVFC:

Sơ đồ 1:

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

Các bộ phận chức năng trong hệ thống của PVFC bao gồm:

* Văn phòng Giám đốc và Hội đồng quản trị : Là đầu mối trao đổi thong tin

giữa các đơn vị trong công ty với ban Lãnh đạo Công ty, tham mưu và giúp việc cho ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị công ty trong việc chỉ đạo, quản lý và điều hành hoạt động chung.

- Thực hiện công tác thư ký, quản lý văn phòng cho Hội đồng Quản trị vàban Giám đốc.

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các nhiệm vụ do ban Giám đốc giao.

- Tham mưu cho ban Giám đốc và hội đồng quản trị trong việc xem xét và quyết định trình các cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách, cơ chế hoạt động của Công ty.

- Thực hiện, tư vấn về công tác pháp chế của công ty.- Thực hiện công tác đối ngoại chung của Công ty.

* Phòng tổ chức Hành chính : Thực hiện và quản lý về phát triển nguồn

nhân lực, chế độ chính sách lương thưởng , văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, lễtân, an ninh, an toàn vệ sinh lao động.

* Phòng Kế hoạch-Thị trường : Tham gia xây dựng chiến lược phát triển, kế

hoạch, báo cáo thống kê, đầu tư xây dựng cơ bản, và kế hoạch phát triển sản phẩmvà thị trường , đầu mối trong công tác xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống Quản lý chất lượng của công ty.

* Phòng kế toán : Tổ chức công tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản tiền

vốn, xây dựng, quản lý và thực hiện kế hoạch tài chính của công ty.

* Phòng thông tin - Công nghệ tin học : Thực hiện thu thập, tổng hợp, xử lý,

phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của công ty, quản lý hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin, phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm công nghệ thông tin ứng dụng.

* Phòng Kiểm tra – Kiểm toán nội bộ : Tham mưu và giúp việc cho Giám

đốc công ty trong công tác kiểm tra, kiểm toán các hoạt động của Công ty nhằm đảm bảo được thực hiện đúng các quy định của pháp luật và của công ty.

* Phòng quản lý dòng tiền: Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc công ty

trong việc cân đối, điều hòa, sử dụng và kinh doanh mọi nguồn vốn trong công ty

nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời và hiệu quả vốn trong hoạt động kinh doanh của công ty.

* Phòng dịch vụ tài chính: Tổ chức, triển khai cung cấp các dịch vụ tài chính

tiền tệ cho Tổng công ty và các tổ chức kinh tế khác.

* Phòng thu xếp vốn – Tín dụng doanh nghiệp : Thực hiện thu xếp vốn cho

các dự án đầu tư trong và ngoài Tổng công ty; quản lý và tổ chức triển khai các hoạt động tín dụng đối với doanh nghiệp.

* Phòng tín dụng cá nhân : Nghiên cứu và chỉ đạo triển khai chung trong

toàn hệ thống công ty và trực tiếp tổ chức hoạt động các phòng giao dịch trực thuộc công ty về dịch vụ tài chính đáp ứng nhu cầu của cán bộ công nhân viên ngành Dầu khí và các cá nhân khác.

* Phòng Đầu tư : Nghiên cứu, tổ chức triển khai và quản lý đầu tư, vốn của

công ty tại các doanh nghiệp khác ( ngoại trừ lĩnh vực đầu tư chứng khoán).

* Ban chứng khoán : Thực hiện triển khai kinh doanh trên thị trường chứng

khoán; nghiên cứu và xây dựng đề án thành lập công ty chứng khoán Dầu khí.

* Văn phòng giao dịch: Là bộ phận kinh doanh có chức năng giao dịch tổng

hợp phù hợp với chức năng của PVFC trên địa bàn của Văn phòng Giám đốc Phòng giao dịch là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty, chịu sự quản lý của trụ sở chính hoặc chi nhánh trên cùng địa bàn Đối tượng phục vụ của Văn phòng Giám đốc bao gồm các tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng, các cá nhân trong và ngoài ngành Dầu khí.

Phần 2: Thực trạng về công tác đánh giá nội bộ của hệthống quản ly' chất lượng của PVFC:

I- Giới thiệu về hệ thống quản ly' chất lượng ISO 9001:2000 :

1- Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 :

Trong những năm gần đây, ISO 9001 đã trở thành một tiêu chuẩn mang tính chuẩn mực, phổ biến nhất trong quản lý chất lượng của các tổ chức, doanh nghiệp trên toàn thế giới do tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành ISO 9001 là tiêu chuẩn không mang tính bắt buộc đây là tiêu chuẩn mang tính tự nguyện ISO 9001 là một hệ thống mang tính nền tảng phục vụ hữu hiệu cho hoạt động điều hành của các tổ chức, doanh nghiệp Giúp tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi hoạt động của mình đều hướng tới các mục tiêu đã hoạch định như việc tạo sản phẩm hay dịch vụ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng đã nêu ra

¨ Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng :

* Hướng vào khách hàng * Sự lãnh đạo.

* Sự tham gia của mọi người.* Tiếp cận theo quá trình.

* Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý.* Cải tiến liên tục.

* Quyết định dựa trên sự kiện.

* Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng

Lợi ích khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 :

* Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000 về quản lý nội bộ :

- Quản lý doanh nghiệp khoa học và hiệu quả

- Nâng cao uy tín của lãnh đạo, giúp lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp

- Tạo một tác phong công nghiệp trong làm việc, một nét đẹp của một tổ chức

- Duy trì và củng cố mối quan hệ hữu cơ trong bộ máy quản lý

- Nâng cao năng xuất lao động , tăng lợi nhuận và giảm chi phí sản xuất kinhdoanh nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực

- Kiểm soát các quá trình trong sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, nâng cao chất lượng sản phẩm

- Dựa vào sự thống nhất và được thừa nhận của hệ thống quản lý, Hệ thống chất lượng được chứng nhận ISO 9001 sẽ giúp cho quí Công ty cải tiến sản phẩm và qui trình mang lại cho việc kinh doanh của qúi công ty một áp dụng lợi thế

thực sự trên thị trường

* Lợi ích khi xây dựng và áp dụng ISO 9001: 2000 về đối ngoại:

- Thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của Công ty

- Đáp ứng đòi hỏi của Ngành và Nhà nước về quản lý chất lượng

- Đem lại lòng tin cho khách hàng qua việc chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ của Doanh nghiệp

- Nâng cao lợi thế thương mại bằng uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế Củng cố và phát triển thị phần, giành ưu thế trong cạnh tranh

- Phá bỏ được rào cản, tạo được một sân chơi bình đẳng giữa các doanh nghiệp trong các thị trường yêu cầu bắt buộc việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

- Giấy chứng nhận hệ thống quản lý phù hợp tiêu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tiền bạc và thời gian vì khách hàng phải đánh giá lại hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp

Sơ đồ 2:

Mô hình của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 :

Các yêu cầu của HTQLCL được sắp xếp trong 4 mục lớn:

Mục 5 : Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạoMục 6 : Quản lý nguồn lực

Mục 7 : Thực hiện sản phẩm

Mục 8 : Đo lường, phân tích và cải tiến

Hệ thống quản lý ISO 9001:2000 dựa trên mô hình quản lý theo quá trình, lấyphòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong chu trình sản phẩm ISO 9001:2000 là mô hình rất tốt cho việc đảm bảo chất lượng của một tổ chức, một mô hình lý tưởng cho một tổ chức đạt hiệu quả cao cũng như cải tiến liên tục và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.

2- Thực trạng việc áp dụng ISO 9001:2000 trong PVFC :

Trên con đường hội nhập sâu rộng nền kinh tế quốc tế, mỗi tổ chức doanh nghiệp cũng như mỗi quốc gia phải có chính sách thích hợp để tạo ra những thương hiệu riêng cho mình Quản lý chất lượng được coi là một biện pháp thiết thực nhằm đẩy mạnh thương mại hóa toàn cầu, nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp cũng như sức cạnh tranh của nền kinh tế của mỗi quốc gia PVFC cũng vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng các sản phẩm dịch vụ, ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty PVFC quyết tâm xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và xem đây như một nhiệm vụ trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.

Hiện tại hệ thống quản ly chất lượng trong công ty đang hoạt động theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA PVFC

QMR BGĐ

Mối quan hệ chỉ đạo Mối quan hệ hợp tác &

phối hợp nghiệp vụ

Lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong PVFC: Tất cả các sản phẩm, dịch vụ của Công ty đang triển khai thuộc 6 lĩnh vực chính:

+ Thu xếp vốn tín dụng cho các dự án đầu tư + Huy động vốn.

+ Hoạt động tín dụng.

+ Hoạt động tài chính ủy thác + Hoạt động tư vấn tài chính tiền tệ + Hoạt động đầu tư

Đại diện lãnh đạo về chất lượng : Đại diện lãnh đạo chất lượng( QMR) của PVFC là Phó Giám đốc Phan Thị Hồng Hà Kinh nghiệm thực tế cho thấy, một doanh nghiệp thực hiện ISO9000 có hiệu quả và duy trì được các hoạt động cũng như cải tiến thường xuyên hệ thống thường phụ thuộc rất nhiều vào "Người đại

diện lãnh đạo về chất lượng" (Quality Management Representative - QMR) QMR

được hiểu như "Một thành viên ban lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các quá trình cần thiết cả hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiệnvà duy trì" QMR ngoài trách nhiệm chuyên môn còn hiện các trách nhiệm và quyền hạn sau:

+ Đảm bảo rằng các quá trình của hệ thống Quản lý chất lượng được thiết lập và duy trì theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

+ Thúc đẩy nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng, tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong tổ chức.

+ Báo cáo lên Lãnh đạo cấp cao hơn về việc thực hiện của hệ thống Quản lý chất lượng và các kiến nghị cải tiến.

+ Liên hệ với các tổ chức trong và ngoài nước về các vấn đề liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng.

Sơ đồ 4:

Hệ thống quy chế, quy trình, VBPQ

Hướng dẫn biểu mẫu, quy định nội bộ,hồ sơ chất lượng

Sơ đồ hệ thống văn bản chất lượng PVFC

- Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng:STCL, CSCL và MTCL của công ty do Giám đốc Công ty ban hành, sửa đổi và bổ sung để phù hợp với từng giái đoạn phát triển của Công ty Các văn bản chất lượng này thể hiện chủ chương, định hướng của ban Lãnh đạo và các cam kết của tập thể cán bộ nhân viên Công ty đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng bằng những sản phẩm dịch vụ đa dạng, chất lượng cao

- Hệ thống quy chế, quy trình và quy định nội bộ: Là các văn bản do Giám đốcCông ty hoặc người được ủy quyền ban hành, sửa đổi, bổ sung Nội dung văn bản quy định quyền hạn, trách nhiệm của những người tham gia vào quá trình tác nghiệp và cách thức, trình tự thực hiện và kiểm soát công việc.

- Văn bản pháp quy có nguồn gốc bên ngoài: Các văn bản pháp quy do Tổng Công ty, các cơ quan, bộ ngành liên quan ban hành có ảnh hưởng tới hoạt động của Công ty được cập nhật từ nhiều nguồn như được chuyển tới theo đường công văn, được đăng tải trên trang web Viet Law, trên Công báo đều được kiểm soát thường xuyên

- Hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu: Hướng dẫn thực hiện, biểu mẫu là các tài liệu do Lãnh đạo các phòng ban trong công ty được ủy quyền ban hành và có thể thay thế, sửa đổi khi cần thiết Các tài liệu này quy định , hướng dẫn cụ thể các

STCL, CSCL,

MTCL

công việc cần làm tại một số bước trong quy trình nghiệp vụ hoặc qui định các nộ dung thôgns nhất của một loại văn bản đảm bảo tính hiệu quả cho việc vận hành và kiểm soát.

- Hồ sơ chất lượng: Gồm toàn bộ các văn bản giấy tờ phát sinh trong quá trình tác nghiệp nhằm cung cấp bằng chứng về quá trình thực hiện công việc theo quy định chất lượng của công ty.

* Kiểm soát tài liệu: (4.2.3)

Hệ thống văn bản tài liệu của PVFC được xây dựng theo quy định thống nhất và thường xuyên được kiểm soát theo yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng nhằm đảm bảo mọi cán bộ đều được sử dụng đúng tài liệu khi cần thiết.

Quy định về công tác soạn thảo, lưu trữ và kiểm soát tài liệu bao gồm:

- Quy định thống nhất về cách thức xây dựng văn bản, hình thức, bố cục, ký mã hiệu, cách nhận dạng văn bản cụ thể cho từng loại tài liệu đảm bảo tính đầy đủ và rành mạch của các văn bản đồng thời thuận lợi cho công tác lưu trữ và tra cứu khi cần thiết.

- Xác định rõ từng cấp thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt, cách thức kiểm tra phêduyệt cho mỗi loại văn bản.

- Tình trạng bổ sung, sửa đổi của tài liệu đảm bảo được nhận biết ngay Các tàiliệu không còn hiệu lực áp dụng đều được thu hồi để hủy bỏ tránh việc vô tình sử dụng tài liệu lỗi thời.

- Các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng chỉ được lưu hành nội bộ và phân phốicho các đơn vị liên quan (được xác định cụ thể trong văn bản) Các cá nhân đơn vị khác cần tham khảo sẽ tra trên mạng nội bộ.

- Quá trình quản lý, luân chuyển tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được quy định cụ thể trong quy trình Công tác văn thư lưu trữ.

Tài liệu tham chiếu: Phụ lục 01.

* Kiểm soát và lưu trữ hồ sơ chất lượng (4.2.4)

Hồ sơ chất lượng là bằng chứng ghi nhận quá trình và kết quả thực hiện các hoạt động thuộc hệ thống quẩn lý chất lượng của Tổng công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí VN.

Việc thiết lập, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ chất lượng tại công ty PVFC đều được quy định cụ thể bằng văn bản gồm các yêu cầu sau:

- Mỗi cán bộ thực hiện công việc có trách nhiệm tự thiết lập và lưu trữ hồ sơ theo quy định của quy trình nghiệp vụ và quy định của Công ty.

- Các hồ sơ cần có dấu hiệu kiểm soát để dễ truy tìm nguồn gốc Hồ sơ lưu trữ được phân loại và lalapj danh mục rõ ràng đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

- Việc luân chuyển hồ sơ chất lượng được kiểm soát trên sổ giao công văn của các đơn vị đảm bảo theo dõi được thời gian xử lý hồ sơ tại mỗi bộ phận và không có sự mất mát, thất lạc hồ sơ.

- Hồ sơ chất lượng là tài liệu nội bộ của PVFC yêu cầu phải được bảo mật chỉ những cán bộ có chức năng liên quan mới được tra cứu Nếu những người khác muốn tham khảo cần có sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị hoặc ban Giám đốc Công ty.

Mục tiêu chất lượng và việc thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2007 tại PVFC :

* Mục tiêu chất lượng của PVFC:Yêu cầu:

- Mục tiêu chất lượng của hệ thống quản lý chất lượng đều đo lường được đồng thời phù hợp với chính sách chất lượng và chiến lược phát triển của Công ty.

- Mục tiêu chất lượng của mỗi cấp, mỗi bộ phận chức năng đều phù hợp với mục tiêu chất lượng của hệ thống.

- Mục tiêu chất lượng phản ánh định hướng nâng cao chất lượng sản phẩm

dịch vụ, hoàn thiện hệ thống quản lý và cơ cấu tổ chức Mục tiêu:

- Xây dựng, áp dụng và duy trì và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho các hoạt động của Công ty.

- Phối hợp chặt chẽ hoạt động quản lý, tác nghiệp và hỗ trợ giữa các đơn vị trong Công ty, đảm bảo sản phẩm của Công ty ngày càng hoàn thiện về mặt chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng, phát triển và chiếm lĩnh uy tín hàng đầu trong thị trường tài chính tín dụng.

- Xây dựng và áp dụng triệt để các Quy định về trao đổi và xử lý thông tin giữa Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc với các đơn vị.

- Xử lý hồ sơ tài liệu cho ý kiến pháp chế và trình ký B.TGĐ

- Thực hiện tốt chức năng đầu mối khai thác, cập nhật, phổ biến và kiểm tra các thông tin liên quan đến các văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng vào hoạt động của Công ty

Thường xuyên nghiên cứu để chuẩn hoá các hợp đồng của Công ty và đảm bảo kiểm soát được các yếu tố pháp chế trong mọi hoạt động của Công ty

- Cập nhật, phân phối, kiểm soát văn bản tài liệu và thu hồi tài liệu lỗi thời đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời

- Đảm bảo duy trì môi trường làm việc luôn xanh, sạch, đẹp Tuân thủ đầy đủ, đúng theo quy trình của nhân viên tạp vụ

- Quản lý và sử dụng ô tô đúng quy trình và quy định; Đưa đón CBNV an toàn, đúng giờ, tinh thần phục vụ chu đáo.

- Đảm bảo an ninh, an toàn về người và tài sản.

Việc thực hiện mục tiêu chất lượng trong năm qua:

Bảng 2: Báo cáo tổng hợp việc thực hiện mục tiêu chất lượng trong năm qua:

báo cáo

Trách nhiệm báo cáo

Tình hình thực hiện

Xây dựng và áp dụng triệt để các Quy định về trao đổi và xử lý thông tin giữa HĐQT, BGĐ với các đơn vị.

Đảm bảo thực hiện theo đúng nội dung Quy định, không có trường hợp sai sót nào xảy ra và khắc phục kịp thời các kiến nghịcủa P.KTKSNB

- Hệ thống sổ ghi chép của VP- Kết quả kiểm tra của

Hàng quý

Tổ Thư kýTổ Nghiệp vụ

- Thực hiện đúngtheo quy định, không có trường hợp sai sót xảy ravà khắc phục kịp thời các kiến nghị của P.KT&KSNB

Xử lý hồ sơ tài liệu cho ý kiến pháp chế và trình ký Ban TGĐ

100% hồ sơ tài liệu nội bộ được giải quyết tuân thủ đúng quy định về thời gian, trình tự tại Chỉ thị 2255/CV-PVFC-01 của Giám đốc Công ty

- Kết quả kiểm tra của

P.KTKSNB- Sổ theo dõi cácvăn bản trình ký của VP

Hàng quý

Tổ Thư kýTổ Pháp chế

Không có trườnghợp sai phạm xảyra

Thực hiện tốt chức năng đầu mối khai thác, cập nhật, phổ biến và kiểm tra các thông tin liên quan đếncác văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng vào hoạt động của Công ty

- 100% các văn bản mới liên quan tới hoạt động củacác đơn vị được cập nhật và phổ biến kịp thời.

- 100% các tài liệu sử dụngdo phòng quản lý và cung cấp không lỗi thời

- Danh mục các văn bản thực tế do phòng cập nhật và quản lý- Kết quả kiểm tra của

P.KT&KSNB

chế

Thường xuyên khai thác, cập nhật và phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng vào hoạt động Công ty đảm bảo không có tài liệu lỗi thời

để chuẩn hoá các hợp đồngcủa Công ty và đảm bảo kiểm soát được các yếu tố pháp chế trong mọi hoạt động của Công ty

- 100% các hợp đồng của Công ty qua kiểm soát pháp chế

- 100% các hồ sơ qua phápchế không có sai sót theo quy định của Pháp luật.- Không có rủi ro về pháp lý.

- Kết quả kiểm tra của

P.KT&KSNB- Phản hồi thôngtin của khách hàng.

- Báo cáo của Văn phòng

- 100% các HĐ được kiểm soát và không có rủi ro về pháp lý- Đã ban hành bộhợp đồng mẫu cho khối quản lý và P.DVTC.

soát văn bản tài liệu và thuhồi tài liệu lỗi thời đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời

100% QT, QC, QĐ được chuyển lên mạng nội bộ vàphổ biến cho các Chi nhánh trong quý 1/ 2007

Căn cứ vào đầu mục QT, QC được đưa lên thư mục infor trên mạng nội bộ

Hàng quý Nhóm Văn thư

100% QT, QC, QĐ được chuyểnlên mạng nội bộ và phổ biến cho các Chi nhánh.

100% các văn bản lỗi thời được thu hồi được thu hồi trong quý 1/2007

Căn cứ vào biên bản giao nhận VB tài liệu lỗi thời với các đơn vị

Nhóm Văn thư

Các văn bản lỗi thời đều được thuhồi tối đa.

thư cho các Chi nhánh

100% các Chi nhánh được phổ biến công tác văn thư Quý 1/2007

Dựa theo kết quả kiểm tra định kỳ của P.KTKSNB

Hàng quý

Nhóm văn thưTrung tâm đào tạo

Các chi nhánh đều được phổ biến công tác vănthư

Đảm bảo duy trì môi trường làm việc luôn xanh,sạch, đẹp Tuân thủ đầy đủ, đúng theo quy trình của nhân viên tạp vụ

Đạt 90% sự hài lòng của các CBNV

Dựa theo KQ kiểm tra định kỳcủa P.KTKSNB và phiếu thăm dò ý kiến của các đơn vị

tạp vụ

Không có phàn nàn của CBNV

Quản lý và sử dụng ô tô đúng quy trình và quy định; Đưa đón CBNV an toàn, đúng giờ, tinh thần phục vụ chu đáo.

Đạt 90% sự hài lòng từ cácphòng ban trong Công ty

Căn cứ ý kiến đánh giá các phòng ban

Thống kê các vụviệc xảy ra trongCông ty

Cuối năm

Nhóm láixe, bảo vệ

Hiện nay không có trường hợp saiphạm xảy ra

10 Quản lý trang thiết bị và tài sản đúng quy định

Không để xảy ra bất cứ vụ thất thoát tài sản nào

Thống kê các trang thiết bị tài sản

Hàng quý

Tổ quản trị

Phòng Kế toán

Không có trườnghợp sai phạm xảyra

Thực hiện tốt công tác lễ tân, chuẩn bị và phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Công ty

Đạt 90% sự hài lòng của CBCNV

Dựa theo kết quả kiểm tra củaP.KTKSNB và phiếu thăm dò ý kiến của các đơnvị

Không có phàn nàn của CBCNV

Cam kết của lãnh đạo công ty trong việc quản lí chất lượng:

Ban lãnh đạo Công ty PVFC luôn coi việc xây dựng, duy trì hệ thống Quản lí chất lượng là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vị thế và năng lực cạnh tranh; Điều kiện phát triển bền vững và hội nhập Ban Lãnh đạo Công ty cam kết thực hiện xây dựng, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống Quản lí chất lượng bằng nhiều biện pháp:

- Truyền đạt trong tổ chức nhận thức về vai trò của việc xây dựng và áp dụnghệ thống Quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định.

- Ban hành chính sách chất lượng của Công ty phù hợp với mỗi giai đoạn phát triển.

- Ban hành mục tiêu chất lượng chung của Công ty và của mỗi đơn vị trong từng năm kế hoạch phù hợp với chính sách chất lượng chung Đảm bảo mục tiêu chất lượng của mỗi đơn vị được dựa trên cơ sở mục tiêu chung do Ban Lãnh đạo Công ty đã đề ra.

- Ít nhất một lần/năm tiến hành họp Ban Lãnh đạo để xem xét, đánh giá việc thực hiện theo mục tiêu chất lượng và hiệu lực của hệ thống Quản lí chất lượng để kịp thời đề ra các biện pháp cải tiến.

- Đảm bảo cung cấp nguồn nhân lực, vật lực để xây dựng một hệ thống chất lượng của công ty vận hành với hiệu quả cao nhất.

Để đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra, PCFC cam kết thực thi các biện pháp sau:

- Đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ, hiện đại hóa công nghệ tài chính ngân hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

- Từng bước hòa nhập vào sự phát triển của thị trường tài chính tiền tệ trong nước và quốc tế để đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu vốn và dịch vụ tài chínhtiền tệ của khách hàng.

- Tạo ưu thế cạnh tranh bằng uy tín và các sản phẩm, dịch vụ có độ tin cậy cao, an toàn và hiệu quả cao.

- Luôn lắng nghe, tìm hiểu nhu cầu và tiếp thu y kiến khách hàng để không ngừng cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lí chất lượng, đảm bảo cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.

- Hợp tác với bạn hàng và đối tác trên nguyên tắc cởi mở, bình đẳng và cùng phát triển.

- Không ngừng hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp của cán bộ công nhân viên theo phương châm "Bài bản-Sáng tạo-Chuyên nghiệp".

- Tạo môi trường làm việc văn minh, hiện đại và xây dựng chế độ đãi ngộ hợp lí thông qua thu nhập và cơ hội thăng tiến cho mọi thành viên trong công ty.

Quản lí nguồn lực:

Nguồn lực quyết định chất lượng của sản phẩm, nguồn lực tốt là yếu tố quan trọng để tạo ra sản phẩm tốt Hiểu rõ y nghĩa quan trọng của các nguồn lực trong việc tạo uy tín và năng lực cạnh tranh của PVFC trên thị trường tài chính tiền tệ, Ban Lãnh đạo PVFC đã xác định các nguồn lực cần thiết và có các quy định cung cấp và sử dụng nguồn lực hợp lí nhằm:

- Thực hiện cải tiến các quá trình của hệ thống Quản lí Chất lượng.- Nâng cao sự thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng

Nguồn nhân lực: Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch

vụ tài chính tiền tệ nên kiến thức, kĩ năng và y thức của mỗi cán bộ công nhân viêncó vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra chất lượng sản phẩm dịch vụ Do đó, tại mỗi vị trí công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, năng lực cần thiết để thực hiện tốt công việc luôn được lãnh đạo công ty và cán bộ phụ trách mỗi đơnvị xác định rõ ràng bằng văn bản Năng lực của mỗi cán bộ là yêu cầu cơ bản đầu tiên được xem xét trong quá trình tuyển dụng Năng lực được xác định gồm chuyên môn được đào tạo và kinh nghiệm công tác Căn cứ vào quy định về chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, mỗi vị trí công tác để tuyển dụng và bố trí lao động hợp lí Đồng thời cán bộ công nhân viên cần có những nhận thức về y nghĩa công việc đảm nhận, đóng góp vào sự phát triển của PVFC Bên cạnh năng lực sẵncó và y thức của mỗi cán bộ công nhân viên, với công ty thì việc liên tục đào tạo trau dồi kiến thức, kỹ năng tác nghiệp cũng như tiếp thu những kiến thức mới rất quan trọng đối với quá trình phát triển của PVFC Lãnh đạo công ty đặc biệt là Giám đốc luôn đề ra yêu cầu nghiêm túc và tạo điều kiện cho công tác đào tạo Công tác đào tạo được hoạch định hàng năm theo nhu cầu đăng kí của các đơn vị và theo chính sách phát triển của Công ty

Hàng năm, Công ty thực hiện đánh giá năng lực và kết quả công việc của mỗi cán bộ nhân viên để kịp thời điều chỉnh hoặc phục vụ cho kế hoạch đào tạo năm tiếp theo.

Môi trường làm việc: Ngay từ những ngày đầu thành lập công ty, môi trường

làm việc đã được ban lãnh đạo công ty quan tâm thỏa đáng và coi đây là yếu tố để thúc đẩy quá trình tạo ra sản phẩm dịch vụ chất lượng Ban lãnh đạo Công ty xây dựng cơ chế trả lương theo chức danh đảm nhận và có các chính sách khen thưởnghoặc khiển trách kịp thời để giúp mỗi cán bộ nhân viên hiểu rõ khả năng của mình hơn, để tự phấn đấu hoàn thiện mình về chuyên môn, y thức ngày càng đáp ứng tốtyêu cầu công việc.

* Hoạt động đo lường, phân tích, cải tiến:

-Hoạch định: Trong hệ thống Quản lý chất lượng của PVFC, hoạt động đolường, phân tích, cải tiến được quy định bằng văn bản trong đó quy định tần suất và cách thức thực hiện đảm bảo hệ thống thường xuyên được xem xét tính phù hợpvới từng giai đoạn phát triển của công ty và liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng.

-Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng: Bằng cách theo dõi và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng, PVFC mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp của khách hàng về chất lượng các sản phẩm dịch vụ do PVFC cung cấp để có các biện pháp cải tiến kịp thời nâng cao chất lượng sản phẩm để thỏa mãn ngày một tốt hơn yêu cầu của khách hàng và thị trường Hoạt động này được thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ dưới nhiều hình thức Kết luận về việc thu thập, xử lý ý kiến khách hàng và đo lường sự hài lòng của khách hàng phải được xem xét trong cuộc họp định kỳ về xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng của công ty.

-Đánh giá chất lượng nội bộ : Nhằm xác định mức độ phù hợp của hệ thống Quản lý chất lượng với các hoạt động của PVFC và đáp ứng các yêu cầu củatiêu chuẩn ISO 9001:2000, đồng thời xác định việc áp dụng có được duy trì và có hiệu quả không, và tìm ra các cơ hội cải tiến Các yêu cầu đối với công tác đánh giá chất lượng nội bộ :

+ Lập kế hoạch đánh giá hệ thống Quản lý chất lượng nội bộ định kỳ căn cứ vào tầm quan trọng của hoạt động và bộ phận nghiệp vụ được đánh giá cũng như kết quả đánh giá trước đó.

+ Các chuyên gia đánh giá là những người độc lập với các hoạt động được đánh giá đủ năng lực để thực hiện trách nhiệm đánh giá và ra các quyếtđịnh độc lập mang tính công bằng, khách quan Kết thúc việc đánh giá phải có