Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng): Phần 2 - Trường CĐ Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Soạn thảo văn bản giúp người học tiếp cận kỹ năng soạn thảo văn bản, còn soạn thảo các điều khoản chính trong hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. Giúp người học thực hành soạn thảo, đồng thời nhận định các vấn đề đúng sai trong văn bản, hợp đồng thông dụng, biết cách chỉnh sửa và góp ý bổ sung cho phù hợp các nội dung của văn bản hiện hành. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!

Chƣơng 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Mã chƣơng MH29-04 * Giới thiệu Để có văn chỉnh chu có hiệu lực thi hành ngƣời soạn có chuẩn bị thơng tin biên soạn, thu thập thông tin lên đề cƣơng soạn văn Sau chỉnh sửa tính pháp lý văn bản, trình ký ban hành theo thể thức, quy cách để văn có hiệu lực cho đơn vị thực Mọi thứ trình chuẩn bị soạn thảo phải đƣợc đảm bảo theo quy trình, có ngƣời có thẩm quyền ký duyệt * Mục tiêu - Kiến thức: trình bày đƣợc quy trình xây dựng ban hành văn - Kỹ năng: xây dựng quy trình ban hành văn - Năng lực tự chủ trách nhiệm: có tinh thần tự học làm việc nhóm tốt, tự sếp hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao * Nội dung Cơng tác chuẩn bị 1.1 Xác định vấn đề mục tiêu: Để đảm bảo cho văn đƣợc ban hành có chất lƣợng phải nắm vững nội dung vấn đề cần văn hoá - Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ngƣời có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn - Đơn vị cá nhân đƣợc giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày - Đối với văn điện tử, cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết - Trƣờng hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, ngƣời có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn 47 đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn - Cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu đơn vị trƣớc pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao 1.2 Chọn loại hình thức văn Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thƣ công Văn phải thích hợp với mục đích sử dụng đảm bảo cho văn đƣợc ban hành thể thức Thể thức đƣợc nói tồn thành phần cấu tạo nên văn Chúng đảm bảo cho văn có hiệu lực pháp lý đƣợc sử dụng thuận lợi trƣớc mắt nhƣ lâu dài hoạt động quản lý quan Một văn đầy đủ thể thức yêu cầu phải có thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên quan, đơn vị ban hành; số ký hiệu; tên loại trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký ngƣời có thẩm quyền; dấu hợp thức quan; địa điểm nơi văn đƣợc gửi đến (nơi nhận), v.v 1.3 Thu thập thông tin: Các thông tin đƣợc sử dụng đƣa vào văn phải cụ thể đảm bảo xác Khơng nên viết văn với thông tin chung lặp lại từ văn khác Sử dụng thuật ngữ văn phong thích hợp thụât ngữ văn phong khơng đƣợc lựa chọn thích hợp cho loại văn soạn thảo việc truyền đạt thơng tin qua văn thiếu xác Trong hoạt động cơng vụ, thu thập thông tin việc tập hợp nguồn thông tin phục vụ cho việc thực nhiệm vụ công chức Tuy nhiên, việc thu thập thông tin hoạt động công vụ cần lƣu ý tới tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề/nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá Do 48 vậy, việc thu thập thông tin phải ý tới mục đích cơng việc để có hƣớng thu thập thông tin tổng hợp thông tin cụ thể kết nối đƣợc với minh họa cho nhận định quan trọng mà yêu cầu công việc đặt Việc thu thập thông tin phải pải xác định rõ ràng thông tin cần thu thập; phân công rõ ràng ngƣời chịu trách nhiệm thu thập, trì tính trọn vẹn thơng tin, đồng thời, phải tính tốn đƣợc lợi ích – chi phí cẩn thận trƣờng hợp để chọn phƣơng thức quản lý chi phí hiệu quả, giai đoạn khác thu thập quản lý thơng tin Theo đó, u cầu việc thu thập thông tin nhƣ sau: Thông tin phải xác Thơng tin cần phản ánh cách khách quan, trung thực tình hình hoạt động tổ chức Tính xác thơng tin trƣớc hết nói lên mức độ xấp xỉ so với ngun mà biểu Điều địi hỏi việc thu thập chỉnh lý thông tin phải cụ thể, rõ ràng làm cho việc định Thông tin phải kịp thời Thông tin kịp thời địi hỏi phải nhanh nhạy nắm bắt thơng tin, nhanh chóng gia cơng, điều chỉnh truyền thơng tin Giá trị thông tin thƣờng trực tiếp gắn với thời gian cung cấp thơng tin Tính kịp thời thơng tin đƣợc định điều kiện cụ thể, độ chín muồi vấn đề (cung cấp thơng tin q sớm khơng có mục đích, vấn đề chƣa chín muồi tình hình thay đổi làm cho thông tin trở nên vô dụng; cung cấp thông tin muộn dấn đến việc định khơng kịp thời) Mâu thuẫn tính xác tính kịp thời cần đƣợc khắc phục cách hồn thiện kỹ thuật công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chun mơn cho ngƣời làm cơng tác thơng tin Thơng tin phải đầy đủ, tồn diện Thơng tin đầy đủ địi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý thông tin cần đủ để định quản lý có sở khoa học tác động hữu hiệu đến đối tƣợng quản lý Tính tồn diện thơng tin bảo đảm cho chủ thể quản lý xem xét đối tƣợng quản lý với tồn tính phức tạp, đa dạng nó, để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với tình cụ thể Thông tin phải cô đọng, dễ hiểu 49 Thông tin đọng, dễ hiểu địi hỏi phải xếp, tóm tắt, chỉnh lý trình bày nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp thông tin lập luận rõ ràng, súc tích dễ hiểu Tính đọng, dễ hiểu phải thống với nhau, nhƣng không mâu thuẫn nhau, tính đọng địi hỏi súc tích, cịn tính dễ hiểu lại địi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng Tính đọng, dễ hiểu địi hỏi thơng tin cần có tính đơn nghĩa, tránh cách hiểu khác nhau, nội dung khái niệm thuật ngữ cần phải đƣợc thống hóa, xác hóa Thơng tin phải đảm bảo tính kinh tế Tính kinh tế địi hỏi thơng tin phải giúp ích cho việc giải nhiệm vụ đặt tổ chức chi phí nhỏ nhất, hiệu Điều yêu cầu việc cung cấp thơng tin phải xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải cần thiết cho ngƣời sử dụng để thực nhiệm vụ đƣợc giao với chất lƣợng hiệu cao Thông tin phải đảm bảo tính bảo mật theo yêu cầu quản lý Đây yêu cầu quan trọng thơng tin quản lý hành nhà nƣớc mà cán bộ, công chức cần lƣu tâm Tùy theo u cầu cơng việc, hoạt động có liên quan đến bí mật nhà nƣớc cần đảm bảo tính bảo mật thơng tin thu thập đƣợc Trong lĩnh vực tài chính, vào quy định Danh mục Bí mật ngành tài để thực Công tác soạn thảo 2.1 Lập dàn ý, viết đề cƣơng: Để lập dàn ý viết đề cƣơng cần làm cơng việc sau: + Tìm hiểu nắm bắt đƣợc ý đồ quan có thẩm quyền ban hành, lãnh hội đƣợc chủ trƣơng lãnh đạo để có sở xác định đƣợc mục đích yêu cầu cần đạt đƣợc văn ban hành + Tập hợp, rà soát văn chủ đạo Đảng có liên quan đến văn dự kiến biên soạn + Tập hợp hoá văn quy phạm pháp luật hành quy định mối quan hệ xã hội mà văn ban hành điều chỉnh để có đƣợc sở cho văn trở thành phận cấu thành tƣơng ứng hệ thống pháp luật Giúp 50 cho văn ban hành khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn lỗ hổng hệ thống pháp luật + Khảo sát điều tra xã hội nhằm nắm bắt đƣợc nhu cầu đời sống xã hội liên quan đến lĩnh vực dự định điều chỉnh Từ văn ban hành phù hợp với yêu cầu đời sống, có hình thức dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng, có khả thực thi mang lại hiệu điều chỉnh tốt Cơng đoạn cịn giúp tạo văn cụ thể với thông tin cụ thể xác, có ý nghĩa thiết thực thực tiễn + Trong trƣờng hợp cần thiết, cần thu thập kinh nghiệm tham khảo quy định nƣớc để vận dụng cho phù hợp với điều kiện truyền thống Việt Nam + Định hƣớng lập dàn ý, đề cƣơng văn bản:  Văn đƣợc ban hành làm phát sinh hệ xã hội  Những vấn đề thuộc lĩnh vực đƣợc đề cập, điều chỉnh có ý kiến, quan niệm chƣa thống  Những điểm mới, khái niệm, thuật ngữ cần xác định rõ  Xác định vấn đề bản, chủ chốt văn dự định ban hành, định hƣớng cách thức nội dung triển khai + Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo ban đầu  Viết dự thảo, đề cƣơng lần thứ dựa liệu đƣợc thu thập  Tổ chức lấy ý kiến tham gia, điều chỉnh dự thảo.( lấy ý kiến lãnh đạo đơn vị liên quan)  Chỉnh lý 2.2 Viết thành văn Văn phải có tính mục đích Văn quản lý hành nhà nƣớc đƣợc ban hành với danh nghĩa quan Nhà nƣớc nhằm đề chủ trƣơng, sách hay giải vấn đề việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Do đó, soạn thảo tiến tới ban hành văn địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng u cầu đòi hỏi văn ban hành phải thể đƣợc mục tiêu giới hạn Viết thành văn viết đúng: mục đích, tính đại chúng, tính khoa học, tính cơng quyền, tính khả thi 2.3 Một số điểm cần lƣu ý soạn thảo văn bản: 51 Yêu cầu ban hành văn bản: Đúng pháp luật, đảm bảo lợi ích hài hồ, phù hợp thực tiễn, lúc Hậu ban hành văn sai pháp luật: thẩm quyền bị vi phạm, phá vỡ quy trình điều hành, làm rối loạn kỷ cƣơng phép nƣớc, giảm hiệu lực thi hành Mặt khác, tăng khối lƣợng văn bản, giấy tờ vơ ích Khi xây dựng, ban hành văn cần ý: Thứ Sự cần thiết ban hành văn bản, tóm tắt q trình xây dựng văn bản, nội dung văn dự thảo, vấn đề cần xin ý kiến, vấn đề cịn có ý kiến khác cần cân nhắc để đƣa vào Xin ý kiến quan, tổ chức ngƣời có thẩm quyền để định Phải vào nội dung văn để lựa chọn hình thức văn cho phù hợp: Văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, Quyết dịnh, Thơng báo, khơng dùng văn hành thay cho văn quy phạm pháp luật, khơng dùng thông báo thay cho định… Nội dung quy định văn quan cấp dƣới không đƣợc trái với quy định quan cấp Các quy định văn UBND cấp việc tuân thủ quy định pháp luật phải tuân thủ văn quan có chức quản lý ngành, lĩnh vực Trung ƣơng địa phƣơng Thứ Khi soạn thảo văn phải ý đến văn hành để đảm bảo tính quán pháp luật Khi soạn thảo văn có sửa đổi, bãi bỏ quy định văn trƣớc ghi rõ điều khoản văn cần sửa đổi, bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn cho ngƣời thi hành công vụ Hiệu lực văn bản: Phải quy định thời gian theo luật tính tốn đến vừa đảm bảo cho tổ chức, cơng dân có trách nhiệm thi hành vừa có thời gian để chuẩn bị điều kiện thực có hiệu Thứ Tổ chức soạn thảo văn cần bố trí cán có: chun mơn, pháp luật thực (nhất văn quy phạm pháp luật) Các văn có nội dung liên quan đến hai hay nhiều quan, soạn thảo quan quản lý nhà nƣớc lĩnh vực chủ trì soạn thảo, đồng thời phối hợp với quan có liên quan để xin ý kiến vào dự thảo Cơ quan đƣợc xin ý kiến phải trả lời văn để đảm bảo tính thống Khi soạn thảo 52 văn mà nội dung cần hƣớng dẫn phải soạn thảo văn hƣớng dẫn để nâng cao hiệu lực hiệu việc tổ chức thực Thứ Khi trình ký văn phải đƣợc cán bộ, quan có thẩm quyền thẩm tra chịu trách nhiệm nội dung, pháp lý Mỗi văn phát hành phải đƣợc Chánh Văn phòng, chuyên viên nghiệp vụ ký tắt vào cuối văn chịu trách nhiệm trƣớc Thủ trƣởng quan nội dung, thể thức văn ban hành Thứ Về kỹ thuật soạn thảo văn bản, cần ý số điểm sau: Khi viện dẫn văn để làm pháp lý, viện dẫn văn khác phải ghi thật xác, đầy đủ: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn ai? để tiện tra cứu Việc đánh số: Các phần, chƣơng dùng số La mã: I, II, III…; mục chƣơng dùng chữ in hoa: A, B, C…; điều, đoạn mục dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3…; đoạn dùng chữ thƣờng: a, b, c…có thể đề trƣớc phần nhỏ gạch nối (-) Không nên viết tắt hay dùng chữ tắt, danh từ kép dài quen dùng chữ tắt lần đầu văn phải viết đầy đủ, sau viết tắt (Uỷ ban nhân dân viết tắt là: UBND) Không dùng chữ số ―1‖ thay cho chữ ―một‖ chữ khơng số lƣợng (Ví dụ: ―Nhân dân lòng theo Đảng‖, ―Dân tộc Việt Nam ‖ Trƣờng hợp phải dùng tiếng nƣớc ngồi viết phải viết từ đƣợc dịch tiếng Việt phiên âm cho dễ đọc, nguyên chữ nƣớc đặt dấu ngoặc đơn, tên tắt tổ chức quốc tế viết tên tiến Việt trƣớc, chữ viết tiếng nƣớc sau (Tổ chức Thƣơng mại Thế giới (WTO)) Khi soạn thảo ban hành văn việc phải đảm bảo nội dung, việc sử dụng văn phong hành phải xác, dễ hiểu thống nhất, trình bày văn phải kỹ thuật theo quy định Tất điều thể kỹ chuyên nghiệp cán bộ, cơng chức; tính nghiêm trang, thẩm mỹ văn bản, trình độ phát triển tính thống hành đại Nắm vững kiến thức chuyên môn, làm tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho lãnh đạo cấp, có công tác xây dựng, quản lý ban hành văn Đáp ứng yêu cầu ngày cao trình đại hố hành 53 chính, góp phần quan trọng vào cơng cải cách hành nghiệp đổi đất nƣớc giai đoạn / Cơng tác trình, thẩm tra 3.1 Cơng tác trình văn  Duyệt thảo văn - Bản thảo văn phải ngƣời có thẩm quyền ký văn duyệt - Trƣờng hợp thảo văn đƣợc phê duyệt nhƣng cần sửa chữa, bổ sung phải trình ngƣời có thẩm quyền ký xem xét, định  Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành - Ngƣời đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức trƣớc pháp luật nội dung văn - Ngƣời đƣợc giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức trƣớc pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 3.2 Thẩm tra, thông qua (ký ban hành văn bản) Thứ Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trƣởng Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền ngƣời đứng đầu Trƣờng hợp cấp phó đƣợc giao phụ trách, điều hành thực ký nhƣ cấp phó ký thay cấp trƣởng Thứ Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đƣợc thay mặt tập thể, ký thay ngƣời đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền ngƣời đứng đầu văn thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách Thứ Trong trƣờng hợp đặc biệt, ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho ngƣời đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức 54 ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải đƣợc thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung đƣợc ủy quyền Ngƣời đƣợc ký thừa ủy quyền khổng đƣợc ủy quyền lại cho ngƣời khác ký Văn ký thừa ủy quyền đƣợc thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Thứ Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức giao ngƣời đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Ngƣời đƣợc ký thừa lệnh đƣợc giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải đƣợc quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thƣ quan, tổ chức Thứ Ngƣời ký văn phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật văn ký ban hành Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Thứ Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Thứ Đối với văn điện tử, ngƣời có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Câu 1: Trình bày cơng việc chuẩn bị soạn thảo văn ? Câu 2: Trình bày cơng tác soạn thảo văn hành Câu 3: Trình bày công tác thẩm tra, thông qua, ký ban hành văn 55 56 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành định Địa danh Trích yếu nội dung định Thẩm quyền ban hành định thuộc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ ngƣời đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức Các để ban hành định Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.4 - Văn có tên loại TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / - .5 , ngày tháng năm TÊN LOẠI VĂN BẢN .8 / Nơi nhận: - ; - ; - Lƣu: VT, 10 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) 88 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành văn Chữ viết tắt tên loại văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành văn Địa danh Tên loại văn Mẫu áp dụng chung hình thức văn hành có ghi tên loại gồm: thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo Trích yếu nội dung văn Nội dung văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.5 - Công văn TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: / - Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm V/v Kính gửi: - ; - .7 / Nơi nhận: - Nhƣ trên; - ; - Lƣu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên .10 89 Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơng văn Địa danh Trích yếu nội dung công văn Nội dung công văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) 10 Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần) Mẫu 1.6 - Công điện TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /CĐ- .4 , ngày tháng năm CÔNG ĐIỆN điện: - .7 .; - / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - ; (Chữ ký người có thẩm quyền, 90 dấu/chữ ký số quan, tổ chức) - ; 10 - Lƣu: VT, Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công điện Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nƣớc ban hành công điện Địa danh Trích yếu nội dung điện Tên quan, tổ chức chức danh ngƣời đứng đầu Tên quan, tổ chức nhận điện Nội dung điện Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.7 - Giấy mời TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /GM- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm GIẤY MỜI trân trọng kính mời: Tới dự Chủ trì: Thời gian: Địa điểm: .8 ./ 91 Nơi nhận: - ; - ; - Lƣu: VT, 10 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Địa danh Trích yếu nội dung họp Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác ngƣời đƣợc mời Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v Các vấn đề cần lƣu ý Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) 10 Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.8 - Giấy giới thiệu TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /GGT- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng năm GIẤY GIỚI THIỆU trân trọng giới thiệu: Ông (bà) Chức vụ: Đƣợc cử đến: Về việc: 92 Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày / Nơi nhận: - Nhƣ trên; - Lƣu: VT QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Địa danh Họ tên, chức vụ đơn vị công tác ngƣời đƣợc giới thiệu Tên quan, tổ chức đƣợc giới thiệu tới làm việc Mẫu 1.9 - Biên TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB- BIÊN BẢN Thời gian bắt đầu: Địa điểm: 93 Thành phần tham dự: …………………………………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa): Thƣ ký (ngƣời ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào , ngày tháng năm / THƢ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức (nếu có)5) Họ tên Họ tên Nơi nhận: - ; - Lƣu: VT, Hồ sơ Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn Tên họp hội nghị, hội thảo Ghi chức vụ quyền (nếu cần) Mẫu 1.10 - Giấy nghỉ phép TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /GNP- .4 , ngày tháng năm 94 GIẤY NGHỈ PHÉP Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ông (bà) … cấp cho: Ông (bà): Chức vụ: Đƣợc nghỉ phép thời gian kể từ ngày đến hết ngày Số ngày nghỉ phép nêu đƣợc tính vào thời gian ./ Nơi nhận: - ; - Lƣu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Xác nhận quan (tổ chức) quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Địa danh Họ tên, chức vụ đơn vị công tác ngƣời đƣợc cấp giấy phép Nơi nghỉ phép Thời gian nghỉ theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lƣơng nghỉ không hƣởng lƣơng nghỉ việc riêng mà hƣởng nguyên lƣơng ) Ngƣời đƣợc cấp giấy nghỉ phép Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lƣợng lƣu (nếu cần) Mẫu văn (đƣợc ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn điện tử (*) 95 Số: ; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2 Điều Điều Điều / Ghi chú: * Mẫu áp dụng với văn điện tử kèm theo không tệp tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt Trích yếu nội dung văn Đối với văn điện tử, điền thông tin vị trí Nội dung văn kèm theo Số ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt Thời gian ký số quan, tổ chức (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) 96 Mẫu văn (đƣợc ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn giấy TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2 Điều Điều Điều ./ Ghi chú: Trích yếu nội dung văn Số, ký hiệu, thời gian ban hành tên quan ban hành Quyết định Nội dung văn kèm theo 97 Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Vị trí trình bày thành phần thể thức Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Tiêu ngữ : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c 9a, 9b : Chức vụ, họ tên chữ ký ngƣời có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức : Nơi nhận 10a : Dấu độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn phạm vi lƣu hành 12 : Ký hiệu ngƣời soạn thảo văn số lƣợng phát hành 13 : Địa quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 14 : Chữ ký số quan, tổ chức cho văn sang định dạng điện tử Sơ đồ 98 99 MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ví dụ minh hoạ Thành phần thể Cỡ thức chi tiết Loại chữ Kiểu chữ Cỡ chữ1 Phơng chữ Times New Roman trình bày chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ - Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 ST T - Tiêu ngữ In thƣờng 13-14 Đứng, đậm - Dòng kẻ bên dƣới Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ Đứng chức chủ quản trực In hoa 12-13 tiếp - Tên quan, tổ chức ban hành văn In hoa 12-13 Đứng, đậm Độc lập - Tự - Hạnh phúc 13 BỘ NỘI VỤ 12 CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC 12 -bản Dòng kẻ bên dƣới _ Số, ký hiệu văn In thƣờng 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBNDVX 13 Địa danh thời Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 gian ban hành văn In thƣờng 13-14 Nghiêng 13 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2019 Tên loại trích yếu nội dung văn Đối với văn có a tên loại - Tên loại văn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm 14 CHỈ THỊ - Trích yếu nội dung In thƣờng 13-14 Đứng, đậm - Dòng kẻ bên dƣới b Đối với cơng văn Trích yếu nội dung In thƣờng Nội dung văn In thƣờng Gồm phần, chƣơng, a mục, tiểu mục, điều, -khoản, Từđiểm ―Phần‖, ―Chƣơng‖ số thứ In thƣờng tự phần, chƣơng - Tiêu đề phần, In hoa chƣơng - Từ ―Mục‖ số In thƣờng thứ tự - Tiêu đề mục In hoa - Từ ―Tiểu mục‖ In thƣờng số thứ tựđề tiểu In hoa - Tiêu mục - Điều In thƣờng - Khoản - Điểm b Gồm phần, khoản, điểm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 12-13 13-14 Đứng Đứng V/v nâng bậc lƣơng năm 2019 Trong công tác đạo 12 14 13-14 Đứng, đậm Phần Chƣơng I 14 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 13-14 Đứng, đậm Mục 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14 14 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14 14 13 - 14 Đứng, đậm Điều Bản văn 14 In thƣờng 13-14 Đứng Các hình thức 14 In thƣờng 13-14 Đứng a) Đối với 14 mục, 100 - Từ ―Phần‖ số In thƣờng 13-14 Đứng, đậm Phần thứ tự - Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ - Số thứ tự tiêu In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ đề mục - Khoản: Trƣờng hợp có tiêu In thƣờng đề Trƣờng hợp khơng In thƣờng có tiêu đề - Điểm In thƣờng Chức vụ, họ tên -ngƣời Quyền cóhạn thẩm In hoa quyền ngƣời ký - Chức vụ ngƣời In hoa ký - Họ tên ngƣời In thƣờng ký Nơi nhận Từ ―Kính gửi‖ a In thƣờng tên quan, tổ chức, cá nhân - Gửi nơi nhận văn - Gửi nhiều nơi 13-14 Đứng, đậm Phạm vi đối tƣợng áp dụng 14 14 14 14 13-14 Đứng Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 13-14 Đứng a) Đối với 14 13 - 14 Đứng, đậm 13-14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A 13 -14 KT BỘ TRƢỞNG THỨ TRƢỞNG Trần Văn B Đứng 14 14 14 14 Kính gửi: Bộ Nội vụ 14 Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tƣ; - Bộ Tài 14 Từ ―Nơi nhận‖ tên quan, tổ cá nhân Nghiêng, Nơi nhận: Nơi nhận: (đối -chức, Từ ―Nơi nhận‖nhận In thƣờng 12 12 bảncơ quan, tổ đậm công văn) -văn Tên -với Nhƣ trên; - Các bộ, quan ngang bộ, ; chức, cá nhân nhận In thƣờng 11 Đứng - Lƣu: VT, 11 - Lƣu: VT, TCCB văn NVĐP Phụ lục văn - Từ ―Phụ lục‖ số In thƣờng 14 Đứng, đậm 14 Phụ lục I thứ tự phụ lục - Tiêu đề phụ In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 lục Dấu chi mức độ HỎA THƢỢNG 10 In hoa 13 - 14 Đứng, đậm 13 KHẨN khẩn TỐC KHẨN Ký hiệu ngƣời soạn 11 thảo văn số In thƣờng 11 Đứng PL.(300) 11 lƣợng hành Địa chỈ cơphát quan, tổ Số: 12 chức; thƣ điện tử; In thƣờng 11 - 12 Đứng ĐT: Fax: 11 trang thông tin điện E-Mail: Website: tử; điện Chỉsố dẫn thoại; phạm số vi LƢU HÀNH 13 Fax In hoa 13-14 Đứng, đậm 13 XEM XONG TRẢ LẠI lƣu hành NỘI BỘ 14 Số trang In thƣờng 13-14 Đứng 2, 7, 13 14 b -1 Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 14 Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO  [1] Nguyễn Hoàng Dung (2015), ―Kỹ thuật soạn thảo văn bản‖, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [2] Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thƣ [3] Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 102 ... 4: Trình bày lƣu ý soạn thảo hợp đồng dân sự, hợp đồng thƣơng mại 82 Phụ lục III CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (kèm theo Nghị định số 30 /20 20/NĐ-CP... quyền GUQ 22 Giấy mời GM 23 Giấy giới thiệu GGT 24 Giấy nghỉ phép GNP 83 25 Phiếu gửi PG 26 Phiếu chuyển PC 27 Phiếu báo PB Bản văn Bản y SY Bản trích TrS Bản lục SL II MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH... quy định số văn sau: Luật thƣơng mại 20 05 điều: Điều 25 , Điều 26 , Điều 32, Điều 33; Nghị định số: 59/NĐ-CP ngày 12/ 06 /20 06 hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh kinh doanh có điều