TỔNG QUAN
Lý do chọn đề tài
1.1.1 Tầm quan trọng của chia sẻ tri thức
Trong thời đại hiện nay, tri thức được xem là tài sản quý giá nhất và là nền tảng cạnh tranh của tổ chức Quản trị hiệu quả nguồn tri thức là một thách thức lớn mà các tổ chức phải đối mặt Việc chia sẻ tri thức giữa nhân viên và các phòng ban là cần thiết để chuyển giao tri thức cá nhân thành tri thức tổ chức, từ đó thúc đẩy hoạt động tốt nhất và giảm thiểu nỗ lực học tập thừa Nghiên cứu cho thấy sự chia sẻ tri thức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức, giúp triển khai nhanh chóng thông tin và mang lại lợi ích lớn Chia sẻ kinh nghiệm và thông tin sẽ tăng cường nguồn tài nguyên của tổ chức và giảm thời gian lãng phí cho việc thử nghiệm Ngược lại, việc không chia sẻ tri thức có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự sống còn của tổ chức.
Việc xác định các yếu tố góp phần vào việc chia sẻ tri thức hiệu quả trong tổ chức là một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng, đặc biệt đối với các nước đang phát triển như Việt Nam Tri thức đã trở thành yếu tố quyết định trong sự phát triển tổ chức, yêu cầu các nhà lãnh đạo chủ động quản trị tri thức dựa trên hai nguồn lực cốt lõi: tri thức và con người Tuy nhiên, việc chia sẻ tri thức không phù hợp với bản chất con người, do lo ngại mất đi sức mạnh tri thức nếu chia sẻ với người khác Điều này dẫn đến việc chia sẻ tri thức trong các tổ chức, đặc biệt là trong các tổ chức công, vẫn chưa phổ biến, với nhiều cán bộ công chức giữ kín kỹ năng và kinh nghiệm của mình, gây trì trệ trong công việc và làm xấu đi hình ảnh của họ trong mắt nhân dân.
1.1.2 Sự cần thiết của vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
UBND phường là tổ chức phục vụ nhu cầu và lợi ích hợp pháp của nhân dân, đảm bảo an sinh xã hội và nâng cao đời sống tinh thần, vật chất Hoạt động của UBND mang tính phối hợp giữa các ban, ngành, đoàn thể, tất cả đều hướng đến mục tiêu ổn định chính trị và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Để đạt được điều này, cán bộ, công chức cần chia sẻ tri thức và nắm bắt tình hình địa phương, từ đó cùng nhau xử lý các vấn đề phát sinh Do đó, hoạt động chia sẻ tri thức là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Chia sẻ tri thức không chỉ giúp cá nhân trao đổi kiến thức mà còn tạo ra một môi trường học hỏi cho toàn tổ chức Điều này giúp tổ chức không bị phụ thuộc vào một số cá nhân nhất định, đảm bảo rằng khi có sự luân chuyển hay bổ nhiệm cán bộ, công việc vẫn diễn ra suôn sẻ Tất cả các thành viên, dù có nhu cầu hay không, đều được hưởng lợi từ việc chia sẻ tri thức, góp phần xây dựng một nền tảng học hỏi vững chắc và mang lại nhiều lợi ích lớn lao khác cho tổ chức.
Chia sẻ tri thức là cần thiết để chuyển giao kinh nghiệm và kiến thức từ những người có thời gian công tác lâu hơn và kinh nghiệm thực tiễn phong phú hơn Quá trình này không chỉ giúp duy trì việc học hỏi và khám phá mà còn phát triển tri thức mới dựa trên nền tảng tri thức đã có.
Chia sẻ tri thức trong các bộ phận và ngành nghề không chỉ tạo cơ hội cho các thành viên phát biểu và đóng góp ý kiến, mà còn thúc đẩy sự phối hợp để tối đa hóa hiệu quả công việc Quá trình này giúp tổ chức khai thác những giá trị mới từ các sáng kiến phát sinh, đồng thời là yếu tố quan trọng trong việc hình thành ý tưởng mới và cung cấp thông tin bổ ích cho mọi người trong quá trình trao đổi tri thức.
Hiện nay, UBND phường quận 3 đã thiết lập hệ thống mạng nội bộ giúp cán bộ, công chức dễ dàng trao đổi và chia sẻ tri thức Việc này cho thấy rằng nếu không có sự chia sẻ tri thức, lợi ích cho tổ chức và cá nhân sẽ không đạt hiệu quả cao.
Chia sẻ tri thức trong tổ chức là yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự thân thiện và gần gũi giữa các thành viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và thúc đẩy động lực làm việc chung Do đó, việc chú trọng đến chia sẻ tri thức hiện nay là cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ chung hiệu quả hơn.
1.1.3 Sự cần thiết nghiên cứu về ảnh hưởng của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đến vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
- Ảnh hưởng của niềm tin đến vấn đề chia sẻ tri thức
Nỗi lo ngại về việc chia sẻ tri thức và kinh nghiệm trong công việc khiến nhiều người cảm thấy công việc và con đường thăng tiến của mình bị đe dọa Điều này dẫn đến thái độ hờ hững với đồng nghiệp và những sự việc xung quanh, tạo ra sự thiếu tin tưởng trong môi trường làm việc Nhiều cá nhân băn khoăn về việc từ bỏ những nỗ lực cá nhân để chia sẻ kiến thức, trong khi người khác chỉ cần lắng nghe và áp dụng Hơn nữa, họ lo ngại về việc liệu những người nhận được sự chia sẻ có sử dụng tri thức đúng cách hay không, có mắc sai lầm và đổ lỗi cho họ khi điều đó xảy ra, cũng như việc công nhận thành công có thuộc về họ hay không.
Trong tổ chức UBND phường, mặc dù có cơ cấu tổ chức phân chia thành các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ, nhưng mỗi cán bộ, công chức lại hoạt động độc lập, dẫn đến niềm tin giữa họ chưa phổ biến Niềm tin được xây dựng dựa trên mối quan hệ trong cùng một khối, nơi mà nhân viên có xu hướng tin tưởng lẫn nhau hơn so với các khối khác Điều này cho thấy niềm tin là yếu tố cần thiết trong mỗi cá nhân, đặc biệt là giữa các thành viên trong tổ chức Do đó, tác giả đã chọn nghiên cứu tác động của niềm tin đối với việc chia sẻ tri thức.
- Ảnh hưởng của sự tương tác đến vấn đề chia sẻ tri thức
Trong hoạt động của UBND phường, các ban ngành có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng thường xuyên trùng lắp, gây khó khăn trong việc sử dụng nguồn lực và hoàn thành mục tiêu Ví dụ, các ngành như Mặt trận, Đoàn, và Phụ Nữ đều chăm lo cho người nghèo, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc Hơn nữa, mỗi cán bộ thường kiêm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, như công chức địa chính, chủ tịch công đoàn, và chi ủy viên, khiến họ khó có thể hoàn thành tốt tất cả nhiệm vụ nếu không có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp Điều này dẫn đến việc nhiều cán bộ chỉ thực hiện qua loa các vai trò phụ, do áp lực về thời gian và yêu cầu phối hợp Ngoài ra, họ còn phải tham gia nhiều cuộc họp và thực hiện theo các tiêu chí thi đua từ cấp trên, cùng với các yêu cầu từ cộng đồng Vì vậy, sự tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong tổ chức là rất quan trọng để hoàn thành tốt nhiệm vụ và đạt được mục tiêu chung.
- Ảnh hưởng của hệ thống thông tin đến vấn đề chia sẻ tri thức
Thủ tục hành chính và công nghệ thủ công đã khiến nhân viên trở nên bị động trong việc đáp ứng nhu cầu công việc và thích ứng với những thay đổi từ môi trường Mặc dù đã có trang bị máy tính và kết nối internet, nhưng việc sử dụng công nghệ thông tin tại đơn vị vẫn còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc đánh văn bản và tìm kiếm thông tin, chưa phát huy hiệu quả trong đổi mới phương thức thực hiện nhiệm vụ Bên cạnh đó, việc thực hiện nhiệm vụ của cá nhân tại Phường chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân, đặc biệt trong việc giải quyết các vấn đề bức xúc do thông tin chưa được cập nhật nhanh chóng và phù hợp Nhiều vụ việc phát sinh vẫn chưa được điều chỉnh trong quy định của Nhà nước, trong khi các dịch vụ công chưa được đầu tư đúng mức, dẫn đến chất lượng phục vụ nhân dân chưa cao Hệ thống thông tin chính là yếu tố quan trọng để đánh giá tác động đến việc chia sẻ tri thức của đội ngũ cán bộ, công chức.
- Ảnh hưởng của hệ thống thưởng đến vấn đề chia sẻ tri thức
Trong tổ chức, yếu tố động viên và khen thưởng đóng vai trò quan trọng để thúc đẩy hiệu quả hoạt động và chia sẻ tri thức Để tạo động lực cho các thành viên, cần có cơ chế khen thưởng phù hợp và kịp thời, giúp họ tin rằng sẽ nhận được phần thưởng vật chất hoặc phi vật chất cho việc chia sẻ tri thức Do đó, tác giả đã lựa chọn nhân tố hệ thống thưởng để đánh giá mức độ tác động của nó đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức.
Nhiều nghiên cứu trước đây đã chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức, như nghiên cứu của Al-Alawi và cộng sự (2007), Marloes Bakker và cộng sự (2016), Dollah và cộng sự (2015), và Kathiravelu và cộng sự (2014) Tác giả dựa trên mô hình của Al-Alawi nhưng đã loại bỏ yếu tố "cấu trúc tổ chức" do sự tương đồng trong cấu trúc của các tổ chức công như UBND cấp phường Trong nghiên cứu này, tác giả tập trung vào bốn yếu tố tác động đến chia sẻ tri thức của cán bộ công chức tại quận 3, bao gồm niềm tin giữa đồng nghiệp, sự tương tác giữa nhân viên, tác động của hệ thống thông tin và hệ thống thưởng.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là đánh giá tác động của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đến việc chia sẻ tri thức của cán bộ, công chức Nghiên cứu cũng phân tích sự khác biệt giữa các phường về chia sẻ tri thức, từ đó đưa ra đề xuất cho các nhà lãnh đạo nhằm nâng cao niềm tin, tương tác giữa đồng nghiệp và cải thiện hành vi chia sẻ tri thức, đặc biệt ở những phường có mức chia sẻ tri thức thấp.
Câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu này nhằm trả lời các câu hỏi liên quan đến đội ngũ cán bộ, công chức tại các phường thuộc quận 3.
- Mức độ tác động của niềm tin giữa đồng nghiệp đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của sự tương tác giữa đồng nghiệp đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của hệ thống thông tin đến chia sẻ tri thức?
- Mức độ tác động của hệ thống thưởng đến chia sẻ tri thức?
- Có hay không sự khác biệt về chia sẻ tri thức giữa các phường trong quận?
Để nâng cao niềm tin và sự tương tác giữa đồng nghiệp tại các phường thuộc Quận 3, cần xây dựng hệ thống thông tin minh bạch và hiệu quả Đồng thời, việc cải thiện hệ thống thưởng cũng rất quan trọng để khuyến khích hành vi chia sẻ tri thức Tạo ra môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy an tâm khi trao đổi thông tin, sẽ góp phần gia tăng sự hợp tác và gắn kết trong công việc.
Ý nghĩa nghiên cứu
Luận văn này khẳng định và chứng minh thực nghiệm về mối quan hệ tích cực giữa niềm tin đồng nghiệp, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng trong việc thúc đẩy chia sẻ tri thức.
Kết quả nghiên cứu cung cấp luận cứ thực tiễn hữu ích cho lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh và Quận 3, giúp họ có cái nhìn mới trong quản lý đội ngũ cán bộ, công chức Nghiên cứu cũng chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi chia sẻ tri thức, từ đó giúp lãnh đạo xây dựng định hướng, kế hoạch và giải pháp hiệu quả hơn để nâng cao năng lực quản lý tri thức và nhân sự Việc chuyển hóa tri thức cá nhân thành tài sản chung của tổ chức sẽ giúp mọi người cùng khai thác và sử dụng, phục vụ cho mục tiêu phát triển bền vững của tổ chức và cộng đồng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào mối quan hệ giữa niềm tin, sự tương tác của nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng, nhằm tìm hiểu ảnh hưởng của các yếu tố này đến việc chia sẻ tri thức trong đội ngũ cán bộ, công chức tại cấp phường.
Đối tượng khảo sát để thu thập dữ liệu bao gồm đội ngũ cán bộ chuyên trách, cán bộ bán chuyên trách và công chức đang làm việc tại các phường loại 1 thuộc quận 3, TPHCM.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu được thực hiện trong vòng 5 tháng từ tháng 7/2017 đến tháng 11/2017, tập trung vào UBND phường 1, phường 2, phường 3, phường
4 và phường 5 (các phường loại 1 đã được mã hóa và đặt tên theo số thứ tự từ phường 1 đến phường 5).
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện thông qua 2 bước, theo thứ tự như sau:
Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp định tính dựa trên các nghiên cứu trước đây và tài liệu liên quan đến tác động của niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đối với việc chia sẻ tri thức của nhân viên Qua ý kiến hướng dẫn của giảng viên và thảo luận nhóm với các cán bộ, công chức, nghiên cứu sẽ điều chỉnh thang đo và thiết lập bảng hỏi cho nghiên cứu chính thức.
Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng phương pháp định lượng thông qua bảng hỏi đã được thiết lập từ nghiên cứu sơ bộ Mẫu khảo sát bao gồm đội ngũ cán bộ, công chức của các phường loại 1 tại quận 3 Phần mềm SPSS được sử dụng để kiểm tra, thống kê và phân tích các dữ liệu, thông số thu thập được.
Kết cấu luận văn
Kết cấu của luận văn gồm 6 chương
Chương 1: Giới thiệu đề tài, trình bày lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, ý nghĩa nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Chương 2: Trình bày các khái niệm, cơ sở lý thuyết, lập luận giả thuyết và dựa vào mô hình của các nghiên cứu trước để đề xuất mô hình nghiên cứu
Chương 3: Giới thiệu thiết kế nghiên cứu, cách thức chọn mẫu, trình bày thang đo, và phương pháp phân tích dữ liệu nhằm đo lường các khái niệm nghiên cứu cũng như các mối quan hệ giữa các khái niệm này
Chương 4: Mô tả mẫu nghiên cứu, kết quả kiểm định độ tin cậy của thang đo, phân tích nhân tố khám phá EFA và kết quả phân tích hồi quy tuyến tính để kiểm định các giả thuyết, qua đó khẳng định xem mối quan hệ giữa các biến có tồn tại hay không và thảo luận kết quả nghiên cứu
Chương 5: Thực trạng của vấn đề chia sẻ tri thức trên địa bàn quận 3
Chương 6: Trình bày tóm tắt kết quả nghiên cứu, các kiến nghị, hạn chế của nghiên cứu và đưa ra hướng nghiên cứu kế tiếp từ cơ sở nghiên cứu này.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Niềm tin
Niềm tin được định nghĩa là sự tin tưởng lẫn nhau giữa hai bên, trong đó mỗi bên kỳ vọng rằng hành động của bên kia sẽ mang lại lợi ích cho bản thân mình (Mayer và các cộng sự, 1995).
Niềm tin là sự duy trì tin tưởng lẫn nhau về mặt ý định và hành vi (Neolson và Cooprider, 1996)
Theo John và Goerge (1998), niềm tin được định nghĩa là sự tự tin giữa các bên trong mọi hình thức chia sẻ, cho thấy rằng hành động của họ không gây ra tổn hại hay rủi ro nào.
Theo nghiên cứu của Cheng, Yeh và Tu (2008), Claro, de Oliveira và Hagelaar (2006), Ganesan (1994), cùng với Kumar, Scheer và Steenkamp (1995), niềm tin được định nghĩa là một cấu trúc đa chiều, phản ánh sự tin tưởng, tình cảm và kỳ vọng đối với một đối tác giao tiếp Niềm tin này phát sinh từ khả năng chuyên môn, độ tin cậy và ý định của đối tác, cũng như từ sự trung thực và thiện chí mà họ thể hiện.
Niềm tin đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của đời sống xã hội, đặc biệt trong nghiên cứu quản lý, vì nó tăng cường sự hợp tác giữa nhân viên, giảm bất đồng và tạo điều kiện cho hiệu quả làm việc (Gill, 2008; Mayer và cộng sự, 1995) Niềm tin không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân, nhóm, tổ chức mà còn cho các thể chế xã hội (Rousseau và cộng sự, 1998) Thiếu niềm tin, sự hợp tác và mối quan hệ xã hội trong tổ chức sẽ không thể tồn tại Theo Bamey và Hansen (1994), niềm tin có thể trở thành lợi thế cạnh tranh lớn và là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của tổ chức Do đó, niềm tin là yếu tố thiết thực, giúp cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ với mong muốn mang lại lợi ích cho xã hội Niềm tin của cán bộ, công chức vào các hoạt động của tổ chức công thúc đẩy họ cống hiến, chia sẻ và có trách nhiệm trong công việc và quan hệ với đồng nghiệp, người dân Vì vậy, tác giả chọn quan điểm về niềm tin của Mayer và các cộng sự cho bài luận văn này.
(1995) làm nền tảng cho nghiên cứu này
2.1.2 Đo lường yếu tố niềm tin
Thang đo yếu tố niềm tin của nhân viên được xây dựng dựa trên nghiên cứu của các tác giả như Mishra và Morrisas (1990), Ford (2001), Reyes và cộng sự (2004), cùng Broomiley và Cummings (1996) Các nghiên cứu này nhấn mạnh rằng để đánh giá yếu tố niềm tin, cần xem xét những khía cạnh cụ thể liên quan đến cảm nhận và trải nghiệm của nhân viên trong môi trường làm việc.
- Không tiết lộ thông tin
- Sẵn sàng chia sẻ những cảm nhận và quan điểm
- Cùng nhau giải quyết vấn đề chung của tổ chức.
Sự tương tác giữa nhân viên
Theo nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007), tương tác được định nghĩa là sự giao tiếp giữa con người thông qua việc đàm thoại bằng miệng và việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể trong quá trình giao tiếp.
Theo Hoben, J.B (1954), tương tác là sự trao đổi tư duy hoặc ý tưởng qua lời nói Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chúng ta hiểu người khác và truyền đạt ý kiến của mình một cách hiệu quả.
Theo nghiên cứu của Smith và Rupp (2002), sự hiện diện của các mạng xã hội tại nơi làm việc đã làm tăng đáng kể sự tương tác giữa các đồng nghiệp, góp phần quan trọng vào việc chia sẻ tri thức.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra
Nghiên cứu của Davenport và Prusak (1997) chỉ ra rằng sự giao tiếp giữa nhân viên có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức Những tổ chức tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ và tích hợp tri thức thường khuyến khích tranh luận và đối thoại, cho phép mọi thành viên ở các cấp đóng góp ý kiến.
Sự tham gia của nhân viên liên quan đến việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, phân tích và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin có giá trị Qua đó, họ tham gia vào các tương tác mạnh mẽ nhằm tạo ra tri thức mới, từ đó làm nền tảng cho các hành động tiếp theo.
Tương tác là quá trình mà qua đó mọi người chia sẻ ý tưởng, thông tin và kiến thức để thiết lập và duy trì mối quan hệ trong tổ chức, đồng thời giúp họ hòa nhập vào môi trường làm việc Bài luận này dựa trên quan điểm về sự tương tác giữa nhân viên của Al-Alawi và các cộng sự (2007).
2.2.2 Đo lường sự tương tác giữa nhân viên
Nghiên cứu của Smith và Rupp (2002), Levin cùng các cộng sự (2002) và Gog (2002) đã chỉ ra rằng có nhiều khía cạnh quan trọng để đo lường sự tương tác giữa nhân viên Những khía cạnh này đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá mức độ gắn kết và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên trong tổ chức.
- Đối thoại trực tiếp, gián tiếp (qua điện thoại, tin nhắn, mail…)
- Ngôn ngữ giao tiếp (lời nói, thái độ, hành động…)
- Các buổi gặp gỡ, hội, họp, tọa đàm, thảo luận nhóm…
- Trong công tác phối, kết hợp
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều công cụ thiết yếu như email, tin nhắn, lịch, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng chia sẻ, giúp quản lý công việc hiệu quả Các thành phần như hệ thống hộp thư điện tử, hệ thống tài liệu, kho dữ liệu, và hệ thống hỗ trợ ra quyết định cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc Ngoài ra, cổng thông tin và học tập điện tử cùng phần mềm nhóm cũng góp phần nâng cao khả năng hợp tác và chia sẻ thông tin trong tổ chức (Anderson và Smith, 1998).
Theo Orlikowski (1992) thì hệ thống thông tin là cả phần mềm và phần cứng mà nhân viên trong tổ chức sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình
Hệ thống thông tin được định nghĩa bởi Mansor và Kenny (2013) là công cụ giúp nhân viên tìm kiếm, truy cập và thu hồi thông tin nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ giao tiếp và phối hợp giữa các nhân viên trong tổ chức.
Theo Whitten và cộng sự (2001), hệ thống thông tin là sự tổ chức con người, dữ liệu và quy trình tương tác nhằm hỗ trợ hoạt động hàng ngày, giải quyết vấn đề và ra quyết định trong tổ chức.
Theo Connelly và Kelloway (2003), các tổ chức cần sử dụng hệ thống thông tin để thúc đẩy việc chia sẻ tri thức, thông qua việc tạo ra hoặc thu thập thông tin vào kho tri thức Điều này cho phép nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và tiếp cận chuyên môn từ đồng nghiệp Trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay, việc mở rộng và nâng cao hệ thống thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho mọi tổ chức, và quan điểm của Anderson và Smith (1998) là cơ sở cho yếu tố hệ thống thông tin trong nghiên cứu này.
2.3.2 Đo lường hệ thống thông tin
Thang đo yếu tố hệ thống thông tin được phát triển dựa trên nghiên cứu của Connelly và Kelloway (2003) cùng với Smith và McKeen (2003) Các tác giả xác định rằng những khía cạnh chính để đo lường yếu tố hệ thống thông tin bao gồm hiệu suất, độ tin cậy, khả năng sử dụng và tính linh hoạt của hệ thống.
- Trang bị đầy đủ phần mềm, công nghệ (phần mềm nội bộ, e-mail, internet)
- Trang bị kiến thức ứng dụng công nghệ cho đội ngũ nhân viên
- Nâng cao các ứng dụng công nghệ.
Hệ thống thưởng
Theo Cabrera và Bonache (1999), hệ thống thưởng được định nghĩa là tập hợp các ưu đãi cần thiết nhằm định hướng hành vi của các thành viên trong tổ chức.
Theo Lok và Crawford (2000), hệ thống thưởng không chỉ phản ánh sự hài lòng của người lao động đối với các phần thưởng từ tổ chức mà còn bao gồm các ưu đãi cần thiết nhằm định hướng hành vi của các thành viên trong tổ chức.
Hệ thống thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức, không chỉ giữa các cá nhân mà còn giữa các phòng ban khác nhau Thiếu động lực phù hợp có thể khiến nhân viên ngần ngại trong việc chia sẻ, do lo sợ mất mát hoặc mất đi lợi thế sở hữu tri thức của mình (Szulanski, 1996; Islam và các cộng sự, 2011).
Hệ thống thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả công việc, giúp đánh giá hành vi và tạo động lực cho nhân viên (Wei và các cộng sự, 2012).
Theo nghiên cứu của Syed-Ikhsan và Rowland (2004), để khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức, cần có động lực mạnh mẽ Thực tế cho thấy không phải ai cũng sẵn sàng cung cấp tri thức mà không xem xét lợi ích hoặc thiệt hại cá nhân từ việc chia sẻ đó.
Mặc dù có nhiều nghiên cứu và cách tiếp cận về hệ thống thưởng, thực tế cho thấy cần thiết phải có một hệ thống khen thưởng hiệu quả để khuyến khích nhân viên chia sẻ tri thức Nếu không có động lực đúng đắn và kịp thời, nhiều nhân viên có thể ngần ngại trong việc chia sẻ tri thức do lo sợ thiệt thòi Do đó, quan điểm của Syed-Ikhsan và Rowland (2004) là nền tảng quan trọng cho nghiên cứu này.
2.4.2 Đo lường hệ thống thưởng
Thang đo hệ thống thưởng dựa trên nghiên cứu của Syed-Ikhsan và Rowland
Theo nghiên cứu của Goh (2002) và các tác giả khác (2004), khen thưởng có thể được phân loại thành hai hình thức chính: vật chất và phi vật chất Hình thức vật chất bao gồm khen thưởng bằng tiền, thu nhập, cổ phiếu và tăng lương, trong khi hình thức phi vật chất bao gồm thăng chức, đào tạo nâng cao và giao nhiệm vụ thú vị, thách thức Để đạt hiệu quả, các hình thức khen thưởng này cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch, kịp thời và đúng đối tượng.
Chia sẻ tri thức
Tri thức là tổng hợp những hiểu biết và kiến thức của con người, được hình thành từ kinh nghiệm và thực tiễn sống Nó không chỉ giúp con người hiểu rõ hơn về thế giới xung quanh mà còn tạo ra giá trị thiết thực cho cuộc sống.
Theo Davenport và Ptusak (1998), tri thức được định nghĩa là sự kết hợp của kinh nghiệm, giá trị, thông tin và hiểu biết, giúp đánh giá và tiếp thu kinh nghiệm mới Tri thức không chỉ tồn tại trong văn bản và tài liệu mà còn được hình thành và ứng dụng trong tâm trí của những người sở hữu nó Trong một tổ chức, tri thức bao gồm cả quy trình, thủ tục, tập quán và chuẩn mực, phản ánh cách thức hoạt động và văn hóa của tổ chức đó.
Tri thức là kết quả của việc xử lý và diễn giải thông tin, bắt nguồn từ dữ liệu mà con người tiếp nhận từ môi trường làm việc Theo Lee và Yang (2000), tri thức được hình thành dựa trên khả năng hiểu biết của con người và chịu ảnh hưởng bởi tính cách cá nhân, dẫn đến việc hình thành niềm tin, thái độ và hành vi Đặc điểm nổi bật của tri thức là sự độc đáo và tính duy nhất, khiến cho nó không thể bị sao chép hay bắt chước Điều này biến tri thức thành một tài sản chiến lược quan trọng cho mọi tổ chức (Cabrera và Cabrera, 2002).
Tri thức được định nghĩa bởi một số tác giả như là trạng thái hiểu biết, bao gồm các sự việc, khái niệm, nguyên lý, định luật và cảm xúc (Ahmad và Daghfous).
Chia sẻ tri thức là những hoạt động hỗ trợ nhân viên hợp tác, tạo cơ hội cho việc trao đổi thông tin và kiến thức, từ đó nâng cao khả năng học hỏi trong tổ chức và gia tăng khả năng đạt được các mục tiêu cá nhân cũng như tổ chức (Dyer và Nobeoka, 2000).
Chia sẻ tri thức là các hoạt động phổ biến hoặc chuyển giao tri thức giữa các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức (Lee, 2001)
Chia sẻ tri thức là quá trình biến tri thức cá nhân thành tài sản chung, giúp tất cả thành viên trong tổ chức dễ dàng tiếp cận và sử dụng khi cần Quá trình này không chỉ giúp cá nhân hiểu và tiếp thu tri thức mà còn tạo ra sự kết nối mạnh mẽ giữa các cá nhân và tổ chức, nâng cao giá trị tri thức từ cấp độ cá nhân lên cấp độ tổ chức (Al-Alawi và các cộng sự, 2007).
Theo Hsiu-Fen Lin (2006), chia sẻ tri thức được định nghĩa là một nền văn hóa tương tác xã hội, trong đó nhân viên trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của mình thông qua các bộ phận hoặc tổ chức.
Quản trị tri thức hiện đại không chỉ tập trung vào công nghệ và xây dựng hệ thống xử lý tri thức, mà còn nhấn mạnh vai trò của con người và hành động trong quá trình này Mục tiêu chính là tạo ra một môi trường khuyến khích chia sẻ tri thức thay vì chỉ nắm giữ tri thức.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và những thách thức từ công nghệ, các tổ chức ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển và bảo tồn kỹ năng cũng như năng lực nội bộ Để duy trì khả năng cạnh tranh, việc không chỉ bảo tồn tri thức mà còn chia sẻ tri thức giữa các cá nhân và các nhóm chức năng là điều cần thiết.
Sự chia sẻ tri thức được định nghĩa là quá trình phát tán thông tin và hiểu biết trong tổ chức, đóng vai trò thiết yếu trong việc chuyển giao ý tưởng và giải pháp mới (2009, Islam và cộng sự, 2010) Tương tác giữa nhân viên không chỉ tạo ra ý tưởng mà còn thúc đẩy việc chia sẻ tri thức, yêu cầu sự hợp tác giữa các cá nhân hoặc tập thể để đạt được lợi ích chung (Syed-Ikhsan và Rowland, 2004).
Sự chia sẻ tri thức được hiểu theo hai cách: một là như một phần của quá trình khai thác, nơi tri thức được nắm bắt và chuyển giao (McElroy, 2003), và hai là như một phần của giai đoạn khám phá, nơi tri thức được tổng hợp và tạo ra cái mới (Swan và cộng sự, 1999) Theo Bakker và các cộng sự (2006), sự chia sẻ tri thức để khai thác diễn ra từ cá nhân đến nhiều người thông qua giao tiếp trực tiếp, trong khi sự chia sẻ tri thức như một quá trình sản xuất tri thức thường diễn ra qua các buổi thảo luận nhóm, hợp tác để giải quyết vấn đề, nơi mọi người cùng xác định vấn đề và chia sẻ quan điểm để tìm ra giải pháp.
Dựa trên các lý thuyết đã nêu, hoạt động chia sẻ tri thức không chỉ làm phong phú thêm kiến thức cá nhân mà còn nâng cao tri thức tổ chức, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tri thức Lý thuyết của Al-Alawi và các cộng sự (2007) đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu này.
2.5.2 Đo lường chia sẻ tri thức
Thang đo dựa trên nghiên cứu của Davenport và Prusak (1998) và Goh
(2002) Như vậy để đo lường yếu tố chia sẻ tri thức thì cần có các khía cạnh như:
- Sự phối kết hợp trong công tác
- Tinh thần và thái độ trong quá trình làm việc.
Một số nghiên cứu trước có liên quan
2.6.1 Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007)
Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007) cho thấy các nhân tố văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên trong cả khu vực công và tư Họ đã xác định các yếu tố quan trọng như niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin, hệ thống thưởng và cấu trúc tổ chức là những yếu tố quyết định đến sự thành công của việc chia sẻ tri thức.
Nghiên cứu đã sử dụng phương pháp phân tích dữ liệu SPSS, kết hợp giữa khảo sát định lượng và phỏng vấn định tính Trong số 300 bảng câu hỏi phát ra, có 231 bảng hợp lệ, đạt tỷ lệ 77% Kết quả cho thấy các yếu tố như niềm tin, tương tác giữa nhân viên, cấu trúc tổ chức và hệ thống thưởng có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức, trong khi yếu tố hệ thống thông tin chưa thể hiện tác động rõ ràng.
Hình 2.1 Mô hình nghiên cứu của Al – Alawi và các cộng sự (2007)
Nguồn: Adel Ismail Al-Alawi và các cộng sự (2007), Tạp chí Quản lý tri thức của Emerald Group (Volume 11, Number 2,2007)
2.6.2 Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011) về văn hóa tổ chức và chia sẻ tri thức tại các tổ chức dịch vụ ở Bangladesh chỉ ra rằng niềm tin và sự tương tác giữa nhân viên và lãnh đạo là những yếu tố quan trọng, có tác động tích cực đến việc chia sẻ tri thức Sử dụng phần mềm SPSS để phân tích dữ liệu từ 129 bảng câu hỏi, nghiên cứu khẳng định rằng hệ thống thưởng không có ảnh hưởng đáng kể đến chia sẻ tri thức trong bối cảnh này.
Niềm tin Tương tác giữa nhân viên
Hệ thống thưởng Cấu trúc tổ chức
Hình 2.2 Mô hình nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nguồn: Md Zahidul Islam và cộng sự (2011), Tạp chí Quản lý Kinh doanh Châu Phi Vol 5 (14), 2011
2.6.3 Nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự (2014)
Nghiên cứu của Kathiravelu và cộng sự dựa trên các cuộc phỏng vấn bán cấu trúc với nhân viên trong các tổ chức dịch vụ công cộng tại Malaysia, cho thấy mối quan hệ chặt chẽ giữa niềm tin, lãnh đạo, tương tác giữa nhân viên, hệ thống thưởng, hệ thống thông tin và cấu trúc tổ chức Những yếu tố này đều ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên trong các tổ chức dịch vụ công tại Malaysia.
Hình 2.3 Mô hình nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự (2014)
Nguồn:Kathiravelu và cộng sự (2014),Khoa học về Thủ tục - Xã hội và Hành vi, 129, 119-126
Chia sẻ tri thức Niềm tin
Hệ thống thưởng Tương tác giữa nhânviên
2.6.4 Nghiên cứu Dollah và các cộng sự (2015)
Nghiên cứu được thực hiện tại thư viện khoa học Perpustakaan Hamzah Sendut của Universiti Teknologi Mara bằng phương pháp định lượng, với 100 mẫu ngẫu nhiên từ 287 nhân viên Trong số đó, 80 bảng hỏi đã được hoàn thành Kết quả cho thấy niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thưởng và cấu trúc tổ chức có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức Ngược lại, hệ thống thông tin không có tác động ý nghĩa đến chia sẻ tri thức của nhân viên.
Hình 2.4 Mô hình nghiên cứu của Dollah và các cộng sự (2015)
Nguồn: Wan Ab Kadir Wan Dollah và cộng sự (2015), Tạp chí Khoa học Cơ bản và Ứng dụng Úc, 9 (3) Special 2015, trang: 90-95
Từ các nghiên cứu trên ta có thể tổng hợp các nhân tố có tác động đến chia sẻ tri thức của nhân viên qua bảng tổng hợp sau
Niềm tin Tương tác giữa nhân viên
Hệ thống thưởng Cấu trúc tổ chức
Nhân tố tác động đến chia sẻ tri thức
Nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007)
Nghiên cứu của Islam và các cộng sự (2011)
Nghiên cứu của Kathiravelu và các cộng sự
Nghiên cứu của Dollah và các cộng sự (2015)
Tương tác giữa các nhân viên
Bảng 2.1 Nhân tố tác động đến chia sẻ tri thức
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng niềm tin, sự tương tác giữa nhân viên, hệ thống thông tin và hệ thống thưởng đều có ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức Cụ thể, khi nhân viên tin tưởng lẫn nhau và có sự tương tác cần thiết, cùng với một hệ thống thông tin hiện đại và một hệ thống thưởng hợp lý, sẽ thúc đẩy việc chia sẻ tri thức Bên cạnh đó, các yếu tố lãnh đạo và cấu trúc tổ chức cũng đã được nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Mô hình đề xuất nghiên cứu
Bài nghiên cứu này dựa trên các nghiên cứu trước về các nhân tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên, kết hợp với thực trạng tổ chức và hoạt động của UBND cấp phường Tác giả đã loại bỏ nhân tố "cấu trúc tổ chức" trong mô hình nghiên cứu của Al-Alawi và các cộng sự (2007) vì UBND cấp phường có cấu trúc tổ chức tương đồng Do đó, nghiên cứu tập trung vào 4 nhân tố chính tác động đến chia sẻ tri thức của cán bộ, công chức, bao gồm: niềm tin giữa đồng nghiệp (Trust), sự tương tác giữa các nhân viên (Communication between staff), tác động của hệ thống thông tin (Information System) và hệ thống thưởng (Reward System) Các giả thuyết cụ thể đã được đưa ra để làm rõ các nhân tố này.
Mối quan hệ giữa niềm tin và vấn đề chia sẻ tri thức của nhân viên
Niềm tin là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc thiết lập mối quan hệ trong tổ chức, giúp việc chia sẻ kinh nghiệm và tri thức trở nên dễ dàng hơn Nhiều tác giả cho rằng mối quan hệ dựa trên niềm tin khuyến khích mọi người cung cấp tri thức hữu ích và tạo điều kiện để họ lắng nghe, tiếp thu tri thức từ nhau (Andrews và Delahay, 2000; Levin, 1999; Mayer và cộng sự, 1995; Tsai và Ghoshal, 1998).
Nghiên cứu của De Long và Fahey (2000) chỉ ra rằng niềm tin giữa các tổ chức, phòng ban và đồng nghiệp có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc chia sẻ tri thức giữa cá nhân và cơ sở dữ liệu của tổ chức Niềm tin giữa nhân viên là yếu tố thiết yếu để nâng cao tốc độ chia sẻ tri thức Issa và Haddad (2008) nhấn mạnh rằng niềm tin là một yếu tố văn hóa quan trọng cho sự thành công trong quản trị tri thức, vì nếu người nhận không tin tưởng vào nguồn thông tin, tri thức sẽ không được chấp nhận Nghiên cứu của Connelly và Kelloway (2002) cũng cho thấy rằng con người thường sẵn lòng chia sẻ tri thức khi họ có niềm tin vào người nhận.
Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng niềm tin giữa các đồng nghiệp là yếu tố quan trọng trong văn hóa tổ chức, ảnh hưởng đáng kể đến quá trình chia sẻ tri thức (Al-Alawi và các cộng sự, 2007; Andrews và Delahay).
Nhiều nhà nghiên cứu như Bakker và các cộng sự (2006) cho rằng sự tin cậy giữa mọi người thúc đẩy việc chia sẻ tri thức hữu ích, và khi có niềm tin, mọi người dễ dàng lắng nghe và tiếp thu thông tin từ người khác Ngược lại, Connelly và Kelloway (2002) chỉ ra rằng nhân viên thường chỉ chia sẻ tri thức khi họ tin tưởng vào người nhận Hơn nữa, theo Davenport và Prusak (2000), nếu thiếu sự tin cậy trong tổ chức, việc quản trị tri thức sẽ không thành công, vì sự sợ hãi sẽ ngăn cản mọi người chia sẻ thông tin quan trọng và dẫn đến nghi ngờ về mục đích của tổ chức.
Sự tin cậy giữa các cá nhân và đồng nghiệp là yếu tố quan trọng trong văn hóa tổ chức, ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc chia sẻ tri thức Để các thành viên trong nhóm có thể cởi mở và chia sẻ kiến thức, họ cần xây dựng mối quan hệ tin cậy lẫn nhau.
Nghiên cứu cho thấy niềm tin giữa các đồng nghiệp có vai trò quan trọng trong việc tự do lưu chuyển tri thức Các tác giả như Andrews và Delahay (2000), Levin (1999), Mayer và cộng sự (1995), cùng Tsai và Ghoshal (1998) đã chỉ ra rằng niềm tin thúc đẩy sự sẵn lòng chia sẻ và tiếp nhận tri thức Al-Alawi và cộng sự (2007) cũng khẳng định rằng sự tin cậy có mối liên hệ tích cực với việc chia sẻ tri thức trong tổ chức, tạo nên một văn hóa tri thức đáng tin cậy và cải tiến quy trình chia sẻ Do đó, niềm tin giữa các đồng nghiệp được kỳ vọng sẽ có tác động tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong lực lượng cán bộ, công chức.
H1: Niềm tin giữa các đồng nghiệp tác động tích cực đến chia sẻ tri thức
Mối quan hệ giữa sự tương tác và vấn đề chia sẻ tri thức của nhân viên
Hiệu quả của hoạt động chuyển giao tri thức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất tổ chức Theo Sveiby (2001, tr.47), việc chuyển giao tri thức giữa các cá nhân không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn cải thiện năng lực của những người tham gia vào quá trình này.
Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng giá trị cho tổ chức thông qua giáo dục, kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng của họ (Bogdanowicz và Bailey, 2002) Mối quan hệ tích cực giữa thủ tục luân chuyển cán bộ và hiệu quả chuyển giao tri thức đã được chỉ ra, mặc dù không mạnh mẽ (Omar Sharifuddin Syed-Ikhsan & Rowland, 2004) Việc thiết lập thủ tục phù hợp để giữ lại tri thức và bí quyết của các nhà phát triển trong tổ chức là rất cần thiết Nếu không, tổ chức sẽ mất đi tri thức ngầm của cá nhân, trừ khi nó được chuyển thành tri thức tổ chức có thể chia sẻ và chuyển giao (Lim & Klobas, 2001; Bogdanowicz & Bailey, 2002).
Zaharias và các cộng sự (2001) nhấn mạnh rằng tri thức từ nhân viên qua học tập và đào tạo là yếu tố quan trọng giúp họ chuyển đổi thành năng lực, thói quen và quy trình kinh doanh trong tổ chức Để nâng cao tri thức và năng lực, nhân viên cần được đào tạo liên tục Smith (2001) cũng chỉ ra rằng nhân viên thiếu đào tạo sẽ gặp khó khăn trong việc theo kịp yêu cầu công việc Do đó, việc tổ chức có một chương trình đào tạo phù hợp là rất cần thiết để giúp nhân viên phát triển tri thức và đóng góp vào việc tạo ra và chuyển giao tri thức trong tổ chức.
Currie và Kerrin (2003) nhấn mạnh rằng để phát triển việc chia sẻ kiến thức hiệu quả, cần thay đổi khung quản lý hoạt động nhằm khuyến khích học tập cần thiết Họ cũng đề xuất tuyển dụng nhân viên có khả năng đánh giá cao quan điểm của người khác và phát triển sự đánh giá này thông qua công việc của nhân viên.
Khi tổ chức duy trì một không khí giao tiếp tự do và cởi mở, nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau Ngược lại, môi trường giao tiếp cứng nhắc và có xu hướng đổ lỗi sẽ cản trở việc chia sẻ tri thức, gây bất lợi cho sự phát triển của tổ chức.
Trong một tổ chức, sự tương tác và giao tiếp giữa các nhân viên đóng vai trò cầu nối tình cảm, tạo nên mối liên kết chặt chẽ giữa mọi người Khi nhân viên thường xuyên tương tác, họ sẽ có nhiều cơ hội hơn để chia sẻ tri thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung trong tổ chức.
H2: Sự tương tác giữa nhân viên có tác động tích cực đến vấn đề chia sẻ tri thức
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin và vấn đề chia sẻ tri thức
Theo nghiên cứu của Kim và Lee (2004), mạng xã hội, hệ thống thưởng dựa trên hiệu suất và việc ứng dụng hệ thống thông tin là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức trong chính phủ điện tử Nghiên cứu này đã chỉ ra mối liên kết giữa hệ thống thông tin và việc chia sẻ tri thức Đồng thời, McAdam và Reid (2000) nhấn mạnh rằng các hội thảo, diễn đàn thảo luận và giao tiếp trực tiếp đã được áp dụng để khuyến khích việc chia sẻ tri thức.
Theo Connelly và Kelloway (2003), tổ chức cần sử dụng hệ thống thông tin khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ tri thức, thông qua việc hình thành và thu thập kho tri thức, nơi nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm điện tử và truy cập vào kiến thức chuyên môn Công nghệ thông tin và hệ thống thông tin tại tổ chức công đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên chia sẻ tri thức (Syed-Ikhsan và Rowland, 2004) Bên cạnh đó, Kim và Lee (2004) nhấn mạnh rằng đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý tri thức là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến khả năng chia sẻ tri thức của nhân viên qua việc sử dụng và áp dụng các hệ thống thông tin.
