Báo cáo thực tập nhận thức Công ty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh

Báo cáo thực tập nhận thức Công ty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH – DOANH NGHIỆP

LỚP TC 1011



BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH - DOANH NGHIỆP

LỚP TC 1011



BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Họ tên sinh viên: Phạm Quang Hữu MSSV: 104518

Doanh nghiệp thực tập: Công ty TNHH SX TM XNK Gốm

Xanh 398/3 Lê Văn Sỹ, P.4, Q.3, TP HCM Thời gian thực tập: Từ ngày 07/1/2013 tới ngày

01/3/2013 Người hướng dẫn: Bà Trần Vũ Kim Hân Giảng viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Thị Phương Quỳnh

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

Người hướng dẫn thực tập

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

Giảng viên hướng dẫn thực tập

TRÍCH YẾU

Đợt thực tập nhận thức lần này đã cho tôi nhiều trải nghiệm thực tế thực

sự hữu ích Tôi đã được làm việc trong môi trường công sở thực sự, tìm hiểu được cách thức hoạt động và làm việc của một doanh nghiệp, từ đó tôi có cái nhìn khách quan hơn về môi trường làm việc chuyên nghiệp và chắc chắn những điều này sẽ giúp ích cho việc học tập cũng như công việc của tôi sau này

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP THỰC TẬP i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ii

TRÍCH YẾU iii

MỤC LỤC iv

LỜI CẢM ƠN vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH vii

NHẬP ĐỀ viii

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SX TM XNK GỐM XANH 1

1 Lịch sử hình thành và phát triển: 1

a) Sơ đồ tổ chức công ty: 2

b) Sơ đồ bộ phận sản xuất ở nhà máy: 3

c) Một số sản phẩm chính của công ty: 3

2 Mô tả công việc của các chức danh trong văn phòng đại diện tại TP.HCM: 5

II CÔNG VIỆC THỰC TẬP: 7

1 Sắp xếp chứng từ hải quan: 7

2 Dịch Profomal invoice sang Hợp đồng mua bán: 7

3 Chỉnh sửa sai sót trên hợp đồng 2011 để khớp với tờ khai hải quan: 9

4 Điền bảng kê xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ: 9

5 Lập Packing list: 10

6 Xếp hình vào bộ hình showroom: 12

7 Nhập Bảng kê nhập kho hàng hóa: 13

8 Nhập Bảng kê xuất kho hàng hóa: 13

9 Đóng mộc chứng từ: 14

10 Photo chứng từ: 14

11 Kiểm tra mã vạch: 15

12 Nhập bảng danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN: 16 13 Điền vào hợp đồng lao động: 17

III KẾT LUẬN: 18

1 Môi trường làm việc: 18

2 Tác phong làm việc: 18

3 Đánh giá những mục tiêu đặt ra: 18 PHỤ LỤC: 20

- Chị Trịnh Thị Phương Thùy – Giám đốc

- Chị Trần Vũ Kim Hân – Phó giám đốc – Người hướng dẫn thực tập

- Chị Trần Thị Xuân Mai – Phó giám đốc

đã tận tình hướng dẫn, nhận xét, tạo điều kiện thuận lợi để tôi có thể làm việc

và học hỏi những điều bổ ích tại công ty

Cám ơn cô Nguyễn Thị Phương Quỳnh đã tận tình hướng dẫn em những thông tin cần thiết trong kì thực tập vừa qua

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Hình 2: Sơ đồ bộ phận ở nhà máy sản xuất

Hình 18: Bảng kê nhập kho hàng hóa

Hình 19: Bảng kê xuất kho hàng hóa

Hình 20: Nhãn- Tem

Hình 21: Mẫu thông số nhãn - tem

Hình 22: Danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Khi bước chân vào thực tập ở công ty, tôi đã đặt ra một số mục tiêu đề

từ đó phấn đấu hoàn thành tốt, nâng cao kĩ năng và kinh nghiệm cho sau này:

 Mục tiêu 1: hoàn thành các công việc thực tập được giao

 Mục tiêu 2: làm quen với môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp

 Mục tiêu 3: tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, từ đó học hỏi thêm nhiều kiến thức

 Mục tiêu 4: tạo được niềm tin và mối quan hệ thân thiết với các nhân viên trong công ty

 Mục tiêu 5: hoàn thành báo cáo và nhật kí đúng chuẩn và đúng thời gian quy định của nhà trường

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SX TM XNK GỐM

XANH

Tên công ty: Công ty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh

Tên tiếng Anh: GREEN CERAMICS CO., LTD

Tên viết tắt: Cty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh

Logo công ty:

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh được thành lập ngày 20/4/2009 với vốn điều 1.500.000.000 đồng

Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất sản phẩm chịu lửa

- Sản phẩm gốm sứ, sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm, rạ và các vật liệu tết bền

Nguồn: Cty TNHH SX TM XNK Gốm Xanh

a) Sơ đồ tổ chức công ty:

Hình ảnh1: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

(Nguồn: Tự vẽ dựa theo thông tin được cung cấp bởi Cty Gốm Xanh)

b) Sơ đồ bộ phận sản xuất ở nhà máy:

Hình 2: Sơ đồ bộ phận ở nhà máy sản xuất

(Nguồn: Tự vẽ dựa theo thông tin được cung cấp bởi Cty Gốm Xanh)

c) Một số sản phẩm chính của công ty:

Hình 3: Chậu gốm Hình 4: Bình gốm

Hình 5: Nến Hình 6: Thú trang trí Hình 7: Chân nến

Hình 8: Phòng trưng bày sản phẩm

Hình 9: Phòng trưng bày sản phẩm

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp – hình 3-8)

Hình 10: Nhà máy sản xuất

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

Hình 11: Nhà máy sản xuất

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

2 Mô tả công việc của các chức danh trong văn phòng đại diện tại TP.HCM:

Văn phòng đại diện của công ty tại Tp HCM là văn phòng làm việc chính của ban giám đốc và kế toán cũng như các nhân viên thiết kế - hình ảnh

- Chị Trịnh Thị Phương Thùy - Giám đốc – Công việc chung của toàn thể công ty và lo về tài chính

- Chị Trần Vũ Kim Hân – Phó giám đốc kinh doanh Chị chuyên về giao dịch với khác hàng , ký kết hợp đồng, thiết kế - phát triển sản phẩm

- Chị Trần Thị Xuân Mai – Bộ phận xuất khẩu: chịu trách nhiệm về phần hợp đồng, giao dịch với hải quan và các giấy tờ, chứng từ xuất khẩu

- Chị Nguyễn Thị Bình: Kế toán

- Chị Phạm Xuân Quỳnh: trợ lý của chị Trần Vũ Kim Hân

II CÔNG VIỆC THỰC TẬP:

1 Sắp xếp chứng từ hải quan:

Bộ hồ sơ chứng từ hải quan gồm những chứng từ sau:

╬ Tờ khai hải quan

╬ Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

╬ Hợp đồng mua bán tiếng Việt và tiếng Anh (Proforma invoice)

╬ Packing list – Phiếu đóng gói hàng

╬ CO (Certificate of original) – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

╬ Fumigation - Chứng thư kiểm khử trùng

╬ Hóa đơn tàu (Bill of lading)

╬ Hóa đơn (Invoice)

Đây là công việc mà tôi đã thực hiện đầu tiên và nhiều lần ở văn phòng công ty Gốm Xanh Nhiệm vụ là sắp xếp những giấy tờ cần có để thành một bộ chứng từ hải quan hoàn chỉnh theo từng đơn hàng khác nhau

Nhận xét: tuy đây là một công việc đơn giản nhưng cần phải kiên nhẫn

và cẩn thận để không làm thất lạc mất chứng từ cũng như xếp đúng chứng từ theo đơn hàng, không lẫn lộn qua những đơn hàng khác Trong thời gian đầu,

do chưa quen nên tôi còn nhiều thiếu sót, nhưng nhờ có sự hướng dẫn tận tình của mọi người ở văn phòng nên tôi đã hoàn thành công việc và làm quen cũng như biết thêm được những chứng từ quan trọng này

2 Dịch Profomal invoice sang Hợp đồng mua bán:

Proforma invoice là hợp đồng mua bán kí kết trực tiếp bằng tiếng Anh giữa công ty và khách hàng Nhưng nhà nước quy định trong bộ chứng từ hải quan khai thuế cần có bản hợp đồng tiếng Việt nên công ty phải dịch ra bản thứ hai Công việc của tôi là nhận Proforma invoice từ chị phó giám đốc sau đó dịch lại thành bản hợp đồng mua bán bằng tiếng Việt sau đó in ra, trình chị giám đốc kí tên đóng mộc và bỏ vào bộ chứng từ hải quan phù hợp

Nhận xét: tuy đã có mẫu hợp đồng tiếng Việt có sẵn, nhưng vẫn cần

phải tập trung, và tôi cũng gặp khó khăn để chính xác các thông số cần có của hợp đồng Đặc biệt công việc này cho tôi thêm nhiều cơ hội sử dụng phần mềm Excel, và học hỏi thêm nhiều từ vựng tiếng Anh

3 Chỉnh sửa sai sót trên hợp đồng 2011 để khớp với tờ khai hải quan:

Proforma invoice và Hợp đồng mua bán phải có các thông số về ngày tháng kí hợp đồng và mã đơn hàng chính xác giống như trên tờ khai, nhưng trong quá trình soạn thảo có sai xót từ năm 2011 nên tôi được giao công viêc là chỉnh sửa lại (lấy tờ khai làm chuẩn) để được hoàn thuế xuất khẩu Những thông số thường sai sót như là: mã đơn hàng, ngày làm hợp đồng, các kí hiệu ngày (/, -) Sau đó in lại, trình chị giám đốc kí tên, đóng mộc và bỏ vào bộ chứng từ hải quan phù hợp

Nhận xét: đây cũng là một công việc cần sự cẩn thận nhằm tránh sai sót

để có thể khớp thông số hoàn toàn

4 Điền bảng kê xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ:

Theo quy định của cơ quan Thuế, công ty cần kê khai một số thông tin theo yêu cầu (theo mẫu quy định của nhà nước) như sau Tờ khai này gồm một

số bảng kê đi kèm trong đó có bảng kê xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ Công việc của tôi là điền vào cột (2), (3) lấy thông tin từ Proformal invoice và cột (7), (8) lấy thông tin từ tờ khai hải quan Sau khi đã nhập toàn bộ số hợp đồng được giao sẽ gửi file này cho chị phó giám đốc điền tiếp những mục còn lại của bảng kê

Nhận xét: công việc đơn giản nhưng đã giúp tôi biết được thêm một

chứng từ quan trọng bên thuế, bên cạnh đó còn giúp tôi tập tính cẩn thận hơn khi nhập số liệu

Hình 14: Bảng kê xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

Hình 15: Invoice

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

Hình 16: Packing list

Nhận xét: đây không phải công việc đơn giản mà đòi hỏi phải chính xác

và qua nhiều công đoạn như xác định được số khối của đơn hàng và tổng số kiện hàng được xuất đi Những thông tin đó được những người khác trong văn phòng tính toán, phù hợp với phương thức thanh toán và đóng gói theo yêu cầu của khách Qua công việc này tôi học hỏi thêm được là trước khi Packing list chính thức được lập thì doanh nghiệp cần có người trực tiếp làm việc với khách

để xác định cách thức đóng gói và thanh toán mong muốn của khác như thế nào, đồng thời đưa ra những phương pháp đóng gói hiệu quả nhất để khách lựa chọn, từ đó tăng tính cạnh tranh về quy trình làm việc cũng như giá sản phẩm cho doanh nghiệp

6 Xếp hình vào bộ hình showroom:

Công ty có một file hình ảnh lưu trữ hình ảnh tất cả những sản phẩm của công ty phân ra từng phần khác nhau (chậu, bình, nến, …), với đầy đủ thông số kích thước, màu sắc Công việc của tôi là nhận hình ảnh sau đó bỏ vào những file hình ảnh phù hợp

Nhận xét: qua công việc này tôi biết được rằng, việc phân loại và sắp

xếp hình ảnh sản phẩm như vậy rất có ích trong việc kiểm soát, tìm kiếm khi cần hình cũng như thông tin một sản phẩm nào đó Bên cạnh đó, tôi có cơ hội

sử dụng thường xuyên tính năng tìm kiếm (ctrl + F) mà trước đó ít khi sử dụng

Hình 17: File hình showroom

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

7 Nhập Bảng kê nhập kho hàng hóa:

Vì công ty có mảng kinh doanh mua đi bán lại và để đảm bảo đúng thời gian giao hàng cho khách trong những lúc đơn hàng nhiều, công ty có đặt hàng sản xuất từ những lò nhỏ hơn ở tỉnh Bình Dương Công việc của tôi là nhập những số liệu cần thiết vào bảng nhập kê kho hàng hóa với thông tin lấy từ hóa đơn in giấy được công ty lưu trữ

Nhận xét: công việc tuy đơn giản nhưng cần nhiều thời gian để hoàn tất,

và phải cẩn thận với những số liệu nhập vào, đặc biệt là mã đơn hàng, đơn giá

và thành tiền Kinh nghiệm tôi rút ra được là sau khi nhập xong một hóa đơn bất kì, nên kiểm tra lại liền, không để làm xong hết mới kiểm tra, vì khi đó rất nhiều hàng đã nhập, rất rối để kiểm tra

Hình 18: Bảng kê nhập kho hàng hóa

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

8 Nhập Bảng kê xuất kho hàng hóa:

Bên cạnh việc nhập Bảng kê nhập kho hàng hóa, tôi còn được giao nhập Bảng kê xuất kho hàng hóa Gốm Xanh không xuất bán hàng trong nước, chỉ xuất khẩu hàng, do đó việc nhập Bảng xuất kho hàng hóa, tôi lấy số liệu từ tờ khai hải quan

Nhận xét: qua việc nhập bảng xuất kho hàng hóa, tôi được biết thêm là

phải dựa vào tờ khai hải quan, không dựa trên hợp đồng mua bán (nếu lấy số liệu trên hợp đồng mua bán thì không cần phải nhập thô vì hợp đồng có file mềm) Vì sau khi kí hợp đồng, khách có thể tăng hoặc giảm số lượng cũng như mẫu đặt mua, và tờ khai hải quan được xuất ra khi số lượng chắc chắn, do đó tờ khai thể hiện chính xác nhất thông tin đơn hàng

Hình 19: Bảng kê xuất kho hàng hóa

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

9 Đóng mộc chứng từ:

Sau khi in những bộ hồ sơ đã quan soạn thảo, hoặc chỉnh sửa lại, tôi đưa cho chị có trách nhiệm kí tên sau đó tôi sẽ đóng mộc tròn và đóng mộc tên

Nhận xét: kinh nghiệm tôi rút ra được là chữ kí không nên quá nhỏ,

mộc tròn phải đóng bên trái, nằm đè 2/3 chữ kí, còn mộc tên nằm ở dưới và không được dính với chữ kí

10 Photo chứng từ:

Công ty nơi tôi thực tập có nhiều loại giấy tờ cần được photo đặc biệt là hóa đơn VAT, vì hóa đơn được in ra thành cuốn nhưng bộ chứng từ cần một bản VAT nên phải photo ra từng tờ riêng cho từ đơn hàng riêng Bên cạnh đó

tôi còn được giao photo tờ khai hải quan, giữ lại bản photo, bản chính mang đi đóng mộc,…

Nhận xét: qua một công việc đơn giản nhưng tôi đã biết sử dụng máy

photo để photo những chứng từ khác nhau

11 Kiểm tra mã vạch:

Do đa số khách hàng của công ty đặt hàng nhà sản xuất khác in nhãn, tem sản phẩm, hoặc nhờ công ty mang đi in với những thông số mặc định của công ty họ

Trước khi in ra, Gốm Xanh nhận được hình ảnh thiết kế trước của tem

và nhãn của từng khách khác nhau, công việc của tôi là kiểm trang thông số có trên mẫu tem, nhãn đó có khớp với mã của khác yêu cầu hay không Ngoài ra,

có những mã tem khách mang tới, tôi cũng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng tem, nhãn khách mang tới có đủ để dán vào số lượng sản phẩm khách đặt mua hay không

Nhận xét: phải kiểm tra cẩn thận không được sai sót, phải chắn chắn

đúng với yêu cầu để sản phẩm xuất không bị trả lại

Hình 20: Nhãn- Tem

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

Hình 21: Mẫu thông số nhãn - tem

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

12 Nhập bảng danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN:

Có một số công nhân dưới nhà máy làm BHXH, BHYT, BHTN sai thông tin, chủ yếu là sai số chứng mình nhân dân, ngày cấp chứng minh nhân dân và hộ khẩu thường trú Tôi được giao công việc là lên mạng tải về và điền vào mẫu đơn thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Nhận xét: doanh nghiệp nên cập nhập thông tư cũng như những mẫu

đơn do nhà nước quy định Trước khi điền vào mẫu đơn này, Gốm Xanh sử dụng mẫu cũ từ năm trước, nhưng sau khi mang đi nộp thì không được chấp nhận và phải để điền lại

Hình 22: Danh sách đề nghị thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT, BHTN

(Nguồn: Cty Gốm Xanh cung cấp)

13 Điền vào hợp đồng lao động:

Ngày thực tập cuối cùng, tôi được giao việc điền thông tin vào mẫu hợp đồng lao động, với thông tin lấy từ chứng mình nhân dân và từ chị giám đốc

Nhận xét: qua việc điền thông tin này tôi biết được thêm cách tính

lương của doanh nghiệp: lương chính thức = lương thử việc + 5% (quy định) + 2% (vì ngành nghề gốm)

III KẾT LUẬN:

Kết thúc kì thực tập nhận thức lần này, cùng với những mục tiêu đã đặt

ra trước khi đến thực tập tại công ty Gốm Xanh, tôi đã gặt hái được nhiều bài học và kinh nghiệm hữu ích cho bản thân Tuy đây chỉ là những kiến thức cơ bản , không đi chuyên sâu vào chuyên ngành tài chính của tôi, nhưng thực sự mang lại cho tôi nhiều điều về môi trường công sở chuyên nghiệp để tôi có thể

tự tin hơn, và trang bị phần nào cho tôi sau này

1 Môi trường làm việc:

Tuy là văn phòng nhỏ, với ít nhân viên nhưng không khí làm việc và chất lượng làm việc ở văn phòng rất hiệu quả Mọi người giúp đỡ lẫn nhau Không như những văn phòng khác, văn phòng nơi tôi làm việc được trang trí tinh tế, có một chút phong cách, với đèn vàng, và tranh treo tường Cùng với nhạc được mở nhỏ nên không khí rất thoải mái, thúc đẩy tinh thần làm việc

Đặc biệt phong cách làm việc được xây dựng thoải mái khi ban giám đốc khuyến khích, hướng dẫn nhân viên làm việc tận tình, không gây áp lực về thời gian và mọi người chia sẻ công việc với nhau, một người có thể làm nhiều việc khác nhau Do đó, tôi cảm thấy thật sự may mắn khi được thực tập ở công

ty Gốm Xanh, để học hỏi được nhiều kinh nghiệp thực tiễn quý báu với tinh thần thoải mái, cởi mở

2 Tác phong làm việc:

Thời gian thực tập ở công ty Gốm Xanh là một thử thách và trải nghiệm hoàn toàn mới đối với bản thân tôi Và với một sinh viên mới bước chân vào môi trường làm việc công sở lần đầu thì bỡ ngỡ ban đầu là điều không thể tránh khỏi Nhưng nhờ có sự giúp đỡ và chia sẻ của những thành viên trong văn phòng, tôi đã quen dần và thích nghi được với môi trường tại công ty Gốm Xanh

Tuy văn phòng không có nội quy cụ thể nhưng mọi người thường bắt đầu làm việc từ khoảng 8 giờ sáng và thường kết thúc lúc 6 giờ chiều Bên cạnh

đó, việc ăn mặc lịch sự, giao tiếp từ tốn là điều tôi học được từ mọi người trong văn phòng

3 Đánh giá những mục tiêu đặt ra:

Mục tiêu 1: hoàn thành các công việc thực tập được giao